Как правильно составить свой чек лист

Чек-листы сильно выручают в работе и обычной жизни. Они помогают структурировать информацию и служат напоминанием. Чтобы чек-листы приносили пользу, нужно уметь их правильно составлять.

В статье расскажем, как сделать чек-лист — принципы составления, какую задачу должен решать, как оформить. И дадим краткое определение, если вы вообще не в курсе, что такое чек-лист.

Читайте также: 10 лучших курсов для дизайнеров

Что такое чек-лист и для чего он нужен

Чек лист — это список пунктов, составленный в произвольном порядке. Он может обозначать последовательность шагов для выполнения задачи, список важных дел, характеристики объекта. Чек лист может быть составлен на бумаге, электронном носителе, маркерной доске.

Вы хотя бы раз в жизни составляли чек-лист. Самые простые примеры — список покупок для магазина, распорядок дня, план на выходные.

Чек-листы нужны для упрощения сложных задач, а также проверки и контроля выполненных действий. Например, у вас есть сложное задание — убраться в квартире. Вы не знаете, с чего начать. Разбиваем большую задачу на несколько маленьких (протереть полки, вынести мусор, пропылесосить) и получаем чек-лист.

Это интересно: 11 функциональных тайм-трекеров

Чек-листы полезно использовать:

• для планирования графика;
• упрощения бизнес-процессов;
• создания задач для персонала и проверки их выполнения;
• мотивации и самодисциплины;
• планирования бытовых рутинных задач, если не уверены в своей памяти.

P.S. Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них.

Где и зачем используются чек-листы

Мы выяснили, что можно использовать чек-листы дома, на работе и в бизнес-процессах для личного удобства. Но еще на них делают деньги.

Как зарабатывают на чек-листах:

Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.

Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок. Еще можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна».

Раздают клиентам и подписчикам, как бонус. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько). Или раздаете чек-листы зрителям прямых эфиров. Для них это мотивация чаще смотреть прямые эфиры, чтобы получать больше полезной инфы.

Используют как упаковку для товара. Это креативный способ увеличить продажи. Пример — шоколад «Чек-лист ПАНИКЕРА». На упаковке в шуточной форме написано, что делать во время пандемии Covid (подраться за гречку, скупить туалетку). 100% такой шоколад берут в подарок или ради фото.

Как создать и оформить чек-лист — инструкция

Нужно предварительно составить список из пунктов на бумаге, а потом оформить его. Для оформления будем использовать сервис Canva. Есть и другие сервисы для оформления списков.

Как правильно составить чек-лист

Перед составлением чек-листа полезно изучить рекомендации:

Один пункт списка должен обозначать одно действие или характеристику. Чем проще чек-лист, тем он эффективнее. Сами пункты тоже старайтесь делать лаконичными.

Используйте простые и понятные формулировки при составлении пунктов.

Пункты должны быть составлены в логической последовательности. Но если список создается исключительно для самоконтроля, можно записать задачи в произвольном порядке. Например, если речь идет об уборке в квартире, нет разницы, с чего именно вы начнете. А если это чек-лист по установке программы на компьютер, важно правильно соблюдать шаги.

Придерживайтесь списка до 20 пунктов плюс/минус. Если список длиннее, лучше разбить задачу на несколько мелких и по каждой составить свой чек-лист.

Пункты пишем в утвердительной форме. «Отправить ТЗ автору, скинуть файл редактору, принять работу от дизайнера». Можно использовать повелительное наклонение: «Отключи телефон на час, сделай зарядку».

Желательно, чтобы кроме самой задачи в списке было место для изменения ее статуса — например, поле для галочки, что она выполнена. Но можно и без галочки — просто зачеркивать лишние пункты.

Важные задачи в чек-листе можно отметить цветом и указать срок выполнения.

В идеале весь чек-лист должен поместиться на одном листе/экране. Но это не обязательное требование. Просто так удобнее.

В чек-листах не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от пунктов. Используйте два. Черный на белом — оптимальный вариант для чек-листа. Можно на однотонном цветном фоне. Если цветов больше, то они должны быть не яркими. Если для фона используем картинку, пусть она будет с прозрачностью.

Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать полезную информацию. Такие чек-листы лучше составлять экспертам. Например, вы ведете страницу в Instagram и предлагаете подписчикам чек-лист «Как сбросить 10 кг за 2 недели». Очевидно, такой список должен составлять специалист — диетолог, фитнес-тренер. Или автор уникальной методики, проверенной на себе.

Более сложные чек-листы можно создавать не в виде списка, а в виде таблицы. Где будет колонка для задачи, дедлайн, отметка о выполнении, заметки или комментарии. Правда такие чек-листы теряют свое основное свойство — простоту. Но главное, чтобы список помогал решить проблему. Создавайте чек-лист в такой форме, в какой вам будет удобнее с ним работать. Со временем вы научитесь изменять чек-листы под себя и находить оптимальные варианты составления списков.

И самое важное — чек лист должен приносить результат, который можно зафиксировать. Например, выполнение конкретной задачи.

Статья в тему: Как красиво оформить отзывы в Инсте

Оформляем чек-лист в Canva: пошаговая инструкция

Вы составили список и приняли во внимание рекомендации, изложенные выше. Теперь переходим к оформлению:

Шаг 1. Переходим в сервис Canva.com (как пользоваться Canva в России).

Можно сразу выбрать готовые шаблоны чек-листов и просто их отредактировать. Находим по ключевику «cheсk list» или «chek list» (с ошибкой). А вот по слитному написанию «checklist» ищет хуже. Другие варианты для поиска: «to do list» и «планировщик». Еще можно найти шаблоны без ключевика, перейдя в категорию «Планеры». Выбираем подходящий шаблон и редактируем.

Но мы не ищем легких путей, поэтому покажем, как создать кастомный чек-лист с нуля. Переходим к шагу 2.

Шаг 2. Создаем новый документ. Идем в категорию «Планеры» и жмем «Создать пустой дизайн. Планировщик».

Шаг 3. Добавляем фон. Лучше делать однотонный. Яркие цвета не используем. Если хочется поставить фотографию или паттерн на фон, тогда нужно увеличить прозрачность картинки. Или добавить сверху плашку, залитую цветом и тоже с прозрачностью.

Например, хотим сделать чек-лист для путешествий. Добавим фото природы в качестве фона — раздел «Фото», ключевик «nature».

Шаг 4. Делаем фон более прозрачным — 3 точки, значок прозрачности. Увеличиваем прозрачность до такой степени, чтобы фон не перекрывал будущий текст. Потом можно подкорректировать.

Важно: прозрачность работает, если картинку установить поверх полотна, а не в качестве фона. Визуально одно и то же, но инструменты работают по-разному.

Шаг 5. Добавляем заголовок. Идем в инструмент «Текст». Выбираем любой стиль. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.

Можно поместить текст на плашку контрастного цвета. Плашки находятся в разделе «Элементы». Это обычный прямоугольник или квадрат. Цвет и размер фигуры легко изменить.

Шаг 6. Пишем пункты. Слева можно сразу оставить место для квадратов, в которых потом будем ставить галочки. Используем все тот же инструмент «Текст», но он должен отличаться от заголовка.

Шаг 7. Добавляем квадраты для галочек. Из раздела «Элементы».

Пустое место можно не трогать или добавить туда элемент. Когда текста много, лучше вообще обходиться без лишних деталей. Но в нашем примере иллюстрация не отвлекает от списка.

Готовый вариант:

Чек-листы лучше сохранять в PDF формате для печати.

P.S. Конечно, можно создавать более креативные и сложные чек-листы с рамками, значками, колонками. Но если стоит задача быстро сделать практичный чек-лист — достаточно описанных шагов. Если есть время и желание создать красивый дизайнерский список — в Canva полно инструментов для этого.

От типа зависит структура чек-листа.

1. Шаги для выполнения задачи. Самый распространенный тип. Показывают, что нужно сделать для достижения цели. Например, «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей».

1. Этапы, уровни, дорожные карты. Этот тип похож на предыдущий, но тут мы разбиваем глобальную задачу на этапы и по каждой составляем свои чек-листы. А также создаем один общий чек-лист для фиксации этих этапов. Например, дорожная карта по запуску стартапа. Можно выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.

1. Перечень ошибок. Шаги, которые наоборот отдаляют от цели. Например, вы хотите открыть канал на YouTube. Чек-лист «5 ошибок начинающего ютубера» поможет избежать неправильных действий.
2. Список идей. Например, «33 идеи для постов». Сюда же лайфхаки, рекомендации, секреты.
3. Список обязательных вещей/сервисов/приложений. Пример, как мы делали в Canva — вещи, которые нужно взять в путешествие. Или «10 курсов по продвижению». Это также может быть список для вдохновения — «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
4. Чек-лист для проверки. Чтобы оценить выполненную работу, выбрать кандидата на должность, проверить, все ли готово к запуску мероприятия. Самый простой пример — фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки.

Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации.

Третий пример — диспетчеры и пилоты самолетов всегда перед началом полета проверяют по своим чек-листам, все ли готово для безопасного взлета.

1. Список критериев. На что обращать внимание при выборе телефона, автомобиля, вакансии.
2. Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.
3. Чек-листы для создания алгоритмов. Вы хотите создать чат-бота для сайта. Или настроить автоответы. Можно создать чек-лист, где будут описаны основные вопросы и ответы. Потом по этому же чек-листу проверяете, все ли учтено при настройке бота или автоответов.
4. Чек-лист для поиска информации. Например, вам нужна база поставщиков. Или список конкурентов, по которым будет проводиться анализ. Или вы хотите спарсить пользователей. Создаете чек-лист, чтобы понимать, по какому принципу настраивать поиск.

Кстати, чек-листы могут быть специальными (под конкретную задачу, продукт, мероприятие) или универсальными.

Если задача глобальная, она может включать в себя все вышеперечисленные типы чек-листов. Например, для запуска крупного проекта или достижения уровня личностного роста недостаточно одного чек-листа.

Заключение

Если вы никогда не пользовались чек-листами — советуем попробовать. Они реально облегчают жизнь и создаются в пару кликов. Есть также сайты с готовыми шаблонами чек-листов, если лень придумывать пункты самостоятельно.

Полезные ссылки:

• ТОП-7 облачных хранилищ
• Как стать блогером на YouTube
• ТОП-10 лучших CRM-систем

Память человека не безгранична, поэтому мы периодически что-то да забываем. Чтобы не упустить важное из виду, приходится все записывать. А что делать, если перед вами стоит сложная задача или процесс, который, в свою очередь, состоит из множества небольших этапов? Конечно же, воспользоваться чек-листом!

Чек-лист – это…

…список, позволяющий разбить сложную работу на небольшие задачи и по которому можно проверить их выполнение. Как только что-то из перечня завершается, напротив соответствующего пункта ставится галочка. Основная цель – воплотить все или хотя бы большинство пунктов. При этом использовать подобный лист можно многократно при повторяющихся процессах.

Считается, что чек-листы пошли из авиации – пилоты с их помощью проверяли готовность ко взлету. Сейчас этот инструмент активно распространился во все сферы нашей жизни. 

Основные преимущества составления чек-листов

1. Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше.
2. Делегирование полномочий. Если подробно разбивать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие – поручить другим. В результате и контролировать другого человека становится в разы проще.
3. Исключение или предупреждение ошибок. Порой даже крохотные ошибки могут приводить к глобальным последствиям, а в случае с чек-листами можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок.
4. Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел.
5. Организация – это значит, что ни один этап на пути к достижению цели не будет упущен. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными.
6. Повышение продуктивности. Как говорилось выше, этот инструмент позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, при этом рутинные процессы будут проводиться максимально быстро. Такие действия исключают возникновение авралов и повышают уровень продуктивности людей.
7. Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Такие действия наглядно покажут повышение продуктивности.
8. Совершенствование процессов. Чек-лист считается базовым средством для установления дисциплинированности и последовательности действий сотрудников. Они гарантируют, что ни один сотрудник не забудет ничего важного и все сделает так, как необходимо.
9. Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.

Для чего пригодится

Прежде всего, чек-листы нужны для наведения порядка в расписании. Но если смотреть точнее, можно использовать их для решения следующих задач:

• Оптимизация процессов. Если в каких-то делах есть повторяющиеся пункты, можно зафиксировать их и таким образом не пропускать. С помощью чек-листа можно легко делегировать работу другим и осуществлять дальнейший контроль.
• Отслеживание прогресса или результата. С его помощью ярко демонстрируется то, сколько уже пройдено и сколько осталось до достижения цели. Тут хорошо отражается одно из вышеперечисленных преимуществ – при наглядном отображении продвижения к цели повышается мотивация.
• Оценка качества. В этом случае он помогает проверить, соответствует ли созданный продукт/услуга установленным требованиям.

Процессы в чек-листах

Процессы – это определенные последовательности шагов для выполнения задачи, которые могут быть разовыми или же повторяться периодически. Так, подобный инструмент может быть рассчитан на каждый день, на неделю, месяц или даже квартал. Основная цель процессов – определить лучший способ выполнения поставленных задач с согласованными действиями.

Особенности оформления

Если вы решили создать собственный чек-лист, обязательно проверьте финальный вариант на соответствие следующим критериям:

• Четкая постановка цели и целевой аудитории. С одной стороны, если при его создании у вас в голове нет четко поставленной цели, пункты, скорее всего, выйдут несколько размытыми.
• Отражение темы в заголовке. У чек-листа есть конкретная цель. 
• Наличие четкой структуры и логики. Пункты должны располагаться либо по хронологии, либо по приоритету, но никак не вразброс.
• Разбор сложных задач на подпункты. Суть чек-листа – напомнить что-то сделать, а когда процесс многоэтапный, не сразу понятно, как к нему подступиться. Чем проще, тем лучше!
• Объединение тематических разделов. Если тема списка достаточно обширна и включает несколько подтем, лучше поделить их в соответствии с ними. Однако тут важно не переборщить, ведь, как говорится, краткость – сестра таланта, особенно в отношении чек-листов.
• Простота и понятность во всем. Прочитав его, человек не должен думать о том, что автор имел в виду. Один пункт должен содержать одно действие. Пусть формулировка будет чересчур простой, но понятной каждому. То же касается и дизайна – не используете плохо читаемые шрифты или неконтрастные цветовые комбинации. И золотое правило – не больше двух ярких цветов, чтобы документ не пестрил и внимание было приковано исключительно к тексту.
• Выдержка формата. Не превращайте список в гайд или инструкцию, не создавайте его чрезмерно объемным. Оптимально будет от 5 до 20 пунктов, если выходит больше – поделите на два вида.
• Охват всех ключевых вопросов по теме. Список получился слишком емким и разнородным? Тему стоит сузить.
• Опущение личных предпочтений или деталей. Это вовсе не гайд, поэтому рекомендовать что-то конкретное автор в нем не может. И чем более универсальными пункты будут в итоге, тем лучше.

Виды чек-листов

1. Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки. Или избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от вредной привычки.
2. Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай». Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, составить резюме или собрать мебель. Сюда же можно записывать план рабочих задач на день (позвонить клиенту, отправить торговое предложение компании N, найти исполнителя для создания логотипа). 
3. «Прочитай – соотнеси». Этот вид предполагает определение того или иного явления. И чем больше галочек напротив указанных пунктов отмечено, тем больше вероятность соответствия. Такие чек-листы мы часто встречаем в различных тестах. 
4. Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.

Есть еще один развлекательный вид подобного списка, его называют буллшит-бинго. В нем изображение поделено на квадраты и в каждом из них прописаны какие-то фразы или действия, которые чаще встречаются и совершаются представителями тех или иных групп или ситуаций. В соцсетях, кстати, они очень часто встречаются – пользователи пересылают их себе в ленту или истории и отмечают совпавшие пункты.

Примеры чек-листов

Подобные списки выполняются в текстовом или визуальном формате, хотя второе встречается куда чаще. Например, у Timeweb есть чек-лист для запуска сайта наподобие памятки, а еще «Кто ваш клиент?» для определения целевой аудитории. А вот из изображений под тип памятки очень подходит следующий, взятый из свободного доступа:

Теперь к трекерам, позволяющим отслеживать те или иные привычки. В интернете можно найти огромное количество интересных вариантов:

Следующий у нас на очереди – «Прочитай – соотнеси»:

Теперь переходим к формату развлекательного списка. Здесь выбор значительно шире, поэтому я выбрала наиболее часто встречаемые типы – один относится ко психологии, а второй касается книг:

Под конец идет самое интересное – это буллшит бинго. Простор для творчества тут огромный. Из самых примечательных отмечу следующие примеры:

Теперь перейдем к сервисам, в которых удобно создавать чек-листы на все случаи жизни. Сначала поговорим о сервисах, в которых можно оформить красивый чек-лист (для презентации, инфографики, памятки, сайта и т.п.), а затем рассмотрим популярные планировщики задач, которые подойдут для мониторинга ежедневных дел и ведения рабочих задач. 

Сервисы для оформления чек-листов

Canva

Куда же без нее?! Это универсальный сервис, в котором можно и самому нехилый дизайн разработать, и ярким шаблоном воспользоваться. По соответствующему тегу в сервисе представлено более 15 тысяч шаблонов, поэтому выбрать есть из чего. При желании можно поменять некоторые цвета или элементы местами, добавить что-то свое. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.

Adobe Creative Cloud Express

Недавно запущенный инструмент активно набирает обороты, причем вполне заслуженно. Он аналогичен первому сервису, однако тут есть пара нюансов. Первый – он англоязычный, и русский язык в интерфейсе, как и в большинстве шаблонов, недоступен. Второй – если вы захотите выбрать шрифт из обширной библиотеки, за это придется доплатить. Но базовые вещи тут выходят очень даже неплохо. И, несмотря на небольшой «ассортимент» шаблонов, выбора тут все-таки больше по сравнению с Canva.

365Done

А вот это уже отдельный сайт, приспособленный под создание чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине. 

Планировщики задач с опцией чек-листа

Google Keep

Это абсолютно бесплатный сервис… Для ведения заметок. Однако для создания личного чек-листа он тоже вполне сгодится, ведь в нем есть возможность формирования простого списка и отправки его друзьям или коллегам. Что еще удобно, к одной записи крепятся теги и метки по определенной теме, еще есть напоминания, функция добавления фотографий или голосовых записей, а также многое другое. Это отличное решение для тех, кто не хочет заморачиваться и любит делать все самостоятельно.

Microsoft To Do (ранее Wunderlist)

Тоже неплохой планировщик, который можно приспособить под ведение чек-листов. В нем предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier. Приложение будет вести учет текущих задач и покажет, какие действия нужно выполнить далее. Некоторые пункты можно установить на повтор и установить для них напоминание. Пользоваться всем этим «бохатством» можно абсолютно бесплатно.

Any.Do

Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы. В нем можно создавать планы в зависимости от времени или местоположения, а еще делиться задачами с друзьями или коллегами. При этом есть синхронизация с календарем Google и хранилищем iCloud, поэтому данные можно будет синхронизировать для сохранения в одном месте. Плюс тут есть расширенные возможности, позволяющие следить за процентом заполнения списка, устанавливать напоминания пользователям, а также следить за теми, кто формы еще не заполнил. Пользоваться можно бесплатно и платно.

WorkFlowy

Еще один планировщик, только более продвинутый. Бесплатно в нем можно разрабатывать до 100 списков, а за $50 в год это ограничение будет снято, еще будет открыт доступ к неограниченному числу шаблонов и элементов. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.

Упомяну еще пару сервисов для управления бизнес-задачами – Trello и Planfix. В них можно составлять объемный план работ, разделять задачи в списке на подзадачи для детализации прогресса и назначать исполнителей. 

Даже самые простые подобные сервисы можно приспособить под составление и ведение чек-листов. Обычные заметки в телефоне для кого-то станут простым и эффективным решением. Хотя это дело вкуса, некоторые все дела ведут с помощью записей в тетрадке. Как всегда, выбирать надо исходя из субъективных предпочтений, лишь бы было удобно. 

Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит Digital глазами начинающего.

Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.

Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.

Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).

От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.

Да, хотя различия незначительные.

Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».

Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.

Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.

Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.

Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.

Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.

Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.

Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:

• 365done.ru с 11 минималистичными шаблонами: трекерами, списками, челленджами, расписаниями, памятками. За репост или символическую плату можно скачать готовые чек-листы от самого сервиса или других пользователей.
• Canva с 67 разными по дизайну и содержанию шаблонами (есть бесплатные, есть за 1 доллар). Можно изменять все элементы на свой вкус, а также разработать собственный чек-лист с нуля.
• 101 Planners, который похож на Canva, только с чуть менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Шаблоны полностью бесплатные — вдруг приглянутся именно эти.
• Чеклист | Эксперт — в нём, правда, всего один общий шаблон для всех чек-листов. Зато процесс создания сведён к минимуму: надо просто внести в специальные поля названия разделов и пунктов, затем скачать готовый чек-лист в формате PDF. Можно посмотреть работы других пользователей.

Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.

К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.

Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.

А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.

Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:

• определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
• заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
• пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
• сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
• пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
• выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
• охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
• личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.

^* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook и Instagram на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности.

Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше

Советы

Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться

+ несколько сервисов для создания чек-листов

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Чек-листы отлично подходят не только для проверки, но и для организации самого рабочего процесса. Они позволяют «на лету» оптимизировать свой труд, в разы снижают количество ошибок и не дают забыть о «важных мелочах». Сегодня мы поговорим о том, как создавать свои чек-листы для работы и как правильно ими пользоваться.

В каких случаях стоит работать по чек-листам

Обычно по чек-листам выполняют задачи, которые состоят из множества отдельных шагов. Например:

• Мероприятия по уборке (квартиры, офиса, рабочего места).
• Подготовка к важным событиям (к выступлению, отпуску, свадьбе, командировке).
• Регулярный уход (за питомцами, техникой, автомобилем).
• Аудиты и профилактические осмотры (машины, компьютера, сайта).
• Создание продукта (мебели, одежды, сайтов, статей).
• Оказание услуг (доставка товаров, организация праздников, проведение семинаров).

Об использовании в своей работе чек-листов стоит задуматься в следующих случаях:

• Если есть риск забыть о каком-нибудь этапе.
• Если часто возникают ошибки, которые можно было бы предотвратить.
• Если в процессе работы вы часто задумываетесь о том, что делать дальше.

Чек-листы подходят и для разовых мероприятий. Например, перед походом в магазин люди часто составляют список покупок, а перед поездкой на море — список вещей, которые хотят взять с собой. На самом деле, все крупные задачи лучше разбивать на отдельные шаги, чтобы облегчить их выполнение (этот процесс называется декомпозицией).

Но максимальную пользу приносят чек-листы, предназначенные для повторяющихся задач. В этом случае их можно постоянно дорабатывать и совершенствовать, а время на их составление окупается с лихвой.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы помогают:

• Ни о чем не забывать. Они своевременно напомнят отправить счет-фактуру клиенту или изменить формат файла.
• Избегать ошибок. Допущенные во время работы промахи можно добавить в чек-лист и больше их не повторять.
• «Разгрузить голову». С чек-листами не нужно постоянно вспоминать, что и когда делать: мы можем сосредоточиться на самой работе.
• Поддерживать самодисциплину. У нас реже возникает искушение заняться посторонними вещами, «схалтурить» или пропустить какой-нибудь важный этап.
• Экономить время. Не нужно каждый раз заново планировать работу: правильно составленный чек-лист будет служить долго.
• Быстро совершенствовать процесс. Узнав о новых приемах и техниках, мы можем сразу же добавить их в свой чек-лист и начать применять на практике.

Правила составления чек-листов

Прежде чем приступить к созданию своих чек-листов, ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.

Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.

Нет:	Да:
Разместить анонс в Twitter и Facebook.	Разместить анонс в Twitter.
	Разместить анонс в Facebook.
Отшлифовать и отполировать.	Отшлифовать.
	Отполировать.

Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему чек-листу будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?

Нет:	Да:
ЧПУ!!!	Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия.
Пиксели.	Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций?
Не слишком?	Не слишком ли густой лак?
Let’s Mortal Kombat begin!	Запустить рендеринг.

Без деталей. Если вы составляете чек-лист для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши чек-листы предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.

Для себя:	Для других:
Проверить готовность варенья.	Проверьте готовность варенья. Капните им на сухую тарелку: если капля не растекается, варенье готово.
Указать контактные данные.	Укажите свои контактные данные на случай, если журналисты захотят что-нибудь уточнить.
Продублировать содержание видеороликов текстом.	Продублируйте содержание видеороликов текстом. По статистике только 10% посетителей открывают видео.
Проверить синтаксис CSS.	Проверьте синтаксис CSS на ошибки. Для этого воспользуйтесь сервисом jigsaw.w3.org.

Борьба с механическим выполнением. Главный враг чек-листов — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».

Если вы столкнулись с чем-то подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать и т. д. Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.

Нет:	Да:
Придумать пять вариантов заголовка.	Записать пять вариантов заголовка.
Проверить, все ли документы на месте.	Проверить документы по списку.
Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран.	Сфотографируйте номер.
Прочитать текст.	Прочитать текст вслух.

Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.

Нет:	Да:
Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы.	Уменьшить иллюстрации.
Не подгорела ли каша?	Непрерывно помешивать кашу до готовности.
Не слишком ли горячая вода?	Нагреть воду до 50°C.

Группировка заданий. Используйте в больших чек-листах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.

Нет:

Да:

Результат, а не действие. Очень часто в чек-листах лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.

Нет:	Да:
Протереть пыль.	Пыли на мебели не видно.
Установить на сайте социальные кнопки.	На сайте используются социальные кнопки.
Накормить кота.	Кот сыт и доволен.

Тестируйте. Если вы составили чек-лист для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если чек-лист предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.

Как составить свой чек-лист

При создании чек-листа вам придется вносить в него изменения: добавлять новые пункты, менять их местами, группировать и т. д. Рекомендуем сперва составить перечень заданий в черновике, а уже потом оформлять его «красиво».

Для создания чек-листа можно использовать следующий алгоритм:

Шаг 1. Разделить работу на основные этапы. Они станут скелетом чек-листа, на который будут «нанизываться» все остальные пункты.

В качестве примера давайте составим чек-лист публикации статьи на сайте:

Шаг 2. Детализировать. Не нужно ли расписать этапы более подробно? В первую очередь добавьте те операции, о которых хотя бы теоретически можно забыть.

Шаг 3. Обработать ошибки. Какие ошибки вы обычно допускаете на каждом из этапов? Можно ли их предотвратить? Если да, добавьте задачи по профилактике, а если нет — своевременную проверку.

Шаг 4. Добавить напоминания. О чем вы чаще всего забываете на том или ином этапе? А о чем можете забыть?

Шаг 5. Предупредить возможные проблемы. С какими трудностями вы чаще всего сталкиваетесь? Где обычно теряете время? Можно ли избежать этих проблем?

Шаг 6. Сгруппировать задачи. Если чек-лист выгляди слишком громоздким, разделите его на части и добавьте подзаголовки. В нашем примере все это уже есть:

Шаг 7. Проверить. Протестируйте чек-лист на реальном проекте. Убедитесь, что с ним удобно работать и что вы ничего не упустили. Если потребуется, добавьте новые пункты и удалите то, что не приносит пользы.

Тонкости и нюансы

• Храните исходные чек-листы (с них вы будете делать копии для работы) в отдельной папке, где их нельзя случайно изменить или удалить. Каждую новую версию чек-листов архивируйте: она может вам пригодиться.
• Если вы планируйте обращаться к уже завершенным чек-листам (например, для учета) или если чек-листы предназначены для командной работы, предусмотрите в них шапку. Подумайте, какие данные пригодятся для поиска, совместного использования, контроля или сбора статистики. Вот несколько вариантов:
  • Дата
  • Название проекта
  • Категория работ
  • Номер заказа
  • Имя клиента
  • Имена исполнителей и участников проекта
  • Дедлайн
  • Время начала и завершения

• Если во время работы нужно обращаться к интернет-ресурсам или папкам на компьютере, добавьте активные ссылки на них прямо в чек-лист.
• Предусмотрите возможность контроля, если составляете чек-лист для своих сотрудников. Можно ли проверить выполнение заданий? Если нет, переформулируйте их.
• Для особых важных работ, в которых нельзя допускать ошибки, добавьте в чек-лист дополнительные чекбоксы для проверки:

• Если нужно оценить эффективность работы, добавьте в чек-лист столбик хронометража. Фиксируйте в нем время выполнения заданий.
• Чек-листы можно составлять из уже готовых блоков, а также комбинировать друг с другом. Например, для размещения любых материалов в корпоративном блоге нужно выполнить одни и те же действия. Следовательно, в чек-листах для кейсов, интервью, обзоров и т. д. будет присутствовать общий блок — «Публикация».

Где создавать чек-листы

В этом разделе мы рассмотрим несколько способов создания и оформления рабочих чек-листов: от самых простых и доступных, до сложных и «продвинутых». Что конкретно выбрать — зависит от ваших задач и личных предпочтений.

На бумаге

Если вам приходится работать без компьютера и смартфона, на помощь придет старый проверенный метод — лист бумаги и карандаш. Здесь есть три варианта:

Обычный список. Это самый простой, однако вполне рабочий вариант. Вам нужно всего лишь записать задачи на любом листе бумаги, а потом вычеркивать их по мере выполнения. Недостаток этого способа в том, что список задач перед каждой работой приходится составлять заново.

Список-матрица. Это «многоразовая» версия обычного списка. Суть ее в том, чтобы напротив каждого задания рисовать сразу несколько чекбоксов или просто оформить весь список в виде таблицы. Для создания таких чек-листов лучше брать бумагу в клеточку.

Распечатка. Третий вариант — заранее распечатать уже оформленный на компьютере чек-лист. Лайфхак: если под рукой нет специальных программ для чек-листов, создайте в текстовом редакторе маркированный список, а в качестве маркеров установите белые квадраты или кружочки:

На компьютере

Если компьютер доступен, но вы по каким-то причинам не можете пользоваться интернетом, обратите внимание на следующие варианты:

Обычный текстовый файл. Если вы не придаете значения внешнему виду чек-листа, то можете создать его в абсолютно любом текстовом редакторе (например, в «Блокноте»). Составьте список заданий, а после выполнения удаляйте их или помечайте словом «Ок».

Электронные таблицы. Более продвинутый вариант — таблица в Excel или LibreOffice Calc. При желании такие чек-листы можно даже сделать интерактивными: добавить настоящие чекбоксы, подсчет процента выполненной работы, прогресс-бар и т. д.

Программы-органайзеры. В таких программах уже есть интерактивные списки задач, из которых легко можно сделать чек-листы. Создайте в органайзере отдельную категорию (папку, проект и т. д.) и разместите в ней список заданий. Чтобы они шли по порядку, их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.

Ментальные карты. Чек-листы можно оформить и в виде ментальных карт (с помощью xMind, Freemind и других подобных программ). Такие списки выглядят очень наглядно.

В интернете

При наличии интернета возможностей для создания чек-листов становится еще больше. Перечислим лишь некоторые варианты.

Google Forms. Очень простой, удобный и приятный для глаз вариант. Созданные в Google Forms чек-листы можно открывать по специальной ссылке с любого устройства, а результаты их заполнения собирать в отдельную электронную таблицу.

Maxdone. В этом онлайн-органайзере можно прикреплять чек-листы к любым задачам. У Maxdone есть не только веб-версия, но и версии для смартфонов, поэтому ваши списки будут всегда под рукой.

Checklists.expert. Это, наверное, самый известный в Рунете сервис для работы с чек-листами. Здесь есть простой визуальный конструктор, возможность создавать приватные и публичные чек-листы, возможность их распечатывать и скачивать в PDF-формате.

Evernote и Google Keep. Предназначены для создания и хранения заметок, но в эти заметки можно вставлять и свои чек-листы. Затрудняемся сказать, насколько они удобны, но если вы уже пользуетесь этими сервисами, вам наверняка стоит рассмотреть и такой вариант.

Trello. Этот популярный сервис управления проектами отлично подходит и для работы с чек-листами. Создавать их очень легко: достаточно скопировать и вставить в карточку какой-нибудь список, например, из электронных таблиц. В самих чек-листах можно использовать разметку Markdown и ссылки на другие карточки Trello.

Все перечисленные выше варианты предназначены скорее для индивидуальной работы или небольших команд. Что же касается крупных компаний, то здесь чек-листы чаще всего внедряют в рамках различных CRM-систем (Битрикс24, Мегаплан и т. д.), где уже хорошо продуманы и контроль, и учет, и совместная работа. Чтобы узнать подробности, обратитесь к справочным материалам по конкретной CRM или в поддержку.

Как работать по чек-листам: 10 правил

1. Заполняйте чек-листы честно. Не отмечайте те пункты, которые не выполнили, иначе такая «работа» быстро превратится в привычку. Если же вам постоянно хочется пропустить какие-то задания, подумайте: а так ли они нужны?

2. Избегайте механического выполнения. Если в каких-то местах вы начали ставить галочки «на автомате», сделайте работу более осознанной. Например, если в задании нужно подумать, записывайте результаты размышлений.

3. Подписывайте чек-листы, если планируете обращаться к ним в дальнейшем или использовать в командной работе. Указывайте дату, название проекта и другие данные, необходимые для поиска и учета.

4. Регулярно обновляйте и дорабатывайте чек-листы — это поможет постоянно улучшать качество вашей работы.

5. Работайте над ошибками. Допустив какой-нибудь промах, внесите в чек-лист изменения, чтобы больше его не повторять.

6. Применяйте новые знания. Узнав о приеме, который помогает ускорить или улучшить работу, сразу добавляйте его в чек-лист.

7. Изучайте чужой опыт. Поинтересуйтесь, как выполняют эту работу те, кто добились в ней хороших результатов. Вполне может оказаться, что вы упускаете что-то важное или делайте что-то ненужное.

8. Анализируйте эффективность работы. Регулярно просматривайте свой чек-лист и спрашивайте себя: можно ли как-то ускорить или усовершенствовать тот или иной этап?

9. Избавляйтесь от всего лишнего. Удаляйте задания, которые ничего не дают и лишь отнимают время. Удаляйте этапы, которые по какой-то причине уже потеряли актуальность.

10. Периодически пересматривайте весь рабочий процесс. Иногда лучше не редактировать чек-лист, а составить его еще раз, «с нуля». Вы накапливаете знания и опыт, и ваш прежний подход к работе со временем может сильно устареть.

Поделиться: