Как составить акт единолично

Как составить акт единолично

Как правило, факт оказания услуг оформляется двусторонним актом, подписание которого происходит по следующей схеме.

Рассмотрим, когда заказчик услуг вправе оформить факт их оказания единолично и как это сделать.

Единоличное составление ПУД

Если услуги оказаны по публичному договору, то процедуру их документального оформления можно упростить. В этом случае первичный учетный документ (далее — ПУД), подтверждающий оказание услуг, может составляться исполнителем и заказчиком единолично <*>.

… договор является публичным

При выполнении обоих условий единолично составленный ПУД правомерно принять к бухучету. Единоличное подписание ПУД не предполагает и не требует обмена между сторонами такими документами. У каждой стороны договора будет свой ПУД, составленный и подписанный только ею. Передавать другой стороне экземпляр такого документа не нужно.

Как единолично составить акт об оказанных услугах?

Форма ПУД, подтверждающего оказание услуг, не включена в Перечень ПУД, формы которых обязательны к применению. А это значит, что ПУД, подтверждающий факт оказания услуг, составляется в произвольной форме, которую организация самостоятельно разрабатывает и утверждает. Кроме того, применение такой формы оговаривается в учетной политике <*>.

Основное требование, которое должно быть соблюдено при составлении заказчиком ПУД единолично — это включение в него всех обязательных для ПУД сведений (далее — обязательные сведения).

На практике факт оказания услуг, как правило, оформляется документом, который именуют «Акт об оказании услуг», «Акт приема-передачи оказанных услуг» и т.п. (далее — Акт). Если Заказчик составляет Акт единолично, то по сути отсутствие подписи Исполнителя ничего не меняет в содержании этого Акта. Иными словами, ничто не запрещает составить его так же, как если бы он подписывался обеими сторонами.

Справочно
Согласно Инструкции по делопроизводству документ, подтверждающий установленные факты, составляется в форме акта. Во вводной части акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты. Заголовок акта отражает содержание фиксируемого в нем события и дает ответы на вопросы «акт — о чем?», «акт — чего?». Дата акта должна соответствовать дате фиксируемого в нем события и проставляется должностным лицом, подписавшим акт. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении <*>.

Во вводной части Акта в качестве основания его составления не лишним будет сослаться на пункт публичного договора, предусматривающий подтверждение факта оказания услуг единолично составленным документом.

Что касается информации о натуральных и стоимостных показателях оказанной услуги, то ее целесообразно получить (уточнить) у Исполнителя или сверить с ним. Ведь эту же информацию последний покажет в своем единолично составленном ПУД. Расхождений между данными ПУД (Акта), подтверждающего оказание услуг и составленного Заказчиком, и данными ПУД, которым Исполнитель оформит факт оказания этой услуги, быть не должно.

Обратите внимание!
По правилам проведения инвентаризации как минимум раз в год по состоянию на 1 ноября проводится сверка расчетов с контрагентами. Каких-либо исключений в отношении инвентаризации расчетов по договорам, предусматривающим единоличное составление ПУД, не установлено <*>.

Как понять, что заключен публичный договор?

Если одной из сторон договора является юридическое лицо, договор должен быть заключен в письменной форме. Договор в письменной форме может быть заключен <*>:

путем составления одного документа;

путем обмена документами посредством любых средств связи;

путем направления предложения заключить договор (оферты) одной стороной и принятия этого предложения другой стороной (акцепт оферты).

Справочно
Предложение заключить договор на указанных в этом предложении условиях с любым, кто отзовется, называется публичной офертой <*>.

В предложении заключить договор могут быть предусмотрены определенные действия, совершение которых будет расцениваться как принятие этого предложения. Такие действия называют конклюдентными. С момента их совершения договор считается заключенным <*>.

Можно ли принять к вычету «входной» НДС, если Акт составлен единолично?

Налоговое законодательство не содержит каких-либо ограничений или специальных положений в отношении вычета «входного» НДС по услугам, если они оказаны в рамках исполнения публичного договора и оформлены единолично составленным ПУД. «Входной» НДС по таким услугам принимается к вычету по общими правилами:

— вычету подлежат суммы НДС, предъявленные при приобретении услуг, после отражения этих сумм в бухучете и книге покупок (если она ведется) <*>;

— налоговые вычеты Заказчик производит после того, как он подпишет электронной цифровой подписью ЭСЧФ, полученный от Исполнителя <*>.

Что касается заполнения строки 30 в выставленном Исполнителем ЭСЧФ, то в качестве номера договора может быть указано «оферта» <*>. При этом по разъяснениям МНС допускается дополнительно указать реквизиты ПУД, единолично составленного Исполнителем.

Учитываются ли при налогообложении прибыли услуги по единолично составленному Акту?

Затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль, определяются на основании документов бухучета <*>. Норма об оформлении Заказчиком услуг, оказанных по публичному договору, ПУД, составленным единолично, закреплена законодательно <*>.

Таким образом, стоимость услуг, оказание которых разрешено оформлять единолично составленным ПУД, учитывается Заказчиком при формировании налогооблагаемой прибыли, если представляет собой:

— затраты Заказчика по производству и реализации товаров (работ, услуг) <*>;

— расходы, произведенные для осуществления деятельности Заказчика, хотя и не связанные непосредственно с производством и реализацией товаров (работ, услуг) <*>.

Источник

Как правило, факт оказания услуг оформляется двусторонним актом, подписание которого происходит по следующей схеме: исполнитель составляет акт в двух экземплярах, подписывает их и отправляет заказчику. Заказчик в свою очередь подписывает оба экземпляра акта и один из них возвращает исполнителю. Как видим, заказчик должен ждать, когда исполнитель представит акт, а потом отправить подписанный документ обратно. Исполнитель в свою очередь не может отразить в бухучете хозоперацию, пока не получит свой экземпляр подписанного акта. Все это требует времени и трудозатрат. Однако, есть случаи, когда заказчик услуг вправе оформить акт об оказания таких услуг единолично. Специалист центра бухгалтерской аналитики ООО «ЮрСпектр» Наталья Казак рассказала, как единолично составить акт об оказанных услугах? Можно ли принять к вычету «входной» НДС, если Акт составлен единолично? Учитываются ли при налогообложении прибыли услуги по единолично составленному Акту?

Первый шаг к упрощению ситуации сделан в январе 2016 г. Тогда было разрешено составлять единоличный ПУД по публичным договорам. Потом перечень случаев составления единоличного ПУД был расширен. С 1 января 2019 г. под один из таких случаев подпадает и оказание информационных услуг посредством информационно-правовых систем. При определенных условиях каждая из сторон договора вправе единолично оформить акт, подтверждающий факт оказания таких услуг. 

Согласно п. 6 ст. 10 Закона N 57-З, абз. 7 п. 1 Постановления N 13, п. 1 Постановления N 58 единоличное составление Акта возможно при следующих условиях:

  • договор заключен письменно между Заказчиком и Исполнителем;
  • договором предусмотрено условие о единоличном оформлении первичных учетных документов;
  • стоимость услуги за каждый месяц может быть достоверна определена;
  • результаты услуги используются по мере ее осуществления в течение срока действия договора;

Если все условия выполняются, то единолично составленный ПУД правомерно принять к бухучету. Единоличное подписание ПУД не предполагает и не требует обмена между сторонами такими документами. У каждой стороны договора будет свой ПУД, составленный и подписанный только ею. Передавать другой стороне экземпляр такого документа не нужно.

Как единолично составить акт об оказанных услугах?

Форма ПУД, подтверждающего оказание услуг, не включена в Перечень ПУД, формы которых обязательны к применению. А это значит, что ПУД, подтверждающий факт оказания услуг, составляется в произвольной форме, которую организация самостоятельно разрабатывает и утверждает. Кроме того, применение такой формы оговаривается в учетной политике (п. 3, 4 ст. 10, абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З). Основное требование, которое должно быть соблюдено при составлении заказчиком ПУД единолично – это включение в него всех обязательных для ПУД сведений (далее – обязательные сведения).

На практике факт оказания услуг, как правило, оформляется документом, который именуют “Акт об оказании услуг”, “Акт приема-передачи оказанных услуг” и т.п. (далее – Акт). Если Заказчик составляет Акт единолично, то по сути отсутствие подписи Исполнителя ничего не меняет в содержании этого Акта. Иными словами, ничто не запрещает составить его так же, как если бы он подписывался обеими сторонами.

Справочно

Согласно Инструкции по делопроизводству документ, подтверждающий установленные факты, составляется в форме акта. Во вводной части акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты. Заголовок акта отражает содержание фиксируемого в нем события и дает ответы на вопросы “акт – о чем?”, “акт – чего?”. Дата акта должна соответствовать дате фиксируемого в нем события и проставляется должностным лицом, подписавшим акт. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (п. 111, 112, 113, ч. 2, 6 п. 114, п. 115 Инструкции по делопроизводству).

Во вводной части Акта в качестве основания его составления не лишним будет сослаться на пункт публичного договора, предусматривающий подтверждение факта оказания услуг единолично составленным документом. Что касается информации о натуральных и стоимостных показателях оказанной услуги, то ее целесообразно получить (уточнить) у Исполнителя или сверить с ним. Ведь эту же информацию последний покажет в своем единолично составленном ПУД. Расхождений между данными ПУД (Акта), подтверждающего оказание услуг и составленного Заказчиком, и данными ПУД, которым Исполнитель оформит факт оказания этой услуги, быть не должно.

Обратите внимание!

По правилам проведения инвентаризации как минимум раз в год по состоянию на 1 ноября проводится сверка расчетов с контрагентами. Каких-либо исключений в отношении инвентаризации расчетов по договорам, предусматривающим единоличное составление ПУД, не установлено (ч. 1 абз. 6 п. 8, п. 63 Инструкции по инвентаризации).

Можно ли принять к вычету «входной» НДС, если Акт составлен единолично?

Налоговое законодательство не содержит каких-либо ограничений или специальных положений в отношении вычета “входного” НДС по услугам, если они оказаны в рамках исполнения публичного договора и оформлены единолично составленным ПУД. “Входной” НДС по таким услугам принимается к вычету по общими правилами:

  • вычету подлежат суммы НДС, предъявленные при приобретении услуг, после отражения этих сумм в бухучете и книге покупок (если она ведется) (п. 6 ст. 107 НК);
  • налоговые вычеты Заказчик производит после того, как он подпишет электронной цифровой подписью ЭСЧФ, полученный от Исполнителя (абз. 2 п. 5-1 ст. 107 НК).

Что касается заполнения строки 30 в выставленном Исполнителем ЭСЧФ, то в качестве номера договора может быть указано “оферта” (письмо МНС от 28.09.2017 N 13-14/01743). При этом по разъяснениям МНС допускается дополнительно указать реквизиты ПУД, единолично составленного Исполнителем (Интервью “Online-конференция “Актуальные вопросы применения НДС и электронных счетов-фактур”).

Учитываются ли при налогообложении прибыли услуги по единолично составленному Акту?

Затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль, определяются на основании документовбухучета (п. 1 ст. 130 НК). Норма об оформлении Заказчиком услуг, оказанных по публичному договору, ПУД, составленным единолично, закреплена законодательно (п. 1 Постановления N 58, п. 6 ст. 10 Закона № 57-З).

Таким образом, стоимость услуг, оказание которых разрешено оформлять единолично составленным
ПУД, учитывается Заказчиком при формировании налогооблагаемой прибыли, если представляет собой:

  • затраты Заказчика по производству и реализации товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 130 НК);
  • расходы, произведенные для осуществления деятельности Заказчика, хотя и не связанные непосредственно с производством и реализацией товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 129 НК).
Источник

Как составить идеальный акт на оказание услуг

Расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно списать на основании правильно оформленной первичной документации. И если с товарными накладными все более-менее понятно, то с актами на оказание услуг нередко возникают проблемы. В статье эксперт поделится советами о составлении идеального акта.

Факт оказания услуг или выполнения работ отражается в акте. Лишь в одном случае законодательство разрешает не составлять акт — в случае передачи имущества в аренду (письма Минфина РФ от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764). Если в договоре на аренду нет требования ежемесячно выставлять арендатору акт на оказание услуг, подтвердить расходы можно на основании акта передачи имущества. Чтобы подстраховаться, в договоре лучше прописать отдельной строкой, что стороны не подписывают ежемесячные акты.

Организации и ИП вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов. Также они могут воспользоваться унифицированными формами. Для принятия расходов по услугам или работам не существует унифицированной формы. Поэтому такой акт должна разработать компания, оказывающая услуги. Заказчику нужно обязательно проверить такой документ на соответствие всем требованиям законодательства. Ниже разберем основные признаки идеального акта.

Обязательные реквизиты

Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, поименованные в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 2 ст. 9):

  • название документа. Здесь можно прописать общее название – акт об оказанных услугах – или указать вид услуги прямо в заголовке документа — акт об оказании услуг по разработке макета;
  • дата составления;
  • наименование исполнителя;
  • описание оказанных услуг (выполненных работ);
  • стоимость. На практике принято указывать стоимость цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также в акте указывают сумму НДС;
  • должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя и заказчика;
  • личные подписи лиц, совершивших сделку.

Закон о бухучете не содержит требования об указании в первичке заказчика. Но безопаснее включить его наименование в акт, чтобы было ясно, кому оказаны услуги. В противном случае у налоговиков возникнут вопросы и сомнения.

Закон о бухучете предписывает указание не только денежных измерителей, но и натуральных. То есть, помимо стоимости услуги, следует указать ее измерение в натуральном выражении (часы, сутки, количество вагонов и т.п.). Если услугу невозможно измерить, можно не указывать натуральную величину (право выбора прописано в пп.5 п. 2 ст. 9 402-ФЗ).

Содержание услуги

Описание услуги — важная часть акта, ведь именно по ее содержанию можно определить правомерность списания суммы в расходы предприятия.

Чем подробнее будет изложена суть услуги (работы), тем безопаснее для налогоплательщика. У налоговой службы вероятнее всего возникнут вопросы, если вместо описания услуги, они увидят краткую фразу «Услуги по договору № __ от __».

Судебная практика относительно описания услуг не всегда складывается в пользу компаний. Суды поддерживают налоговиков и требуют детального описания (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012, Уральского округа от 06.09.2013 № А76-16958/2012 округов).

Если не принять во внимание эти доводы, есть риск потерять часть расходов (налогоплательщик не сможет уменьшить облагаемую базу на такие затраты).

Но есть и положительные судебные решения. Суды разрешают принять расходы, если подробное описание услуги есть в договоре (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.05.2016 № А32-6796/2014). Минфин РФ также придерживается этой позиции (письмо от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).

В акте целесообразно указать подробное описание услуги, номер и дату договора, период оказания услуги. Например, так: услуги по организации доставки товара за май 2016 года согласно договору № 1 от 01.01.2016.

Также нужно следить за тем, чтобы дата акта соответствовала периоду оказания услуги. Если в акте прямо сказано, что услуга за август, акт нужно датировать этим месяцем. При выставлении такого акта в сентябре расходы нужно принять в месяце их фактического совершения — в августе.

Такую позицию поддерживает Минфин РФ (письмо от 27.07.2015 № 03-03-05/42971). Руководствоваться этим письмом ФНС рекомендовала и всем инспекциям (письмо от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815@).

Данные, указанные в акте, должны совпадать с информацией в договоре

Наименование услуги и стоимость, указанные в договоре, должны быть идентичны подобным показателям в акте на оказание услуг. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте тоже стоит отметить это же наименование. Если указать в наименовании транспортные услуги, у налоговиков могут возникнуть вопросы.

Подобная ситуация несоответствия может сложиться из-за повышения цен на услуги (в договоре одна цена, в акте – другая). В случае увеличения стоимости необходимо оформить дополнительное соглашение к основному договору.

Право подписи акта

В крупных компаниях право подписи первичных документов чаще всего доверяется уполномоченным лицам. Их имена не указаны в договоре оказания услуг. Чтобы подтвердить полномочия подписантов, следует запросить у заказчика соответствующие приказы или доверенности.

В акте также нужно указать ФИО лица, которое ставит свою подпись. Дополнительным преимуществом станет указание реквизитов приказа на право подписи или доверенности.

Проверить полномочия директора, указанного в договоре, можно самостоятельно с помощью выписки из ЕГРЮЛ.

Оттиск печати не обязателен

Печать не относится к обязательным реквизитам первички, а с 07.04.2015 от ее использования и вовсе можно отказаться (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). На практике же печать служит весомым доказательством совершения сделки.

Именно поэтому отсутствие печати в акте со стороны исполнителя лучше подтвердить какими-либо документами. Это может быть письмо исполнителя об отказе от печати в произвольной форме или копия устава.

Кроме того, соответствующую отметку об отсутствии печати можно сделать в акте на оказание услуг.

Согласование формы акта в договоре

Чтобы акт соответствовал всем требованиям законодательства, его бланк можно согласовать в договоре. При необходимости в бланк можно внести недостающие реквизиты и уже после этого подписать договор.

Если форма акта не зафиксирована в договоре, нужно тщательно проверять акт на соответствие букве закона. При выявлении неточностей лучше переделать акт.

Скачать образец акта об оказании услуг

Скачать образец акта на выполнение работ

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Источник

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

  • совершенствование организационной структуры предприятия;
  • выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
  • обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
  • утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение2  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :

  1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
  2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
  3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
  4. Согласование проекта документа.
  5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
  6. Подписание приказа или распоряжения.
  7. Регистрация приказа или распоряжения.

  8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

  • на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
  • по поручению руководства предприятия;
  • по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Пример 1

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

  • законодательные акты и нормативная документация;
  • текущая документация организации;
  • документы, поступающие из других организаций;
  • архивные документы;
  • публикации в периодической печати;
  • научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Пример 2

Пример 3

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений4  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»5  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

  • Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа;
  • а также ограничительные отметки для реквизитов:

    • дата документа;
    • регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

№ п/п

Наименование реквизита 

 Момент оформления реквизита

Издание документа

1.1  наименование организации  оформлять не надо, присутствует на бланке
1.2 наименование вида документа  оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6  заголовок к тексту  оформляется при подготовке проекта документа
1.7 текст документа  оформляется при подготовке проекта документа
1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)  полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа
1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6  оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1  отметка о контроле  оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело  оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

  • констатирующей (или преамбулы) и
  • распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 4

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Пример 5

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

  • внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
  • внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10  и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11  ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

  • последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
  • параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
  • параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

  • 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
  • 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
  • 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
  • 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;
  • 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

  1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
  2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
  3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
  4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.
  5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
  6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
  7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

  • записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
  • записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
  • внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
  • возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Фрагмент документа

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Пример 6

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Источник

Значение акта приема-передачи услуг

Основное назначение акта оказания услуг заключается в том, чтобы подтвердить выполнение в полном объеме обязательств по договору и отсутствие разногласий между исполнителем и заказчиком. Документ подписывается обеими сторонами и служит подтверждением отсутствия у заказчика претензий по качеству оказанных услуг. Не менее важен акт и для бухгалтерских целей, поскольку он является основанием для учета соответствующих операций и проведения окончательных расчетов между сторонами.

Акт об оказании услуг может быть использован не только в деловых отношениях, т. к. в случае возникновения претензий по качеству оказания услуг в акте фиксируются все их недостатки. В последующем, если спор дойдет до судебного разбирательства, такой акт может послужить доказательством в суде. При этом акт, подписанный без замечаний, будет доказательством исполнения обязательств в полном объеме (например, по спорам о просрочке оплаты).

Содержание и порядок заключения договора оказания услуг урегулированы нормативными актами и судебной практикой (ознакомиться с правилами составления поможет другая наша статья). С актом к договору дело обстоит несколько сложнее, поскольку напрямую его составление не предусмотрено Гражданским кодексом РФ. Тем не менее, если акт отсутствует, суды могут признавать факт оказания услуг недоказанным. Примером подобного решения может служить постановление ФАС Московского округа от 2 марта 2010 года № КГ-А41/14892-09 по делу № А41-9361/09.

Правила составления акта к договору оказания услуг

Практика договорных отношений выработала определенные требования к содержанию данного документа, выполнение которых позволяет ему служить подтверждением исполнения обязательств. Акт как первичный учетный документ должен содержать реквизиты, установленные ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • данные договора оказания услуг (номер, дату составления);
  • место и дату составления акта;
  • сведения о сторонах (наименование, представители, основания представительства);
  • указание на то, что услуги оказаны исполнителем и получены заказчиком;
  • перечень услуг (включая основные и вспомогательные услуги);
  • объем оказанных услуг (может исчисляться в часах, днях, количестве составленных документов и так далее);
  • стоимость каждой услуги без учета НДС;
  • размер НДС для каждой услуги;
  • стоимость каждой услуги с учетом НДС;
  • суммарную стоимость всех услуг с учетом и без учета НДС;
  • подписи сторон и печати (если юридическое лицо или ИП работает с печатью).

Понять, как выглядит грамотно составленный документ, поможет образец акта к договору оказания услуг, при разработке которого были учтены все необходимые требования.

Акт выполненных услуг по договору оказания услугСкачать образец

Если в первоначальном акте, подписанном исполнителем и заказчиком, какие-либо сведения отсутствовали, стороны могут составить новый документ. Если же составленный с ошибками акт уже учтен, можно заключить дополнительный, содержащий недостающую информацию.

Акт об оказании услуг и акт выполненных работ

Нередко контрагенты после исполнения обязательств подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг. При этом гражданское законодательство предусматривает два самостоятельных вида обязательств: выполнение работ (подряд) и оказание услуг, которые регулируются различными главами ГК (37 и 39 соответственно). Однако с точки зрения Гражданского кодекса РФ подобная ситуация допустима, поскольку п. 2 ст. 779 данного кодекса устанавливает, что некоторые услуги могут быть оказаны в рамках других договоров, включая подряд, на которые правила гл. 39 ГК не распространяются.

Также оказание услуг и выполнение работ отождествляются рядом нормативных актов:

  • законом РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
  • постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации» от 15.08.1997 № 1025;
  • правовыми актами различных ведомств.

Однако отождествление осуществляется, как правило, в целях упрощения правового регулирования обоих институтов смежными для них положениями, поэтому составление в рамках рассматриваемого вида договора акта об оказании услуг является более корректным. В случае возникновения споров это позволит суду установить, что акт относится именно к спорному договору оказания услуг, а не к иным обязательствам. Наглядный пример отклонения акта как доказательства по схожему основанию можно найти в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2011 года по делу № А58-4388/10.

Акт приема-передачи выполненных работ или услуг

Составление акта приема-передачи по договору оказания услуг является частным случаем подмены понятий между оказанием услуг и выполнением работ. Акт приема-передачи включает ряд дополнительных сведений, которые отражают специфику подряда. Основными отличиями документа являются:

  1. Сведения о составлении дополнительной документации, необходимой для выполнения работ (проектных, сметных документах).
  2. Подробное описание результата работы, что является качественным отличие подряда от оказания услуг.
  3. Указание на несоответствия конкретным условиям договора подряда (например, техническому заданию или плану–проекту).

Таким образом, фактически акт приема-передачи сопровождает передачу конкретного результата работы. Именно в этом заключается его принципиальное отличие от акта оказания услуг, который не предполагает передачи каких-либо овеществленных результатов и составляется уже после оказания услуг, предусмотренных договором.

Акт об оказании услуг к агентскому договору

Отношения агентирования могут предполагать оказание услуг и выполнение работ агентом в отношении третьих лиц от имени принципала. В таком случае форма акта ничем не отличается от стандартных примеров и отвечает требованиям, рассмотренным ранее в статье. Что же касается отношений между агентом и принципалом, то результаты их деятельности отражаются в отчетах агента, которые включают всю информацию об осуществленных агентом действиях, размере вознаграждения и суммах, подлежащих перечислению принципалу.

Акт к агентскому договору на оказание услуг, выполнение работ или иные действия по своей сути является вспомогательным документом, который можно составить для подведения общих итогов. Особенно это актуально для ситуаций, когда было составлено несколько отчетов в ходе выполнения поручения. В таком случае акт помимо сведений о выполненных действиях должен содержать информацию об общих размерах вознаграждения и полной стоимости оказанных агентом от имени принципала услуг.

***

Итак, акт об оказании услуг является важным юридическим и бухгалтерским документом. Только правильное его составление позволяет подтвердить оказание услуг исполнителем и избежать взаимных претензий по их качеству и оплате. Сформировать документ грамотно поможет образец акта, предложенный по ссылке выше.

***

Еще больше материалов по теме в рубрике «Договор».

Источник

Добавить комментарий