Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.
В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.
Почему небрежные документы попадают на подпись руководителю?
Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.
Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:
- Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.
- Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».
- Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.
И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.
Что такое нормоконтроль?
В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.
Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.
Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.
Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов» отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.
Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.
Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?
Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.
Алгоритм оценки и редактирования проекта документа
Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.
Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.
Этап 1. Как ознакомиться с проектом документа?
Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.
Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.
Этап 2. Как оценить композиционную структуру текста?
Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.
Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.
[1] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2021.
Жизненный цикл проекта документа начинается на этапе его разработки, потом происходит его согласование, подписание (утверждение) и регистрация документа. Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из перечисленных этапов при традиционном (бумажном) документообороте и при электронном.
Что такое проект документа?
Термин «проект документа» используется в ряде правовых актов, например:
- в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536;
- в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452, и т.д.
Но, к сожалению, ни один правовой акт не разъясняет, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству тоже оперируют этим термином, но не дают его определения. Поэтому, отталкиваясь от общепринятых понятий, приведем свое определение:
Проект документа – это предшественник документа, содержащий всю или основную часть речевой информации документа и не обладающий юридической силой.
Этапы и способы подготовки документа
Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, и при их подготовке можно выделить следующие основные этапы:
- разработка проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание (утверждение) документа;
- регистрация документа.
При этом в настоящее время подготовка создаваемых в организации документов может осуществляться одним из двух способов:
- традиционным, когда проект документа изначально готовится на бумаге и передается между участниками на всех этапах в бумажном виде;
- электронным, когда в процессе подготовки документов используется система электронного документооборота (далее по тексту – СЭД).
Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из вышеперечисленных этапов традиционным способом и с использованием систем автоматизации.
1. Разработка проекта документа
Данный этап включает проработку вопроса и подготовку текста будущего документа. Проект документа еще не имеет юридической силы.
Его может готовить один работник или несколько специалистов. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может назначаться рабочая группа для его подготовки или создаваться временная комиссия.
При традиционной технологии проект документа создается на бумажном носителе и оформляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации. При использовании системы электронного документооборота проект готовится в электронном виде, например, в виде файла текстового проекта Microsoft Word, и загружается затем в систему. Некоторые СЭД позволяют разработчикам совместно работать над электронной версией проекта, не покидая своего рабочего места.
2. Согласование проекта документа
Согласование бывает внутренним и внешним.
При внутреннем согласовании проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Они оценивают целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта действующему законодательству и внутренним нормативным документам.
Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» внешнее согласование оформляется реквизитом «гриф согласования». Но в данной статье мы не будем останавливаться на внешнем согласовании подробно, а рассмотрим только процедуру внутреннего согласования.
Отметим, что термины «внутреннее согласование» и «визирование» являются синонимами. А лиц, которые осуществляют внутреннее согласование, часто называют согласующими или визирующими.
Процедура визирования осуществляется от низшего уровня компетенции к высшему.
Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту. Затем разработчик создает новую версию проекта с учетом замечаний. Новая версия проекта документа должна пройти повторную процедуру согласования1.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536
2.7.1.2. …Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
К сожалению, в правовых актах, регламентирующих делопроизводство, работа с проектами документов практически не описывается. В связи с этим работа с проектами документов, в том числе процесс их визирования, в организациях может сильно различаться.
Традиционный способ визирования проекта документа
При традиционной работе существуют два наиболее распространенных способа передачи проекта документа лицам, осуществляющим его визирование: это может делать непосредственно разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).
Если этим занимается разработчик проекта, то он вынужден сам обивать пороги кабинетов визирующих лиц, либо ожидая, когда каждый из них ознакомится с текстом и проставит свою визу, либо оставляя проект у должностного лица или его помощника и оговаривая при этом, когда можно будет зайти за завизированным проектом документа. Получается, что при использовании данного способа передачи проекта документа разработчик тратит достаточно много рабочего времени не на выполнение своих прямых должностных обязанностей, а на «хождение между кабинетами» визирующих и ожидание в этих кабинетах результата согласования. Больше всего времени «съедается» в крупных организациях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных зданиях.
Служба ДОУ может осуществлять передачу проекта визирующим несколькими способами.
Например, для этой цели могут использоваться специальные ячейки, расположенные в службе ДОУ и предназначенные для передачи документов и материалов. Для каждого подразделения отводится отдельная ячейка, в которую кладутся документы, адресованные руководителю и сотрудникам данного подразделения. В этом случае разработчик относит проект в службу ДОУ, где работниками службы ДОУ или непосредственно разработчиком проект помещается в ячейку подразделения, в котором работает первый визирующий. Затем секретарь или ответственный за делопроизводство данного подразделения забирает из ячейки проект документа и передает его на согласование своему руководителю, а после согласования относит проект назад в службу ДОУ. Там проект…
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов “адресат”, “заголовок к тексту” или “подпись”, а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Яна Викторовна Карпова
Эксперт по предмету «Документоведение и архивоведение»
Задать вопрос автору статьи
Понятие проекта документа
Понятие проекта документа используют в разных правовых актах, например:
- Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8.11.2005 г. № 536.
- Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 г. № 452.
При этом, к сожалению, ни один правовой акт не способен разъяснить, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству также используют данный термин, но не дают его определения. В связи с чем, основываясь на общепринятых понятиях, можно дать следующее определение.
Определение 1
Проект документа – это предшественник документа, который содержит всю или основной объем речевой информации документа и не имеет юридической силы.
Этапы и способы подготовки документа
Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, а при их подготовке реализуют следующие основные шаги:
- разработать проект документа;
- согласовать проект документа;
- подписать (утвердить) документ;
- зарегистрировать документ.
При этом на сегодняшний день подготовка создаваемых в организации документов может быть осуществлена одним из двух основных способов:
- традиционный, когда изначально проект документа готовят на бумаге и передают в бумажном формате между всеми участниками и на всех этапах;
- электронный, когда в процессе подготовки документа используют систему электронного документооборота (СЭД).
Далее рассмотрим процессы осуществления работы с проектами документов на каждом из обозначенных выше этапов как традиционным способом, так и с использованием систем автоматизации.
Разработка проекта документа – предполагает процесс проработки вопроса и подготовку текста будущего документа. У проекта документа еще нет юридической силы. Он может быть подготовлен одним работником или несколькими специалистами. Если проект документа касается интересов различных подразделений, то на основании решения руководства организации, может быть назначена рабочая группа для его подготовки, либо создается временная комиссия. При использовании традиционной технологии, проект документа создают на бумаге и оформляют на основании инструкции по делопроизводству организации. Если используется система электронного документооборота, проект подготавливают в электронном формате, и после этого загружают в систему. Отдельные СЭД дают возможность разработчикам проводить совместную работу над электронной версией проекта, не покидая своих рабочих места.
«Основные этапы разработки проекта оформления документов» 👇
Согласование проекта документа может быть внешним и внутренним. В ситуации внутреннего согласования проект документа анализируют уполномоченные должностные лица предприятия. Ими оценивается целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта текущему законодательству и внутренней нормативной документации. Внешним согласованием выражается согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. На основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Внешнее согласование оформляют с использованием реквизита «гриф согласования». Стоит отметить, что понятия внутреннего согласования и визирования являются синонимами. А лица, которыми осуществляется внутреннее согласование, зачастую называются согласующими или визирующими. Процедуру визирования осуществляют начиная с низшего уровня компетенции к высшему. Результат внутреннего согласования оформляется должностным лицом визой, которой выражается согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если должностное лицо имеет ряд принципиальных замечаний, касающихся текста проекта документа, то он указывает их и прикладывает к проекту. Далее разработчиком создается новая версия проекта, учитывая все замечания. Новая версия проекта подвергается повторной процедуре согласования.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которую утверждает приказ Минкультуры России от 8. 11. 2005 года № 536. Если в процессе согласования проекта документа, в него будут внесены изменения принципиального характера, то он должен быть перепечатан и отправлен на повторное согласование. К сожалению, в правовых актах, которыми регламентировано делопроизводство, работа с проектами документов практически не описана. В связи с этим, работа с проектами документов, включая процесс их визирования, может не сильно отличаться в зависимости от предприятия.
При традиционной работе известно два наиболее распространенных способа передавать проект документа лицам, которые осуществляют его визирование: это может делать непосредственный разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления. Если этим занимается разработчик проекта, то ему необходимо самостоятельно нести документ визирующим лицам, или ожидать, когда каждый из них ознакомится с текстом и поставит свою визу, либо можно оставить проект у должностного лица или его помощника, оговорив при этом, когда можно забрать завизированный проект документа. Данный метод предполагает достаточно большие затраты времени не на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей, а на посещение лиц, визирующих документ, а также на ожидание в их кабинетах результата согласования. Больше всего времени теряется в крупных предприятиях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных филиалах предприятия.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
