Акт выполненных работ (оказанных услуг) — это приложение к договору подряда. Его составляют, чтобы подтвердить выполнение взаимных обязательств сторон: исполнитель выполнил работы / оказал услуги, а заказчик их принял.
Встречаются и другие рабочие варианты наименования: акт приемки выполненных работ, акт сдачи-приемки выполненных работ.
Работа в отличие от услуги имеет материальное выражение, но разницы в форме и порядке оформления документов нет.
Скачайте бесплатный образец 2023 и бланк в форматах .xls и .doc.
Что такое акт выполненных работ
Это первичный документ, который составляется в момент выполнения подрядчиком своих обязательств.
У акта две цели:
- основание для окончательных расчетов по договору;
- гарантия, что у заказчика нет претензий к выполненным работам.
Порядок составления акта
Как правило, подготовкой документа занимается поставщик работ / услуг.
- Исполнитель печатает акт на листе А4 в двух экземплярах для каждой из сторон, подписывает и ставит печать организации.
- Исполнитель отправляет обе копии заказчику.
- Заказчик сверяет данные, если доволен результатом — подписывает акт и ставит печать организации.
- Заказчик отправляет один экземпляр исполнителю, второй оставляет себе.
По завершении сотрудничества акт передается в бухгалтерию. На его основании создается финансовая отчетность.
Хранить акты выполненных работ нужно 3 года — в течение этого времени налоговая в любой момент может запросить их для проверки вас или ваших контрагентов.
Почему без акта приемки-сдачи не обойтись
За отсутствие документа грозят штрафы и доначисление налогов.
За нарушение требований законодательства при оформлении актов налоговые органы могут наложить штрафные санкции, а затраты по таким актам не учитывать при расчете налога на прибыль.
Кроме того, акт выполненных работ может пригодиться, если у заказчика есть претензии к качеству. В этом случае отдельным пунктом нужно указать недостатки в работе, а также отметить сроки и порядок их устранения.
Бланки для скачивания и реквизиты акта
Акт выполненных работ имеет юридическую силу лишь в том случае, если его заполнили по всем правилам.
В Республике Казахстан его составляют по Форме Р-1, утвержденной приказом № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов». Она применяется для всех видов работ и услуг, кроме строительно-монтажных работ.
Форма Р-1 выглядит следующим образом:
Скачивайте и используйте формат документа, удобный для вас.
Бланк акта выполненных работ 2023: скачать бесплатно в Microsoft Excel
Бланк акта выполненных работ 2023: скачать бесплатно в MS Word
Обязательные реквизиты акта приемки-сдачи работ, актуальные на 2023 год:
- реквизиты обеих сторон;
- наименование и объем работ;
- стоимость выполненных работ;
- общая сумма заказа;
- дата составления договора.
Образец заполнения акта
Первая часть акта приемки-сдачи включает построчно:
- реквизиты заказчика;
- реквизиты исполнителя;
- сведения о договоре, к которому прикладывается акт — номер и каким числом оформлен.
Затем идет заголовок документа — Акт выполненных работ (оказанных услуг). Справа от него вы указываете номер и дату составления.
Графа «Дата составления» заполняется в соответствии с п. 4 ст. 7 Закона О бухгалтерском учете и финансовой отчетности, на основании которой первичные документы необходимо сделать в момент совершения операции или события, либо непосредственно после их окончания.
Вторая часть — таблица с перечнем всех выполненных работ / оказанных услуг с указанием количества, цены и суммарной стоимости по каждому виду и итого по заказу.
Графа «Дата выполнения работ (оказания услуг)» заполняется, если даты выполненных работ приходятся на разные периоды или если даты выполнения работ и их приемки заказчиком разные.
В строке «Сведения об использовании запасов, полученных от заказчика» укажите расходные материалы, в том числе бумаги и диски от заказчика, которые учитываются в организации в составе запасов.
Сведения об отчете о научных исследованиях, маркетинговых, консультационных и прочих услугах заполняются при их наличии.
В конце документа — подписи руководителей организаций или уполномоченных лиц, печати при наличии.
После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ все претензии рассматриваются только в судебном порядке.
Акт – документ, в котором фиксируются и подтверждаются определенные факты и действия как свершившиеся. Акт имеет силу доказательства. Акт можно составить практически к любой ситуации: при сверке документов, при утилизации имущества, при затоплении квартиры и во многих других случаях.
По общему правилу, акт составляется при участии не менее двух лиц, также в экземплярах по количеству заинтересованных в составлении акта лиц.
Существенные условия, которые необходимо отразить в акте:
- название акта, например, «акт приема передачи»;
- лица, участвующие при составлении акта, с указанием должностей, если данные лица представляют определенную организацию, указывается полное наименование организации, дата составления акта;
- основной текст, в нем указываются конкретные произведенные действия (осмотрены рабочие места, произведен ремонт изделия) или подтверждение какого-либо факта (отсутствие определенных документов), желательно подробно расписывать информацию содержащиеся в акте, во избежание спорных ситуаций;
- Подписи лиц, составивших и присутствующих при составление акта.
Лица не согласные с содержанием акта, также расписываются, но с указанием на наличие замечаний, которые прилагаются к акту. Необходимо, чтобы все заинтересованные и указанные в акте лица были ознакомлены с ним, об этом обстоятельстве также делается отметка в самом акте.
В случаях предусмотренным законом, к акту могут применяться определенные требования, так акт налоговой проверки должен содержать информацию, указанную в ст. 637 Налогового кодекса РК. По возможности желательно, чтобы при составлении акта присутствовали свидетели, которые подтвердят содержания акта своими подписями. В случае составлении акта внутри организации, его необходимо зарегистрировать в журнале учета документации или вести отдельный журнал для актов.
Есть наиболее популярные и часто встречающиеся акты. В их числе:
- Акт приема-передачи составляется при передаче документов, оборудования, имущества;
- Акт выполненных работ составляется для подтверждения выполненных работ по договору, необходим для бухгалтерского учета;
- Акт сверки составляется контрагентами для сверки их взаиморасчетов, исполнения обязательств во избежание расхождений в подсчетах между сторонами гражданско-правовых отношений;
- Акты, составляемые в процессе осуществления трудовой деятельности, например, акт отсутствия работника на рабочем месте, акт о нарушении мер безопасности на предприятии, акт о нахождении работника в состоянии алкогольного/наркотического опьянения и другие.
Как мы уже говорили ранее, акт может быть составлен практически к любой ситуации, требующей подтверждения. В связи с этим невозможно указать все существующие виды актов.
Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
- Ревизии и различные исследования.
- Инвентаризация.
- Испытание новой техники.
- Передача ТМЦ.
- Передача дел новому руководителю.
- Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
- О списании активов.
- О приеме-передаче активов/работ/документов.
- О проверках техники/ итогов работы.
- Об осмотрах.
- О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
- Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
- Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
- Об испытаниях оборудования/образцов.
- О ликвидации учреждения.
- О ревизии/инвентаризации.
- О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
- Неисполнение своих обязанностей.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Прогулы.
- Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
- О прогуле.
- Об отказе в предоставлении объяснений.
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
- Прием-сдача ценностей и документов.
- Инвентаризация.
- Расследование ЧП.
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
- Наименование фирмы.
- Наименование документа (акт).
- Номер.
- Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
- Подписи.
- В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
