Как составить акт на порчу документов

Причины утраты документов

Чрезвычайные обстоятельства

Неудовлетворительная система хранения документов

Невозврат документов из временного пользования

Приложение 37

к пп. 6.4.1.2

См. данную форму в MS-Excel.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Утрата документов может произойти не только по вине работников. Даже при соблюдении всех норм, могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи (хищения), затопления (потопа) или аварии.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов.

Налоговая ответственность:
200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность:
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов:

Сообщаем о произошедшем случае руководству организации

В случае выявления порчи или утраты документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. Для этого используйте докладную (служебную) записку.

Помните! Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Проводим инвентаризацию

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведения являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись прилагается к акту расследования порчи документов.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности. (В случае если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов).

Восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

Источник

Как оформить утрату, порчу документов

В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.

Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:

• чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
• неудовлетворительная система хранения и учета документов;
• невозврат документов из временного пользования;
• утрата документов по причине халатности.

При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:

• акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
• акт об утрате документов.

Причины утраты документов

Чрезвычайные обстоятельства

Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1 : помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:

• в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
• научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
• рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.

Неудовлетворительная система хранения документов

К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

Должна ли организация (источник комплектования) сдавать документы постоянного срока хранения в государственный архив в коробах? Ответ на этот вопрос читателя см. в журнале № 6′ 2018

Невозврат документов из временного пользования

Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:

Источник

Акт о неисправимых повреждениях документов

Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.

Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.

И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.

Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.

Причины

Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:

• Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
• Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
• В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.

В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.

Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.

Составные части акта

Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.

Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.

Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.

Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:

• Порядкового номера записи.
• Номера описи.
• Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
• Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
• Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
• Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
• Сущности и причин повреждения бумаг.

Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах. На эту характеристику нет ограничений.

В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.

Исправления

Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.

Кем принята эта форма акта

Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.

Источник

Повреждения документов причины и результаты

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. — М, 2003. — 112 с., С. 54-59

5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и/или текстов. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (Таб­лица 4).

Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами Б (не­значительные повреждения) или А (сильные повреждения).

Дефекты текста индексируют цифровыми индексами 1, 2, 3, 4, 5. В пределах цифровых групп используется дробная индексация (на­пример, 1.1, 1.2 и т.д.). Отсутствие дефектов индексируется знаком «О» (ноль).

Общее физическое состояние документа оценивают по совокуп­ности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквен­но-цифровой индекс . Пример 1 : бумага с незначительными повреж­дениями (группа Б), текст угасший (группа 4), индекс физического состояния этого документа Б-4. Пример 2 : Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст частично утрачен (группа 5), индекс физического состояния 0-5.

Наличие и виды дефектов бумаги или текста определяют визу­ально при полистном просмотре дела для каждого документа. Обра­щают внимание на «возраст» документа (год), что помогает судить о природе бумаги и текста. Например, год создания до 1870 года, как правило, указывает на тряпичную бумагу и старинный текст (желе­зо-галловый, тушевой и т.п.). Более поздние документы создавались преимущественно с применением древесных бумаг и анилиновых красителей (см. главу 1).

Оценивают также внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет, контраст текста, на локальный или об­щий (по всему листу) характер повреждения.

Типовая номенклатура повреждений и их индексация

Сильное разрушение бумаги

Незначительное разрушение бумаги

Химическая или физическая коррозия текста: Выцветание текста локальное

Кислый железо-галловый текст

Стирающийся нестойкий ЭГ — текст (ксерокопии)

Стирающийся нестойкий карандашный текст

Слабоконтрастный, нестойкий к выцветанию цветной и черный текст, в том числе:

Слабоконтрастный рукописный и гектографический текст

Слабокомтрастный цветной машинописный и слабоконтраст­ный цветной рукописный карандашный текст

Слабоконтрастный железо-галловый текст

Слабоконтрастный, стойкий к выцветанию черный текст, в том числе:

Слабоконтрастный машинописный черный текст (копии)

Слабоконтрастный ЭГ черный текст (ксерокопии) Слабоконтрастный машинописный черный текст (оригинал)

Слабоконтрастный черный типографский текст;

слабоконтрастный черный рукописный тушевой текст

Утрата текста (отсутствие части листа с текстом)

Приступая к работе, полезно получить первичные навыки «опо­знавания» дефектов на тематических занятиях по диагностике, поль­зуясь альбомами документов с подобранными типовыми поврежде­ниями.

Буквенно-цифровые индексы компактно-информативно характе­ризуют состояние документов, указывают степень опасности данно­го состояния для дальнейшего хранения и устанавливают место до­кумента в ряду приоритетов (ряд слева направо с убывающей степе­нью опасности состояния): А-1; А-2; А-3; А-4; А-5; А-0; Б-1; Б-2; Б-3; Б-4; Б-5; Б-0. Тот же порядок сохраняется и при использовании дробного индекса подгрупп, т.е.: А-1 Л; А-1.2; А-1.3; А-1.4; А-2.1; А-2.2 и т.д.

Буквенно-цифровой индекс, характеризуя физическое состояние, указывает, в каких видах специальной обработки нуждается данный документ и, следовательно, определяет приоритеты в проведении специальной обработки. Например: группа А — сложная реставрация; Б — простая реставрация; группа 1 — реставрация текста с уст­ранением причин химической или физической коррозии; группы 2, 3, 4 — фотореставрация разной степени сложности; группа 5 — про­стая реставрация.

Подробное описание групповых дефектов таблицы 4, их внеш­них признаков, а также вопросов диагностики дается в последующих разделах.

5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам

5.4.2.1. Дефекты бумаги

Дефекты бумаги могут иметь характер механических поврежде­ний; повреждений биологических (насекомыми, плесневыми гриба­ми и т.п.); повреждений химических; повреждений водой и огнем. Опытный специалист обычно различает, чем вызваны дефекты, мо­жет судить об их причине.

Относительно мало опасны и легко опознаются механические повреждения по признакам разрывов, надрывов листа, по их резким границам. Легко опознаются и являются механическими по своей природе следы деятельности насекомых (сквозные отверстия, узоры ходов и т.п.). Если число таких дефектов невелико, они устраняются легко; при увеличении их числа растет степень их суммарной опас­ности для целостности и прочности листа.

Плесневые грибы могут сильно ослаблять бумагу и дефекты плесневения узнают по локально ослабленным, разрушенным местам; по черному или цветному порошку спор; по нитевидным, ватообразным следам мицелия; по следам намокания бумаги в этих местах, ча­сто с осадками солей. Иногда следы плесневения малозаметны и раз­рушений бумаги почти нет; чаще разрушения видны отчетливо, бу­мага вялая и расползается: такая степень ослабления опасна для це­лостности и сохранности документа.

Химические повреждения бумаги сопровождаются появлением хрупкости, ветхости, иногда желтизны по всему листу или ближе к краям. Такие же признаки у повреждений световых: в этом случае повреждениям бумаги сопутствуют признаки выцветания цветного текста по всему листу. Особняком стоят и сразу заметны локальные химические повреждения в отдельных местах бумаги, вызванные попаданием химических веществ, наклейками и т.п.

Повреждения водой и огнем опознаются легко и квалифициру­ются как особо опасные из-за сильной деградации и высокой хруп­кости бумаги; обычно сопровождаются повреждением текста (вы­цветанием, расплыванием, смыванием и т.п.). Действие огня сопро­вождается обугливанием, изменением цвета бумаги и текста, силь­ным загрязнением документов сажей.

Эксперт, оценивающий состояние бумаги, должен ориентировать­ся, главным образом, на степень повреждения, признаки ослабления прочности бумаги и не искать специально причины появления де­фектов (химические, биологические и т.п.).

По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б.

В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциаль­ную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопря­жено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.

К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:

а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, крошится,
расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе. Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый, желтый, тускло-серый и реже — белый.

Признаки характеризуют высшую степень деградации и старения бумажного листа.

б) Бумага прочная, но с большим числом локальных, в отдельных местах и/или по всему листу повреждений любого характера, создающих в своей совокупности опасность утраты целостности листа, выпадения его частей. Типичные примеры: разрывы на много частей и фрагментов по местам сгибов, механических нагрузок и т.п.; много­
численные проколы, порезы, изломы, выпадения частей листа; повреждения документа в различных местах с признаками ветхой, разрушенной, изменившей цвет в этих местах бумаги; многочисленные повреждения бумаги насекомыми («кружево»); повреждения бумаги в отдельных местах плесневыми грибами с сопутствующими признака­
ми ослабления, ветхости, выпадения бумаги в этих местах; наличие на­клеек во многих местах, а также по всему листу с сопутствующими признаками потемнения, ослабления бумаги, отслаивания наклеек.

в) Сцементированные документы, т.е. слипшиеся за счет дейст­вия воды, клея, плесневых грибов отдельные листы в деле или целые дела. Реставрировать такие материалы очень трудно. Поэтому отне­сение таких дел к группе А должно быть обоснованным прежде все­го по критерию ценности.

г) Документы, сильно поврежденные водой и огнем.

В группу Б — входят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющей отдельные, незначительные повреждения: ослабленные, обтре­панные, ветхие края листа; складки, изломы, коробления листа; не­большие разрывы или надрывы листа; значительные загрязнения всего листа или отдельных частей, мешающие использованию доку­мента и др.

Устранение дефектов группы Б не требует сложной реставрации и может проводиться как в специальной лаборатории, так и в архиве, но с соблюдением необходимых правил и принципов реставрации [25].

В пределах групп А и Б допустимо более детальное разделение
документов по видам повреждений с учетом специфики фондов архива, т.е. с использованием дробной буквенной индексации (а,; а 2 ; а 3 или б,; б 2 ; бз и т.д.).

5.4.2.2. Дефекты текста

При оценке степени опасности того или иного дефекта текста нужно учитывать сразу три фактора, определяющих его потенциаль­ную долговечность:

вид текста , т.е. совокупность признаков, дающих представле­ние о способе и времени текстонанесения, использованных средст­вах письма и т.п.;

контраст текста , как показатель наличия красителя; чем мень­ше контрастность, оптическая плотность текста, тем меньше его по­тенциальная долговечность в группе аналогов;

коррозия текста , т.е. ускоренное разрушение текста по химическим или физическим причинам; своевременное обнаружение таких документов позволяет устранить причину коррозии и прекратить ус­коренное разрушение текста.

Дефекты текстов подразделяются на 5 групп, а в пределах групп — на подгруппы. Приоритет группы определяется ее номером, т.е. первыми по степени опасности стоят дефекты текста 1-й, затем 2, 3, 4, 5 групп.

В первую группу выделяются документы с признаками коррозии текста, т.е. объекты, ускоренно угасающие либо за счет действия ак­тивных химических веществ, попавших на документ (химическая коррозия), либо из-за низкой устойчивости самого текста к истира­нию (физическая коррозия). По конкретным признакам первая груп­па подразделяется на четыре подгруппы.

Подгруппа 1.1 объединяет документы с выцветающим в отдель­ных местах текстом (химическая коррозия). Явление характерно для цветных текстов (рукописных чернильных и карандашных; машино­писных, гектографических, печатных). Может наблюдаться и у чер­ных рукописных чернильных и черно-цветных карандашных текс­тов, а также у современных цветных принтерных текстов, т.е. всех тех текстов, в состав которых входят черные красители. Это явление не свойственно чернографитным, тушевым рукописным текстам, в которых использованы химически стойкие черные пигменты — са­жа, графит.

Угасание текста в отдельных местах может иметь характер зон­ного, послереставрационного или контактного выцветания.

Зонное выцветание (отдельные зоны, строчки) чаще всего на­блюдается в местах старых наклеек (силикатный и другие щелочные клеи), в местах подмочек документа (попадание щелочных, засолен­ных, загрязненных вод; действие ферментов грибов). Послерестав-рационное выцветание может быть следствием неправильной рес­таврации с использованием случайных, чаще щелочных веществ, а также следствием нейтрализации кислотности бумаги. Если такой обработке подвергнут весь лист, выцветание захватывает весь текст. Следует отличать подобные химические проявления от оптического вуалирования текста за счет наклеивания по листу тонкой прозрач­ной реставрационной бумаги. Контактное выцветание является след­ствием контакта текста с активными объектами: железными скреп­ками, скотчем, низкосортной или щелочной бумагой прокладок, кон­вертов, обложек, соседних листов дела. Иногда при таком контакте желтеет сама бумага документа и за счет этого ослабляется контраст текста, меняется его оттенок.

Подгруппа 1.2 объединяет документы на тряпичной бумаге с сильнокислым железо-галловым текстом. Химическая коррозия вы­звана одновременным действием серной кислоты и солей железа, образующихся при медленном разложении текста, особенно во вла­жной среде. Характерные признаки: резкое ослабление бумаги, ее разрушение и выпадение в местах нанесения текста; хрупкая, ослаб­ленная, желто-коричневая бумага в зоне строк, а иногда на значи­тельных площадях листа; пробивание текста насквозь, а иногда на соседний лист с признаками хрупкости бумаги в местах строк. Сам текст чаще всего яркий, черно-коричневого цвета и реже — с ослаб­лением его контраста.

Подгруппа 1.3 включает документы с плохо закрепленным, легко стирающимся электрографическим текстом (физическая коррозия ксерокопий). Типичные признаки: смазывание, стирание фрагментов текста с образованием серого фона на документе или соседнем лис­те; реже наблюдается осыпание, скалывание текста без явного фоно-образования.

Подгруппа 1.4 включает документы с нестойким к износу, сти­рающимся карандашным цветным или чернографитным текстом. Признаки: серо-черный или цветной фон на документе или соседнем листе. Дефект особенно характерен для текстов, нанесенных мягки­ми грифелями (уголь, свинец, графит, жирные цветные грифели).

Во втор у ю гр уппу выделяются документы со слабоконтрастны­ми, цветными, нестойкими к выцветанию текстами. Ключевые при­знаки группы: низкий кон траст текста, цветные красители и способ­ность текста выцвет ать на свету (быстро) и в темноте (медленно). В пределах группы тексты делятся на подгруппы в порядке увеличе­ния стойкости текстов к выцветанию (2.1, 2.2, 2.3).

Подгруппа 2.1 — документы со слабоконтрастным , рукописным чернильным, а также гектографическим текстом (цветным и черным).

Подгруппа 2.2 — документы со слабоконтрастным рукописным цветным карандашным и цветным машинописным текстом. В состав этих текстов входят обычно не чистые красители, а более стойкие к выцветанию цветные лаки на основе органических красителей.

Подгр уппа 2.3 — документы на тряп ичной бумаге со слабокон­трастным железо-галловым текстом. Цвет текста — светло-коричне­вый (желтый). Иногда этот старинный текст может быть кампеше­вым, танниновым, которые внешне неотличимы от железо-галлово­го 1 . Признаков сопутствующего разрушения бумаги в местах строк нет. Время создания документов 2.3, как и документов 1.2 — до 1900 года.

В третью группу выделяются документы со слабоконтрастными, черными, стойкими к выцветанию текстами. Ключевые признаки группы: низкий контраст и черный цв ет текста. Для этих текстов ха­рактерна высокая устойчивость к выцветанию, связанная с наличием сажи. Угасание текста возможно лишь при его истирании. Проч­ность к истиранию у текстов третьей группы растет в ряду подгрупп: 3.1, 3.2, 3.3, 3.4. (см. главу 1, раздел 1.3.3).

Подгруппа 3.1 — слабоконтрастные, черные, машинописные ко­пии (2-5 экз.);

Подгруппа 3.2 — слабоконтрастные, черные, электрогр а фические тексты (ксерокопии).

Подгруппа 3.3 — слабоконтрастные, черные машинописные ори­гиналы (1 экз.).

Подгруппа 3.4 — слабоконтрастные, черные, рукописные тушевые тексты, а также черные типографские тексты.

В четвертую группу входят документы с угасшим текстом.

Угасшим называют текст, у которого степень контраста настоль­ко мала, что отдельные слова, строки, фрагменты текста или весь текст не читаются, т.е. вся текстовая информация не извлекается.

Слабокбнтрастным называют еле видимый глазом, трудночитае­мый текст. Отличается от угасшего тем, что слабоконтрастный текст можно еще прочитать полностью, т.е. извлечь визуально всю тексто­вую информацию.

Химически восстановить слабоконтрастный и угасший текст на оригинале невозможно. Применительно к таким документам речь идет о сохранении информации: поэтому документы 2, 3, 4 групп сдаются на специальную обработку (фотореставрация; компьютер­ные способы усиления изображений; иногда — машинописное или принтерное копирование).

В пятую группу входят документы с утраченным текстом. Утра­та текста всегда связана с физической утратой части бумажного но­сителя, оторванного или разрушенного насекомыми, плесенью и т.п. В отличие от угасания утрата текста означает необратимую, невос­полнимую потерю документной информации.

1 Это не задача эксперта. Он должен увидеть слабоконтрастность текста, по возрасту определить документ как старинный.

Источник

Приложение N 22
к п. 3.15 Правил

Наименование организации
 
          АКТ                             УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________                  Руководитель организации
о неисправимых повреждениях
архивных документов                       Подпись      Расшифровка
                                                       подписи
                                          Дата
 
           Фонд N _________________________________
                         (название фонда)
 
В    фонде    обнаружены    документы,    признанные   неисправимо
поврежденными:
                                                                  

 N 
п/п

Опись 
  N

Ед. хр. 
   N

 Заголовок 
поврежденных 
  ед. хр.

Крайние 
 даты

Количество 
  листов 
(объем Мб)

 Сущность 
 и причины 
повреждения

 1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________________
__________________________________________________________ ед. хр.
                (цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: ___________________
__________________________________________________________________
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)          Подпись      Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО <*>

<*> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _____________    от _____________ N ___________
 
Изменения в учетные документы архива внесены.
 
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы               Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)