Как составить акт на списание бумаги

Списание канцтоваров и их документальное оформление в бухгалтерском учете – важный процесс, потому что сложно представить себе организацию, в которой совсем нет письменных принадлежностей. Любой контакт с клиентом, особенно личный, подразумевает подписание бумаг, печать договоров и скрепление листов между собой. Складские операции тоже включают много бумажной работы. Трудно представить себе офис без ручек, а любую контору без печати. Но всякий предмет выходит из строя и заканчивается в какой-то момент. 

Что можно относить к канцелярским товарам

Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.

Среди основных экземпляров:

• ручки и карандаши;
• фломастеры, маркеры, текстовыделители;
• бумага, белая и цветная;
• картон;
• блокноты, блоки для заметок.

Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:

• скрепки, скобы;
• клей;
• папки, дела, скоросшиватели.

Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:

• пишущие машинки;
• калькуляторы;
• сканер;
• дырокол;
• степлер.

Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.

В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.

Акт на списание канцелярских товаров

Скачать образец списания канцтоваров (.xlsx)

Если канцелярия была куплена за деньги фирмы, то со временем необходимо ее списать, чтобы купить новую. Главное – правильно заполнить этот документ и провести его по всем стандартам, установленным в компании. Оформление этой бумаги – обязательная часть процедуры, это бланк первичной бухгалтерии.

Кто имеет право использовать 

Это распространенная форма снятия с учета, которая активно применяется малым, средним и крупным бизнесом в равной мере, так как списать канцтовары появляется потребность у каждого предприятия. Здесь не играет роли система налогообложения.

Зачем его оформлять

Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода. 

Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.

Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры

Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату. Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.

Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.

Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.

В какой момент составляется и кто будет применять

Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.

Как это оформляется:

1.       ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;

2.       Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;

3.       Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.

Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый. В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.

Не желательно пускать все это на самотек, так как если не контролировать количества и не приходовать ТМЦ по приходу, то потом и в момент списания появятся проблемы, так как нет оснований для этого. Даже если кажется, что стоимость купленных ручек невелика, постепенно она накапливается и одной операцией ее уже не получится снять с баланса. Недостачи будут расти с каждым месяцем. При этом свести отчетность не получится.

Сейчас есть множество самых разных приказов и рекомендаций от Правительства, которые касаются снятия с учета основных средств и ТМЦ.  Обратите внимание на
Приказ Минфина под номером 16 , который раскрывает два приложения:

1. Отражает состояние счетов, на которых будет вестись подсчет;

2. Показывает, как можно использовать бюджетное средство.

Кроме того, в каждой организации обязательно составляются свои внутренние распоряжения, которые помогают регулировать особенности и порядок движения КТ.

Каким документом и когда можно списать канцтовары

Мы рассмотрели, кто и когда должен это составлять, а также изучили, почему нельзя обходиться без типовой формы. Но остались нюансы – как его можно инициировать и по каким правилам они составляются. Давайте рассмотрим вопрос.

Порядок применения акта

Чтобы оформление проходило правильно, следует собрать комиссию минимум из двух человек. Это комиссия, которая будет проверять правильность составления документации и ставить свои подписи, подтверждая реальность утилизации КТ. Такими людьми могут быть сам руководитель фирмы и его бухгалтер, либо начальник подразделения и его подчиненные, должность при этом не играет роли.

Назначаются эти люди отдельным приказом или распоряжением от руководства. Когда команда зафиксирует уничтожение списанной продукции и поставит подписи, их работа завершается. В следующий раз могут быть выбраны другие работники. Все вместе будет храниться в бухгалтерии.

Правила составления

Как оформить списание канцелярских товаров на нужды организации – порядок создания бумаги не имеет конкретной формы, установленной к использованию. Однако оформление акта на списание канцтоваров – та часть процедуры обоснования затрат, которую необходимо проводить. Унифицированного единого варианта нет, поэтому есть два способа, которых придерживаются фирмы:

• каждый раз, когда необходимо снять продукцию, составлять бланк в свободной форме;
• работники бухгалтерии создают типовой шаблон, который утверждается директором или руководителем в УП предприятия. 

Как правильно списывать канцтовары в бухгалтерском учете — документы

Неважно, какой вариант выберет компания, рекомендуется выполнять требования:

• корректно вписывать все наименования единиц;
• каждый вид канцелярии помечать отдельно и сумму считать обособленно, не плюсовать с остальными;
• не допускать, чтобы в официальной документации появлялись ошибки или ложная информация;
• не позволять появления помарок, корректировок, исправлений, в этом случае составлять новый, с актуальными данными, а старый утилизировать.

Как списываются канцтовары: образец составления акта

Скачать образец списания канцтоваров (.xlsx)

Составить его несложно, если учитывать некоторые нюансы. Вот так будет выглядеть типовой бланк в общем виде:

ООО «Татьяна»

ИНН______________

г.Томск, улица Набережная, д. 102, оф. 4

Утверждаю

Директор ООО «Татьяна»

_________________ Васильков К.З.

АКТ на списание канцтоваров

за февраль 2020 г.

Корр. счет 44.1.1

Составлен комиссией в составе:

Директор Васильков К.З.

Бухгалтер Зоина Т.Я.

составили и утвердили настоящий акт на списание

№	Название	Кол-во	Стоимость	Сумма	Корр. счет	Примечания
1	Бумага Cactus CS-ОР	5	210	1050	10.6
2	Скрепки стандартные (в уп. по 100 шт)	10	65	650	10.6
3	Резинки стирательные 10	35	7	245	10.6
4	Ручка шарик. об.	57	8	456	10.6
5	Авторучка «Pilot»	13	73	949	10.6
6	Карандаш об.	17	22	374	10.6
7	Скобы №12	22	12	264	10.6
8	Степлер	2	217	434	10.6
	Итого	161		4422

Директор __________ Васильков К.З.

Бухгалтер __________ Зоина Т.Я.

Списание канцелярских товаров можно назвать важным процессом. Ведь если работа предприятия связана с письменными принадлежностями, то постоянно будет расти недостача или не основные затраты, которые будет сложно отнести на какой-то период, потому что нет основания для снятия с учета.

Вносить эти данные очень просто в многие системы типа 1С. Если у вас есть программа, с которой сложно разобраться или вы планируете переходить на более качественное ПО, мы советуем обратиться в «Клеверенс». Мы реализуем программы и оборудование, поэтому можем помочь выбрать то программное обеспечение, которое действительно подойдет и будет соответствовать задачам вашего бизнеса.

Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении

Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.

Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.

Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:

• накладная;
• кассовый и товарный чеки.

На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.

Шапка ведомости будет выглядеть так:

№

Ф. И. О. сотрудника

Ед. изм.

Объем

Подпись

Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.

На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.

Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.

Руководитель проверяет заполнение и количество указанных экземпляров КТ, смотрит на наличие проведения документации в бухучете. Если все правильно, то затраты включаются в траты фирмы, а «канцелярка» считается списанной.

Документальное оформление всех операций в 1С

После того как мы изучили учет канцтоваров и его счет списания на расходы, стоит упомянуть, как это будет выглядеть в системе.

Сначала во вкладке «Производство» открывается «Требование-накладная». Там указывается наименование организации и склада, подлежащие утилизации ТМЦ. Но стоит помнить, что перед этим следует все  учесть. Это делается через «Поступление товаров и услуг». После этого можно распечатывать документ в этой же программе.

Списанные канцтовары — документальное оформление в рб (расхождения бюджета)

 Чтобы правильно провести эту операцию, нужно ввести данные:

• наименование страховой компании;
• дата, в которую была отправлена продукция;
• номер телефонограммы о том, что был вызван отправитель, и число, в которое она была составлена;
• объем мест;
• как выглядит упаковка;
• единицы, в которых проводится измерение;
• номер паспорта.

Стоит отметить, что в договоре можно прописать другие бумаги, которые будут составляться в случае выявления отклонений.

Какие проводки должны быть

Сначала стоит определить, куда могли пойти материалы. В каждой организации таких путей много, всегда есть возможность списать их куда-то:

• в качестве основы для производства продукции;
• станет упаковкой для ГП;
• один из вспомогательных расходников для изготовления конечного продукта;
• способствует ликвидации вышедших из эксплуатации основных средств;
• используется администрацией в их деятельности;
• пригодился для строительства ОС.

В зависимости от того, на что было израсходовано какое-то количество ручек или шкафов, меняются данные проводок:

• Дт 20 – Кт 10 – когда сырье отправляется в производственный цех;
• Дт 25 – Кт 10 – материалы перешли в ремонтный отдел;
• Дт 26 – Кт 10 – бухгалтерия получила офисную бумагу;
• Дт 44 – Кт 10 – выдавалась тара для ГП;
• Дт 91-2 – Кт 10 – выделены канцтовары для ликвидации определенного основного средства;
• Дт 94 – Кт 10 – списывались недостающие (недостача) КТ.

Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров

Вся процедура заключается в нескольких последовательных действиях:

• Сначала покупается изделие, обязательно получается кассовый и товарный чеки.
• Составляется ПКО, без которого не получится оприходовать «канцелярку».
• Потом купленные вещи отправляются на склад или в отдельных случаях напрямую запросившему отделу. Если действия совершались через склад, то сначала оформляется  типовая ф. №4, потом выдается все по требованию-накладной с обязательной отметкой в ведомости.
• Последним действием жизни КТ на территории компании станет акт списания и отнесения на расходы предприятия. Помните, что документ можно составить в свободной форме, это не унифицированная бумага. Но лучше, если внутри фирмы будет составлен шаблон, по которому все будет происходить каждый раз.

Мы рассмотрели, как правильно списывать канцелярские товары, чтобы не вызывать вопросов у налоговой и корректно вести учет всех купленных КТ в организации. Это необходимо, чтобы не допускать ненужных потерь и издержек, ведь даже если кажется, что потраченная на канцелярию сумма минимальна, ее все равно нужно учитывать. Постепенно она накапливается и оказывается серьезной статьей расходов, поэтому советуем следить за ней.

Количество показов: 65279

Акт списания – образец его пригодится каждой компании для подтверждения материальных расходов в налоговом учете по налогу на прибыль. Наш образец акта списания материалов целесообразно использовать в тех случаях и на тех участках учета, когда правила документооборота в организации не предусматривают составления иных документов на перемещение или использование ТМЦ. Рассмотрим порядок заполнения документа и приведем его образец.

В каком порядке определяется величина материальных расходов?

В качестве даты осуществления большинства видов материальных расходов Налоговый кодекс (п. 2 ст. 272) предусматривает дату передачи в производство. При определении величины материальных расходов их сумма должна быть уменьшена на стоимость материалов, не использованных на конец месяца, то есть оставшихся в оперативном запасе на приобъектном или цеховом складе, на рабочих местах (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК РФ).

Об оценке материально-производственных запасов при их списании читайте в статье «Методы оценки материально-производственных запасов».

С 2021 года в бухгалтерском учете все организации обязаны отображать операции с ТМЦ в соответствии с ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Как учитывать списание запасов согласно ФСБУ 5/2019, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте как правильно отразить списание в бухгалтерском и налоговом учете.

Каким документом оформить передачу материалов в производство?

Традиционно для документального оформления передачи материалов в производство применяют самостоятельно разработанные или унифицированные формы: требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные на внутреннее перемещение и др. Эти документы составляются при передаче материалов в производство со склада.

Важно! С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. Положение о том, что хранить документы надо на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале. 

Если приобретенные материалы непосредственно поступают в подразделение или на приобъектный склад, минуя склад организации, составление документов на перемещение зачастую нецелесообразно. В этом случае документально подтвердить факт передачи и использования ТМЦ в производстве поможет акт на списание материалов.

Как подтвердить фактическое использование материалов?

При оценке материальных расходов можно применить инвентарные ведомости остатков материалов в производстве с указанием наименования, количества и стоимости материалов или другие подобные документы.

Как провести инвентаризацию МПЗ, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Взамен документированного результата пересчета остатков, а также в случае, если остатки отсутствуют и переданные материалы использованы в производственных целях полностью, удобно воспользоваться актом списания материалов.

Скачать бланк акта на списание материалов можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Акт о списании материальных запасов

Скачать

Составляем образец акта списания материалов

Образец акта списания содержит реквизиты, предусмотренные бухгалтерским законодательством. В акте нужно указать название вашей организации и подразделение (цех, отдел, участок), в деятельности которого использовались материалы. В отдельной графе указывается целевое назначение материалов.

Вы можете скачать образец акта по ссылке ниже:

Скачать образец акта списания

Наименование, цена и стоимость материалов вписываются в акт списания по образцу из первичного документа — накладной, товарного чека, счета-фактуры. Ссылку на этот документ, подтверждающий величину расходов, следует указать в последней графе списка материалов.

Документ может быть составлен за месяц, неделю, декаду или иной удобный для организации период в пределах месяца. Акт на списание материалов подписывают материально-ответственное лицо и руководитель подразделения. Списание санкционируется руководителем и главным бухгалтером организации.

Итоги

Акт на списание материалов подтверждает, что материалы не только переданы, но и использованы в производстве. Бланк акта на списание законодательно не утвержден. Вы можете разработать его самостоятельно или воспользоваться нашим образцом.

Любое списание объектов с бухгалтерского учёта предприятия необходимо сопровождать соответствующими документами и канцтовары не являются исключением. Акт на списание канцтоваров – это документ бухгалтерского учёта, подтверждающий списание объектов с учёта предприятия.

Файлы для скачивания:

Юридическое значение акта

Так как канцтовары поступают на учёт предприятия согласно сопровождающим их документам, списываться они должны соответственно. Канцелярские принадлежности, как и другие объекты на учёте предприятия, поставляются организации по договору поставки. В договоре указывается точно количество поставленных единиц канцелярских принадлежностей и сумма, которая была за это уплачена заказчиком. С этой суммы контрагенты платят налоги. Составление акта на списание позволит налоговому органу признать затраченные на них расходу целевыми.

В случае непризнания расходов потраченными именно на канцелярию, средства могут посчитать неучтёнными и доначислить предприятию налог на прибыль.

Что считается канцтоварами

Понятие «канцтовары» включает в себя довольно обширный перечень предметов. Если обобщить, то канцтовары – это все средства и приспособления, используемые в работе с документацией. Это могут быть пишущие средства (ручки, карандаши), различные крепления бумаги (скрепки, скобы для степлера), непосредственно сама бумага любого формата, канцелярские инструменты (калькулятор, дырокол и т.д.) и простейшая техника (калькулятор).

Как часто следует списывать канцтовары

Так как большая часть канцтоваров – это различного рода расходники, они имеют свойство заканчиваться или выходить из строя. Конечно, нецелесообразно будет составлять акт после каждого опустошения пачки бумаги или окончания запаса чернил в шариковой ручке. Организации списывают канцтовары большими партиями, накопившимися за определённый отчётный период. Частоту списывания определяет руководство каждой организации индивидуально, в зависимости от объёма закупаемых канцтоваров и скорости их расходования.

Как оформить перечень списываемых предметов

В списке канцтоваров на списании не следует выделять каждую ручку отдельной позицией. Для удобства ведения учёта канцтовары объединяют в обобщённые по общему признаку и примерной стоимости одной единицы товара. Например, категория «пишущие средства» будет включать в себя шариковые ручки, карандаши и т.д. После объединения канцелярских принадлежностей в категории можно приступить к составлению акта их списания.

Процедура списания

Процесс списания начинается с распоряжения руководителя организации о назначении комиссии по списанию канцтоваров. В комиссию должны входить не менее двух человек, сотрудников предприятия. Рабочая группа занимается составлением исчерпывающего перечня списываемых канцелярских принадлежностей и подтверждает факт их списания. Документ заверяется их подписями.

Форма документа

Закон “О бухучёте” не обязывает организации составлять акт в какой-то конкретной форме. Предприятия вправе разработать форму документа самостоятельно или же при каждом списании составлять акт «с нуля». Так как списание канцтоваров происходит довольно части, организациям рекомендуется разработать собственную форму, соблюдая общие требования к документам учёта.

Разработанная форма утверждается руководителей предприятия и может быть использована в документообороте организации. В силу большого объёма данных в документе не рекомендуется составлять его от руки.

Пошаговая инструкция по составлению акта на списание канцтоваров

Поэтапно разберём процесс составления и заполнения документа.

Ниже по документу следует его вводная часть. Здесь указывается дата составления документа, населённый пункт и полное наименование организации, производящей списание. Следом вносим информацию о назначении комиссии соответствующим приказом директора организации. Указываем реквизиты приказа и ФИО директора. Далее отмечаем всех членов комиссии, указывая их должность в организации и ФИО. После указываем причину списания товаров (товары были израсходованы). Также следует обязательно указать период, за который списываются товары. Это важно для грамотного ведения бухгалтерского учёта. Нельзя допустить того, чтобы один товар был списан дважды.

Так должна выглядеть эта часть документа:

Следующей частью документа будет его основная часть. Этот блок официальной бумаги выполняется в виде таблицы. Таблица должна содержать всю важную для бухгалтерского учёта информацию. Указываем наименование списываемого канцтовара, количество списываемых единиц, закупочную стоимость товара и итоговую сумму. Под таблицей дублируем итоговую сумму текстом. Такая предосторожность позволит избежать неприятной опечатки в документе. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой в случае возникновения расхождений между ними.

Так должна выглядеть готовая таблица:

Всего списано канцтоваров на общую сумму: две тысячи двести пятьдесят рублей.

Далее члены комиссии подтверждают целесообразность списания и удостоверяют этот факт своими подписями.

После заверения официальной бумаги автографами документ может быть передан в бухгалтерию. Подписанный акт будет служить основанием для списания средств с баланса организации.