Деловое письмо
Как составить справку?
Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.
В правом верхнем углу указывается место представления справки.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Реквизиты справки следующие:
- место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
- название и координаты организации, выдавшей справку,
- штамп организации, выдавшей справку,
- наименование вида документа,
- дата,
- текст справки,
- подпись должностного лица,
- печать организации.
Пример
| ОАО «Заря» 123000, Москва, ул. Ак. Павлова, д. 20 |
В Налоговую инспекцию г. Москвы |
|
|
СПРАВКА 29.09.2002 Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей. |
||
| Директор | (Подпись) | И. А. Петров |
| Главный бухгалтер | (Подпись) | Н. В. Николаева |
Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.
Справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:
Фрагмент документа. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)
В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1:
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:
- те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
- те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.
Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.
Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.
Внешние справки
Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- бланк письма.
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
- наименование организации (знак обслуживания)*;
- наименование вида документа (СПРАВКА)*;
- дата документа**;
- регистрационный номер документа**;
- место составления или издания документа*;
- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- подпись;
- оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.
Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».
Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.
В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».
Пример 1. Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5
Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).
При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:
Пример 2
Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.
Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.
Пример 3. Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).
При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).
Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.
Внутренние справки
При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):
- наименование структурного подразделения – автора документа;
- наименование вида документа (СПРАВКА);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).
Пример 4. Внутренняя справка
Копия документа
Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.
Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477
«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.
Пример 5
При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Пример 6
Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».
Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.
Пример 7
Пример 8
Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).
Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.
Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.
Фрагмент документа
Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531
Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.
Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.
Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.
В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).
Выписка из документа
Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.
В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).
Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.
Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:
Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.
Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.
Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа»4, требования к оформлению которого были рассмотрены выше.
Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).
Пример 9. Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации
Правила оформления справок
“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2013, N 11
В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.
Когда нужно оформить именно справку?
Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки – описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события “из жизни” организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:
- внутренней или
- внешней.
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто “предоставляет” информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа “СПРАВКА”, кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО “Каравелла” И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО “Каравелла”). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
- структура текста и стиль изложения;
- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера – главного бухгалтера;
- обязательная регистрация.
Правильно оформляем реквизиты
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица – после.
Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.
Генеральному директору
ООО "Светотехника"
Л.Д. Шевцову
или
ООО "Светотехника"
Генеральному директору
Л.Д. Шевцову
Пример 2. Адресатом является организация.
Государственная инспекция труда
в Республике Башкортостан
Пример 3. Адресатом является физическое лицо.
Великановой С.Ф.
ул. Солнечная, д. 75, кв. 56
г. Димитровград, 433500
Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита “Адресат” пишется:
Пример 4. Если адресат справки неизвестен.
Для предоставления
по месту требования
Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос “о чем?”/”о ком?”, являясь как бы продолжением к слову “СПРАВКА”. Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет “О техническом состоянии помещения”, во втором – “О несчастных случаях на производстве” (см. отметку 3 в примере 7).
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.
Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: “В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324…”.
Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами “Сообщаем вам…” или “Доводим до вашего сведения, что…”. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:
- “Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены” и
- “По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены”.
То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции “Дана Иванову И.И. в том, что…”.
Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова “что”.
Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.
Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:
Пример 5. Отметка о наличии приложений
Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.
в 1 экз.
2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.
Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.
Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).
Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.
Ставить ли печать на справку?
Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.
Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.
Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.
Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.
Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово “Конфиденциально”.
Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, “по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала”. Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа <1>. Но помните: не все рассуждают логически – в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать “защиту от дурака”.
<1> Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).
Образцы справок
Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок – внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.
Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: “В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39…”. Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма – тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта – см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.
Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество Генеральному директору ¦
¦ "Волжская строительная компания" ООО "Кировпроектмонтаж" ¦
¦ Т.М. Лобачеву ¦
¦ ул. Гагарина, д. 453, ¦
¦ г. Волгоград, 124578 ¦
¦ Тел./факс: +7 (123) 987-65-43, ¦
¦ http://www.vsk.com ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ 15.11.2013 554 ¦
¦ ---------- N ---------------------- ¦
¦ ¦
¦ 12-67/42-и 14.11.2013 ¦
¦ На N ------------ от ---------------- ¦
¦ /¦ --¬ /¦ ¦
¦ L----+1+------ ¦
¦ L-- ¦
¦ ¦
¦ О приостановлении работ на объекте ¦
¦ ¦
¦ По данным метеорологической станции "Весна", расположенной на ¦
¦ территории поселка городского типа Березовый Кировского района ¦
¦ Волгоградской области, 13.11.2013 с 15 часов 08 минут до 15 часов ¦
¦ 45 минут на территории м. р. Кировский местами наблюдалась гроза с ¦
¦ усилением ветра до 20 - 22 м/с. ¦
¦ В связи с неблагоприятными погодными условиями 13.11.2013 ¦
¦ строительно-монтажные работы на объекте 1-67 "Торговый центр Кировский" ¦
¦ были приостановлены на 3 (три) часа. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: копия информационного письма о метеоусловиях на 1 л. в ¦
¦ 1 экз. /¦ ¦
¦ --¬ ¦ ¦
¦ ¦2+-- ¦
¦ L-- ¦
¦ Генеральный директор Рамзесов Т.П. Рамзесов ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью Государственная инспекция ¦
¦ "Мебель-Гарант" труда в г. Москва ¦
¦ ¦
¦ ул. Севастопольская, д. 150, оф. 345, ¦
¦ Москва, 246654 ¦
¦ Тел. +7 (495) 467-89-89, ¦
¦ http://mebel-garant.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.11.2013 45 ¦
¦ -------------------- N ------------------ ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ --¬ ¦
¦ О несчастных случаях на производстве <--+3¦ ¦
¦ --¬ L-- ¦
¦ ¦1¦ ¦
¦ LT- ¦
¦ ¦/ ¦
¦ На ваше письмо от 31.10.2013 N 432 сообщаем, что в 2012 г. на ¦
¦ производстве ООО "Мебель-Гарант" несчастных случаев, в том числе ¦
¦ групповых, тяжелых, со смертельным исходом, не происходило. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Сидоров Н.К. Сидоров ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.
Пример 8. Справка о совместительстве.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Бизнес-Аудит" ¦
¦ ¦
¦ ул. Победы, д. 65, оф. 232, г. Пермь, 534235 ¦
¦ Тел/факс: (456) 345-67-89, http://www.business-audit.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.11.2013 N 81/к ¦
¦ ¦
¦ г. Пермь ¦
¦ ¦
¦ О работе по совместительству ¦
¦ ¦
¦ Тихонова Марина Владимировна с 8 января 2013 г. работает в ¦
¦ ООО "Бизнес-Аудит" бухгалтером на условиях совместительства на ¦
¦ основании приказа от 08.01.2013 N 14-лс (копия прилагается). ¦
¦ /¦ ¦
¦ -+¬ ¦
¦ ¦2¦ ¦
¦ L-- ¦
¦ Приложение: на 1 л. в 1 экз. ¦
¦ ¦
¦ Директор по персоналу Колычева Д.Л. Колычева ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество Для предъявления ¦
¦ "Стройкомплект" по месту требования ¦
¦ ¦
¦ ул. Комсомольская, д. 4, ¦
¦ г. Ульяновск, 673255 ¦
¦ Тел./факс: +7 (562) 567-89-01, ¦
¦ http://www.stroykomplekt.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 02.12.2013 34-42/32 ¦
¦ ---------------- N ---------------- ¦
¦ ¦
¦ г. Ульяновск ¦
¦ ¦
¦ Макаров Роман Анатольевич является работником ЗАО "Стройкомплект" и ¦
¦ занимает должность "Начальник сметно-расчетного отдела" с 29 июня ¦
¦ 2006 г. по настоящее время. ¦
¦ Средний месячный заработок Макарова Романа Анатольевича составляет ¦
¦ 58 336 руб. 00 коп. (пятьдесят восемь тысяч триста тридцать шесть ¦
¦ рублей 00 коп.). ¦
¦ В соответствии с графиком отпусков ЗАО "Стройкомплект" Макарову ¦
¦ Роману Анатольевичу предоставляется часть ежегодного оплачиваемого ¦
¦ отпуска с сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013. ¦
¦ ----------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ Генеральный директор Печать ЗАО ¦ Соколов П.В. Соколов ¦
¦ ¦"Стройкомплект"¦ ¦
¦ Главный бухгалтер ¦ ¦ Мухина С.Ю. Мухина ¦
¦ L---------------- ¦
¦ ¦
¦ И.К. Комаров ¦
¦ +7 (562) 567-89-01, доб. 111 ¦
¦ I.Ivanov@stroykomplekt.ru ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Мы специально показали разные возможные варианты оформления:
- письмо и справку в примерах 6 и 7;
- продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;
- возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).
Е.Кожанова
Специалист по ДОУ
и кадровому делопроизводству
- Все 37
- Справка 2
- Недвижимость 2
- Выписка из медицинской карты 2
- Справка о зарплате 2
- Справка для лагеря 2
-
Справка с места работы
Образец справки с места работы
Открыть документ
-
Образец справки о численности работников организации
Образец справки о численности работников организации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец письма в банк о деятельности организации
Образец письма в банк о деятельности организации
Открыть документ
-
Образец справки о составе семьи
Образец справки о составе семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате за 3 месяца
Образец справки о зарплате за 3 месяца 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Открыть документ
-
Образец характеристики от участкового
Образец характеристики от участкового 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из медицинской карты
Образец выписки из медицинской карты
Открыть документ
-
Образец справки об отпуске с места работы
Образец справки об отпуске с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец положительной характеристики семьи
Образец положительной характеристики семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики в полицию с места работы
Образец характеристики в полицию с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки-объективки
Образец справки-объективки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в бассейн
Образец справки в бассейн 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки об эпидокружении
Образец справки об эпидокружении
Открыть документ
-
Образец медицинской справки 086/у
Образец медицинской справки 086/у 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец аналитической справки
Образец аналитической справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец формы 027/у
Образец формы 027/у
Открыть документ
-
Образец справки об обучении в ВУЗе
Образец справки об обучении в ВУЗе
Открыть документ
-
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате в свободной форме
Образец справки о зарплате в свободной форме 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 070у для путевки
Образец справки 070у для получения путевки. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 070у для путевки – скачать в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки о доходах для соцзащиты
Образец справки о доходах для соцзащиты
Открыть документ
-
Образец справки для центра занятости
Образец справки для центра занятости 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец служебной записки
Образец служебной записки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец заполнения справки 182н
Образец заполнения справки 182н 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики на водителя с места работы
Образец характеристики на водителя с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 076у для лагеря
Образец справки 076у для лагеря. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 076у для лагеря – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для визы шенген
Образец справки с работы для визы шенген
Открыть документ
-
Выписка из ЕГРН
Образец выписки из егрн. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Выписка из егрн – скачать пример документа формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец формы 079у для лагеря
Образец формы 079у для лагеря
Открыть документ
-
Образец бухгалтерской справки
Образец бухгалтерской справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате для визы
Образец справки о зарплате для визы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из трудовой книжки
Образец выписки из трудовой книжки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из домовой книги
Образец выписки из домовой книги 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для шенгена
Образец справки с работы для шенгена 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в посольство с места работы
Образец справки в посольство с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
Справка с места работы — один из самых востребованных документов кадрового менеджмента. Рассмотрим, на какие основные критерии следует ориентироваться при составлении этого документа.
Какие образцы справок с места работы существуют
Справка с места работы — документ, который может пригодиться:
- при оформлении визы;
- для предъявления суду;
- для оформления больничного или декретного отпуска на новой работе;
- для оформления госпособия по уходу за ребенком.
Структура справки с места работы может в значительной мере различаться в зависимости от конкретной цели составления документа.
Общая структура справки о месте работы
В большинстве случаев справка с места работы составляется для предъявления по месту требования. С точки зрения отражения фактов о сотруднике содержание справки может быть любым — главное, чтобы в ней было зафиксировано, что она сформирована именно для предъявления по месту требования.
Есть ряд типовых, хотя и неофициальных, критериев оформления соответствующей справки. Рассмотрим их.
Справка с места работы должна содержать основные реквизиты фирмы (ОГРН или ОГРН ИП, адрес, телефон). Реквизиты обычно указываются в самой верхней части документа — справа или посередине.
Ниже следует дата составления, а также номер документа.
Далее по центру страницы размещается наименование документа: «Справка».
Следующий элемент — текстовый блок, в котором отражаются данные о работнике: Ф. И. О., должность, ежемесячный оклад, стаж работы в фирме. Далее фиксируется, что справка подлежит предоставлению по месту требования.
Ниже указываются Ф. И. О. и должность руководителя фирмы, подпись и печать организации (при наличии).
Рассмотренная нами структура справки в достаточной мере универсальна, но иногда ее предстоит адаптировать к специфике места предъявления источника. Рассмотрим, как может выглядеть справка с места работы, подлежащая предоставлению в то или иное учреждение.
Как выглядит образец справки с места работы в суд
В ходе судебных слушаний представление справки с места работы, как правило, требуется в целях подтверждения занятости и доходов истца или ответчика, например, для назначения алиментов. В этом случае ответчик может быть обязан представить справку, в которой будут указаны:
- его Ф. И. О., должность;
- оклад или средний заработок;
- стаж работы в компании.
Документ должен быть заверен печатью компании-работодателя (при ее наличии), а также подписью руководителя фирмы.
Справка с места работы для получения визы
Справка с места работы для получения визы может соответствовать образцу документа, составленного по общим критериям, о которых мы рассказали выше. Дело в том, что в нем предполагается указание размера оклада и стажа работы сотрудника — именно тех сведений, которые в первую очередь нужны для оценки благонадежности туриста.
Вместе с тем в справках для виз приветствуются формулировки о том, что:
- документ составляется именно для консульства определенной страны;
- работник гарантированно сможет продолжить работу в фирме по возвращении из путешествия.
Также консульства позитивно относятся к справкам, напечатанным на фирменном бланке компании-работодателя.
Некоторые консульства выдают собственные бланки для заполнения. В данном случае лучше уточнить требования к содержанию и заполнению на сайтах визовых центров.
О том, как соблюсти требования консульств и оформить справку для получения работником визы правильно, узнайте из консультации эксперта КонсультантПлюс.
Для чего нужна справка с предыдущего места работы
Справка с предыдущего места работы чаще всего нужна, если новому работодателю необходимо корректно рассчитать больничные или декретные выплаты.
С 20 февраля 2022 года такую справку необходимо было оформлять по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н в редакции приказа Минтруда от 10.01.2022 № 1н.
С 01.01.2023 справка по форме 182н отменена. Данные о заработке на предыдущих местах работы надо получать в СФР.
Подробно о новшествах 2023 года в части порядка выплаты больничных написано в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию.
Образец справки с места работы по требованию органов соцзащиты
С 2022 года справка о неполучении пособия по уходу за ребенком или пособия при рождении ребенка вторым родителем в СФР (до 2023 года – ФСС) не нужна. Такие сведения соцфонд теперь проверяет сам.
До 2022 года подобная справка нужна была для того, чтобы показать органам соцзащиты, что отец или мать ребенка не находится в отпуске по уходу за ним или не получал (-а) пособие при рождении. Форма данной справки законодательно утверждена не была. Документ оформлялся в свободной форме, но с формулировкой, соответствующей конкретной ситуации (например, о том, что сотрудник не использует отпуск по уходу за ребенком).
Где можно скачать бланк и образец справки с места работы
Бланк и образец справки с места работы, адаптированные для предъявления в те или иные учреждения, доступны на нашем портале.
Скачать бланк справки с места работы
Скачать образец справки с места работы
Итоги
Справка с места работы может потребоваться в самые разные типы учреждений — частные, государственные и даже международные. Главное при их составлении — учесть требования к соответствующим документам, установленные в тех организациях, которые их запрашивают.
Ознакомиться со спецификой других типов справок, оформляемых работодателями для сотрудников, вы можете в статьях:
- «Зачем и куда нужна справка 2-НДФЛ?»;
- «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».
