Зачем нужна подпись электронных писем
Основная задача подписи в любом сообщении – логически завершить беседу. Однако в деловой переписке подпись может выполнять ряд дополнительных функций, например:
1. Предоставление дополнительной контактной информации
В подписи вы можете указать:
- Телефон
- Мессенджеры и т.д.
Это необходимо для того, чтобы адресат мог связаться с вами любым удобным для него способом. Например, если вы укажете федеральный номер 8-800, то повысите шансы на обратную связь. А это положительно влияет на конверсию рассылки.
2. Повышение узнаваемости бренда
Подпись нередко содержит в себе наименование компании, ее логотип или элементы фирменного стиля. Это нацелено на повышение узнаваемости бренда – нужно стремиться напоминать клиентам о себе и поддерживать образ.
3. Привлечение подписчиков для корпоративных аккаунтов
Современный бизнес обязан иметь страницы в социальных сетях (Вконтакте, Одноклассники и др.). Электронные письма – один из наиболее доступных способов привлечения подписчиков для этих страниц. Достаточно всего лишь добавить кнопки социальных сетей в подписи к письмам, чтобы пользователи могли в один клик перейти на корпоративный аккаунт и подписаться на него.
4. Формирование положительного впечатления
С помощью подписи в e-mail вы сможете не только не испортить, но и даже улучшить впечатление о себе. Тон подписи и способ обращения к адресату поможет настроить его на формальную или неформальную беседу.
Что необходимо указывать в подписи
Подпись в электронном письме может включать в себя следующие элементы:
1. Основная информация об отправителе
К основной информации об отправителе относится:
- Имя и фамилия
- Должность
- Наименование компании
Эти сведения помогут адресату понять, кто именно к нему обращается. Имя и фамилию лучше указывать именно в таком порядке (и в той форме, в которой вы хотите, чтобы к вам обращались) – в противном случае создается впечатление излишней формальности. Также старайтесь придерживаться того языка, на котором вы обращаетесь к адресату. Например, если вы общаетесь на русском языке, не стоит использовать англоязычные обращения и подписи, а также названия профессий (кроме случаев, когда этого невозможно избежать).
2. Контактная информация
Как уже было замечено выше, в качестве контактов можно использовать:
- Номер телефона
- Мессенджер
- Адрес
Несмотря на то, что адрес электронной почты можно увидеть в информации об отправителе, не будет лишним продублировать его – это необходимо для удобства пользователя. При необходимости вы можете указать дополнительный e-mail.
В подписи рекомендуется указывать личный номер телефона (или городской – но с добавочным номером). Не стоит указывать официальный номер телефона компании (даже если вы используете IVR) или факс. Оставляя свой номер телефона или мессенджеры, будьте готовы принимать звонки даже в нерабочее время.
Адрес компании следует указывать на тот случай, если клиент захочет встретиться лично или будет вынужден посетить офис компании (например, для подписания документов и т.д.).
Пример подписи в письме
| Хорошая | Плохая |
|---|---|
|
С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов, старший Frontend-разработчик компании «…» Тел.: + 7 (495) 123-45-67 доб. 1 WhatsApp: + 7 (999) 123-45-67 E-mail: name@mail.com Адрес компании: Москва, ул. Арбат, д.1, оф. 1 |
Best regards, Иванов Иван, Senior Frontend Developer, «…» Тел.: 89991234567 |
3. Элементы фирменного стиля и повышения узнаваемости
Среди этих элементов можно выделить:
- Фотография адресанта
- Логотип компании
- Элементы фирменного стиля компании
- Кнопки социальных сетей
Вы можете разместить свою фотографию в подписи – это не только позволит установить контакт при общении (адресату будет проще ассоциировать вас с реальным человеком), но и поможет клиенту узнать вас на случай личной встречи.
Чтобы привлечь внимание к бренду, разместите логотип компании (а также используйте фирменные цвета в оформлении самого письма и подписи к нему) и кнопки социальных сетей.
4. Призыв к действию
В подписи к электронному письму вы можете разместить призыв к действию, например:
- Анонс вебинара
- Ссылка на новый материал в блоге
- Приглашение посетить стенд компании на выставке и прочее.
Подключите телефонию МТТ с аналитикой звонков Отслеживайте звонки из почты и конверсию 
Как сделать подпись в письме
Алгоритм действий для изменения подписи в электронном письме зависит от используемого почтового клиента. Рассмотрим, как это сделать для Почта Mail.ru и Яндекс.Почта.
1. Почта Mail.ru:
- На странице почтового клиента в нижней части нажимаем «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Все настройки»
- На открывшейся странице на вкладке «Главная» выбираем раздел «Имя и подпись»
- Нажимает значок «Редактировать» и изменяем имя отправителя и подпись.
2. Яндекс.Почта:
- На странице почтового клиента в правом верхнем углу нажимает «Настройки»
- На открывшейся вкладке выбираем «Личные данные, подпись, портрет»
- На открывшейся странице вводим текст подписи, выбираем ее расположение (сразу после ответа или внизу всего письма) и нажимаем «Добавить подпись».
Советы
- Проверяйте актуальность данных, кликабельность ссылок и т.д.
- Не перегружайте подпись лишней информацией. Она должна уместиться буквально в 4-5 строчек
- Если вы активно общаетесь по электронной почте внутри компании, с постоянными клиентами, с клиентами в России и за рубежом – сделайте несколько вариантов подписи и используйте их в соответствующих ситуациях
- Визуально разделяйте информацию. Контактные данные лучше разбивать на блоки (например, с помощью графических разделителей)
- Отслеживайте переходы по ссылкам, анализируйте открываемость писем и другие метрики email-рассылок.
Как маркетологу подписывать электронные письма
Содержание
Качество обратной связи от клиентов влияет на результативность работы маркетолога. Поэтому большинство специалистов используют в электронных письмах в качестве средства коммуникации и саморекламы уникальную подпись. 37% компаний не видят в этом инструменте потенциала, и зря. При том, что пользователи ежедневно получают десятки писем от разных брендов, в условиях конкуренции узнаваемая информативная подпись помогает выделиться на фоне остальных.
Рассказываем, как должна выглядеть подпись, как ее оформить и оптимизировать под мобильные устройства.
Почему правильная подпись в электронном письме так важна для бизнеса
Подпись в электронном письме – специальным образом оформленная заключительная часть email, в которой отправитель указывает ФИО, должность, название компании, контактную информацию. Также в нее можно добавить ссылки на соцсети, мобильное приложение, сайт или лендинг (уникальную целевую страницу, портфолио).
Чем информативнее и структурированнее этот блок, тем легче получателю выбрать удобный способ для обратной связи. Также подпись в письме помогает бренду или конкретному специалисту:
- кратко и понятно представляться, повышать узнаваемость (можно добавить фото, логотип);
- формировать привлекательный имидж и задавать тон переписке;
- привлекать новых подписчиков для социальных сетей;
- повышать конверсию сайта и увеличивать количество продаж;
- перенаправлять читателей на другие источники информации (например, с видео, новостными статьями, блогом).
Если вы работаете в команде, позаботьтесь о том, чтобы у всех участников были подписи в едином стиле – это еще один способ повысить узнаваемость компании. Фотографии тоже желательно привести к единообразию (использовать один фон или ч/б-фильтр, например).
Вся информация в подписи должна быть актуальной и достоверной. Проверяйте не только номера и адреса, но и ссылки – количество переходов по ним можно будет отследить с помощью UTM-меток. Такая аналитика хорошо себя зарекомендовала.
Структура
Структурируйте и не перегружайте подпись в письме. Включите в нее следующую информацию:
- Имя, должность, название компании. Эти данные подскажут получателю, к кому обратиться в ответном сообщении, какие вопросы вы поможете решить. Инициалы лучше указывать полностью.
- Контактные данные. Добавьте несколько вариантов связи, чтобы каждый пользователь мог выбрать наиболее удобный. Указывайте, какой номер телефона или профиль в соцсети – ваш личный, а какой – корпоративный. Если вы – сотрудник международной компании и находитесь с получателем письма в разных странах, обязательно оставьте ссылки на бесплатные мессенджеры, чтобы клиенту не приходилось совершать платный звонок за рубеж. Продублируйте в подписи электронный адрес – так пользователю будет легче его скопировать.
- Ссылки на соцсети. Для маркетолога это особенно актуально. Таким образом вы привлекаете новых подписчиков в аккаунт компании. Удобно, если во всех соцсетях используется один и тот же никнейм – укажите его рядом с мини-значками разных площадок. Также ссылки можно прикрепить и к иконкам приложений. Пример:
- Призыв к действию. Добавьте CTA, которое соответствует вашим маркетинговым задачам. Например: «Подписывайтесь на нас в соцсетях» или «Закажите онлайн-консультацию на сайте». Обязательно прикрепите ссылки.
- Логотип или фотография. Самые яркие элементы подписи. Для маркетолога это дополнительный инструмент продвижения. Фото поможет повысить не только узнаваемость, но и доверие пользователей.
- Слоган, важная новость, пожелание. Слоган работает на узнаваемость. Дополнительно в подпись можно включить анонс или важную новость, например: «Мы переехали. Наш новый адрес: …» или «1 июля стартуют продажи курса. Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы не пропустить презентацию». В самом конце логично написать пожелание: «Хорошего дня!» или «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
Упростите коммуникации с клиентами – подключите виджеты Calltouch. С их помощью вы не пропустите ни одного обращения: пользователи, которым неудобно звонить, заполнят умную заявку или перейдут в ваши соцсети и мессенджеры, нажав на мультикнопку.
Эффективный маркетинг с Calltouch
- Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
- Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI
Узнать подробнее
Как сделать подпись
Алгоритм у каждой платформы свой.
В «Яндекс.Почте»:
- Откройте полную версию сервиса и зайдите в настройки: нажмите на→ Все настройки.
- Выберите «Информация об отправителе. Ваше имя, адрес, подпись и портрет».
- Приступайте к редактированию: выберите шрифт, его размер, фон.
- Добавьте изображение (загрузите с ПК или добавьте ссылку).
- Вставьте смайлики, цитату, фирменный баннер.
В приложении:
- Зайдите в настройки:
- Кликните на свой электронный адрес.
- Перейдите в «Подпись».
- Введите текст.
В Gmail:
- Откройте полную версию почтового сервиса и зайдите в настройки: нажмите на→ Все настройки.
- Прокрутите меню почти до самого конца.
- В разделе «Подпись» приступайте к редактированию.
В приложении:
- Зайдите в настройки
- Кликните на свой электронный адрес.
- Перейдите в «Настройки подписи».
- Введите текст подписи.
В Outlook:
- Откройте полную версию и нажмите на значок (сверху, справа).
- Начните вводить в строку поиска параметров слово «подпись». В результатах вы увидите раздел «Подпись электронной почты» – кликните по нему.
- В открывшемся окне отредактируйте подпись.
В Mail.ru:
- Откройте полную версию и нажмите на значок (снизу, слева) → Все настройки.
- В разделе «Общие» вы увидите пункт «Имя отправителя и подпись».
- Кликните на «Добавить» и приступайте к созданию.
Если вы планируете массовую рассылку в UniSender:
- Зайдите в учетную запись UniSender.
- Кликайте «Рассылки» → «Создать рассылку» → «Email».
- Выберите блочный редактор или готовый шаблон.
- В самом низу письма отредактируйте подпись.
- Оптимизируйте письмо под мобильные устройства.
Сервисы для создания подписи в письме
Есть десятки сервисов для создания подписи. Самые популярные, доступные в России и бесплатные:
- Hubspot Signature Generator;
- WiseStamp;
- MailSignatures;
- Si.gnatu.re.
Интерфейс каждого из них интуитивно понятен, предусмотрены шаблоны, готовые мини-иконки соцсетей, шрифты и другие полезные инструменты. Создать там уникальную подпись не составит труда и новичку.
Опытные email-маркетологи могут воспользоваться дополнительными полезными опциями – например, безлимитом по количеству создаваемых подписей или новыми шаблонами. Все это будет доступно только по платной подписке, цена которой – 5$ в месяц.
Коротко о главном
- Подпись в электронной почте – важный элемент email-маркетинга.
- Примеры того, как может выглядеть подпись электронного письма, вы легко найдете даже в своих входящих.
- Чтобы создать запоминающуюся и информативную подпись, структурируйте контактную информацию и добавляйте изображения, например, логотип или фотографии продукции.
- Используйте сервисы для создания подписи – в них много удобных подходящих шаблонов.
- В подпись можно внедрить много сведений, даже график работы, но не стоит перегружать блок, чтобы получатель быстро находил нужную информацию.
- Добавьте в подпись ссылку на продвигаемый продукт. Ее можно органично вписать с помощью специальных инструментов, которые есть в перечисленных выше сервисах.
- Проработайте дизайн в соответствии с поставленными задачами и фирменным стилем вашей компании.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия.
В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Слово «сетикет» (англ. Netiquette) 1 расшифровывается как «сетевой этикет», хотя в настоящее время «сетикет» начали называть – цифровой этикет. Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в компьютерных сетях. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.
Нормы сетикета регулируют поведение пользователей сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах, мессенджерах), так и при использовании электронной почты.
Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:
- персональное обращение и приветствие;
- грамотное заполнение поля «Тема»;
- выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам);
- позитивное завершение письма;
- подпись и блок контактной информации;
- время ответа на письмо.
Персональное обращение и приветствие
Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:
Таблица 1. Как обратиться к адресату (примеры)
Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на его подпись в блоке контактной информации. Если там адресат представляется как: «Генеральный директор, Иван Федоров», то к нему можно обращаться по имени или г-н Федоров.
При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» нежели «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма, которая уместна даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение, т.к. такое приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.
Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка. Не следует в электронной переписке писать «Доброго дня!», «Доброго вечера!», так как традиционно в русском языке употребляется именительный падеж («Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!»). А при прощании – родительный падеж («Спокойной ночи!», «Всего доброго!», «Счастливого пути!»…).
Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».
Заполнение поля «Тема»
Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Его грамотное заполнение помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной, например вместо «Документы» лучше точно указать какие именно документы:
- Договор о поставках оборудования…
- Счет от … № …
- Программа обучения персонала по курсу «Делопроизводство»
Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тесту документа» в служебном письме на бумаге. Помните, что емкая формулировка в поле «Тема/Subject» сразу показывает ваш уровень профессионализма и культуры делового общения.
Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)
Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.
«Кому» («То») – в это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответа. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.
«Копия» («Сс») – в это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «для сведения». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку фразой: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс») – это поле в некоторых компаниях запрещено использовать, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем». Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права.
Признательность за обращение
Слова признательности за обращение в…
E-mail — хороший способ завоевать внимание клиента. Хорошее письмо не должно резко обрываться, ему требуется логическое завершение. Поэтому нужно уделять внимание подписи.
Подпись содержит сведения об отправителе и включает другую информацию, которая имеет значение для рассылки. В этой статье рассмотрим, как выглядит правильная подпись для e-mail, что нужно в нее включать и с помощью каких сервисов её можно сделать.
Содержание
- Зачем нужна подпись в электронном письме
- Что включать в подпись
- Как сделать эффектную подпись для email
- Как персонализировать продажи при помощи подписи
- Как сделать подпись письма
- В Яндекс.Почте
- В Gmail
- В Outlook
- В Mail.ru
- В Rambler
- Сервисы для создания подписи в письме
- Outlook
- Hubspot Signature Generator
- WiseStamp
- Newoldstamp
- MySignature
- Коротко о главном
Зачем нужна подпись в электронном письме
“Запоминается последняя фраза” — говорил Штирлиц в фильме “17 мгновений весны”. Действительно, важно не только правильно влиться в разговор, но и уметь из него выйти.
Так и письмо выглядит незаконченным, неполным, если не содержит логического завершения. В этом случае отправитель проявляет неуважение к читателю. Для продвижения бренда важно, чтобы через письмо транслировалась доброжелательность, а также информация о том, кто отправитель и как с ним можно связаться. В нем можно указывать и другие сведения в зависимости от целей сообщения.
1. Сообщает дополнительные контакты
При получении письма в контактах виден только адрес электронной почты. Но не всем удобно контактировать с помощью писем. В некоторых ситуациях и сферах удобнее использовать сотовую связь или мессенджеры. Поэтому в подписи указывают дополнительные контакты. Например, номер телефона, ссылку на Telegram или адрес странички в соцсети.
2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд
Согласно данным британского разработчика программ для e-mail-рассылок Exclaimer, ежедневно работники компаний отправляют около 175 электронных писем. Это довольно много. И даже если откроют только треть из них, логотип с оформленной подписью внизу будет работать как напоминание о бренде.
3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению
Переписка по электронной почте может быть формальной и неформальной. От подписи зависит, какой формат общения сложится. Кроме того, так читатель заочно знакомится с отправителем и формирует первичное мнение. Поэтому и подпись нужно делать такой, каким в дальнейшем будет диалог.
Для неформального общения можно использовать фразы “С любовью, …”, “Всегда рад ответить, …” и т. п. А для официального диалога подойдут выражения “С уважением, …”, “С наилучшими пожеланиями, …” и т. д.
4. Привлекает новых подписчиков
В подпись можно встроить кнопки, которые будут автоматически перенаправлять читателей в социальные сети. Это поможет быстро переносить трафик на другие площадки и настроить многоканальное взаимодействие с аудиторией.
Что включать в подпись
Подпись для e-mail должна содержать контакты, с помощью которых получатель письма может поддерживать обратную связь с отправителем. Кроме них можно добавлять дополнительные элементы, которые привлекут внимание и помогут наладить контакт. Нужно найти золотую середину, чтобы не переборщить с количеством ненужной информации.
Имя, должность, название компании
Первое, что нужно включить в подпись — имя и название компании. Так читатель заочно познакомится с отправителем. Если письмо отправлено от имени сотрудника компании, нужно не забыть указать должность, чтобы сразу очертить круг вопросов, по которым можно обращаться к отправителю.
Контактные данные
Не все готовы общаться по электронной почте — например, для некоторых это может быть слишком медленный канал. В контактах стоит указать все доступные каналы связи: сайт компании, телефон, физический адрес, факс.
Каждый из контактов способствует быстрому взаимодействию читателя с компанией-отправителем. Кому-то будет удобнее сразу приехать по указанному адресу, чем отправлять десятки электронных писем или разговаривать по телефону.
Ссылки на соцсети
Многие предпочитают поддерживать связь в социальных сетях. Это быстро и удобно. Там также можно узнать подробности о компании. Наиболее популярными социальными сетями сегодня являются LinkedIn, Facebook*, Instagram* и ВКонтакте.
При распространении ссылок на социальные сети нужно уделить внимание ленте профиля. Как корпоративный аккаунт, так и личный должны выглядеть привлекательно и не разрушать имидж бренда.
Логотип
Логотип позволяет повысить узнаваемость бренда. Исходные материалы, как правило, уже есть у компании. Необходимо только изменить формат и размер изображения в соответствии с требованиями почтового сервиса.
Фотография
Если планируется вести диалог с клиентами от лица реального человека, то будет уместно вставить фото. После изображения нужно также указать должность. Это поможет сделать диалог более вовлечённым и личным.
Призыв к действию, цитата, важная новость
С помощью подписи можно ещё раз ненавязчиво напомнить о том, с какой целью было отправлено письмо. Не стоит писать длинный и скучный призыв. Он должен быть ёмким, например, “Будем ждать вас на вебинаре” или “До встречи 1 марта!”.
Как сделать эффектную подпись для email
Есть ряд негласных правил, которые помогут сделать подпись для e-mail эффектной и запоминающейся. Ниже рассмотрим несколько из них.
1. Меньше информации
Не надо размещать в подписи всё подряд. Ежедневно люди сталкиваются с огромным количеством информации. Лишний текст будет восприниматься как информационный шум и отталкивать читателя. Поэтому краткость — сестра таланта: в подписи не должно быть лишних ссылок, красивых цитат, текста в несколько абзацев и т. д.
2. Меньше цветов
Часто подпись стараются сделать яркой и броской, при этом совершенно забывают о том, что нужно выдерживать баланс. Это не привлечёт внимание, а наоборот — оттолкнёт читателя отсутствием вкуса. Лучше остановиться на 1-3 цветах, которые будут гармонично сочетаться друг с другом. Например, для корпоративных писем подойдут цвета логотипа компании.
3. Меньше шрифтов
Информация должна легко восприниматься. В письме нужно использовать один-два шрифта, которые будут хорошо читаться. Можно использовать один шрифт для заголовков и другой — для основного текста.
Вместо разбивки текста на разные шрифты, можно использовать курсив или жирное выделение, которые помогут подчеркнуть 1-2 важных слова или выражения.
4. Постройте иерархию
Сплошная картинка или текст воспринимаются тяжело. Поэтому важно подойти к созданию подписи творчески. Иерархия позволит разбить завершающий блок на несколько участков, чтобы человек обращал внимание на информацию последовательно и так же формировал соответствующие выводы.
5. Используйте иконки соцсетей
В подпись можно добавить и прямую рекламу — например, иконки с гиперссылками на социальные сети. Клиенты смогут перейти в удобный для обмена информацией канал связи, в котором может быть еще больше полезного контента для них. А иконки смотрятся более стильно и узнаваемо, чем длинные ссылки.
6. Адаптируйте подпись под мобильные
Почту читают не только с компьютеров, но и с других гаджетов (телефонов, планшетов и даже умных часов). Поэтому важно адаптировать блок под разные экраны. Для этого нужно сделать тест, отправив письмо на проверочный e-mail, чтобы оценить внешний вид письма на разных устройствах. Некоторые сервисы для рассылок предлагают автоматическую подстройку блоков, но, чтобы избежать ошибок, лучше проверять и подгонять элементы письма вручную.
Как персонализировать продажи при помощи подписи
В маркетинге эффективнее делать подпись персонализированной. Во-первых, это помогает потенциальному клиенту познакомиться с компанией и её представителем, а во-вторых, настраивает на более личный контакт.
Например, клиент ранее уже пользовался услугами компании — заказывал межкомнатные двери в санузел. Позже он захотел заказать двери в другие комнаты. После звонка в компанию, менеджер высылает на электронный адрес письмо с предложениями. И в подписи указан не какой-то менеджер, а именно тот, с которым клиент поддерживал связь ранее. Например, имя и должность “Менеджер постоянных клиентов”. Это показывает клиенту, что его помнят и готовы сотрудничать на хороших условиях. Персональный менеджер знает интересы и вкусы потребителя, поэтому и предложения для него будут только целевые.
Чтобы сделать персонализированную подпись для продаж, можно воспользоваться сервисом UniSender. Нужно создать таблицу в Excel, в которой будут собраны данные менеджеров и их клиентов. После нужно загрузить базу данных на платформу в “Списки контактов”.
Для создания макета с данными менеджеров нужно использовать подстановки. У сервиса их множество, нужно лишь заполнить переменные в фигурных скобках. Можно выбрать несколько подстановок, нажимая кнопку “Добавить окно”. С их помощью можно создать персонализированную подпись с разными блоками информации.
Для подписи менеджера по продажам рекомендуется использовать следующие блоки:
- имя и должность сотрудника;
- контакты;
- ссылки на социальные сети;
- краткий призыв к действию.
Как сделать подпись письма
Разберём на примерах наиболее популярных почтовых сервисов, как делать подписи для e-mail и что необходимо учитывать при их создании.
В Яндекс.Почте
В Яндекс.Почте есть встроенный инструмент для создания подписи. Для этого нужно перейти в “Настройки” и выбрать поле “Личные данные, подпись, портрет”. Откроются настройки, в которой можно изменить шрифт, размер текста, добавить фон, изображение с гиперссылкой, вставить эмодзи или цитату.
В Gmail
В Gmail схожий механизм. Нужно ввести данные от аккаунта Gmail, далее нажать в правом верхнем углу значок шестерёнки и войти в поле настроек. В общих настройках нужно прокрутить страницу до конца и найти раздел “Редактирование подписи”. В нём можно изменить следующие блоки:
- шрифт, размер текста (Gmail оставил для редактирования только 4 вида шрифта: маленький, стандартный, крупный и очень большой);
- цвет и фон текста;
- цитирование;
- изображение;
- ссылка.
В Outlook
В Outlook процесс похож на предыдущие два варианта. Только вместо настроек нужно перейти в “Параметры” и через поиск найти “Подпись электронной почты”.
При переходе в этот блок для изменения будут доступны следующие блоки:
- шрифт и размер текста;
- цвет и фон текста;
- изображение со встроенными ссылками;
- цитирование;
- таблицы;
- зачёркнутый текст;
- изменение направления текста.
В Mail.ru
В ящике Mail.ru нужно зайти в настройки, нажав кнопку “Ещё”. Далее нужно найти раздел “Имя отправителя и подпись”.
На данной площадке есть ограничение по символам — не более 255. Поэтому подписать письмо нужно ёмко. В такой размер символов может уместиться:
- ФИО;
- должность;
- номер телефона;
- адрес сайта.
В Rambler
Чтобы в письме появилась подпись, нужно зайти в настройки и найти раздел “Имя отправителя”. Здесь указывается имя отправителя, ФИО, который будет отображаться у читателя. Далее в поле идут блоки, которые можно заполнить для настройки.
В этом меню у Rambler очень ограничены возможности по форматированию текста. Для создания красивой подписи лучше перейти в основной редактор, который открывается при написании письма. Здесь возможностей больше, например, можно изменить расположение текста, вставить цитату, залить фон, сделать списки и т. д. Далее нужно скопировать получившейся блок и вставить его в окно настроек подписи.
Сервисы для создания подписи в письме
Для создания подписи для e-mail не обязательно нужен дизайнер. С этим справится и обычный сотрудник, если будет использовать подходящие инструменты. А почтовые сервисы предлагают готовые шаблоны с разными блоками информации, которые в итоге можно собрать в готовую подпись.
Outlook
Чтобы настроить подпись в Outlook нужно перейти во вкладку “Файл” — “Настройки” — “Почта” — “Подписи”.
Далее нужно нажать “Новая” и приступить к формированию подписи. Если нужно сделать не одну, а несколько подписей, то необходимо придумать индивидуальное название для каждой.
Через редактирование можно изменить шрифт, размер текста, его цвет, добавить ссылки и картинки.
Hubspot Signature Generator
Hubspot — маркетинговая платформа, которая создала свой сервис для генерации подписей в электронных письмах.
Хотя сервис работает на английском языке, создать подпись довольно легко. Необходимо выполнить 4 шага:
- нажать на окошко учётной записи и перейти в Профиль и настройки “Profile&Preferences”;
- далее необходимо изменить подпись электронной почты через кнопку “Edit email signatures”;
- далее в открывшемся окошке нужно добавить все необходимые данные;
- отформатировать информацию по собственным предпочтениям;
- вставить гиперссылку или шаблон с призывом к действию и нажать кнопку “Save”.
Далее нужно нажать кнопку “Copy Signature” и добавить подпись в свой почтовый ящик.
WiseStamp
У сервиса есть бесплатная и платная версии. Для новичка вполне хватит бесплатного доступа, котором можно:
- выбрать один шаблонов, соответствующий конкретной профессии;
- подобрать иконки различных социальных сетей;
- указать профиль Skype;
- выбрать плагин, который позволяет вставить ссылки на посты, твиты, вебинар-площадки, сайты и т. п.
- загрузить персональный баннер.
В бесплатном тарифе под созданной подписью будет указан логотип сервиса. Избавиться от него можно только одним способом — приобрести платную версию.
Чтобы перенести подпись в почтовый ящик, не нужно ничего копировать. В настройках нужно нажать на галочку рядом с почтовым сервисом, после чего она автоматически добавится. На данный момент WiseStamp работает с Gmail, Outlook, Yahoo, GoDaddy, Aol.
Newoldstamp
Этот сервис также имеет платную и бесплатную версии. Платформа рассчитана на корпоративное использование, так как она предполагает создание одного основного шаблона, который можно дублировать для работников разных отделов. Доступна также генерация автоматических подписей из загруженного файла с контактами всех сотрудников.
В бесплатной демо-версии доступны все необходимые настройки:
- добавление произвольных полей;
- изменение расположения блоков;
- выбор шрифта и его размера;
- вставка и редактирование фото.
Существенный минус бесплатного доступа — нельзя выгрузить подпись в почтовый сервис, нужно все переносить вручную.
MySignature
Простой сервис, у которого есть бесплатная и платная версии. На бесплатном тарифе можно редактировать контактные данные и добавлять изображение. Платный же тариф расширяет возможности и позволяет добавлять баннеры с указанием ссылок, изменять дизайн подписи, разбавлять её дополнительными полями.
После создания необходимо нажать кнопку “Finish” и перейти к экспорту. Перенести подпись можно с помощью кнопки “Copy to clipboard”, вставив её в нужный почтовый сервис.
Коротко о главном
Подпись для e-mail помогает поделиться контактными данными с получателем письма и является отличным инструментом для персонализации и продвижения бренда. С помощью грамотно составленной подписи можно сообщить читателю информацию о доступных каналах связи, перенаправить его в социальные сети, призвать к какому-либо целевому действию или просто визуально напомнить о бренде. Подобное использование подписи можно считать еще одним рекламным инструментом, с помощью которого можно привлечь новых клиентов в социальные сети, на сайт или маркетинговые мероприятия.
В сфере продаж индивидуальная подпись способствует формированию у покупателя впечатления о том, что с ним общается его персональный менеджер, который знает все потребности и интересы. Это увеличивает доверие к консультанту и к компании в целом.
Залог эффективной подписи в e-mail-маркетинге состоит в соблюдении нескольких правил. Главные из них — писать только актуальные контакты, небольшое количество информации, использовать цепляющее изображение и иконки социальных сетей вместо прямых ссылок.
Создать подпись несложно: это можно сделать как в самом почтовом сервисе, так и на сторонних ресурсах. Во втором случае будет больше возможностей для редактирования и визуального оформления блока. Поэтому всё зависит целей подписи: если нужно разместить в нижней части письма ссылки на социальные сети, сайт, использовать изображения и разбивать тексты на разные стилистические блоки — лучше использовать специальные платформы с расширенными функциями.
Подпись в конце письма является небольшой деталью, но она играет важную роль в формировании впечатления о компании и мотивирует на продолжение коммуникации.
Изображения взяты: https://www.unisender.com/, https://lumpics.ru/, https://ru.freepik.com/.
Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Кому нужен «автограф»?
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Зачем нужна подпись в деловом письме
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
Структура деловой подписи
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
«—- (формула вежливости),
ФИО автора письма,
Должность
Контактные сведения».
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
ООО «Вендетта».
Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78
E-mail:
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Иванова Дарина,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Тел. 8-999-000-99-99
E-mail:
Skype: idarina.
Группа “ВКонтакте”: “Прически” (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Андреева Людмила.
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
“Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Исаев Денис,
Старший менеджер
Отдела по работе с клиентами
АО «Электроника».
Тел. 8-900-000-00-00
E-mail:”
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливости
В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
– «удачного дня»;
– «хорошего вечера»;
– «всего доброго»;
– «всего хорошего»;
– «крупных продаж и благодарных клиентов»;
– «успехов Вам».
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
– «искренне Ваш(а)»;
– «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Фамилия, имя, …
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должность
В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Сектора ОРК ОПГП
Департамента ТП
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
МРИ ФНС № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Тел. 8-975-999-99-99.
E-mail:
2) Всегда Ваша,
Короткова Анна,
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Тел. (874)78-78-78.
Какие контактные сведения приводить в подписи?
В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Старший инженер
Сектора космического строительства
Департамента полетов
Секретного филиала
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
E-mail:
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Подпись как инструмент маркетинга
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
- Сайт компании.
- Личный или корпоративный блог.
- Электронные книги.
- Видеоматериалы.
- Профили и группы в социальных сетях.
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Ivancovavv.ru
Группа “ВКонтакте”: “Станем красивее”
E-mail:
2) Сергеева Ольга,
Веб-мастер.
E-mail:
Проекты, которыми горжусь:
Сайт заказчика1.рф.
Этот блог делала я.рф.
Мои книги:
«Элегантное самопродвижение»;
«Леди в Сети».
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланиях
С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?
Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
Например:
– Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
или
– Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
– Всего доброго. Администрация.
– Целую. Пух.
– Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
– «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
– «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
– «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
– «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке Шекспира
Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
– Always – всегда, навеки, вечно;
– Best wishes – наилучшие пожелания;
– Your friend – ваш друг (товарищ);
– Much love (All my love) – с любовью;
– Yours always – вечно Ваш;
– Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
– Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
1) Yours Sincerely,
Smith Marya,
Managing Director.
Much love,
Anny.
2) Yours faithfully,
Jack Mercury.
Заключение
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.
