Как составить акт недостачи денег

Недостача является одной из самых популярных проблем в торговле. Причины появления расхождений могут быть разными: от неправильных расчетов до мошеннических действий персонала. Разберемся в правилах и порядке проведения ревизии наличных в кассе, расскажем, как найти истину и что делать при возникновении недостачи.

Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила

Ревизия кассы может быть плановой и внезапной.

Плановая проводится в случаях, перечисленных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Минфина, в частности п. 15 Методических указаний № 49:

― при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия,

при передаче имущества организации в аренду или его купле-продаже,

― при подготовке годового бухгалтерского отчета,

― при смене материально ответственных лиц,

― при вскрывшемся факте обнаружения недостачи,

― при наступлении последствий форс-мажора, повлекшего за собой утрату или порчу материальных ценностей.

О плановой инвентаризации обычно бывает всем заранее известно. К ней готовятся и стараются, чтобы все сошлось копейка в копейку. Оно и понятно. И хорошо, если собственник бизнеса обоснованно уверен в порядочности и внимательности кассира.

А вот если есть повод подозревать, что может быть выявлена нехватка кассовой наличности, то без дополнительных внеплановых проверок не обойтись.

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии?

Здесь опять же нет жестких правил отбора людей в состав комиссии. Главное, чтобы их список был закреплен соответствующим приказом. Для проведения регулярных ревизий может быть создана постоянно действующая в одном и том же составе комиссия.

Проверяемый работник вправе присутствовать при инвентаризации и следить за ходом проверки, но не может входить в состав инвентаризационной комиссии и быть допущен к проведению ревизии.

Выявлена недостача. Что дальше?

По факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств в кассе расчетному остатку составляется акт. Под ним ставят свои подписи члены инвентаризационной комиссии и кассир.

А также проводится расследование – внутреннее или с привлечением сотрудников полиции – для выяснения степени вины кассира.

Какие тут могут быть нюансы? Давайте разбираться.

Кассир – материально ответственное лицо. На него возложена обязанность не только точно рассчитываться с покупателями. Он также должен соблюдать установленную в компании кассовую дисциплину,например, вовремя убирать деньги в сейф.

То есть ответственность за недостачу наступает не только в случае совершения кражи самим кассиром. Халатность, приведшая к безвозвратным потерям – это тоже серьезный проступок. Соответственно, вполне вероятно, что кассир обязан будет возместить работодателю материальные потери, если, например, его невнимательность облегчила вору задачу.

К тому же в таком случае возникает вопрос, не было ли у кассира с вором предварительного сговора. Если был, то это уже не просто халатность, а соучастие в краже, за которое сотрудник может понести уголовную ответственность.

При установленном факте присутствия вины кассира также учитывается объем нанесенного ущерба и прочие обстоятельства. При добровольном возмещении сотрудником украденной суммы вопрос может быть решен мирно. Если же кассир отказывается возместить работодателю убытки, то придется обращаться в суд. И лучше с этим не тянуть. Срок подачи искового заявления ограничен 12 месяцами с момента выявления недостачи на кассе.

Но есть разница между кражей (тайным присвоением) денег, не убранных кассиром в сейф, и ограблением кассы с применением угроз или физической силы. Если сговора со злоумышленником не было, то сотрудник магазина не несет ответственности за утрату денег. Защищать хозяйское добро, рискуя собственной жизнью, кассир не обязан.

Также кассир не должен нести ответственность в случае

➢ естественной убыли товара (срезы, усыхание)

➢ уничтожения товара тайфуном, наводнением, цунами, пожаром (если он возник не по вине продавца) и т.п.;

➢ ошибок со стороны поставщика (при приемке товара не всегда есть объективная возможность все пересчитать или тем более перевзвесить – это надо учитывать и по возможности продумать способы предупреждения подобных ошибок);

➢ воровства товаров покупателями (видеокамеры в торговом зале помогут решить эту проблему).

Причинами недостачи также могут оказаться:

• некорректный подсчет суммы и остатков(такое часто встречается, если учет ведется вручную);

• пересортица (присутствие недостающего одного наименования товара и, одновременно, излишек этого же наименования товара, отличающийся брендом, другим сортом, разновидностью, артикулом, расцветкой, товарно-материальной ценностью и так далее);

• неправильные цены (не налаженный контроль за ценообразованием в магазине).

Порядок взыскания недостачи денежных средств в кассе

1. Получение от кассира объяснительной о причинах недостачи.

2. Издание руководителем или собственником компании приказа о возмещении.

3. Внесение кассиром денег в кассу или списание их с очередной зарплаты.

Факт недостачи фиксируется в акте инвентаризации. Письменные объяснительные кассиры в этом случае могут представить как на обратной стороне акта ИНВ-15, так и в свободной форме на отдельном листе.

Главное, в данном документе фиксируются

• название организации

• ФИО руководителя – получателя объяснительной

• дата выявления недостачи

• причины недостачи

• ФИО кассира и его подпись

Скачать образец бланка форма ИНВ-15 в формате Word и Excel:
Скачать	Скачать

Если кассир отказывается писать объяснительную, то составляют акт об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе. Кассир должен подписать его. Если и это он делать отказывается, то это тоже фиксируют в акте с подписями двух свидетелей.

Скачать образец акта об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе
в формате Word

Важно: размер удержаний не может быть больше 20 % от зарплаты!

Самый простой вариант возмещения ущерба – это добровольное внесение кассиром в кассу суммы выявленной недостачи. Обычно это происходит, если сумма недостачи ТМЦ невелика и ответственность кассира не вызывает сомнений.

При отказе от добровольного возмещения небольшой суммы недостачи работодатель вправе удержать ее в бесспорном порядке. Для взыскания составляется соответствующий приказ.

Но часто сумма недостачи превышает 20 % от зарплаты. Что делать в этом случае? Вариантов может быть несколько.

1. Вопрос решается через суд, а кассир возмещает недостачу, недополучая 20 % своей зарплаты до тех пор, пока вся сумма недостачи не будет покрыта.

2. Работодатель увольняет кассира, а его дальнейшую судьбу решает суд с учетом всех обстоятельств дела. На виновного может быть наложен денежный штраф, а также он может быть привлечен к исправительным работам до 180 часов или понести наказание в виде лишения свободы на срок до 2 лет.

3. Но также работодатель имеет право отказаться от материальной компенсации ущерба и ограничиться выговором, если сочтет такую меру допустимой в конкретном случае.

То есть способ компенсации определяется индивидуально. И каждому действию соответствуют определенные проводки в бухгалтерском учете.

Обратите внимание: увольнение за воровство, мошенничество или соучастие в противоправных действиях возможно в том случае, если вина сотрудника доказана. Надо понимать, что подозреваемый и осужденный – не одно и то же.

Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно

Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.

Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.

Если работника освободили от возмещения недостачи

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.

Если кассир не виноват в недостаче

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.

А что, если денег в кассе больше, чем должно быть?

Не спешите радоваться незапланированной прибыли! Вполне вероятно, к такому результату привели ошибки в кассовых операциях. И еще неизвестно, чем это в итоге может окунуться – появлением на пороге магазина обиженных покупателей или судебным иском. В общем, любое несоответствие фактических кассовых остатков расчетным – это повод, прежде всего, для проведения внутреннего расследования. Из ниоткуда деньги в кассе не появляются.

Сложно? Да, расслабляться предпринимателям не приходится. Пока заполнишь все бланки отчетности и наведешь порядок в ворохе кассовых ордеров, семь потов сойдет. Но есть простой и изящный способ сделать жизнь владельца и руководителя бизнеса на порядок легче и приятнее – это автоматизация магазина.

Онлайн-касса для контроля правильности ведения кассовых операций

Тому, кто изобрел это чудо цифровой мысли, предприниматели с радостью оплатят самое лучшее место в раю. Онлайн-касса Лайтбокс с товароучетной программой – это, по сути, агент руководителя, встроенный в рабочее место кассира. В любой момент вы можете узнать, что происходит:

― когда открылись и закрылись смены в каждом магазине,

― какие были продажи и возвраты,

― когда и сколько денег было выдано из кассы,

― отмены чека, удаленные товары, историю по перезапускам кассы.

Вся информация доступна с любого устройства с выходом в Интернет.

Заметили что-то подозрительное? В любой момент можете нагрянуть в магазин, моментально получить кассовый отчет об объеме выручки и сумме наличных в кассе. Проверка займет минимум времени. И шансы схватить нечистого на руку кассира за ту самую руку по горячим следам максимально высоки.

Продать товар по “своей” цене у кассира тоже не получится:он заносит в чек товар уже с ценой из базы. Еще в кассе можно настроить запреты на редактирование (например, удаление позиции в чеке) кассиром и выдать его сотруднику с правами доступа “Администратора”.

Частые инвентаризации, тайные покупатели, охранники (которые могут входить в сговор с кассирами), видеокамеры рядом с кассами… Все это не дает заметного результата, если сама касса не фиксирует каждое действие продавца. Причем не только дату проведения той или иной кассовой операции, но и ее точное время.

С онлайн-кассой Лайтбокс все, как на ладони. Контроль кассира в магазине становится тотальным и моментальным. А при проведении инвентаризации касса мгновенно произведет все вычисления и выдаст цифры, необходимые для заполнения актов ревизии. Вам останется только пересчитать наличность.

Истории предпринимателей

Дата публикации: 20.04.2021

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

Алгоритм:

• Проверка.
• Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
• Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
• Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

• форма ИНВ-19;
• единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

• когда произошло происшествие;
• подробное описание события — что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
• последовательность собственных действий — попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

• сотрудник виновен;
• невиновен;
• требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

• краткое описание ситуации;
• участвующие лица;
• постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого — нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

• Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
• Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
• Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
• Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность — поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как «Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Количество показов: 44384

Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы

Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.

Поладить с деньгами