Как правильно составить письмо в ответ на предписание

Если должностное лицо проверяющей организации (санитарный надзор, пожарная инспекция и многие другие) обнаружило нарушения в работе предприятия, руководитель или другое уполномоченное лицо должны составить исчерпывающий ответ в письменном виде в сроки, указанные в самом предписании. Образец ответа на предписание об устранении нарушений, готовые примеры и рекомендации по его составлению можно найти ниже.

3 примера ответов на предписания разных органов

В целом структура ответов в адрес разных органов одинаковая. Однако содержание принятых мер может сильно отличаться: ниже представлено 3 реальных образцов документов, направленных в разные инстанции.

Образец ответа на предписание для Роспотребнадзора

Представления из этого ведомства зачастую связаны с нарушением санитарных норм. Устранение нарушений предполагает не только принятие соответствующих документов, но и практические действия – например, переоборудование буфета, приобретение новой посуды и т.п.

Для инспектора по пожарному надзору

В этом случае директор также должен организовать практическую работу – замена замков двери, переоборудование пожарной сигнализации, замена опасных материалов на слабогорючие и т.п.

В прокуратуру

Предписания из прокуратуры часто рассматриваются не единолично директором, а на общем собрании сотрудников. Выявляются причины, суть и последствия инцидента, выявленного прокурором (например, факт дачи взятки, превышения полномочий и т.п.). Ответ в основном содержит указание о разработке нормативных актов в компании по противодействию коррупции.

Таким образом, при оформлении ответа директор организует собрание либо лично принимает решение о проведении мероприятий по устранению нарушений. А затем эти действия подробно описываются в отчете, который направляется в адрес ведомства, выдавшего предписание.

Меры для устранения нарушения

При поступлении предписания необходимо внимательно изучить его и наметить план действий по исправлению нарушения. Сам ответ необходимо предоставить только после того, как соответствующие меры будут фактически проведены (не позднее срока, указанного в административном документе). К этим мерам относятся:

1. Разработка различной документации – приказы, контракты, договоры, инструктажи по технике безопасности, методические пособия для работников и многие другие.
2. Проведение обучающих мероприятий – например, по технике безопасности.
3. Переоборудование помещений, транспортных средств, инженерных систем – например, установка средства контроля за нахождением автомобиля на линии. Предоставляются финансовые документы, подтверждающие факт покупки оборудования, мебели и т.п.
4. Направление разъяснений в связи с устранением нарушения во все подразделения компании, филиалы и представительства (подтверждается соответствующими письмами, приказами и другими документами).
5. Дисциплинарные взыскания в отношении сотрудников – это может быть замечание, выговор и даже увольнение по соответствующему основанию.

Ответ на представление об устранении выявленных нарушений составляется только в случае согласия предприятия с позицией проверяющего. Если имеет место несогласие, об этом тоже можно указать в письме. Однако важнее сначала составить заявление об обжаловании на имя руководства или иск в судебный орган.

Образец ответа ответ на предписание об устранении нарушений

Строгие требования к образцу ответа на предписания отсутствуют, поэтому компания вправе составить его в произвольном виде с соблюдением стандартной структуры для таких документов. Ответ составляется на листах формата А4 либо на фирменно бланке организации. В тексте необходимо отразить такие данные:

1. Название ведомства, ФИО, должность его руководителя или другого сотрудника, на имя которого составлен ответ.
2. Название организации, ФИО, должность директора, направляющего письмо.
3. Адрес, реквизиты и контактные данные компании.
4. Отметка о регистрации в журнале исходящей корреспонденции (номер документа и дата его отправки).
5. Название: «Ответ на предписание об устранении нарушений» с указанием номера этого предписания и даты его составления.
6. Собственно текст документа – содержит описание конкретных мер, которые же были предприняты для исполнения требования инспектора или другого должностного лица. Можно представить в виде перечня, таблицы или другим удобным способом.
7. Приложения – перечень документов, которые подтверждают факт принятых мер.
8. Дата, ФИО, подпись директора, печать организации.

Образец реального ответа на предписание выглядит так.

Составить документ можно и в виде таблицы. В графах перечисляется последовательность проведенных мероприятий, требования предписания, которые они исполняют, а также конкретное содержание с отсылками на составленные документы (приказы, инструктажи и др.).

Обязан ли руководитель составлять ответ

Прежде всего, важно понимать, что организация не обязана составлять отчет (ответ) по принятым мерам, поскольку предполагается, что проверяющий орган впоследствии может организовать новую плановую проверку. Ее цель – убедиться в том, что компания приняла все необходимые меры для устранения нарушения, т.е. на момент новой проверки предписание должно быть выполнено.

Однако если руководитель составляет ответ и перечисляет в нем принятые меры, вторичной проверки может не последовать, если инспекторы сочтут, что описанных в документе действий достаточно. Еще один важный момент – во время нового посещения компании инспекторы могут обнаружить и другие нарушения. Если же вовремя составить и направить счерпывающий ответ, такой риск практически исключается.

Таким образом, отсутствие ответа не является нарушением, и никаких мер ответственности за эту ситуацию не предусмотрено. Однако в интересах компании – письменно отреагировать на предписание и устранить обнаруженные нарушения.

Рекомендации по составлению документа

Ответ представляет собой отчет о проделанной работе. Он составляется на основе самого предписания – дублируется запись о нарушенных нормах, ссылки на соответствующие законы и другие нормативные документы. Сами действия должны содержать конкретные меры, направленные на устранение нарушения.

К тому же в письме можно указать, что организация предпримет все возможные меры для предотвращения возникновения подобных ошибок в работе. Документ составляется по возможности кратко в официально-деловом стиле. Все описанные действия должны подтверждаться конкретными документальными доказательствами.

Документ можно направить:

• лично или с курьером;
• по почте (заказным письмом с письменным уведомлением и описью вложения);
• по электронной почте, если проверяющая организация допускает такую возможность.

Ответ лучше составить заблаговременно, чтобы сроки устранения нарушений не были нарушены; в противном случае организации может грозить административный штраф.

Поделиться ссылкой:

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Когда выдается

Предписание ФАС — это распоряжение Антимонопольной службы, понуждающее к выполнению определенных действий участников контрактной системы. В таком документе, как «Решение», Антимонопольная служба лишь указывает, выявлены ли нарушения или нет. В «Предписании» Антимонопольная служба указывает, какие действия необходимо сделать, чтобы устранить нарушения (не выдается только в том случае, когда нарушения не повлияли на результаты определения победителя).

135-ФЗ от 26.07.2006 разъясняет, какие предписания могут направлять изготовителю федеральный антимонопольный орган: ФАС направляет требование об устранении нарушений хозяйствующим субъектам при нарушениях антимонопольного законодательства.

Согласно Административному регламенту ФАС, утвержденному Приказом от 19.11.2014 № 727/14, действиями, направленными на устранение нарушений в рамках проведенного заказа, являются:

• внесение изменений в извещение и документацию с продлением сроков подачи заявок (исправить некорректное техническое задание, установить требование о наличии у потенциальных участников лицензий, свидетельств и др.);
• отмена протоколов, составленных в ходе выявления победителя;
• осуществление закупки в соответствии с требованиями 44-ФЗ (установление корректных сроков окончания подачи заявок, даты проведения аукциона и др.).

Подсказываем, что делать, если процедура торгов еще не приостановлена по жалобе: если еще позволяют сроки, внесите изменения в извещение и сопроводительную документацию.

Минфин в письме № 24-04-08/38409 от 20.06.2017 уточняет, вправе ли должностные лица органов внутреннего государственного и муниципального финансового контроля выдавать предписание до окончания срока подачи заявок: по 44-ФЗ должностные лица органов внутреннего финансового контроля уполномочены выдавать обязательные для исполнения предписания об устранении выявленных нарушений в сфере закупок. Подписать контракт удастся только после устранения выявленных нарушений.

Форма документа

В документе по требованиям к содержанию предписания ФАС должна содержаться следующая информация:

• дата и место выдачи;
• состав комиссии;
• сведения о сопутствующем решении;
• наименование, адрес заказчика, уполномоченного учреждения, специализированной организации, комиссии, оператора электронной площадки;
• указание действий, которые необходимо осуществить с целью устранения нарушений;
• сроки, в течение которых исполняют требование;
• сроки, в течение которых в контрольный орган должны поступить копии документов и сведения об исполнении.

Антимонопольная служба направляет документ всем участникам разбирательства и публикует его на сайте ЕИС.

Образец предписания из ЕИС

Действия по исполнению

После выдачи документа орган, которому его выдали, обязан не только выполнить установленные требования, но и отчитаться в контрольную службу об исполнении. В сроки, установленные антимонопольным органом, виновная организация должна направить письменный ответ на предписание и уведомить об исполнении указаний ФАС.

Письмо в ФАС об исполнении предписания, образец

Как отменить протоколы по предписанию ФАС

Наиболее часто по указанию Антимонопольной службы заказчикам предписывается отменить протоколы, составленные в ходе проведения процедуры, или внести изменения в закупочную документацию согласно выданным заключениям контрольного органа. Приведем инструкции по этим операциям.

Как внести изменения в документацию

Рассказываем, как внести изменения в извещение и сопроводительную документацию по требованию ФАС в АИСГЗ:

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет АИСГЗ и пройдите по пути меню «Определение поставщика» → «Извещения о размещении» → «В работе».

Шаг 2. Выберите необходимое извещение и в открывшемся столбце «Операции» у требуемой закупки нажмите на пиктограмму «Внесение изменений» и дождитесь загрузки формы.

Шаг 3. В блоке формы «Этапы проведения закупки» вручную выбором из инструмента «Календарь» заполните поле «Планируемая дата публикации изменения в извещение/документацию».

Шаг 4. Перейдите на вкладку «Обоснование внесения изменений в извещение/документацию» или «Обоснование внесения изменений в извещение» и заполните пустые поля:

• основание внесения изменений — «Предписание органа контроля»;
• дата принятия решения;
• реквизиты требования об устранении нарушений.

Шаг 5. Прикрепите новые файлы документации.

Шаг 6. Опубликуйте изменения в ЕИС.

Если необходимо внести изменения напрямую в ЕИС:

1. Найдите закупку на нужном этапе в личном кабинете ЕИС.
2. Выберите в меню «Документы закупки» и нажмите на ссылку «Внести изменения по решению заказчика/Внести изменения по решению контролирующего органа или по решению суда».
3. Заполните основание, внесите необходимые изменения и разместите их в системе.

Как отменить протоколы

Отмена протоколов по электронным процедурам происходит на электронной площадке и только по требованию Антимонопольной службы или судебного органа. Например, чтобы отменить протокол о подведении итогов электронного аукциона по 44-ФЗ по решению ФАС на площадке Сбербанк-АСТ, необходимо отправить официальное обращение в техподдержку ЭТП. После его рассмотрения площадка аннулирует протокол и позволит рассмотреть заявки заново.

Полное аннулирование процедуры выбора поставщика проводится заказчиком или иным организатором торгов в ЕИС. После аннулирования закупки в системе информация автоматически попадет на торговую площадку, после чего закупка и утвержденные протоколы будут отменены по решению ФАС или суда.

Вот инструкция, как аннулировать закупку вместе с протоколами в ЕИС:

1. Выберите закупку, которую необходимо отменить, и перейдите на вкладку «Документы закупки».
2. Выберите функцию «Отмена определения поставщика по решению контролирующего или судебного органа, либо по результатам общественного обсуждения».
3. Заполните форму и прикрепите документы, подтверждающие наличие оснований.
4. Нажмите на кнопку «Разместить».

Решение комиссии обжалуют в судебном порядке в течение трех месяцев со дня его принятия, а неисполнение в срок требований ФАС, в том числе уклонение от выполнения, частичное или несвоевременное исполнение пунктов, влечет за собой административную ответственность и дальнейшее обращение Антимонопольной службы в суд с иском о понуждении исправления нарушений. Штраф, согласно ч. 7 ст. 19.5 КоАП РФ, на должностных лиц составляет 50 000 руб.; на юридических лиц — 500 000 руб., а повторное совершение данного правонарушения влечет дисквалификацию сроком на один год.