Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире.
Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.
Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Как вести список
Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:
Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди почему-то делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.
Во-первых, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). Во-вторых, он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а в-третьих, список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).
Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.
Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками и т. д.
Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.
И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий и т. д. Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.
Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен по-своему. А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.
Как составить список дел на день
Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.
В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.
1. Найдите свое идеальное время для планирования
Любители тайм-менеджмента иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.
- Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
- Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.
Некоторые специалисты по тайм-менеджменту (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.
Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.
2. Начинайте с главного
Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.
Если что-то вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.
Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
3. Устанавливайте лимиты времени
Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.
Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием»):
Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).
4. Обращайте внимание на формулировки задач
Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.
Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:
- Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
- Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
- Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).
Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.
Читайте также: Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?
5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи
Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.
Эти два вида задач лучше записывать отдельно:
Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.
Читайте также: Алгоритм жестко-гибкого планирования
6. Отделяйте обязательное от необязательного
Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:
- Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
- Задачи, которые желательно сделать сегодня.
- Задачи, которые можно без проблем отложить.
Например:
Этот прием помогает не паниковать из-за обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего по-настоящему важного.
7. Группируйте схожие задачи
Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».
Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.
Читайте также: Группировка задач в тайм-менеджменте
8. Дробите большие задачи
Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):
Во-первых, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. Во-вторых, маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.
Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.
Читайте также: Декомпозиция целей и задач
Каким может быть список?
У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.
1. Обычный список
Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:
Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.
2. Метод Шваба
Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:
Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.
Читайте также: Метод Шваба
3. Метод трех результатов
Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.
Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.
Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.
4. Метод 1-3-5
Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Вот как это выглядит:
В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.
Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.
5. Техника Pomodoro
Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:
- Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
- Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
- Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
- Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
- После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).
Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.
Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.
6. Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:
Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.
Читайте также: Матрица Эйзенхауэра
7. Метод Альпы
Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:
Этап 1. Составить список дел.
Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.
Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).
Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.
Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.
Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.
И напоследок
Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании программ-органайзеров для компьютеров или смартфонов.
У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:
- Их легко исправлять и редактировать.
- Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
- Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
- Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.
Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.
Поделиться:
Является ли это утренней задачей? Нет, это не утренняя задача. Между тем, каждый успешный человек, который в настоящее время занимает хорошее положение, следует этому расписанию. В этом секрет всех богатых людей мира — они строго следуют своему расписанию. Потому что они знают, что это важно (ключ жизни), чтобы жить лучше. С его помощью ваша работоспособность повысится, и ни одно из ваших дел не будет пропущено. Только так вы сможете стать успешным человеком.
«Не подготовившись, вы готовитесь к провалу», — Бенджамин Франклин.
Что для этого нужно
1. Вставайте как можно раньше
Вставайте как можно раньше каждое утро, потому что есть много преимуществ вставания по утрам, и в этом нет никакого вреда.
Первая польза от утреннего подъёма заключается в том, что он сохраняет ваше тело здоровым, подтянутым, сильным, а ваш разум остаётся спокойным.
Просыпаясь рано утром, повышается способность выполнять любую работу, и вам интересно заниматься чем-либо ещё.
«Просыпайтесь рано и боритесь с днём до того, как он начнёт бороться с вами. Будьте в нападении, а не в обороне», — Эван Кармайкл
2. Составьте список дел
Первое, что нужно сделать, встав утром, — составить список и записать в него то, что вы должны сделать в течение дня.
Записывайте работу в список в порядке приоритетности. Это облегчит работу.
«Цель без плана — это просто желание», — Антуан де Сент-Экзюпери.
3. 30-минутная тренировка
Тренировку следует делать 30-40 минут ежедневно после пробуждения утром. Это полезно как для физического, так и для умственного развития.
Можно заниматься в тренажёрном зале или йогой. Но я думаю, что лучше заниматься йогой, потому что без особых затрат вы можете заниматься ею дома.
Занимаясь йогой, вы делаете организм сильнее физически, развивается интеллект, а занятия в тренажёрном зале дают только физическое развитие. Когда вы закончите тренировку, тогда вы будете готовы к решению задач.
«Действие — это основополагающий ключ к любому успеху», — Пабло Пикассо.
4. Разделите работу по времени
Самое главное — распределить работу в соответствии с её приоритетом. Какую работу важнее сделать сначала, а какую — потом?
- Важные, которые вы не можете передать другому, вы должны сделать это сами.
- Менее важные, которые вы можете делегировать кому-то.
«Вчерашний день ушёл. Завтра ещё не наступило. У нас есть только сегодня. Давайте начнём», — Мать Тереза.
5. Планируйте время по блокам
Когда вы назначаете время для выполнения какой-либо работы, разделите его на небольшие отрезки. Не переходите сразу же к другой работе после выполнения одной. Дайте себе немного времени, а затем приступайте. Если есть трудности в выполнении работы, разделите её на небольшие части, чтобы её можно было выполнить легко, делая её медленно. Благодаря этому не будет никаких проблем в выполнении.
«Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие», — Стивен Кови.
6. Система ABC
Наш тайм-менеджмент нарушается, когда мы смешиваем важную и срочную работу. Поэтому, какую бы работу и задачу мы ни написали, её нужно разделить на три категории. А затем, в соответствии с приоритетом, срочностью, критичностью, важностью и пользой, эти задачи должны быть выполнены.
Это самый простой, лёгкий в использовании метод, он часто встречается в ежедневниках и мобильных приложениях по тайм-менеджменту, и он самый лучший. Этот метод называется системой ABC.
Согласно системе ABC, мы должны сначала выполнить работу категории A, затем B, затем C.
«Ваша самая важная работа всегда впереди вас, и никогда позади», — Стивен Кови.
7. Следуйте своему потоку
Самое важное и простое, что нужно сделать, — это следовать своему потоку, потому что правильно следовать составленному расписанию — самая сложная задача. Все следуют этим правилам какое-то время, а потом бросают на середине, из-за чего им кажется, что всё бесполезно.
Никогда не сдавайтесь и подключайтесь к расписанию. В результате уже через несколько месяцев вы почувствуете, как в вас происходят изменения. Ваша мыслительная способность возрастёт, а производительность труда увеличится.
«Совершенство — это искусство, завоёванное тренировкой и привыканием», — Аристотель.
8. Сделайте перерыв
Всем известно, что если человек продолжает выполнять работу непрерывно в течение длительного времени, то мозг перестаёт работать, появляется раздражительность и разочарование. И тогда вы бросаете работу.
Вот почему следует делать перерывы между делами, чтобы завершить работу более качественно. И вздремните после обеда, это очень важно. Когда вы делаете перерыв, ум движется плавно. Благодаря этому вы сделаете любую работу быстро и правильно.
«Сделав перерыв, вы сможете выдержать дольше», — Хейли Вульф.
9. Проверьте время выполненной работы
Проверьте по составленному вами списку, какую работу вы выполнили, а какую нет. Отметьте выполненную вами работу. Отмечая, таким образом, мы знаем, какие задания мы выполнили. Это простой и хороший способ самостоятельно пересмотреть расписание.
«Это всегда кажется невозможным, пока не будет сделано»,— Нельсон Мандела.
10. Планирование непредвиденного времени
Никто не знает, что произойдёт, оставьте для этого час, например, важные офисные дела, ухудшение здоровья, срочные работы и т. д.
Если вы оставите один час на случайное время заранее, то в случае внезапного появления какой-либо работы никаких изменений в вашем расписании не будет. Планирование непредвиденного времени имеет важное значение для составления расписания.
«Ничто никогда не проходит, пока не научит нас тому, что нам нужно знать», — Пема Чодрон.
11. Проанализируйте свою деятельность
Откройте расписание, которое вы запланировали перед сном, и посмотрите, выполнили ли вы все дела или нет. Тогда вы сможете лечь спать с чувством выполненного долга и на следующий день снова будете полны сил.
Это поможет вам помнить, что если вы не выполнили какую-то работу сегодня, то обязательно сделаете её завтра.
Это конечная точка вашего расписания. Это последняя точка, потому что если вы не проанализируете свою работу, вы не запомните своё расписание.
«Расписание защищает от хаоса и капризов. Это сеть для ловли дней», — Энни Диллард.
Заключение
Если вы хотите стать разумным, успешным человеком, не похожим на других, то вам следует начать составлять расписание и строго следовать ему. Если вы хотите видеть себя в хорошем месте в будущем, то вы должны строго следовать этому расписанию. Потому что все успешные люди в мире составляют свой график и следуют ему.
Часто задаваемые вопросы
- «Как составить для себя расписание на день?»
Когда вы составляете список, вы просто должны помнить о том, какую работу вы должны сделать сегодня утром. В этом списке отметьте всё, что вы собираетесь делать с утра до вечера. И определите это в соответствии с его приоритетности и важности.
- «Как составить расписание для студентов?»
Студенту проще всего составить список, потому что самая важная задача для него — это учиться. Поэтому у них не возникнет проблем с составлением расписания.
- «Как спланировать свой день для максимальной продуктивности?»
Помните о тех вещах, которые вы записали в своём списке, и всегда выполняйте свою работу в соответствии со временем. Делайте небольшой перерыв в середине дня, чтобы ваш ум мог освежиться, хорошо сконцентрироваться на работе и работать в два раза быстрее.
- «Как придерживаться расписания?»
Всегда напоминайте себе о необходимости следовать расписанию и часто просматривайте свой график.
Также может быть интересно:
Ещё больше интересных материалов на нашем сайте:
Также подписывайтесь на «iDeaWay» в социальных сетях!
Список дел на день — это самый простой и самый популярный метод тайм-менеджмента. И это неудивительно: чтобы составить список дел, достаточно найти любой клочок бумаги и записать на нем предстоящие дела.
Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.
Содержание
- Фиксация задач
- Расстановка приоритетов
- Группировка задач
- Бюджетирование времени
- Ненужные задачи
- Пожертвовать задачами
- Декомпозиция задач
- Оперативный список
- Обязательные и необязательные задачи
- Разделение сфер
- Планирование кайросов
- Жесткие задачи
- Планирование блоками
- Работа по таймеру
- Блоки отдыха
И еще один секрет
1. Фиксация задач
Главный принцип работы со списком дел звучит так:
Все задачи должны быть записаны
Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:
- Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
- О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.
Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.
Важно понимать, что список дел — это не просто «напоминалка». Записывая задачи, мы словно берем на себя обязательство их выполнить. Именно с таких обязательств и начинается самодисциплина человека.
Подробнее: Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
У списка дел из предыдущего примера есть серьезный недостаток: в нем не расставлены приоритеты. Почему это плохо?
В списке присутствуют две важных задачи: «подготовить презентацию» и «записаться к стоматологу». Но поскольку они стоят ближе к концу списка, мы можем до них так и не добраться. Устали, пропало настроение, приехали гости, отключили свет… Мало ли что может произойти в течение дня?
Чтобы повысить шансы на выполнение этих задач, их нужно поставить в самое начало списка. Именно с них мы и должны начать свой день.
Теперь, даже если план на день все-таки сорвется, мы с высокой долей вероятности успеем сделать самое главное.
Подробнее: Зачем расставлять приоритеты
3. Группировка задач
У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:
- Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
- Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
- Потом опять пойдем в магазин.
- Потом опять — в зал и т. д.
Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.
«Переключения» исчезли. Например, сейчас мы всего один раз идем в магазин и сразу покупаем все необходимое. Это простой прием помогает существенно экономить время и силы.
Подробнее: Как группировать задачи
4. Бюджетирование времени
В нашем списке дел на день есть две задачи, которые можно выполнять бесконечно долго: «гулять» и «читать книгу».
У остальных задач есть какое-то естественное завершение. Например, задачу «пропылесосить ковры» мы закончим, когда ковры станут чистыми. То же самое и с покупками. Купили хлеб? Задача выполнена.
А вот «гулять» и «читать книгу» можно до бесконечности. Если не контролировать продолжительность таких задач, то до других дел руки могут так и не дойти.
Здесь пригодится прием, который называется «бюджетирование». Нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на свои «бесконечные» задачи. Это время можно указать прямо в их формулировках:
Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.
5. Ненужные задачи
Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:
- «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
- «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?
Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.
Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.
6. Пожертвовать задачами
Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:
Мы не можем выполнить все дела
Да, мы способны хотеть очень многого, но наши время и силы всегда ограничены. Попытка «объять необъятное» закончится тем, что мы либо не выполним свой план, либо заработаем переутомление.
Посмотрим на две последние задачи в нашем списке дел («навести порядок в гараже» и «перебрать пряности»). Есть подозрение, что на выполнение этих задач нам просто «не хватит маны». Поэтому берем и со спокойной совестью вычеркиваем эти дела из своего списка.
Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.
7. Декомпозиция задач
В начале нашего списка дел стоит крупная и сложная задача — «подготовить презентацию». Такие дела в тайм-менеджменте называются «слонами». «Слоны» пугают нас своими размерами, поэтому их обычно хочется отложить на потом. Кроме того, зачастую не очень понятно, как к таким задачам вообще подступиться.
Сделать «слона» менее страшным и более понятным помогает прием «декомпозиция». Его идея заключается в том, чтобы разбивать сложные задачи на отдельные простые шаги («нарезать слонов на бифштексы»). Например:
Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.
8. Оперативный список
Список дел на день иногда получается настолько длинным, что с ним становится сложно работать. Во-первых, нам приходится постоянно «сканировать» весь список взглядом в поисках подходящих задач. Во-вторых, на глаза все время попадаются те дела, которые мы пока не собираемся выполнять.
Здесь может пригодиться прием, который называется «оперативный список». Берем еще один лист бумаги и выписываем на него те задачи, которые мы хотим выполнить прямо сейчас.
Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.
9. Обязательные и необязательные задачи
Иногда, глядя на список задач, мы испытываем хтонический ужас:
— Как много всего нужно сделать!
В такие моменты хочется все бросить и сбежать от своего списка куда-нибудь подальше (например, в социальные сети). Но справиться с этим страхом можно очень легко. Для этого берем «страшный список» и разбиваем задачи на три группы:
- Обязательно сделать сегодня.
- Желательно сделать сегодня.
- Можно без проблем отложить.
В результате у нас получатся три коротких перечня:
Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.
10. Разделение сфер
Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:
- Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
- Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.
В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:
Да, вместо одного плана на день у нас получилось два. Зато эти планы будут понятными и не вызовут никаких затруднений.
Подробнее: Принцип разделения сфер
11. Планирование кайросов
В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:
- Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
- Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
- Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.
Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.
Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения
Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.
12. Жесткие задачи
Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:
- Посетить врача в 12:00.
- Встретиться с клиентом 15:30.
- Сходить в кино в 20:00 и т. д.
Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.
Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».
Задачи из первого списка мы выполняем в отведенное для них время. Со вторым списком работаем так же, как и обычно, выполняя дела в промежутках между «жесткими» задачами.
Подробнее: Техника жестко-гибкого планирования
13. Планирование блоками
Сегодня люди все чаще задумываются о поддержании так называемого «жизненного баланса». Им хочется уделять полноценное внимание всем сферам жизни: работе, семье, творчеству, здоровью и т. д. К сожалению, обычный список дел не предусматривают такую возможность.
Может помочь техника блочного планирования. Смысл ее в том, чтобы выстраивать свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков, посвященных разным видам деятельности. Например:
По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.
14. Работа по таймеру
Иногда мы воспринимаем свой список дел как один большой и непрерывный поток задач. Такое отношение легко приводит к «приступам прокрастинации». И это объяснимо: никому не хочется выполнять работу без конца и края.
Решение этой проблемы предложил в 80-х годах итальянец Франческо Чирилло. Его идея состояла в том, чтобы выполнять задачи с помощью таймера. Выглядит это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
- После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.
При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.
Этот метод (он называется «метод помидора») существенно снижает риск прокрастинации. Таймер разрушает монолитность списка дел и разрезает его на небольшие временные интервалы. Нам гораздо легче уговорить себя поработать всего 25 минут, чем выполнять «одну сплошную работу».
Подробнее: Техника Pomodoro
При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:
- Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
- Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.
На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:
Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.
И еще один секрет
Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.
Во-первых, такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы всегда носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.
Во-вторых, планировщики помогают упростить работу с любыми списками. Мы можем устанавливать напоминания для важных встреч, настраивать автоматическое повторение задач и сортировать дела так, как заблагорассудится.
Ну, а в-третьих, в современных планировщиках можно легко реализовать все приемы и техники, описанные в этой статье.
Автор
Ирина Рудевич
04 августа 2020
Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.
Не пишите лишнего
На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.
Контролируйте выполнение
Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.
Разбивайте задачи на подзадачи
«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.
Интегрируйте дела в календарь
Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.
Назначайте дедлайн
Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.
Разбивайте задачи на группы
Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.
Составьте список ненужных дел
Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.
Боритесь с прокрастинацией
Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.
Попробуйте «технику помидора»
Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.
Награждайте себя за достижения
Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.
Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.
Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.
Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.
Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.
Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.
Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.
Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.
Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.
Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.
Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи
Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.
Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.
Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.
Создайте позитивное подкрепление
Вы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.
Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.
Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.
Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.
Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.
Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.
