Приходный кассовый ордер (или ПКО) применяется ИП и компаниями для отражения поступлений в кассу денег. Как выглядит приходный кассового ордер, а также каковы правила его заполнения, рассмотрим в данной статье.
Приходный кассовый ордер (ПКО) в 2022 – 2023 годах
ПКО относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.
Формат и требования к заполнению приходного кассового ордера регламентированы постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Форму КО-1, которая осталась неизменной и для 2022-2023 годов, можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Скачать приходный кассовый ордер
О документе, которым оформляют расходные операции по кассе, читайте в статье «Унифицированная форма № КО-2 – расходный кассовый ордер».
Порядок оформления кассовых операций разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.
Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:
- На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
- В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).
Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)
Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.
Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).
Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.
Как составить карточку с образцами подписей для кассира, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:
- По полю «Организация» заполняем название компании или ИП.
- «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно, согласно журналу регистрации.
- «Дебет — кредит» — проводки в соответствии с хозоперацией.
- «Принято от» — указываем имя или название того, от кого поступили деньги (от подотчетника, заказчика, банка, учредителя и т. д.).
- «Основание» — название хозоперации, на основании которой произошло поступление денег.
- «Сумма» — полученная сумма указывается прописью.
- «В том числе» — сумма НДС (при наличии).
- «Приложение» — указываем документы, на основании которых был осуществлен приход денег: авансовый отчет, договор и др.
Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.
Подробнее о квитанции к ПКО читайте в статье «Квитанция к приходному кассовому ордеру — бланк, образец».
С 19.08.2017 в порядке ведения кассовых операций произошли значительные изменения (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Относительно ПКО основное нововведение следующее: кассир может составить общий КО-1 в конце дня на всю сумму в кассе, которую подтверждают фискальные документы (кассовые чеки и БСО онлайн-ККТ).
Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента
Между контрагентами также могут быть осуществлены наличные расчеты при наличии соответствующего договора. В этом случае также применяется приходный кассовый ордер.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не забывайте об ограничениях расчета наличными между юрлицами — в текущем году это 100 000 руб. в рамках одного договора.
Если поступление денег связано с получением выручки, то одновременно с выдачей ПКО необходимо применение кассового аппарата и оформление кассового чека. Исключением являются лица, освобожденные от применения ККТ.
О том, какие изменения произошли в работе с денежной наличностью в связи с внесением изменений в закон о ККТ, читайте в материале «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?».
Заполнение полей следующее:
- Проводки в ПКО — Дт 50 – Кт 62, 76.
- В поле «Принято от» будет указано наименование организации-контрагента.
- «Основание» — следует указать номер договора.
- «В том числе» — нужно проставить сумму НДС.
- Приложением будет являться договор.
Данные в квитанции к ПКО будут аналогичными.
Скачать образец заполнения ПКО
Квитанцию выдайте контрагенту. К ней прикрепите кассовый чек или БСО, распечатанные с использованием онлайн-ККМ.
ВАЖНО! Квитанция к приходному ордеру не может заменить БСО, выдаваемые клиентам физ-лицам.
Итоги
Приходный кассовый ордер следует оформлять по каждому расчету наличными. Заполнение ПКО было детально рассмотрено в статье, что позволит избежать проблем при его оформлении.
С последними изменениями в порядке ведения кассовых операций вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения кассовых операций».
При поступлении наличных денег в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер. Скачать бланк (word и excel) можно ниже. ПКО заполняют, например, при возмещении ущерба, реализации имущества компании, поступлении денег от учредителя и т.д.
Бланк приходного кассового ордера 2023: скачать бесплатно
У приходного кассового ордера есть унифицированная форма КО-1 (ОКУД 0310001). Она обязательна для всех компаний. У нас можно бесплатно скачать бланк приходного кассового ордера 2023 в разных форматах. Выбирайте удобный для себя. Можете скачать бланк ПКО в excel. Укажите данные о компании в шапке документа, а потом просто вписывайте сведения о платеже.
Скачать бланк ПКО в Excel
Ниже есть заполненный приходный кассовый ордер — посмотрите образец и проверьте себя.
Документ составляют в одном экземпляре. Бланк состоит из двух частей: самого ордера и квитанции к ПКО, которую надо оторвать и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.
Приходный кассовый ордер заполняют, когда в кассу поступают деньги в качестве:
- оприходования выручки,
- возврата подотчетных средств,
- получения денег с банковского счета,
- возврата заимствованных наличных,
- поступления средств в уставный капитал.
Приходный кассовый ордер: образец заполнения 2023
ПКО можно заполнить от руки или на компьютере. Оформлять его несложно. Можете бесплатно скачать актуальный в 2023 образец приходного кассового ордера и просто подставить свои данные.
Скачать бесплатно образец приходного кассового ордера 2023
Начинать оформление приходного кассового ордера нужно с первой части бланка. Туда надо вписать:
- Название организации с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ЗАО, ОАО).
- Структурное подразделение. Это поле надо заполнять, если деньги поступают от сотрудника организации, если от другого юрлица — ставьте прочерк.
- Код по ОКПО.
- Номер ордера и дату заполнения.
Во вторую часть впишите сведения о поступлении денежных средств:
- В графы «Дебет» и «Кредит» — номера счетов, по которым идет движение денежных средств.
- В поле «Сумма руб., коп» — сумму поступивших денег цифрами. Рубли и копейки разделите запятой (например, «100,50»).
- В ячейку «Код целевого назначения» — код назначения принятых денег, если он используется в компании.
- Полностью напишите ФИО человека, от которого поступили деньги.
- Укажите основание для поступления денег, например, возврат аванса, оплата по договору и т.д.
- В строку «Сумма» опять впишите сумму поступивших денег, но уже прописью, копейки — цифрами.
Поставьте прочерк в свободном месте этой строки после указания суммы прописью — тогда в документ нельзя будет ничего дописать.
- Если не работаете с НДС, в строке «В том числе» напишите «Без НДС». В противном случае — соответствующий размер налога.
- Укажите документы, на основании которых заполняли ПКО. Например, отчет кассира или авансовый.
Подписывает ПКО главный бухгалтер и кассир, принявший деньги. Печать ставить не обязательно. Мы подготовили нужный в 2023 образец заполнения приходного кассового ордера — в нем выделены все обязательные для заполнения графы и поля.
Кассир вправе составить общий РКО в конце дня на всю сумму. Главное — подтвердить ее кассовыми чеками или БСО. Например, подотчетник вернул долг за аванс. Чек в этом случае не выдается — значит, включить эти деньги в общий ПКО нельзя.
Кроме основной части приходного кассового ордера (формы КО-1), нужно оформить и квитанцию. Она заполняется аналогично. Квитанция к ПКО должна содержать:
- название компании,
- номер и дату,
- ФИО человека, который внес деньги в кассу,
- основание и сумму (прописью и цифрами).
После того как квитанцию подписали главбух и кассир, нужно оторвать ее по линии разреза и отдать тому, кто передал деньги.
Если приходный ордер оформили в электронном виде, кассир может отправить квитанцию по просьбе того, кто внес деньги, на его e-mail.
Рекомендуем вам скачать образец заполнения приходного кассового ордера 2023, распечатать и отдать кассиру. Приложите к нему и инструкцию по заполнению. Тогда пример заполнения ПКО будет всегда перед глазами.
Ошибки, помарки и исправления допускать нельзя. Если это случилось — переоформите приходно-кассовый ордер. Скачать бланк ПКО в word или excel можно здесь >>.
Вы можете заполнить приходный кассовый ордер онлайн в МоемСкладе — это быстро, удобно, бесплатно и гарантирует отсутствие ошибок.
ПКО: заполнить онлайн
Укажите информацию о компании и контрагенте, впишите сумму и основание ПКО — все остальное сделает сервис, а вы получите заполненный приходный кассовый ордер.
В МоемСкладе ПКО создается автоматически после закрытия смены и формирования Z-отчета на торговой точке. Вы можете скачать список приходных ордеров за весь период работы — в нем есть даты, контрагенты и суммы, в том числе и итоговая по всем документам, что удобно для отчетности. Кроме ПКО, заполнить онлайн в МоемСкладе можно и другие формы, например, РКО или отчет о движении денежных средств.
Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Ниже мы ответили на часто задаваемые вопросы о применении и оформлении приходного кассового ордера.
Используется ли квитанция к приходному кассовому ордеру как подтверждение оплаты?
Нет. Доказательством оплаты будет кассовый чек. Квитанция к ПКО подтверждает факт внесения денег для того, кто их внес.
Нужно ли указывать в приходном кассовом ордере код целевого назначения?
Код целевого назначения в приходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если этого нет, поставьте прочерк. Читайте инструкцию, как заполнить приходный кассовый ордер. Образец заполнения смотрите здесь >>
В каком формате лучше скачать приходный кассовый ордер: word или excel?
Разницы нет. Выбирайте тот формат, в котором вам удобнее работать.
Можно ли распечатать бланк приходного ордера из МоегоСклада?
Да. Оформление приходного кассового ордера в МоемСкладе занимает меньше минуты. Заполните информацию о платеже, а сервис все сделает за вас.
Форма ПКО стандартная для всех или можно разработать свою?
Свой ПКО разрабатывать нельзя. Для всех компаний обязателен приходный кассовый ордер по форме КО-1. Использовать только его предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У. Бесплатно скачать актуальный в 2023 бланк приходного кассового ордера можно здесь >>
Добавить в «Нужное»
Приходный кассовый ордер: форма, правила оформления, сроки хранения
Если у организации есть операции с наличными денежными средствами, то ей неминуемо придется столкнуться с таким документом как приходный кассовый ордер. Рассмотрим правила его заполнения.
Когда применяется приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер – это первичный документ, который составляется при приеме наличных денежных средств в кассу организации (п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер или ПКО используется при приеме любых наличных, в том числе:
- денег, полученных от работника этой же организации, с которым заключен трудовой договор;
- денег, полученных от обособленного подразделения этой же организации;
- денег, изъятых из терминала;
- денег, сдаваемых из кассового аппарата в магазине или в офисе компании в центральную кассу организации;
- денег, полученных организацией от учредителя в качества материальной помощи. Подробнее об этом читайте здесь.
Унифицированный бланк ПКО (форма КО-1)
По какой форме нужно составлять приходный кассовый ордер? Унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Указанная форма состоит из двух частей:
- левая часть – это сам ПКО;
- правая часть – это квитанция к приходному кассовому ордеру. Зачем она нужна, расскажем дальше.
Нужно отметить, что уже несколько лет многие унифицированные формы первичных учетных документов применять необязательно. Организация может разработать удобные для нее формы первичных документов, утвердить их приказом руководителя и использовать (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это правило не распространяется на кассовые документы. При составлении приходного кассового ордера надо использовать унифицированную форму КО-1, утвержденную Госкомстатом (подп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Приходный кассовый ордер: бланк скачать в Word
Как заполнить ПКО: правила оформления
Приходный кассовый ордер в одном экземпляре оформляет (подп. 4.2 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- или главный бухгалтер;
- или бухгалтер либо иное должностное лицо (к примеру, кассир). Это лицо должно быть определено в распорядительном документе руководителя организации;
- или руководитель, если в организации нет главного бухгалтера и бухгалтера.
Далее ПКО должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), а также кассиром. Руководитель подписывает ПКО только в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера (подп. 4.3 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Печать на приходном кассовом ордере
На ПКО оттиск печати нужно поставить только на квитанции (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Прием наличных денег по ПКО: порядок действий
Кассир, получивший приходный кассовый ордер, проверяет в нем (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (либо руководителя при отсутствии главбуха и бухгалтера);
- соответствие подписи уполномоченного лица на бумажном ПКО образцу этой подписи;
- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
- наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО.
Далее кассир принимает наличные деньги, пересчитав их так, чтобы вноситель мог видеть его действия. После кассир сверяет сумму полученных денег с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.
Если все правильно, то кассир должен подписать ПКО, проставить оттиск печати на квитанции к ПКО, отрезать эту квитанцию и отдать ее вносителю наличных денег.
А вот если ПКО оформлялся в электронном виде, то квитанция к ПКО может быть направлена вносителю на электронный адрес, который он укажет.
Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО
В этом случае кассир предлагает вносителю довнести необходимую сумму или наоборот возвращает часть денег. В ситуации, когда наличных денег передано меньше, чем указано в ПКО, и вноситель отказывается внести недостающую сумму, кассир должен вернуть деньги вносителю. А неправильный приходный кассовый ордер нужно перечеркнуть и отдать главному бухгалтеру или бухгалтеру, чтобы последний переоформил ПКО на фактически вносимую сумму (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Инструкция по заполнению приходного кассового ордера
Рассмотрим порядок заполнения отдельных строк приходного кассового ордера:
- в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру: Получение денег от учредителя ООО «Ромашка»;
- в строке «В том числе» нужно указать сумму НДС цифрами. А если вдруг операция не облагается НДС (например, получение наличных в банке для выдачи денег под отчет, для выплаты зарплаты, получение денег от учредителя и т.д.), то нужно написать: без налога (НДС);
- в строке «Приложение» нужно указать номера и даты прилагаемых документов;
- в графе «Кредит, код структурного подразделения» укажите код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Вносить исправления в приходные кассовые ордера нельзя (подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если при составлении ПКО бухгалтер допустил ошибку, ордер надо уничтожить и составить новый.
Дальнейший учет ПКО
Все ПКО регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).
Также информацию о приходном кассовом ордере надо внести в кассовую книгу. Главный бухгалтер или бухгалтер сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов, и подписывает кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Как мы уже сказали выше, квитанция к приходному кассовому ордеру передается вносителю денег, чтобы у последнего осталось подтверждение передачи денег. А вот сам ПКО (его левая часть) остается в кассе.
Поступление денег от покупателей и заказчиков
Предположим, представитель покупателя лично явился в вашу организацию, чтобы заплатить за товар (работу, услугу) наличными деньгами (либо чтобы внести аванс в счет предстоящих покупок). Тогда в приходном ордере нужно указать ф.и.о. представителя покупателя. Неправильно указывать только наименование организации-покупателя.
По строке «Основание» укажите реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), по которым производится оплата. Например, так: Оплата по договору № 1 от 30.06.2021 за услуги по акту от 01.07.2021.
Не забывайте про лимит расчетов наличными деньгами между организациями и/или предпринимателями. В рамках одного договора можно передать наличными не более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Это ограничение работает в том числе тогда, когда деньги по договору передаются частями в разные дни.
И, конечно же, отдельная тема – это выдача покупателю чека ККТ на полученные за товар (работу, услугу) наличные средства. Читайте об этом статью «За какие ошибки при использовании ККТ штрафуют налоговики».
Расчеты при возврате покупателем товаров
Если покупатель в тот же день или через несколько дней возвращает товар, то ему нужно вернуть деньги за товар. Как в таком случае по окончании смены оформить ПКО на наличную выручку за смену за вычетом возвращенных покупателю денег? Читайте об этом нашу статью.
Возврат денег от подотчетных лиц
В этой ситуации в строке «Основание» в самом ПКО и в квитанции к нему можно указать: Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет.
А в строке «Приложение» — указать реквизиты авансового отчета, который составил работник (подотчетное лицо).
О расчетах с подотчетниками читайте отдельную статью.
Получение денег из банка для выплаты зарплаты
Если наличные деньги получает в банке работник организации (например, кассир), то в приходном кассовом ордере нужно указать его ф.и.о. В строке «Основание» приходного кассового ордера укажите: Получение денежных средств с расчетного счета ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России» для выплаты зарплаты.
Сколько хранить приходные кассовые ордера
Приходные кассовые ордера, как и другие кассовые документы, надо хранить не менее 5 лет с отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А вот если 5 лет уже истекают, но по конкретному приходному ордеру возникли разногласия, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.
Поступление средств в субъект хозяйствования может быть осуществлено двумя отличными друг от друга способами: безналичным и наличным. В первом случае они просто переводятся на расчетный счет без каких-либо манипуляций с физическими банкнотами, а во втором – кто-то передает конкретно купюры.
Официальный документ, согласно которому касса организации или предприятия имеет право принять деньги, подписывается человеком, занимающим в ООО, ЗАО, АО и прочих должность главного бухгалтера. Давайте разберемся, как заполнить приходно-кассовый ордер (форма КО 1), рассмотрим образец заполнения и пример, где все будет подробно описано и наглядно показано, что вы могли избежать опечаток и досадных ошибок. Ведь они чреваты наложением санкций, чаще всего в виде штрафа.
Что это такое и кому нужно
По сути, это унифицированный стандартный бланк, используемый для расчетов повсеместно в нашей стране. То есть он официально принят и является правомочным и полноценным документом, который принимают повсюду. Составляется обычно в одном экземпляре, копирование не требуется и не допускается.
Полностью запрещено позже, уже после визирования ответственным лицом (главный бухгалтер), вносить какие-либо правки, корректировки или изменения. Если что-то пошло не так сразу, а в тексте обнаружились неточности или несоответствия, стоит не править их, а заполнить все заново, создав новую бумагу с тем же номером.
Когда необходим
Фирма, компания или любой иной субъект, обязан выписывать подобную документацию при наступлении определенных условий:
- Поступление денег со счета самой организации или формирования.
- Внесение основной или дополнительных сумм в уставной капитал.
- Приход или возвращение разных кредитных (заемных) средств.
- Возмещение ущерба, например, сотрудникам по болезни, ввиду несчастных случаев, при компенсировании затрат и пр.
- Возврат подотчетной наличности, заранее выданной, но не полностью использованной в процессе работы.
- Продажа объектов, товаров, продуктов или любого иного имущества, принадлежащих вышеозначенной компании.
- Приход выручки от эффективного хозяйствования, торговли и пр.
Для последнего пункта имеется оговорка. Заполняется всего один листок ордера в конце дня, в нем указывается вся сумма, добытая за время рабочих часов. Например, не следует выписывать ПКО при каждой покупке в продуктовом магазине, надо внести все позиции в единый прайс вечером после закрытия.
Кто заполняет
Оформляется все это преимущественно крупными или мелкими фирмами, корпорациями, компаниями, организациями, имеющими статус юридических лиц, у которых в штате предусмотрены соответствующие должности. Частные предприниматели, выписывать документы подобного порядка (кассовые книги и пр.) не обязаны, но при желании могут — для собственных нужд. В действующем законодательстве нашей страны говорится, что они имеют право делать это для учета своих средств, контроля за их количеством и/или перемещением.
Рассматривая образец и выясняя, как правильно заполнять приходный кассовый ордер (приходник), стоит узнать, что согласно пункту 4 (подпункт 4.6) Указания за номером 3210-У Центробанка России, ведет кассовую книгу необязательно только лицо, имеющее полномочия кассира. Заполнить нужные бумаги, при наличии времени, может практически любой сотрудник. К примеру, это бывает секретарь, директор или какой-либо его заместитель. Однако завизировать (подписать) их должен главный бухгалтер.
Бланк ПКО (форма КО-1)
Документ разделен на две части при помощи специальной пунктирной черты, которая считается линией отрыва. С левой стороны находится та часть, которая остается в бюджетном отделе для отчетности. Ее подписывает кассир и ответственный человек. Действующий на данное время вариант можно скачать совершенно бесплатно:
- Документ Word;
- Таблица Excel.
С правой – размещена квитанция. Она также должна быть подписана, но еще дополнительно заверена печатью юридического лица, ее выдавшего. На руки ее получает тот, кто перед этим внес средства, там она и будет храниться в дальнейшем. Срок правомочности составляет не менее трех лет.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Как заполнить
Обе части (до пунктира и после него) должны быть заполнены сразу, то есть в одно и то же время. Более поздние исправления недопустимы. Поэтому, если возникла ошибка, лучше переписать все заново, чтобы избежать проблем и долгих разбирательств в будущем. Вносить данные можно любым способом:
- от руки;
- онлайн;
- печатной машиной;
- посредством подходящей компьютерной программы и пр.
Распечатку впоследствии тоже допустимо производить наиболее удобными для пользователя методами. Например, создают форму в специальных онлайн-редакторах, табличке, а потом оттуда и отправляют в печать. Цифровой вариант обязательно заверять такой же подписью. При ее отсутствии документ считается недействительным и неправомочным, ни в какой отчетности он фигурировать не может.
Квитанцию, как уже упоминалось, нужно официально заверить. Для произведения оттиска обычно применяются следующие варианты:
- Главная круглая печать организации, компании, фирмы. После вступления в силу законодательного акта за номером 82-ФЗ, вышедшего в апреле 2015 года, юридические лица могут официально отказаться от ее использования без наложения на них каких-либо санкций.
- Любые вспомогательные (простые) штампы, имеющиеся у сотрудников, что и отвечают за их соответствие, использование по назначению, обеспечивающих их сохранность, конфиденциальность и пр.
Ставят оттиск таким образом, чтобы он полностью был размещен на квитанции, но не заходил на тело ПКО. Все надписи на нем должны быть полностью различимы и читаемы, смазанные или расплывшиеся недопустимы, потому проверкой будут забракованы.
Для удобства проведения, а также автоматизации любых манипуляций по классификации и учету прихода/отгрузки товаров, оптимально воспользоваться качественным продуктом от компании «Клеверенс» под названием «Склад 15», который значительно упростит, а главное — значительно ускорит множество рутинных процессов.
Инструкция: как правильно оформить и заполнить приходный кассовый ордер (ПКО) – образец заполнения и пример
Как это выглядит, легко узнать, рассмотрев бланки, которые размещены выше. Осталось выяснить, каким образом верно внести всю необходимую информацию в нужные поля, не наделав при этом ошибок.
Шаг 1. Шапка
Сперва следует вписать полное название организации, которая выдает бумагу. Если сама касса находится в каком-либо структурном подразделении, его тоже обязательно указать подробно, если же нет – можно просто поставить прочерк в этой графе. Органами статистического учета любому юр. лицу присваивается специальный код ОКПО и ОКУД, которые тоже записывают в специально выделенные для этого поля.
Шаг 2. «Дебет» и «Кредит»
Согласно особой форме КО-3, порядковый номер бланка должен полностью соответствовать тому, что внесен в журнал регистрации. Нумерация начинается от начала года, а дата — совпадает с моментом фактического поступления денежных ресурсов. Сами же вышеуказанные строки заполняются по плану утвержденных счетов учета. Занимается ведением обычно кассир, но может и любое иное уполномоченное лицо.
Шаг 3. Кто и зачем внес средства
Фамилию, имя и отчество человека записывают в строку, под названием «Принято». При этом следует также обозначить причину, то есть хозяйственную операцию, согласно которой были внесены деньги. К примеру: «Оплата медицинских счетов», «Аренда помещения», «Плата за образовательные услуги», «Работа электрика» и так далее.
Шаг 4. Сумма
Она всегда указывается прописью, и только так. Стоит уточнить, что в пределах одного договора наличные расчеты могут производиться не более, чем на сотню тысяч рублей, вне зависимости одним чеком они проведены или несколькими. Более крупные таким образом делать незаконно, поэтому может последовать ответственность при проверке и обнаружении несоответствий. Обязательно записывается также НДС (в некоторых случаях присутствует гриф «Без НДС»), которую уже можно давать цифрами.
Шаг 5. Квитанция
Точно по тому же принципу вносят все данные во вторую часть бланка. Не помешает хорошо запомнить, что печать ставится только здесь, больше нигде никакие оттиски не требуются.
Для полного завершения операции кассирам рекомендовано очень тщательно и внимательно проверять заготовленный документ, сверять все данные (Ф.И.О., даты, суммы, названия услуг, коды и прочее). Только после этого он направляется в печать, разделяется, часть остается в кассе, а другая со штампом передается лицу, внесшему средства, если таковое имеется.
Заполненные образцы приходного кассового ордера (ПКО) в 2021 году
Чтобы лучше представлять себе, как именно должны быть соблюдены все формальности, не помешает рассмотреть наглядные примеры, размещенные ниже.
Поступление от покупателей и заказчиков
Это наиболее простой вариант, который не вызовет никаких затруднений при оформлении.
-
Розничная торговая выручка у индивидуального предпринимателя.
Возврат от подотчетных лиц
Чтобы вернуть деньги, нужно несколько изменить всего лишь некоторые поля.
-
Возвращение средств.
Для выплаты зарплаты
Чтобы оплатить наличные деньги людям за проделанную работу, бумага составляется несколько по-другому.
-
ПКО для внесения финансов на заработную плату.
От учредителей в уставной капитал
Оформлять тоже несложно, изменения будет лишь в нескольких полях.
-
Взнос.
Возврат подотчетных сумм
Пример заполнения:
Возмещение ущерба виновным
Образец:
Получение денег из банка на выплату зарплаты
Бланк:
Заем ООО от учредителя
Пример:
Оплата по договору
Образец заполнения:
Розничная выручка у ИП
Пример:
Торговая выручка ООО
Образец бланка:
Штрафы за отсутствие и сроки хранения
Мы разобрались, как заполнять приходно-кассовый ордер (ПКО), увидели не один образец и пример заполнения, не повредит поговорить также о мере ответственности за неправильное его оформление. Такое нарушение считается грубым, потому за него назначаются специальные санкции в виде снятия денежных средств. После проверки инспектор имеет право наложить штраф, согласно статье за номером 120 НК Российской Федерации.
- В размере 20% от невыплаченной суммы. При искусственном занижении налоговой базы, но не меньше, чем 40 тыс. руб. единовременно.
- На сумму до 10 000 налагается выплата в 30 тыс. руб.
Неверное заполнение полей, указание дат, Ф.И.О., а также прочие несоответствия, обычно никаких мер не подразумевают. Но если там совершенно ничего не понятно, много странных ошибок и опечаток, то такие нарушения квалифицируются как полное отсутствие КО. За это уже могут затребовать оплату. Следует понимать, что все данные в первичном бланке и квитанции обязательно нужно унифицировать, иначе это сочтется за непорядок, тогда они зачастую отклоняются проверяющим органом.
Любая организация, выдающая подобные формы, обязана сохранять свою часть не менее 60 месяцев (5 лет) со дня выдачи квитка. После этого они утрачивают законную силу и могут быть утилизированы, вместе с иными неактуальными архивами. Чаще всего они предаются сжиганию по истечении обозначенного времени, что делается под расписку доверенным человеком. В любом случае просроченные документы ни в каких целях уже применить не получится, в том числе и в мошеннических.
Нужно ли указывать код назначения
Если фирма не поддерживает возможность кодирования, то в этой графе можно смело ставить прочерк при заполнении от руки. При печати на компьютере поле просто остается пустым. Если же такая структура подразумевается, тогда вписывать цифровой и/или буквенный идентификатор при целевом финансировании следует обязательно.
В каком виде лучше скачать
Никакой разницы, будет ли текст в формате Word или в виде таблицы Excel, нет и быть не может. Оба варианта одинаково хороши, во всех случаях все будет законно при верном заполнении полей правильной информацией. Здесь скорее дело удобства и привычки, чем официальных требований, которых относительно данного момента не существует.
Можно ли распечатать бланк приходного или расходного ордера из МоегоСклада
Ответ на этот вопрос положительный. Проделать такую операцию не составит никакого труда, достаточно просто ввести данные о соответствующем, интересующем вас, платеже, а остальное программа сделает за вас.
Однако не стоит спешить отдавать предпочтение именно этому, ведь существуют еще более продвинутые варианты, которые помогут вывести работу с документаций, автоматизированный учет и прочие функции совершенно на новый уровень. Приобрести и установить инфопродукты «Склады» от компании «Клеверенс» очень просто, зато эффективность работы сразу же увеличится более, чем в десять раз. Среди выгодного и удобного функционала:
- Все приходные и расходные операции.
- Адресное сбережение товаров.
- Сбор заказов на отгрузку/погрузку.
- Упрощенная комплектация и прочее.
Модуль с коллективной работой подразумевает реальную возможность нескольким сотрудникам обрабатывать один и тот же документ. Он с самого начала полностью пригоден для использования, не потребует никаких дополнительных установок или скачивания каких-либо файлов. Простота и функциональность нравится большинству пользователей, которые уже успели попробовать работать с ними и другими ресурсами компании.
Единая форма или разработка своей
Нет никаких сомнений в том, что собственное программное обеспечение создавать и внедрять в жизнь не рекомендуется тому, кто желает вести официальный бизнес, как и изменять специально для этого предназначенные и общепринятые в законном обороте бланки. Указание Банка России за номером № 3210-У от 11 марта 2011 года четко отвечает на этот вопрос и абсолютно ясно очерчивает ситуацию. Актуальны исключительно стандартные варианты также в 2021 году, а как будет в будущем, можно будет разобраться уже в дальнейшем.
Итоги
Разобравшись, как правильно производить оформление приходного кассового ордера (ПКО) на взнос в уставный капитал, образец и пример заполнения квитанций для которых можно рассмотреть выше, легко избежать множества досадных оплошностей и ошибок. Если соблюдать все нормы и правила, внимательно следить за тем, что вписывается в специальные поля, все отчетность без проблем будет проходить любые проверки. Никаких штрафных санкций при верном внесении данных следовать не будет, а бизнес заработает как часы. Да и разобраться впоследствии с расходами и доходами станет гораздо проще, изучая формы за какой-либо период.
Количество показов: 4807
Законы
Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить
Каждая организация должна оформлять приходный кассовый ордер (ПКО), когда в кассу поступают наличные. Это требование — обязательное условие кассовой дисциплины, за несоблюдение которого предусмотрены штрафы размером до 50 000 ₽.
Рассказывают эксперты Эвотора
Приходный кассовый ордер — документ первичного учёта приходящих в кассу наличных. Учитываются средства, которые поступают от клиентов, штатных сотрудников, контрагентов. Ограничений по размеру суммы, которая учитывается в ПКО, не предусмотрено, поэтому ордер оформляется даже при минимальных поступлениях.
Согласно указанию № 3210-У Банка России, документ имеет единую утверждённую форму КО-1, разрабатывать собственные форматы приходного ордера запрещено. Оформленный приходник подписывается главбухом или тем, кто его заменяет, в частности руководителем организации.
Хранить ПКО следует не менее пяти лет с отчётного года, в котором они составлены. При этом сокращать сроки хранения нельзя, а вот продлевать их по необходимости разрешается.
Эксперты Эвотора объясняют, как правильно оформлять ПКО.
Как штрафуют за отсутствие ПКО
Неправильное ведение первичного учёта или его отсутствие считается нарушением кассовой дисциплины юридического лица и наказывается налоговой. Согласно КоАП РФ, предусмотрены штрафы:
- 40 000–50 000 ₽ для организаций,
- 4000–5000 ₽ для руководителя или главного бухгалтера.
Индивидуальные предприниматели не обязаны вести учёт наличных денег, поэтому оштрафовать их за отсутствие ПКО не могут.
Когда заполнять ПКО
Приходный кассовый ордер формируется в одном экземпляре, заполняется при каждом поступлении наличности в кассу. Если деньги поступили по чеку или бланку строгой отчётности (БСО), согласно указанию ЦБ РФ № 3210-У, составлять ПКО можно на общую сумму в конце дня при закрытии смены.
В каких случаях в кассу приходят наличные:
- получение оплаты за товары или услуги;
- поступление денег на счёт от контрагента;
- внесение в кассу средств, поступивших с расчётного счёта;
- получение денег от учредителей, спонсоров в качестве матпомощи;
- возврат займа или ссуды от работника, контрагента;
- поступление денежных средств в уставной капитал.
Для тех, кто с Эвотором
Чтобы следить финансами предприятия, выявлять ненужные траты и узнавать, продажи каких товаров приносят больше прибыли, используйте сервис «Книга учёта доходов и расходов». А ещё он поможет вам заполнить декларацию и отправить документ в налоговую — ехать никуда не придётся.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер: образец заполнения
Приходный кассовый ордер оформляется после того, как в кассу предприятия поступили деньги, а кассир их пересчитал и сверил с суммой, которая должна быть сдана. Приходный ордер можно заполнить вручную или в текстовом редакторе (DOCX/XLS), но только на унифицированном бланке ПКО — КО-1.
Образец приходного кассового ордера
Образец приходного кассового ордера
Бланк КО-1 состоит из двух частей: самого ордера и квитанции, которая к нему прилагается. Кассир после приёма наличных заполняет обе части ПКО, но сам ордер он оставляет себе, так как это документ первичного учёта. А правую часть с квитанцией выдаёт человеку, от которого принял наличные.
Обратите внимание! Раньше нужно было ставить половину печати на самом ордере, а половину — на квитанции к нему. Теперь так делать не нужно — печать ставится только на квитанцию.
Обязательные к заполнению поля:
- Номер ПКО. Последовательная нумерация ведётся с начала года, без перерывов. С нового года начинается заново.
- Дата оформления ордера и получения наличных средств: они совпадают, так как ПКО оформляется в день получения денег.
- Дебет. Юридические лица в этой графе ставят код «50» (касса), а индивидуальные предприниматели оставляют поле незаполненным, так как ИП не ведут бухгалтерский учёт.
- Код структурного подразделения. Поле заполняется только филиалами: если в организации нет отдельных подразделений, то заполнять строку не нужно.
- Корреспондирующий счёт. Сюда вписывается номер счёта, с которого поступили средства в кассу. ИП это поле также оставляют пустым.
- Код аналитического учёта. Если он ведётся, проставляется нужное значение.
- Сумма. Вписать, сколько получено наличных в рублях и копейках.
- Код целевого использования. Графа заполняется только компаниями, ведущими некоммерческую деятельность.
- Принято от — здесь указывается ФИО физлица, от которого поступили средства, или название организации.
- Основание. Своими словами указать причину внесения средств. Заполнение этой строки строго не регламентировано, потому нужно писать так, чтобы бухгалтер понял, каково основание поступления денег. Например, «оплата за ремонт двери», «внесение платежа по договору N o13 от 21.05.2022».
- В строке «сумма» указывается сумма поступивших наличных.
- В том числе в строке проставляется сумма и ставка НДС. Если он не предусмотрен, тогда указывается «без НДС».
- Приложение. Необязательное для заполнения поле, но если известен номер договора, согласно которому проходит оплата, то его можно указать здесь.
Бланк приходного кассового ордера подписывают кассир и главбух либо тот, кто выполняет его функции. На квитанции указывается та же информация, что и в ПКО.
Обратите внимание! Формально ПКО можно вести в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона от 6 декабря 2011 года No 402-ФЗ, п. 4.7). Но технически это сделать проблематично, так как в этом случае в приходном ордере все подписи должны быть электронными, в том числе и подпись физлица, которое вносит деньги в кассу.
Журнал регистрации приходных кассовых ордеров
Для учёта ПКО и их хранения ведётся журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — РКО оформляется при расходовании наличных.
Это учётная книга, её можно вести по форме № КО-3 или же разработать собственный вариант журнала, в котором будут регистрироваться все приходники и расходники. Это связано с тем, что с 2013 года форма КО-3 является рекомендательной, а не обязательной к исполнению. Вести журнал можно и в стандартном, бумажном виде, и на компьютере, распечатывая по необходимости.
Для тех, кто с Эвотором
Покупайте сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе и интеграции с 1С. Они помогут наладить складской учёт, контролировать и анализировать продажи, вести КУДиР, а ещё рассчитывать налоговые платежи и взносы.
Как сделать или исправить ПКО в 1С
Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учёт, потому приходный кассовый ордер в 1С им оформлять не нужно. А вот для юрлиц это может оказаться удобным способом ведения кассовой дисциплины.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» ПКО оформляют в пункте меню «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса»→ «Касса»).
Чтобы оформить ПКО в разделе «Кассовые документы», нажмите «Поступление» — откроется документ, который нужно заполнить.
- Выберите вид операции из списка доступных, например «Получение наличных в банке».
- Впишите сумму платежа.
- Заполните реквизиты печатной формы.
- Проведите документ и распечатайте его.
Номер ПКО заполнится автоматически. Убедитесь, что стоит сегодняшняя дата, так как приходники оформляются текущим числом.
Образец заполнения ПКО в 1С:Бухгалтерия
Образец заполнения ПКО в 1С:Бухгалтерия
От выбранного вида операции будет зависеть количество полей для заполнения, также под каждый вид зашит свой счёт кредита. Всего операций одиннадцать:
- получение оплаты от покупателя,
- розничная выручка,
- возврат от подотчётного лица,
- возврат от поставщика,
- получение наличных в банке,
- получение займа от контрагента,
- получение кредита в банке,
- возврат займа контрагентом,
- возврат займа работником,
- взнос в уставный капитал,
- прочий приход.
Совет: несмотря на то, что пункт «Прочий приход» кажется универсальным, так как в него можно вписать любой счёт из плана и провести любую операцию, всё же лучше воспользоваться готовыми вариантами. Они уже имеют все соответствующие настройки согласно названию и типу операции.
Для заполнения реквизитов печатной формы нужно дополнительно раскрыть одноимённый раздел. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции — оно соответствует выбранному виду операции, — а в поле «Приложение» указывается перечень прилагаемых первичных документов. В графе «Принято от» указывается источник наличных. Если вы сняли их со своего банковского счёта, укажите номер этого счёта. Если пришла оплата от покупателя — выбираете контрагента и вписываете номер договора и/или счёта на оплату. Для розничной выручки указываете сотрудника, который эту выручку сдал, и номер отчёта.
Также для автоматического заполнения можно настроить НДС, статьи ДДС, если по ним ведётся учёт, и счетов, по которым будут выполняться движения.
Подробные инструкции можно посмотреть на официальном ресурсе 1С, можно приобрести подходящий вариант программы или воспользоваться бесплатной демонстрационной версией. Для получения доступа к ней нужно зарегистрироваться на сервисе.
Обратите внимание! Править приходный кассовый ордер нельзя, потому помарки, ошибки и исправления в нём запрещены. Если таковые были допущены, ПКО нужно переоформить. Это касается любых ПКО независимо от способа их оформления.
Подытожим
- Приходный кассовый ордер — это документ, обязательный к оформлению для юридических лиц при приходе в кассу наличных.
- Ордер оформляется только по унифицированной форме КО-1.
- Если не оформлять приходники, то будет наложен штраф.
- ИП не обязаны оформлять кассовые документы — РКО и ПКО.
- ПКО состоит из двух частей: ордер остаётся в бухгалтерии, а квитанция выдаётся лицу, внёсшему в кассу наличные.
- Можно оформить ПКО от руки на распечатанном бланке или заполнить в текстовом редакторе или 1С, но после этого его всё равно нужно распечатать, чтобы подписать.
- Для учёта кассовых ордеров нужно вести специальный журнал или книгу, где будут собраны все ПКО и РКО. Такой журнал можно разработать самостоятельно, так как форма его ведения (КО-3) является рекомендацией.
- Хранить расходники по кассе необходимо минимум пять лет, сокращать срок хранения нельзя, а вот продлевать можно при необходимости.
Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы
Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.
Справки и документы
Что такое трудовой договор, с кем и как его заключать
Законы · 24 May
Трудовой договор регулирует все отношения между работодателем и сотрудником. Если его не оформить, можно попасть на штрафы. Рассказываем, что должно быть в трудовом договоре и почему ГПХ нельзя считать его альтернативой.
Что такое СЗВ-СТАЖ и как заполнить форму
Законы · 24 May
Форма СЗВ-СТАЖ — отчётный документ, который содержит сведения о страховом стаже сотрудников. Раз в год его обязательно заполняют организации и ИП с наёмными работниками. Рассказываем, как правильно заполнять СЗВ-СТАЖ и когда сдать отчётность в ПФР, чтобы не получить штраф.
СЗВ-ТД в 2022 году: кто должен сдавать и когда
Законы · 24 May
Форма СЗВ-ТД — отчётный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника. Его обязательно заполняют организации и ИП с наёмными работниками. Рассказываем, в каких случаях надо заполнять СЗВ-ТД и когда сдать отчётность в ПФР, чтобы не получить штраф.
Что такое форма СТД-Р и когда её нужно выдавать
Законы · 24 May
При переходе на цифровые трудовые в оборот вошла ещё одна справка: СТД-Р. Она содержит сведения о текущем или последнем месте работы. Рассказываем, в какой форме и в каких случаях её выдают.
Получение выписки из ЕГРИП с сайта налоговой для ИП
Законы · 24 May
Выписка из ЕГРИП — важный документ для ИП. В ней содержатся все сведения, которые подтверждают существование и добросовестность индивидуального предпринимателя. Рассказываем, как её получить.
