Оформление акта о неисправности оборудования происходит в тех случаях, когда случается поломка оборудования и требуется установить ее причины, а также принять решение о его дальнейшей судьбе. Акт может быть составлен как в отношении бытовой офисной техники, так и применительно к сложным техническим устройствам.
От дефектного акта данный документ отличается тем, что он составляется в процессе эксплуатации оборудования и ответственность за его неисправность обычно несут работники предприятия. Чаще всего подобные акты составляются на крупных промышленных предприятиях, где используется большое количество различного оборудования.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о неисправности оборудования .docСкачать образец заполнения акта о неисправности оборудования .doc
Кто составляет акт
Оформление данного документа происходит при участии специально созданной комиссии, в состав которой входит несколько человек (минимум двое). В ней обязательно должен присутствовать профильный специалист (мастер, техник, инженер и т.п.), а также сотрудники, имеющие непосредственное отношение к оборудованию, способные установить факт его неисправности и обрисовать события, предшествующие поломке. При необходимости к расследованию обстоятельств поломки могут быть привлечены эксперты из сторонних организаций.
Правила оформления акта
Акт не имеет стандартного унифицированного образца, поэтому составляется в свободной форме или по разработанному и утвержденному в компании шаблону. Он может быть написан как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, причем как в рукописном, так и в печатном виде. Главное, чтобы он был удостоверен подписями всех членов специальной комиссии. Составлять документ необходимо не менее чем в двух экземплярах, в зависимости от количества заинтересованных сторон. Каждая из копий должна быть заверена оригинальными подписями.
В акте обязательно должны содержаться
- сведения о наименовании оборудования,
- его паспортные данные,
- технические характеристики и прочие параметры.
Чем сложнее оборудование, тем более детально его следует описывать, вплоть до фиксации условий хранения и эксплуатации.
Здесь же нужно внести подробные данные о выявленной неисправности.
Иногда к акту в качестве дополнительного приложения прикладывают фотографии поломки, которые должны быть утверждены руководителем предприятия.
Инструкция по написанию акта о неисправности оборудования
- В первой части документа пишется его название и коротко обозначается его суть (в данном случае «о неисправности оборудования»), а также указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается полное наименование предприятия, эксплуатирующего оборудование с обозначением его организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ОАО, ООО).
- Далее фиксируются сведения, касающиеся непосредственно оборудования. Здесь надо внести данные о его наименовании, заводском номере, дате приобретения и номере счета, по которому произошла оплата. Также следует указать дату установки или монтажа, т.е. фактическую дату начала использования.
- В завершение в этой части необходимо описать выявленную поломку, причем сделать это нужно максимально четко и подробно, чтобы в случае обращения в суд, данный документ не вызвал замечаний и был признан в качестве доказательной базы.
- Вторая часть акта включает в себя таблицу, где документируются произведенные представителями организации меры к выявлению и устранению неисправности, а также их результат. Если производилось несколько действий, их следует указать отдельными пунктами.
- После этого под таблицей необходимо сделать заключение либо о полной негодности оборудования к дальнейшему использованию, либо о возможности последующей эксплуатации при проведении определенных ремонтных работ.
- В заключительной части акта его должны подписать представители компании, в том числе ее руководитель. Затем документ можно проштамповать, но последнее действие необязательно, если вы работаете без печати, что, собственно, закон допускает.
После составления акта
- Если в процессе проверки будет установлено, что неисправность случилась при попустительстве или халатности материально-ответственного лица, то ответственность возлагается на него.
- В тех ситуация, когда поломка случилась по независящим от какого-либо сотрудника причинам и в период действия на оборудование гарантии, акт служит доказательством для обеспечения дальнейшего ремонта за счет изготовителя.
- Если в процессе проверки будет установлено, что неисправность случилась по вине производителя, но он отказывается это признавать, вопрос придется решать в судебном порядке и акт в данном случае будет иметь доказательную силу.
Акт о неисправности оборудования — это документ первичного учёта организации, в котором фиксируется факт выхода из строя того или иного оборудование, находящегося на балансе предприятия.
Файлы для скачивания:
Почему необходимо составление акта
Документ составляется специально собранной предприятием комиссией, состоящей не менее чем из двух человек. В рабочую группу имеет смысл включить следующих сотрудников:
- в качестве председателя комиссии следует назначать специалиста по такому оборудованию, имеющего опыт обращения с ним, способного предположить причину выхода оборудования из строя и предложить варианты по ремонту. Если такого специалиста в организации нет, имеется возможность обратиться за помощью к третьей стороне и привлечь специалиста. Привлеченный специалист может обладать специальными знаниями и приборами, необходимыми для вынесения вердикта;
- вторым членом комиссии обычно назначают руководителя организации, если организация небольшая, либо руководителя отдела, в котором использовалось оборудование.
По итогам комиссией должны быть сделаны следующие выводы:
- имеется ли возможность отремонтировать вышедшее из строя оборудование и если такой возможности нет, необходимо указать причины невозможности восстановления;
- были ли нарушения предусмотренных производителем правил эксплуатации оборудования;
- определить наличие вины работников в поломке.
Особенности формы акта
Закон не принуждает предприятия использовать какую-то конкретную форму акта. Такая свобода имеет место в силу действующей редакции Закона “О бухучёте” и Информации Минфина России. Исходя из этого, организации волны разрабатывать форму документа самостоятельно. Можно каждый раз составлять новый шаблон документа или же разработать единую для своего предприятия форму. Разработкой бланка обычно занимается бухгалтерский отдел предприятия. Для составления акта можно воспользоваться компьютерными средствами или же заполнить его письменно, от руки, используя лист бумаги формата А4.
Требования к форме акта являются стандартными:
- наименование акта (акт о неисправности оборудования);
- число, месяц и дата составления документа;
- место составления акта.
Пошаговая инструкция по составлению акта для организаций
Если предприятие использует разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации соответствующим приказом, следует отметить этот момент в шапке документа. Если стандартная форма не используется, этот пункт пропускается.
Далее прописываются реквизиты настоящего акта (присвоенный ему номер, дату и место его составления). В вводной части документа указывается факт формирования предприятием (с указанием его полного наименования в соответствии с учредительными документами) специальной комиссии (указываем номер приказа директора организации о формировании комиссии) с указанием её членов (записываются их должности и ФИО).
Так должна выглядеть правильно составленная преамбула акта:
Г. Санкт-Петербург 7 апреля 2024 года
ООО «Кошки-Мышки»
Для проведения технических испытаний вышедшего из строя оборудования, приказом № 45/А директора Лаврова М. И. была сформирована комиссия в следующем составе:
Начальник отдела внешней отделки Васильчук П. У
Мастер Петренко В. У.
Членами комиссии было рассмотрено следующее оборудование:
В основной части акта вносятся сведения об объекте, вышедшем из строя. Эта часть выполняется в виде таблицы. В таблицу необходимо по порядку внести следующие данные:
- наименование неисправного оборудования, согласно его сопутствующей документации, инвентарный номер, присвоенный ему на предприятии;
- информация по объекту. Год выпуска оборудования, его марка, наименование производителя;
- информация по объекту на балансе предприятия;
- дата приобретения оборудования;
- документ, по которому оборудование было поставлено на предприятие (с указанием даты его заключения и номера);
- дата монтажа оборудования;
- реквизиты документа, по которому оборудование было введено в эксплуатацию с указанием даты ввода.
Так должна выглядеть основная часть акта:
Оборудование: Электродрель DrillMachine NT-300
Заводской номер: 6739А
Год производства: 2022 г.
Приобретена: Договор поставки №54/В от 04.04. 2022 г.
Введена в эксплуатацию: 05.04.2022 г. в соответствии с Актом ввода в эксплуатацию оборудования №32/А.
После внесения в документ информации об объекте, вносится информация о его неисправности. В этой части подробно описывается неисправность, вид поломки оборудование и дата её обнаружения.
Следующим пунктом указываются сведения о том, какие испытания проводила комиссия для проверки оборудования. Затем комиссия составляет выводы о причинах случившейся поломки.
Далее комиссия в обязательном порядке делает выводы о возможности или невозможности проведения работ по ремонту оборудования. Если ремонт невозможен, указывается причина невозможности ремонта (например, вышедшая из строя деталь больше не производится). Если комиссия решит, что объект подлежит ремонту, в акте указывается подрядчик, который будет осуществляться ремонт, с указанием сроков ремонта. Комиссия также может решить, что ремонт возможен, но нецелесообразен по каким-то причинам (оборудование устарело или ремонт будет стоить дороже, чем приобретение нового оборудования.
Так выглядит часть акта с описанием неисправностей оборудования, изложенная в виде таблицы:
Описание неисправности оборудования: аккумулятор вышел из строя.
В ходе технического осмотра было выявлено следующее:
Итоговое заключение комиссии: Причиной поломки служит износ аккумулятора. Вины сотрудников, использующих оборудование, нет. Объект ремонту не подлежит.
Следующим пунктом в акте указывается список приложений к нему. К официальной бумаге необходимо приложить документы, фиксирующие результаты проводимых комиссией испытаний и тестов.
Составление документа практически закончено и следующим пунктом будет подписание его всеми членами комиссии. Необходимо указать их должности и ФИО, по аналогии с вводной частью.
Дефектный акт – образец его заполнения в случаях списания (ремонта) основных средств (оборудования) представлен в нашей статье. Здесь же вы найдете информацию о назначении дефектного акта и правилах его составления.
Для чего нужен дефектный акт
В ходе инвентаризационного осмотра или проверки качества ОС (оборудования) экспертной комиссией могут быть выявлены дефекты. Свои выводы в части невозможности устранения этих дефектов или об объеме необходимого ремонта комиссия фиксирует в сформированном по итогам осмотра (проверки) специальном документе – дефектном акте.
Отсутствующий или неправильно составленный дефектный акт часто становится причиной непризнания налоговой инспекций затрат на ремонт (списание) ОС (оборудования) в налоговом учете, что ведет к доначислению налогов и штрафным санкциям.
Правильно и в полном объеме задокументировать ремонт ОС и избежать претензий контролеров вам помогут разъяснения экспертов, которые вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Составление дефектного акта на списание основных средств (оборудования): образец
Дефектный акт на списание ОС (оборудования) формируется и подтверждается комиссией, утвержденной приказом организации. В комиссию обязательно включаются: назначенный приказом председатель комиссии, главный бухгалтер, сотрудник, ответственный за сохранность ОС (оборудования), и специалист, разбирающийся в технических характеристиках осматриваемого ОС (оборудования). При отсутствии последнего в штате организации для формирования дефектного акта приглашаются сторонние компании, осуществляющие техническую оценку ОС (оборудования).
В дефектном акте на списание ОС (оборудования) указываются следующие обязательные сведения:
- Название акта.
- Дата формирования и утверждения акта.
- Название организации, составляющей акт.
- Название и инвентарный номер объекта.
- Описание дефектов, относящихся к неустранимым с точки зрения физического износа или морального устаревания.
- Технические параметры обнаруженных дефектов и единицы их измерения.
- Должности, фамилии, инициалы и подписи участников комиссии.
О нюансах заполнения дефектного акта, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Образец дефектного акта на списание основных средств (оборудования) доступен для скачивания на нашем сайте.
Скачать образец дефектного акта на списание основных средств
ВАЖНО! Дефектный акт относится к документам, содержащим только качественную оценку технического состояния подлежащих списанию (ремонту) ОС (оборудования), и стоимостные показатели в нем не проставляются.
О том, какими первичными учетными документами будет оформлено списание ОС (оборудования), читайте в материале «Документальное оформление списания основных средств».
Составление дефектного акта на ремонт ОС (оборудования): образец
Унифицированная форма дефектного акта на ремонт ОС (оборудования) утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 и имеет название «Акт о выявленных дефектах оборудования» (форма ОС-16).
По своему содержанию представленный документ не является универсальным и для ряда ситуаций фиксирования дефектов неприемлем. К примеру, для отражения дефектов объектов недвижимости эта форма не подходит. В таких случаях организации вправе составить и утвердить собственный бланк дефектного акта с указанием обязательных сведений (пп. 2, 4 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Основные правила самостоятельного формирования дефектного акта на ремонт ОС (оборудования) аналогичны правилам составления дефектного акта на их списание, изложенным в предыдущем разделе. При этом в обязательных сведениях (п. 5 приведенного нами выше списка) дается описание дефектов, подлежащих устранению сторонним подрядчиком или собственными силами.
С образцом дефектного акта на ремонт основных средств (оборудования) можно ознакомиться на нашем сайте.
Скачать образец дефектного акта на ремонт основных средств
Типовые и рекомендуемые бланки дефектного акта
Рекомендуемые бланки дефектных актов на списание (ремонт) ОС (оборудования) скачайте на нашем сайте:
- Дефектный акт на ремонт основных средств (оборудования)
Скачать дефектный акт на ремонт основных средств
- Дефектный акт на списание основных средств (оборудования)
Скачать дефектный акт на списание основных средств
Типовой бланк формы № ОС-16 доступен для скачивания в статье «Унифицированная форма № ОС-16 — бланк и образец».
Итоги
Дефектный акт относится к одним из первичных документов, обосновывающим необходимость ремонта (списания) ОС (оборудования). Организациями используется его унифицированная форма № ОС-16 либо самостоятельно разработанный бланк.
Акт о неисправности оборудования
Акт о неисправности оборудования является способом фиксации факта поломки оборудования, произошедшей в процессе его эксплуатации. Одновременно с фиксацией поломки устанавливаются ее причины и возможность или невозможность восстановления функциональности оборудования. В зависимости от установленных обстоятельств на основании акта будет решаться судьба неисправного оборудования.
Файлы в .DOC:Бланк акта о неисправности оборудованияОбразец акта о неисправности оборудования
Назначение акта
В отличие от акта дефектовки (или дефектного акта) акт о неисправности оборудования составляется в случае поломки того или иного вида оборудования, уже находящегося на балансе предприятия или организации.
Необходимость в составлении акта о неисправности оборудования обусловлена именно фактом нахождения имущества на балансе, поскольку и потенциальный ремонт оборудования, и его потенциальное списание в случае невозможности починки – это, в том числе, и бухгалтерские операции либо по финансированию ремонта, либо по списанию основных средств.
Составление акта
Акт – это практически всегда комиссионный документ. При установлении факта поломки оборудования должна быть создана специальная комиссия в составе как минимум двух человек. К участию в работе комиссии следует привлечь:
- профильного специалиста, который сможет сделать выводы о причине поломки и о возможности восстановления работоспособности оборудования. При отсутствии на предприятии специалиста нужного профиля допустимо привлечение сторонних специалистов или экспертов;
- руководителя подразделения предприятия, в котором производилась эксплуатация обследуемого оборудования;
- иных специалистов и должностных лиц на усмотрение руководителя предприятия и в соответствии с обстоятельствами поломки.
В процессе составления акта комиссия должна дать ответ на следующие вопросы:
- имелись ли нарушения в ходе эксплуатации оборудования;
- имеется ли вина работников в поломке оборудования, или поломка не обусловлена человеческим фактором (износ, перебои электропитания и т.д.);
- есть ли возможность устранения поломки и будет ли ремонт целесообразен при существующем износе оборудования или его моральном устаревании.
Форма акта не имеет предустановленной формы. Поэтому форму либо потребуется разработать самостоятельно, либо воспользоваться одной из форм акта о неисправности оборудования, имеющихся в свободном доступе в Интернете.
В рамках этой статьи мы предоставляем нашим пользователям возможность скачать типовой функциональный бланк акта и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения бланка в него потребуется внести следующие сведения:
- дату и место составления акта;
- наименование предприятия, на балансе которого числится обследуемое оборудование;
- ФИО и должности членов комиссии;
- наименование обследуемого оборудования и его идентифицирующие признаки – год выпуска, марка, производитель, дата поставки, дата монтажа, источник поступления на баланс, дата приобретения, дата начала эксплуатации, и т.д.;
- сведения о поломке, дата поломки, вид поломки;
- описание действий членов комиссии по проверке оборудования и выявлению поломки и ее причин и результат этих действий;
- выводы комиссии о причинах поломки;
- выводы комиссии относительно возможности, или невозможности, или нецелесообразности ремонта;
- список приложений к акту. Так, к акту о неисправности оборудования могут быть приобщены фотографии, результаты замеров или тестов и т.д.;
- подписи членов комиссии;
- подпись руководителя.
Составляется акт в количестве экземпляров, отвечающем потребностям предприятия, и утверждается руководителем предприятия.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется – с 22 марта 2003 года
Утверждена – Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7
Скачать форму акта о выявленных дефектах оборудования (Унифицированная форма N ОС-16):
– в MS-Word
Образец заполнения акта о выявленных дефектах оборудования (Унифицированная форма N ОС-16) >>>
Материалы по заполнению акта о выявленных дефектах оборудования (Унифицированная форма N ОС-16):
– Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7
– Статья: Учет основных средств и нематериальных активов (Либерман К.) (“Кадровый вопрос”, 2014, N 8)
– Статья: Первичные документы для ремонта и модернизации основных средств (Капкова Е.) (“Новая бухгалтерия”, 2006, N 6)
—————————————-
