5 августа 2021
Мария Мариничева
Методолог, бизнес-тренер по управлению личными и корпоративными знаниями, 22 года практики и 40+ успешных проектов, автор книги «Управление знаниями на 100 %», награждена почётным сертификатом МОК за новый подход к обмену знаниями, извлечению уроков и научению на опыте
Компании используют десятки терминов и понятий. Часто они имеют отраслевую специфику. Но даже если так, каждая компания «говорит на своём языке». Термины и их описания важны для лучшего понимания бизнес-процессов, они облегчают взаимодействия, коммуникацию, совместную работу. Разговаривать на одном языке нужно и для успешных контактов с внешними контрагентами (партнёрами, подрядчиками).
Я несколько раз создавала Словари Терминов в компаниях. Самый масштабный из них — Словарь Терминов Олимпийских Игр, мы разработали его в Оргкомитете Сочи 2014. Это компания-организатор Олимпийских и Паралимпийских Игр в Сочи в 2014 году. В Оргкомитете я руководила департаментом управления знаниями. Эту инструкцию буду иллюстрировать скриншотами того самого проекта.
Зачем и когда нужен?
Если суммировать уже сказанное выше, Словарь Терминов вам поможет в случае:
- Если уже были ошибки и упущенные выгоды из-за разного понимания терминов и понятий
- Когда одни и те же термины используют разные бизнес-направления и вкладывают в них свой смысл
- Когда в команде или компании происходят изменения и важно одинаково понимать смысл новшеств
- Если тезаурус проектов — скорее, формален, и термины не обсуждаются в команде
- Если ваша команда многофункциональна, и её состав меняется от проекта к проекту
- Чтобы «говорить на одном языке» с партнёрами и клиентами — и хорошо понимать друг друга
- Если вы хотите улучшить взаимопонимание и взаимодействия в команде и компании
- В любых других случаях, когда словарик терминов повысит результативность ваших проектов и бизнес-процессов
С чего начать?
Начинайте с определения цели и понимания результатов. Например, для этого можно использовать чек-лист из утверждений выше. Возможно, вы дополните его и своими причинами. Оцените каждую по пятибалльной шкале. Попросите коллег также заполнить этот чек-лист. Обсудите и проанализируйте результаты: какие утверждения набрали максимальные веса? Это и есть цель создания вашего словарика.
Кейс
Организация и проведение Игр — очень масштабный проект, в котором участвуют 60+ бизнес-направлений компании. А также множество партнёров и подрядчиков. И все должны работать слаженно, как одна большая команда. Тогда и Игры пройдут без сбоев, как швейцарские часы. Такой большой команде просто необходимо «говорить на одном языке».
Сотрудники ответили в опросах, что хотят лучше понимать друг друга, чтобы взаимодействовать более результативно. А встречи и проекты с партнёрами показали, что стороны «говорят на разных языках» и плохо понимают друг друга. Поэтому ошибки и срывы сроков не редкость, нарушения договоренностей также случаются часто. Так что, Словарь Терминов решит, по крайней мере 5 задач из чек-листа выше. Все бизнес-направления поддержали идею и цели.
«Не являясь директивной, Терминология призвана в перспективе привести к унификации «Языка Игр» и способствовать улучшению взаимопонимания между участниками», так было написано в официальном документе Оргкомитета. И проект начался.
Внимание!
Не приступайте к созданию Словаря, пока не определили цели (и задачи). Они, в свою очередь, должны быть понятны и приняты конечными потребителями.
Теперь поговорим о результате. Оценить и измерить качество Словаря очень важно. Иначе — как вы поймёте, что он сделан наилучшим образом и действительно полезен? Результат можно измерить тремя способами. Самый простой — по его посещаемости. Например, по количеству посетителей в период времени, продолжительности использования одним посетителем, идей и предложений, словом — по вовлечённости его пользователей.
Начинайте с определения цели и понимания результатов
Второй способ — проведите командную короткую сессию «извлечения уроков». Например, по простой схеме After Action Review (Разбора Полетов). Соберитесь вместе с пользователями и ответьте на три вопроса: что мы планировали (подробно)? Какой результат получили? Что нужно изменить?
И третий — оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях. То есть оцените целевые результаты. Изменилась ли ситуация к лучшему? Спросите об этом пользователей и всех заинтересованных. Подробнее про измерения и оценки Словаря читайте дальше.
Для полноты картины используйте все три способа.
Внимание!
Планируйте оценку, анализ результатов и нужные метрики заранее, на самом начальном этапе.
10 простых шагов для создания отличного словаря
В Оргкомитете Сочи 2014 мы создали Словарь Терминов примерно за 2 месяца при количестве бизнес-направлений около 55. После завершения такого проекта обычно следует процесс регулярной актуализации и «докручивания» Словаря.
Перед нами дорожная карта создания Словаря, который будет очень полезен вашей компании. Следуйте по карте, и вы создадите удобный и ценный Словарь Терминов.
Рисунок 1. Маршрутная карта создания Словаря Терминов
Кейс
Именно так мы и действовали в Оргкомитете. Прежде всего, мы описали алгоритм создания Словаря (примерно такой, как на Рисунке 1) и представили его вице-президентам и директорам, чтобы получить их поддержку. Теперь, когда мы вовлекли заинтересованные стороны, можно было приступать к сбору терминов.
Шаг 2. Собираем команду
Оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях
Поскольку о цели мы уже поговорили, переходим ко второму шагу. Очень частая ошибка — не привлекать будущих пользователей к созданию продукта. Обязательно советуйтесь с ними и по возможности максимально вовлеките их в процесс. Например, вы можете еженедельно проводить короткие встречи, покажите, что уже сделано, спросите совета и рекомендаций.
Но, даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях. Хорошо бы провести для этого kick-off проекта с участием будущих пользователей.
Кейс
В Оргкомитете к тому времени уже сложилась группа сотрудников из всех бизнес-направлений, неравнодушное активное меньшинство, агенты изменений. Так началось формирование профессионального сообщества Координаторов Знаний. Сбор терминов и понятий своего бизнес-направления и создание Словаря Терминов стали одними из первых задач будущих Координаторов.
Внимание!
Вовлекайте будущих пользователей Словаря в его создание. Тогда вы избежите риска ошибок и неприятия ими конечного продукта.
Шаг 3. Собираем термины
Приступаем к созданию словаря. Для начала создадим простой шаблон для сбора и описания понятий. Это упростит задачу бизнес-направлениям и значительно сократит ваше время по обработке терминов.
Например, используйте вот такой. На этом скриншоте четыре термина бизнес-направления управление знаниями. Словарь Терминов в Оргкомитете был двуязычным.
Рисунок 2. Шаблон для Словаря Терминов, пример бизнес-направления управление знаниями
Внимание!
Обязательно создайте простой шаблон, чтобы бизнес-направления его заполнили. Это упростит задачу для всех участников, в том числе и для вас.
Даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях
Если у вас уже есть команда «амбассадоров», как это было у нас, проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки.
Создайте возможность для коммуникаций с вами — для вопросов и консультаций. Подумайте о мотивации — почему соучастие в создании Словаря важно «амбассадорам»? Кто-то хочет активно участвовать в жизнь компании, кому-то важно признание, а кто-то будет рад символическим вознаграждениям. Можно устроить конкурс на «самого быстрого (или результативного) «амбассадора» с небольшими призами. Другими словами, когда у вас есть помощники, вы запускаете процесс, а затем собираете результаты. Это упрощает задачу и повышает качество результата.
Внимание!
Подумайте о мотивации ваших соучастников, как их поощрить и наградить. Возможно, спросите самих соучастников — что для них важно?
Кейс
Так и было в Оргкомитете Сочи 2014. Наши «амбассадоры», будущие Координаторы Знаний, получили шаблоны и отправились в свои бизнес-направления — собирать термины. В течение двух недель они собрали и описали больше 900 терминов и понятий. Мы анонсировали эту активность и продвигали будущих Координаторов Знаний, чтобы они чувствовали важность задачи и свою сопричастность. Заполненные шаблоны они прислали нам — в департамент управления знаниями.
Если такого сообщества помощников у вас пока не сложилось, вероятнее всего, придется договариваться с руководителями бизнес-направлений. Они предложат кого-то из сотрудников.
Внимание!
Максимально сократите время, необходимое бизнес-направлениям для заполнения шаблона. Хорошо бы сразу привести примеры описаний.
Шаг 4. Анализируем термины и понятия
Тем или иным способом вы получили заполненные шаблоны с терминами. Проанализируйте их — есть ли повторения? Одинаковые толкования разных терминов? Одни и те же термины, но с разным толкованием? Именно все они и есть предмет следующего и очень важного этапа работы — согласования и поиска формулировок, принятых разными бизнес-направлениями. Выпишите все спорные термины. Назначьте время для обсуждения.
Кейс
В Оргкомитете Сочи 2014 первоначально мы собрали 940 терминов и понятий. В конечную версию Словаря 700 из них. Около 200 понятий после анализа были объединены или исключены.
Внимание!
Проанализируйте список, выделите спорные термины, пригласите авторов на встречу.
Проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки
Шаг 5. Уточняем формулировки
Описания терминов должны быть максимально понятны и просты. Термины нужны для облегчения взаимодействий, а не для сложностей взаимопонимания. Поэтому спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами. И здесь вам потребуется мастерство модерации и немного фасилитации, чтобы создать условия для результативного обсуждения.
Со спорными терминами можно поступить двумя способами. Если это возможно — переформулировать термин, чтобы учесть все его характеристики и толкования. Это получится, когда речь идёт об одном и том же понятии, но его рассматривают с разных сторон. В этом процессе важно участие руководителей бизнес-направлений.
Иногда один и тот же термин означает разные понятия или процессы. Если не удаётся договориться, можно включить в Словарь два термина с аббревиатурами бизнес-направлений.
Внимание!
Обязательно обсудите и переформулируйте спорные термины с участием заинтересованных сторон.
Шаг 6. Пишем ТЗ
Понимаю, что написать ТЗ умеет не каждый. Но в случае со Словарём это несложная задача. Представьте себя на месте пользователя и опишите его шаги и нужные результаты. Сколько кликов он должен сделать, чтобы зайти в Словарь? Как должен выглядеть интерфейс, что на нём будет отображено? Какой функционал должен быть доступен? Обычно есть права «смотреть» и «редактировать».
Сами термины и понятия можно расположить в алфавитном порядке, а можно разбить по бизнес-направлениям. В Оргкомитете Сочи 2014 мы применили второй способ.
Содержание вашего ТЗ может быть примерно таким.
Рисунок 3. Содержание ТЗ Словаря Терминов
Кейс
Интранет-портал Оргкомитета, включая более 20 инструментов, мы делали на SharePoint. Бизнес-направление «управление знаниями» стало заказчиком портала и только через два года, когда портал был почти готов, мы передали его внутренним коммуникациям. Поэтому и Словарь Терминов также был сделан на SharePoint. Это происходило так. Вместе с нашими «амбассадорами» мы писали ТЗ для Словаря (каким он должен быть, его свойства и качества). Бизнес-направление информационные технологии помогало его правильно сформулировать. И уже после этого уже готовое задание мы передавали подрядчикам. Таков был официальный порядок работы.
Внимание!
Подумайте, как максимально упростить использование Словаря и сделать его доступным для всех, кому он важен. Учтите это при написании ТЗ.
Шаг 7. Определяем правила обновления
Словарь, как и язык, изменяется. Возникают новые понятия, некоторые термины не используются, а часть может со временем приобрести другой смысл. Чтобы Словарь оставался живым, его нужно актуализировать. Можно делать это регулярно, раз в полгода, или же по необходимости.
Кейс
В Оргкомитете мы составили документ с описанием правил дополнения и обновления Словаря. И даже нарисовали схему бизнес-процесса его актуализации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Описание бизнес-процесса обновления Словаря Терминов
Я очень рекомендую визуализировать бизнес-процессы. Это не займёт много времени, а результат очень наглядный, он понятен и хорошо воспринимается. Как пример — схема из Оргкомитета. Хотя, это и не лучший вариант. Самая главная цель описания процесса — понимание, простота и чёткость обновления. Поэтому и схема должна быть наглядной, простой, красивой.
В Оргкомитете за актуализацию Словаря отвечали Координаторы Знаний.
А вот так могут выглядеть поля для обновления Словаря:
Рисунок 5. Обновление Словаря Терминов
Внимание!
Обязательно определите правила, опишите процесс и назначьте ответственных за обновление.
Шаг 8. Разрабатываем и публикуем словарь в общедоступном пространстве
Этот шаг — как подведение итогов всех предыдущих действий. Вы собрали, проанализировали, обсудили термины и понятия компании. Описали порядок их обновления. Написали ТЗ и передали его в работу. И теперь нужно разместить Словарь на сетевом ресурсе, например, в Интранет. Для него не нужно специальных технологий, используйте те, что уже есть.
Затем вы регулярно смотрите версии Словаря, чтобы тестировать их и постепенно привести к вашей задумке. Например, как на Рисунке 6.
Рисунок 6. Словарь Терминов на Интранет портале
Спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами
Шаг 9. Информируем всех-всех-всех
Если вы думаете, что слава о Словаре разлетится по компании с помощью сарафанного радио, то я вас разочарую. Впоследствии так оно и будет, но не на первых порах. Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны. Чаще всего их не больше 10–12%.
И здесь вам снова понадобиться сообщество ваших единомышленников, которые соучаствовали в создании Словаря. Используйте их (в хорошем смысле) как «амбассадоров» и тестировщиков. Ведь они участвовали в его создании, а значит, наверняка будут и активно использовать.
Отнеситесь к этой задаче как к продвижению изменений.
Кейс
В Оргкомитете, без сомнения, Координаторы Знаний стали «амбассадорами» Словаря, как впоследствии ещё около 20 инструментов, которые мы вместе создали на Интранет-портале. Мы и сами рассказывали про новый инструмент при каждом удобном случае. И уже через пару недель включили Словарь в обязательную программу для новичков Knowledge Management Induction (Введение в управление знаниями). В дальнейшем, когда сообщество Координаторы Знаний было создано уже официально, в обязанности каждого координатора включили и помощь в использовании Словаря, равно как и ответственность за его актуализацию.
Конечно, наличие «амбассадоров» не отменяет другие результативные коммуникации — рассылки, короткие презентации, листовки в самых популярных местах (кафе, кухня, лифтовые холлы). Используйте каналы коммуникации, уже принятые в вашей компании.
Когда мы разрабатываем другие полезные инструменты, то пользователей просто необходимо обучить их использованию. В случае со Словарем, а это простой инструмент, можно ограничиться наглядной презентацией.
Шаг 10. Анализируем и оцениваем результаты
Итак, мы создали Словарь Терминов, и теперь важно протестировать и оценить его результативность. Тогда будет понятно — нужен ли этот инструмент (вдруг мы переоценили его важность?), а также насколько хорошо мы его сделали. Можно попросить добровольцев, необязательно из числа вашей группы поддержки, тестировать Словарь и найти как можно больше возможностей для его улучшения. Для этого хорошо организовать конкурсы или викторины.
Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны
Кейс
В Оргкомитете мы не проводили специальных тестов, а сразу запустили Словарь для общего использования. Это было из-за 100% уверенности в его нужности и срочности задачи. Словарь очень ждали все бизнес-направления. Не случайно он стал первым инструментом Интранет-портала. Результативность Словаря мы измеряли двумя способами. Во-первых, наблюдали за вовлечённостью посетителей. Мы заметили, что первые две-три недели на страницу Словаря Терминов заходили примерно 25% сотрудников. В основном, это были те, кто принимал участие в его создании. Стало понятно, что Словарь недостаточно хорошо известен. Тогда мы провели еще две–три акции — короткую презентацию Словаря для всех желающих (участвовали примерно 35% сотрудников), а также рассказали о нем на общем собрании. Посещаемость повысилась до 45%. Постепенно, с приходом новичков она росла и достигла 60%.
И тогда мы попросили этих посетителей ответить на три простых вопроса. с оценкой по шкале 5 баллов. Часто ли они используют Словарь? Удобно ли его использовать? Помогает ли Словарь Терминов в их работе? Мы также попросили рассказать короткие кейсы, когда Словарь сделал их работу более успешной. 90% участников опроса (а это были 60% сотрудников Оргкомитета) оценили Словарь на 8–9 баллов из 10, 15 человек прислали свои идеи и предложения. Мы также получили 5 историй, когда Словарь помог выполнить работу лучше.
Подводим итоги
В момент создания Словаря Терминов в Оргкомитете он включал 940 терминов и понятий. В конечную версию вошли 700 из них, из которых почти 400 были общими, широко распространенными терминами, обязательными для всех бизнес-направлений. Около 200 терминов мы объединили с другими или переформулировали. Координаторы Знаний в бизнес-направлениях регулярно дополняли Словарь, и он помогал коммуницировать, взаимодействовать, выполнять многофункциональные проекты вплоть до февраля 2014 — до самых Игр.
Координаторы Знаний в бизнес-направлениях регулярно дополняли Словарь, и он помогал коммуницировать, взаимодействовать, выполнять многофункциональные проекты
При подготовке научно-исследовательских и научных проектов автор не обходится без использования специфической терминологии. Притом важно не просто грамотно и уместно употребить тот или иной термин, но и упростить восприятие преподнесенной информации для целевой аудитории. В данном случае на помощь читателям и слушателям приходит так называемый терминологический словарь.
Что такое терминологический словарь или глоссарий?
Терминологический словарь представляет собой свод узкоспециализированных категорий с подробным и доступным для простого пользователя разъяснением сути каждой из них.
Внешне он может быть представлен в виде самостоятельной книги или брошюры. В студенческой и научно-исследовательской среде терминологический словарь визуально предстаёт в виде специфического перечня, где отражаются лишь использованные в проекте узкие научные, профессиональные или иные термины.
Студенты и исследователи чаще всего сталкиваются с необходимостью применения действующих (готовых) терминологических словарей, которые позволяют им лично разобраться в заявленной теме и корректно преподнести ее с учетом базовых, основных и специфических понятий, оборотов и пр. В то же время авторы НИР сами вынуждены формировать терминологические словари, но в упрощенном виде – глоссарий. В этом файле они выделяют лишь те слова, научные категории, которые употребили в собственном исследовании.
Иначе говоря, терминологический словарь представляет собой список научных или специализированных терминов с их расшифровкой и специфическим описанием, изъяснением и пр.
Данный сборник сов выполняет разнообразные функции. Во-первых, с его помощью студенты, исследователи и простые пользователи научной или иной литературы расширяют словарный запас и повышают уровень эрудиции. В этом проявляется просветительская или учебная миссия.
Во-вторых, терминологический словарь призван упростить восприятие сути описанной научной мысли, разъяснение обозначенной темы или парадигмы. Данная задача выполняется путем простого писания, разъяснения сложных или малоизвестных терминов, преобразование сложной информации в простой, понятный и доступный для среднестатистического пользователя вид. В этом проявляется информационная миссия.
В-третьих, анализ терминологического словаря позволяет лучше понять содержание и научный аппарат работы, а также выделить базовый и основной словарный агрегат НИР (основу, понятия, научную плоскость и уровень подготовка автора и пр.). В этом проявляется аналитическая и содержательная функция рассматриваемой парадигмы при выполнении научных и студенческих исследований.
Таким образом, терминологический словарь может быть как отдельным проектом Ш(книга), так и частью научно-исследовательского проекта. Но в любом случае он будет включать в себя перечень узкоспециализированных категорий с разъяснением, описанием, упрощающими их восприятие и дальнейшее применение на практике.
Учтите, что терминологические словари в виде книг могут простираться на сотнях страниц, а глоссарий к НИР занимает мало места – до 5-10 страниц (в зависимости от количества задействованных специализированных понятий и корректности, емкости их расшифровки).
Признаки терминологического словаря или глоссария
Терминологический словарь или глоссарий – это преимущественно научная парадигма, которая обладает следующими специфическими чертами.
Во-первых, данное произведение предстает перед читателем в виде перечня слов. Чаще всего он формируется в алфавитном порядке. В случае, когда автор прорабатывает глоссарий к тексту курсовой, дипломной или научной работы, то здесь уместен хронологический подход отображения задействованных слови и категорий (по аналогии с последовательностью применения слов в тексте НИР).
Во-вторых, в состав глоссария или списка терминов включают только те изречения и обороты, которые непонятны простому читателю или пользователю информации. То есть в данном случае происходит разъяснение, преобразование информации с целью упрощения восприятия отдельно взятых словесных единиц и пр.
В-третьих, терминологический словарь будет соответствовать определённой научной плоскости или тематике, содержать в себе конкретные термины, а не все неизвестные составителю слова. То есть в данном случае можно отметить тематическую или научную приверженность сборника с акцентом на определенную плоскость, направление и пр.
Таким образом, терминологические словари имеют упорядоченный вид с акцентом на определенное слово и его определение, разъяснение. Объем данного набора напрямую зависит от выбранной тематической и научной принадлежности, насыщенности профессионального и научного словесного состава, количества используемых на практике или конкретным автором категорий и пр. Рассматриваемому сборнику или перечню слов свойственна конкретная хронология отражения данных, описательный и информационный характер, а также «списочный вид».
Виды и сфера применения терминологических словарей
Терминологический словарь – это не просто свод терминов и их расшифровка. Как показывает практика, вариаций и форм таких сборников множество.
|
Вид терминологического словаря |
Описание, предназначение |
Сфера применения |
| Алфавитный | Список терминов и их расшифровка происходит в алфавитном порядке. Все узкие категории располагаются в списке по алфавиту (с какой буквы начинаются и пр.). | Классические терминологические и иные словари, глоссарий к студенческой работе |
| Хронологический | Список узких категорий располагается в том же порядке, в котором был употреблен в научной или научно-исследовательской работы | Диссертации, монографии, дипломная работа и пр. |
| Описательный или информационный, лексический | Простое, лаконичное и понятное для среднестатистического пользователя термина | Научная или профессиональная среда, разъяснение нюансов |
| Профессиональный или научный | Все собранные в сборнике термины соответствуют конкретному направлению деятельности, отрасли, науке или профессии | Научная работа, профессиональная деятельность (практика) |
| Грамматический | Подчеркивает правильное, корректное написание терминов с их кратким изъяснением. Уточняется специфика постановки ударения в словах. Возможно отражение однокоренных слов и пр. | Учебная деятельность, научная среда |
| Словарь синонимов | К каждому термину приводится список аналогичных по смыслу и сути оборотов и категорий. С помощью такого словаря легко найти «подмену» термину, проще его описать или изъяснить, устранить речевые ошибки в тексте исследования | При изучении предметов (лекции и семинары), выполнении студенческих и научных работ |
| Переводной | В данном случае отражается определенный термин с переводом на иностранный или иной язык. Как правило, такие сборники рождаются на основе перевода иноязычных категорий на русский язык | Преимущественно научная среда, при выполнении научных работ и научных статей, реферативных переводов и пр. |
| Бумажный и электронный | В зависимости от вида представления информации и сборника. Бумажный вариант предполагает полноценную обычную брошюру или книгу с перечнем слов, а электронный – онлайн-словарь, который можно найти только в цифровом виде и воспользоваться при помощи гаджета, ПК | Повсеместно |
Указанная градация терминологических словарей далеко не исчерпывающая. Но как мы видим, в зависимости от вида сборника терминов может разниться миссия, сфера применения и его наполнение, структура и содержание.
Как можно заметить из выше представленной таблицы, одни словарь прояснять суть слов, другие – правильность и корректность написания и произношения, третьи — особенности перевода иностранных терминов на русскоязычный научный вариант, другие – помогут подобрать наиболее подходящие и простые для восприятия синонимы и пр.
Поэтому каждому исследователю или студенту перед использованием важно определить принадлежность термина к определенной касте (науке, отрасли или профессии и пр.), а затем потребность и нем и необходимость определённого разъяснения, «подмены» и пр. Только при грамотном поиске терминологического перечня удастся понять и осознать суть неизвестного термина и научиться грамотно его применять в собственных проектах и профессиональной, повседневной жизни.
Обратите внимание, что терминологические словари полезны для каждого читателя и пользователя любой литературы, так как они прояснять суть сложных или непонятных слов, терминов, облегчая их восприятие и расширяя словарный запас и кругозор человека. Поэтому данными сборниками и списками пользуются как школьники, так и студенты, исследователи, ученые и просто практикующие специалисты при выполнении различных заданий, работ, проектов и пр. Фактически они употребимы и уместны на повсеместной основе, но в определённых обстоятельствах – когда необходим уточнить отдельные моменты, устранить пробелы в знаниях и т.д.
Правила подготовки терминологических словарей и глоссариев
Подготовить список терминов (глоссарий к курсовой, дипломной или научной работе), самостоятельных терминологический словарь непросто. В данном случае важно руководствоваться рядом правил.
- Избирательность.
Автору или составителю предстоит не просто выписать все подряд научные и сложные термины, а определить их тематическую приверженность, научную принадлежность, частоту применения и пр. То есть в одном списке будут отражаться не просто новые или непонятные для составителя категории и обороты. В данном деле важно определить спектр или круг их применения: тема, научная парадигма, профессия (специальность или отрасль) и пр.
Как правило, терминологические словари посвящаются словесным оборотам и единицам, свойственным конкретной научной плоскости, дисциплине. Если же индивид намерен сформировать глоссарий, то в этом деле избирательность будет предельно чёткой и ограниченной — выписываются только те слова, термины, которые были употреблены им при написании НИР.
Принцип избирательности предполагает, что все собранные слова в одном перечне будут связаны научной, профессиональной или тематической принадлежностью.
- Сочетание научности или доступности, простоты и ясности.
В терминологическом словаре или глоссарии индивиду предстоит комбинировать строгий, сложный научный язык с простым формальным писанием сути термина. То есть здесь будет иметь место научная категория и описательный, разъяснительный характер («перевод» термина на более простой и понятный для пользователя язык). Притом правила академического письма никто не отменял. Все описания, детали, обзор слов производится в сдержанном, безэмоциональном виде.
- Списочный характер.
Формирование терминологического словаря происходит в виде классического перечня, где будет приводиться термин и его разъяснение. Никаких глав, разделов, подпунктов при подготовке глоссария не требуется. Достаточно лишь грамотно расположить все слова с учетом логики: либо в алфавитном порядке, либо в хронологическом (по аналогии с употреблением в тесте исследования, студенческой или научной работы и пр.).
Терминологический словарь формируется по принципу термин – описание (разъяснение, толкование). Градация слов может быть разбита лишь на формальные блоки: по буквам алфавита (для отражения каждого блока в оглавлении и пр.).
- Конкретика, точность и однозначность толкований.
Терминологический словарь – это единственный достоверный и качественный первоисточник, использование которого при выполнении НИР не должно порождать необходимость перепроверять данные. Поэтому при формировании глоссарий или списка терминов важно, чтобы значение описываемой категории совпадало с описанием (сутью) в других словарях, расшифровывалось строго однозначно, точно.
- Структурированность данных.
Казалось бы, о какой структуре в терминологическом словаре идет речь, если здесь фактически отсутствуют какие-либо требования по разбивке данных на главы, параграфы, тематические блоки и пр. На самом же деле, даже в глоссарии или списке профессионализмов, научных категорий принято придерживаться единой структуры. Она предполагает единство отображения данных по принципу «термин – описание – образец» и пр.
То есть все заявленные слова будут иметь сначала научное обозначение или формулировку, затем разъяснение и после пример употребления (по усмотрению составителя словаря). Притом одна и та же схема будет применяться ко всему терминологическому словарю, каждому термину. Благодаря единству структуры и подачи данных в глоссарии или списке профессионализмов, научных оборотов можно отметить монотонность в их интерпретации.
- Простота и ясность.
Реализация этого правила предполагает, что описание или разъяснение сложных, непонятных или научных категорий должно производиться на доступном для простого пользователя языке, но в жестких языковых рамках: грамотно (орфографически и лексически), обзорно или описательно (важно растолковать значение слова и возможности его употребления в разных контекстах и пр.), всестороннее раскрытие (обозначение всех существующих понятий и пр.).
То есть после прочтения термина в специальном словаре пользователь должен легко и оперативно восполнить пробелы в знаниях, разобраться в значении и пр.
Таким образом, терминологические словари формируются с акцентом на определенную нишу (наука, отрасль профессия или тема исследования, проект), носят точечный и предельно точный характер, растолковывая сложные обороты и слова и облегчая участь авторов в подборе более доступных для восприятия категорий.
Схема формирования терминологического словаря при подготовке студенческой или научной работы
Выполнение сложного или наукоемкого исследования требует от автора не просто применения специальных научных терминов, но и умение их грамотно преподносить в контексте, материале, а также толковать в ходе защиты. Чтобы упростить изучение и оценку студенческой или научной работы, исследователю предстоит сформировать список терминов. Если данный перечень является частью НИР, то он называется глоссарием.
Перед тем, как приступить к составлению терминологического перечня, автору предстоит тщательно изучить соответствующий труд (где они были употреблены). В ходе вычитки необходимо выделить узкоспециализированные, сложные и непонятные термины. Учите, что далеко не каждое специфическое слово должно входить в состав глоссария или словаря научных/профессиональных терминов. Важно выделить лишь самые специфические, непонятные простому пользователю обороты и категории, достойные уточнения и разъяснения.
Чаще всего в состав глоссария или терминологического словаря выносятся редкие, сложные слова и категории. В отдельных случаях допускается отражение часто употребляемых общенаучных категорий.
Второй этап по подготовке терминологического перечня – определение логики, хронологии отражения слов. В данном случае уместно два сценария: алфавитный (по первым буквам терминов), последовательное отражение категорий – по аналогии и последовательности употребления в основной части проекта.
Самый простой вид – алфавитный, но хронологический способ приемлем лишь в студенческих и научных работах при подготовке глоссария. В терминологических словарях, как самостоятельный научный переплет, используется алфавитный способ.
Третий этап – подбор или корректная, точная и однозначная формулировка значения слова/оборота. Для этого придётся изучить массу литературы, различных словарей и пр. Если у термина имеется несколько разных трактовок, то важно привести все варианты. При подготовке глоссария – достаточно указать только то значение, в котором слово было употреблено в основной части НИР.
Четвертый этап – оформление терминологического раздела или словаря. Глоссарий подлежит выделению в отдельный раздел студенческой или научной работы с соответствующей нумерацией. Непосредственно научная категория может быть выделена, а значение слова указывается согласно общим правилам оформления проекта.
В узкоспециализированном терминологическом словаре все термины располагается в алфавитном порядке, каждая страница подлежит сквозной нумерации. Научный или профессиональный термин указывается первым, далее следует его описание. Размер шрифта, формат и прочие особенности следует уточнять в типографии или редакции, издательстве, которое будет выпускать в свет брошюру. В отдельных случаях оно может носить свободный характер.
Самый простой способ оформления глоссария – в виде таблицы, где каждый из столбцов выполняет определенную функцию. Например, первый – выделение слова, второй – разъяснение, толкование, третий – образец применения и пр.
Также допускается сугубо текстовая подача данных, но по единой схеме: термин – определение — образец и пр.
Учтите, что количество слов в глоссарии не может быть меньше 5-10, а в терминологическом словаре присутствует свыше сотни наименований и категорий.
Возникли сложности?
Нужна помощь преподавателя?
Мы всегда рады Вам помочь!
Ошибки при формировании глоссария или терминологического словаря
Самая грубая ошибка – некорректное отражение термина в глоссарии: наличие грамматических, орфографических. Согласитесь, что составитель должен преподносить отобранные слова качественно: корректно, точно, правильно. Ошибки в словаре или глоссарии недопустимы. Их наличие моментально подрывает авторитет автора и вызывает массу вопросов относительно качества НИР.
Не менее распространённой огрехой при подготовке терминологического списка является некорректное восприятие и некорректная интерпретация значения слова. В данном случае все зависит от качества подготовки автора. Важно предельно точно разобраться в каждой категории, определить однозначное разъяснение и описание, учесть соответствующие толкования в других первоисточниках и словарях и емко, просто, сдержанно преподнести соответствующую словесную единицу.
Третьей ошибкой при формировании глоссария или терминологического словаря является включение в него базовых и общенаучных категорий. В состав данного раздела или брошюры целесообразно выносить лишь сложные, непосильные для текущего уровня подготовки автора НИР категории, несвойственные типичному или повседневному, частому употреблению в соответствующей нише.
Четвертая ошибка в формировании глоссария – превышение допустимых лимитов. Средний объем глоссария составляет от 10 до 25 слов. В случае превышения указанной границы, необходимо готовить терминологический словарь или выносить глоссарий в отдельный документ (с отдельным титульным листом и пр.).
Пятая ошибка – отсутствие в тексте основной работы (курсовой, дипломной или научной) ссылок на глоссарий. При формировании терминологического списка с пояснением категорий, их основной части можно убрать пояснение соответствующих оборотов, но в обязательном порядке следует отметить ссылку или сноску на раздел с соответствующим толкованием, описанием и пр. На каждый термин, вынесенный в глоссарий, должна присутствовать соответствующая отсылка.
Шестая ошибка при подготовке терминологического словаря – плагиат. При формировании описания специально вынесенных слов, важно самостоятельно описывать значение каждой категории. Копировать толкование из других проектов словарей недопустимо (притом оно негативно скажется на уникальности всего проекта).
Таким образом, подготовка терминологического словаря или глоссария потребует от составителя внимательности, разборчивости и ответственности.
Глоссарий или список терминов является разделом работы, в котором необходимо представить термины, которые были использованы в работе и могут быть незнакомы как проверяющему работу, так и простому читателю и дать их трактовку или краткое описание, не следует путать глоссарий и список сокращений.
Глоссарий (список терминов) проектной работы
Глоссарий является не обязательным структурным элементом проектной работы, но при наличии в проекте большого количества сложных понятий (терминов) рекомендуется его составить.
Расположение глоссария в работе
В любой работе в том числе и проектной (проектно-исследовательской) глоссарий располагается после титульного листа перед содержанием, в том случае, если в проектной работе предполагаются дополнительные документы (аннотация, паспорт) глоссарий (список терминов) располагается перед данными структурными элементами, то есть глоссарий всегда располагается сразу после титульного листа.
Расположение глоссария (список терминов)
Расположение глоссария (или списка терминов) следующим за титульным листом разделом связано с тем, что новые термины могут встречаться на любых листах и в любых структурных элементах работы.
Особенности составления списка терминов (глоссария)
Так как глоссарий является словарём сложных терминов, используемых в работе его составление, имеет ряд особенностей:
- Не следует включать в глоссарий все термины, которые встречаются в проекте.
- Список терминов (глоссарий) не может состоять из 1-2 терминов (минимум 5), если их меньше следует дать трактовку термина в работе.
- Глоссарий является дополнительным элементов работы, поэтому страницы на которых он расположен не нумеруются и в общую нумерацию листов не включаются.
- В содержании глосарий не включается.
- Глоссарий оформляется, как и весь основной документ.
- При поиске значений следует использовать словари, учебную литературу.
- Сноски в глоссарии не ставятся.
Особенности составления глоссария (списка терминов)
Варианты структурирования глоссария (списка терминов)
Глоссарий или список используемых в работе терминов может быть оформлен различными способами в зависимости от требований методического пособия или положения:
- В виде таблицы, состоящей из 2 столбцов в одном из которых (левом) располагается термин, во втором (правом) даётся трактова (значение) термина, каждый новый термин и его значение располагаются в новой строке.
- В виде нумерованного списка, где каждый термин является элементом списка, через тире даётся трактовка (значение) термина.
Термины могут располагаться как в алфавитном порядке, так и в порядке появления в работе.
Этапы составления глоссария (списка терминов)
Составляя глоссарий работы необходимо следовать определённой последовательности:
- Выбрать из текста работы наиболее сложные и редкие термины, данные термины должны быть связаны с темой исследования.
- Если термином (понятий) получилось много (желательно в глоссарий включать не более 20 понятий) следует просмотреть повторно список и убрать из него наименее значимые термины для темы проектной работы.
- Определиться, как будет составляться список терминов (глоссарий): в виде таблицы или в виде текстового списка.
- Подготовить термины для добавления трактовок, если глоссарий оформляется в таблице, каждый термин необходимо разместить в свою строку, если он будет оформлен в виде списка следует скопировать выбранные термины на отдельный лист.
- Поиск правильной трактовки термина – наиболее важный этап, при поиске предпочтение следует отдавать словарям, нельзя использовать Википедию, Блоги, сайты рефератов. Также следует обращать внимание на область науки, для которой даётся трактовка, так как одно и то же понятие, например, в физике и медицине может иметь разные значения.
После того как значения всех терминов были найдены глоссарий готов.
Пример глоссария (списка терминов)
Для лучшего понимания приведём наглядный пример глоссария, составленного по теме различным темам и оформленным по-разному.
Обратите внимание, что глоссарий напрямую связан с используемыми в проекте терминами, поэтому использовать чужие глоссарии не рекомендуется, так как даже в одинаковых темах могут встречаться различные понятия тем самым использую чужой глоссарий по схожей теме может получиться ситуация, когда понятия глоссария и текста проектной работы полностью отличаются – это может привести к тому, что проектная работа не будет принята, потратьте время и составьте глоссарий самостоятельно и не переживайте за свою проектную работу.
Пример глоссария по теме «Нормы русского языка», глоссарий оформлен в таблице.
Нормы русского языка – глоссарий
Пример глоссария по теме «Геральдика городов России», глоссарий составлен оформлен в таблице.
Геральдика городов России – глоссарий
Пример глоссария по теме «Экологические проблемы Санкт-Петербурга», глоссарий оформлен в виде нумерованного списка.
Экологические проблемы Санкт-Петербурга – глоссарий
Как видно из приведённого примера, в глоссарий включаются только сложные и непонятные термины трактовка которых не была представлена в тексте проектной работы.
Ошибки при составлении глоссария (списка терминов)
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при подготовке списка терминов (глоссария):
- Наиболее грубая ошибка при составлении глоссария является указание значения термина из области науки, не связанной с темой исследования, такая ошибка может ввести в заблуждение читающего работу.
- Неправильное расположение глоссария в проектной работе.
- В глоссарии указаны известные и несложные термины.
- В глоссарий включены термины не относящиеся к теме исследования.
- Большой перечень терминов включённых в список терминов (глоссарий).
Что такое глоссарий в курсовой работе
Глоссарий – это перечень часто встречающихся в курсовой работе терминов, фраз с их расшифровкой, толкованием. Глоссарий представляет собой справочный материал по профессиональной терминологии. Важность справочного описания профессиональной лексики курсовой работы определяется требованиями научного стиля. В глоссарий вносятся профессионализмы, термины, аббревиатуры.
Зачем нужен глоссарий
Глоссарий помогает как студенту, так и научному руководителю. Студент уточняет терминологию, систематизирует справочный аппарат работы, проверяет работу на соответствие требованиям научного стиля. Научный руководитель по глоссарию сможет составить впечатление о степени владения студентом профессиональной терминологией.
<h3><a id="trebovaniya-k-oformleniyu-glossariya"></a> Требования к оформлению глоссария</h3>
Основные правила оформления глоссария отражены в ГОСТ Р 7.0.11-2011. Глоссарий должен быть:
- оформлен отдельным разделом (с чистого листа);
- напечатан на 1 странице формата А4;
- соотнесен с содержанием и тематикой курсовой работы (раскрываются только те термины, которые упоминаются в работе).
Если глоссарий оформляется отдельным документом, то к нему создается титульный лист. На нем должны быть отражены следующие данные: ФИО автора работы, наименование образовательного учреждения, группа, курс, специальность, форма обучения (очная или заочная), данные о научном руководителе (ФИО, должность, ученая степень), место и год выполнения проекта.
Содержание глоссария студент должен знать наизусть и уметь корректно употреблять перечисленные термины.
Алгоритм составления глоссария
- Перечитать текст курсовой и выписать специальные профессиональные слова, термины, сокращения. Можно обратиться за помощью к неспециалисту в теме, чтобы он помог выделить сложные для понимания слова.
- По списку терминов подбираем определения. Важно использовать для этой работы справочники и словари, одобренные научным сообществом. В подготовленных определениях также нужно провести проверку понимания. Определение не должно усложнять восприятие термина.
- Располагаем термины в алфавитном порядке, с указанием определения.
Рисунок 1. Пример расположения терминов в глоссарии в алфавитном порядке
Как оформить глоссарий в курсовой работе
Оформление глоссария подчиняется принципу единства стиля оформления курсовой работы. Заголовок «Глоссарий» располагается по центру вверху страницы. Шрифт Times New Roman,14 кегль, написание полужирное, буквы прописные. Заголовок глоссария должен быть аналогичным по оформлению с другими заголовками в работе.
Оптимальный объем глоссария – не более 25 терминов. В работе по социально-экономическим и гуманитарным дисциплинам глоссарий оформляется в виде простого нумерованного списка.
В работах инженерно-технических принято глоссарий оформлять в табличной форме. Лист при этом оформляется без рамки. Вся информация размещается в трех столбцах: порядковый номер, термин и определение.
Рисунок 2. Пример оформления глоссария в табличной форме
Все термины, отраженные в глоссарии, должны иметь сноску на него, тем самым направляя читателя за расшифровкой. Сноска оформляется внизу страницы.
Рисунок 3. Пример ссылки на глоссарий
Где располагается глоссарий
Глоссарий выносится в отдельный раздел курсовой работы. Чаще всего его размещают в конце работы, после или перед списком использованных источников. Требования вуза могут предусматривать размещение глоссария после титульного листа, непосредственно перед содержанием работы.
Типичные ошибки при оформлении глоссария
- Перечень терминов избыточен, не соответствует проблеме и теме курсовой работы.
- В глоссарий включены общеизвестные научные термины и аббревиатуры.
- Для определений использован некорректный материал из общедоступных источников, не корректных для научного исследования.
- Используются длинные, узкоспециализированные формулировки, затрудняющие понимание термина.
- В работе отсутствуют сноски на глоссарий.
Примеры и образцы глоссария в курсовой работе
На рисунке 4 представлен пример оформления глоссария для курсовой по экономике организации. Соблюдены требования к оформлению, глоссарий составлен в простом алфавитном порядке, в виде нумерованного списка. Допустимо выделять термины полужирным начертанием.
Рисунок 4. Пример глоссария
На рисунке 5 показан пример оформления глоссария в виде таблицы. В таблице допустимо использовать выделение полужирным начертанием, курсивом. Размер кегля сохраняется стандартный, как во всей работе.
Рисунок 5. Пример табличного оформления глоссария
Ответы на вопросы
Какое минимальное количество терминов должно быть в глоссарии?
Глоссарий начинается с 10 терминов. В этот перечень должны входить наиболее значимые для темы курсовой работы термины. Список не должен превышать 25 терминов.
Можно ли скопировать в глоссарий определения из профессиональной справочной литературы?
Копирование допустимо, но с указанием источника. При этом важно понимать, что цель глоссария – объяснить сложные термины. То есть определение не должно содержать узкоспециализированные термины, которые тоже придется раскрывать в глоссарии.
Можно ли глоссарий оформить в приложениях к курсовой работе?
Нет, глоссарий это отдельный, самостоятельный раздел курсовой работы. Глоссарий выполняет справочную функцию, а не раскрывает и иллюстрирует содержание темы курсовой работы.
Download Article
Download Article
A glossary is a list of terms that traditionally appears at the end of an academic paper, a thesis, a book, or an article. The glossary should contain definitions for terms in the main text that may be unfamiliar or unclear to the average reader. To write a glossary, you will first need to identify the terms in your main text that need to be in the glossary. Then, you can create definitions for these terms and make sure the formatting of the glossary is correct so it is polished and easy to read.
-
1
Determine your main audience. If you’re writing for a group of peers in your profession, you don’t have to define every word that the average person may know. Conversely, if you’re writing for the general audience, make sure to include terms the public may not understand.
-
2
Read over the main text for unfamiliar terms. Start by reading over the main text with a pen or highlighter. Underline or highlight any terms that may be unfamiliar to the average reader. Underline technical or academic terms that may need to be further explained in more detail outside of the main text. Or you may decide a term needs to be clarified further, even if it’s a term the reader may already recognize.[1]
- For example, you may notice you have a technical term that describes a process, such as “ionization.” You may then feel the reader needs more clarification on the term in the glossary.
- You may also have a term that is mentioned in the main text, but not discussed in detail. You may then feel this term could go into the glossary so you can include more information for the reader.
Advertisement
-
3
Ask your editor to help you identify the terms. You may struggle to identify terms for the glossary on your own, especially if you know the content well. If you are working with an editor on the text, such as an editor at a publication, you may ask them to help you identify terms for the glossary. They may be able to spot terms in the text that may be confusing or unclear to the average reader, especially if they are not an expert in the content.[2]
- For example, you may ask your editor, “Would you mind helping me identify terms for the glossary?” or “Can you assist me in identifying any terms for the glossary that I may have missed?”
-
4
Let a reader identify the terms for you. You can also ask a reader to look over the main text and highlight or underline any terms they find unfamiliar. Get someone who has an average reading level, as you want the text and the glossary to be as helpful as possible for the average reader. Ask a friend or family member to be a reader for you. You could also ask a classmate, a peer, or a colleague to be a reader for you.
- You may tell the reader to look out for any terms they find unclear or unfamiliar in the main text. You may then get several readers to read the main text and note if the majority of readers chose the same terms for the glossary.
- Have multiple readers point out terms they find confusing so you don’t miss any words.
-
5
Collect the terms for the glossary. Once you have read over the main text and gotten your editor or readers to look over the text for terms, collect all the terms together in one document. Analyze the terms suggested by your editor and by readers. Make sure the terms listed cover any concepts or ideas that may be unfamiliar to an average reader.
- The glossary terms should broad and useful to a reader, but not excessive. For example, you should have one to two pages of terms maximum for a five to six-page paper, unless there are many academic or technical terms that need to be explained further. Try not to have too many terms in the glossary, as it may not be useful if it covers too much.
Advertisement
-
1
Write a brief summary for each term. Once you have identified the terms in the main text that need to be in the glossary, sit down and write out a brief summary for each term. The summary should be between two to four sentences total. Try to keep the summaries for each term short and to the point.[3]
- You should always write the summary yourself. Do not copy and paste a definition for the term from another source. Copy and pasting an existing definition and claiming it as your own in the glossary can be considered plagiarism.
- If you do use content from another source in the definition, make sure you cite it properly.
-
2
Keep the definitions simple and reader-friendly. Make sure the definitions are clear and tailored for the average reader. Do not use technical terms to define a term, as this will likely just confuse your reader. You do not want to sound like a dictionary or use language that is overly academic or technical. The definition should explain what the term means in the context of the main text in the simplest terms possible.[4]
- For example, you may write a summary for the term “rigging” as: “In this article, I use this term to discuss putting a rig on an oil drum. This term is often used on an oil rig by oil workers.”
- You may also include a “See [another term]” note if the definition refers to other terms listed in the glossary.
- For example, “In this article, I use this term to discuss putting a rig on an oil drum. This term is often used on an oil rig by oil workers. See OIL RIG.”
-
3
Do not use abbreviations in the glossary. Abbreviations should go in a separate list called “List of Abbreviations.” They do not belong in a glossary, as doing this can end up confusing the reader. If you have a lot of abbreviations in the main text, they should go in a list separate from the glossary.[5]
- If you only have a small number of abbreviations in the main text, you can define them in the main text.
- For example, you may have the abbreviation “RPG” in the text one or two times. You may then define it in the text on first use and then use the abbreviation moving forward in the text: “Role-playing game (RPG).”
Advertisement
-
1
Put the terms in alphabetical order. Once the definitions for the terms have been completed, you should place the terms in alphabetical order, starting with “A” and ending with “Z.” Having the glossary terms in alphabetical order will make it easier for the reader to flip through the terms to find the one they are looking for.[6]
- Make sure you order the terms by first letter and then by the second letter in the term. For example, in the “A” section of the glossary, “Apple” will appear before “Arrange,” as “p” appears before “r” in the alphabet. If a term has multiple words, use the first word in the phrase to determine where to put it in the glossary.
-
2
Separate the terms with bullet points or spacing. You should also separate each term using bullet points before each term so they are easy to read. Or you can use one space between each term so they are not jammed together in the glossary. Choose one formatting style and stick to it so the glossary looks clean and polished.[7]
- You may also have sub-bullets within one glossary entry for a term if there are sub-concepts or ideas for one term. If this is the case, put a sub-bullet under the main bullet so the content is easy to read. For example:
- “Role-playing games: Role-playing games are games where players assume the role of a character in a fictional setting. They are a big part of nerd culture in America. In my article, I focus on role-playing games to explore how inhabiting a role can influence a social group.”
- “My Little Pony RPG: A sub-group of role-playing games that focus on characters in the My Little Pony franchise.”
-
3
Italicize or bold the terms in the glossary. You can also format the glossary to be more user-friendly by italicizing or bolding the terms in the glossary. This can make the terms stand out from the definitions and make them easier to spot in the text. Choose either italicizing or bolding for the terms and stick to one formatting style so the glossary appears uniform.[8]
- For example, you may have the following entry in the glossary: “Rigging: In this report, I use rigging to discuss the process of putting a rig on an oil drum.”
- Or you may format the entry as: “Rigging – In this report, I use rigging to discuss the process of putting a rig on an oil drum.”
-
4
Place the glossary before or after the main text. Once you have formatted the glossary, you should place it either before or after the main text. Make sure the glossary appears in the Table of Contents for the paper as “Glossary” with the appropriate page numbers.[9]
- If you have other additional content in the paper, such as a “List of Abbreviations,” the glossary will traditionally be placed after these lists as the last item in the paper.
- If you are creating a glossary for an academic paper, your teacher may indicate where they would prefer the glossary in the paper.
- If you are creating a glossary for a text for publication, ask your editor where they would prefer the glossary to fall in the text. You can also look at other texts that have been published and note where they place the glossary.
Advertisement
Glossary Template
Add New Question
-
Question
Is putting a glossary after each chapter acceptable?
No, unless you are writing a textbook and wish to include a list of “key terms,” and even then you should still have one complete glossary at the end of your book.
-
Question
Should I include references (where I got the term explanations from) in my glossary?
I believe as long as you cite the definition in-text (at the time of its use) and add the page number to the term in the glossary you should be fine.
-
Question
If a term occurs multiple times in a document, should I distinguish it in the different font I use every time or just the first time?
Distinguish the term only the first time. It would be unnecessary to let one word stand out multiple times and it may remove the distinction altogether, depending on how often your glossary terms occur in your text.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To write a glossary, start by making a list of terms you used in your text that your audience might not be familiar with. Next, write a 2 to 4 sentence summary for each term, using simple words and avoiding overly technical language. Then, put the terms in alphabetical order so they are easy for the reader to find, and separate each one with either a space or with bullet points. Finally, place the glossary before or after the text and make sure to include it in the table of contents so it’s easy to find. For tips from our Education reviewer on how to decide which terms should go in your glossary, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 185,404 times.
Reader Success Stories
-
Elizabeth Roberts
Dec 4, 2019
“I am writing an informational essay in my class, and I needed a guide to design my glossary. This article was a…” more
