Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы
Три общих правила
Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.
Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)
В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.
Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время
К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.
Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?
Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).
Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.
Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков
Составить и утвердить график отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.
- Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст. 125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой.
Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.
Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).
Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:
| Дата утверждения графика отпусков | Не позднее чем за две недели до начала календарного года | ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Оплачиваемый отпуск на основании графика | Планируется и используется фактически полностью | ст. 123, 124 ТК РФ |
| Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней | ст. 125 ТК РФ | |
| Ознакомление с графиком отпусков | С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись | Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 |
Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись
С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.
Как можно ознакомить с графиком отпусков:
- Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
- Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.
Известить сотрудника о времени начала отпуска
Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:
- не позднее чем за две недели;
- под роспись.
При этом форма документа может быть любая:
- извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
- служебная записка;
- собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.
Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.
Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.
Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись
В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).
Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.
Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.
Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.
Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?
Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.
Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.
Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику
Курсы для кадровика
Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.
Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.
Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.
Выплатить работнику отпускные
В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).
Внести сведения об отпуске в личную карточку работника
После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.
Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.
Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.
Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.
Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».
Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска
Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.
Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.
Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Вместо заключения
Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.
Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.
Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику
| Работник извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала | ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Издан приказ о предоставлении отпуска, с которым работник ознакомлен под роспись | сложившаяся практика |
| Работнику выплачены отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска | ч. 9 ст. 136 ТК РФ |
| Заполнена графа 7 «Дата фактическая» графика отпусков, она совпадает с графой 6 «Дата запланированная» | ч. 2 ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК РФ |
| Заполнен раздел VIII «Отпуска» личной карточки Т-2 | с 01.09.2021 г. необязательно |
| За дни нахождения в отпуске в табеле проставляется соответствующий код | ст. 91 ТК РФ |
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
График отпусков
55 КБ -
Заявление на деление отпуска на части
658.6 КБ -
Личная карточка сотрудника
666.9 КБ -
Приказ о предоставлении отпуска
687.4 КБ
Скачать
Документом, на основании которого работникам предоставляется отпуск того или иного типа, является приказ. Важно правильно его составить, чтобы в дальнейшем избежать как проблем с проверяющими органами, так и недопонимания с нанятым лицом. В этой статье мы расскажем о том, по каким правилам формируется документ, и о его особенностях при предоставлении отпусков разного типа. Также здесь вы найдете образец приказа на отпуск.
Основные правила
В соответствии с ТК РФ, другими российскими законами, трудовым договором и внутренними нормативными документами, работодатель предоставляет нанятому лицу отпуска разных типов. Алгоритм их оформления примерно одинаков:
- получаем от работника заявление (не требуется, если отпуск предоставляется по графику), а в некоторых случаях – дополнительные документы;
- оформляем приказ на отпуск;
- подписываем его у руководителя;
- знакомим с ним сотрудника под подпись;
- передаем копию в бухгалтерию для расчёта оплаты.
Каким бы ни был отпуск – ежегодным оплачиваемым, без сохранения зарплаты, «декретным» либо иным – перед его началом составляется приказ о предоставлении отпуска работнику. Это локальный нормативный акт, который даёт право лицу отсутствовать на рабочем месте в оговоренный срок по определённой причине.
Как составить приказ
До 2013 года для оформления приказа на отпуск применялась форма Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Сейчас использовать её необязательно. Однако она содержит все необходимые реквизиты, и многие работодатели в качестве приказа на отпуск по-прежнему её используют.
Скачать форму Т-6 – приказ о предоставлении отпуска работнику
В бланке необходимо заполнить всего несколько полей, и приказ готов. В нём отражается следующая информация:
- название организации;
- номер приказа и дата его составления;
- ФИО работника и его табельный номер;
- структурное подразделение, в котором он трудится, а также должность;
- тип отпуска;
- период, за которой предоставлен отпуск, количество дней или срок, в течение которого работник будет отсутствовать (в зависимости от вида отпуска заполняются блоки «А» и/или «Б»);
- общая продолжительность отпускного периода (в блоке «В»). Если предоставляется отпуск только одного типа, его период также нужно продублировать в этой строке.
Приказ о предоставлении отпуска готовит, как правило, отдел кадров. Основанием служит какой-либо документ, что зависит от типа отпуска. Копия утверждённого документа направляется в бухгалтерию. Информацию об отпуске на основании приказа необходимо внести в личную карточку работника.
Ежегодный отпуск
Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск составляется на основании графика отпусков. Часто работодатели настаивают на том, чтобы сотрудники дополнительно писали заявление на отпуск. Однако если он предоставляется по графику, то это лишнее. Другое дело, когда отпуск предоставляется вне графика – такой вариант возможен по соглашению сторон. В этом случае работник должен написать заявление.
Распространённый вопрос: за сколько дней до отпуска надо выпустить приказ? Законодательство не регламентирует точный срок оформления этого документа. Однако в статье 123 ТК РФ сказано, что о наступлении отпуска работника нужно проинформировать не менее, чем за 2 недели. Как именно это сделать, решает работодатель. На практике сложилось так, что эту функцию выполняет именно приказ о предоставлении отпуска работнику. А значит, оформить его необходимо как минимум за 14 дней до наступления отпуска.
Если же на предприятии принято поступать иначе (например, за 2 недели работнику выдаётся извещение), то приказ можно составить и позже. Важно лишь помнить, что без него бухгалтерия не сможет рассчитать и перечислить отпускные. Выплата же должна быть произведена не позже, чем за 3 дня до наступления отпуска. Так что тянуть с приказом в любом случае не стоит.
Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска. Также заполняется строка «за период работы» – в ней отражается срок, за который положен ежегодный отпуск.
Скачать бесплатно приказ на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (готовый образец)
Дополнительный оплачиваемый отпуск
Некоторые категории работников получают дополнительные дни отпуска. Например, работающим в условиях Крайнего Севера дополнительно полагается 24 календарных дня. А тем, кто трудится по ненормированному графику, дополнительно даётся 3 дня. Если условия труда работника признаны опасными и/или вредными, ежегодно ему полагается минимум 7 дополнительных отпускных дней. Точная продолжительность такого отпуска должна быть прописана в трудовом договоре – она зависит от результатов спецоценки труда и от отраслевых соглашений.
Ежегодный и дополнительный оплачиваемые отпуска могут предоставляться подряд. В этом случае в форме Т-6 каждый из них указывается отдельно: в блоке «А» отражаются данные о регулярном отпуске, в блоке «Б» – о дополнительном. В блоке «В» указывается общая продолжительность, то есть дни и периоды обоих отпусков суммируются.
По такому же принципу заполняется форма Т-6 в том случае, если сотрудник берёт подряд два отпуска разных типов, например, ежегодный, а вслед за ним «без содержания».
Отпуск без сохранения оплаты
Такой вид отпуска может оформляться как по определённым основаниям, так и без них, то есть просто по желанию работника (если работодатель согласен). Основания могут быть такими: рождение в семье ребенка, смерть близкого родственника, заключение брака, учёба в государственном ВУЗе или вступительные экзамены. Кроме того, такой отпуск предоставляется инвалидам (до 60 календарных дней в году), пенсионерам (до 14 дней), членам избирательных комиссий, членам семей военнослужащих или сотрудников органов внутренних дел и иным категориям работников.
В указанных выше случаях, а также в некоторых других, работодатель не может отказать работнику в отпуске без содержания. Но лишь при том условии, что он представит соответствующий документ. Например, при запросе ученического отпуска требуется справка-вызов из учебного заведения, при запросе отпуска работником-инвалидом – справка об установлении инвалидности и так далее. В некоторых случаях такие документы могут быть предоставлены уже после отпуска. Это касается, в частности, свидетельств о рождении, о смерти или о вступлении в брак. Ведь эти документы появятся у работника позже срока, на который ему требуется перерыв в работе.
Если же документального подтверждения необходимости отпуска нет, работодатель вправе в нём отказать. Вопрос предоставления отдыха без оплаты при отсутствии законодательно закреплённых оснований решается по согласованию сторон.
Для получения отпуска за свой счёт сотрудник должен написать заявление. На его основании, а также на основании представленных документов, оформляется приказ на отпуск без содержания. Строка «за период работы» в нём не заполняется, поскольку отпуск не связан с отработанным временем. Вместо блока «А» заполняется блок «Б». Здесь нужно отразить тип отпуска (без сохранения заработной платы), указать количество календарных дней, дату начала и окончания. Если его необходимость подтверждена документом, его реквизиты также следует вписать в строку «Б». Сведения о продолжительности и периоде отпуска нужно продублировать в блоке «В».
Скачать бесплатно приказ на предоставление неоплачиваемого отпуска (готовый образец)
Отпуск по беременности и родам
Основанием для «декретного» отпуска является листок нетрудоспособности, выданной женской консультацией, в которой беременная сотрудница состоит на учёте. В общем случае срок такого отпуска составляет 70 дней до родов и столько же– после них. В некоторых случаях этот срок увеличивается.
Помимо медицинского документа, женщина должна написать заявление на отпуск по беременности и родам. Реквизиты больничного необходимо вписать в приказ. Как и в случае с отпуском без сохранения оплаты, заполняется блок «Б». Блок «А» и строка «за период» остаются пустыми.
Отпуск по уходу за ребенком
Отпуск такого типа может взять не только мать, но и отец, бабушка, дед, иной родственник либо опекун. Иначе говоря, тот, кто будет ухаживать за ребенком. Отпуск может быть поделён на части и предоставлен разным лицам, однако по очереди, а не одновременно.
Общий период такого отпуска – до даты исполнения ребенку трёх лет. В первые полтора года ухаживающему лицу выплачивается пособие. На практике чаще всего отпуск по уходу за ребенком берёт мать, и начинается он сразу после окончания отпуска по беременности и родам.
Приказ о предоставлении отпуска по уходу за малышом также можно выпустить по форме Т-6. Заполняются те же поля, что на отпуск по беременности и родам. Основанием служит свидетельство о рождении ребенка и справка с места работы супруга о том, что он не использует право на этот отпуск. Указанные документы прикладываются к заявлению.
Подведём итоги
Форма приказа Т-6, несмотря на необязательность применения, остаётся актуальной для оформления отпусков и широко используются кадровиками. Вместе с тем можно разработать собственный бланк или всякий раз издавать приказ об отпуске в свободной форме. Главное – он должен содержать всю необходимую информацию, о которой мы уже рассказали.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Как написать заявление на отпуск и нигде не ошибиться
Разбираем все возможные варианты.
Какими бывают отпуска
Заявление может понадобиться для разных целей.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
По закону трудящимся положено не меньше 28 дней отпуска ежегодно. Но их может быть и больше, если человек работает, например, в опасных условиях или в определённых структурах.
Отпуск без сохранения заработной платы
За свой счёт. Об этом может просить любой работник, если у него есть уважительные причины. Степень уважительности руководитель определяет на своё усмотрение. Разрешить сотруднику уйти в неоплачиваемый отпуск — право, а не обязанность работодателя.
Для некоторых категорий работников делается исключение. Например, для работающих пенсионеров и совместителей. Им отказывать нельзя.
Учебный отпуск
Если сотрудник учится очно-заочно или заочно по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры в учреждении с госаккредитацией, такому студенту положен отпуск с сохранением среднего заработка:
- для сдачи экзаменов на первом и втором курсе по 40 дней, на следующих курсах — 50 дней;
- для сдачи госэкзамена в конце обучения и написания диплома — до четырёх месяцев.
Отпуск за свой счёт предоставляется:
- для сдачи вступительных экзаменов — 15 дней;
- слушателям подготовительных отделений вузов для сдачи итоговых экзаменов — 15 дней;
- студентам-очникам, которые параллельно работают, для сдачи экзаменов — 15 дней, для сдачи госэкзамена и защиты диплома — четыре месяца.
Отпуск по беременности и родам
Он равен 70 дням (в случае многоплодной беременности — 84) до родов и 70 (при осложнённых родах — 86, при рождении двух или более детей — 110) — после.
Отпуск по уходу за ребёнком
Предоставляется после отпуска по беременности и родам и может длиться до достижения ребёнком трёх лет.
Как написать заявление
Жёстких требований к форме нет. Возможно, в вашей компании существует типовой вариант документа, который хотят видеть в отделе кадров. Тогда лучше попросить образец у них. Но в целом главное, чтобы в заявлении была указана вся нужная информация.
Разберём каждый блок документа.
Шапка заявления
Для всех видов отпусков она оформляется одинаково. В шапке — то есть части, которую обычно располагают в правом верхнем углу, указываются должность адресата, название компании, его имя, отчество и фамилия, а также от кого подаётся заявление.
Данные об адресате пишем в дательном падеже (кому?), о себе — в родительном (от кого?). Предлог «от» при этом можно поставить или пропустить, оба подхода будут верны.
Наименование документа
Слово «заявление» можно писать в трёх вариантах:
- Со строчной, то есть с маленькой буквы и с точкой после слова.
- С прописной буквы без точки в конце.
- Прописными буквами без точки в конце.
Тело заявления
Наполнение будет зависеть от вида отпуска. Здесь нужно описать цель подачи документа и указать обстоятельства, которые могут помочь её достигнуть.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Есть несколько вариантов. Если просто просите об отпуске, запись будет очень лаконичной.
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 сентября 2021 года продолжительностью 14 календарных дней.
Здесь всё понятно: после предлога «с» указывается дата первого дня отпуска, далее — число его дней, которые отсчитываются с указанного числа.
Иногда отпуск берут прямо перед увольнением. Тогда не обязательно писать два заявления для каждого события. Можно совместить их в одном.
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 сентября 2021 года продолжительностью 14 календарных дней с последующим увольнением по собственному желанию.
Соответственно, последний день отпуска будет и финальным рабочим днём в компании.
Если в фирме утверждён график отпусков — а это должно происходить ежегодно — заявление можно и не писать. Напротив — это работодатель уведомляет вас за две недели, что пора отдохнуть. Однако если планы изменились, можно договориться с начальством и время отдыха передвинуть. Руководство не обязано, но может пойти навстречу. Тогда понадобится написать заявление о переносе отпуска с обоснованием, почему вас не устроили старые сроки. Текст может выглядеть примерно так.
Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, установленный графиком отпусков на 2021 год, в количестве 14 календарных дней с 1 сентября 2021 года на 1 октября 2021 года в связи с семейными обстоятельствами.
Отпуск без сохранения заработной платы
Формулировка схожа с оплачиваемым отпуском. Правда, придётся уточнить, зачем вам нужны дни без работы.
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 10 дней с 1 сентября 2021 года в связи с необходимостью ухода за бабушкой после операции.
Если существуют какие-то обстоятельства, в связи с которыми работодатель не может вам отказать по закону, их лучше обозначить в заявлении.
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 10 дней с 1 сентября 2021 года как работающему инвалиду. Справку об инвалидности прилагаю.
Учебный отпуск
Для отпуска с сохранением заработной платы подойдёт такое заявление:
Прошу предоставить учебный отпуск с сохранением средней заработной платы на период с 20 декабря 2021 года по 30 января 2022 года продолжительностью 40 календарных дней для прохождения промежуточной аттестации в университете.
Справку-вызов из учебного заведения прилагаю.
Обратите внимание: в заявлении нужно указать название учебного заведения. А срок отпуска определяется не с бухты-барахты, период должен совпадать с количеством дней, указанных в справке-вызове из вуза.
Для учебного отпуска за свой счёт формулировки нужно немного изменить.
Прошу предоставить учебный отпуск без сохранения средней заработной платы на период с 20 июля 2021 года по 4 августа 2021 года продолжительностью 15 календарных дней для прохождения вступительных испытаний в университете.
Справку-вызов из учебного заведения прилагаю.
Отпуск по беременности и родам
Заявление тоже очень лаконично.
Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней с 1 сентября 2021 года и выплатить единовременное пособие. Основание — листок нетрудоспособности от 15 августа 2021 года № 101 010 202 020.
Отпуск по уходу за ребёнком
Много писать опять же не придётся. Нужно указать, из-за чего вы берёте отпуск и на какой период.
Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребёнком Агушиной Ольгой Евгеньевной, рождённой 10 ноября 2021 года, с 20 января 2022 года до достижения ею возраста трёх лет.
Прошу назначить и выплачивать мне ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до достижения им возраста 1,5 лет.
Дата и подпись
Под заявлением нужно указать актуальную дату и поставить подпись — ничего сложного. Дату также можно написать сразу после слова «заявление».
Какие документы надо приложить к заявлению
Обычно это очевидные бумаги. Но лучше всё-таки обговорить этот момент.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Ничего не нужно, заявления достаточно. Но если вы переносите отпуск по уважительной причине, можно добавить подтверждающий её документ — например, путёвку в санаторий на лечение.
Отпуск без сохранения заработной платы
Если есть бумаги, подтверждающие причину, по которой вам нужен перерыв, их лучше приложить. Так же как и документы, по которым работодатель не может не освободить вас от работы.
Учебный отпуск
Понадобится справка-вызов из вуза. Её нужно получить в учебном заведении.
Отпуск по беременности и родам
К нему прикладывается больничный лист, выданный врачом в женской консультации.
Отпуск по уходу за ребёнком
Потребуются свидетельство о рождении ребёнка и справка с места работы другого родителя, что тот не использует такой отпуск и не получает ежемесячное пособие.
Когда подавать заявление
Обычно документ предоставляется за две недели. В законе такого требования нет, это работодатель должен уведомить сотрудника о ежегодном отпуске в этот срок. Но, если возможно, лучше подать бумагу заранее. Так у компании будет время выплатить всё, что положено, и решить, как организовать работу на период вашего отсутствия.
Читайте также 🤿🎢🎿
- Как распланировать бюджет на отдых, чтобы денег хватило на всё
- 3 способа отдохнуть, если до отпуска ещё далеко
- Как собрать гардероб в отпуск и сэкономить
- Когда выгоднее всего брать отпуск
- Постотпускная депрессия: как вернуться с отдыха с минимальными потерями
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Виды отпусков
Виды, особенности и правила предоставления отпусков закреплены в гл. 19 ТК. Отпуска делятся на:
1. Оплачиваемые работодателем:
-
основной;
-
дополнительный;
-
учебный.
2. Оплачиваемые социальным фондом:
-
отпуск по беременности и родам;
-
отпуск по уходу за ребенком.
3. Неоплачиваемые.
Законодательных требований к форме заявления на отпуск нет. Как правило, его составляют в произвольной форме. Разберем подробнее нюансы составления заявлений для разных видов отпусков.
Основной отпуск
Основной отпуск — это гарантированный трудовым кодексом вид оплачиваемого отдыха. Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск ежегодно. Право на оплачиваемый отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев работы.
Большинство трудящихся имеют право на 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска, но есть категории работников, которые вправе отдыхать больше:
-
работники моложе 18 лет — 31 день;
-
педагоги — 42 — 56 дней;
-
инвалиды — 30 дней;
-
ученые — 36 — 48 дней;
-
сотрудники силовых ведомств — от 30 дней;
-
жители Дальневосточного федерального округа — 36 дней.
Отпуск можно отгулять целиком или разбить на части, одна их которых должна длится не менее 14 календарных дней. Длительность остальных частей может быть любой. Главное — взаимное согласие сторон.
Чтобы не образовывались перебои в работе из-за отсутствия персонала, отпуска работников распределяют равномерно в течение календарного года — составляют график отпусков. В дальнейшем отпуска предоставляют в соответствии с утвержденным графиком. За две недели до начала отпуска по графику кадровики обязаны уведомить сотрудника о приближающемся отдыхе под подпись. Дополнительно писать заявление на отпуск не нужно.
Если же работник хочет пойти в отпуск не по графику, он письменно заявляет о своем праве на отдых. Любое заявление на отпуск пишется на имя руководителя предприятия собственноручно, на заранее подготовленном кадровиками бланке или печатается на компьютере.
В правом верхнем углу укажите должность, фамилию и инициалы руководителя компании в дательном падеже, а от кого — в родительном падеже. Строчкой ниже по центру — слово «заявление». Далее — излагаете просьбу об отпуске с указанием даты начала и продолжительности.
Срок подачи заявления на отпуск законодательством не регламентирован. Однако рекомендуют делать это за две недели до его начала. Это связано с тем, чтобы заявление успело пройти путь от руководителя до исполнителя, который на его основании подготовит приказ, после чего бухгалтер должен выплатить работнику отпускные в срок не позднее трех дней до начала периода отдыха.
В 2021 году в трудовой кодекс внесли поправки, разрешающие применять кадровый электронный документооборот. Теперь работник может подать заявление на отпуск без визита в офис и находясь в любом месте, что особенно удобно для работников на удаленке, вахтовиков, компаний, где офис с кадровой службой расположен отдельно от других подразделений.
1С:Кабинет сотрудника — сервис для мобильного взаимодействия работодателя с сотрудниками от подачи заявления на отпуск и его согласования до выгрузки в ЗУП для подготовки приказа и расчета отпускных. Процесс согласования отпуска не потребует хождения по кабинетам и может завершиться в течение дня, что важно, когда сотрудники удалены территориально от офиса или скоропостижно уходят в отпуск.
Оставьте заявку и специалисты компании 1С:Франчайзи — 1С:Апрель Софт проконсультируют вас по всем вопросам подключения к сервису или другому программному продукту на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Дополнительный отпуск
Вид оплачиваемого отпуска, который предоставляют работнику в качестве компенсации за особые условия труда. Например:
-
за ненормированный рабочий день предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью 3 дня (ст. 119 ТК);
-
работникам на вредных и опасных работах — 7 дней (ст. 117 ТК);
-
работающим в местностях с повышающим районным коэффициентом — от 8 до 24 дней (ст. 116, 302, 321 ТК).
При написании заявления на допотпуск в тексте сошлитесь на соответствующую статью трудового кодекса.
Если сотрудник хочет отгулять и основной и дополнительный отпуск сразу, допустимо написать одно заявление на два отпуска.
1С:Кабинет сотрудника на 45 дней бесплатно
Забирайте и пробуйте!
Оставьте заявку и наши эксперты свяжутся с вами!
Учебный отпуск
Право на оплачиваемый учебный отпуск имеют работники, которые впервые получают соответствующий уровень образования (общее, среднее или высшее профессиональное, аспирантура) в аккредитованном учебном заведении.
Отпуск может быть оформлен на период сессии, аттестации, подготовки дипломной работы при условии, что работник-студент вместе с заявлением на отпуск предоставил выданную образовательной организацией справку-вызов по форме, утвержденной приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368.
Отпуск по беременности и родам
В общем случае отпуск по БиР длится 140 дней и может быть продлен на 16 дней, если роды окажутся сложными. Женщинам, вынашивающим более, чем одного ребенка, предоставляют отпуск продолжительностью 194 дня. Проживающим в местностях с повышенным уровнем радиации также положен более продолжительный декрет: 160 дней при одноплодной беременности и 200 — при многоплодной.
Женщины, усыновившие одного или нескольких детей одновременно, имеют право на декретный отпуск до 70 и 110 дней от дня рождения ребенка (детей) соответственно.
Даты начала и окончания отпуска по БиР определяют лечащие врачи и подтверждают это листком нетрудоспособности. Несмотря на то, что оплачивает отпуск по БиР Социальный фонд, оформление происходит через работодателя. Последний должен издать приказ и сделать отметки в табеле. Основанием служит подготовленное в произвольной форме заявление со ссылкой на номер листка нетрудоспособности.
Заявить о своем праве на декретный отпуск или его продлении можно через 1С:Кабинет сотрудника. Работнице не нужно ехать в офис работодателя для подачи заявления и приезжать повторно для ознакомления с приказом. Для документооборота между сотрудником и компанией потребуется интернет-браузер или мобильное приложение для Android или iOS.
Отпуск по уходу за ребенком
В отличие от отпуска по БиР отпуск по уходу за ребенком может быть предоставлен, как матери ребенка, так и его отцу, бабушкам или дедушкам. Максимальная продолжительность отпуска — до исполнения ребенку трех лет, при этом оплачиваемый период заканчивается при достижении младенцем полуторагодовалого возраста.
Для подтверждения права на отпуск по уходу за ребенком к заявлению необходимо приложить копию свидетельства о рождении, а также справку с места работы второго супруга о том, что он отпуск по уходу за ребенком не оформил.
Ушедший в такой отпуск работник имеет право прервать его в любой момент и вернуться на прежнее место работы. О намерении вновь приступить к работе необходимо уведомить работодателя за две недели до предполагаемой даты выхода из отпуска.
Специалисты компании 1С:Франчайзи — 1С:Апрель Софт проконсультируют вас по всем вопросам подключения к программным продуктам на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Оставить заявку
Отпуск без оплаты
Работники могут ходить в отпуска без оплаты:
-
одни на основании трудового кодекса могут делать это в любое удобное время (инвалиды, пенсионеры, участники ВОВ и другие лица при регистрации брака, рождении ребенка или смерти близкого человека);
-
другие — по семейным обстоятельствам при согласовании с работодателем.
И в одном и в другом случае без заявления не обойтись. В тексте заявления укажите причину и ссылку на ст. 128 ТК.
1С:Кабинет сотрудника на 45 дней бесплатно
Забирайте и пробуйте!
Оставьте заявку и наши эксперты свяжутся с вами!
Реклама: ООО «Апрель Бизнес-Софт», ИНН: 5262226484
Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.
ФАЙЛЫ
Приказ на отпуск по форме Т-6 .docПриказ на отпуск по форме Т-6 .xlsПриказ на отпуск по форме Т-6 .doc (заполненный образец)
Отличительные черты документа
Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.
Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.
Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:
- записка-расчёт;
- график отпусков;
- заявление самого работника, где он пишет о своём желании получить отпуск.
Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.
Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.
- Свидетельство о рождении ребёнка.
- Справка-вызов из учебного учреждения.
- Справка о стаже работы.
- Листок нетрудоспособности.
- Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.
Как правильно составить приказ
Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.
Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.
Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев. Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).
Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.
Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется
Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.
Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.
Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.
Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.
Приказ на отпуск по беременности, родам
Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.
Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.
Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.
Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.
Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.
Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.
Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.
Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.
Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6
Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.
Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.
Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.
Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.
Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.
Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.
