Акт несоответствия поставленного товара — как его составить, если обнаруживается, что заказанный товар пришел не в том количестве или качестве, в котором должен был поступить согласно приходным документам, заявкам, договору или спецификации? Такие случаи нередки в любой сфере деятельности. Разберем этот вопрос подробнее в нашей статье.
В каких случаях необходимо составить акт несоответствия поставленного товара
При приемке товара ответственное лицо обязано проверить его соответствие сопроводительным документам. Встречаются недовес, недостача, пересортица; товар может оказаться не того качества, которое ожидалось, частично или полностью потерять свои свойства.
При выявлении отклонений, согласно ст. 513 ГК РФ, необходимо сразу поставить в известность поставщика. Далее требуется составить акт о несоответствии товара. Покупатель может потребовать возврата денег, замены несоответствующего товара. Для составления акта назначается комиссия.
В каких случаях можно односторонне расторгнуть договор поставки без суда, а в каких необходимо обращаться в суд, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Как составить акт о несоответствии поставленного товара
Для отражения несоответствия по товару отечественного производства предусмотрена унифицированная форма ТОРГ-2, а по импортным товарам — ТОРГ-3.
Использование унифицированных форм стало необязательным с 01.01.2013 года. Можно применять бланки, разработанные предприятием. Основное условие – наличие в них обязательных реквизитов. Какие реквизиты являются обязательными, установлено ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалетрском учете”. Новый стандарт применяется с 01.01.2022 года, кроме одной нормы об обязательности хранения документов на территории РФ. Данное положение вступает в силу с 01.01.2024 г. Подробнее об этом мы писали в статье.
Подробно о новом стандарте ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье “Как работать по новому ФСБУ 27/2021”.
Скачать бланк ТОРГ-2 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Форма ТОРГ-2 – Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ
Скачать
Вам помогут:
- «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец»;
- «Унифицированная форма ТОРГ-3 — бланк и образец».
О том, какие обязательные реквизиты должен содержать документ, вы можете прочесть в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
В ТОРГ-2 кроме названия организации укажите структурное подразделение, его адрес — это может быть отдельный склад. В акт заносятся реквизиты договора и товаросопроводительных документов. Грузоотправитель, производитель и поставщик указываются в отдельных строках. Особое внимание уделяется состоянию тары, мест: упаковке, контейнеру, вагону и др. Об их состоянии следует сделать подробные записи.
Отклонения по количеству (весу) и качеству указываются в соответствующих разделах акта. В форме подробно описывается характер выявленного несоответствия: недовес, недостача, излишки, бой, брак и т. д. В акт вносятся данные только по тому товару, по которому выявлены расхождения.
В заключение комиссия указывает предполагаемую причину отклонения и выносит решение, например о предъявлении претензии поставщику, о чем вносится запись. Акт подписывают члены комиссии и представитель поставщика.
Составить претензию к поставщику вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Итоги
При обнаружении несоответствия поставленного товара отечественного происхождения сопроводительным документам необходимо составить акт по форме ТОРГ-2. Специально созданная комиссия осматривает состояние тары, товара и вносит данные в соответствующие разделы документа. Акт послужит основанием для требования покупателя о замене товара или возврате денег.
Особенности приемки и оповещения поставщика
При приемке товарно-материальных ценностей, которые были доставлены от поставщика, сотрудник компании-покупателя, ответственный за проверку товара, обязан оценить его соответствие сопроводительным документам.
В частности, он должен проверить количество полученного товара, его комплектность, качество и иные характеристики, зафиксированные в договоре поставки и/или сопроводительных документах.
Конкретные условия приемки товаров, порядок его осмотра и проверки должны быть закреплены в соглашении сторон сделки. Дополнительно должны быть указаны сотрудники со стороны покупателя и продавца, ответственные за приемку ТМЦ.
Если перечисленные данные не будут определены договором, то покупатель обязан осмотреть товары в срок, закрепленный законодательно или принятый обычаями делового оборота.
Если при приемке будут выявлены отклонения, то покупатель обязан известить продавца о выявленных недостатках.
Законодательно срок извещения представителя поставщика не определен, однако стороны могут зафиксировать его в договоре.
Согласованный период уведомления может быть учтен судом при разбирательствах: на основании этих данных суд определит, надлежащим ли образом был уведомлен поставщик.
Пропуск согласованного срока со стороны покупателя является нарушением порядка приемки товаров. В этом случае покупатель не сможет обосновать претензии по качеству товара со ссылкой на документацию, составленную в ходе такой приемки.
Если срок уведомления продавца о выявленных недостатках товара в договоре не закреплен, то проинформировать его нужно незамедлительно. То есть сообщить нужно сразу же, как только представится возможность. Если дело дойдет до суда, то соблюдение срока оповещения будет оценивать суд.
После направления продавцу сведений о выявленной некомплектности или других недостатках, покупатель обязан составить акт о несоответствии товара. На основании этого акта он сможет потребовать возврата денег, замены несоответствующих товаров или иной компенсации.
Сервис МойСклад — это все возможности управления торговлей в одном месте: кассовое приложение, товароучетная система, CRM, интеграция с бухгалтерскими программами и многое другое.
Составление акта несоответствия
Форма акта о выявленных недостатках товаров утверждается в соглашении о купле-продаже товаров. Как правило, формы документов, связанных с поставкой товаров, составляют одно или несколько приложений к тексту договора. Это может быть самостоятельно разработанная форма или типовой акт ТОРГ-2 (для импортируемых товаров — ТОРГ-3).
Готовые шаблоны документов — на сайте сервиса МойСклад
Независимо от выбранной формы документа, акт должен быть составлен комиссионно. То есть для фиксации нарушений условий поставки должна быть создана специальная комиссия.
Перечень лиц, которые вправе участвовать в приемке и оценке качества поставляемых ТМЦ, определяется в договоре. В нем необходимо заполнить должности уполномоченных лиц и список документов, которые будут подтверждать полномочия этих лиц.
Иногда заранее невозможно определить, кто именно будет принимать товар. Тогда в договор вносят общее условие, что представитель покупателя, который отвечает за приемку товара, должен действовать на основании доверенности или иных документов.
В состав комиссии, фиксирующей недостатки, включается один или несколько представителей поставщика и/или перевозчика.
В договоре поставки можно зафиксировать порядок вызова сотрудника, компании, отгрузившей товары, чтобы он задокументировал претензии принимающей стороны.
При наличии специальных условий в соглашении стороны могут привлечь независимого эксперта или иных представителей, компетентных в оценке поставляемых товаров.
Содержание акта
Документ, отражающий несоответствие качества поставляемых товаров условиям поставки, должен содержать сведения о поставке ТМЦ, выявленных расхождениях, а также — информацию о приемке.
В шапке документа указывают заголовок акта, его номер, дата и место составления.
Общие сведения о поставке
В первой части документа приводится полный состав комиссии, которая делает приемку. Указываются должность, полное имя и документ, подтверждающий полномочия, по каждому приемщику.
По каждому сотруднику заполняется, чью сторону — покупателя или продавца — он представляет.
Дополнительно в этой части акта заполняются:
- реквизиты договора поставки;
- сведения о наименовании полученных товаров;
- данные о товарной накладной, по которой проходила сделка.
В этой же части записываются общие сведения обо всех участниках сделки: грузоотправителе, производителе, поставщике, страховщике, перевозчике.
Нужно заполнить даты и время всех этапов доставки и приемки товаров:
- прибытие транспорта на место разгрузки;
- вскрытие автофургона;
- доставка ТМЦ на склад покупателя;
- начало и окончание разгрузки и приемки.
Если в процессе приемки или других этапов были остановки — их время начала и окончания также фиксируется в акте.
МойСклад
Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики
Сведения о расхождениях
Сначала нужно привести сведения из сопроводительных транспортных документов, то есть информацию о том, в каком виде и в какой комплектации груз был отправлен поставщиком:
- сведения об опломбировании груза и состоянии пломб;
- сведения о количестве занятых мест, виде упаковки, наименование товара, единицы измерения и массу брутто по документам.
Дополнительно приводится полный перечень товаров с указанием единиц измерения, сорта, количества, цены и полной стоимости. При необходимости заполняются сведения об условиях хранения, состоянии тары и упаковки.
Далее — приводится таблица с фактическими показателями полученных товаров.
Информация детализируется аналогично сопроводительным документам. Заполняется код, наименование товара, сорт, количество, цена и стоимость. Описывается объем брака и фиксируются отклонения в виде недостачи, излишков или пересорта.
Также необходимо указать метод определения количества товара. Если оценка проводилась путем взвешивания — привести сведения об исправности весоизмерительных приборов.
Заключение и подписи сторон
В заключительной части акта несоответствия приводится заключение комиссии и подробное описание выявленных дефектов — характер недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака или боя. Также заполняется мнение комиссии о причинах выявленных недостатков.
Все заполненные в документе данные визируются подписями всех участников приемки. При наличии экспертного заключения или иных документов, подтверждающих информацию в акте, они прикладываются в виде приложений.
МойСклад — все, что нужно для бизнеса, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики.
Направление акта поставщику
Акт необходимо сформировать в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику. При этом срок отправки документов закон не устанавливает, его можно зафиксировать в договоре.
При отсутствии этой информации, акт несоответствия товаров желательно направить незамедлительно, аналогично уведомлению о выявленных недостатках.
Сформированный акт является основанием для предъявления претензий к поставщику или перевозчику. Кроме того, он является первичным документом для отражения недостачи в бухгалтерском учете. Дальнейшие шаги покупателя соответствует типовой схеме документооборота по выставленным претензиям.
Стороны сделки могут договориться о любых способах возмещения ущерба: денежная компенсация, повторная поставка, взаимозачет задолженности и прочих. Важно все договоренности фиксировать в виде дополнительного соглашения к договору поставки или иным доступным способом.
МойСклад — мультисервис для бизнеса
Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!
Остались вопросы?
Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами:
Бухгалтерия
Если поставленная продукция не соответствует условиям договора, составляют акт о расхождении в количестве и качестве при приемке товара. После этого можно выставлять претензию поставщику. Несоответствия актирует специальная комиссия.
Когда заполняют ТОРГ-2
Поставку и приемку товаров стороны заверяют первичными учетными документами. К примеру, поставку продукции подтверждают товарной накладной по форме ТОРГ-12. А в Постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 разъясняется, что такое ТОРГ-2 и для чего нужен — это акт о расхождении количества и качества при приемке товарно-материальных ценностей.
Если поставщик отправил вам некачественный или бракованный товар, подготовьте письменную претензию, потребуйте принять испорченный ассортимент обратно и вернуть за него деньги. Основанием для возврата станет документ, которым покупатель зафиксирует выявленные расхождения. Возврат оформите товарной накладной ТОРГ-12.
То есть если покупатель при приемке выявляет расхождения по количеству или качеству номенклатуры, то он не подписывает товарную накладную и сразу же актирует обнаруженные недостатки. Для такого актирования и используют ТОРГ-2 — унифицированную форму из Постановления ГКС № 132. А если поставляли импортные товары, расхождения по ним актируются формой ТОРГ-3.
Когда возвращаете поставщику качественный товар, оформите это как обратную реализацию. Для этого надо составить новый договор поставки, где покупатель становится продавцом, а продавец — покупателем.
Учет обратной реализации точно такой же, как и учет обычной продажи. Необходимо начислить НДС и выставить счет-фактуру на отгрузку. Такую выручку признают для налога на прибыль, а стоимость указанных позиций списывают в расходы (письма Минфина № 03-03-06/1/79496 от 06.11.2018, № 03-03-06/1/67181 от 20.08.2021).
Обязательна ли унифицированная форма
По правилам, при выявлении расхождений в количестве и качестве при приемке товаров составляется фиксирующий документ. Но для этого не обязательно использовать унифицированную форму из постановления ГКС (информация Минфина № ПЗ-10/2012). С 01.01.2013 организации вправе заполнять бланки собственной разработки. Но только при условии, что включили в них все обязательные реквизиты для первички и закрепили в учетной политике (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
На каком основании составляют акт
Основанием для актирования расхождений является приказ или распоряжение руководителя компании. Конкретные сроки составления акта о выявленном расхождении при приемке товара по количеству не утверждены. Но по нормам гражданского законодательства, покупатель обязан незамедлительно проинформировать поставщика об обнаруженных несоответствиях (п. 2 ст. 513 ГК РФ).
После того как расхождения заактируют, заказчик выставляет поставщику претензию. То есть ТОРГ-2 — это юридическое основание для начала претензионной работы.
Как составить ТОРГ-2
Очевидно, что при приемке товара могут возникнуть количественные расхождения и качественные несоответствия. Если ассортимент принимают только по количественному признаку, то проверяют сопроводительные документы — транспортную и товарную накладную, расчетную документацию. Если сверяют не только количественные, но и качественные показатели, ориентируются не только на сопроводительные документы, но и на условия договора поставки.
Выявленные расхождения актирует специальная комиссия, которую назначает руководитель. Участие поставщика в процедуре обязательно: продавец обязательно присылает своего представителя для фиксации несоответствий. В некоторых случаях привлекают независимых экспертов (если для приемки требуется экспертиза).
Инструкция, как составить акт несоответствия поставленного товара заказчику:
- Впишите название и адрес организации-покупателя, коды ОКПО и ОКДП, структурное подразделение.
- Укажите документ-основание и его реквизиты. Проставьте порядковый номер и дату составления актового документа.
- Отметьте место приемки поставленного, сопроводительные документы, сведения о вызове представителя продавца.
- Укажите названия и адреса грузоотправителя, производителя, поставщика и страховой компании.
- Сошлитесь на контракт: нужны его номер и дата. Еще понадобятся реквизиты счета-фактуры, коммерческого акта, ветеринарного свидетельства, железнодорожной накладной (при необходимости).
- Пропишите способ доставки, дату отправления и приемки.
- На второй и третьей страницах ТОРГ-2 напишите сведения о состоянии транспорта, упаковки и ассортимента, условия хранения. Отметьте дату вскрытия тары и выявленные расхождения. Укажите, как определили количество и другую необходимую информацию.
- Приведите заключение комиссии.
- Подпишите составленный документ у руководителя организации и всех членов комиссии, у главного бухгалтера и у представителя продавца.
- Обозначьте решение руководителя.
Актируют только те товарно-материальные ценности, по которым обнаружили несовпадения. Если несоответствий по товару из партии нет, включать его в документ не надо. А в конце следует написать «По остальным ТМЦ расхождений нет».
Если потребуется составление ТОРГ-12 на возврат, то его формируют в четырех экземплярах:
- для бухгалтерии;
- для предъявления претензии продавцу или транспортировщику;
- для представителей продавца и транспортной компании, каждому — по одному экземпляру.
Так выглядит образец заполнения формы ТОРГ-2 в 2023 году:
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Пособие при возникновении поствакцинальных осложнений — 10 000 рублей в случае подтвержденного врачом диагноза. При тяжелых случаях устанавливается группа инвалидности, и назначается пенсия.
9 июля 2021
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов заполняется государственными и муниципальными учреждениями. Расскажем, в каких случаях ее используют и как правильно заполнить.
28 апреля 2023
Первичные документы необходимы для подтверждения правомерности проведения хозяйственной операции в учете. Их запрашивают все контролирующие органы при проверке. Важно сохранить их в течение периода возможных проверок. Минимальный срок хранения кассовых документов в организации установлен законодательно и нарушение его влечет административную ответственность.
11 мая 2022
Штраф за непредоставление документов по требованию налоговой — от 200 до 500 000 рублей, а за несвоевременный ответ — от 5000 до 50 000 рублей.
22 октября 2021
В каких случаях необходимо составить акт несоответствия поставленного товара
При приемке товара ответственное лицо обязано проверить его соответствие сопроводительным документам. Встречаются недовес, недостача, пересортица; товар может оказаться не того качества, которое ожидалось, частично или полностью потерять свои свойства.
При выявлении отклонений, согласно ст. 513 ГК РФ, необходимо сразу поставить в известность поставщика. Далее требуется составить акт о несоответствии товара. Покупатель может потребовать возврата денег, замены несоответствующего товара. Для составления акта назначается комиссия.
В каких случаях можно односторонне расторгнуть договор поставки без суда, а в каких необходимо обращаться в суд, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Как составить акт о несоответствии поставленного товара
Для отражения несоответствия по товару отечественного производства предусмотрена унифицированная форма ТОРГ-2, а по импортным товарам — ТОРГ-3.
Использование унифицированных форм стало необязательным с 01.01.2013 года. Можно применять бланки, разработанные предприятием. Основное условие – наличие в них обязательных реквизитов. Какие реквизиты являются обязательными, установлено ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалетрском учете”. Новый стандарт применяется с 01.01.2022 года, кроме одной нормы об обязательности хранения документов на территории РФ. Данное положение вступает в силу с 01.01.2024 г. Подробнее об этом мы писали в статье.
Подробно о новом стандарте ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье “Как работать по новому ФСБУ 27/2021”.
Скачать бланк ТОРГ-2 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Вам помогут:
О том, какие обязательные реквизиты должен содержать документ, вы можете прочесть в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
В ТОРГ-2 кроме названия организации укажите структурное подразделение, его адрес — это может быть отдельный склад. В акт заносятся реквизиты договора и товаросопроводительных документов. Грузоотправитель, производитель и поставщик указываются в отдельных строках. Особое внимание уделяется состоянию тары, мест: упаковке, контейнеру, вагону и др. Об их состоянии следует сделать подробные записи.
Отклонения по количеству (весу) и качеству указываются в соответствующих разделах акта. В форме подробно описывается характер выявленного несоответствия: недовес, недостача, излишки, бой, брак и т. д. В акт вносятся данные только по тому товару, по которому выявлены расхождения.
В заключение комиссия указывает предполагаемую причину отклонения и выносит решение, например о предъявлении претензии поставщику, о чем вносится запись. Акт подписывают члены комиссии и представитель поставщика.
Составить претензию к поставщику вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Итоги
При обнаружении несоответствия поставленного товара отечественного происхождения сопроводительным документам необходимо составить акт по форме ТОРГ-2. Специально созданная комиссия осматривает состояние тары, товара и вносит данные в соответствующие разделы документа. Акт послужит основанием для требования покупателя о замене товара или возврате денег.
_____________________________
(наименование получателя)
_____________________________
(адрес получателя)
АКТ
об обнаружении несоответствия качества и комплектности
продукции (товара) требованиям стандарта либо других
документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона
(контейнера, автофургона)
“__” ________ 200_ г.
Место составления акта ________________________________________________
Комиссия в составе ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
произвела вскрытие вагона (контейнера, автофургона) за N __________________
поступившего по ____________________ накладной N __________________________
от “__” ________ 200_ г.
Грузополучатель _______________________________________________________
Грузоотправитель ______________________________________________________
Станция отправления ___________________________________________________
Станция назначения ____________________________________________________
Дата подачи вагона (контейнера, автофургона) под разгрузку ____________
___________________________________________________________________________
При вскрытии установлено:
1. Состояние вагона, контейнера, автофургона __________________________
___________________________________________________________________________
2. Исправность пломб и описание оттисков ______________________________
___________________________________________________________________________
3. Количество осмотренной продукции (товара) и характер выявленных
дефектов:
N п/п Наименование продукции (товара) Ед. изм. Кол-во Из них забраковано
Характер выявленных дефектов
4. Продукция (товар) выгружена из _____________________________________
(вагона, контейнера, автофургона)
в ________________________, полностью обеспечивающий ее сохранность.
(склад, хранилище)
Подписи лиц, участвовавших в составлении акта:
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия)
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия)
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия)
