Как правильно составить текстовый документ

Требования к текстам
управленческих документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», но стандарт содержит лишь те
положения о составлении текстов документов, которые являются общими для всех
документов. Развернутые положения о составлении текстов документов содержатся в
Методических рекомендациях по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

При составлении текста документа необходимо учитывать,
что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии
с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во
многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать,
по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только
композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения
коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности
основного текста документа.

В делопроизводстве организаций
тексты документов могут составляться:

• на основе официально
  утвержденных унифицированных форм документов;

• с учетом требований нормативных
  актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;

• в форме, отражающей устойчивую
  практику документирования.

Текст на
основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе
унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы
или анкеты.

Текст-трафарет
– текст
документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации,
характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа,
составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность,
свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления
информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице
располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и
вертикальных линий.

Анкета – способ представления
текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений,
построенных по принципу «вопрос – ответ».

Тексты документов, составляемые без использования
унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного
текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов
определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

• от 1-го лица единственного числа: Прошу
  рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить
  на рассмотрение…;

• 3-го лица единственного числа: Правительство
  Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим
  предложением…;

• 1-го лица множественного числа: Просим предоставить
  данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах);
  Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

• 3-го лица
  множественного числа: Дирекция,
  профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются
предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая
придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности
руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись
визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов,
которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация – членение текста на составные части,
графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков,
подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений –
сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами
формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель
информации при осуществлении своих прав обязан:

– соблюдать
права и законные интересы иных лиц;

– принимать
меры по защите информации;

– ограничивать
доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире,
абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста
документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более
четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней
включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят
из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система
нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф»
и т.д.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1.
Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения
экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной
власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче
на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть
Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2.
Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской
Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое
значение, а также документов по личному составу, их учета, использования,
отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство
образует архив.

13.2.3.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками
службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение
делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов,
формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел…

При использовании в текстах документов рубрикации
следует учитывать, что:

• рубрики могут выделяться лишь в том случае, если
  элементов перечисления не менее двух;

• при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать
  более четырех уровней рубрикации;

• однотипные средства нумерации могут применяться лишь по
  отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре
  текста);

• каждая составная часть текста, соответствующая
  разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской
  цифрой с точкой;

• в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме
  последней рубрики, завершающейся точкой).

При оформлении
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо
соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение

из Правил подготовки нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства РФ

от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […] Нормативные
предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты,
которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по
объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

[…]

Если в главе выделяются только рубрики
одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются
арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста,
например:

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия
действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые
нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет
в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении
действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами
внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются
буквами, например:

2.12.
Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки
представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти
структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов,
распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений,
программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства
и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов
на заседании Правительства, содержащие:

а)
наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на
заседании Правительства;

б)
общую характеристику и основные положения вопроса;

в)
форму предлагаемого решения;

г)
перечень соисполнителей;

д)
дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры
отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые
языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое
употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в
неизменном виде, например:

· Сообщаем Вам, что в период
с… по…; 

· Установлено, что в период
с… по…;

· Сообщаем, что по состоянию
на…;

· Направляем Вам на
рассмотрение и утверждение…;

· Представляем на
рассмотрение и утверждение…;

· В соответствии с
достигнутой договоренностью…;

· Во время переговоров
стороны обсудили возможности…;

· В порядке оказания
технической помощи…;

· Принимая во внимание, что…
и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише,
языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов
– это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической
ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в
однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме
выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как
юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается
необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую
принадлежность документа, например:

• в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме…; Оплату
  гарантируем; Наш расчетный счет…; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии
  по гарантии следует предъявлять…;

• претензионном
  письме: …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные
  санкции; …в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

• приказе: Контроль за
  исполнением приказа возлагается на…; Контроль за исполнением приказа
  оставляю за собой.

Выражая типовое
содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста
адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С
лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими
оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они
сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь,
строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не
допускаются:

• лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в
  оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой
  критики (надо: ниже всякой критики);

• смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно:
  Большое значение сыграли методы
  рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном
  случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

• изменение принятой грамматической формы слов,
  входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о
  ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

В тексте документа, подготовленного на основании
законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее
изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на
документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа,
наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения
документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный
в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства
Российской Федерации от 15 июня 2009
г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти»…

В соответствии с Положением о постоянно действующей
экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом
Росархива от 19 января 1995 г.
№ 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ,
утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается
наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ
утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный
документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным
документом), например:

В соответствии с Положением о Финансовом департаменте,
утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г.,
департаменту предоставлено право…

Порядок написания почтового адреса на почтовых
отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых
актов, документов методического характера, утверждаемых органами
государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается
источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены
положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере
информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке
опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов,
федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства
Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25
декабря 2000 г.
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28,
ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696;
2009, № 46, ст. 5417).

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи
или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и
иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п.
(пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические
сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке
увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых
актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в
частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено
выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание
вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской
Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных
органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру:

В тексте нормативного правового акта заголовки
разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова
«раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права,
обязанности и ответственность

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю»
(в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство
Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти.

Написание отдельных слов в тексте документа прописными
буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили»,
«решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов
документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции
по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

 

ГОСТ по текстовым документам — перечень правил к оформлению различного вида бумаг подтвержденный на законодательном уровне. Соблюдение установленных требований позволит правильно создать документ в соответствии со всеми нормами и соблюсти корпоративную этику в работе.

Для того чтобы правильно составлять текста важно знать первоочередные требования к оформлению, знать некоторые нюансы при составлении таблиц, оформлении приложений, сносок, ссылок и других немаловажных реквизитов документа. Все правила прописаны в специальных ГОСТах, которые могут иметь изменения и поправки, внесенные соответствующим учреждением.

Перечисление требований общего характера

Необходимые правила представлены в нижеприведенном списке.

1. Подлинный документ должен соответствовать определенным требованиям качества для того чтобы сделать с него копии в случае возникновения такой необходимости.
2. Как нужно оформлять:

• документ, который печатают при использовании печатной машины (размер шрифта 0,25 см);
• рукописный документ со шрифтом по чертежу (высота букв, цифр не более 0,25 см с использованием черной туши для печатания текста);
• занесение информации на носители магнитного происхождения;
• использование различных устройств (печать, графический дизайн).

1. Вписывание в текстовый документ дополнительной информации (условные обозначения, формулы) от руки при использовании черной пасты, чернил или туши.
2. Текст составляют на листах бумаги А4, А3 по ГОСТу 2.301. Если же имеется альбом листов, то используется А3.
3. Обязательные реквизиты:

• утверждающий, титульный листы;
• заглавие, содержание;
• основной текст;
• приложения;
• терминология;
• список (таблицы, сокращения, рисунки, ссылки);
• указатели по предметам;
• символы, числовые значения;
• список литературы, регистрационные изменения.

1. Титульный лист составляется на первую страницу документа. Заглавие также может считаться началом документа при отсутствии титульного описания. Наличие подписи должностных лиц запрещено.
2. Содержательная часть обозначается на второй странице посередине листа в виде заголовка с проставлением прописной буквы.
3. Если же в документе присутствуют перечни терминологий, иллюстраций, сокращений, ссылок, таблиц, то их указывают в конце текста согласно общим правилам и включают в содержательную часть.
4. В документах соблюдают весь перечень правил оформления, которые прописаны в стандартной документации.

Перечень правил к оформлению сплошного текста в документе

Подробное рассмотрение всех правил представлено в списке ниже.

Как нужно разделять составную часть текста

1. Основная часть текста.
2. Использование элементов структуризации.
3. Основной перечень составляющих текста. Их определение:

• раздел — первая степень разделения с номером и наличием заголовка;
• подраздел — составная часть большого раздела имеющая свой номер и подзаголовок;
• пункт — пронумерованный текст подраздела без заголовка;
• подпункт — часть пункта, который имеет свой номер.

1. Новый раздел прописывается с новой страницы.
2. Большие объемы необходимо разделить в отдельные блоки для более удобной комплектации.

Как правильно оформлять заголовки

1. В заглавии нельзя делать переносы, а в конце текста не ставятся знаки препинания. Если же название имеет два предложения, то между ними проставляется знак препинания.
2. Расположение заголовка не предусмотрено внизу листа, если под ним можно написать только 2–3 предложения.
3. От заглавия до текста разделение в 4 интервала. Рукописное письмо не менее 0,15 см.
4. Расстояние от заглавия до ближайшего текста раздела не более 2 интервалов, для рукописного письма 0,08 см.

Как нужно нумеровать?

1. Нумерация раздела обычными цифрами без проставления знаков препинания с абзаца, и в пределах текста.
2. Подраздел пронумеровывают числом по порядку в пределах раздела. Номер определяется по нумерации вышестоящих реквизитов с проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся.
3. В тексте можно проставлять несколько пунктов (раздел, подраздел).
4. Текст без подразделов предполагает обычную нумерацию по пунктам в последовательном порядке.
5. Подраздел нумеруют в его границах, номера пунктов состоят из номера других составляющих текста с обязательным проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся (3.2.1).
6. Подпункты нумеруют в их границах (указывают номер составляющих текста с разделением при проставлении точки). Знаки препинания в конце не проставляют (3.2.2.1).
7. Если в тексте только пунктуация нумерацию осуществляют в границах текста.
8. Текстовая часть с наличием одного пункта также нумеруется.
9. Отдельные блоки начинаются с абзаца.

Как делать правильно перечисление?

1. Текст имеет перечисление с обязательным проставлением дефиса перед текстом. Дальнейшие данные обозначаются обычными цифрами со скобками. К примеру, а); 1).
2. Все перечисления должны начинаться с абзаца.

Оформление перечислений требует соблюдения установленных правил прописанных в стандартах.

Как правильно делать оформление формул?

1. Формулы нумеруют обычными цифрами и записывают их значение при использовании круглых скобок (2).
2. Если сочетание цифр указывается в приложенной части, то проставляется другая цифра в границах написанного содержимого (А.1).
3. Поочередные формулы проставляют через запятую, а ссылки прописывают в круглых скобках (4).
4. Допустима нумерация в границах раздела с указанием номера раздела, порядкового номера формулы с проставлением точки (4.2).

Как правильно писать и оформлять ссылку?

1. В тексте можно применять ссылки на различные виды источников. Их делают на все реквизиты, которые могут присутствовать в тексте.
2. В тексте указываются ссылки на стандартные ГОСТы, ТУ (исключение составляют технологии производств), другие бумаги государственного образца.
3. Документы с реквизитами Ведомства содержат ссылки указанного учреждения.
4. В текстовой части также могут содержаться ссылки на другие бумаги, которые входят в полный состав представленного пакета.
5. При наличии отдельных ссылок их оформляют в качестве приложения к тексту.
6. При оформлении ссылок на ГОСТ, ТУ достаточно только одного обозначения, а для других источников необходимо дополнительно указывать наименование.

Как нужно делать примечание?

1. Они необходимы для разъяснения информации (текст, иллюстрация, представленная таблица). Оформление после текстовой части с абзаца и большой буквы.
2. Во введении нельзя указывать какие-либо примечания.
3. Если же в тексте имеется только одно примечание, то после его написания нужно ставить дефис, а дальнейший текст начинают с большой буквы.
4. При наличии нескольких примечаний их нумеруют в обычном порядке.

Как делать примеры и сноски?

1. Текст примера указывается для более подробного объяснения изложенного. Оформление в таком же порядке, как и у примечаний.
2. Объяснения к тексту разъясняют при помощи сносок. Обозначение обычными цифрами, круглыми скобками и использованием звездочек в качестве замены обычного значения (4 штуки на текст);
3. Сноски оформляют с новой строки и отделяют их тонкой линией в горизонтальном направлении.
4. Сноски, относящиеся к таблице, оформляют сразу же внизу под ней.

Как в тексте правильно оформляют рисунки и таблицы

1. Иллюстрации размещают около текста, который разъясняет написанную информацию. Если же материал имеется в отдельном формате, то оформление делают, как приложение.
2. Для рисунков предназначена обычная нумерация (Рис.3).
3. При разделении документа дополнительно указывается еще и номер подраздела (Рис. 2.2).
4. Рисунки в приложения нужно нумеровать в границах данного текста.
5. Иллюстрации могут содержать дополнительное наименование для более подробного разъяснения (Рисунок 5 – Автозапчасти).
6. Таблицы необходимы для удобного восприятия информации и внесения различных количественных характеристик сравнительного характера. Их нумеруют обычной нумерацией при использовании арабских цифр.
7. Нумерация в отдельном порядке предназначена для таблиц и ей присваивается определенное приложение.
8. Если в тексте имеется только одна таблица указывают обозначение (Табл.1 или же Табл. А.1).
9. Таблицы нумеруют в границах одного раздела (номер раздела, порядковый номер таблицы с проставлением точки).
10. Для оформления ссылки при составлении таблицы ее делают отдельно и присваивают другое название.
11. Заголовки, подзаголовки, связанные по смыслу и состоящие из одного предложения в таблице прописывают со строчной буквы. В других случаях подзаголовки пишут с прописной буквы. Точка не проставляется, а название указывается в единственном числе.
12. Таблицы со всех сторон ограничивают линиями. Главная строка отделяется отдельной линией, а высота строк не должна превышать 0,08 см.
13. Таблица размещается после текста и обязательно на нее указывается ссылка в конце страницы. 
14. При превышении размеров таблицу переносят и указывают соответствующую информацию. Вначале приводят слово «Наименование», а затем пишут «продолжение».
15. Графы «порядковый номер» не должно присутствовать в таблице, а при необходимости номер указывается перед названием. Нумерация разрешена, если присутствует ссылки в тексте.
16. Данные в цифрах, которые представлены в различных единицах измерения, указывают в заголовке каждой графы таблицы.
17. Ограничительные слова пишут после обозначения единиц измерения (Сила тока А, не менее).
18. Если же нет данных в той или иной графе, то необходимо проставление прочерка в этом месте.
19. Интервалы цифр в текстовой части обозначают через тире. 
20. В таблицах допустимо использование ступенчатых линий для того чтобы выделить отдельные части.

Как правильно вписывать сокращения, физические величины

1. В текстах допустимы определенные виды сокращенных форм:

• сокращенные видоизменения в часто употребляемых словах (таблица, рисунок, чертеж, максимальный, раздел, подраздел);
• общепринятые сокращения (другое, прочее, так далее, то есть);
• сокращения, используемые в документе с указанием полного названия, а в скобках предоставляется сокращенный вариант, который будет использоваться в остальной части документа;
• сокращенные формы используют при обозначении единиц измерения, других физических величин;
• программы, различные команды прописывают с использованием обыкновенной латиницы в сокращенной форме;
• сокращения на иллюстрации, сертификации;
• применение действующих стандартов при внесении условных обозначений, других знаков и необходимых изображений.

В тексте документа необходимо использовать стандартные физические величины и порядок их обозначения согласно ГОСТ 8.417.

Список основных правил к текстам, который можно разбивать на отдельные графы

Подробная информация обо всех правилах представлена в нижеприведенном списке.

1. Текстовые документы с текстом, разделенным на графы, подразделяют на составные части без использования обычных правил нумерации.
2. Название разделов, подзаголовков обозначают заголовками строчными буквами (кроме первой) и делают подчеркивание.
3. Порядок расположения заголовков регламентируется стандартами СПДС, ЕСКД.
4. В нижней части текста делают отступ и оставляют место для одной строки.
5. Нумерация примечаний по всему документу осуществляется согласно установленным стандартам.
6. В документах со строками запись делается на каждой строчке в одном ряду.
7. Правила при оформлении каких-либо изменений:

• в конце страницы делается определенная запись;
• наличие свободных срок между разделами, подразделами.

Если документ составляется по всем правилам, то в нем оставляют несколько свободных строк для внесения дополнительной информации при появлении такой необходимости.

Если же в графах документа имеется несколько записей, то в других графах запись должна быть на уровне первой строки.

ГОСТ при оформлении текста в оформляемом документе

Основные правила оформления текстовых документов.

Как нужно оформлять:

• размер шрифта (строчный и нежирный Times New Roman, кегель не менее 12);
• текст выравнивают по ширине;
• размер абзаца не изменяют во всей текстовой части (1,27 см);
• использование интервалов;
• поля (верхнее, нижнее 0,2 см, левое 0,3 см, правое не более 0,1 см);
• полужирный шрифт не используют;
• можно использовать различные шрифты для оформления формул, терминологии, ссылок.

Как делать раздел, подраздел:

• их нумеруют обычными цифрами при соблюдении границ документа;
• нумерация раздела по всем правилам в границах документа;
• разделы или же подразделы можно называть заголовками;
• заголовок начинают с абзаца и большой буквы, не используют подчеркивание;
• если в заголовке 2 предложения, то их нужно разделить точкой;
• запрещено переносить слова в заголовке;
• вводная и заключительная часть не нумеруется.

Как правильно нумеровать страницы:

• используют обычную нумерацию;
• титульный лист нумеруют в обычном порядке;
• в титульной части страница не нумеруется;
• номер страницы проставляют внизу без знаков препинания.

Что нельзя делать в текстовой части 

Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:

• нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
• применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
• использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
• перенос части обозначения;
• неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
• использование абзацев с различной длиной отступа;
• в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
• все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
• проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.

Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.

В следующем видео быстрое оформление документа за 5 минут:

В статье приводятся конкретные правила и нормы оформления текста по госту и алгоритм действий в текстовом редакторе Ворд.

Дипломные и курсовые работы, бланки и нормативно-технические пособия – все эти документы должны быть составлены в соответствие с государственным стандартом. Важно соблюдать утвержденные параметры гост при подготовке, от них зависит его аккуратность и структурированный вид.

Если вы студент, владелец бизнеса или офисный сотрудник, то вам обязательно предстоит столкнуться с нормами гост в оформление работ. При подготовке очень удобно пользоваться редакторами. В Ворде можно прописать параметры поля, шрифта и заголовков по ГОСТу. Как это сделать описывается в этой статье.

Содержание:

1. Параметры страницы и текста по ГОСТ
• Шрифт
• Отступы, поля
• Интервал между строками
• Параметры заголовков, подзаголовков
• Требования к нумерации
• Выравнивание текста
• Ссылки на другие источники
• Настройка параметров страницы в Ворде

Параметры страницы и текста по ГОСТ

Всероссийский институт научной и технической информации разработал нормативный документ, утверждающий порядок оформления ГОСТ 7.32-2019. Которому должны соответствовать:

• научные и технические отчеты;
• отчеты для информационных систем;
• документы научно-исследовательских институтов;
• дипломные и курсовые работы студентов высших учебных заведений.

Для каждого формата перечисленных документов, используется свой основной вид оформления. Но в общем гост предъявляет следующие требования к параметрам страниц и поля:

1. Весь текст в курсовых работах рекомендуется оформлять в ворде шрифтом New Roman (им оформляются титульный лист, основное содержание и сноски).
2. Размер шрифта по гост для основного содержания 14 пт., сноски можно оформить размером от 10 до 12 пт. в зависимости от количества источников информации.
3. Строчки оформляются через полуторный интервал.
4. Поля: правое не менее 10мм., верхнее и нижнее 30мм. и больше. В ворд эти значения поля установлены автоматически, поэтому этот редактор очень удобен в работе.
5. Стандартное значение для абзацного отступа от поля по госту 1,5 мм.
6. На титульном листе номер не ставиться, но при этом входит в общий объём работы.
7. На остальных страницах номер по гост проставляется снизу по центру от поля.
8. Нумерация по госту сквозная.
9. Приложения к работе в ворде не нумеруются.

Подробный разбор текстовых параметров по гост приведен ниже.

Шрифт

Поправки к оформлению документов по гост вносятся каждый год. Но основные правила не изменяются. Для разных видов документации параметры могут отличаться.

Стоит учитывать, что нормы Гост носят рекомендательный характер и некоторые организации оформляют свои документы в ворде нестандартным шрифтом. Однако при пересылке происходит автозамена на шрифты, установленные на компьютере. В результате все оформление документа меняется. Чтобы избежать этого, стоит применять стандартизированные шрифты в ворде.

Для основного содержания:

• Times New Roman (13,14);
• Arial (12,13);
• Verdana (12,13);
• Calibri (14).

При выборе размера учитывают:

• общую читабельность;
• восприятие информации с листа и экрана;
• форматы бланков: А4, А5, А2.

Отступы, поля

Поля в Ворде-это не заполненное текстом пространство, располагающееся по краям листа. Все остальные элементы документа (таблицы, диаграммы, текст и графика) находятся в области печати, которую и ограничивают поля.

Допускается по госту использовать варианты поля, встроенных по умолчанию в ворде или создавать свои. Для подготовки документа автоматическими установками нужно:

1. Перейти во вкладку “Макет” или в старых версиях Ворда “Разметка “
2. Нажимаем на кнопку “Поля”, расположенной в группе “Параметры”.
3. Выбираем в списке один из установленных гостом размеров поля.

Стандарты поля в ворде по ГОСТу:

• левые поля 20 мм;
• правые поля 10мм;
• верхние поля 20мм;
• нижние поля 20мм.

Поля для документов в ворде, которые хранятся более 10 лет, по госту должны быть слева на расстояние минимум 30 мм., так как поля прошивают или скрепляют. Для электронных документов эти значения не важны, но по госту их также применяют.

При установке поля страницы автоматически применяется отступ текста от края листа, но часто нужен дополнительный абзацный отступ. После него предложение начинается с красной строки. Его настраивают в ворде слева от поля, справа либо одновременно для обоих полей.

В соответствие с правилами гост абзацный отступ должен быть от 1,25 до 1,5 см от поля документа.

Интервал между строками

Справка: Межстрочный интервал по госту – это расстояние между прямыми линиями, проходящими по краю печатных знаков возле поля.

По правилам ГОСТ межстрочный интервал должен быть 1,5 мм. (его еще называют полуторным).

Чтобы изменить его в ворд нужно:

1. Переходим во вкладку “Конструктор” и нажимаем кнопку “Интервал между абзацами”.
2. Предварительно просмотрев варианты в ворде, выбираем подходящий.

Для настройки одинарного интервала от поля для фрагмента нужно:

1. Выбираем необходимые абзацы и выделяем их.
2. Переходим во вкладку “Главная” в ворде.
3. Нажимаем на кнопку “Интервал”от поля.
4. Выбираем нужный.

Параметры заголовков, подзаголовков

Заголовок это текст, раскрывающий общее содержание документа, располагающейся над началом абзаца и выделенный отступом от поля и параметрами шрифта.

По правилам гост заголовок должен быть написан:

1. В центре строки без точки в конце.
2. На расстояние в 15 мм от текста.
3. Заглавными (прописными буквами).
4. Для заголовков по госту используют 14 размер шрифта.
5. Каждый новый заголовок начинается с нового листа.
6. Состоящий из двух предложений заголовок разделяется точкой.
7. Не допускаются переносы и подчеркивания.

Чтобы создать заголовок в ворде встроенными стилями программы, которые удовлетворяют нормам гост нужно:

1. Выделить нужный отрезок текста в ворде.
2. В разделе “Главное” выбрать группу “Стили”.
3. В предложенных вордом типах, выбираем нужный.

Подзаголовок-это надпись под основным заголовком, дополнительно отражающее суть документа.

По нормам гост подзаголовок должен быть:

1. Расположен в 8 миллиметрах от заголовка.
2. Написан в ворде с учетом абзацного отступа от поля.
3. Размер шрифта выбирается в зависимости от уровня вложенности в текст.

По сути подзаголовок отличается от заголовка только степенью вложенности и размером шрифта. Он вносит дополнительную смысловую нагрузку и структурирование.

Требования к нумерации

Для ориентации по темам документа в ворде создается содержание, в котором прописывают все структурные части. Без правильной нумерации страниц по госту прописать его не получится.

Нумерация по правилам гост должна быть:

1. Сквозной (располагаться по порядку).
2. Прописана арабскими цифрами.
3. На титульном листе по гост не проставляется нумерация, но в общем количестве листов в ворде он указывается как отдельная страница.
4. После номера страницы не ставиться точка.
5. Номер по госту проставляется в нижней части листа.

Для нумерации приложений по госту предъявляются особенные требования:

• сквозная нумерация в ворде используется, если приложение это часть дипломной работы;
• объёмные приложения оформляются отдельно с рекомендуемым созданием специальной страницы содержания.

Нумерацию в Ворде выполняют так:

1. Переходим во вкладку “Вставка”
2. В разделе “Колонтитулы” кликаем по строке “Номер страницы”
3. Проставляем номер в нижнем углу.
4. Для настройки внешнего вида номера в ворде переходим в раздел “Формат номеров”.
5. Выбираем буквенный или цифровой форматы.

Выравнивание текста

Выравнивание это способ форматирования абзацев в соответствии с их расположениям от поля документа. Выделяют:

• выравнивание по левому краю от поля;
• по правому краю от поля;
• по центру;
• текст распространяется по всей ширине листа.

Нормами гост установлено выравнивание в ворде по ширине листа.

Выравнить текст по ширине в ворде можно несколькими способами.

В разделе “Абзац”.

• выделяем нужный текст;
• в блоке “Параметры абзаца” в ворде переходим в раздел “Отступы и интервалы” от поля;
• в пункте “Общие” устанавливаем параметр по ширине.

В панели инструментов.

• на панель инструментов в ворде вынесены четыре кнопки выравнивания;
• выбираем среди них по ширине страницы от поля;
• выделяем нужный текст;
• через раздел “Абзац” применяем форматирование.

Применяя инструмент “Линейка”.

Инструмент линейка имеет в ворде, три ползунка с разным функционалом.

• верхний нужен для установки красной строки абзаца от поля;
• нижний для перемещения остальных строчек от поля;
• правый перемещает текст справа налево от поля.

Если в документе ворд инструмент не вынесен под панель инструментов, включаем его во вкладке “Вид”. Двигая ползунками линейки, выравниваем документ по ширине.

Стоит обязательно выделять части текста в ворде для выравнивания от поля, если это требуется для определенных областей. Автоматическое выравнивание для всего документа можно задать в ворде в пункте “Общие” параметра абзац.

Ссылки на другие источники

Для повышения доверия к тексту, а также формирования лучшего структурирования документа, нужно вставлять в работу ссылки использованных источников по госту. Правила и нормы для их оформления устанавливаются государственным стандартом.

Ссылки в ворде разделяются на:

1. Библиографические – взятые из других источников информационные блоки. Располагаются в ворде в конце работы. Бывают полными и сокращенными.
2. Внутритекстовые – ссылки на информацию, расположенные внутри документа. Должны выделяться квадратными скобками с указанием порядкового номера и вноситься в список литературы в конце работы.
3. Подстрочные – в тексте информация на которую ссылается автор по госту, должна выделяться звездочкой или порядковым номером, а в конце страницы приводится список источников.
4. Затекстовые – отличается от подстрочных ссылок тем, что их список располагают в самом конце работы. Также нумеруются по порядку.

ГОСТ регламентирует следующие нормы использования ссылок:

1. Внутритекстовая ссылка оформляется квадратными скобками с номером. В конце работы детально прописывается источник информации и автор, а также через запятую страница, где вставлена ссылка.

   

2. Подстрочные ссылки нумеруются по порядку, сносятся в ворде в конец текста.

   

3. Затекстовые ссылки по гост оформляются в формате текста документа, обозначаются квадратными скобками в тексте. В списке используемой литературы выделяются кавычками.

   

4. В работе можно использовать ссылки на электронные издания. В этом случае оформление проходит поэтапно:указывается заглавие источника; информация о издании; вид и объём сайта; физическое определение материала (размер, обозначения и т.д.); необходимые примечания; типовой номер.

   

5. Ссылки на источники из интернета по гост оформляются в соответствие с используемым материалом:
• интервью;

  

• видеоролик в YouTube;

  

• социальные сети.

  

Проще всего для составления ссылок использовать текстовый редактор Ворд, где можно прописать их автоматически.

Для этого:

1. Во вкладке ссылки выбираем стиль.
2. Установив курсор в конце текста для ссылки щелкаем вставить ссылку.
3. Нажимаем Ok.

Настройка параметров страницы в Ворде

Параметры страницы в ворде подразделяются на:

• размер бумаги;
• изменение полей;
• зеркальные поля для четных и нечетных листов;
• границы и заливка страницы;
• поля для переплета при брошюровании.

Для настройки первого пункта:

• переходим в меню файл;
• в параметрах страницы устанавливаем нужный размер(по ГОСТу А4).

Второй пункт:

• в меню файл ворда выбираем параметры страницы;
• открываем вкладку поля и выбираем параметры.

Третий пункт:

• открываем меню файл;
• выбираем параметры страницы;
• во вкладке поля указываем тип зеркальные;
• вводим значение внутри и снаружи.

Четвертый:

• в меню файл ворда, находим параметры страницы;
• открываем раздел источник бумаги;
• внизу окна жмем кнопку границы;
• открываем вкладку страница, указываем тип для ограничения поля.

Пятый пункт:

• открываем меню файл и выбираем параметры страницы;
• во вкладке поля находим переплет;
• вводим нужное значение;
• выбираем положение для переплета (слева или сверху).

Правильное оформление документа в ворде по госту также важно, как его содержание. Наличие заголовков, нумеровка страниц, ссылок на информацию дополнительно структурируют форму текста, повышая его читабельность. Нормы гост делают процесс написания проще, так как представляют автору готовые шаблоны для работы.