Как руководителю составить задания для менеджеров

Книга рассказывает о необходимых и полезных для менеджера навыках и умениях. Описание управленческих методик четко привязано к конкретным практическим задачам и проблемам, возникающим у менеджеров в ежедневной работе: при подготовке и проведении совещаний, переговоров, презентаций, а также при работе в команде. Материалы данной книги обеспечивают менеджеров новейшими знаниями и технологиями в области управления, позволяют сформировать единый подход в управлении сотрудниками, развивают лидерский потенциал. Автор просто и ясно излагает проверенные на практике идеи, приводит много примеров из деятельности российских предприятий. Профессиональные вопросы, систематизированы, сопровождаются рисунками и таблицами, что значительно облегчает их восприятие и запоминание. Книга предназначена для менеджеров среднего и высшего звена, студентов управленческих специальностей вузов, а также для всех, кто стремится органично сочетать теорию с практикой.

Оглавление

Конец ознакомительного фрагмента.

Постановка задач сотрудникам важна не только потому, что руководители формируют задачи буквально ежеминутно, но и еще тем, что если задача поставлена неправильно, то вряд ли можно ожидать результатов от сотрудников. Вы можете представить цепную реакцию от неправильно поставленных задач?

Правила постановки задач в дистанционном формате и лицом к лицу – одинаковы, а вот значение эффективной постановки задач удаленному сотруднику вырастает в разы. Почему? Потому что у руководителя меньше контроля и доля мотивации на выполнение задач должна быть существенно выше.

Такие факторы, как мотивация и вовлечение при постановке задач, стали играть все большее значение в жизни руководителя. Технология SMART, которая была разработана в 1981 году, представляет хорошо структурированный алгоритм постановки целей, но не включает ряд факторов, которое значимы для эффективной постановки задач в настоящее время.

Тренинги по теме: “Постановка задач”, “Тактическое управление“, онлайн-курс “Технологии постановки задач сотрудникам”.

Характеристика постановки задач по технологии МАРСОВ

При постановке задачи сотруднику я предлагаю вам использовать мою авторскую технологию «МАРСОВ».

Каждая поставленная задача должна обладать шестью характеристиками.

1. Мотивация для подчиненного.
2. Алгоритм достижения.
3. Результат, ожидаемый от сотрудника.
4. Средства достижения.
5. Обоснование реальности и/или необходимости.
6. Время промежуточного и окончательного контроля.

Сразу подчеркну, что это не последовательность, а мнемоническое правило для запоминания. Вы можете включать данные пункты в постановку вашей задачи в любой последовательности. Можете начать с результата, потом обосновать реальность, можете начать со времени контроля, затем переключиться на мотивацию и так далее.

Главное, чтобы все шесть пунктов были, а последовательность выбирайте сами. С другой стороны, применение технологии будет результативным, если вы будете двигаться от М к А, затем к Р, потом к С, затем к О и завершите на В.

Мотивация для подчиненного при постановке задачи

Сразу оговорим, что мы сейчас имеем в виду задачи средней и высокой степени сложности. На простую, рутинную, знакомую задачу нет необходимости мотивировать людей. Зачем мотивировать сотрудника на звонок его коллеге с простым поручением?

Можно просто сказать позвони Сергею, спроси, когда у них в отделе будет очередное совещание. Да и в целом применять технологию «МАРСОВ» нет никакой необходимости, если задача простая и тем более знакомая.

Вот если задача сложная или средней сложности, да еще и новая, тут-то надо обязательно сказать пару слов своему подчиненному, почему это важно для него. К примеру, вы являетесь руководителем отдела продаж. Вы ставите задачу менеджеру по продажам по подготовке к выявлению потребностей клиентов. Рынок после пандемии коронавируса изменился, некоторые игроки ушли, другие затаились, а третьи работают во всю силу, как могут.

Вы понимаете, что сейчас нужно максимально сосредоточиться на потребностях, возможностях и проблемах клиентов. Для этого ваши менеджеры по продажам должны грамотно разговаривать с клиентами, вступать в контакт, активно слушать, задавать правильные вопросы. А для этого нужно подготовиться к разговору с клиентами.

• Тебе же значительно легче будет работать, если ты поймешь, что твои клиенты хотят!
• Твои достигнутые цели – это твои деньги в будущем! А от выявления потребностей зависит, как и что мы можем предлагать нашим клиентам.
• Если мы не можем понять наших клиентов в настоящей ситуации, то какие же мы профессионалы?!
• Я поручаю это задание тебе, потому что ты – один из самых профессиональных и находчивых менеджеров по продажам.

Есть много задач, которые требуют дополнительной мотивации подчиненного, как отрицатель­ной, так и положительной.

«Это увеличит твои продажи!» — это мотивация.

«Благодаря этому мы станем первыми!» — это мотивация.

«У тебя освободится время для выполнения более интересных и живых заданий», — это тоже мотивация.

«Только ты с этим справишься!» — и это тоже мотивация.

Мотивация при постановке задач может быть и отрицательной.

«Ну, если ты не справишься, я даже не знаю…».

«Надеюсь того, что было в прошлый раз, не повториться».

«Никакие оправдания не принимаются. Задача должна быть выполнена!»

Мотивация может быть и неопределенной.

«Посмотрим, как ты справишься».

«Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу».

Алгоритм достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая и, в то же время, она не является творческой, то очень полезно перечислить несколько ключевых шагов, которые надо пройти при решении данной задачи. Почему? Потому что, как минимум, это структурирует задание и позволяет затем выделять точки контроля.

Руководитель отдела продаж (РОП) ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

1. Тебе нужно подготовить несколько фраз на установление контакта с клиентами. То есть, что ты будешь говорить сразу после «здравствуйте».
2. Далее надо подготовить по 2-3 примера вопроса о фактах, о ситуации клиента.
3. Затем нужно продумать 2-3 вопроса, выявляющего мнение клиента о том, как будут развиваться дела в его компании.
4. И в завершении также придумай 2-3 вопроса о потребностях клиента, о результате, которого они сейчас хотели бы достичь.

Результат, ожидаемый от сотрудника

Для того, чтобы построить корабль, мало того, что ты расскажешь, как забивать гвозди, надо еще сказать, куда он должен приплыть (признаюсь, что это вольная интерпретация Экзюпери). Концентрация на результате дисциплинирует людей, концентрирует их мысли и намерения на конечной цели.

Сфокусируй­те внимание подчиненного на ожидаемом результате. Чем лучше он будет представлять конечную цель, тем быстрее найдет надежные сред­ства ее достижения. Проговорите ожидаемый результат несколько раз. Осознание подчиненным ожидаемого результата – корневой вопрос при постановке задач. От этого может зависеть многое. Это очень важно. Как нам обратить ваше внимание на данный постулат, чтобы вы о нем серьезно задумались?!

РОП продолжает ставить задачу по выявлению потребностей клиента.

Таким образом, у тебя должна получиться таблица, в которой написано по 2-3 варианта на установление контакта, вопросы о фактах, о мнении и о результате.

Средства достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая, люди подчас могут не знать, что им нужно для того, чтобы решить ее. То есть им необходимо разъяснить, что они могут использовать для достижения своей цели. Чаще всего средства – это время, люди, деньги, информация и технологии.

Чтобы провести маркетинговое иссле­дование, средствами могут быть выделяемый бюджет, время на иссле­дование, ПК, интернет, возможность быстро передвигаться по городу, средства коммуникации, базы данных, специальная лите­ратура. Чтобы спасти мир, средством является… Душа, мне кажется, в первую очередь душа и во вторую очередь хороший план по спасению мира (вот смотришь на человека, душа у него вроде как есть, а вот плана по спасению мира нет; бывает и обратная ситуация).

Возвращаемся к нашему руководителю отдела продаж, который ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

Помнишь мы тренинг организовывали, все команда на нем была? Двухдневный тренинг. Все потом еще в восторге были. Мы проходили стратегию задавания вопросов. Я сейчас перешлю еще раз тебе материалы по этому тренингу. Плюс к этому я вышлю книгу ведущего тренинга. У него там тема выявление потребностей хорошо раскрыта. И, конечно, пообщайся с Оксаной, обсуди с ней, она отлично умеет устанавливать контакт с клиентом, умеет найти к ним подход.

Обоснование реальности и необходимости

Многие задачи не выполняются, так как люди не верят в их реалистичность. Еще одна причина невыполнения задания состоит в том, что сотрудники не осознают целесообразность того или иного действия. А если человек не видит смысла в работе, он будет гораздо менее заинтересован в ее выполнении. Так что обоснуйте реальность задачи, если чувствуете, что она сложная для подчиненного. Или обоснуйте необходимость исполнения, когда вы понимаете, что сотрудник не видит особого смысла в поставленной вами задаче.

И что же в данном случае говорит РОП?

Наши конкуренты не дремлют. Мне один наш клиент, с которым у нас хорошие отношения, сказал по секрету, что ему звонила компания «TI» и все что-то спрашивала, спрашивала, спрашивала… Это не просто так! Они пытаются понять, что сейчас нужно нашим клиентам. Если они нас опередят, мы можем и потерять существующих клиентов, и потенциальных.

Время промежуточного и окончательного контроля

Вспомним правило Паркинсона: «Работа занимает все время, которое на нее отводится». Если вы не определили четко время выполнения задачи, вероятность ее выполнения становится неопределенной. Я не говорю, что вероятность малая, я не говорю, что вероятность большая. Я утверждаю, что вероятность неопределенная. Проще говоря, кто его знает, будет выполнено задание или не будет. Если не определено вре­мя, у подчиненного есть возможность оттягивать выполнение задания, а у вас нет возможности строго спросить.

Я жду от тебя выполнения этой задачи через 24 часа, то есть к завтрашнему дню, к этому же самому времени. И завтра мы уже обсудим, с кем, с какими клиентами и в какой последовательности выходить на связь!

Давайте приведем пример поставленной задачи, которая удовле­творяет перечисленным выше характеристикам на другом примере. К примеру, вы на­чальник производства. Вы разговариваете со старшим электриком.

«В течение недели необходимо составить бюджет на следующий квартал. В результате у меня на руках должна оказаться составленная вами табли­ца с перечнем деталей, которые обычно закупаются за квартал, их стои­мость и количество. Итогом должна быть общая сумма. Мы надбавим 10% на случайные обстоятельства и примем бюджет за основу. Кстати, по всем позициям должно быть обоснование. Данный бюджет позволит нам не про­стаивать в результате случайных поломок и плановых замен. Вы же про­фессионал, можете предугадать многое. Сейчас не стоит задача очень эко­номить, не стоит задача и транжирить деньги направо и налево. Сделайте бюджет реальным, и я его понесу утверждать у генерального директора».

А теперь посмотрим, как не надо ставить задачу сотруднику.

Одним предложением, вряд ли вы выразите все шесть ключевых компонентов.

Если к завтрашнему дню не продашь в два раза больше, чем за предыдущие две недели, будешь уволен, потому что я так решил, и меня не волнует, как ты это сделаешь!

Здесь есть мотивация, время, результат, средства и обоснование.

Но в 99 % случаев, вы не добьетесь такой фразой ничего хорошего!!!

Итак, давайте еще раз перечислим характеристики постановки задачи по технологии «МАРСОВ».

• Мотивация для подчиненного.
• Алгоритм достижения.
• Результат, ожидаемый от сотрудника.
• Средства достижения.
• Обоснование реальности и/или необходимости.
• Время промежуточного и окончательного контроля.

И напоминаю, вы можете ставить эти шесть пунктов в любой последовательности. Главное, чтобы они все были!

Содержание

От постановки задач напрямую зависит эффективность ее выполнения подчиненными, поэтому это одно из важнейших рабочих навыков руководителя. Компетенции начальства заключаются в том, чтобы четко определить цели компании и задачи на определенный период, а также указать способы их выполнения. Если этого не происходит, сотрудники неправильно толкуют поставленную задачу, что подрывает рабочий процесс.

Почему важна постановка задач сотрудникам

Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения.

Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.

В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.

Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника.

Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель. А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании.

Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.

Какие бывают задачи

Все задачи делят по статусам срочности и их приоритетности. Они бывают:

• Важными и долгосрочными — это те проекты, для которых ставят глобальные задачи для развития бизнеса. Например, попасть в топ поисковой выдачи в определенном сегменте, увеличить ежемесячную прибыль компании.
• Важными текущими — задачи, которые можно сделать сегодня или отложить их выполнение до более подходящего времени, но не затягивать.
• Повседневными — ежедневные задания, которые выполняют менеджеры каждый день.
• Ситуативными — прочие задания, которые возникают в связи с определенными событиями: организовать корпоратив, закупить материалы.

Как правильно ставить задачи

Эффективная постановка задач — это не примитивное составление чек-листа. Она состоит из нескольких компонент:

• Грамотное распределение ролей;
• Конкретизация действия и результата;
• Назначение ответственных;
• Ограничение по срокам;
• Использование инструментов трекинга.

Распределение ролей

Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.

Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:

• Первоочередная задача руководителя — сформулировать полный перечень компетенций, необходимых для реализации проекта.
• Согласно компетенциям описывается структура отдела или всей команды, функционал и обязанности каждого участника.
• Руководитель набирает специалистов, наиболее точно подходящих для выполнения обязанностей на описанных позициях.
• Учитывая компетентность, сильные и слабые стороны всех подчинённых, руководитель формулирует тактические и стратегические задачи, назначает исполнителей.

К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.

Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.

Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:

• Исключить пересечение обязанностей разных сотрудников, при котором одна и та же работа по недосмотру будет выполняться дважды или трижды.
• Исключить простаивающие без исполнителя задачи.

Конкретизация действия и результата

Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.

Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.

— Отгрузка керамогранита.

Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.

— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.

Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.

Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:

• Гораздо сильнее ассоциируется с действием;
• Помогает сориентироваться и начать решать задачу;
• Придаёт мотивации.

Назначение ответственных

Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.

Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.

Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.

Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.

По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.

Ограничение по срокам

Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.

Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.

Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.

В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:

• Оценить темп работы;
• Обсудить и решить возникшие вопросы, предложения;
• Назначить примерные сроки полного завершения выполнения задачи.

Трекинг задач

Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.

Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.

Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.

Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.

Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.

В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.

• Для одиночных исполнителей, стартапов и небольших отделов рабочим вариантом станут: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack.
• Крупные проекты, требующие серьёзных затрат человеко-часов, используют: JIRA, Redmine, недавно вышедший Яндекс.Трекер. В отдельных случаях используются CRM, если решаемая проблема шире простой постановки и контроля задач.

Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.

Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.

Решения из коробки — Trello, Basecamp, Wunderlist — обладают продуманным интерфейсом и продвинутым функционалом. В них предусмотрена категоризация задач, наглядная система статусов, удобное перетаскивание задач между этапами, комментарии, исполнители и оповещения. Они отлично подходят для стандартных задач с линейной этапностью.

Тем, кому необходимо пространство для творчества ввиду не очевидной логики процесса, не вписывающегося в рамки таск-трекеров, подойдёт Google Spreadsheets. В онлайн-таблицах вы сможете выстраивать свою собственную структуру этапов, комментариев и взаимосвязей, наиболее точно отвечающую потребностям проекта.

Примеры правильной постановки задач

В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:

• Поручение менеджеру по продажам проведение опроса для постоянных клиентов до конца недели. Важно приложить утвержденный список с вопросами.
• Дать задачу аналитику подготовить статистику посещаемости официального сайта компании за месяц.
• Поручить директору разработать бонусную систему для сотрудников с поощрением за перевыполнение показателей по плану продаж.
• Дать задание копирайтеру сформировать макет презентации нового проекта до определенного числа.
• Поставить перед верстальщиком задачу разработать макет мобильной версии сайта до конца месяца.

Какие ошибки совершают руководители при постановке задач

Главные проблемы руководителей при постановке задач сотрудникам связаны со следующими ошибками.

Нереалистичные цели и задачи

Иногда процесс постановки задачи не учитывает реальные сроки, необходимые на выполнение задания. Руководители переоценивают допустимые сроки и ставят космические цели, которых невозможно достичь. В результате у сотрудников нулевая мотивация к их выполнению, так как они понимают, что выполнить поставленные задачи им не по силам. Чтобы этого не произошло, объемные цели нужно разделять на несколько небольших и контролировать их выполнение с помощью дедлайнов. Тогда подчиненные почувствуют, что они могут повлиять на результат и будут прикладывать все силы для решения проблемы.

Узкий фокус внимания

Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж. Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.

Руководители не отслеживают процесс

У других руководителей, напротив, может быть слишком глобальное мышление, предполагающее постановку масштабных задач. Они жаждут быстрого идеального результата, но не обращают внимания на то, что уже было достигнуто. В результате у сотрудников падает мотивация, и фокус внимания смещается на выполнение глобальной задачи. Руководителю важно проявлять внимательность к отслеживанию даже небольшого прогресса.

Негативные цели

Чем более четко будет сформулирована мысль, тем быстрее она будет способствовать достижению цели. Негативные цели отрезают путь к решению любой проблемы. Они звучат как «не опаздывать», «не забывать о…», и в результате становятся дополнительной головной болью сотрудников. Лучше ставить задачу не как «не опаздывать в офис», а как «приходить за 5 минут до начала работы». Второй вариант звучит продуктивнее, в то время как первый не способствует достижению поставленной задачи.

Слишком много целей

Иногда сотрудники или подчиненные стремятся быстро достичь всех целей одновременно. Из-за этого теряется степень приоритетности выполнения поставленных задач. В такой ситуации появляется стресс и желание бросить работу, которая не приносит результата. Реализация задач кажется неподъемной, из-за чего нет никакой мотивации ее продолжать.

Важно понимать, что значимо не количество сделанных задач, а их качество и приоритетность. Значимые задачи должны делегироваться сотрудникам, которые в полной мере понимают ответственность за их выполнение.

Заключение

Ставить задачи сотрудникам следует с учетом их приоритетности. Важно отслеживать и поощрять даже мелкие достижения. Это способствует мотивированию сотрудников на дальнейшую работу и помогает корректировать рабочие планы.

Когда руководитель или проектный менеджер делают ошибки еще на этапе постановки задачи, запускается необратимая цепочка: команда или отдельные участники не понимают цель задачи, не видят сроков, не чувствуют ответственности за результат.

Устные задачи — несуществующие задачи. Фиксируйте каждую задачу в таск-менеджере и используйте SMART подход при ее оформлении.

Постановка задачи по технологии SMART

Любая задача должна быть:

Smart-задачи имеют простую логику и структуру, но самое главное — они имеют четко прописанную цель и сроки выполнения.

Как правильно ставить задачи

Это будет внутренняя инструкции компании, в которой вы опишете правила постановки задач. Например: в каком порядке задачи берутся в работу (по приоритету, по срокам и т.д.), кто может закрывать задачу, обязательна ли проверка руководителя перед закрытием задачи и другие опции.

Доступ ко внутренней инструкции внутри таск-менеджера может быть для всех команды или только для тех, кто создает задачи.

Постановка задач в таск-менеджере. Пошаговое руководство

Так выглядит готовая задача в таск-менеджере. Теперь рассмотрим подробно, как оформить задачу эффективно.

Напишите название задачи

Название должно раскрывать суть задачи, быть понятным и лаконичным. Название должно быть написано так, чтобы было понятно о чем речь, не проваливаясь в описание.

Надо —— Создать прототип сайта для клиента XX.

Название этой задачи отвечает на вопросы: Что сделать? Для кого сделать? Дополнительную информацию по задаче вы сможете разместить в комментариях к ней.

Как не нужно писать название задачи

На надо —— Срочная задача Александру из отдела маркетинга на среду.

Отсутствие ответственности за результат — одна из причин нереализованности задачи. Ответственный по задаче контролирует рабочий процесс, может создавать промежуточные отчеты, вносить изменения.

Если у команды в процессе работы возникают вопросы по задаче — ответственный даст ответы, больше информации, уточнит данные у клиента (если нужно).

Если над задачей работает команда из нескольких человек. Подписчики задачи будут получать уведомления об изменениях в задаче на электронную почту и в самой системе. Участники видят информацию по задаче и могут отслеживать ход ее выполнения.

В процессе работы над задачей ответственные могут меняться, могут подключаться другие участники команды.

Это может быть крайний срок завершения работы над задачей или срок в формате старт-финиш«. Четкие дедлайны позволяют эффективно распоряжаться рабочим временем. Если по задаче понятны сроки, команда работает на результат.

Сколько времени и денег понадобится, чтобы выполнение задачи было успешным? В таск-менеджере есть опция «План», где можно указать количество часов и бюджет задачи, или что-то одно.

Сопоставление плановых и фактических расходов в процессе работы — это быстрая реакция на изменения. В процессе работы участники команды могут запускать таймер, чтобы фиксировать количество затраченного на задачу времени.

Внесение затрат в задачу

Также могут внести количество времени и стоимость в фактические расходы после завершения работы над задачей. Например: если факт отличается от плана и бюджет оказался больше предполагаемого, эта информация передается руководителю или клиенту.

Сравнение плана и факта значительно сокращает шанс финансовых и временных потерь.

В окно описания напишите информацию по задаче, важность, цель, требования. Пишите так, чтобы после прочтения у команды, которая работает над задачей и Ответственного, не оставалось вопросов. Задача должна быть понятной, важной, измеримой.

Дополнительные опции в окне описания задачи:

Когда над задачей работает команда, а есть просьба, комментарий или вопрос к отдельному участнику команды — отметьте его в окне комментария. Так шансы на потерю важного среди общей информации по задаче сводятся к минимуму.

Приоритет, статусы и метки — дополнительные опции для эффективной постановки задачи.

Приоритет можно выбрать от 1 до 10, где десять — максимальный приоритет. Обычно, задачи с максимальным приоритетом выполняются в первую очередь.

Приоритет указывается при создании или редактировании задачи.

Статусы и метки — как маркеры этапов выполнения задачи и особенностей рабочего процесса. У задачи может быть один статус и набор меток. Статус — это показатель этапа работы. Например: задача взята в работу и ей присвоен статус «В работе».

Когда работа над задачей будет завершена, ее статус будет изменен на «Готово». Меток к задаче может быть несколько, в отличии от статуса. С помощью меток задача получает маркировку особенностей рабочего процесса. Пример меток по типу работы: «Монтаж», «Оформление», «Правки». Пример меток по временным характеристикам: «Апрель», «Сентябрь» и т.д.

Пример меток по качественным характеристикам: «Отлично», «Супер», «Сделано прекрасно» и т.д. То есть, для одной задачи можно сделать сет меток, где будут использованы метки с указанием типа работы, времени, качества и т.д. В аккаунте есть стандартный набор меток. Также можно создать свой, учитывая специфику работу компании.

Примеры постановки задач:

Как контролировать выполнение задач?

Работая с задачами в таск-менеджере, вы получаете несколько эффективных инструментов контроля:

Кроме наличия Ответственного и точных сроков по задаче, для контроля используйте Отчеты, Календарь и Канбан. В отчетах можно делать выборку задач из списка по нужным параметрам, в Календаре — отслеживайте выполнение задач по срокам, уровню приоритета, с включенным таймером, с указанием плановых расходов и по другим параметрам.

Канбан — визуальное отображение этапов задач на доске. Если задаче был присвоен статус, в процессе работы этот статус можно менять, а также перетаскивать задачу от одного этапе к другому по Канбан.

4 типичных ошибки в постановке задач

1 Нет понимания конечного результата.

Команда, которая работает над задачей, должна понимать конечный результат.

Что должно получиться в итоге? К какому результату команда должна прийти, работая над задачей? Если проект — это глобальная цель, то каждая отдельная задача в рамках этого проекта — промежуточная цель, которая приведет к достижению глобальной.

Команда, которая не понимает важность и целесообразность задачи, работает над ее реализацией неохотно: эффективность снижается, сроки смещаются.

2 Нереалистичные сроки.

Для каждой задачи важно определить срок выполнения с учетом: уровня сложности, количества задействованных для ее выполнения сотрудников, загрузки команды и отдельных участников на текущий момент.

Нереалистичные сроки могут привести к двум негативным сценариям: задача будет выполнена некачественно или не будет выполнена совсем.

Когда задача имеет высокий уровень сложности, но при этом горящие сроки — команда неохотно приступает к ее реализации и может найтись сотня причин, почему, например, она будет выполнена не сейчас, а позже. То, что непонятно и сложно откладывается на «потом».

3 Сложные задачи.

Например: в одной задаче есть несколько уровней сложности. Сложные задачи важно разбить на более простые. Одна сложная задача = несколько простых. Одна задача должна фокусироваться на достижении одной цели. Можно также создать в рамках одной сложной задачи несколько простых подзадач.

4 Неполная информация. Информация по задаче должна быть исчерпывающей: Подумайте какие еще ресурсы понадобятся ответственному, чтобы мог он мог приступить к выполнению незамедлительно.

Когда информации по задаче мало, часто команда додумывает сама: Кто-то боится задавать вопрос, кто-то надеется разобраться в процессе.

Мотивируйте и задавайте вопросы

Одна из важных задач руководителя или проектного менеджера — мотивировать команду. Например: «Если мы завершим эту задаче в срок, то…». Мотивацией может быть: премия, командный отдых, неформальное собрание, на котором заслуга каждого участника команды будет озвучена руководителем.

Задавайте вопросы в процессе работы над задачей. Задача понятна? Какие трудности возникли? Что нужно изменить и почему? Заинтересованность руководителя в достижении общей цели мотивирует команду работать эффективно и на результат.

Просите обратную связь

Преимущество постановки задач в таск-менеджере — возможность обратиться не ко всей команде, а к нужному участнику. Например: если над задачей работает десять человек, а вы хотите обратиться в кому-то одному, отметьте его через @ в комментариях к задаче и уточните, все ли понятно и нужна ли дополнительная информация по задаче.

Как создать задачу в таск-менеджере по SMART технологии? Попробуйте создать задачу прямо сейчас. После создания, пригласите команду оценить доступность задачи и ее информативность.

FAQ

Примеры заданий для руководителя

Примеры заданий для руководителя

Задание № 1

При работе продавцов-консультантов с покупателем огромное внимание уделяется этапу установления контакта.

Пожалуйста, составьте список из открытых вопросов и утвердительных высказываний, которые способствуют успешному установлению контакта с потенциальными покупателями. Просим вас также выписать вопросы, которые НЕ СЛЕДУЕТ задавать покупателям РС «Просто».

Задание № 2

Пожалуйста, перечислите ключевой список вопросов по товарным категориям, которые задают продавцы-консультанты РС «Просто» для выявления потребности покупателя (табл. П. 5.1).

Таблица П. 5.1

Задание № 3

Продавцы-консультанты во время презентации товара могут перегружать клиентов техническими характеристиками, которые им не совсем понятны (или совсем непонятны). Для того чтобы выделить практическую выгоду от использования товара, который обладает сложными техническими характеристиками, просим заполнить таблицу (табл. П. 5.2). В первом столбце запишите основные характеристики техники, а во втором – практическую выгоду от ее использования.

Таблица П. 5.2

Задание № 4

Пожалуйста, составьте список возражений покупателей, с которыми чаще всего сталкиваются продавцы-консультанты. Просьба также зафиксировать варианты ответов/аргументов, которые используют продавцы-консультанты при работе с возражениями.

Задание № 5

Продавцу-консультанту в течение рабочего дня необходимо сохранять позитивный настрой и доброжелательное отношение к клиентам, какие бы «сбойные» ситуации ни возникали.

Для того чтобы грамотно и всесторонне подготовить продавцов к возможным конфликтным и «сбойным» ситуациям, необходимо их обобщить и предложить алгоритм поведения.

Пожалуйста, перечислите типичные (и нетипичные) поводы конфликтных или «сбойных» ситуаций в работе магазина и укажите, как в настоящее время ваши продавцы-консультанты с ними справляются.

Задание № 6

В этом задании мы просим вас записать вопросы, которые чаще всего задают покупатели о нашей сети магазинов. Для того чтобы соблюдать и поддерживать единый корпоративный стиль, ответы на эти вопросы независимо от территориального расположения магазина в дальнейшем должны быть по содержанию одинаковыми.

В стандартных ответах на вопросы покупателя будут заложены ключевые ценности бренда розничной сети «Просто».

Данный текст является ознакомительным фрагментом.