Как составить акт несоответствия документов

Особенности приемки и оповещения поставщика

При приемке товарно-материальных ценностей, которые были доставлены от поставщика, сотрудник компании-покупателя, ответственный за проверку товара, обязан оценить его соответствие сопроводительным документам.

В частности, он должен проверить количество полученного товара, его комплектность, качество и иные характеристики, зафиксированные в договоре поставки и/или сопроводительных документах.

Конкретные условия приемки товаров, порядок его осмотра и проверки должны быть закреплены в соглашении сторон сделки. Дополнительно должны быть указаны сотрудники со стороны покупателя и продавца, ответственные за приемку ТМЦ.

Если перечисленные данные не будут определены договором, то покупатель обязан осмотреть товары в срок, закрепленный законодательно или принятый обычаями делового оборота.

Если при приемке будут выявлены отклонения, то покупатель обязан известить продавца о выявленных недостатках.

Законодательно срок извещения представителя поставщика не определен, однако стороны могут зафиксировать его в договоре.

Согласованный период уведомления может быть учтен судом при разбирательствах: на основании этих данных суд определит, надлежащим ли образом был уведомлен поставщик.

Пропуск согласованного срока со стороны покупателя является нарушением порядка приемки товаров. В этом случае покупатель не сможет обосновать претензии по качеству товара со ссылкой на документацию, составленную в ходе такой приемки.

Если срок уведомления продавца о выявленных недостатках товара в договоре не закреплен, то проинформировать его нужно незамедлительно. То есть сообщить нужно сразу же, как только представится возможность. Если дело дойдет до суда, то соблюдение срока оповещения будет оценивать суд.

После направления продавцу сведений о выявленной некомплектности или других недостатках, покупатель обязан составить акт о несоответствии товара. На основании этого акта он сможет потребовать возврата денег, замены несоответствующих товаров или иной компенсации.

Сервис МойСклад — это все возможности управления торговлей в одном месте: кассовое приложение, товароучетная система, CRM, интеграция с бухгалтерскими программами и многое другое.

Составление акта несоответствия

Форма акта о выявленных недостатках товаров утверждается в соглашении о купле-продаже товаров. Как правило, формы документов, связанных с поставкой товаров, составляют одно или несколько приложений к тексту договора. Это может быть самостоятельно разработанная форма или типовой акт ТОРГ-2 (для импортируемых товаров — ТОРГ-3).

Готовые шаблоны документов — на сайте сервиса МойСклад

Независимо от выбранной формы документа, акт должен быть составлен комиссионно. То есть для фиксации нарушений условий поставки должна быть создана специальная комиссия.

Перечень лиц, которые вправе участвовать в приемке и оценке качества поставляемых ТМЦ, определяется в договоре. В нем необходимо заполнить должности уполномоченных лиц и список документов, которые будут подтверждать полномочия этих лиц.

Иногда заранее невозможно определить, кто именно будет принимать товар. Тогда в договор вносят общее условие, что представитель покупателя, который отвечает за приемку товара, должен действовать на основании доверенности или иных документов.

В состав комиссии, фиксирующей недостатки, включается один или несколько представителей поставщика и/или перевозчика.

В договоре поставки можно зафиксировать порядок вызова сотрудника, компании, отгрузившей товары, чтобы он задокументировал претензии принимающей стороны.

При наличии специальных условий в соглашении стороны могут привлечь независимого эксперта или иных представителей, компетентных в оценке поставляемых товаров.

Содержание акта

Документ, отражающий несоответствие качества поставляемых товаров условиям поставки, должен содержать сведения о поставке ТМЦ, выявленных расхождениях, а также — информацию о приемке.

В шапке документа указывают заголовок акта, его номер, дата и место составления.

Общие сведения о поставке

В первой части документа приводится полный состав комиссии, которая делает приемку. Указываются должность, полное имя и документ, подтверждающий полномочия, по каждому приемщику.

По каждому сотруднику заполняется, чью сторону — покупателя или продавца — он представляет.

Дополнительно в этой части акта заполняются:

• реквизиты договора поставки;
• сведения о наименовании полученных товаров;
• данные о товарной накладной, по которой проходила сделка.

В этой же части записываются общие сведения обо всех участниках сделки: грузоотправителе, производителе, поставщике, страховщике, перевозчике.

Нужно заполнить даты и время всех этапов доставки и приемки товаров:

• прибытие транспорта на место разгрузки;
• вскрытие автофургона;
• доставка ТМЦ на склад покупателя;
• начало и окончание разгрузки и приемки.

Если в процессе приемки или других этапов были остановки — их время начала и окончания также фиксируется в акте.

Сведения о расхождениях

Сначала нужно привести сведения из сопроводительных транспортных документов, то есть информацию о том, в каком виде и в какой комплектации груз был отправлен поставщиком:

• сведения об опломбировании груза и состоянии пломб;
• сведения о количестве занятых мест, виде упаковки, наименование товара, единицы измерения и массу брутто по документам.

Дополнительно приводится полный перечень товаров с указанием единиц измерения, сорта, количества, цены и полной стоимости. При необходимости заполняются сведения об условиях хранения, состоянии тары и упаковки.

Далее — приводится таблица с фактическими показателями полученных товаров.

Информация детализируется аналогично сопроводительным документам. Заполняется код, наименование товара, сорт, количество, цена и стоимость. Описывается объем брака и фиксируются отклонения в виде недостачи, излишков или пересорта.

Также необходимо указать метод определения количества товара. Если оценка проводилась путем взвешивания — привести сведения об исправности весоизмерительных приборов.

Заключение и подписи сторон

В заключительной части акта несоответствия приводится заключение комиссии и подробное описание выявленных дефектов — характер недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака или боя. Также заполняется мнение комиссии о причинах выявленных недостатков.

Все заполненные в документе данные визируются подписями всех участников приемки. При наличии экспертного заключения или иных документов, подтверждающих информацию в акте, они прикладываются в виде приложений.

МойСклад — все, что нужно для бизнеса, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики.

Направление акта поставщику

Акт необходимо сформировать в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику. При этом срок отправки документов закон не устанавливает, его можно зафиксировать в договоре.

При отсутствии этой информации, акт несоответствия товаров желательно направить незамедлительно, аналогично уведомлению о выявленных недостатках.

Сформированный акт является основанием для предъявления претензий к поставщику или перевозчику. Кроме того, он является первичным документом для отражения недостачи в бухгалтерском учете. Дальнейшие шаги покупателя соответствует типовой схеме документооборота по выставленным претензиям.

Стороны сделки могут договориться о любых способах возмещения ущерба: денежная компенсация, повторная поставка, взаимозачет задолженности и прочих. Важно все договоренности фиксировать в виде дополнительного соглашения к договору поставки или иным доступным способом.