Телефонный разговор – это неотъемлемая часть делового общения. Большая часть переговоров с партнёрами, коллегами и клиентами происходит именно по телефону. Чтобы такие переговоры были плодотворными, необходимо знать телефонный этикет. Правила существуют для того, чтобы общение было комфортным и собеседникам не приходилось тратить время на поиск общего языка.
Правила хорошего тона при телефонном разговоре
Первое правило этикета – это правильное приветствие собеседника. В этом случае лучше говорить Добрый день, чем Здравствуйте, так как второе приветствие трудно воспринимается на слух. Также можно выделить ещё целый ряд правил.
- Во время разговора под рукой должен быть лист бумаги и карандаш, чтобы при случае быстро записать информацию.
- Разговаривая по телефону, не стоит одновременно пить кофе или принимать есть. Ваш собеседник может подумать, что вы весьма легкомысленно относитесь к разговору.
- Будьте вежливы. В любом случае нужно оставаться вежливым. Недопустимы крики и оскорбления собеседника.
- Если во время телефонного разговора кто-то пришёл домой или в офис, необходимо сразу завершить беседу, назвав причину собеседнику. Надо обязательно договориться о повторном звонке и не забыть выполнить обещание перезвонить.
- Если звонок прервался, то перезванивает инициатор звонка. Если беседу вёл сотрудник компании и клиент, то перезвонить должен представитель фирмы.
- Прежде всего, собеседник обращает внимание на голос. Он должен быть спокойным, не стоит сразу заваливать человека потоком информации, вначале его нужно настроить на беседу. Передавать информацию лучше короткими фразами, чтобы каждое предложение содержало определённую мысль. Переигрывать не нужно, голос должен быть естественным, так как фальшь сразу слышна. Во время разговора во рту не должно быть сигарет, жвачек или леденцов. Речь должна быть грамотная и чёткая.
- Важно внимательно слушать собеседника и поддерживать его речь фразами Да и Понятно. Иногда следует отвечать вопросом на вопрос, активно подталкивая человека к личной встрече.
- По результатам разговора рекомендуется делать небольшие записи в ежедневнике. О чём шла речь, и какие результаты достигнуты.
- Во время разговора нужно внимательно следить за своей интонацией. Она должна передавать собеседнику ваш позитивный настрой и энтузиазм.
- Во время разговора не стоит разваливаться в кресле или на диване. В такой позе голос у человека становится вальяжный и абонент может представить, что вам этот разговор вовсе неинтересен.
- Важно правильно подобрать темп речи, ориентируясь на человека на том конце провода. В любом случае, не стоит забрасывать собеседника информацией, надо дать ему время всё тщательно обдумать.
- Если деловые переговоры ведутся часто, то рекомендуется сделать запись и проанализировать свой голос. Тембр должен быть приятным и располагать к беседе.
- Телефонные переговоры не должны быть дольше 5 минут. Если разговор долгий, то лучше договориться о личной встрече. При звонке нужно сразу уточнить у человека, удобно ли ему разговаривать, если нет, то нужно извиниться и спросить, когда можно перезвонить.
- Если звонков много и на них нет возможности отвечать, лучше поручить отвечать секретарю или вовсе отключить телефон. Если нужно сделать звонок при посетителе, то нужно извиниться и не затягивать беседу.
- Не стоит вести переговоры в шумных местах. Фоновый шум очень мешает правильно воспринимать информацию.
- По этикету заканчивает разговор инициатор звонка. Если речь идёт о беседе сотрудника и руководителя, то заканчивает беседу последний. Попрощаться первой может и женщина. Важно корректно завершить разговор, чтобы оставить хорошее впечатление.
- При звонке назойливого собеседника можно не тратить на него время и завершить разговор, сообщив ему, что вы не можете сейчас продолжить беседу.
Соблюдение этих простых правил поможет расположить к себе людей и сделать телефонный разговор приятным и результативным.
Правильно организованный разговор по телефону помогает быстро достичь цели и избежать неприятных последствий.
Как правильно говорить по телефону на работе
Деловой этикет телефонных разговоров дополняется и некоторыми иными требованиями.
- Рекомендуется заранее готовиться ко всем серьёзным переговорам. Желательно составить список вопросов, чтобы затем не беспокоить собеседника по пустякам.
- Для обсуждения рабочих моментов нежелательно звонить на домашний или личный телефон. Даже если коллега дал вам свой номер, это не повод названивать ему целый день. Но у любого исключения есть правила, если вам сказали звонить в любое время, то сделать звонок можно, но не раньше 8 утра и не позже 11 вечера.
- Если нужно оставить сообщение через автоответчик, то его нужно составить заранее и потом просто прочитать.
- По правилам нельзя звонить слишком назойливо. Всего 5-6 гудков ожидания будет достаточным. Если дозвониться поручено секретарю, то нужно быть готовым быстро включиться в разговор.
- По этикету непозволительно делать звонки раньше 8 утра и позже 9 вечера. В выходные дни не стоит тревожить людей до 11 утра.
Из любого правила есть исключения. Если требуется позвонить слишком рано или поздно, нужно спросить, удобно ли собеседнику разговаривать и чётко изложить суть вопроса.
Как построить беседу
Прежде всего, важно правильно представиться. Обычно пользователь обзванивает несколько компаний и оставляет там заявки. Разговор надо начинать примерно так: «Здравствуйте, Виктор. Меня зовут Иван, компания «Сталькон». Мы занимаемся производством металлоконструкций. Сегодня Вы оставили заявку на изготовление опоры освещения на нашем сайте». И продолжать уточнять до тех пор, пока клиент не скажет: «Да-да, точно, помню».
- В самом начале разговора нужно спросить у собеседника, удобно ли ему сейчас говорить. Стоит помнить, что вежливость и экономия времени клиента – это залог успеха компании. К холодным звонкам это правило применимо не всегда, всё зависит от вида бизнеса.
- Собеседника желательно называть по имени. Каждому человеку нравится, когда к нему так обращаются.
- Вопросы нужно задавать развёрнуто и чётко. Не стоит использовать непонятную стороннему человеку терминологию. Все спорные моменты лучше выяснить сразу, чтобы потом не перезванивать ещё раз.
- В конце разговора нужно спросить у собеседника, не остались ли у него ещё вопросы. Бывает, что у клиента есть вопрос, но он по какой-то причине не может его задать.
Как ответить на звонок
Отвечая на звонок нужно назвать своё имя и наименование организации. Человек должен точно знать, куда он позвонил. Обязательно приветствие, лучше говорить Добрый день, чем здравствуйте, так как первая фраза на слух воспринимается легче.
Будьте позитивно настроены
Разговаривая по телефону, необходимо следить за интонацией голоса. Во время такого общения не видно жестов и мимики, поэтому что-то сказать об абоненте может только его интонация. Собеседник должен чувствовать ваш позитивный настрой. Голос должен быть бодрый, а тон беседы дружелюбный.
Не отвлекайтесь на другие темы
Во время телефонного разговора нужно обсуждать только тот вопрос, с которым обратился клиент. Не стоит рассказывать собеседнику о проблемах иных клиентов компании или переходить на темы, которые совсем не касаются проблемы позвонившего человека.
Все вопросы и ответы должны быть максимально чёткими и полными. Уверенно отвечающий менеджер вызывает доверие, об этом нужно помнить.
Задавайте уточняющие вопросы
Во время беседы нужно задавать уточняющие вопросы. Это позволит сразу выяснить все спорные моменты и избежать повторных звонков. Многие современные смартфоны имеют уникальную функцию записи разговора, при необходимости можно прослушать разговор с клиентом в свободное время.
В конце разговора у клиента нужно уточнить, не осталось ли у него вопросы? Некоторые люди долго думаю, прежде чем что-то спросить или уточнить, и таким вопросом мы сами подталкиваем их к доверительному общению.
Во время телефонного разговора с клиентами не стоит переходить на что-то личное. Общение должно отражать только рабочие моменты.
Как перенаправить звонок
Довольно часто бывает так, что звонишь в какую-то компанию и излагаешь суть вопроса. Сотрудник выслушивает тебя и говорит, что этот вопрос в не его компетенции. Далее вам сообщают, что сейчас звонок перенаправят на нужного сотрудника. И тут приходится всё повторять заново. Знакомая ситуация, не правда ли?
Так вот, компетентный сотрудник никогда не заставит клиента излагать суть вопроса заново, своему коллеге он сам вкратце расскажет, в чём именно проблема. Если же менеджер самостоятельно может оформить заявку или выполнить ещё какую-то работу за клиента, то это будет вообще замечательно. Всё это повышает лояльность клиентов к компании.
Как говорить по телефону в конфликтной ситуации
Если клиент ругается, повышает голос или говорит раздражённым тоном, то это отнюдь не означает, что он неадекватен. Обычно люди ведут себя так, если у них есть проблема, которую они не могут решить длительное время. Да, такое поведение неприемлемо и вы можете совершенно спокойно закончить разговор. Главное не грубить в ответ, а говорить спокойно и чётко.
В данном случае стоит сказать такую фразу: «К сожалению, я не могу продолжать разговор в таком тоне. Хорошего дня. До свидания». После этого можно отключить телефон.
Некоторые клиенты любят перезванивать и пытаются дальше продолжать выяснение отношений. Оператор должен спокойно спросить, чем именно он может помочь. Тут же можно предложить несколько путей решения. В ряде случаев на клиентов это действует успокаивающе и скандал прекращается.
Как завершить деловой звонок
Деловой звонок должен продолжаться не больше 5 минут. Именно за это время нужно успеть решить все важные вопросы. Если нужно более продолжительное обсуждение, то лучше договориться о личной встрече.
Если деловой звонок нужно быстро закончить, то сразу стоит извиниться и сказать собеседнику о причине прерывания разговора (если настоящую причину озвучить нельзя, то можно что-то придумать). Далее спрашивают, когда можно перезвонить повторно и прощаются. Вот тут важно не забыть выполнить своё обещание и повторно позвонить абоненту.
Если все вопросы решены, и деловой звонок просто пора заканчивать, то с собеседником прощаются и говорят, что были рады общению. При необходимости согласовывают время следующей телефонной беседы.
Какие фразы не следует употреблять в деловом общении по телефону
Деловым этикетом не предусмотрено фамильярное обращение. Очень распространённая ошибка называть своего собеседника «женщина», «гражданочка», «мужчина», «барышня» или «девушка». Это очень режет слух. Лучше всего обойтись безличными фразами.
Во время делового общения не следует использовать различные поддакивания типа Да, Угу, Так или Ага. Не стоит употреблять и слова паразиты, которые не лучшим образом показывают вас.
В начале беседы у клиента следует спросить, как его лучше называть и в дальнейшем обращаться к нему по имени.
Памятка для грамотного делового общения
В общем, этикет телефонных переговоров включает несколько важных пунктов.
- Отвечать на звонок необходимо не позже третьего гудка;
- Отвечая нужно назвать фамилию и компанию, в крупных фирмах также называют отдел;
- Если кто-то ошибся номером, нужно отвечать вежливо;
- Перед глазами должен быть план разговора;
- Звонки нужно принимать по очереди, недопустимо одновременно разговаривать с несколькими людьми;
- Вне рабочего времени рекомендуется оставлять включённым автоответчик, со всей актуальной информацией.
Ели нужного сотрудника нет сейчас на месте, то позвонившему человеку стоит предложить свою помощь для передачи информации.
Как правильно разговаривать по телефону — этикет при личном общении
Можно выделить несколько основных правил успешного телефонного общения.
- Важно правильно выбрать время для звонка. Не стоит звонить раньше 9 утра и позже 9 вечера.
- Не забываем про вежливость, здороваемся, представляемся и прощаемся правильно.
- При необходимости уточняем, кто у телефона.
- Не затягиваем разговор дольше 5 минут.
- Не стоит извиняться за беспокойство, если о звонке договаривались, это выглядит глупо.
- Нужно быть корректным и выполнять свои обещания.
- Под рукой должен быть блокнот и ручка.
- Стоит помнить о правиле трёх гудков. Именно в этот период надо взять трубку.
Кроме этого, важно корректно прервать беседу, если это необходимо. Собеседнику обязательно говорят причину, по которой разговор нужно окончить.
https://www.youtube.com/watch?v=J-jJBl6LwZ4
Татьяна
Слежу за новостями на рынке мобильных услуг. Всегда в курсе последних событий
Задать вопрос
Если клиент грубит по телефону, что мне делать?
В этом случае оператор может спокойно отключиться. Но лучше постараться выслушать человека и спросить, чем вы ему можете помочь.
Можно ли позвонить начальнику после 10 вечера, если требуется решить срочный производственный вопрос?
Да, сделать это можно, если решение нужно принять быстро. Во всем правилах есть свои исключения.
Мне на телефон часто звонят незнакомые люди, которые ошибаются номером. Как на это реагировать?
Вежливость никто не отменял. В этом случае человеку просто говорят, что он ошибся номером.
Недавно начала работать в крупной компании и временами теряюсь при разговорах с клиентами. Что делать?
В данном случае рекомендуется набросать на листке бумаги типовые вопросы и возможные ответы. В некоторых случаях это помогает правильно построить беседу.
Общение по телефону, вроде, что может быть проще. Но даже тут есть свои правила, которых следует придерживаться. Знание делового этикета поможет сделать телефонные переговоры комфортными и плодотворными.
Автор
Татьяна
Слежу за новостями на рынке мобильных услуг. Всегда в курсе последних событий
Эти правила я сформировал на основе многолетнего опыта ведения дел в бизнесе, общения с близкими друзьями и не очень близкими знакомыми, которых у меня не мало. Исключение из этих правил – семья, и несколько очень хороших друзей, хотя и там не стоит забывать про вежливость.
1/ А нужно ли вообще звонить? Для начала надо понимать, что телефонный разговор – это живой разговор происходящий в реальном времени, как если собеседники стояли бы друг перед другом. В таком разговоре требуется моментальное реагирование, а времени подумать даётся мало, поэтому, такие обстоятельства могут быть не очень комфорты для делового человека. Если вам и ответят, то вы можете получить быстрый отказ по своему вопросу. Вам это надо? Если есть возможность написать емейл или СМС, то стоит подумать об этом варианте. Человек увидит ваше сообщение, оценит вашу вежливость и ответит тогда, когда у него появится свободное время.
2/ «Вам удобно разговаривать?» – это первое, что надо спрашивать, если вы решили всё-таки позвонить.
3/ Правило трёх гудков. Не надо тарабанить целую минуту в ожидании ответа на звонок, возможно человек сидит на совещании, а зудящий в кармане брюк телефон создаёт ему совсем не нужные звуковые и тактильные проблемы. Ещё хуже, это тарабанить целую минуту, потом когда вызов будет сброшен, снова звонить, и так по кругу несколько раз. Лично я таких людей вообще блокирую. Звонить надо всего несколько секунд – три длинных гудка. После этого, если человек не ответил, нужно отложить телефон и перезвонить через час. Исключение может быть только, если вы звоните своему ребенку, который задерживается из школы.
4/ Всегда перезванивать! Это очень важное правило. К сожалению у нас в России к этому относятся небрежно, а зря. Я завел себе за правило – всегда перезваниваю, если пропустил звонок. Даже если это в конце дня. Разговор в таком случае надо начинать со слов «видел от тебя непринятый вызов», чтобы дать понять человеку, что вы внимательны и ответственны. Что насчет неизвестных номеров? Это решать вам – важно следить за кодом страны и города, что бы случайно не стать спонсором украинской армии. Если ваш телефон используется в бизнесе, указан в рекламе, на Авито или на вашем сайте, то возможно есть смысл перезванивать и на неизвестные номера.
5/ Не задавать сложных вопросов. Не стоит использовать телефон для решения сложных вопросов. Допустим, вам повезло, и вы всё-таки дозвонились, хорошо, но если вы начнете давить на собеседника сразу, то, как я уже отметил в пункте 1, скорее всего вам скажут «нет», хотя у человека возможно и был шанс ответить «да», но вы не дали ему времени подумать, и собеседник ушел из-под давления самым лёгким способом. Представьте что вы звоните заказчику, которому только что послали КП (коммерческое предложение), и говорите «Здравствуйте, я послал вам коммерческое предложение, скажите, вы готовы с нами работать?» На такой вопрос есть большой риск получать отрицательный ответ. Кстати, давить не надо и в семейных делах. Звонит, например, вам жена и говорит: «Зая, мне сегодня надо в 6 часов за продуктами съездить, поможешь?» Вы отвечаете: «Нет, я только заканчиваю работать, в городе будут пробки, давай в 7». А в ответ слышите: «Ты разве не знаешь, что у меня танцы в 7, я не могу, мне что, одной сумки таскать из магазина теперь?». Вот такая нетерпеливая жена рискует получить очень простой ответ «Возьми такси, дорогая, я не могу помочь к сожалению». Если вам всё-таки надо решить какой-то вопрос, дайте человеку шанс подумать, не требуйте ответ, а спросите о времени, когда он может дать ответ. Не заставляйте что-то сделать, а спросите, когда будет удобно это сделать.
6/ Спросить разрешение позвонить. Иногда, если человек слишком важный и серьезный, вообще не стоит ему звонить, а лучше написать СМС или емейл: «Когда я могу вам позвонить?» Часто вежливый человек отвечает сразу или даже перезванивает сам. И если вы получили добро на звонок, тогда вы имеете большое преиумущество – вас готовы слушать.
7/ Если разговор прервался. Такое случается часто, и бывает люди сразу начинают перезванивать друг другу, и у обоих занято, потом ждут несколько секунд, и снова набирают друг друга. Знакомая ситуация? Вот чтобы такого не происходило, надо делать так: если позвонили вы, то вы и перезванивайте сразу. Если звонили вам, то ждите когда вам перезвонят. Если вам никто не позвонил 3-4 минуты, то попробуйте тогда всё-таки сами перезвонить, чтобы убедиться, что вашего звонка не ждут. Возможно у собеседника разрядился телефон и он ищет зарядку.
8/ Сброшенные вызовы. Если пошёл длинный гудок, но вдруг он обрывается и вы слышите короткие гудки – значит вас сбросили. Причины могут быть любые, не фантазируйте о них. Просто отложите свой звонок в ожидании, что вас заметили и вам перезвонят. В крайнем случае, звоните через пару часов, или смотрите пункт 1.
9/ Если не можете ответить. Бывает, что вам звонят, но вы не хотите сбрасывать (ну чтобы не обидеть), тогда на смарфтонах можно нажать кнопку выключения, пропадёт звук вызова, но сам вызов будет продолжаться. За это время вы можете нажать на иконку “Сообщения”, написать СМС типа “сейчас занят, перезвоню позже” и звонящий получит эту СМС-ку сразу после того, как перестанет вам трезвонить.
10/ Время звонков. С 10 до 17 часов – все деловые разговоры. До 21:00 можно звонить только знакомым, до 23:00 – только близким друзьям и только по серьезному вопросу. Круглосуточно – по номеру 112.
Возможно я не предусмотрел все ситуации, но основные вроде бы учёл. Если мы будем более вежливы в общении, тогда и мир наш станет лучше. Если вам понравилась эта запись, то поставьте пожалуйста пальчик вверх и подписывайтесь на мой канал. Если нет, ну что ж … тогда посмотрите другие мои записи.
Если вы стремитесь выглядеть как профессионал в глазах партнеров и клиентов, то исполнение изложенных ниже законов для вас просто обязательно. Рассмотрим нормы телефонного этикета, которым сегодня следуют прогрессивные компании, заботящиеся о своем имидже.
Эти правила телефонного этикета обязательны для каждого сотрудника организации, который:
- отвечает на входящие звонки;
- совершает телефонные звонки от имени компании;
- на которого может быть переадресован звонок клиента.
1. Следите за интонацией своего голоса. При общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%). По телефону мы также передаем собеседнику смысл нашего сообщения с помощью нескольких каналов, только в данном случае закон передачи информации выглядит по-другому. Во-первых, «язык жестов» как бы исчезает, поскольку собеседник нас не видит, а оставшиеся два канала (интонация и слова) передачи информации делят 100% смысла нашего сообщения следующим образом:
- Интонация — 86%;
- Слова — 14%.
Голос передает вашему собеседнику информацию о том, что вы за человек. Вашим голосом вы не только влияете на восприятие, но зачастую и создаете настроение собеседника. При общении по телефону улыбайтесь, будьте полны энергии и энтузиазма. Улыбка и положительное отношение слышатся в интонации.
Не разваливайтесь на стуле и не кладите ноги на стол, общаясь по телефону. Когда человек лежит или полусидит, меняется угол диафрагмы и изменяется тембр его голоса. Поэтому собеседник, даже не видя вас, «услышит», что вы лежите. Это недопустимо — ведь голос человека в таком положении кажется незаинтересованным и полным безразличия.
2. Приветствуйте звонящего. Если вы снимаете телефонную трубку, отвечая на внешний звонок, то, сняв трубку, сразу же поздоровайтесь с позвонившим человеком. Приветствие, конечно же, меняется в зависимости от времени дня, это может быть «Доброе утро (добрый день или добрый вечер)».
Приветствуя звонящего, вы показываете, что его звонок важен для вас и вы ему рады (если это не так, то он не должен об этом знать).
Не уподобляйтесь «телефонным динозаврам», которые, снимая трубку, говорят:
- Алло!
- Да!
- Слушаю!
- Фирма!
3. Представляйтесь по телефону. После приветствия звонящего представьтесь ему, назовите вашу организацию. При приеме внешних звонков используется два подхода, так называемые «минимум» и «максимум»:
- Подход «минимум»: Приветствие + название организации. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка!»
- Подход «максимум»: «минимум» + имя человека, снявшего трубку. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка», Марина слушает!»
Какой из подходов выбрать и использовать, решайте сами. Следование любому из них покажет позвонившим, что вы, и ваша организация — профессионалы.
Помню, позвонил я как-то в одну фирму, а там ответили: «Алло». Я спрашиваю: «Скажите, это фирма ABC?», а мне в ответ: «А вы кто?» Я говорю: «Может, я ваш потенциальный клиент», на что меня уверили: «Наши клиенты нас знают!»… и бросили трубку.
4. На входные звонки отвечайте после 2-го, максимум после 3-го звонка. Это один из законов, на выполнение которого буквально «натаскивают» телефонных операторов, секретарей компаний, работников «горячих линий» и прочий «телефонный» персонал. И вот почему.
Если снять телефонную трубку после 1-го звонка, то у позвонившего человека возникает впечатление, что нам нечего делать: мы скучали в ожидании, когда же наконец нам кто-нибудь позвонит.
Не снимайте трубку после первого звонка: те несколько секунд, которые есть в запасе, позволят вам отвлечься от того, чем вы были заняты, и сосредоточиться на телефонном звонке.
Если дать возможность телефону звонить 4, 5 и более раз, то, во-первых, звонящий начнет нервничать (люди в ожидании ответа по телефону очень быстро теряют терпение), а во-вторых, у него формируется вполне «определенное» мнение о нашей заинтересованности в нем и в клиентах вообще. Впоследствии он уже не поверит убеждениям в нашей способности оперативно реагировать на его потребности и проблемы.
5. Позвонив, не говорите «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…» Это некое подобие национальной болезни. Подозреваю, что это происходит от чрезмерного желания выглядеть вежливым и от неуверенности в себе. Говоря человеку, что вы его тревожите (беспокоите), вы формируете у него нежелательное отношение к себе и своему звонку.
Вы вынуждаете его насторожиться, и сами просите его относиться к вашему звонку как к нежелательному отвлечению от дел. Зачем же самому создавать себе неприятности и говорить собеседнику, мол, «я вас потревожил, нарушил ваш комфорт и сейчас буду приставать со своими вопросами»?
Скажите просто: «Доброе утро (Здравствуйте), вам звонит Марина (Марина Шестакова) из издательства «Форточка».
6. Позвонив, спросите, может ли клиент говорить с вами. У каждого человека есть свой список дел, запланированные встречи, собрания и т. д. Другими словами, когда мы ему позвонили, то вероятность того, что мы оторвали его от дел, очень высока. Особенно это касается звонков на мобильный телефон; наш собеседник может находиться где угодно и быть занятым чем угодно.
Представившись, не переходите сразу к делу, сначала поинтересуйтесь, может ли собеседник разговаривать с вами. Задавая этот вопрос, мы показываем собеседнику, что воспитаны, и что ценим его время. Тем самым мы позиционируем себя в его глазах как профессионала и вызываем уважение к себе.
Есть два способа использования данной рекомендации:
- Представиться + спросить о возможности уделить время + назвать цель звонка.
- Представиться + назвать цель звонка + спросить о возможности уделить время.
7. Переходите к сути своего звонка как можно быстрее. Представившись и попросив о времени для беседы, не тратьте время на бесцельную лирику и бессмысленные вопросы, как:
- Ну и как вам эта жара в городе?
- Что вы думаете о сегодняшнем заявлении нашего премьера?
- Вы видели вчера в новостях…?
- Вы слышали последнюю новость об Ираке?
Общаясь по телефону, деловые люди стремятся быть краткими и не отклоняться от темы. Не раздражайте их разговорами о том о сем, сообщите о цели своего звонка и начните деловой разговор.
Стоит добавить, что исключением из данного правила является общение по телефону с клиентами, с которыми за годы совместной работы у вас развились теплые приятельские или даже дружеские отношения.
8. Использование функции « hold» («удержание»). Практически в каждом телефоне есть функция «удержание», только обозначается она по-разному, в зависимости от производителя аппарата.
Эта функция позволяет в случае необходимости «подвесить» собеседника на линии, не разъединяя при этом соединение. Она используется каждый раз, когда вам в ходе разговора необходимо отложить телефонную трубку и изолировать собеседника от происходящего в вашем помещении (от разговоров, обсуждений, шуток, анекдотов ваших коллег). Например, для того, чтобы:
- зайти в соседний кабинет за необходимой для собеседника информацией;
- распечатать необходимый документ;
- позвать к телефону нужного человека;
- уточнить что-то у коллеги.
Нажав соответствующую кнопку на своем телефоне и активизировав «hold», вы не даете собеседнику возможности слышать то, что происходит у вас в помещении. Если телефонный аппарат подключен к АТС, то в течение «hold» она проигрывает вашему собеседнику запрограммированную мелодию.
Существует несколько правил, связанных с постановкой и снятием собеседника с «удержания»:
- При постановке — спросите, может ли собеседник подождать, и объясните причину необходимости ожидания.
- Например: «Можете ли вы подождать, поскольку для ответа на ваш вопрос я должен связаться с бухгалтерией?»
- При снятии — поблагодарите собеседника за ожидание. Этот шаг позволяет рассеять напряженность и нервозность, которая возникает у любого, кто ожидает. Мы также показываем человека, что он нам важен и мы благодарны ему за то, что он не положил трубку.
Если вы знаете, что придется ждать больше одной минуты, то не оставляйте его на «удержании». Скажите, что перезвоните ему после уточнения интересующей его информации. При ожидании на телефоне даже одна минута кажется несколькими, не давайте собеседнику лишний повод нервничать и злиться.
9. Если спрашивают человека, который отсутствует. Не «отрезайте» позвонившего, просто констатируя факт, что нужный ему человек на выставке (в отпуске, вернется в конце недели) и не вешайте сразу трубку.
Сообщив об отсутствии нужного человека, предпримите две попытки удержать позвонившего. Предложите свою помощь. Например: «Могу ли я вам чем-нибудь помочь?» или: «Может ли вам помочь кто-нибудь другой?»
Если позвонивший человек не соглашается на предложенную помощь, то попросите оставить сообщение.
Звучит это так:
- Что мне передать (отсутствующему коллеге)? Кто звонил?
- Давайте я оставлю (отсутствующему коллеге) сообщение о том, что вы звонили. Представьтесь, пожалуйста.
10. Заканчивая разговор, попрощайтесь с собеседником. Обратите внимание на то, как много людей, заканчивая разговор, просто кладут трубку, даже не попрощавшись.
Сколько раз такое случалось: звонишь в организацию и задаешь человеку, снявшему трубку, вопрос, например: «Скажите, вы в субботу работаете?» В ответ звучит «Да» или «Нет», и разговор прекращается. Однажды я все-таки перезвонил еще раз и спросил: «Почему вы бросаете трубку, у меня еще есть к вам вопрос?» Ответ был: «Надо быстрее говорить!»
В подобной ситуации, прежде чем попрощаться со звонящим, поинтересуйтесь: «Могу ли я ответить еще на какой-то вопрос?», и только получив отрицательный ответ, завершите разговор. Прежде чем положить трубку, попрощайтесь с человеком, скажите ему всего лишь простое: «До свидания».
11. Подстраивайтесь под скорость речи собеседника. Если человек говорит медленно, то и его процесс мышления протекает с той же скоростью. Значит, он внимательно оценивает каждое услышанное и произносимое им слово и тщательно взвешивает полученную информацию перед принятием окончательного решения.
Общаясь с такими людьми, слегка сбавьте темп своей речи. Не обманывайте себя, считая, что чем быстрее будете говорить, тем быстрее ваши собеседники будут соображать. Совсем наоборот, не поспевая за темпом вашей речи, они потеряют ход ваших мыслей и окончательно запутаются.
Человек, который говорит быстро или очень быстро, схватывает мысли на лету и принимает решения без долгих раздумий, возможно даже поспешно. Его раздражает медлительность и неторопливость, он нетерпелив и жаждет действий. Ускорьте темп своей речи, общаясь с такими людьми.
Меняйте темп своей речи; только не переходите ту грань, за которой начинается пародия.
12. Не жуйте, не пейте и не курите, общаясь по телефону. Если вы думаете, что, совершая перечисленные выше действия, вы скроете их от телефонного собеседника, то ошибаетесь. Множество раз я разговаривал с людьми, которые считали, что замаскировали пережевывание пищи или курение, даже не отдавая себе отчета в том, насколько это неприятно звучит по телефону.
Однажды я позвонил клиенту, из ответа которого мне стало понятно, что он жует. Я ему говорю: «Приятного аппетита», а он мне в ответ: «А что, слышно?»
Отложите в сторону свою жвачку (котлету, сигарету).
13. Не извиняйтесь перед собеседником за то, что заняли его время. Эта рекомендация относится и к проведению встреч. Если вы считаете, что оторвали собеседника от важных дел или что отняли его ценное время, то не говорите ему об этом вслух. Сказав «извините, наша встреча (беседа) затянулась, я, наверное, занял ваше время», — вы сами наведете его на мысль о том, что:
- он потерял свое время, общаясь с вами;
- ваше время ничего не стоит;
- вы не уверены в себе;
- вы чувствуете себя виноватым.
Вместо извинения вы можете поблагодарить собеседника:
- Спасибо за то, что нашли возможность встретиться (переговорить) со мной.
- Я понимаю вашу занятость, спасибо вам за время, выделенное на нашу встречу.
Вы показываете, что цените его и его время, но не выставляете себя «виноватым просителем».
14. Использование громкой связи (спикерфона). Не используйте громкую связь без крайней необходимости и без предупреждения и согласия собеседника. При сегодняшнем уровне технологии клиент услышит разницу между общением с вами через трубку и с помощью «спикерфона». Услышав, что вы говорите с ним, используя громкую связь, клиент практически сразу ощутит дискомфорт и насторожится. К тому же он сделает два вывода:
- Этот человек, общаясь со мной, занимается еще чем-то, более важным для него.
- Нас кто-то подслушивает.
Только в крайнем случае рекомендуется использовать громкую связь, и только с согласия собеседника, например: «Позвольте переключить наш разговор на громкую связь, чтобы директор по маркетингу тоже мог принять участие в беседе».
15. Общение с секретарями. Если ваша работа предполагает совершение звонков в организации, то это означает, что вы периодически общаетесь с секретарями этих организаций. Сегодня секретарские должности занимают образованные и квалифицированные люди, являющиеся «лицом компании» и оптимизирующие работу своего начальства. К их мнению прислушиваются, их достаточно высоко ценят как «работников передовой».
Вот несколько рекомендаций по взаимодействию с секретарями:
- Не оскорбляйте, не унижайте и не недооценивайте их. Эти люди зачастую обладают большой властью. Они могут стать либо вашими сторонниками, либо врагами, все зависит от вас. Проявляйте к ним уважение и почтение, и они отплатят вам тем же.
- Относитесь к ним так же, как к своим клиентам. Секретари тоже являются вашими клиентами, они влияют на мнение своего руководства о вас, о вашей компании и вашем продукте. При желании они могут преподнести ваш звонок (факс, письмо) как «очередную выходку назойливого идиота из дурацкой компании». Они могут сделать так, что ваши сообщения «не будут доходить» до получателя.
- Стройте с ними взаимоотношения. Неважно, будете ли вы это делать с помощью букетов, шоколадок или за счет своего уважительного отношения. Запомните одно: завоевав расположение секретаря, вы получаете своего сторонника в организации клиента. Кроме того, никто не знает, менеджером какого направления и в какой компании этот человек станет завтра.
“Разговор по телефону лежит на полдороге между искусством и жизнью. Это общение не с человеком, а с образом, который складывается у тебя, когда ты его слушаешь” (Андре Моруа).
Вступление
Знание основ делового этикета и умение налаживать контакты – это неотъемлемая часть профессионального опыта сотрудников. По статистике, для решения более 50 % деловых вопросов активно применяется телефон.
Опосредованные переговоры во многом отличаются от прямого делового общения. Несоблюдение основ телефонного этикета накладывает отпечаток на имидж и репутацию любой организации. В чем же заключаются основные правила общения по телефону?
5 этапов подготовки к телефонным переговорам
Итог переговоров по телефону во многом зависит от планирования. Результативные звонки не могут быть спонтанными. Подготовку и планирование переговоров можно условно разделить на 5 этапов.
|
Сбор документов и материалов для проведения телефонной беседы. |
|
Определение цели переговоров по телефону (получение информации, назначение встречи). |
|
Составление плана деловой беседы и списка вопросов, которые предстоит задать. |
|
Выбор удобного для собеседника времени. |
|
Положительный настрой не менее важен, чем планирование переговоров. В голосе чаще всего слышно улыбку, усталость или негативные эмоции, что деловой партнер может приписать на свой счет. Для того чтобы голос был «живым», телефонные беседы рекомендуется вести стоя и с улыбкой! |
Правила общения по телефону в деловой сфере
- В начале разговора нельзя использовать слова: «алло», «слушаю», «говорите». Первое и элементарное правило: доброжелательно представиться, отвечая на звонок. Например: «Добрый день. Менеджер Татьяна. Компания «Фортуна».
- Переговоры должны быть краткими. Нельзя обсуждать сделку или другое дело по существу. Для этого необходимо назначать личную встречу.
- Во время разговора передавать трубку много раз – дурной тон.
- Переговоры ведутся только с лицами, принимающими решения.
- Обещание перезвонить следует выполнять незамедлительно, как только решится проблема, или в течение суток.
- Если специалист отсутствует на рабочем месте, возможен обмен информацией с помощью другого сотрудника или помощника руководителя. Содержание сообщения через третьих лиц или на автоответчик необходимо спланировать заранее, соблюдая правила общения по телефону. Секретаря попросить организовать передачу данных и проконтролировать, чтобы они в любом случае дошли до адресата.
- Запись на автоответчик начинают с приветствия, обозначения даты и времени звонка. После краткого сообщения следуют слова прощания.
- Нельзя оставлять без ответа телефонные звонки, так как любой звонок может помочь получить важную информацию или заключить сделку. Трубку поднимать быстро до третьего гудка.
- Разумеется, нельзя отвечать на два телефона одновременно.
10 рекомендаций телефонного этикета
- Вести переговоры быстро и энергично. Четко и внятно излагая аргументы, отвечая на вопросы без продолжительных пауз и неопределенных фраз.
- Пауза может длиться в виде исключения не более одной минуты, если специалист занимается поиском документа. Когда собеседник ждет дольше, он имеет полное право положить трубку.
- Вежливость обязательна для звонков. Ругань и крики в любом случае относятся к нарушению этики общения по телефону.
- При телефонных переговорах не рекомендуется употреблять жаргон, разговорную и ненормативную лексику. Не желательно использовать и терминологию, которая может быть непонятна собеседнику.
- Нельзя прикрывать трубку или микрофон рукой, общаясь с коллегами, так как собеседник, вероятно, услышит этот разговор.
- Заставлять ждать гостя, посетителя, когда вы говорите по телефону – это нарушение делового этикета. В таком случае надо извиниться, озвучить причину и назначить время нового звонка.
- При сбое связи, когда оборвался разговор, заново набирает номер тот, кто звонил. При переговорах представителя компании с клиентом, заказчиком или партнером, представитель перезванивает заново.
- Завершая переговоры, стоит еще раз озвучить совместные соглашения и договоренности.
- Заканчивает беседу и прощается первым, тот, кто позвонил, или старший по должности, по возрасту.
- Искренние слова благодарности незаменимы при завершении разговора. На прощание можно сориентировать собеседника на сотрудничество: «Увидимся завтра» или «Созвонимся в…».
Табу, или Каких выражений следует избегать?
| Нежелательное выражение | Правила общения по телефону |
| «Нет» | Это слово, особенно в начале предложения, «напрягает» собеседника, усложняет взаимопонимание. Несогласие желательно выражать корректно. Например, «Мы пойдем вам навстречу и заменим продукт, но вернуть деньги уже невозможно». |
| «Мы не можем» | Отказать клиенту сходу – значит отправить его к конкурентам. Выход: предложить альтернативу и обратить внимание в первую очередь на то, что возможно. |
| «Перезвоните», «Никого нет», «Все на обеде» | Потенциальный клиент больше не позвонит, а выберет услуги другой фирмы. Поэтому надо помочь ему решить проблему или договориться о встрече, пригласить в офис и т.д. |
| «Вы должны» | Следует избегать этих слов, используя более мягкие формулировки: «Лучше всего сделать…», «Для вас имеет смысл…» |
| «Я не знаю», «Я за это не отвечаю», «Это не моя ошибка» | Подрывает репутацию специалиста и организации. При недостатке информации лучше ответить: «Интересный вопрос. Можно я уточню это для вас?» |
| «Одну секунду подождите, я посмотрю (найду)» | Обман клиента, так как за секунду невозможно сделать дело. Стоит сказать правду: «Поиск необходимой информации потребует 2-3 минуты. Сможете ли вы подождать?» |
| «Я вас отвлекаю?» или «Можно вас отвлечь?» | Фразы вызывают негатив и усложняют общение. Данные вопросы ставят позвонившего человека в неловкую позицию. Предпочтительный вариант: «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете говорить?» |
| Вопросы «С кем я сейчас говорю?», «Что вам нужно?» | Фразы недопустимы, поскольку превращают переговоры в допрос и нарушают правила общения по телефону. |
| Вопрос «Почему…» | Собеседник может подумать, что вы ему не доверяете. |
7 секретов успешных звонков
- Правила разговора по телефону с клиентами предполагают, что результативные переговоры укладываются в 3-4 минуты.
- Поза и интонация так же важны, как и информация, переданная во время беседы.
- Как говорит собеседник? Быстро или медленно. Успешные менеджеры умеют подстраиваться под темп речи клиента.
- Односложные «да», «нет» предпочтительнее поменять на развернутые ответы. Например, клиент интересуется, будете ли вы в пятницу, стоит не только ответить «да», но и сообщить режим работы.
- Если разговор затянулся, то вместо извинений лучше поблагодарить собеседника. Извиняющийся тон правила разговора по телефону с клиентами не допускают.
- Пометки и записи во время телефонных переговоров в блокноте помогут восстановить ход важного разговора. Деловой человек не будет использовать для этого клочки бумаги или листки календаря.
- Особенностью телефона, является то, что он усиливает речевые недостатки. За своей дикцией и произношением нужно внимательно следить. Совершенствовать технику переговоров поможет запись на диктофон и прослушивание своих разговоров с клиентами.
Когда звонит клиент…
Дозвонившийся клиент может и не назвать себя, сразу начав излагать свою проблему. Поэтому необходимо тактично спросить: «Простите, а как вас зовут?», «Из какой вы организации?», «Будьте любезны подскажите номер телефона?»
Правила общения по телефону с клиентами связаны с тем, что передавать стоит только точные сведения, если располагаете необходимыми данными. Клиент, не дождавшийся внятного ответа, больше не обратится в вашу организацию.
Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.
Звонки в общественных местах или на совещании
Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным. Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы.
Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.
Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.
Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.
Деловой разговор по телефону. Пример
Вариант 1
Руководитель: Центр «Сателлит». Добрый день.
Секретарь: Добрый день. Союз потребительских обществ. Морозова Марина. Я звоню по поводу проведения конкурса.
Р: Александр Петрович. Слушаю вас.
С: Есть ли у вас возможность предоставить нам зал на 120 – 130 человек с 15 по 21 марта?
Р: Да. Вы можете забронировать конференц-зал на 150 мест.
С: Спасибо. Это нас устроит.
Р: Тогда будет необходимо выслать нам гарантийное письмо.
С: Хорошо. По почте с извещением можно отправить?
Р: Да, но идти будет дня три.
С: Это долго.
Р: Вы можете выслать его с курьером.
С: Значит, так и сделаем. Благодарю вас за информацию. До свидания.
Р: Всего доброго. Будем рады сотрудничеству.
Деловой разговор по телефону. Пример 2
Менеджер: Здравствуйте. Я бы хотел переговорить с Иваном Сергеевичем.
Директор выставки: Добрый день. Я вас слушаю.
М: Это Балуев Владимир, менеджер компании «Макси Строй». Я звоню по поводу переговоров, чтобы уточнить расценки.
Д: Очень приятно. Что конкретно вас интересует?
М: Выросла ли стоимость экспозиционного квадратного метра?
Д: Да, выросла. Один квадратный метр в павильоне с 1 сентября стоит шесть тысяч рублей, а в открытой экспозиции – три тысячи.
М: Ясно. Благодарю за информацию.
Д: Пожалуйста. Если у вас возникнут вопросы, звоните.
М: Спасибо. Обращусь при необходимости. Всего доброго.
Д: До свидания.
Заключение
Умение применять правила общения по телефону с клиентами становится неотъемлемой частью имиджа любой организации. Потребители отдают предпочтение фирмам, с которыми приятно иметь дело. Эффективное деловое общение – залог успешных сделок, а значит и финансового благополучия предприятия.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Электронные письма, онлайн-чаты, веб-запросы и социальные сети играют большую роль в современном мире, однако разговор по телефону по-прежнему является предпочтительным способом общения для многих людей, когда речь заходит о бизнесе. Сколько раз вы говорили с кем-либо по телефону и думали, насколько непрофессионально звучит собеседник? Убедитесь, что другие не говорят о вас то же самое. Из этой статьи вы узнаете все, что вам нужно знать о профессиональном общении по телефону.
-
1
Держите рядом с собой ручку и бумагу. Отслеживайте звонки, записывая имя человека, а также время и причину звонка. Лучше всего записывать информацию в блокноте для записей с копиркой. Это позволит организовать звонки в одном месте, и если звонили не вам, вы сможете отдать копию предполагаемому получателю.
-
2
Снимайте трубку как можно быстрее. Никто не любит, когда его заставляют ждать. Быстрый ответ показывает звонящему (который, скорее всего, является клиентом), что ваша компания работает эффективно и его звонок важен для вас.
-
3
Представьтесь и сообщите название компании. Например, скажите: «Спасибо, что позвонили в «Мир книг». С вами говорит Антон». Кроме того, спросите собеседника, кто он и откуда звонит, если он не сообщил вам эти детали. Это особенно важно, если в вашей компании действует строгая политика против нежелательных звонков.
-
4
Задавайте правильные вопросы. Соберите как можно больше информации. Это поможет выявить нежелательные звонки. Однако если вы будете допрашивать человека, это может прозвучать как обвинение, особенно если вам нужно задать несколько вопросов. Не стоит звучать как отбойный молоток, поэтому не торопитесь и используйте спокойный и сдержанный тон.
- Звонящий: «Могу я поговорить с Андреем?»;
- Вы: «Могу я узнать, кто говорит?»;
- Звонящий: «Сергей»;
- Вы «Откуда вы звоните?»;
- Звонящий: «Из Казахстана»;
- Вы: «Назовите, пожалуйста, имя вашей компании»;
- Звонящий: «Это личный звонок»;
- Вы: «Андрей ожидает ваш звонок?»;
- Звонящий: «Нет»;
- Вы: «Хорошо, я попробую вас соединить».
-
5
Исходите из предположения, что в вашей организации прослушивают телефонные разговоры. Компании, которые отслеживают входящие звонки, как правило, сообщают об этом в начальной голосовой записи. Даже если в вашей фирме это не принято, все равно считайте, что вас прослушивают, так как это поможет вам говорить наиболее профессиональным тоном. Если же звонки записываются, возможно, у вас получится прослушать их, чтобы понять, как вы звучите по телефону, и при необходимости внести изменения.
Реклама
-
1
Спрашивайте, прежде чем ставить человека на удержание, и дождитесь его ответа. Большая проблема многих компаний заключается в том, что они оставляют абонентов на удержании слишком долго. Если не считать людей, достигших просветления, большинство из нас не любят находитесь в ожидании. Также у людей есть склонность думать, что ожидание длилось в два раза дольше, чем это было на самом деле. Если отвечать максимально быстро, это сократит вероятность столкнуться с раздраженным собеседником после возвращения!
-
2
Убедитесь, что предполагаемый получатель хочет принять вызов. Если звонящий спрашивает конкретного человека, скажите, что попробуете соединить их, прежде чем включать удержание. Потом проверьте, что получатель: а) доступен и б) готов говорить с этим человеком. В противном случае обязательно подробно расспросите о цели звонка, чтобы передать сообщение.
-
3
Отвечайте грамотно. Используйте полные и логично построенные предложения, не вставляйте сленговые выражения, а также говорите «что», а не «че».
-
4
Обращайте внимание на свой голос. Именно с помощью тона звонящий определяет ваши истинные намерения. Как при личном общении, так и при разговоре по телефону, тон передает больше, чем слова, которые выходят из рта. Ключ к профессиональному общению по телефону — это внутренняя улыбка!
- Это замечание об улыбке впечатлило высшее руководство колл-центра, и они разместили маленькие зеркала на каждом рабочем месте, со словами: «То, что вы видите,— это то, что они слышат!».
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Патрик Муньос — международно признанный тренер по голосу и речи, специализирующийся на публичных выступлениях, силе голоса, акцентах и диалектах, избавлении от акцента, озвучании, актерской речи и речевой терапии. Работал с такими клиентами, как Пенелопа Крус, Ева Лонгория и Розалин Санчес. Был признан лучшим тренером по голосу и диалектам в Лос-Анджелесе по версии журнала BACKSTAGE, работает на компании Disney и Turner Classic Movies, является членом Ассоциации тренеров по голосу и речи.
Четко выговаривайте слова и устанавливайте контакт с помощью голоса. Во время профессиональных звонков нужно говорить медленно, четко проговаривая каждое слово. Говорите уверенным голосом, обращаясь к другому человеку, чтобы установить эмоциональную связь.
-
5
Упоминайте имя звонящего, когда это возможно. Это демонстрирует индивидуальный подход и внимание к собеседнику. «Мне очень жаль, Петр, но Алексей сейчас недоступен. Могу я вам чем-нибудь помочь или же мне передать сообщение?».
-
6
Если вы звоните кому-либо, в первую очередь представляетесь. Например, скажите: «Это Мария Остах звонит Леониду Парфенову». Однако не разглагольствуйте. Переходите прямо к делу, не вдаваясь в ненужные подробности.
-
7
Завершайте разговор профессионально. С искренностью в голосе скажите: «Спасибо, что позвонили. Хорошего вам дня!».
Реклама
-
1
Практикуйте навыки активного слушания. Не спорьте и не перебивайте клиента, даже если человек ошибается или вы знаете, что он собирается сказать дальше. Позвольте звонящему выговориться. Активное слушание выстраивает хорошие отношения и значительно помогает успокоить разгоряченного собеседника. [1]
-
2
Понизьте голос и говорите ровным тоном. Если клиент начинает повышать голос, начинайте говорить медленнее и ровным голосом. Спокойное поведение (в противопоставление взволнованному или возбужденному) может значительно поспособствовать тому, чтобы успокоить человека. Не реагируйте в ответ на громкий голос или раздраженный тон — этим вы поможете сердитому или расстроенному человеку взять себя в руки.
-
3
Установите хороший контакт через сопереживание. Поставьте себя на место клиента. Дайте звонящему понять, что вы слышите его разочарование и недовольство. Одно это может значительно помочь в том, чтобы успокоить человека. Это называется «словесное кивание», и оно помогает звонящему чувствовать, что его понимают.
-
4
Не расстраивайтесь и не злитесь. Если клиент оскорбляет вас или ругается, сделайте глубокий вдох и продолжайте вести себя так, как будто вы этого не слышали. Ответив в той же манере, вы ничего не решите, а, скорее, еще больше усугубите ситуацию. Лучше напомните клиенту, что вы хотите помочь ему и что вы — его лучший шанс решить проблему. Зачастую это заявление помогает разрядить обстановку.[2]
-
5
Не принимайте это на свой счет. Придерживайтесь главного вопроса и не переходите на личности, даже если это делает сам клиент. Помните, что человек не знает вас, и он просто вымещает на вас злость как на представителе компании. Мягко возвращайте разговор к проблеме и к тому, как вы собираетесь ее решить, а также старайтесь игнорировать комментарии относительно вашей личности.
-
6
Помните, что вы взаимодействуете с человеком. У всех нас бывают плохие дни. Возможно, ваш собеседник поссорился с супругой, получил штраф за нарушение правил дорожного движения или переживает полосу неудач. В той или иной степени мы все оказывались на его месте. Постарайтесь сделать его день лучше, сохраняя спокойствие и невозмутимость, — от этого и вы тоже почувствуете себя хорошо!
Реклама
Советы
- Не жуйте жевательную резинку, не ешьте и не пейте во время разговора по телефону.
- Не используйте «ага», «гм», «типа» и другие слова-паразиты.
- Не используйте кнопку отключения звука. Ее следует нажимать только тогда, когда требуется дополнительная помощь от руководителя или наставника.
- Никогда не используйте нецензурную лексику, разговаривая по телефону.
Реклама
Предупреждения
- После того, как вы разберетесь с проблемной ситуацией, имейте в виду, что следующий абонент — это другой человек. Отпустите все эмоции, которые, возможно, вспыхнули в вас из-за предыдущего звонка.
- Представителям клиента следует брать пяти- или десятиминутный перерыв после обработки сложного звонка.
- Помните, что не все понимают азбуку профессионализма. Тем не менее, проявляйте любезность, даже если это не взаимно.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 12 506 раз.
