Как составить акт на передачу печати

0

Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Составляем акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах – для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Акт приёма-передачи печати организации – это документ, подтверждающий фактический переход печати от одного ответственного лица к другому. Причины для такого перехода могут быть различными, однако каждый такой переход следует сопровождать составлением акта приёма-передачи.

Файлы для скачивания:

Место печати в настоящее время

В соответствии с 82-ФЗ использование фирменной печати для большинства юридических лиц перестало быть обязательным, однако организации продолжают ими пользоваться. Наличие на документе печати добавляет ему большей юридической значимости для контрагентов и третьих сторон. Если на различных малозначительных актах предприятий печать ставят довольно редко, то для договоров на крупные денежные суммы печать оставляют гораздо чаще.

Информация о наличии у предприятия печати обязательно отражается в её учредительной документации. По умолчанию для организации предусмотрена одна печать, но в силу необходимости заключения договоров различными структурными подразделениями изготавливают дополнительные экземпляры. Правом пользоваться печатью обладает лишь её руководитель, который указан в уставе. Однако своим распоряжением руководитель может передать печать другому сотруднику. Обычно это заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения организации. Каждая такая передача печати должна сопровождаться соответствующим документом (актом приёма-передачи печати).

Юридическое значение документа

Так как печать организации является крайне важным для неё объектом, на её держателе лежит ответственность за её сохранность. Вместе с фактической передачей печати передаётся также ответственность. Утеря печати повлечёт неблагоприятные последствия для организации и лица, допустившего утерю. Поэтому передачу печати всегда необходимо сопровождать документально.

Также может возникнуть ситуация, в которой печать будет оставлена на документе лицом, не имеющим на то полномочий. Правомерность такого действия можно будет оспорить в судебном порядке. Ответственное отношение к перемещению печати позволит организации избежать попадания печати в руки мошенников.

Передача печати сотруднику без сопровождающих документов не порождает для него никакой ответственности. Сотрудник в силу своей невнимательности, неопытности или личной корыстной заинтересованности, может заверить нежелательный для организации документ. В дальнейшем предприятию будет крайне затруднительно оспорить действительность документа, на котором стоит её фирменный оттиск. В целях избегания всех вышеперечисленных неприятных ситуаций следует подходить к хранению печати и её передаче со всей ответственностью.

Форма документа

Законом не предусмотрено для акта передачи печати обязательной формы. Организации имеют возможность составить акт самостоятельно или же разработать свою фирменную форму такого документа. В крупных фирмах передача печати происходит довольно часто, ведутся журналы учёта передачи печати от одного ответственного лица к другому. Для крупной фирмы будет целесообразно разработать фирменную форму для упрощения процесса передачи. Так, руководитель предприятия может быть уверен в правильности составления документа и, следовательно, в его действительности.

Не прибегая к разработке собственной формы, руководитель вправе составить акт самостоятельно, от руки, на листе бумаги А4. В силу простоты оформления документа это не составит большого труда и не займёт много времени. Однако следует помнить, что документ, составленный с ошибками, не будет иметь юридической силы.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Разберём составление документа, начав с шапки. Если используется фирменная форма организации, об этом следует сделать отметку в правом верхнем углу акта. Отметка должна содержать в себе реквизиты (номер и дату издания) приказа руководителя организации, утвердившего настоящую форму. Здесь же указывается ФИО руководителя. Если форма не используется и акт составляется с чистого листа, то этот пункт пропускаем и указываем лишь наименование документа (акт приёма-передачи печати).

Следующей частью акта будет его вводная часть. Здесь следует обозначить следующие моменты:

• дата (число) составление документа;
• населённый пункт;
• наименование организации, составляющей документ.

После указания реквизитов настоящего документа, утверждаем сам факт передачи печати. Здесь указываем:

• причину передачи печати (увольнение ответственного сотрудника, отпуск и т.д.);
• ФИО передающего и ФИО принимающего лица;
• если печать передаётся на какой-то срок, об этом делается отметка с указанием срока;
• если передаётся не один фирменный символ, а несколько, составляется полный перечень передаваемых печатей и штампов;
• документы, дающие основания лицам пользоваться печатью организации (устав, доверенность).

После указания всей необходимой информации ставится оттиск фирменной печати организации. Если передаётся несколько печатей и штампов, оставляется оттиск каждой из них.

Так должна выглядеть основная часть акта:

После внесения всей необходимой информации о сторонах приёма-передачи и передаваемом объекте следует этап подписания документа. Документ заверяется подписями передающего и получающего лица. Подписывая акт, принимающее лицо соглашается с возложением на него ответственности за сохранность фирменной печати.

Акт составляется в двух равных по своей юридической силе экземплярах. Один остаётся на руках у руководителя организации (передающего лица), а другой у принимающего лица. Также одновременно с актом приёма-передачи руководитель оформляет доверенность на принявшее печать сотрудника.

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Файлы для скачивания:

• Скачать пустой бланк акта приема-передачи печати .doc
• Скачать образец заполнения акта приема-передачи печати .doc

Значение акта приема-передачи печати
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.

Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати. С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.

Предназначение формы

Печать представлена охраняемым предметом, поэтому руководитель предприятия самостоятельно назначает должностное лицо, которое несет ответственность за хранение и передачу печати. Обычно для этих целей выбирается либо сам директор, либо секретарь.

Для хранения покупается специальный сейф, доступ к которому строго ограничен. Печать предназначена для визирования документов, причем не только значимых договоров или контрактов, но и другой рутинной документацией, используемой на предприятии.

Если фирма пользуется печатью, то без нее разные документы не будут обладать юридической ценностью. По этой причине руководство организаций стремится ограничить доступ к штампам. Соблюдение ограничительных мер позволяет предотвратить ситуацию, когда предмет попадает к мошенникам или недобросовестным сотрудникам, которые воспользуются им для достижения корыстных целей.

Для передачи печати другому работнику предприятия обязательно составляется акт. Он включает сведения об участниках процесса, а также указывается способ передачи и срок, в течение которого предмет будет находиться у специалиста.

Благодаря данному документу можно будет легко установить виновника какого-либо происшествия, при котором использовались оттиски.

Как составить акта приема-передачи печати

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:

1. Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
2. Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
3. Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
4. В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
5. В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
6. Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.

Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной.

По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.

Образец акта приёма-передачи печати

1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
   • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
   • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

   В этом же абзаце нужно вписать,

   • на основании каких документов действуют сотрудники
   • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Кто составляет

Формированием акта приема-передачи штампов занимается ответственный специалист, назначенный приказом руководителя. В текст включаются сведения о двух участниках. Одним выступает специалист, который отвечает за хранение и использование печати, а второй представлен получателем предмета.

Читать документ далее