Как правильно составить письмо в техподдержку

Как правильно составить письмо в техподдержку

Хоть мы и не Гугл, и даже не Яндекс, нам довольно часто пишут в поддержку: хостинг — дело серьезное.

Сотрудники техподдержки FirstVDS всегда стремятся как можно оперативнее реагировать на запросы клиентов и находить решение проблем, будь то активация сервера, оплата услуг или первичная настройка VDS. 

При этом обработка тикета будет проходить быстрее, если правильно составить текст запроса. Рекомендации о том, как это сделать, собрали в статье.

Три главных правила для составления запроса:

1. Сформулируйте суть проблемы

Постарайтесь описать свою проблему по существу, без длительных вступлений и «воды», но с указанием всех необходимых данных. Отталкивайтесь от конкретики и фактов — обязательно укажите о какой услуге речь и как воспроизводится проблема.

Для сравнения возьмем два запроса об одной и той же проблеме:

Запрос №1: 

«Здравствуйте, поддержка хостинга, где я размещаю свои сайты. Достаточно давно не заходил на свой сайт, а сегодня утром, когда включил компьютер, с удивлением обнаружил, что он не загружается. Возникли подозрения, что есть какая-то проблема на сервере, из-за чего сайт перестал грузиться, зайти на сервер не смог, вроде не подошел пароль. Прошу как можно скорее помочь!»

Запрос №2:

«Здравствуйте!
1. На сервере 123.45.67.89 не загружается сайт domen.ru, возникает ошибка 500 Server Error (скриншот). 
2. Зайти на сервер не удалось, подключался так:
ssh root@123.45.67.89 -p22 
с паролем RiDFuk3E»

Из примеров наглядно видно, что по Запросу №2 можно сразу приступать к диагностике работы сервера 123.45.67.89, чтобы установить причины ошибки 500 на сайте domen.ru. По Запросу №1 нужно сперва выяснить: о каком сервере идет речь, какой сайт не работает, как возникает ошибка, с каким паролем не удается подключиться. Таким образом, выяснение информации потребует участия клиента и займет какое-то время, а значит к решению проблемы техподдержка приступит значительно позже, чем в случае с Запросом 2.

2. Создавайте отдельные тикеты на разные вопросы

Если у вас несколько вопросов на разные темы, лучше создать для каждого вопроса отдельный тикет. Это ускорит процесс, так как для решения разных вопросов могут быть задействованы разные отделы. Отдельные тикеты сразу попадут к нужным специалистам — в ином случае один запрос, в котором заявлено несколько тем, будет переходить из отдела в отдел по очереди.

НО:  Ни в коем случае не создавайте несколько запросов по одной и той же проблеме. Во-первых, это увеличит время обработки запроса, во-вторых, может возникнуть ситуация, когда к решению проблемы приступят сразу два специалиста — их одновременные попытки починить сервер могут привести к фатальным последствиям.

3. Проверьте, нет ли готового ответа на ваш вопрос

Если у вас возник вопрос информационно-консультационного характера, проверьте, нет ли ответа на него на нашем сайте. Вы можете заглянуть в Базу знаний или воспользоваться поиском. Кроме того, подобные вопросы можно адресовать в онлайн-чат — ответят быстро и не нужно будет заходить в личный кабинет для создания тикета.

Но если проблема значимая или неоднозначная и напрямую связана с работой услуги, обязательно пишите в техподдержку и как можно более подробно опишите проблему. Как это сделать, мы опишем ниже.

Шаг 1. Собираем данные для написания запроса

1. Если сервер недоступен

Специально для этой ситуации мы написали наш чек-лист, который может снять половину вопросов на эту тему, может быть, и запрос в техподдержку не понадобится. Перед тем, как составлять запрос, рекомендуем хотя бы кратко ознакомиться с этим чек-листом по двум причинам. Во-первых, не исключен вариант, что проблема решится быстрее и легче, чем вы думаете. Во-вторых, даже если проблема останется, сможете ее хотя бы локализовать. И указать эту информацию в запросе. Список пунктов, которые не помешает проверить:

  • Есть ли пинг до сервера?
  • Сайт открывается не только по домену, но и по IP-адресу? В ином случае см. пункт 2.
  • Панель управления открывается? Есть SSH/FTP-доступ?
  • Нет ли проблем с вашим интернет-соединением? Попросите друга попробовать зайти на сервер и узнать, будет ли проблема у него.
  • Баланс лицевого счета положительный и услуги не остановлены? Нет запроса о блокировке или уведомления в личном кабинете о каких-либо работах?
  • Сервер доступен через VMmanager по VNC или Shell-доступ(OVZ)? Если да, см. пункт о проблемах сети.

2. Если сайты недоступны (но сервер доступен, в ином случае см.п. 1)

Лучше всего собрать ответы на следующие вопросы и кратко описать их в тексте запроса:

  • Как давно сайты перестали открываться?
  • Не делали ли вы что-либо с сайтом, прежде чем проблема возникла?
  • Нет ли проблем с вашим интернет-соединением? Попросите друга попробовать зайти на ваш сайт и узнать, будет ли проблема у него.
  • Проблема возникла впервые или уже такое было? Как разрешилась проблема в прошлый раз? Сколько времени сайты не работали?
  • Какой у вас браузер, его версия? Может быть, вы недавно сменили браузер? Как работают сайты с другого браузера?
  • Какая ошибка возникает при открытии сайта? Пишет ли браузер «Превышен интервал ожидания запроса?» Или может возникает серверный код ошибки, например ошибка 502?
  • Возможно, вы уже обращались в техподдержку по этому же вопросу ранее? Что вам ответили?
  • Пример имени сайта, который не открывается? Не открываются все сайты? Или только один? Или только несколько?

3. Не пускает с логином и паролем в ISPmanager, BILLmanager, phpMyAdmin, FTP, MySQL, Почтовый клиент, SSH или в другое место.

  • Какие данные вы указываете при подключении? Хост, порт, логин и пароль.
  • Какую ошибку вы видите при подключении?
  • Проблема остается при авторизации под другим пользователем?
  • Нет ли проблем с вашим интернет-соединением? Попросите друга попробовать подключиться и узнать, будет ли проблема у него.
  • Какое ПО вы используете для подключения, его версия? Может быть, вы недавно сменили, обновили это ПО? Попробуйте подключиться, используя другое аналогичное ПО?

4. Не запускается программное обеспечение.

  • Какое программное обеспечение вы запускаете? Как вы запускаете ПО?
  • Возможно ли запустить данную программу через консоль?
  • Какую ошибку вы видите при запуске программы через консоль?
  • Что пишется в логах запускаемого программного продукта?
  • Вы писали в техническую поддержку этого программного продукта? Какой ответ?
  • Как должен выглядеть успешный запуск программного обеспечения?

5. Отправка и принятие почты.

  • С какого на какой ящик почта не уходит/приходит? 
  • При отправке вы видите какие-либо ошибки?
  • На ящик отправителя приходит письмо с ошибкой? 
  • На другие почтовые ящики почта уходит/приходит? 
  • Какой почтовый клиент вы используете? 
  • Или вы используете скрипт при отправке? Какой? 
  • Работала почта раньше? Отправляли ли рассылки?

Полезные ссылки из нашей базы знаний, которые могут дать ответ на вашу проблему еще до написания запроса:

  • Что делать, если мои письма не доходят или попадают в папку «спам»?
  • Работа с почтовым сервером exim при блокировке почтового трафика
  • Как настроить отправку почты с нового VDS
  • Настройка почты на сервере в панели ISPmanager 5
  • Как настроить почту для Bitrix GT
  • Настройка почты на VM Bitrix

6. Проблемы сети.

  • Какой IP компьютера, с которого у вас наблюдается проблема?
  • На другом устройстве и при выходе в интернет через другого провайдера проблема сохраняется?
  • Для анализа проблемы необходимо, чтобы вы при помощи утилиты mtr, сформировали детальный отчет, с соблюдением двух условий:
    • должно быть отправлено не менее 1000 пакетов;
    • мультитрейс должен быть сделан в обоих направлениях, то есть на проблемный сервер и с него в обратном направлении.

Способы установки mtr:

  • SuSE: через Yast 
  • Debian/Ubuntu: apt-get install mtr-tiny
  • Gentoo: emerge -av mtr 
  • FreeBSD: pkg install mtr-nox11 
  • Windows: winmtr http://winmtr.sourceforge.net  

Хорошо подойдет для диагностики следующий синтаксис, по окончанию будет выведен отчет:

mtr -s 1000 -r -bw -c 1000 -i 0.1 www.ya.ru

Тест обычно занимает около 3-4 минут.

При запуске Winmtr на Windows использовать синтаксис, указанный выше, не нужно. Достаточно указать проблемный IP, запустить мультитрейс и дождаться, когда счетчик покажет 1000 пакетов.

  • Добавляли/меняли ли ip-адреса и другие сетевые настройки на вашем сервере?
    Полезная статья на нашем сайте: Сетевые настройки в кластерах с технологией VPU

7. Не работает элемент сайта

  • На каком сайте возникает проблема?
  • Какая именно функция сайта не работает (импорт, корзина, страница, плагин, тема)?
  • Как воспроизвести проблему в работе сайта?
  • Проблема сохраняется в различных браузерах с различных устройств и провайдеров интернета?
  • На сайте отсутствуют вирусы? Инструкция по поиску вирусов в панели ISPmanager
  • Какой результат должен быть при корректной работе функции сайта?

8. Установка дополнительного программного обеспечения на сервер.

  • Что вы пытаетесь установить?
  • Какую команду для этого вы запускаете? Может вы пользуетесь какой-то инструкцией?
  • Какую ошибку вы видите при установке?
  • Соответствует ли сервер техническим требованием устанавливаемого вами ПО?

Шаг 2. Пишем запрос

Все вопросы в первом шаге мы перечислили не просто так. По статистике, с высокой вероятностью эти вопросы мы зададим вам прежде, чем приступить к устранению проблемы, потому что ответы на них будут важны для её решения. Поэтому очень важно учесть все значимые моменты  при составлении запроса в техническую поддержку.

А именно:

  • Если у вас подключено несколько проектов (FirstVDS или 1Dedic), выбирайте нужный проект в правом верхнем углу личного кабинета.
  • Выбирайте нужную услугу (очень важно). Даже если она у вас одна. Без выбранной услуги у сотрудников поддержки не отобразится информация по вашей услуге и им придется сначала опираться только на ваш текст, а уже потом, исходя из понимания вашего текста, выбирать услугу.
  • Придерживайтесь официально-делового стиля, останавливаясь только на конкретике и фактах.
  • В теме указывайте суть проблемы.
  • Подробно описывайте проблему (ответьте на все перечисленные выше вопросы из того раздела, который относится к вашей проблеме).
  • Предоставьте сразу все необходимые для решения проблемы доступы (очень важно). Речь идет чаще всего о пароле и порте для доступа по SSH/FTP/ISPmanager, доступе в админ-панель сайта, доступ в почтовый ящик (если не работает почта) и т.д.
  • Если несколько вопросов на одну тему, разбейте их на отдельные пункты и визуально обозначьте это в тексте запроса (например: 
    1) ……….
    2) ……….
    и т.д.)
  • Если несколько вопросов на разные темы и по разным услугам, создайте по каждой отдельный запрос.

Итак, ознакомившись со всеми этими рекомендациями, вы ускорите решение по вашим запросам примерно в 2.5 раза, что, согласитесь, не мало. Но, напоследок, все же пожелаем вам поменьше сталкиваться с затруднениями и проблемами при работе с вашим VDS.

Источник

Как правильно писать в техподдержку

Учимся писать в в техподдержку (саппорт, суппорт).

  1. Пишем кратко, сжато и лаконично. Только факты. Никакой воды! Техподдержку часто путают (это касается представительниц слабого пола) с личным психологом, жилеткой или мальчиком для битья. У человека на той стороне нелёгкий рабочий день, и ему наплевать, что у вас не задалось в жизни. Подхалимаж или агрессия недопустимы. Не надо восхвалять свои заслуги или наоборот прибедняться.
  2. К лаконичному описанию можно прикрепить скриншоты. Скриншоты хостим на достойных сервисах – Диск Google или Яндекс Диск. Не надо выбирать хостинг для картинок, завешанный тизерами и прочими признаками говносайтов. К созданию скриншотов относится те же правила – скрины снимать по существу, а не абы как; чтобы читались. Как сделать красивые скриншоты со стрелками (примеры).
  3. Использование коротких url допустимо, но только при условии нормального сервиса. Например, это Кликер.
  4. Не забываем в начале письма кратко поздороваться. В конце кратко поблагодарить за внимание.
  5. Попытки подкупа, требования сообщить имя, угрозы вышестоящему начальству и прочее включение быдла недопустимы.
  6. Помните в общении или переписке с суппортом, зачем вы пришли. Не ради флуда и соплей.
  7. В суппорт сайтов на английском языке следует писать тоже на английском языке. Google Переводчик в помощь.
  8. Терпение. Суппорт не обязан отвечать ежесекундно. Задержки в недели – это нормально. Дублирование обращений, как правило, не ускоряет ответ, а вот в конец очереди может запросто перекидывать.

Источник
  • →
  • →
  • →
  • →

Гид по лучшим письмам клиентам

Катерина Виноходова

Совладелец Юздеска

Сегодня мы рассмотрим 10 типичных писем в поддержку от клиентов и расскажем, как написать нестандартный ответ службы поддержки, который полюбят клиенты.

1. Мы получили ваше письмо

Каждый раз, когда кто-то прислал вам письмо по электронной почте, вы должны уведомить его о получении, чтобы избавить от беспокойства «Получили они или нет?», «Когда уже ответят?»

Привет!
Мы только что получили ваш запрос. Мы свяжемся с Вами как можно скорее. Запишите ваш номер тикета #1234567. Используйте его в дальнейшей корреспонденции.

Служба поддержки клиентов

  • Слово «спасибо» слышали когда-нибудь?
  • Слова «запрос» и «корреспонденция» слишком формальны, если, конечно, вы не пишете в Администрацию Президента.
  • Вместо того чтобы заставлять беспокоиться клиента о номере тикета, позвольте ему просто ответить на это письмо, чтобы обновить тикет.
  • Персонализация — это важно! Даже если вы часть большой команды поддержки, отправляйте электронную почту от своего имени.

Привет!

Спасибо за ваше обращение! Это автоматический ответ, чтобы вы знали, что мы получили ваше письмо. Я отвечу вам в скором времени.

Спасибо!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

2. Просьбы о новых фичах, над которыми вы сейчас не работаете

Каждая служба поддержки получает пожелания. Если вы активно не работаете над ними, так и сообщите клиенту. Будьте честны, иначе клиенты уйдут к вашим конкурентам.

Привет, поддержка!
Я искал эту функцию и не мог ее найти. Есть ли она у вас? Если нет, не могли бы вы добавить ее в список предложений?

Привет!
Благодарим Вас за то, что отправили нам ваше пожелание. Мы получаем много запросов каждый день, так что не в состоянии ответить всем. Но знайте, что мы просматриваем каждое предложение.

Не стесняйтесь, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Служба поддержки клиентов

  • Благодарите за то, что они используют ваше приложение и предлагают идеи, а не только «отправляют» их, это не то слово, которое стоит использовать.
  • Наверняка вы не изучаете «каждое» предложение. Выбросьте эту фразу, потому что это, вероятно, ложь.
  • Последний абзац снова слишком формален. Будьте живее!

Здравствуйте, Иван!

Спасибо, что используете наше приложение!
Мы еще не добавили <такую фичу>. Но я думаю, это крутая идея! С ней определенно <тут напишите, почему это было бы здорово внедрить>.
Мы не работаем над этим в данный момент, но я отправлю вашу идею команде, посмотрим, что они скажут.

Если у вас есть какие-либо другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь. Хорошего вам вторника!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

3. Просьбы о новых фичах, над которыми вы сейчас работаете

Поскольку вы знаете, что ваша команда работает над этим, сообщите об этом клиенту. Даже если вы не знаете сроки реализации, клиенту понравится, что вы работаете на этой новой функцией.

Привет, поддержка!
Я искал эту функцию и не мог ее найти. Есть ли она у вас? Если нет, не могли бы вы добавить ее в список предложений?

Иван

Клиент

Привет!
Благодарим Вас за то, что отправили нам ваше пожелание. Мы получаем много запросов каждый день, так что не в состоянии ответить всем. Но знайте, что мы просматриваем каждое предложение.

Не стесняйтесь, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Служба поддержки клиентов

Точно такой же ответ, как и на предыдущее письмо.

Здравствуйте, Иван!

Спасибо, что используете наше приложение!
Мы еще не добавили <эту фичу>. Но я думаю, это отличная идея! Нам действительно она так понравилась, что мы недавно начали работать над ее реализацией. Пока я не могу назвать точного срока, но, судя по последнему обновлению, мы уже близки к ее запуску.
Если у вас есть какие-либо другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь. Хорошего вам вторника!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Часто возникают проблемы с поведением самого браузера. Устаревшая версия, заполненный кэш и бог знает что еще. Вот как можно прояснить этот вопрос.

Привет, поддержка!
Мой браузер не показывает ваш сайт в правильном формате. Похоже, все цвета, фоны и шрифты съезжают. В чем дело?

Иван

Клиент

Привет!
Обычно, когда такое происходит, это означает, что в браузере повреждены данные. Могли бы вы попробовать выполнить аппаратное обновление и почистить кэш? Это поможет исправить ситуацию.
Дайте мне знать, если это не поможет.

Служба поддержки клиентов

  • У вас есть его имя, используйте его!
  • «Повреждены данные», «аппаратное обновление», «почистить кэш»? Избегайте сложных слов.
  • Убедитесь в том, что вы дали понятные инструкции, как поступить с браузером. Дайте ссылку на страницу поддержки, это сработает лучше всего.

Здравствуйте, Иван!

Определенно, это странная ситуация! Я думаю, здесь могут быть проблемы с браузером. Могли бы вы попробовать почистить кэш, куки и перезапустить его? Знаю, звучит пугающе, но у меня есть инструкция, которая поможет вам.

Если после этого не заработает, сможете попробовать другой браузер? Так мы поймем, причина действительно в браузере или еще в чем-то.

Если это не поможет, или у вас появятся вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Учитывая, что в браузере может быть установлено много всяких расширений, одно из них может стать препятствием в работе вашего приложения.

Привет, поддержка!
Мой браузер не показывает ваш сайт в правильном формате. Похоже, все цвета, фоны и шрифты съезжают. В чем дело? Единственное, что я сделал, обновил расширение браузера с утра.

Иван

Клиент

Привет!
Похоже на то, что это произошло из-за расширения браузера. Поговорите с поддержкой браузера, чтобы понять, в чем дело.
Дайте знать, если это не поможет.

Служба поддержки клиентов

Не перекладывайте ответственность. В конце концов, помогите, чем можете.

Привет, Иван!

Извините за проблемы с отображением приложения! Если это произошло после обновления браузера, возможно, проблема в нем. Могли бы вы отменить обновление и после этого сообщить мне, если все исправилось? Если причина в браузере, я напишу нашим разработчикам, и они посмотрят, что можно с этим сделать.

Спасибо!
Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Юздеск создан, чтобы строить крутую поддержку клиентов

Это платформа для работы с обращениями клиентов по всем возможным каналам связи. Обращения могут прийти по почте, чату, телефону или
в мессенджере — агент примет заявку, не выходя из программы.

Еще Юздеск собирает статистику и помогает достигать плановых показателей.

6. Поддерживается только новой версией браузера

Как только браузеры становятся все лучше и лучше, ваша команда начинает отказываться от поддержки старых. Просто объясните почему и поощряйте клиента перейти на последнюю версию. Это в его и ваших интересах.

Привет, поддержка!
Мне предложили обновить браузер с Internet Explorer 8 до 9. Я бы не хотел этого делать. Может есть какой-то другой браузер, совместимый с вашим приложением?

Иван

Клиент

Добрый день, Иван!
Для того чтобы приложение лучше работало, вы должны запустить его в IE9, а не Вашем нынешнем браузере. Я извиняюсь за неудобства.

Если есть вопросы, напишите.
Служба поддержки клиентов

  • Объясните, почему вы поддерживаете только конкретные браузеры. Но таким образом, чтобы они могли понять.
  • Держитесь подальше от выражения «неудобства». Прямо сейчас клиент не может использовать ваше приложение, потому что у него старый браузер. Это не просто неудобно, это реальная проблема. Это как быть запертым снаружи в своем автомобиле.

Здравствуйте, Иван!

Спасибо за использование нашей программы!

Наше приложение было создано с учетом поддержки современными браузерами, поэтому мы прекратили поддержку для старых версий: они просто не могут обеспечить такое же быстродействие. Поддержка в этих старых браузерах будет означать, что мы не можем оптимизировать наши интерфейсы или предоставить расширенные возможности для клиентов в нашем приложении — это будет означать замедление прогресса, еще меньший прогресс, а в некоторых случаях отсутствие прогресса. Мы хотим предоставлять лучшее качество работы приложения для подавляющего большинства наших клиентов, но поддержка в старых браузерах не дала бы нам двигаться вперед.

Проверьте на совместимость браузеры по ссылке здесь. Если у вас есть какие-либо другие вопросы, просто дайте мне знать, и я буду рад помочь. Хорошего вам вторника!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

7. Письма блокируются файрволом

Если у клиента довольно строгий файрвол, уведомления по электронной почте от вашего приложения могут быть заблокированы.

Привет, поддержка!
Я больше не получаю уведомления по электронной почте от вашего форума. Что происходит?

Иван

Клиент

Привет, Иван,
Следуйте этим советам, чтобы устранить проблему:

1. Убедитесь, что вы настроили параметры уведомлений.
2. Проверьте спам, чтобы убедиться, что письма, поступающие от нас, не попадают в эту папку. Если они есть, не забудьте добавить наш домен электронной почты в список надежных отправителей в учетную запись электронной почты.
3. Если письма так и не поступают, пожалуйста, свяжитесь с вашим провайдером, чтобы убедиться, что они не блокируют трафик, поступающий от нас.

Если проблема остается, пожалуйста, дайте нам знать.
Служба поддержки клиентов

  • Во-первых, не пишите, как робот. Но я думаю, что вы итак слышите, что звучите, как бездушный робот.
  • Идите дальше и дайте им IP-адреса с указанием, как передать их ИТ-отдел. Это займет время, но ИТ-специалисты могут удостовериться. что ничего не блокируется с этого адреса.
  • Если ничего из этого не помогает, проверьте логи электронной почты и посмотрите, корректно ли вы отправляете электронные письма. С логами IT-отдел всегда может помочь.

Здравствуйте, Иван!

Сожалею о неприятностях с электронной почтой.
Будьте добры, проверьте, пожалуйста, что оба <адреса электронной почты> входят в белый список вашего почтового сервера. Иногда наши уведомления с форума могут попасть в спам-фильтры. Домен и IP, с которого сообщения отправляются: [[вставьте домен / IP адрес здесь]].

Если вы пришлете мне ссылку на сообщение, по которому вы не получили уведомление, но должны были, я бы с удовольствием посмотрел наш журнал событий и проследил путь электронной почты. Это поможет ИТ-специалистам понять, в чем проблема.

Спасибо!
Петя Иванов
Служба поддержки клиентов

Клиенты будут спрашивать об использовании вашего приложения, когда они в самолете или там, где нет доступа в интернет.

Привет, поддержка!
Ваше приложение для кабельного телевидения доступно только онлайн? Что если у меня нет доступа к интернету?

Иван

Клиент

Здравствуйте,
Наше приложение доступно только онлайн на данный момент. Извините за причиненные неудобства.

Пожалуйста, ответьте на это письмо, если будут вопросы.
Служба поддержки клиентов

  • Снова фраза про «неудобства»
  • Проявите немного сочувствия. Не просто отписывайтесь.

Здравствуйте, Иван!

В данный момент вы сможете смотреть сериал только с подключением к интернету. Понимаю, как это может огорчить. Я сам без доступа в интернет по выходным и знаю, что такое пропустить серию. Вчера, наконец, скачал новый эпизод и надеюсь, что скоро посмотрю его!

Если у вас есть какие-либо другие вопросы, пожалуйста, ответьте на это письмо, и я буду рад помочь. Хороших выходных!

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Вы всегда будете получать письма от недовольных клиентов с критикой вашего продукта. Некоторые из них похожи, некоторые имеют свою специфику. Вот лучший способ справляться с ними.

Ваш телефонный сервис фигня.

Иван

Клиент

Привет,
Извините за неудобства с нашим сервисом. Что конкретно у вас не работает? Я передам это нашим специалистам.

Служба поддержки клиентов

  • Скажите, что вы сожалеете. Вы здесь чтобы помогать людям, не злите их, начиная не с того.
  • Уточните, что им нравится и что не нравится. Это поможет вам понять, как они используют ваш сервис.

Здравствуйте, Иван!

Мне очень жаль, я приношу извинения за то, что вы нашли наш сервис бесполезным! Что вам понравилось и что не понравилось в нем? Я буду более чем счастлив, если мы можем как-то помочь.

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Всем привет!
Дело сделано! Спасибо, что помогли все исправить!

Иван

Клиент

Привет, Иван.
Рады что смогли исправить проблему. Напишите, если еще возникнут вопросы.

Служба поддержки клиентов

  • Опять корпоративный робот написал письмо
  • Повеселей! Оставьте о себе воспоминание, заставьте его улыбнуться.

Привет, Иван!

Здорово! Рады, что все исправилось.
Просто помните нашу электронную почту, если вам нужна помощь. (Ну, помочь с нашим приложением. Я понятия не имею, где можно хорошо отдохнуть на Аляске).

Петя Иванов,
Служба поддержки клиентов

Итак, советы и хитрости, которые нужно использовать при написании ответов клиентам.

1. Используйте имя. Клиентам больше нравится, когда им говорят «Привет, Иван!», чем стандартное «Привет!» или «Здравствуйте».

2. Благодарите за использование приложения. У клиента, как правило, много вариантов, но он выбрал вас. Скажите ему спасибо искренне.

3. Разговаривайте, как они. Не используйте официальную лексику и слова, которые вы не будете использовать в реальной жизни.

4. Пишите, как можно было бы написать другу. Используйте короткие предложения. Разбейте длинные фразы на несколько коротких. Клиенты читают письмо, а не роман.

5. Если можете, расскажите о новых функциях. Это покажет, что ваша команда постоянно работает над приложением.

6. Заканчивайте письмо на позитивной ноте. «Хорошей пятницы!» — конкретная дата в последней строке даст клиенту понять, что вы живой человек и отвечаете именно в этот день.

7. Эти «хорошие» письма не претендуют на истину в последней инстанции, не обязательно копировать их.

8. Главное — учитесь разговаривать с клиентами на плохих и хороших примерах. Будьте собой, не забывайте, что вы голос вашей компании.

Экспертиза, которой нет у других

Пишем о поддержке без прикрас, делимся кейсами наших клиентов, публикуем анонсы вебинаров и конференций

Отправляя адрес электронной почты, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.

Экспертиза, которой нет у других

Пишем о поддержке без прикрас, делимся кейсами наших клиентов, публикуем анонсы вебинаров и конференций

Отправляя адрес электронной почты, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.

Практические советы о клиентском сервисе, которые работают

Подборки статей на все случаи жизни

Источник

Как правильно написать запрос в службу технической поддержки

Сотрудники нашей техподдержки стремятся как можно оперативнее реагировать на запросы клиентов и находить решение проблем. При этом обработка тикета будет проходить быстрее, если правильно составить текст запроса. Рекомендации о том, как это сделать, собрали в статье.

Три главных правила для составления запроса:

1. Сформулируйте суть проблемы

Постарайтесь описать свою проблему по существу, без длительных вступлений и «воды», но с указанием всех необходимых данных. Отталкивайтесь от конкретики и фактов — обязательно укажите о какой услуге речь и как воспроизводится проблема.

Для сравнения возьмем два запроса об одной и той же проблеме:

Запрос №1:

«Здравствуйте, поддержка хостинга, где я размещаю свои сайты. Достаточно давно не заходил на свой сайт, а сегодня утром, когда включил компьютер, с удивлением обнаружил, что он не загружается. Возникли подозрения, что есть какая-то проблема на сервере, из-за чего сайт перестал грузиться, зайти на сервер не смог, вроде не подошел пароль. Прошу как можно скорее помочь!»

Запрос №2:

Из примеров наглядно видно, что по Запросу №2 можно сразу приступать к диагностике работы сервера 123.45.67.89, чтобы установить причины ошибки 500 на сайте domen.ru. По Запросу №1 нужно сперва выяснить: о каком сервере идет речь, какой сайт не работает, как возникает ошибка, с каким паролем не удается подключиться. Таким образом, выяснение информации потребует участия клиента и займет какое-то время, а значит к решению проблемы техподдержка приступит значительно позже, чем в случае с Запросом 2.

2. Создавайте отдельные тикеты на разные вопросы

Если у вас несколько вопросов на разные темы, лучше создать для каждого вопроса отдельный тикет. Это ускорит процесс, так как для решения разных вопросов могут быть задействованы разные отделы. Отдельные тикеты сразу попадут к нужным специалистам — в ином случае один запрос, в котором заявлено несколько тем, будет переходить из отдела в отдел по очереди.

НО: Ни в коем случае не создавайте несколько запросов по одной и той же проблеме. Во-первых, это увеличит время обработки запроса, во-вторых, может возникнуть ситуация, когда к решению проблемы приступят сразу два специалиста — их одновременные попытки починить сервер могут привести к фатальным последствиям.

3. Проверьте, нет ли готового ответа на ваш вопрос

Если у вас возник вопрос информационно-консультационного характера, проверьте, нет ли ответа на него на нашем сайте. Вы можете заглянуть в Базу знаний или воспользоваться поиском. Кроме того, подобные вопросы можно адресовать в онлайн-чат — ответят быстро и не нужно будет заходить в личный кабинет для создания тикета.

Но если проблема значимая или неоднозначная и напрямую связана с работой услуги, обязательно пишите в техподдержку и как можно более подробно опишите проблему. Как это сделать, мы опишем ниже.

Шаг 1. Собираем данные для написания запроса

1. Если сервер недоступен

Специально для этой ситуации мы написали наш чек-лист, который может снять половину вопросов на эту тему, может быть, и запрос в техподдержку не понадобится. Перед тем, как составлять запрос, рекомендуем хотя бы кратко ознакомиться с этим чек-листом по двум причинам. Во-первых, не исключен вариант, что проблема решится быстрее и легче, чем вы думаете. Во-вторых, даже если проблема останется, сможете ее хотя бы локализовать. И указать эту информацию в запросе. Список пунктов, которые не помешает проверить:

2. Если сайты недоступны (но сервер доступен, в ином случае см.п. 1)

Лучше всего собрать ответы на следующие вопросы и кратко описать их в тексте запроса:

3. Не пускает с логином и паролем в ISPmanager, BILLmanager, phpMyAdmin, FTP, MySQL, Почтовый клиент, SSH или в другое место.

4. Не запускается программное обеспечение.

5. Отправка и принятие почты.

6. Проблемы сети.

Способы установки mtr:

Хорошо подойдет для диагностики следующий синтаксис, по окончанию будет выведен отчет:

Тест обычно занимает около 3-4 минут.

При запуске Winmtr на Windows использовать синтаксис, указанный выше, не нужно. Достаточно указать проблемный IP, запустить мультитрейс и дождаться, когда счетчик покажет 1000 пакетов.

7. Не работает элемент сайта

8. Установка дополнительного программного обеспечения на сервер.

Шаг 2. Пишем запрос

Все вопросы в первом шаге мы перечислили не просто так. По статистике, с высокой вероятностью эти вопросы мы зададим вам прежде, чем приступить к устранению проблемы, потому что ответы на них будут важны для её решения. Поэтому очень важно учесть все значимые моменты при составлении запроса в техническую поддержку.

Итак, ознакомившись со всеми этими рекомендациями, вы ускорите решение по вашим запросам примерно в 2.5 раза, что, согласитесь, не мало. Но, напоследок, все же пожелаем вам поменьше сталкиваться с затруднениями и проблемами при работе с вашим VDS.

Источник

Источник

Перестал работать интернет, возникли вопросы по какой-то программе или произошел сбой в работе хостинга – все это причины, чтобы написать в техподдержку, задача которой решать проблемы пользователя. Так давайте посмотрим, как правильно составить обращение, чтобы решить проблему максимально быстро.

Обычно компании, принимающие запросы от пользователей, максимально стандартизируют их обращения в отдел технической поддержки. Это позволяет упорядочить принимаемые сообщения специалистам и не ломать голову, как написать в техподдержку правильно, клиентам. Поэтому чаще всего пользователям предлагается заполнить форму обратной связи. О том, что в ней написать, ниже.

Тема обращения

Как ни странно, тема обращения – один из ключевых моментов. В ИТ-компаниях есть специалисты, отвечающие за разные разделы работы программных продуктов − отдельно сотрудники, решающие вопросы с финансовой частью, принимающие заявки на подключение дополнительных опций, «ремонтирующие» поломки ПО.

В теме обращения нужно максимально точно написать, с чем связан вопрос. Например: «сайт показывает ошибку базы данных» или «выявлены несоответствия списания оплаты за хостинг». Это необходимо, чтобы сообщение с первого раза попало к нужному специалисту, а не гуляло по техподдержке от одного работника к другому.

Суть обращения

В теле письма надо максимально подробно описать, из-за чего возникла проблема. Не просто:

Ничего не работает, скорее исправьте,

а подробно. Требуется сообщить, какая последовательность действий приводит к ошибке. Например, зашел в такой-то раздел программы, нажал на такую-то кнопку, перешел на вкладку, а там показывает ошибку.

При любом сбое в программном обеспечении появляется окно или страница с номером ошибки и ее названием. Ее нужно тоже указать в сообщении, чтобы специалистам техподдержки было понятно, с какой проблемой они столкнулись.

Прикладывайте скрины страниц и окон программ

Иногда пользователю бывает сложно понятно описать последовательность действий, вызывающих проблему. Поэтому к письму в техподдержку стоит приложить сканы экрана, на которых будет видна ошибка ПО. Это позволит сотрудникам технического отдела наглядно понять, в чем проблема.

Контактные данные

Указывайте в форме свой номер телефона, электронный адрес, на который получите ответ. И телефон, и e-mail должны быть рабочими, чтобы с вами могли связаться.

Вот и все, теперь вы знаете, как написать в техподдержку. Кстати, в случае серьезных проблем, может потребоваться не одно обращение. К этому тоже надо быть готовым.

Поделиться статьей в социальных сетях:

Обсуждение статей ведется в соцсетях: ВКонтакте

Источник

Добавить комментарий