Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc
Причины для замещения
Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.
Кого можно назначить
Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.
Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.
Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.
В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.
Порядок замещения
После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.
Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.
Кто формирует приказ
Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.
Что взять за основу для приказа
Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.
В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.
Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника
Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.
Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.
Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.
Оформление приказа
Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).
Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него.
Формат документа
Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет. Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться.
Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия).
Регистрация приказа
Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений. В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.
Как хранить
Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.
После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника
Если вам поручено создать приказ о замещении временно отсутствующего работника, посмотрите приведенный ниже пример – на его основе вы с легкостью оформите нужное вам распоряжение.
Вначале документа укажите:
- название компании;
- наименование приказа;
- его номер, место и дату составления.
Затем, ниже дайте основание и обоснование для его формирования. Далее, после слова «Приказываю», впишите:
- должность и ФИО работника, на которого возлагаются обязанности по замещению;
- период, в течение которого данные функции должны исполняться;
- условия замещения (перечень обязанностей и условия можно указать в отдельном приложении);
- ответственного за выполнение данного приказа сотрудника.
По необходимости дополните приказ всей прочей нужной информацией, имеющей значение в вашем случае.
В конце соберите подписи со всех заинтересованных лиц.
Приказ на замещение на время отпуска – образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями его оформления поможет наш материал.
Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.
Об объеме и видах внутренних кадровых документов см. материал «Что относится к обязательной кадровой документации?».
В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:
- причину, вызвавшую необходимость замещения;
- данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
- сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
- уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
- размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;
- обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
- подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.
Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:
Бланк приказа на замещение на время отпуска
Скачать
Когда чужие обязанности требуется перепоручить
Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.
ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).
Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.
Про оформление «отпускного» приказа читайте в материале «Унифицированная форма № Т-60 – бланк и образец».
Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.
Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.
Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.
Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.
Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.
Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.
Итоги
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.
О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Добавить в «Нужное»
Исполнение обязанностей отсутствующего работника
Как правило, для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника дополнительная работа, которую выполнял отсутствующий работник, может быть поручена работодателем другому работнику как по той же профессии (должности), так и по другой. То есть второй работник будет выполнять обязанности отсутствующего работника одновременно со своей работой (от основной работы он не освобождается) (ст. 60.2 ТК РФ). Срок выполнения дополнительной работы ограничивается периодом отсутствия работника (например, на время отпуска работника, или на время нахождения в декрете и отпуске по уходу за ребенком, или на время болезни работника).
Дополнительная работа может выполняться:
- на условиях совмещения профессий (должностей), если профессия (должность) замещающего работника отличается от профессии (должности) отсутствующего работника;
- в порядке расширения зон обслуживания (увеличения объема работ). Такой вариант применяется, если замещающий сотрудник будет работать по той же должности, что и отсутствующий.
Рассмотрим, как оформить и оплатить оба варианта выполнения обязанностей отсутствующего работника.
Оформление исполнения обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником
В первую очередь, необходимо получить согласие второго работника на выполнение дополнительной работы. Причем согласие должно быть письменное. Поэтому можно (ст. 60.2 ТК РФ):
- подписать двустороннее соглашение о выполнении дополнительной работы;
- подготовить письменное предложение работодателя работнику о выполнении дополнительной работы и получить на этом предложении подпись работника в знак согласия;
- подготовить письменное заявление от работника работодателю о выполнении дополнительной работы.
Далее необходимо зафиксировать сроки выполнения дополнительной работы, ее содержание, объем, размер доплаты. Можно использовать любой из вариантов:
- оформить отдельное дополнительное соглашение, не являющееся частью трудового договора;
- оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
В любом случае соглашение оформляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывает и работник, и работодатель.
Условия выполнения дополнительной работы
В соглашении о выполнении дополнительной работы надо указать (ст. 60.2, 151 ТК РФ):
- должность (профессию), по которой работнику поручается дополнительная работа;
- содержание этой работы;
- объем дополнительной работы;
- срок выполнения дополнительной работы;
- размер доплаты за выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. Доплата определяется по соглашению сторон.
Приказ о поручении дополнительной работы
Следующий шаг – это оформление приказа о выполнении дополнительной работы. Унифицированной формы для такого приказа нет. Составьте его в произвольной форме, отразив:
- вид дополнительной работы;
- содержание работы;
- срок выполнения;
- размер доплаты.
Образец такого приказа мы приводили здесь.
Работника надо ознакомить с приказом под роспись.
В трудовую книжку сведения о выполнении дополнительной работе вносить не нужно.
Окончание выполнения дополнительной работы
После окончания согласованного срока выполнения обязанностей отсутствующего работника все обязательства по соглашению автоматически прекращаются. Дополнительно ничего оформлять не нужно.
В то же время работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о выполнении такой работы. О досрочном отказе нужно предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Осенью и зимой сотрудники чаще берут больничные, а работодателю приходится решать, кому и как передать их обязанности. Правила, по которым оформляют дополнительную работу, временный перевод или срочный трудовой договор, не изменились. Узнать важные нюансы из разъяснений и практики поможет наш материал.
Дополнительная работа наряду с основной
Самый простой способ — поручить дополнительные обязанности кому-то из работников компании.
Если в трудовых договорах и должностных инструкциях не предусмотрели выполнение функций отсутствующих коллег, нужно оформить:
- расширение зон обслуживания, увеличение объема работ (для той же самой профессии, должности);
- совмещение — когда основная профессия или должность не совпадает с дополнительной (например, юристу поручают вести кадровое делопроизводство).
ТК РФ требует получать от сотрудника письменное согласие на дополнительную работу. Онлайн-инспекция подчеркивает, что стороны сами определяют форму согласия. Вместе с тем Минтруд и Роструд советуют оформлять допсоглашение к трудовому договору. Подпись работника в нем подтверждает его согласие.
Если сотруднику поручают дополнительную работу на время больничного коллеги, в соглашении можно определить срок так: с конкретного числа по день выхода основного сотрудника включительно. Подобную формулировку предлагает Роструд.
Обычно издают приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Онлайн-инспекция рекомендует ознакомить замещающего работника с этим документом.
Подробности:
- Как составить допсоглашение об исполнении обязанностей заболевшего работника
- Образец допсоглашения об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
- Образец допсоглашения об увеличении объема работ
- Нужно ли оформлять отдельное письменное согласие работника на дополнительную работу
- Какую информацию включить в приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
- Форма приказа о возложении обязанностей в порядке совмещения должностей
- Образец приказа о расширении зон обслуживания, защищающий интересы работодателя
Стороны договариваются о том, сколько работодатель будет платить за дополнительную работу. Минтруд отметил: в законе нет минимального и максимального размеров доплаты.
Роструд указал, что деньги за совмещение и расширение зон обслуживания не входят в МРОТ. Также ведомство неоднократно поясняло, что сверх доплаты за совмещение не нужно начислять надбавку за вредность.
Практика:
Сотрудники требовали деньги за дополнительную работу, так как произошло расширение зон обслуживания. Работодатель не оспаривал то, что объем работ увеличился, но не заключал допсоглашения о размере оплаты. 1-й КСОЮ отметил: отказ в выплате нельзя обосновать отсутствием этих соглашений.
Роструд подчеркивает, что замещающего сотрудника нужно письменно уведомить о выходе основного и отмене поручения минимум за 3 рабочих дня.
Подробности:
- Прекращение совмещения, расширения зон обслуживания, увеличения объема работ
- Форма уведомления об отмене дополнительной работы по совмещению
- Какая ответственность грозит за нарушение ст. 60.2 ТК РФ
Временный перевод
На должность заболевшего коллеги можно перевести кого-то из работников. Заменяющего сотрудника нужно освободить от основной работы.
Временный перевод оформляют допсоглашением к трудовому договору и, как правило, издают приказ. Об этих документах недавно напомнил Роструд.
Практика:
Сотрудница временно замещала коллегу. Работодатель заплатил ей меньше, чем обычно. Выяснилось, что она подавала заявление о переводе, но отказалась подписать соглашение. Тем не менее работодатель издал приказ.
8-й КСОЮ подчеркнул: так как нет соглашения, условия об оплате труда не изменились. Для перевода недостаточно заявления и приказа. Незаконны выводы о том, что, раз сотрудница работала по другой должности, по ней и нужно начислять ей зарплату.
Подробности:
- Как оформить временный перевод на другую работу
- Что включить в допсоглашение о временном переводе
- Образец соглашения о временном переводе
- Образец приказа о временном переводе
- Образец приказа о предоставлении прежней работы
Срочный трудовой договор
На место того, кто болеет, можно принять другого сотрудника. Для этого заключают срочный трудовой договор с формулировкой “на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ФИО, должность)”.
Роструд напоминает: уволить временного сотрудника нужно в день выхода на работу основного. Даже если замещающий сотрудник в тот день болеет, это не мешает расторгнуть срочный договор.
Подробности:
- Как принять сотрудника на работу на время больничного другого работника
- Как составить срочный трудовой договор
- Форма срочного трудового договора с работником, временно замещающим основного работника
- Как уволить временного работника из-за выхода основного
На должность заболевшего сотрудника допустимо оформить внутреннего или внешнего совместителя. Главное — указать в срочном трудовом договоре на совместительство.
Минтруд подчеркивает, что нет ограничений на количество трудовых договоров о работе по совместительству. Роструд разрешает внутреннее совместительство даже на время обеда, когда сотрудник свободен от основных обязанностей. О практике судов по спорам с совместителями читайте в нашем обзоре.
Подробности:
- Как оформить совместительство на время отсутствия работника по болезни
- Как принять на работу внутреннего совместителя
- Как составить трудовой договор с внешним совместителем
