← Назад к номеру журнала
Особенности оформления актов на примерах
Рубрика «Делопроизводство»
О.А. Посредников, документовед
В области права понятие «акт» используется для обозначения группы документов, имеющих юридическое значение: нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты гражданского состояния и др. В делопроизводстве акт — это документ, который составляется комиссией, уполномоченными лицами, должностным лицом (ревизором, инспектором и т.п.), подтверждающий установленные ими факты. Существует огромное количество разновидностей актов: акты проверок, инвентаризации, ревизии, приема-передачи (дел, материальных ценностей и др.), об отказе от ознакомления с документом, выделение к уничтожению документов и дел, ликвидации организации и др. (п. 111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1).
КСТАТИ
Оформление актов регулируется Инструкцией по делопроизводству, Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»2, унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированными формами, методическими материалами по применению классификатора унифицированных форм)3.
Основные реквизиты акта
Единой формы акта не существует, т.к. акты составляются по разным причинам, отражают разные события, и могут сильно отличаться друг от друга. Например, разный вид имеют акты об отказе от ознакомления с приказом, об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины и акты о выделении документов и дел к уничтожению, приема-передачи дел. Несмотря на это имеются свойственный актам набор реквизитов и общие требования к составлению актов.
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 3 (230), март 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.
Время чтения: 3 минут (-ы)
Индивидуальный предприниматель – сам себе начальник, и он должен уметь разбираться с множеством форм документации. Мы уже рассказывали о налоговых декларациях, всевозможных книгах, договорах, а сегодня поговорим об актах выполненных работ.
Акт выполненных работ (АВР) и оказанных услуг является документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств, которые оговорены в договоре между ИП и заказчиком. Документ подтверждает, что одна сторона оказала необходимые услуги, соответственно, второй стороне следует совершить оплату.
Законодательно форма акта не закреплена. По сути, акт выполненных работ – это условное обозначение для многих документов. Бумаги могут называться актом приемки выполненных работ, приемки-сдачи или сдачи оказанных работ и так далее. Но сути дела это не меняет. Важно, чтобы название было оговорено сторонами в момент подписания договора, и впоследствии акты были названы соответственно.
Акты выполненных работ являются обязательными для тех предпринимателей, которые оказывают услуги другим ИП или организациям. А вот при взаимодействии с физлицами они не обязательны (исключение – строительные работы). Однако здесь могут потребоваться другие документы. Например, при оказании физлицам бытовых услуг (ремонт одежды, обуви, сантехнические, электромонтажные работы) исполнитель должен оформлять бланк заказа.
В таком бланке должна содержаться следующая информация:
- ФИО предпринимателя
- Юридический адрес предпринимателя
- Сведения о государственной регистрации ИП
- Наименование оказываемой бытовой услуги
- Цена услуги
- Дата оформления заказа и срок оказания услуги
- Другие важные сведения (цена материала, процент износа изделия и пр.)
- Подписи исполнителя и потребителя.
А что должно быть в акте выполненных работ?
Определенной универсальной формы для актов нет. Это значит, что любая организация может самостоятельно разработать для себя шаблон. Но важно, чтобы в нем имелись основные данные для сверки.
В произвольной форме акта должна быть указана следующая информация:
- Наименование документа. Например, «Акт сдачи-приема работ».
- Номер акта и дата. Если договор между ИП и заказчиком заключен на длительный период времи (полгода-год и более), то акты обычно выставляются за каждый прошедший месяц. Этим и объясняется необходимость указания порядкового номера и даты.
- Ссылка на договор. Любые услуги, которые ИП оказывает другому предпринимателю или организации, предоставляются по договору. Нужно указать номер и дату заключения договора, на основании которого составлен акт, предмет договора, а также информацию об исполнителе и заказчике.
- Наименование оказанных услуг и их описание. В этом пункте ИП излагает, что именно он сделал для заказчика.
- Период оказания услуг. Сроки для каждой услуги прописываются отдельно.
- Стоимость услуг. Обычно предприниматели работают без НДС, но, если НДС все же уплачивается, нужно отдельно указать «голую» цену и отдельно – размер НДС.
- Подписи сторон и печать.
Акт выполненных работ обычно выглядит как таблица с шапкой из основной информации о договоре. Образец можно скачать, например, тут.
Когда ждать денег?
Здесь есть два варианта. Первый – оплата услуг после того, как составлен и подписан акт выполненных работ. То есть средства перечисляются уже после того, как результат принят заказчиком. Если заказчик не удовлетворен качеством работ, он может отказаться от подписания акта до того момента, пока исполнитель не устранит недоработки. В этом случае важно, чтобы все мелочи, форс-мажоры, сроки и детали работы были заранее прописаны в договоре.
Второй вариант – к слову, очень распространенный – работа по предоплате. То есть предприниматель сначала получает деньги, потом оказывает услуги, и только потом составляется акт выполненных работ. Если заказчик не примет работы и не подпишет акт – полученную предоплату придется вернуть. В случае, когда стороны не могут договориться полюбовно, окончательное решение принимает Экономический суд.
Сколько хранить акты выполненных работ?
Акт относится к первичным бухгалтерским документам (на основании него производится оплата). Для такого рода документов срок хранения составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки. Если проверка к вам не приходила, то хранить нужно 10 лет.
Другие сопроводительные документы
Дополнительно к договору и актам выполненных работ могут прилагаться пояснительные документы. Например, техническое задание или перечень оказываемых услуг. Утвержденных форм для них тоже нет – главное, указать, к какому именно договору они относятся.
Например, в техническом задании можно прописать конкретные параметры услуги, которую ИП будет оказывать клиенту. Так, в техзадании для предпринимателя, который ведет социальные сети заказчика, нужно привести названия пабликов, количество и объем постов, которые будут публиковаться, их тематику и время публикации – словом, все значимые параметры. Важно исключить любые разночтения, чтобы максимально быстро получить качественный результат.
Если ИП выполняет для заказчика несколько видов работ, цена на которые отличается, к договору должен быть прикреплен перечень оказываемых услуг. Там обязательно нужно указать наименование услуг, их краткое описание, сроки исполнения работы и стоимость. Пример бланка можно найти здесь.
__
Тщательное ведение бухгалтерии предпринимателя – верный способ избежать многих проблем как с заказчиками, так и с контролирующими органами. Лучше не лениться и тщательно оформлять всю необходимую документацию, чтобы не пришлось тратить заработанные деньги на штрафы и адвокатов. Успехов в делах!
Читайте нас в Telegram первыми узнавайте о новых статьях!
Организация торговли приобрела товар, который был поставлен транспортом поставщика на склад покупателя. При приемке выявлены товары, не соответствующие заявленному качеству и с расхождением по количеству. Требуется составить соответствующий документ.
Пояснения к заполнению акта
1. Приемку товара необходимо осуществлять, руководствуясь Положением о приемке товаров по количеству и качеству (иное может быть предусмотрено договором) <*>.
2. Факт выявленных расхождений, несоответствий оформляется актом, подписанным лицами, производившими приемку товара, в случае обнаружения при приемке <*>:
— недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах;
— несоответствия качества, маркировки поступившего товара, тары или упаковки обязательным для соблюдения требованиям, образцам (эталонам), договору.
Форма акта не определена. Следовательно, организация должна разработать ее самостоятельно, указав в ней все обязательные сведения <*>. За основу организация может взять форму акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей <*>.
3. Акт составляется в день выявления недостачи (ненадлежащего качества) товаров <*>.
4. Акт — документ, который в рассматриваемом случае составляется комиссией и подтверждает установленный факт <*>.
5. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события, дата должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ <*>.
6. При выявлении недостачи, несоответствии качества, маркировки товара, тары или упаковки установленным требованиям в случае необходимости составления двустороннего акта вызов представителя продавца является обязательным. Такой вызов осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара — безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором. Уведомление направляется по телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иному средству срочной связи <*>.
Напомним, что уведомление должно содержать ряд обязательной информации <*>.
7. В акте делаются отметки <*>:
— о несогласии с содержанием акта (при этом мнение излагается в письменном виде и прилагается к акту);
— отказе лица, принимавшего участие в приемке товаров по количеству и качеству, от подписания акта;
— предупреждении лиц, участвующих в приемке, об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.
8. Все лица, участвующие в приемке, должны подписать акт <*>. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке <*>.
9. Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товаров (ИП), не позднее следующего дня после составления акта. Если приемка товаров производилась в выходной или праздничный день, акт приемки утверждается указанными лицами в первый рабочий день после выходного или праздничного дня <*>.
Акт можно утвердить двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). При утверждении посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения <*>.
Примечание
Образец акта приведен в качестве примера и может служить основой при разработке собственной формы.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
В соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» [1]
Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»)
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой ставится подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Перечень актов обследования в деятельности специалистов органов и учреждений образования в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Министерства образования Республики Беларусь
- Акт обследования условий жизни кандидатов в усыновители, опекуны, попечители, патронатные воспитатели
Акт обследования условий жизни кандидатов в усыновители, опекуны, попечители, патронатные воспитатели составляется при обследовании условий жизни кандидатов в усыновители, опекуны, попечители, патронатные воспитатели.
Акт обследования условий жизни кандидатов в усыновители, опекуны, попечители, патронатные воспитатели составляется по форме согласно Приложению 2 к Постановлению Министерства образования Республики Беларусь 12.03.2007 № 20 «О некоторых вопросах усыновления (удочерения), установления опеки, попечительства над детьми, создания приемных семей, детских домов семейного типа, возврата детей родителям» [2]
- Акт обследования условий жизни кандидатов в приемные родители, родители-воспитатели
Акт обследования условий жизни кандидатов в приемные родители, родители-воспитатели составляется при обследовании условий жизни кандидатов в приемные родители, родители-воспитатели.
Акт обследования условий жизни кандидатов в приемные родители, родители-воспитатели составляется по форме согласно Методическим рекомендациям Министерства образования Республики Беларусь «Об организации работы органов управления образованием и учреждений образования по защите прав и законных интересов детей в 2012/2013 учебном году»
- Акт обследования условий жизни и воспитания подопечного
Акт обследования условий жизни и воспитания подопечного составляется при обследовании условий жизни и воспитания ребенка, воспитывающегося в опекунской семье, приемной семье, детском доме семейного типа.
Акт обследования условий жизни и воспитания подопечного составляется по форме согласно Методическим рекомендациями Министерства образования Республики Беларусь «Об организации работы органов управления образованием и учреждений образования по защите прав и законных интересов детей в 2012/2013 учебном году»
- Акт обследования условий жизни и воспитания усыновленного ребенка
Акт обследования условий жизни и воспитания усыновленного ребенка составляется при обследовании условий жизни и воспитания усыновленного ребенка.
Акт обследования условий жизни и воспитания усыновленного ребенка составляется по форме согласно Приложению 9 к Постановлению Министерства образования Республики Беларусь12.03.2007 № 20 «О некоторых вопросах усыновления (удочерения), установления опеки, попечительства над детьми, создания приемных семей, детских домов семейного типа, возврата детей родителям» [2]
- Акт обследования условий жизни родителей (единственного родителя)
Акт обследования условий жизни родителей (единственного родителя) составляется при обследовании условий жизни родителей (единственного родителя) в следующих случаях:
– при возникновении споров, связанных с воспитанием детей;
– при подготовке заключения о возврате детей родителям;
– при получении запросов от субъектов профилактики, в случае раздельного проживания родителей с детьми.
Акт обследования условий жизни родителей (единственного родителя) составляется по форме согласно Приложению 11 к Постановлению Министерства образования Республики Беларусь 12.03.2007 № 20 «О некоторых вопросах усыновления (удочерения), установления опеки, попечительства над детьми, создания приемных семей, детских домов семейного типа, возврата детей родителям» [2]
- Акт обследования условий жизни и воспитания несовершеннолетнего
Акт обследования условий жизни и воспитании несовершеннолетнего составляется в следующих случаях:
– при выявлении несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении и, соответственно, при постановке на учет несовершеннолетних, признанных находящимися в социально опасном положении)
– при снятии несовершеннолетнего с учета несовершеннолетних, признанных находящимися в социально опасном положении.
Акт обследования условий жизни и воспитания несовершеннолетнего составляется по форме согласно Приложению 2 к Инструкции о порядке выявления несовершеннолетних, нуждающихся в государственной защите, утвержденной Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.07.2004 № 47 с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 14.07.2009 № 48; 25.07.2011 №117[4]
Необходимость составления акта обследования условий жизни и воспитания несовершеннолетнего предусматривается и иными случаями, а именно:
– по запросам заинтересованных органов;
– при необходимости оказания материальной помощи семье, в случае, если в ней воспитываются несовершеннолетние;
– при направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения, специальные лечебно-воспитательные учреждения
При посещении несовершеннолетних, признанных находящимися в социально опасном положении, в сроки, установленные индивидуальным планом защиты прав и законных интересов несовершеннолетнего, находящегося в социально опасном положении, составляется акт согласно требованиям Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях [1]
Специалистам следует помнить о том, что не рекомендуется проводить обследование в отсутствие родителей (законных представителей), в случаях, когда несовершеннолетние находятся по месту жительства одни (ст.29 Конституции Республики Беларусь «Неприкосновенность жилища и иных владений граждан гарантируется. Никто не имеет права без законного основания войти в жилище и иное законное владение против его воли») [4]
ЛИТЕРАТУРА
- Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4: в редакции от 30.12.2015 // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь:http:/www/pravo.by
- О некоторых вопросах усыновления (удочерения), установления опеки, попечительства над детьми, передачи детей на воспитание в приемную семью, детский дом семейного типа, на патронатное воспитание, возврата детей родителям: Постановление Министерства образования Республики Беларусь от 12 марта 2007 г. № 20: в редакции от 07.05.2013 // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь:http:/www/pravo.by
- Инструкция о порядке выявления несовершеннолетних, нуждающихся в государственной защите: Постановление Министерства образования Республики Беларусь от 28.07.2004
№ 47 в редакции от 25.07.2011 // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь:http:/www/pravo.by - Конституция Республики Беларусь // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь:http:/www/pravo.by
Наталия Кондакова
В соответствии с п. 111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Ситуации, требующие документирования в форме акта, могут возникать в разных сферах деятельности, что определяет их многообразие.
Акты бывают:
· приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);
· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);
· испытаний (образцов, систем, технологий);
· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
· приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);
· ревизии, инвентаризации;
· расследования аварий, несчастных случаев;
· ликвидации организации и т.д.
Акты применяются для документирования фактов, событий и действий в различных сферах, поэтому единой, универсальной формы данного документа не существует, а оформление в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами к их составлению и оформлению могут предъявляться специфические требования либо устанавливаться унифицированные формы, не подлежащие изменению. Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то она используется при его составлении. Если унифицированной формы определенного акта не предусмотрено, то такой документ может составляться в свободной форме с соблюдением общих правил к составлению и оформлению.
Общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе и актов, установлены Инструкцией по делопроизводству.
Рассмотрим ряд общих требований, предъявляемых к оформлению актов.
Акт может составляться комиссией, уполномоченными лицами или должностным лицом. Комиссия для составления акта назначается приказом руководителя организации. Она может назначаться как для составления определенного акта (расследования несчастного случая, приема-передачи дел), так и создаваться как постоянно действующая — для периодического составления актов по определенному вопросу (проведения инвентаризации, выделения документов к уничтожению).
Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4.
При составлении и оформлении актов используются следующие реквизиты:
· наименование вышестоящей организации (если имеется);
· наименование организации;
· название вида документа;
· дата;
· регистрационный индекс;
· место составления;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (если оно имеется);
· подпись.
Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:
· гриф утверждения;
· гриф согласования;
· печать;
· код организации по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);
· код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);
· отметка о контроле;
· отметка об ознакомлении с актом.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном (акт о чем?) или родительном падеже (акт чего?).
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, указывается в тексте акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт (председатель и члены комиссии) и присутствовавшие при этом (например, при приеме-передаче дел — лица, передающие и принимающие дела).
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, договор и др. Основание оформляется с использованием слова «Основание».
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
