Добавить в «Нужное»
Акт на списание трудовых книжек. Образец
Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.
Скачать образец акта на списание трудовых книжек
Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа
Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.
Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.
Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.
Списание трудовых книжек
Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.
Причинами списания, в частности, могут быть:
- порча бланка трудовой книжки;
- порча вкладыша в трудовую книжку.
Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.
Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.
Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.
Порядок списания:
Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.
Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.
Порядок уничтожения:
Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
Проводки по списанию трудовых книжек
Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.
Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:
- Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
- Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
- Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).
При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).
Кадры
Инструкция: оформляем акт об уничтожении испорченной трудовой книжки
Как списать испорченную трудовую книжку:
- Организовать инвентаризационную комиссию.
- Провести инвентаризацию документов и выявить те, которые необходимо утилизировать.
- Создать комиссию по утилизации.
- Составить акт об уничтожении.
- Физически уничтожить списанные единицы.
Причины для списания
Трудовые книжки, как документы строгой отчетности, хранятся у работодателя весь период трудоустройства работника. Работодатель обязан заботиться об их сохранности, их правильном ведении и своевременном заполнении. Порядок работы с рабочими документами сотрудников описан в правилах, утвержденных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003.
Учету подлежат не только бумаги действующих сотрудников, но и пустые бланки и вкладыши к ним, которые имеются в компании.
Рабочие документы сотрудников и неиспользованные бланки уничтожаются работодателем в таких случаях:
- испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат утилизации в соответствии с п. 42 правил;
- утилизируются сильно поврежденные стихийными бедствиями и чрезвычайными ситуациями бумаги;
- невостребованные документы бывших сотрудников утилизируются по истечении срока их хранения. В соответствии с п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, такие документы хранятся 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет — если до этой даты.
Как списать
Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.
Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.
Кто составляет акт о списании
Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:
- выявить подлежащие уничтожению бумаги;
- убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
- составить акт и подписать его;
- осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.
Составляем акт о списании
У акта об уничтожении бланка трудовой книжки или о списании другого документа нет утвержденного унифицированного бланка. Каждая организация разрабатывает его в удобной ей форме. В тексте следует указать:
- наименование организации, в которой происходит списание и уничтожение;
- наименование документа;
- реквизиты: дата и место издания;
- перечень членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей каждого;
- Ф.И.О. и должность председателя комиссии;
- перечень документов, подлежащих уничтожению, с указанием их серии и номера формуляра. Из каждой уничтоженной единицы вырезается серия и номер и вклеивается в акт;
- причину уничтожения каждой единицы;
- период, в течение которого произошла порча;
- дату и способ уничтожения.
В заключении все члены подписывают акт, утверждая тем самым подлинность сведений, изложенных в тексте.
УТВЕРЖДАЮ
Директор
ФГБУ «АЛЛЮР»
Иванов И.И.
АКТ
Об уничтожении испорченных
бланков трудовых книжек и вкладышей в них
26 февраля 2020 года г. Санкт-Петербург
Комиссия в составе:
- председателя комиссии — начальника отдела кадров Петровой П.П.;
- членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.
Составила настоящий акт о том, что в период с 27.01.2020 по 26.02.2020 в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Аллюр» были испорчены следующие бланки:
- трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III № 123456), причина порчи — неправильное заполнение;
- вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ № 789098), причина порчи — неправильное заполнение.
В связи с чем 26.02.2020 указанные бланки были уничтожены путем измельчения с помощью шредера.
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.
| Председатель комиссии | _______________ | /Петрова П.П. |
| Члены комиссии | _______________ | /Сидорова С.С. |
| _______________ | /Спиридонова С.С. |
Как происходит утилизация
Утилизация производится способом, не позволяющим в дальнейшем восстановить содержание бумаги. Способов два:
- сжигание в закрытой печи, такой способ позволит не допустить оставления несгоревших фрагментов, в отличие от открытого уличного огня;
- шредирование — измельчение в специальном приборе. Не все компании имеют в своем распоряжении такую технику, поэтому для утилизации таким способом привлекают специализированные организации.
Об авторе статьи
Гольцова Полина
юрист, специалист по госзакупкам
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Заявление об отказе от трудовой книжки — это новый документ, который нужен при переходе на электронный учет сведений о профессиональной занятости. С помощью такого обращения работник или сохраняет бумажный формат или переходит только на электронную трудкнижку.
26 марта 2020
Уведомление работника об изменении условий трудового договора — это документ, с которым работодатель обязан ознакомить подчиненного в случае корректировки заключенного с ним соглашения. Обязательной формы нет, но если при составлении упустить важные детали, сотрудник обратится в суд, и организацию оштрафуют.
11 апреля 2020
Запись в трудовую книжку о повышении квалификации — это информация о дополнительном обучении сотрудника. Ее делает работодатель на основании подтверждающих документов.
12 мая 2020
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:
- Обратиться в ту организацию, которая забыла внести информацию, с требованием дописать ее либо выдать подтверждающие бумаги.
- Предоставить подтверждение текущему работодателю и попросить внести сведения.
- Данные добавить в конце существующего списка.
18 июня 2020
Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций?
Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).
Многие работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки, поэтому в процессе работы часто сталкиваются с необходимостью оформить новую трудовую книжку или вкладыш в нее. А при заполнении порой случаются ошибки и прочие неприятности. В п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н 1, указано, что испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Рассмотрим последовательно, как применять на практике данную норму, каких ошибок надо избегать и как быть, если все-таки их допустили.
Что считать испорченным бланком
Для начала напомним, что считается испорченным бланком. Прежде всего это бланки трудовой книжки или вкладыша в нее 2, в которых допущены ошибки при заполнении титульного листа:
- в сведениях о работнике (имя, фамилия, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- указана неверная дата заполнения;
- подпись поставлена не на своем месте (работник расписался в графе для подписи кадровика или наоборот);
- поставлена неправильная печать.
В Порядке установлены правила для внесения изменений и дополнений в сведения на титульном листе, но применяются они для трудовой книжки (вкладыша), т.е. для «готового» документа. А на этапе первичного заполнения мы пока имеем дело с бланком, своеобразным «проектом» документа. Поэтому при допущении ошибки на начальном этапе берем другой (чистый) бланк и делаем вторую попытку. А порченный придется уничтожить.
Бланк трудовой книжки или вкладыша может испортиться и до этапа первоначального заполнения. Это, конечно, маловероятно, т.к. такие бланки должны храниться как документы строгой отчетности: обычно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность 3. Что может произойти с бланком в сейфе? Ничего. А вот по пути от сейфа до рабочего стола или непосредственно перед заполнением (пока бланк «приобретает температуру стола» 🙂 – может. По пути можно столкнуться с коллегой, у которого в руках оказался стаканчик с кофе, по «закону подлости» угодивший прямо на бланк. На него может пролиться штемпельная краска и пр. Нелепая случайность – и бланк безвозвратно испорчен. Уничтожать такие бланки будем в том же порядке, что и испорченные при заполнении.
Акт о списании трудовых книжек – документ, подтверждающий уничтожение и снятие с учета бланка строгой отчетности. Он является основным этапом процедуры избавления от испорченного формуляра.
Когда списать
Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности — порядок учета, хранения, заполнения и списание их регламентированы законодательством. В частности, п. 42 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 гласит, что испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Такая необходимость возникает в следующих случаях:
- Внесены недостоверные сведения на титульном листе при первичном заполнении. Текущий порядок позволяет дополнять или изменять сведения о фамилии, имени, отчестве, профессии, образовании владельца ТК, но на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, о перемене имени, диплом и т. п.). Если же при первичном заполнении ТК или вкладыша в личных данных допущена ошибка, ее не исправляют, а бланк списывают как испорченный и потом уничтожают.
- Документы физически пострадали в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц или просто небрежности кадровика. Естественно, залитые, обугленные, обгрызенные, с отсутствующими страницами бланки использовать нельзя, необходимо закупить новые. Более того, если пострадали уже заполненные формуляры, их списывают и уничтожают, а сотрудникам заводят дубликаты в предусмотренном законодательством порядке.
- Документы рассыпаются в руках от ветхости (редко, но все-таки случается и так). Порядок действий кадровика при таких случаях не регламентирован, но наиболее логичным представляется завести дубликат (при наличии у работника подтверждающих стаж документов).
- Изменилась форма или способ ведения ТК. С внедрением ЭТК проблема уничтожения и списания неиспользованных, но закупленных бланков встанет перед всеми работодателями.
Как списать
Просто выкинуть негодные документы не получится — они номерные, подотчетные, да и содержат персональные данные работников. Заполнение трудовой книжки при испорченном бланке тоже недопустимо. Значит, их необходимо списывать и уничтожать, но соблюдая определенный алгоритм.
Оцениваем ситуацию
Перед тем, как списать испорченную трудовую книжку, собирается специальная комиссия, не менее чем из трех членов. Обычно в нее включается директор или его заместитель, главный бухгалтер и специалист по кадрам или другое лицо, в чьи обязанности входит ведение ТК. Основная задача комиссии — провести инвентаризацию бланков, оценить целесообразность и правомерность списания и наблюдать за правильностью уничтожения. Периодичность сбора комиссии устанавливается в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия и наличия документов для списания и уничтожения.
Составляем акт
По результатам работы комиссии составляется специальный акт, в котором обязательно отражаются следующие моменты:
- реквизиты организации;
- состав комиссии;
- количество, серии и номера бланков на списание и уничтожение и причины их изъятия;
- подписи всех членов комиссии.
Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому организация вправе вносить в него и другие сведения.
Общество с ограниченной ответственностью
«Дельта»
АКТ
о списании бланков трудовых книжек
| г. Новосибирск | 12 марта 2020 г. |
Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:
1. За период с 01 января 2020 по 12 марта 2020 г. специалистом по кадрам Воробьевой Ж. С. испорчены вследствие совершения большого количества ошибок при заполнении следующие бланки трудовых книжек:
- ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.
2. Балансовая стоимость вышеозначенных бланков составляет 320 руб за 1 шт. Итого – 1280 руб.
Комиссией определена непригодность бланков к дальнейшему использованию и предложено списать их с баланса ООО «Дельта» с последующим уничтожением путем измельчения в бумагорезательной машине.
Подписи членов комиссии
| Председатель комиссии: | Синицын | генеральный директор М.М. Синицын |
| Члены комиссии: | Птичкина | главный бухгалтер А.А. Птичкина |
| Воробьева | специалист по кадрам Ж.С. Воробьева |
Проводим списание
Так как бланки ТК являются материальной ценностью, все действия с ними отражаются в бухгалтерском учете. Минфин рекомендует предприятиям учитывать их как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006. Используются следующие проводки:
| Проводка | Содержание | |
|---|---|---|
| Дт 006 | Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО | |
| Дт 91 | Кт 60 | Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя |
| ДТ 19 | Кт 60 | Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров ТК |
| Кт 006 | Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам | |
| Дт 73 | Кт 91 | Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки |
| Дт 91 | Кт 68 | При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС |
| Дт 50 | Кт 73 | Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником |
Уничтожаем
Помимо списания формуляров ТК, следует и физически их уничтожить. Как и любые важные документы, они уничтожаются несколькими способами:
- сжигаются (в настоящее время, в связи с ужесточением правил пожарной безопасности на предприятиях, этот способ уходит в прошлое);
- измельчаются в шредере либо ножницами — резать их необходимо на кусочки такого размера, чтобы прочтение и восстановление документа было невозможным;
- передаются для уничтожения в специализированные организации.
При использовании любого из способов уничтожения оформляется документ, в котором отражают: кем, как, когда и в каком количестве были ликвидированы ненужные бланки. Выглядит он так:
Общество с ограниченной ответственностью
«Дельта»
АКТ
об уничтожении бланка трудовой книжки
| г. Новосибирск | 12 марта 2020 г. |
Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:
12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки трудовых книжек:
- ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
- ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.
Всего уничтожены 4 (четыре) бланка.
Подписи членов комиссии
| Председатель комиссии: | Синицын | генеральный директор М.М. Синицын |
| Члены комиссии: | Птичкина | главный бухгалтер А.А. Птичкина |
| Воробьева | специалист по кадрам Ж.С. Воробьева |
Заметим, что вкладыши учитываются, как и сами ТК, поэтому и акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку составляется аналогичным образом.
Общество с ограниченной ответственностью
«Дельта»
АКТ
об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку
| г. Новосибирск | 12 марта 2020 г. |
Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:
12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки вкладышей в трудовую книжку:
- Вкладыш серия ВТ-I №123456 — 1 шт.
- Вкладыш серия ВТ-I №123457 — 1 шт.
Всего уничтожены 2 (два) бланка.
Подписи членов комиссии
| Председатель комиссии: | Синицын | генеральный директор М.М. Синицын |
| Члены комиссии: | Птичкина | главный бухгалтер А.А. Птичкина |
| Воробьева | специалист по кадрам Ж.С. Воробьева |
После измельчения или уничтожения формуляров иным способом соответствующая запись вносится и в приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек.
Заполняют ее следующим образом:
- графа 1 — порядковый номер записи;
- графы 2–4 — дата внесения записи;
- графа 5 — Ф.И.О. ответственного лица (председателя комиссии по списанию);
- графа 6 — реквизиты акта уничтожения;
- графы 10–11 — количество, серии и номера испорченных и уничтоженных документов;
- графа 12 — стоимость формуляров.
Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – это официальная бумага, подтверждающая, что списанные документы сотрудников были фактически уничтожены без возможности восстановления. Процедура всегда сопровождается составлением соответствующей документации.
Файлы для скачивания:
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это важнейший документ для каждого работника, содержащий информацию о его трудовой жизни: места работы, трудовой стаж, причины увольнения. По общему правилу бланк вместе со вкладышами должен храниться у работодателя в течение всего времени работы на предприятии и выдаваться в последний рабочий день с проставленными отметками вместе со всеми причитающимися выплатами.
Списание трудовых
Физически уничтожить можно лишь уже списанные трудовые книжки. В силу того, что официальная бумага относится к бланкам строгой отчётности, списать её без причины не представляется возможным. Поводов может быть всего два: деформация и внесение ошибочной записи. Исправлять отметки в трудовой нельзя. Под деформацией понимаются физическое повреждение бланка, вызванное намоканием, обгоранием или отрывом. В любом случае деформированная трудовая подлежит списанию и дальнейшему уничтожению.
Ответственный за трудовые книжки
За каждый отдельно взятый вид бланков строгой отчётности назначается ответственное лицо. За чеки ответственность несёт, как правило, главбух, а за трудовые – начальник кадровой службы. Если будет установлено, что бланки были массово испорчены по его вине, работодатель получит возможность применить к сотруднику дисциплинарное взыскание. В дополнительном соглашении к трудовому договору ответственного лица прописано, что оно должно обеспечивать сохранность бланков и вести их должным образом.
Процедура
Процедура списания и уничтожения всегда имеет должное документальное сопровождение. Руководитель организации своим распоряжением назначает специальную комиссию. В теории оформить процесс можно одной официальной бумагой – актом о списании и уничтожении трудовых, однако на практике обычно это две различные процедуры. Кадровый состав выбирает лично директор из своих подчинённых, ориентируясь на опыт работы и квалификацию. По общему правилу должность члена комиссии не играет никакой практической роли.
Необходимо учесть, что члены комиссии несут ответственность за выполняемые ими действия. Если акт будет заверен подписями, а бланк фактически не уничтожен, ответственности перед руководителем избежать не выйдет.
Способы уничтожения
Существует несколько способов уничтожения списанных бланков строгой отчётности: сожжение, измельчение при помощи шредера или разрезание на мелкие кусочки острыми ножницами. Последний метод актуален только в случае, когда уничтожить требуется несколько трудовых. Если повреждение бланков носит массовый характер, использование ножниц видится нецелесообразным.
Также имеется возможность воспользоваться помощью второй стороны. Контрагент, действуя в рамках заключённого договора, уничтожит бланки за определённую плату.
Что отражается в официальной бумаге
Сложившейся на сегодняшний день практикой сформирован вполне конкретный перечень положений, которые необходимо отразить в акте об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Речь идёт о следующих моментах:
- ссылка на приказ руководителя об уничтожении;
- перечисление кадрового состава комиссии;
- ссылка на акт о списании трудовых книжек и вкладышей;
- описание процесса уничтожения с обозначением выбранного способа;
- утверждение факта о невозможности восстановления бланков.
Форма документа
В настоящий момент все официальные бумаги, регулирующие трудовые правоотношения, могут быть составлены в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не является исключением.
Отметим, что свободная форма документа также предъявляет определённые требования к его содержанию, а именно:
- деловой стиль языка;
- соблюдение чёткой структуры (реквизиты, основная часть и подписи ответственных лиц);
- наличие ссылок на иные нормативные акты;
- обозначение реквизитов (дата, место, уникальный номер).
Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения коллег и с оглядкой на требования руководства. По общему правилу способ изложения содержания не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги.
Объясняем, как правильно составить акт
Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на четыре составных части: реквизиты, сведения о составе комиссии, данные о процедуре уничтожения и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения на предприятии, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Ниже по документу со ссылкой на приказ руководителя (дата, номер) перечисляем кадровый состав комиссии, указывая ФИО и должности согласно штатному расписанию фирмы всех её членов. Следующим шагом со ссылкой на акт о списании трудовых книжек перечисляем, какие именно бланки были уничтожены. Допускается оформить этот блок в виде таблицы. В качестве резюме подытоживаем общее количество. Затем указываем метод, которым воспользовались члены комиссии, утверждаем факт невозможности восстановления бланков и вкладышей.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями всех без исключения членов комиссии. Каждый автограф должен быть обязательно расшифрован. Итоговый вариант председатель комиссии предоставляет руководителю в качестве отчёта о проделанной работе.
