Как правильно составить шахматку

Что такое шахматная ведомость

Шахматная ведомость — один из регистров бухучета. Он нужен, чтобы подытожить все операции в периоде и проверить правильность составленных проводок. 

Регистр представляет собой таблицу, по строкам и столбцам которой идут бухгалтерские счета, которые использует предприятие. По строкам отражаются дебетовые обороты, по столбцам — кредитовые.

По смыслу шахматка очень близка к оборотно-сальдовой ведомости, про которую можно прочитать в нашей статье. Но сводная шахматная ведомость составляется гораздо реже, и вот почему:

• это «тяжелый» инструмент: для крупных предприятий со сложным бухучетом и множеством счетов, субсчетов и прочей аналитики, шахматка превращается в огромную таблицу, которую сложно прочитать; ОСВ гораздо лаконичнее;
• сводная ведомость показывает только обороты по счетам, остатки в ней не фигурируют, поэтому сложно сделать вывод о произошедших изменениях;
• многие бухгалтеры не формируют шахматную ведомость, считая этот регистр устаревшим, и предпочитают ОСВ;
• на практике даже банки и инвесторы не запрашивают шахматку, анализ деятельности компании им гораздо проще провести по оборотке.

Как заполняется шахматная ведомость

Заполняется шахматка на основе бухгалтерских проводок. Поэтому без знаний бухучета составить сводную ведомость трудно. Например, покупка материалов оформляется такой проводкой:

В шахматке эту операцию отразим следующим образом. По строкам находим счет 10 и ищем клетку, где он пересекается со счетом 60, в нее и вписываем сумму проводки. Получается, что 50 000 рублей будет в кредитовом обороте счета 60 и в дебетовом обороте счета 10. Соблюдается главное правило бухучета — кредитовый и дебетовый обороты равны.

Пример заполнения шахматной ведомости

Разберем составление шахматки на примере. ООО «Хлебный край» за январь 2020 года совершил следующие операции:

• закупил и оплатил муку на 250 000 рублей;
• получил краткосрочный займ на 400 000 рублей;
• начислил и выплатил зарплату пекарю — 30 000 рублей;
• начислил и выплатии зарплату директору — 40 000 рублей;
• купил и оплатил новую хлебопечь за 390 000 рублей.

До составления шахматки посмотрим на проводки, которые должен сделать бухгалтер.

Теперь заполним шахматную ведомость.

Разберем заполнение шахматки по каждой операции:

1. Дт 10 Кт 60 — ищем пересечение строки 10 и столбца 60, вписываем сумму 250 000 рублей;
2. Дт 60 Кт 51 — оплату вносим в ячейку на пересечении строки 60 и столбца 51, вписываем 250 000 рублей;
3. Дт 20 Кт 70 — ищем пересечение строки 20 и столбца 70, указываем — 30 000 рублей;
4. Дт 26 Кт 70 — смотрим пересечение строки 26 и столбца 70, вносим — 40 000 рублей;
5. Дт 70 Кт 51 — пересечение строки 70 и столбца 51, сумма — 70 000 рублей;
6. Дт 51 Кт 66 — ищем клетку на пересечении строки 51 и столбца 66, сумма — 400 000 рублей;
7. Дт 08 Кт 60 — покупку новой печи вносим в пересечение строки 08 и столбца 60;
8. Дт 60 Кт 51 — сумма оплаты фиксируем в клетке на пересечении строки 60 и столбца 51;
9. Дт 01 Кт 08 — пересечение строки 01 и столбца 08.

Далее считаем итоговые суммы по каждой строке и столбцу. Таблица заполнена верно, если сумма строки «ИТОГО КРЕДИТ» равна сумме по столбцу «ИТОГО ДЕБЕТ».

Контролируйте движения по проводкам и изучайте шахматную ведомость в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Система автоматически формирует бухгалтерские регистры. Всем новичкам дарим 14 дней бесплатного доступа в подарок.

Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк шахматной ведомости .xlsСкачать образец заполнения шахматной ведомости .xls

Кто обязан составлять шахматную ведомость

Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:

• использует упрощенный учет и отчетность по налогам и бухгалтерии,
• мемориально-ордерную форму,
• считают данный вид аналитического учета устаревшим.

Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.

Зачем нужна шахматная ведомость

По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.

Правила оформления ведомости

Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.

Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.

Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.

Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.

Пример составления ведомости

В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.

1. Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
2. Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
   • обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
   • по дебету – в вертикальные столбцы.

   Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.

3. В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.

Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.

В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.

После составления шахматной ведомости

После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.