Приказ о проведении инвентаризации – образец заполнения этого документа вы найдете в нашей статье – является основополагающим документом любого инвентаризационного мероприятия. Начать инвентаризацию без него нельзя. Поэтому так важно знать, как он выглядит, какую информацию содержит и как его оформить. Об этом и расскажем в нашей статье.
Задайте ваш вопрос по правилам ведения и заполнения тех или иных видов документации на нашем форуме. Например, как документально оформить инвентаризацию обсуждаем здесь.
Смотрите наш видео-ролик о том, как составить приказ об инвентаризации:
Приказ на проведение инвентаризации ИНВ 22 (бланк)
Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение. Оно может иметь как произвольную форму, так и быть созданным на унифицированном бланке формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Именно его мы и будем рассматривать дальше.
Важно! Если вы используете самостоятельно разработанную форму, рекомендуется отражать в ней все те же показатели, которые содержит унифицированный бланк, в том числе: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.
Бланк приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать бланк приказа о проведении инвентаризации
Распоряжение занимает один лист и имеет структуру, отражающую:
- Реквизиты этого документа: указывается название (приказ, распоряжение или постановление), а также присваивается определенный номер и проставляется дата составления.
- Информацию о предстоящей процедуре: ее причины, элементы пересчета (ОС, НМА, МПЗ, денежные средства или ТМЦ), временной промежуток, который будет охвачен ревизией.
- Состав сотрудников (с указанием должности каждого), которые входят в состав комиссии.
Проверь себя: как провести инвентаризацию
Время прохождения около 5 мин.
Пройти тест
Приказ визируется руководителем компании или ИП, после чего его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).
Об оформлении ИНВ-23 читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-23 – бланк и образец».
В соответствии с приказом по окончании инвентаризации в бухгалтерию передаются все материалы проверки: сличительные ведомости, инвентаризационные акты и описи.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте правильно ли вы отразили результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Образец приказа об инвентаризации
На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения формы ИНВ-22. Ссылка ниже:
Скачать образец заполнения формы ИНВ-22
Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Итоги
Распорядительный документ, запускающий процедуру проверки наличия имущества, может быть создан как в произвольной форме, так и на унифицированном бланке формы ИНВ-22. Он содержит все основные данные, необходимые для осуществления инвентаризации. Его реквизиты будут присутствовать во всех документах, составленных в ходе ревизии.
Перед началом регулярной или внеочередной инвентаризации ответственным лицам следует составить документ по форме ИНВ-22. Он будет храниться в бухгалтерии того юрлица, которое указано в нижней части формы. Например, если инвентаризацию запрашивает главный офис, то и вся отчетность по ней должна прийти туда. После приема документ следует хранить 5 лет.
Образец и пустой бланк формы ИНВ-22
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк по форме ИНВ-22 .xlsСкачать образец заполнения приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .xls
Следует сразу отметить, что владелец пересчитываемого имущества и заказчик оценки могут не совпадать:
Проверка также может быть назначена в одном из отделов, например, архиве, отделе кадров, на складе и т.д. Помните, что без заполненной ИНВ-22 инвентаризация начаться не может. Только после оформления соответствующего распоряжения ответственная комиссия переходит к составлению предварительных актов и описей.
Заполнение полей формы ИНВ-22
Оформление приказа (постановления) об инвентаризации — предельно простая процедура. В шапку понадобится внести ОКПО и название структурного подразделения, если речь идет не об общей инвентаризации или переоценке, а об отчетности об имуществе отдельного филиала. Если планируется проводить проверки в нескольких подразделениях, то ИНВ-22, а также сопряженные с ней формы будут составляться для каждого.
Объектом инвентаризации могут выступить основные средства, товарно-материальные ценности, обязательства, объекты завершенного или незавершенного строительства, объекты, находящиеся на ответственном хранении, и т.д.
В качестве причины для плановой инвентаризации указываем «контрольная проверка» или, прямо — «плановая инвентаризация». Если же происходят кадровые изменения — «смена материально ответственных лиц» или «реорганизация». Постановление также заполняется для случаев переоценки.
В случае, смены ответственных лиц указывают кладовщиков, кассиров и иных специалистов, трудоустроенных на момент проведения проверки.
Сроки проведения оценки должны быть точными. Дата начала не может быть раньше даты документа.
После того, как ИНВ-22 заполнена, ее следует занести в журнал по форме ИНВ-23. А вот результаты проверки заносятся в журнал по форме ИНВ-25. Эти документы могут остаться в структурном подразделении или быть переданы (в случае, о котором мы говорили выше).
Ответственные лица по форме
Как правило, форма ИНВ-22 заполняется от лица директора предприятия (или его заместителя). Председателем инвентаризационной комиссии обычно выступает главный бухгалтер (его зам), однако в частных случаях ответственные лица могут изменяться. Количество членов может быть меньшим, чем предусмотренное документом количество полей.
Должности могут сокращаться, а ФИО приводиться в форме фамилии и инициалов. В постановлении Госкомстата нет никаких указаний на то, что расшифровывать подпись нужно с указанием полного имени и отчества.
Образец заполнения состава членов комиссии показан ниже:
Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима. Это следует из:
- п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
- п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).
ИП проводить годовую инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по желанию.
Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).
В 2025 году должен вступить в силу новый ФСБУ «Инвентаризация», который распространяется на все организации, кроме бюджетных. В новом стандарте нет глобальных отличий от сегодняшних правил, скорее конкретизированы отдельные нюансы. Например, уточнен перечень случаев, когда необходима инвентаризация, раскрыто понятие «материально ответственные лица». С проектом ФСБУ можно ознакомиться здесь.
Во время годовой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка (п. 1-3 ст. 11 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99, п. 1.3 Методических указаний):
- всех активов независимо от их местонахождения — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, запасов, товаров, готовой продукции, денежных средств и других финактивов;
- всех обязательств — кредиторской задолженности, займов, резервов, банковских кредитов.
Проверяются имущество и обязательства, учтенные как на балансовых счетах, так и на забалансовых — например, ТМЦ на ответхранении (п. 3.7 Методических указаний). А еще выявляется имущество, которое фактически есть, но почему-то не учтено на счетах. Все несоответствия, найденные в время инвентаризации, необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Сроки проведения годовой инвентаризации:
- активов — в четвертом квартале текущего года;
- обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.
При годовой инвентаризации можно не проверять (п. 1.5 Методических указаний):
- имущество, по которому уже была инвентаризация в текущем году, при условии, что она проведена не ранее 1 октября;
- ОС — их разрешается инвентаризировать раз в три года;
- библиотечный фонд — он проверяется раз в пять лет;
- ТМЦ в компаниях, работающих на Крайнем Севере, при условии, что проведена инвентаризация этих ТМЦ в периоде наименьшего остатка.
Чтобы у проверяющих в дальнейшем не было вопросов, закрепите периодичность инвентаризации в учетной политике.
Инвентаризация состоит из трех основных этапов, а каждый из них включает несколько мероприятий:
- Подготовительный этап — формируем инвентаризационную комиссию, издаем приказ о проведении ревизии.
- Основной этап — проводим ревизию, составляем инвентаризационные описи, сличительные ведомости.
- Завершающий этап — оформляем результаты инвентаризации, обсуждаем ее итоги и принимаем решения.
Пройдемся по шагам и рассмотрим каждое мероприятие.
Подключите Контур.Экстерн и интегрируйте его в свою учетную систему для быстрой обработки, передачи и публикации отчетности
Попробовать
Решите, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а если объем работы большой — несколько рабочих комиссий (п. 2.1-2.2 Методических указаний). В нее входят:
- представители администрации,
- бухгалтеры,
- специалисты (инженеры, юристы, техники),
- сотрудники внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний.
Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя. Но это в идеале. Например, если в маленькой фирме работает пара человек — директор и бухгалтер-кассир, выполнить это требование невозможно.
Максимальное и минимальное количество членов комиссии нормативка не устанавливает, но на практике это не менее трех человек. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что ее результаты признают недействительными.
Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.
Приказ составляется в свободной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22. В нем указывают: сроки инвентаризации, основание проведения (в нашем случае — составление годовой бухотчетности), состав комиссии.
Образец приказа в произвольной форме может выглядеть так:
Изданный приказ зарегистрируйте в специальной книге контроля, например, по форме ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).
Перед началом инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Кроме того, нужно получить от МОЛ расписки о том, что:
- приходно-расходные документы они сдали в бухгалтерию или передали комиссии;
- ТМЦ, за которые они отвечают, оприходованы;
- выбывшие матценности списаны в расход.
Такие же расписки возьмите с сотрудников, которые брали деньги в подотчет или оформляли доверенности на получение имущества.
На этом же шаге проверяется весовое и измерительное оборудование. А помещения, где будет проходить инвентаризация, опечатываются.
Это основной и самый трудозатратный шаг, на котором комиссия выявляет, все ли имущество и финансовые обязательства есть у компании на самом деле.
Как инвентаризировать отдельные активы и обязательства, подробно рассказано в разделе 3 Методических указаний.
Основные средства
Особенности проверки (п. 3.1-3.7 Методических рекомендаций, п. 27 ПБУ):
- Инвентаризируйте собственные ОС, а также находящиеся на ответхранении и арендованные;
- осмотрите объекты, проверьте их технические и эксплуатационные характеристики;
- убедитесь, что есть инвентарные карточки, техническая документация, документы о собственности;
- оценку неучтенных объектов проведите с учетом рыночных цен, а износ — по техническому состоянию объекта;
- ОС, расположенные вне местонахождения компании, проинвентаризируйте до момента временного выбытия;
- посмотрите, нет ли признаков обесценения ОС.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1.
Нематериальные активы
Особенности проверки (п. 3.8 Методических рекомендаций):
- проверьте наличие документов, подтверждающих право на использование НМА;
- корректно и вовремя ли отражены активы в бухучете.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1а.
Финансовые активы
Особенности проверки (п. 3.9-3.14 Методических рекомендаций):
- проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других компаний, предоставленные займы;
- если вы храните ценные бумаги в организации, инвентаризируйте их одновременно с деньгами в кассе. А если в депозитарии — сверьте остатки сумм на счете 58 с выписками хранилищ;
- убедитесь в правильности оформления ценных бумаг и их сохранности;
- оцените реальную стоимость бумаг, учтенных на балансе;
- посмотрите, правильно ли отражены доходы по ценным бумагам в учете;
- проверьте, что все финвложения и займы подтверждены документами.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-16.
Товарно-материальные ценности
Особенности проверки (п. 3.15-3.26 Методических рекомендаций):
- ТМЦ инвентаризируйте в порядке их расположения в помещении. Если они хранятся в разных местах, то после проверки одного помещения оно опечатывается, и комиссия переходит в другое;
- проверка проводится путем пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии завскладом;
- если в период ревизии поступили новые ТМЦ, они принимаются в присутствии комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
- если проверка длится долго, то с разрешения главбуха или руководителя ТМЦ можно выдать материально ответственному лицу в присутствии комиссии.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.
Незавершенное производство
Особенности проверки (п. 3.27-3.34 Методических рекомендаций):
- проверьте фактическое наличие деталей, узлов, агрегатов и незаконченных изделий, находящихся в производстве. Проверка ведется путем подсчета, взвешивания, перемеривания;
- определите остаток НЗП по аннулированным и приостановленным заказам;
- посмотрите, не числится ли в незавершенном капстроительстве оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
- проверьте состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов;
- на законченные объекты, фактически введенные в эксплуатацию, по которым не оформлены документы о приемке и вводе, составьте отдельные описи, указав причины задержки;
- на прекращенное строительство оформите описи с указанием характера выполненных работ, их стоимости, причин прекращения строительства.
Унифицированной формы нет.
Расходы будущих периодов
Особенности проверки перечислены в п. 3.35 Методических рекомендаций: проверьте по документам суммы, обоснованность и документальное подтверждение срока списания РБП.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-11.
Деньги, денежные документы и БСО
Особенности проверки (п. 7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 3.39-3.43 Методических рекомендаций):
- проверьте фактическое наличие денег в кассе, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и др.);
- проверка бланков ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам;
- сопоставьте сумму денежных средств в пути, числящихся на счетах бухучета, с квитанциями банка, инкассаторских ведомостей и др.;
- посмотрите, совпадает ли сумма безналичных средств, отраженных на расчетном, валютном и спецсчетах, с суммами, указанными в банковских выписках.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-15, ИНВ-16.
Расчеты
Особенности проверки (п. 3.44-3.48 Методических рекомендаций):
- Проанализируйте все расчеты — с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетниками, сотрудниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами;
- изучите имеющиеся документы, убедитесь в обоснованности сумм, отраженных на бухсчетах расчетов;
- выявите долги с истекшим сроком исковой давности.
Обратите внимание: с 21 июля 2022 года для проверки взаиморасчетов можно применять электронный акт сверки, утвержденный Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Это удобно и быстро.
Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-17.
Резервы
Особенности проверки (п. 3.49-3.55 Методических рекомендаций):
- проверьте, правильно ли рассчитаны и обоснованно ли созданы резервы: на оплату отпусков, на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы, по расходам на ремонт ОС, по сомнительным долгам, а также других резервов, которые есть в компании;
- проанализируйте, создают ли события, произошедшие в компании, оценочные обязательства.
Унифицированной формы нет.
Все полученные сведения об имуществе и обязательствах вносятся в инвентаризационные описи или акты. Их составляют минимум в двух экземплярах (пп. 2.5-2.7 Методических указаний).
Формы инвентаризационных описей и актов вы можете разработать и утвердить самостоятельно. Но многим удобно пользоваться унифицированными — теми, что приведены в таблице. Их можно найти в приложениях к Методическим указаниям и в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в специальных ведомостях, за образец можно взять форму ИНВ-26 (п. 5.6 Методических указаний).
В ходе инвентаризации могут быть выявлены:
- Излишки. Они приходуются и учитываются в составе доходов по рыночной стоимости.
- Недостача. В пределах установленных норм она списывается на издержки. Порчу и недостачу сверх норм взыскивают с материально ответственных лиц.
- Пересортица. Зачесть пересортицу можно только тогда, когда недостача (излишек) обнаружены (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16-15/016379):
- за один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- по матценностям одного и того же наименования и в одинаковых количествах.
По недостачам, излишкам или пересортице составляются сличительные ведомости, в которых отражают расхождения между данными инвентаризационных описей и бухучета. Можно использовать унифицированные формы ИНВ-18, ИНВ-19.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Попробовать
По итогам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии и оформляется протокол в свободной форме, в котором фиксируются:
- предложения по излишкам и недостачам, возникшим в результате пересортицы;
- пояснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновников;
- список имущества на списание или уценку;
- решения по результатам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
- суммы оценочных резервов (либо указывается, что резервы не создаются).
Члены инвентаризационной комиссии подписывают протокол и передают его руководителю компании, который принимает окончательное решение. На его основании издается приказ об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний):
Далее все документы по инвентаризации передаются в бухгалтерию.
Расхождения, найденные при инвентаризации, должны найти отражение в бухучете. Проводки делают в месяце, в котором закончена ревизия. Результаты инвентаризации за год указываются в годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).
Вот какие могут быть бухгалтерские записи:
| Ситуация | Проводка | Содержание записи |
|---|---|---|
| Выявлены излишки | Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 | Оприходованы матценности, обнаруженные при инвентаризации |
| Обнаружена недостача | Дт 94 Кт 10, 41, 43… | Учтена недостача |
| Размер недостачи — в пределах норм естественной убыли | Дт 20, 23, 44 Кт 94 | Списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли |
| Недостача больше норм естественной убыли (или такие нормы не установлены) | Дт 73 Кт 94 | Недостача отнесена на материально ответственного |
| Недостача взыскана с виновного лица | Дт 70 Кт 73 | Недостача удержана из зарплаты матответственного лица |
| Недостача возмещена виновником | Дт 41, 50, 51 Кт 73 | Виновник внес деньги деньги для погашения долга или вернул ТМЦ |
| Виновник недостачи не обнаружен (или суд не разрешил взыскивать с него деньги) | Дт 91.2 Кт 94 | Списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновника или отказе от взыскания |
| Проведен зачет излишков и недостач товара в результате пересортицы | Дт 41 (аналитика «Товар 1») Кт 41 (аналитика «Товар 2») | Отражена пересортица |
Найденные излишки включите во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также примите выявленное имущество к налоговому учету по стоимости, равной сумме признанного дохода (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).
Недостачу в пределах норм естественной убыли включите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ценностей, по которым не определены нормы естественной убыли, а также недостачу ОС учитывают так:
- если есть виновник, и он готов возместить ущерб (или есть решение суда о взыскании), сумму возмещения отнесите на внереализационные доходы, а стоимость имущества — на расходы (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
- если виновников нет, то списать убыток на расходы можно по документу, подтверждающему отсутствие виновных лиц (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).
Если при покупке потерянных активов вы заявляли НДС к вычету, то при их списании НДС можно не восстанавливать (Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@, п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).
Обнаруженные в ходе инвентаризации основные средства оприходуйте по рыночной стоимости с одновременным признанием дохода на такую же сумму (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 257 НК РФ). Амортизацию по ним начисляйте как обычно. А вот амортизационная премия к таким ОС не применяется.
За не проведение самой инвентаризации ответственности нет, однако могут быть неприятности:
Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году
- аудиторы не дадут безусловно положительное заключение;
- в бухотчетности могут быть недостоверные данные, а это уже повод для штрафа — накажут и саму компанию, и ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ);
- не исключены ошибки в налоговом учете, что может привести к занижению налогов. За это тоже накажут.
| Формы инвентаризационных описей и актов |
|---|
Актуально на: 10 декабря 2020 г.
0
Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Когда инвентаризация не является обязательной, случаи ее проведения, сроки, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Это может быть закреплено, например, в Положении о порядке проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). О том, как составить приказ о создании инвентаризационной комиссии, мы рассказывали здесь. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
В каждом конкретном случае основанием для проведения инвентаризации является соответствующий организационно-распорядительный документ, изданный руководителем. Обычно это приказ о проведении инвентаризации. Как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации и приведем образец заполнения соответствующей формы.
Несмотря на то, что унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), для составления приказа о проведении инвентаризации удобно воспользоваться формой № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации». Именно эта форма обычно предусматривается бухгалтерскими программами. Унифицированную форму приказа о проведении инвентаризации (бланк) скачать в Word можно по приведенной ниже ссылке.
Независимо от того, используется ли унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 или самостоятельно разработанная, в приказе обычно указывается персональный состав инвентаризационной комиссии, конкретизируются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Приведем пример заполнения приказа о проведении годовой инвентаризации (образец 2020).
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
О том, как отражаются результаты проведенной инвентаризации в бухгалтерском учете организации, мы рассказывали здесь.
Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию. Как правильно это сделать, каким образом отразить ее результаты в бухучете, рассказывается в статье.
В каких случаях проведение инвентаризации обязательно
Провести инвентаризацию необходимо (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение № 34н):
- перед составлением годовой отчетности;
- при смене материально ответственного лица;
- при выбытии имущества (продажа, передача в аренду);
- в случае пожара или стихийного бедствия;
- при выявлении фактов порчи имущества;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления;
- при реорганизации и ликвидации компании;
- при преобразовании ГУП или МУП.
Приказ о проведении инвентаризации
Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:
- в произвольной форме;
- используя унифицированную форму № ИНВ-22.
В документе следует указать:
1. Дату составления и номер.
2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).
3. Перечень проверяемых активов и обязательств.
4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).
5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).
6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.
Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний).
Сроки зависят от случая проведения проверки и особенностей деятельности компании.
При установлении сроков годовой инвентаризации необходимо учитывать, что (п. п. 1.5, 2.1 Методических указаний):
- при проведении годовой проверки можно не охватывать имущество, предыдущая опись которого была в IV квартале отчетного года;
- проверку основных средств можно осуществлять один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;
- в компаниях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, сверку остатков товаров, сырья и материалов можно проводить в том периоде, в котором эти остатки минимальны.
Годовую опись имущества обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Завершить годовую проверку необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности.
Сроки проведения инвентаризации при реорганизации (ликвидации) организации устанавливают так, чтобы завершить ее до даты составления передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса (п. 1.5 Методических указаний).
Срок проверки в ряде случаев может быть продлен. Такая необходимость может возникнуть, например, когда количество имущества значительно, оно находится далеко и так далее.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений на такое продление. Однако годовую инвентаризацию и проверку при реорганизации или ликвидации компании надо завершить к определенному сроку.
Срок продлевают приказом генерального директора компании.
Порядок проведения инвентаризации
Шаг 1. Формирование комиссии
Проводить проверку может постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний). Рабочие комиссии создают при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в отношении всего имущества компании.
Приказом можно утвердить состав как одной, так и нескольких комиссий. При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.
Состав определяет генеральный директор организации. В комиссию, как правило, включают:
- сотрудников администрации;
- специалистов бухгалтерской службы;
- работников службы внутреннего аудита;
- сотрудников технических, экономических, юридических подразделений – в зависимости от вида проверяемых активов.
Членами комиссии в случае необходимости могут быть и сторонние специалисты (например, независимые аудиторы, оценщики). Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.
Председателем может быть любой сотрудник компании за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.
Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 Методических указаний).
Шаг 2. Подготовка к проведению проверки
Если объектом инвентаризации выступают матценности или денежные средства, то до начала проверки комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний):
- приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств), которые еще не передавались в бухгалтерию. Их визирует председатель комиссии, делая надпись «до инвентаризации на «__» __________ 20__ г.»;
- расписки о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.
Также на этом этапе необходимо подготовить бланки инвентаризационных описей. Можно разработать их самостоятельно или использовать унифицированные бланки (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4).
Шаг 3. Проведение проверки
Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (п. 2.8 Методических указаний). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие всех членов бригады.
Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 Положения № 34н). При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний).
Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний).
Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.
Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний).
Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации
Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же материально ответственные лица делают отметку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний).
По имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных, составляют Сличительную ведомость (п. 4.1 Методических указаний).
По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Протокол составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих) в документе фиксируют
- предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы на основании объяснений материально ответственного лица о причинах возникновения такой пересортицы;
- причины, по которым недостачи не были отнесены на виновных сотрудников;
- данные об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц;
- выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
- суммы оценочных резервов (по сомнительным долгам, под снижение стоимости запасов и так далее) либо указание на то, что резерв не создается ввиду отсутствия признаков снижения стоимости актива (в протоколе по итогам годовой инвентаризации).
Протокол подписывают все члены комиссии.
В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» следует обобщить результаты проверки. Ведомость можно составить в произвольном виде. В документе необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний).
Допускается составление ведомости по итогам нескольких инвентаризаций, проведенных в течение отчетного периода. Можно детализировать ее вплоть до конкретных расхождений, указанных в сличительной ведомости.
Ведомость учета результатов, вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.
Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируют в приказе (п. 5.4 Методических указаний). В нем необходимо также прописать порядок устранения расхождений, выявленных в ходе проверки.
Бухгалтерский учет результатов проведения инвентаризации
Результаты инвентаризации нужно отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 5.5 Методических указаний). Годовая инвентаризация должна сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.
Результаты проверки следует учесть так:
- зачесть пересортицу по запасам, если выполняются условия для этого;
- списать недостачи;
- учесть излишки.
Зачет пересортицы
Условия проведения зачета недостач и излишков при пересортице (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации):
- излишки и недостачи выявлены за один и тот же период;
- излишки и недостачи возникли у одного и того же материально ответственного лица.
Если оба условия выполняются, можно зачесть излишки и недостачи ценностей одного наименования в тождественных количествах.
При проведении зачета недостач и излишков нужно сделать запись в аналитическом учете: по дебету счета учета ценностей, по которым обнаружен излишек, и кредиту счета учета ценностей, по которым обнаружена недостача.
В количественном выражении зачет следует сделать на меньшее из следующих значений:
- количество недостающих ценностей;
- количество ценностей в излишке.
Если при зачете стоимость недостающих ценностей оказалась ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, разницу включают в прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).
Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, эту разницу относят на прочие расходы (пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
До распределения суммы потерь между счетами можно предварительно учесть ее на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такое распределение нужно произвести до конца года, чтобы на счете 94 не осталось сумм, которые не соответствуют понятию актива.
Бухгалтерские записи могут быть следующими.
Зачет равнозначных излишков и недостачи:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Недостача ценностей одного сорта зачтена за счет излишков ценностей другого сорта |
10 (41, 43) | 10 (41, 43) |
Стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Отражена сумма недостачи, выявленной в результате инвентаризации (с учетом зачета по пересортице) |
94 | 10 (41, 43) |
|
Стоимость недостающих ценностей (с учетом зачета по пересортице) списана в прочие расходы |
91-2 | 94 |
|
На дату получения письменного согласия виновного лица или решения суда о возмещении убытков от пересортицы признан прочий доход в сумме возмещения, подлежащего получению от виновного лица |
73 | 91-1 |
Стоимость недостающих ценностей ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Отражено превышение стоимости зачтенных излишков над стоимостью зачтенных недостач |
10 (41, 43) |
91-1 |
Списание недостачи
Суммы недостач, которые не являются следствием ошибок и не могут быть зачтены излишками по пересортице, учитывают в следующем порядке:
- недостачи в пределах норм естественной убыли отражают проводками по счетам учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи ценностей (пп. «б» п. 28 Положения № 34н);
- недостачи сверх норм естественной убыли или в полной сумме при отсутствии установленных норм списывают в прочие расходы (п. п. 11, 13 ПБУ 10/99).
Сделать это надо в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 16 ПБУ 10/99).
Учет излишков
Выявление излишков зачастую свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении фактов хозяйственной жизни.
Поэтому в первую очередь нужно проверить, не допущены ли ошибки в бухгалтерском учете – возможно, дважды было отражено в учете списание или своевременно не учтено поступление ценностей.
Если ошибка выявлена, то ее следует исправить обычном порядке – в зависимости от того, это ошибка текущего года или прошлых лет.
Если найти ошибку не удалось (например, истек срок хранения первичных документов за период, в котором предположительно была совершена ошибка), то рыночную стоимость найденных ценностей нужно включить в прочие доходы в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проведена инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 5.1 Методических указаний).
Учет результатов инвентаризации расчетов
По итогам инвентаризации расчетов необходимо:
- списать задолженность с истекшим сроком исковой давности;
- при необходимости создать резерв по сомнительным долгам или скорректировать его сумму;
- восстановить ранее списанную дебиторскую задолженность, учтенную на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», если срок исковой давности по ней начал течь заново или получена информация, что имущественное положение должника улучшилось;
- списать с забалансового счета 007 ранее списанную в убыток дебиторскую задолженность, если выполняются условия для этого.
Кто несет ответственность за правильность проведения инвентаризации
Ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации, в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей несет инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний)
Налоговая инспекция может оштрафовать компанию за недостоверность данных учета и отчетности, если установит расхождение учетных данных с фактическими (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП).
