Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 242 раза.
Была ли эта статья полезной?
Download Article
Download Article
Writing to management is useful if you want to propose procedural improvements, additional income possibilities, or ways to be more economical. You also might write a proposal if you notice something that you feel must change. If you want to write a proposal to the management of your company, take the time to gather needed information. Run your ideas by your co-workers to see if they agree. Approach management tactfully.
Sample Proposals
-
1
Determine your idea or problem. Whether you want to write about streamlining operations or reducing costs, figure out what the key issue is. Often, the idea needs to be clear to you.[1]
If, however, you are trying to make a mark or troubleshoot, be observant.[2]
-
2
Do your research. Before writing a proposal, be sure to check all the facts. Talk to relevant people whether co-workers, managers, or customers. Read about similar companies and see what they do differently.
- For example, if you think the management should change its caterer, talk first to the kitchen staff. What do they think? Have they worked in other places with different caterers? What do your co-workers think? Maybe your disgruntlement is a matter of personal taste rather than quality.
Advertisement
-
3
Write a problem description. To start your proposal, describe what is happening at present. Include all relevant facts (who is involved, dates, locations). In this part, do not issue judgement; rather, just explain things as they are.[3]
- For example, you might write “Company X has been using Caterer Y for the past seven years. During this time, the number of available entrees has decreased from five to two. The amount of vegetarian-friendly items also has decreased with some days there being none.”
-
4
Explain your solution. After identifying the problem, write specifically what you propose to do. Lead with your key point. Show what your findings are based on your research.[4]
- For example, you might write, “I recommend that Company X switch to another caterer. Company X has several other caterer options. Caterer W and Caterer Z both offer larger menus and have comparable costs to our existing provider. Furthermore, because Caterer Z offers daily vegetarian, vegan, and gluten-free entrees, they could better meet the needs of our workforce. Caterer W offers fewer vegan-specific items but also could be a good choice. A survey completed in 2011 showed that 40% of our employees are vegetarian, 10% are vegan, and 2% are gluten-free.”
-
5
Outline a plan. Describe each step and its related implementation times or costs.[5]
Be clear with what you know and what remains to be seen. Consider writing numbered steps. Then offer more details. Do not overestimate the value of your change but do suggest what you think the results could be.[6]
- To switch caterers, we will need: 1. To end our contract with Caterer Y 2. Ask Caterers W and Z for trial tastings 3. Choose one of the firms 4. Sign a contract with the chosen firm. The costs should be comparable to our current costs with Caterer Y. As long as we finish our contract term with Caterer Y, there should be no financial penalties. Furthermore, if our employees like the new food more, their workplace satisfaction is likely to improve.
-
6
State possible objections. Show your awareness of any possible hitches to your plan. Will there be resistance among employees? For instance, some people might love your current caterer. Could you have to convince a government agency that your new product idea is safe? Talk about steps you would take to convince others of your project.
-
7
Mention needed materials and/or personnel. If your change requires the purchase of materials or the hiring of new employees, include this after the steps. Also, mention needed time, as that too is a resource. Create a checklist of sorts. For example you might write:[7]
- Needed: sub-committee for caterer evaluation (4 people from different parts of the company), 2 hours for tasting, 3 hours to write the report.
-
8
Conclude with the primary benefits. Whatever change you plan to implement, repeat it once at the end. Rehash your three main points and then offer a concluding sentence. Think of this as your executive summary. For example:[8]
- ”As this proposal demonstrates, Caterer Y has decreased its entree offerings over the past seven years. Caterers W and Z offer comparatively priced, more diverse options. I recommend that we do trial tastings with these caterers in order to choose a new food supplier for this office. This in turn likely will boost employee satisfaction and retention”
- Mention specific monetary or quantitative benefits. For example, will your innovation cut costs? Say so.[9]
- Outline qualitative benefits. Sometimes a company benefits in ways we cannot quantify with hard facts or numbers. If you will increase employee happiness, mention this. These improvements can be just as valuable as quantitative ones.
Advertisement
-
1
Have a co-worker read it. Preferably, ask a peer to read and give you feedback on your proposal. Perhaps they agree. If they do not, think about their objections. If you think they are valid and perhaps override your proposal, consider revision. Instead, if you see the validity of their points but disagree, add their sentiments to your objection section.
-
2
Revise. Once you have crafted your proposal, ask someone you trust to review it. Then, revise it based on the purpose of the proposal for flow, grammar, accuracy, and word count. You do not want too long of a proposal or your managers might not read it! Aim for one to two pages if possible.[10]
[11]
-
3
Submit it to management. After you feel your proposal is ready, determine to which person you should submit it. In some organizations, it is clear who is in charge and makes decisions. In other companies with more lateral structures, it can be trickier to know who the real decision-makers are. Do a bit of background research into your firm to determine the right person.[12]
- Remember to tailor your proposal according to your target audience. It’s really important to articulate your message in a clear and concise way that will truly resonate with the ones reading it.
- Once you know who that person is, see whether an in-person meeting is possible. Oftentimes, people respond to requests for change better when speaking face-to-face. Otherwise, send a paper copy or if not possible, an email.[13]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do you write a job proposal for a management position?
Maureen Taylor is the CEO and Founder of SNP Communications, a leadership communications company based in the San Francisco Bay Area. She has been helping leaders, founders, and innovators in all sectors hone their messaging and delivery for almost 30 years, and has worked with leaders and teams at Google, Facebook, Airbnb, SAP, Salesforce, and Spotify.
Corporate Communications Advisor
Expert Answer
Be clear about what the candidate needs to be able to do, whether that’s coding, writing, editing, or something else. It’s also important to be clear about the culture of the company and the kind of person you want. That’s key, especially with the newer workforce—they want a place that fits their personality. The work you do might be similar to other places, but mentioning all that info about your company will be a magnet for the right type of people.
-
Question
How do I write a proposal to employer training that would benefit staff?
Don’t. Write one that benefits the employer so the employer actually agrees to it. They spend the money so the employees get X, BUT, employees getting X means the employer gets Y, so it’s good for them.
-
Question
How do I write a proposal to the director of a school to provide materials for sporting activities?
Look at the school’s budget to see if there are areas where you can suggest cutbacks. Look into different school fundraisers and get permission to hold them, along with a list of adult volunteers who would be willing to help. Explain how important these activities are to maintain the overall unity of students, and how that positive bonding carries over into schoolwork, show statistics to back it up. If that fails, petition the board.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
Thanks for reading our article! If you’d like to learn more about technical writing, check out our in-depth interview with Maureen Taylor.
References
About This Article
Article SummaryX
To write a proposal to management, start by stating your idea or problem, such as asking management to change its caterer. Then, follow up with relevant facts to support your idea, like data on rising food costs or input from other employees. Next, explain your solution and outline a plan for implementing it, with details like how to end the contract with the current caterer so that there are no financial penalties. Finally, explain the benefits of making the change, such as lower food costs or greater employee satisfaction. For advice on how to bring your proposal to your boss, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 699,696 times.
Reader Success Stories
-
Mathews Mashegoane
Oct 9, 2018
“I was looking for clues on how to start my proposal, and fortunately I found that and more in this article. This…” more
Did this article help you?
|
Есть идея – подай ее руководителю! |
|
|
А без составления плана, без уточнения рисков и в самом деле руководителю не интересно. Его цель это-развить компанию и идти вперед. А некоторые даже не обдумав до конца, несутся сломя голову к начальнику, отвлекают от дел и взахлеб рассказывают о своих планах. |
|
|
Мне кажется, что, работая в серьёзной компании, все предложения руководству следует оформлять в письменной форме. Это позволит донести максимально полно всю необходимую информацию до руководства и если предложение заинтересует уже потом ответить на все вопросы. |
|
|
Проще говоря, если хочешь что-то предложить руководству, то хорошо подготовся и продумай схему. Обязательно поменьше так званой “воды”, а наводи конкретные цифры по экономической выгоде и затраты – главные столбы бизнес-проэкта. |
|
|
Думаю, что каждый более-менее изучает свое руководство и его склонности. так вот, как по мне, предложение нужно строить так, чтобы это было даже не правильно по каким-то научным рекомендациям, а доступно и интересно для менеджмента фирмы. |
|
|
РоманБ написал: Думаю, что каждый более-менее изучает свое руководство и его склонности. так вот, как по мне, предложение нужно строить так, чтобы это было даже не правильно по каким-то научным рекомендациям, а доступно и интересно для менеджмента фирмы. Согласен, руководители разные бывают и надо учитывать это, если хочешь подать идею. Можно, например, подать идею так, чтобы руководитель думал, что вы вместе к ней пришли. Таким образом, у него изначально будет более сильное желание внедрить новую идею (ведь это он придумал!). Ну а вас, как соавтора назначит ответственным за реализацию идеи. Так что не все новшества нужно преподносить в виде презентаций с кучей графиков и цифр – тут тоже важны и психология и правильно выбранный момент. |
|
Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.
В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.
Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.
Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.
Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:
- благотворительные акции;
- развлекательные мероприятия;
- социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
- культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).
Как написать и оформить письмо
Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:
- чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
- какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
- какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).
Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.
Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:
- включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
- написать удобочитаемым шрифтом;
- для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.
Структура выглядит следующим образом:
- Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
- Заголовок письма.
- Содержательная часть о сотрудничестве.
- Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.
Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.
В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.
Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.
Образец
Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.
В ________________________
Руководителю _____________
__________________________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Ф.И.О.!
Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года.
За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________.
Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________.
Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.
Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время.
Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________
Руководитель ______________
_______________/___________
М.П.
«__»__________ ____ г.
Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.
Как отправить письмо адресату
После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:
- обычная почта;
- е-мейл;
- передача с курьером;
- факс.
Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.
Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.
Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.
Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.
Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
|
Илья Синельников |
Алексей! Нельзя заставить директора с вами встретиться. И убедить нельзя. Но можно сделать так, чтобы директору самому захотелось познакомиться. |
||||
|
И тут кроется главный секрет. Многим кажется, что руководитель захочет пообщаться, только если увидит для себя прямую материальную выгоду. Мой опыт показывает, что это не так. Люди готовы встретиться просто так, без явного повода. Ведь никогда не знаешь, чем обернётся новое знакомство. Они помнят о принципе нетворкинга: «связи решают всё».
Например так: «Здравствуйте, Дмитрий! Меня зовут Илья Синельников, я работаю в компании „Хрюндик”. Мы помогаем фирмам анализировать предпочтения покупателей на основе их поведения в магазине. Для этого мы ставим датчики, камеры и лазерные сенсоры. Я прочитал о вашем подходе к бизнесу в журнале „Секрет”, и мне он показался близким. Я бы хотел встретиться с вами лично, чтобы познакомиться и, может быть, найти точки пересечения в нашей работе. Когда вам было бы удобно?
Илья Синельников, |
Поэтому такие люди сразу отправляют коммерческое предложение, приправленное маркетологической чушью. | ||||
|
Если вам ничего не ответили, не стесняйтесь через какое-то время написать ещё раз. Но ни в коем случае не пересылайте своё первое письмо. Так вы создадите у человека чувство вины: «Хрен ли не отвечаешь? Ещё две недели назад спросил! Занятой такой?» Кроме раздражения и ответной агрессии, вы ничего не добьётесь. Напишите новое письмо с тем же посылом, но другими словами. Я бы не постеснялся и в третий раз написать. Может быть, вашу настойчивость оценят. Тогда уместно выложить багаж. «Я вам уже писал два раза, и боюсь показаться навязчивым, но мне кажется, наши подходы схожи, и мы найдём точки соприкосновения. Но это лишь моё предположение. Я буду рад с вами познакомиться, но если вы не видите смысла в такой встрече, просто скажите об этом, я больше не буду писать. Что думаете?» |
Принцип также относится к коллегам и друзьям. Даже если вы пересылаете письмо со своей просьбой, не поленитесь дописать несколько строк, чтобы человек не чувствовал упрёка. |
| P. S. |
Это был пятничный совет по переговорам и отношениям с клиентом. Присылайте вопросы. |
