Актуально на: 22 августа 2018 г.
0
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.
Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.
Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?
В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, – трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).
В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.
Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.
Выдача трудовой книжки по заявлению работника
Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.
Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).
Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.
В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.
Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.
Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
После расторжения трудового договора с работодателем и при окончательном расчете сотрудник должен получить на руки вместе со всеми выплатами трудовую книжку. Но это бывает возможным не всегда: работник может заболеть, срочно уехать либо просто отказаться получать документ по каким-то своим причинам. В этих ситуациях сотрудник может попросить отправить ему трудовую по почте, написав для этого соответствующее заявление.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .docСкачать образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .doc
Что говорит закон
Трудовая выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не произошло, то, чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана, и отправить работнику уведомление о необходимости получения документа. К уведомлению также прикладывают запрос на отправку документа почтой.
Внимание! С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки работнику при увольнении.
Для получения книжки почтой пишут заявление. Его можно составить заранее, если сотрудник в курсе предстоящего отсутствия в последний рабочий день. Например, в случае увольнения после отпуска или командировки.
Пишем заявление
Заявление пишут в свободной форме — унифицированного бланка нет. Составляют документ на бумаге формата А4. Можно написать от руки или набрать на компьютере и распечатать, поставить в конце «живую» подпись.
Заявление должно содержать стандартную для таких документов информацию.
В шапке в правой верхней части листа указывают, кому адресована бумага. Это руководитель предприятия или компании. Указывают должность, наименование организации, ФИО руководителя. Далее пишут, от кого этот документ: ФИО экс-сотрудника.
Посередине строчкой ниже пишут наименование документа. С новой строки переходят к написанию основной части заявления. Она должна содержать просьбу выдать трудовую книжку на руки (если работник пришел за ней сам) либо отправить по почте. Нужно указать адрес, куда работодатель должен будет отправить документ.
Завершают заявление дата и подпись бывшего сотрудника.
К сведению! Сотрудник может захотеть получить трудовую книжку через третье лицо по доверенности. В этом случае в заявлении указывают ФИО доверенного лица и формулируют просьбу передать ему документ.
Что дальше
Получив такую просьбу, работодатель обязан в течение 3 дней отправить книжку по почте работнику. Само заявление прикладывают к личному делу экс-сотрудника, которое потом отправляют в архив компании.
Факт выдачи трудовой книжки работодатель должен зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.
Заявление о выдаче трудовой книжки — это документ, позволяющий работодателю отдать работнику бланк на руки. Оригинал документа он вправе выдать только в нескольких случаях, предусмотренных законодательством.
В каких случаях работнику может понадобиться ТК
В соответствии с Трудовым кодексом России основным документом, включающим сведения обо всем периоде рабочего процесса работника, является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Она ведется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.
При трудоустройстве человек отдает ее в отдел кадров и оставляет на хранение до расторжения договора. Если молодой специалист устроился на первое рабочее место в своей жизни, то работодатель приобретает новый бланк и вносит первую запись (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Задача по ведению, хранению и выдаче возлагается на работодателя, который организует процесс работы с документами (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Уполномоченное лицо, которое непосредственно отвечает за эти бланки строгой отчетности, назначается распоряжением руководителя (п. 41–42 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).
Иногда работнику требуется получить книжку в разных целях:
- в Пенсионный фонд РФ — для оформления пенсии;
- в органы соцзащиты — для получения пособий и компенсаций;
- в банки — для получения кредитов;
- в другие госструктуры — для подтверждения занятости;
- для устройства на дополнительную работу и др.
Для этого необходимо написать заявление на предоставление трудовой книжки и отдать в отдел кадров. В некоторых случаях по закону работодатель обязан отдать оригинал, в других — только копию и выписку.
Может ли работодатель выдать ТК работнику
Законодательство предусматривает только несколько случаев, когда документ выдается работнику на руки. Обычно ТК возвращают человеку в день расторжения договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). И для этого заявки не требуется. Уволенному сотруднику отдают ТК автоматически сразу после увольнения. Но иногда это невозможно, поскольку человека нет на месте по разным причинам — например, из-за болезни. Тогда он пишет заявление или согласие, чтобы ТК отправили по почте по конкретному адресу.
Другой случай, когда работодатель вправе выдать на руки оригинал, — предоставление документа в госорганы в целях обязательного соцстрахования — например, для назначения или перерасчета пенсионного пособия. В такой ситуации работник пишет заявление на получение трудовой книжки на руки, указав основание. Руководство обязано отдать оригинал через три рабочих дня, не позже (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
В этой ситуации обязательно зафиксируйте факт выдачи документа. Например, запишите это в книге учета или получите расписку с подчиненного, который забрал подлинник. Это обезопасит работодателя и снимет с него ответственность, если произойдут непредвиденные обстоятельства — например, потеря, кража бланка или обычная халатность сотрудника.
По закону работник не вправе долго хранить у себя книжку. Он обязан вернуть ее работодателю максимум через 3 дня после того, как заберет из ПФР (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).
В других ситуациях, например для предоставления сведений о работе в банковское учреждение, руководство обязано выдать не оригинал, а заверенную копию или выписку из ТК. На это отводится 3 рабочих дня с момента получения заявки от служащего. Руководство компании не вправе принимать решение о выдаче подлинника вместо выписки, если это не предусмотрено законодательством.
Как написать заявление на выдачу трудовой книжки
Каждая компания сталкивается с необходимостью выдавать ТК или выписки из нее работникам. Чтобы удовлетворить просьбу подчиненного, руководителю необходимо получить от него не устное, а письменное обращение. Только в этом случае он обязан выдать документ. Работник обращается с этой целью в отдел кадров и просит бланк такой заявки.
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы заявления на трудовую книжку, ее составляют в произвольном виде. Чтобы не изобретать велосипед, в компании такие типовые формы разрабатывают заранее.
По общепринятым правилам его составляют следующим образом:
- в правом верхнем углу — кому (фамилия и инициалы, должность руководителя, название организации) и от кого (фамилия и инициалы, должность заявителя);
- посередине — название документа;
- основная часть, в которой пишут просьбу предоставить ТК и обоснование, почему и куда она требуется;
- дата и подпись с расшифровкой.
Бумагу оставляют в отделе кадров, пока служащий не вернет ТК на место.
Вот шаблон заявки для отправки ТК по почте:
_____________________________
_____________________________
(Ф.И.О. руководителя, наименование
организации)
_____________________________
_____________________________
(должность, Ф.И.О. сотрудника)
Заявление
Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: __________________________________________________________________.
«__» ___________ 20__ г. Подпись: ___________
А это заполненный образец для предоставления документа в ПФР:
Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку
Если руководство компании по закону обязано выдать ТК, то его вправе привлечь к ответственности. При увольнении Трудовой кодекс РФ обязывает руководство компании провести расчет с работников и выдать документы в день расторжения договора. Если этого не произошло, работодателю придется отвечать.
Например, если невыдача бланка повлияет на отказ человеку в дальнейшем трудоустройстве, то работодатель обязан возместить бывшему коллеге моральный вред (ст. 234, 237 ТК РФ). В этой ситуации человек вправе обратиться в территориальный орган Роструда, Трудовую инспекцию или подать в суд иск о выдаче трудовой книжки и потребовать с бывшего руководства выдать зарплату за время задержки документа и взыскать компенсацию.
Кроме материальной ответственности, нарушителя вправе оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):
- компанию — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
- директора (или ИП) — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
За повторное нарушение грозит штраф (ч. 2 ст. 5.27 КоАП):
- для организации — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.;
- для руководителей — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?
Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?
Заявление работника о выдаче ему копии трудовой книжки является обязательным при представлении работодателем такой копии. Работник составляет заявление в письменной форме самостоятельно либо с использованием формы, утвержденной локальным актом работодателя.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Работникам в некоторых случаях может понадобиться копия трудовой книжки (например, для получения кредита в банке, визы и т.п.).
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в том числе ведущейся работодателем трудовой книжки). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Такая же обязанность закреплена п. 7 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Форму заявления работника о представлении ему копии трудовой книжки работодатель вправе утвердить самостоятельно в локальном нормативном акте, либо такое заявление составляется работником самостоятельно в произвольной форме.
При этом заявление должно быть в письменной форме и содержать следующие элементы:
наименование работодателя;
фамилию, имя, отчество (при наличии) работника;
должность работника;
дату написания заявления;
подпись с расшифровкой;
дату получения представителями работодателя заявления.
Указание причины представления копии трудовой книжки работнику может осуществляться по желанию самого работника (например, при необходимости получения копии в кратчайший срок). Законодательно такая обязанность отсутствует и не может являться причиной отказа принятия представителем работодателя заявления.
Пример. Заявление о выдаче копии трудовой книжки
Директору
должность руководителя организации
ООО «Ромашка»
наименование организации
Иванову И.И.
фамилия и инициалы руководителя
от Смирнова Николая Николаевича
Ф.И.О. работника
старшего юриста
должность работника
отдела юридического сопровождения
наименование структурного подразделения
Заявление
Прошу представить мне копию трудовой книжки, заверенную в
установленном порядке.
1 сентября 2020 г.
Смирнов Н.Н.
подпись
1 сентября 2020 г.
Петрова В.В.
подпись работника кадровой службы
Д.А. Мыльникова,
советника государственной
гражданской службы РФ
2 класса
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
См. также: В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?
Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.
Как выдать трудовую книжку в 2023 году
В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.
Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?
- Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
- Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
- Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
- По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.
Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:
- Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.
Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.
А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
- По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую СФР (до 2023 года – ПФР) вернет ее сотруднику.
О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.
Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.
Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.
Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.
Формулировка может быть такой:
Скачать образец расписки
Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.
Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.
ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.
Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.
Итоги
С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.
