Акт об отказе ознакомления с приказом составляется отделом кадров в спорных случаях, связанных с трудовым законодательством. Составив этот документ вовремя и по правилам, можно обезопасить себя (организацию) от большего количества неприятностей при вероятных судебных разбирательствах.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе ознакомления с приказом .docСкачать образец акта об отказе ознакомления с приказом .doc
Такие бумаги – не рядовое событие. Они – ощутимый сигнал о весьма сложных взаимоотношениях в коллективе либо между организацией и отдельно взятым работником.
Стоит отметить, что при обращении в суд трудовые споры проходят по гражданским делам. А в них все сомнения будут трактоваться в пользу обвиняющего, то есть сотрудника.
Особенно если рассматривается вопрос «маленького человека», которого «обижает» целая фирма. Поэтому компании нужно подстраховаться и действовать осторожно и строго в рамках трудового кодекса. Это делается на случай, если в ходе разбирательства работник заявит о том, что указанная информация была до него не доведена или изложена не в положенной форме.
Что указывается в акте
Если сотрудник не желает ставить свою подпись или в принципе не собирается знакомиться с содержанием приказа, уведомления, указания, распоряжения или инструкции, то об этом составляется специальная бумага. В ней должны быть прописаны:
- ФИО и должность сотрудника, который отказывается знакомиться с приказом (либо ставить на документах свою подпись);
- ФИО лица, составляющего документ (часто это бывает сотрудник отдела кадров, бухгалтер или иное должностное лицо, отвечающее за ознакомление работников с приказами);
- должности, фамилии, имена и отчества работников, которые засвидетельствуют факт категорического отказа (не менее трех человек);
- место и дата составления;
- наименование организации;
- при возможности точное время;
- номер и дата документа, из-за которого произошла спорная ситуация;
- личные подписи засвидетельствовавших акт лиц.
Также в приведенном выше бланке предусмотрено несколько пустых строк для объяснения, мотивации отказавшегося сотрудника. Если причины названы не были, то в этих графах ставится прочерк. Если они высказывались хотя бы в устной форме, то эти обоснования могут быть записаны слышавшим их составителем документа.
Если работник прочитал предоставленную бумагу, но не поставил положенную отметку о прочтении, тоже составляется этот акт.
В каких ситуациях оформляется
Бывают случаи, когда сотрудник желает обратиться в судебные инстанции для защиты своих прав. Если главная мотивировка его будет в том, что он не был ознакомлен с распоряжением руководителя компании, то акт об отказе ознакомления с приказом будет веским аргументом для того, чтобы суд принял решение не в его пользу.
Также бывают ситуации, когда работник физически не может поставить свою подпись в знак соглашения с какой-либо инструкцией. Но это случается довольно редко. И в этом случае в тексте бумаги проставляются ссылки и пометки об этом факте.
В подавляющем большинстве случаев акты об отказе ознакомления с приказом составляются из-за распоряжений о дисциплинарных взысканиях с сотрудника либо о его увольнении. В любом случае документ – вестник неприятной ситуации. Часто он предшествует завершению трудовой деятельности работника в отдельно взятой организации или идет рука об руку с ним.
Правила составления
При заполнении принципиально важно учитывать временной момент. Чем точнее прописано время – тем лучше. В суде будут задаваться вопросы относительно временных промежутков, сопоставляться показания. Также желательно упомянуть в тексте, где происходило ознакомление с приказом (канцелярия, кабинет отдела кадров, кабинет руководителя и пр.).
Допустима устная форма вопроса или чтение документа сотруднику вслух. Главное, чтобы отказ был ясен. Звучать текст акта может следующим образом:
«Мною, начальником отдела кадров, Тарасовым Василием Ивановичем, в присутствии уборщицы Марковой Елены Витальевны и менеджера Князева Ивана Сергеевича составлен настоящий акт о том, что…»
Работники или лица, которые согласились зафиксировать факт отказа, тоже должны присутствовать в этом помещении и ясно понимать, что сотрудник отказался читать распоряжение и ставить на нем подпись. Свидетели должны расписаться в подтверждении этого факта. Только в этом случае акт будет иметь законную силу. Если и эту бумагу сотрудник подписать отказался, то об этом можно написать в самом конце акта. Составлять отдельную бумагу об отказе подписания не требуется.
Конкретный пример и формулировки
Предположим, работника следует уволить по причине прогула. Но он отказывается от постановки своей подписи под какими-либо документами. В таком случае нужно составить докладную записку, заполнить акт о прогуле (неявке на рабочее место), попытаться получить объяснительную записку (или составить акт об отказе ее составления), издать приказ об увольнении. И только если сотрудник не знакомится с приказом об увольнении (выражая это как минимум в устной форме), то заполняется акт об отказе ознакомления с приказом.
Допустима и произвольная форма составления этой бумаги, но в ней должны содержаться все вышеупомянутые сведения и реквизиты.
Таким образом, приведенные для скачивания бланк и образец являются добротным подспорьем кадровому работнику. С ними не нужно изобретать велосипед. Просто заполняются пустые графы, которые описывают «действующих лиц» и сложившуюся ситуацию. При этом следует строго придерживаться сроков, предусмотренных трудовым законодательством.
Внимание! Одного человека для составления акта не достаточно. Нужно минимум две подписи не заинтересованных в исходе дела свидетелей (плюс составитель, то есть всего трое).
Те же правила заполнения действуют в случае отказа от получения на руки трудовой книжки при увольнении, ознакомлении с графиком отпусков и пр.
Срок хранения
Согласно существующему законодательству, акт должен храниться в организации (ее архивном отделе, сейфе и пр.) в течение трех лет. Это в случае, если сотрудники не работают во вредных условиях.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
Заключая любой договор, вам необходимо согласовать с партнером все существенные и дополнительные условия.
Если предметом договора является передача определенного имущества, либо выполнение работ (услуг), то следует подготовить акт приема-передачи. Как его правильно составить — расскажем далее.
Что такое акт приема-передачи?
В законе отсутствует официальное понятие акта приема-передачи. Однако на его оформление указывается практически по любым видам сделок или договоров.
Он составляется в следующих случаях:
- если между сторонами заключен договор купли-продажи товаров, предметов или объектов — подтверждает фактическую передачу покупателю, а также указывает на отсутствие или наличие претензий к качеству;
- при передаче заказчику результата выполненных работ или оказанных услуг — является основанием для оплаты работ и услуг, если заказчик подтвердит отсутствие претензий к качеству;
- если договор не был заключен, то акт может составляться в случаях, когда закон разрешает совершение сделок в устной форме.
Акт приема-передачи фиксирует переход объекта или результата оказанных услуг к покупателю или заказчику.
Как правило, подписание акта происходит в присутствии сторон договора. Исключение составляют случаи, когда товар передается покупателю через посредников (например, транспортные компании), а подписанный акт возвращается продавцу после заполнения.
Обязателен ли акт приема-передачи?
В большинстве случаев, закон не устанавливает такого требования. Пункт о фактической передачи вещи можно включить в текст договора.
Однако для отдельных видов договоров оформление акта является обязательным условием (например, при передаче готового объекта по договору долевого строительства).
Акт приема-передачи не рассматривается законом как правоустанавливающий документ — стороны могут самостоятельно определять перечень его условий.
Как составить акт приема-передачи?
Так как он является документом, то составляется в письменной форме. Типовой образец акта приема-передачи законом не утвержден. Однако он должен содержать следующие сведения:
-
Дату и место составления
Этот пункт зависит от условий договора (например, товар может передаваться по месту нахождения продавца или покупателя).
-
Реквизиты сторон
Заполняются в соответствие с условиями договора, а при подписании документа представителями сторон — указываются данные доверенности.
-
Предмет
Стороны указывают, какой предмет (объект) или результат выполнения заказа передается покупателю, арендатору, заказчику или иному лицу.
-
Описание предмета
Следует включить описание передаваемого товара или результата работы, с указанием на наличие или отсутствие претензий. Эти сведения заполняются по результатам обоюдного или одностороннего осмотра предметов или оценки результата выполнения работ (услуг).
Акт приема-передачи в обязательном порядке скрепляется подписями сторон или их представителей.
Какие пункты можно включить в акт приема-передачи?
Поскольку закон не содержит единой формы этого документа, в его содержание можно включать иные пункты. Например, акт приема-передачи:
- автомобиля — содержит информацию о технических характеристиках машины, передаваемых госномерах и т.д.;
- оборудования — дополняется пунктом о предоставлении покупателю всей технической документации;
- выполненных работ — при наличии выявленных недостатков может содержать условие о снижении цены или о сроке устранения недоделок.
Помимо совершения сделок, акт может использоваться для временной передачи имущества или ценностей. Например, акт приема-передачи помещения для аренды может содержать описание технического состояния объекта, перечень предметов мебели и оборудования, которые арендатор получит на весь срок пользования.
Если передаются материальные ценности, то документ составляется на предприятии с участием лиц, уполномоченных на ответственное хранение, распоряжение или транспортировку товаров, продукции или иного имущества.
При передаче обязанностей новому сотруднику или увольнения с должности составляется акт приема-передачи документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.
Образец акта приема-передачи выполненных работ
akt-priema-peredachi-vypolnennyh-rabot.docx ≈ 346 КБ
Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!
Скачать образец
Образец акта приема-передачи квартиры в новостройке
akt-priema-peredachi-kvartiry-v-novostroyke.docx ≈ 14 КБ
Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!
Скачать образец
Где применяется акт приема-передачи?
Этот документ является одним из доказательств при предъявлении претензий о количестве или качестве товара (работы, услуги), а также при урегулировании возникшего спора. Кроме того, акт фиксирует дату фактической передачи, подтверждая соблюдение договорного срока.
Акт приема-передачи является приложением к договору и подтверждает соблюдение или нарушение его условий.
Выделим наиболее распространенные случаи применения и использования акта приема-передачи к договору:
- является основанием для перечисления денежных средств поставщику, исполнителю или продавцу. Если по условиям договора был уплачен аванс, на основании акта перечисляется остаток оговоренной суммы;
- если гражданину передается жилая недвижимость — является основанием для представления льготной ставки по ипотечному кредитованию или имущественного вычета;
- подписанный акт приема-передачи работ или товара, если в нем содержится пункт об отсутствии претензий по качеству и срокам, позволит поставщику или исполнителю взыскать оплату по договору в принудительном порядке.
Если передающая сторона сознательно не указала в акте на имеющиеся недостатки товара или услуг, при их выявлении договор может быть расторгнут. В этом случае документ следует приложить к исковому заявлению вместе с актом о выявленных недостатках.
Резюме
Хотя акт приема-передачи далеко не всегда является обязательным документом при заключении договора, его составление позволит зафиксировать момент поступления объекта во владение покупателя или заказчика. Он является приложением к договору, позволяя оплатить поставленный товар или выполненные работы.
Если вы испытываете трудности при составлении акта приема-передачи, рекомендуем ознакомиться с представленными на нашем сайте образцами.
КОГДА НУЖНА ПОДПИСЬ РАБОТНИКА
Трудовые отношения довольно сильно формализованы. Закон требует от работодателя не только документально фиксировать выполнение каждой обязанности, установленной нормативными актами, но и знакомить работников с составленными документами.
В Таблице указаны некоторые документы, в которых должна фигурировать подпись работника.
Мы привели лишь основные документы, с которыми работников нужно знакомить под подпись. Правила оформления отказа от ознакомления с документами универсальные.
РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ
Если содержание документа понятно работнику и не вызывает протеста, ознакомление проходит бесконфликтно. Работники с радостью подписывают приказ о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде одноразовой премии). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от ознакомления. Например, работник не хочет подписывать карту СОУТ, так как результаты специальной оценки показали, что условия труда на рабочем месте теперь допустимые, хотя раньше были вредными. Также работники довольно часто отказываются от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому в зависимости от ситуации работники не хотят терять доплаты, лишаться премий и т.д. Как поступить работодателю, чтобы не нарушить нормы законодательства?
Независимо от ситуации работодателю первым делом следует зафиксировать факт отказа ознакомления с документом (или факт отказа от получения документа). Для этого нужно составить акт (Пример 1). Рекомендованный образец оформления акта приведен в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].
С актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами) работника нужно ознакомить под подпись. Если ситуация накалилась и есть вероятность, что работник не поставит визу ознакомления на акте, зачитайте и вручите работнику один экземпляр акта в присутствии всех составителей. Если работник действительно откажется оформлять визу ознакомления, на акте под своими подписями составителям следует вручную оформить соответствующую отметку, а также поставить подпись еще раз (Пример 2).
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2020.
