Как составить акт об изъятии документов

ПРОТОКОЛ 00AA000000

об изъятии вещей и документов

“__” __________ 20__ г. “__” час. “__” мин. ___________________________

(дата составления) (время составления) (место составления)

Я, ____________________________________________________________________

(должность, специальное звание, подразделение, фамилия,

инициалы должностного лица, составившего протокол)

в соответствии со статьей 27.10 Кодекса Российской Федерации об

административных правонарушениях составил настоящий протокол о том, что у

гражданина(ки)

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

(фамилия) (имя) (отчество (при наличии)

___________________________________________________________________________

(дата и место рождения)

проживающего(ей) __________________________________________________________

____________________________________________________ телефон: _____________

работающего(ей)/служащего(ей) _____________________________________________

(наименование и адрес местонахождения

организации, телефон)

_________________________________________________, должность ______________

“__” __________ 20__ г. в “__” час. “__” мин. на __________________________

(дата, время, место изъятия вещей и документов)

при наличии оснований (ненужное зачеркнуть): обнаружение

– на месте совершения административного правонарушения;

– при осуществлении личного досмотра, досмотра вещей, находящихся при

физическом лице;

– при осуществлении досмотра транспортного средства.

– вещей, явившихся орудиями совершения или предметами административного

правонарушения;

– документов, имеющих значение доказательств по делу об административном

правонарушении.

___________________________________________________________________________

(сведения о виде, количестве, об иных идентификационных признаках изъятых

вещей, о виде и реквизитах изъятых документов)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

При изъятии вещей, документов применялась фото-, киносъемка,

видеозапись, иные установленные способы фиксации вещественных доказательств

(ненужное зачеркнуть)

___________________________________________________________________________

(указать средства фото-, киносъемки, видеозаписи, иной способ фиксации

вещественных доказательств, сведения об упаковке, печати)

___________________________________________________________________________

К протоколу прилагается _______________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Изъятие вещей, документов осуществлялось в присутствии понятых, которым

разъяснены их права и обязанности, предусмотренные статьей 25.7 Кодекса

Российской Федерации об административных правонарушениях/с применением

видеозаписи (ненужное зачеркнуть):

1. Фамилия _________________ имя _______________ отчество _________________

(при наличии)

адрес места жительства ____________________________________________________

______________________________________ телефон __________ подпись _________

——- ——-

2. Фамилия _________________ имя _______________ отчество _________________

(при наличии)

адрес места жительства ____________________________________________________

______________________________________ телефон __________ подпись _________

Подпись лица, у которого изъяты вещи, документы

(запись об его отказе от подписания протокола) __________________________

Подпись должностного лица, составившего протокол __________________________

Копию протокола получил(а) __________________________

(подпись лица, у которого

изъяты вещи, документы)

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Что делать, если произошла выемка документов из личного дела? Куда подшивать копию протокола выемки документов, копии изъятых документов? Что делать, если оригиналы документов не вернули: подшить дело и сдать его в архив с отметками об этом в описи в графе «Примечание»?

Ответ

При выемке документов составляют акт, протокол или иные документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела. При этом с изымаемых документов специалист по кадрам изготавливает заверенные копии, которые затем приобщают к делам. То есть следует заменить подлинники документов в личном деле копиями.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи личного дела (Пример 1) со ссылками на документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела (например, на протокол выемки).

ПРИМЕР 1

Внутренняя опись личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 458

Изъятие документов, а также замена на копии отражаются также в листе-заверителе дела, описи дел. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (Пример 2). Если принято решение составить новый лист-заверитель, то старый лист-заверитель нужно зачеркнуть, но сохранить его в деле.

Куда подшить копию протокола выемки документов? 

Изъятие и возвращение документов оформляют с помощью актов об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы (протокол, справка и пр.), на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включают в дело фонда. В п. 3.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[1] отмечено, что акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов (например, протокол) включают в дело фонда.

15.11.2021, 15:37

В организации могут возникнуть различные обстоятельства, при которых возникает необходимость изъять какую-то определенную документацию. Однако нельзя просто так забрать документы. Данная процедура обязательно должна быть зафиксирована при помощи соответствующего документа. Именно в таких ситуациях составляется данный акт.

Форма

Еще несколько лет назад обязательное использование большинства унифицированных бланков было отменено. Таким образом, при оформлении данного акта можно использовать произвольный стиль. Нередко организации, которые занимаются проверкой, разрабатывают для этих целей фирменные бланки. Хотя можно воспользоваться стандартным шаблоном.

В каких целях изымаются документы

Зачастую на предприятиях выемка документов необходима для того, чтобы контролирующие органы выявляли законность деятельности организации. Например, когда необходима проверка бухгалтерии, контроль передвижения продукцию через государственные границы. Бывают ситуации, что ответственные лица компании привлекаются к административной или уголовной ответственности. Такие разбирательства также нередко сопровождаются изъятием определенной документации. В зависимости от целей проверки документы могут забирать представители различных контролирующих органов:

• следователи;
• таможенная служба;
• налоговые инспекторы.

По сути, если возникают подозрения в том, что организация нарушает законодательство, любые государственные органы имеют право устраивать соответствующие проверки. В большинстве случаев они сопровождаются не только временным приостановлением деятельности компании, но и изъятием документов. Нужно понимать, принудительная выемка документов необходима для того, чтобы важные сведения не были скрыты, уничтожены или исправлены.

Какие бумаги могут изыматься

Если работники контролирующих структур решили устроить проверку, значит, имеются подозрения в правонарушениях. Все документы, которые относятся к данному делу, подлежат изъятию и проверке. Стоит обратить особое внимание на то, что забирать разрешается только ту документацию, которая сможет подтвердить или опровергнуть нарушение законодательства. При этом представителям контролирующих органов запрещено изымать документы, не относящиеся к делу, в отношении которого проводится проверка. Соответственно, учредительная и регистрационная документация изыматься не может.

Но в то же время стоит обратить внимание на то, что работники проверяющих структур вправе самостоятельно определять, какая именно документация относится к данному делу. Таким образом, проверяющие вправе самостоятельно определять перечень документов, подлежащих изъятию. Хотя здесь имеется исключение. Нельзя просто так изъять документы, содержащие государственную тайну, которая охраняется законодательством. Если и возникнет необходимость забрать такие документы, контролирующие органы должны предварительно получить прокурорское разрешение.

Кроме этого, сложности могут возникнуть при изъятии документов, которые хранят сведения о счетах и вкладах граждан. Например, такие документы часто присутствуют в банковских и кредитных организациях. В этом случае сначала необходимо получить разрешение суда, который определит список документов, разрешенных к изъятию.

На какой период можно забирать бумаги

Законом не определен конкретный период, на который могут быть изъяты документы. Здесь все зависит от расследуемого дела и конкретной ситуации. Обычно этот период определяют сами представители контролирующих органов. Бумаги будут возвращены по окончанию проверки.

Нужно знать, копии документов не могут подлежать изъятию. Забираются исключительно оригиналы. Вместо них оставляются копии, которые необходимо заверить должным образом. Хотя бывают ситуации, когда нет возможности на месте сделать копии. В этом случае представители контролирующих органов обязаны в течение недели после изъятия самостоятельно сделать копии, предъявив их руководству компании.

Даже после того, как документы были изъяты, они продолжают являться собственностью организации. Соответственно, после проведения проверяющих мероприятий бумаги обязательно должны быть возвращены обратно.

Порядок процедуры изъятия документов

Никто не имеет права просто явиться на предприятие, и забрать какие-либо бумаги, даже если это представители контролирующих органов. Данная процедура обязательно должна сопровождаться оформлением соответствующего акта.

Для примера можно рассмотреть ситуацию, когда налоговый орган просит предъявить какую-то документацию для проведения проверки. Однако работник компании по непонятным причинам дает отказ. Со стороны налоговой службы это будет рассматриваться как сокрытие каких-то сведений. Это становится веским основанием для проведения тщательной проверки с изъятием определенной документации.

Условно процедуру изъятия документов можно разделить на несколько этапов:

1. Сначала контролирующие органы предоставляют постановление в письменном виде, в котором говорится о начале проведения проверки.
2. Официальный представитель зачитывает обязанности и права всем ответственным лицам. При этом им предлагается добровольно выдать указанную документацию.
3. Если от работников компании поступает отказ, изъятие выполняется в принудительном порядке. В данной процедуре должны участвовать понятые, которые своими подписями подтвердят правомерность действий контролирующих органов.
4. При изъятии вся документация нумеруется, прошнуровывается, заверяется подписями и печатями. Документы должны быть подписаны их владельцем. Если он не желает этого делать, соответствующая отметка ставится в акте.
5. Акт составляется в двух экземплярах. Один остается у проверяющих, второй передается владельцу изъятых документов. В акте должны быть указаны сведения о документах, которые были изъяты.
6. Все бумаги нужно упаковать должным образом. В этом виде они перевозятся к месту проверки.

Необходимо помнить, изымать документы можно только днем. Ночная выемка документов считается неправомерной. Если представители компании, которая является владельцем документов, считает, что действия контролирующих органов были неправомерными, они имеют право обратиться в суд.

Как составить акт изъятия документов

Если был выбран свободный стиль оформления, рекомендуется использовать лист бумаги формата А4. Заполняющие имеют право выбирать печатный или рукописный вариант. Главное, на что нужно обратить внимание – акт должен иметь структуру, которая используется при составлении любых других официальных документов. Здесь должно быть начало в виде так называемой «шапки». Далее идет основа, которая включает в себя всю важную информацию. Также здесь должно быть заключение, где все ответственные лица заверяют подлинность акта и его правильное составление.

Не стоит забывать о том, что в акте должны иметься сведения обо всех лицах, которые присутствовали при данном мероприятии. Обычно документ оформляется в двух экземплярах, чтобы каждая из сторон получила по одной копии. Но при необходимости их количество может быть увеличено.

Содержание акта

Начинать оформление документа нужно с заполнения «шапки». Здесь отмечается название акта и присвоенный ему номер.

Что касается основной части, то здесь должны присутствовать такие сведения:

1. Информация о стороне, которая выполняет изъятие. Это не только название контролирующего органа. Здесь необходимо указать сведения о работнике, который непосредственно выполняет данную процедуру.
2. Отмечается не только дата выемки документов, но и точное время с указанием часов и минут.
3. Если при изъятии присутствуют другие должностные лица, сведения о них также должны быть указаны в документе.
4. Прописывается информация об организации, в которой проводится данное мероприятие.
5. Далее нужно указать, какие именно документы подлежат изъятию. Если их несколько, каждая бумага прописывается отдельным пунктом. Также указывается дата их составления и номер, присвоенный внутренним документооборотом. Если этот пункт занимает слишком много места, данные сведения можно указать в отдельном приложении. Естественно, информация о нем прописывается в акте.
6. Указывается количество листов всех документов, которые подлежат изъятию.
7. Прописывается, сколько экземпляров имеет данный акт.

Здесь перечислены только основные пункты. При необходимости собственник документации дает какие-либо пояснения или комментарии. Они также фиксируются в акте. Если контролирующие органы желают внести какие-то дополнительные сведения, они имеют право это делать.

Завершающая часть должна состоять из подписей всех ответственных лиц. Указываются компании, которые они представляют, занимаемые должности. По правилам проставления автографов все они должны иметь расшифровки.

Образец заполнения акта изъятия документов

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Акт изъятия документов – формальная фиксация факта выемки внутренних бумаг организации. Документация может быть изъята по требованию налоговиков или других государственных органов. Государством могут быть истребованы любые бумаги, которые потребуются.

Файлы для скачивания:

• Скачать пустой бланк акта изъятия документов .doc
• Скачать образец заполнения акта изъятия документов .doc

Как составить акт изъятия документов

Сейчас стандартного унифицированного акта изъятия документов нет, так что он может быть составлен в произвольном виде или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Главное, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.

В частности, он должен включать в себя три основных раздела:

1. начало — наименование документа и его номер, дата составления;
2. основной блок – данные о сторонах, участвующих в процессе изъятия документов, и перечень забираемых бумаг;
3. заключение – подписи присутствующих лиц.

Акт можно заполнять в рукописном виде или на компьютере (обязательной последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного ведомства или на обыкновенном листе бумаги.

Единственное условие, которое должно быть учтено: акт в обязательном порядке должны подписать все лица, присутствовавшие при изъятии: инспекторы, проводящие выемку, работники предприятия, которому принадлежат бумаги, а также понятые. Кроме того, акт должен быть заверен печатью учреждения, специалисты которого изымали документы.

Акт составляется в нескольких равнозначных экземплярах – по одному для каждого участника процесса.

Если был выбран свободный стиль оформления, рекомендуется использовать лист бумаги формата А4. Заполняющие имеют право выбирать печатный или рукописный вариант. Главное, на что нужно обратить внимание – акт должен иметь структуру, которая используется при составлении любых других официальных документов. Здесь должно быть начало в виде так называемой «шапки». Далее идет основа, которая включает в себя всю важную информацию. Также здесь должно быть заключение, где все ответственные лица заверяют подлинность акта и его правильное составление.

Не стоит забывать о том, что в акте должны иметься сведения обо всех лицах, которые присутствовали при данном мероприятии. Обычно документ оформляется в двух экземплярах, чтобы каждая из сторон получила по одной копии. Но при необходимости их количество может быть увеличено.

Образец заполнения акта изъятия документов

Содержание акта

Начинать оформление документа нужно с заполнения «шапки». Здесь отмечается название акта и присвоенный ему номер.

Что касается основной части, то здесь должны присутствовать такие сведения:

1. Информация о стороне, которая выполняет изъятие. Это не только название контролирующего органа. Здесь необходимо указать сведения о работнике, который непосредственно выполняет данную процедуру.
2. Отмечается не только дата выемки документов, но и точное время с указанием часов и минут.
3. Если при изъятии присутствуют другие должностные лица, сведения о них также должны быть указаны в документе.
4. Прописывается информация об организации, в которой проводится данное мероприятие.
5. Далее нужно указать, какие именно документы подлежат изъятию. Если их несколько, каждая бумага прописывается отдельным пунктом. Также указывается дата их составления и номер, присвоенный внутренним документооборотом. Если этот пункт занимает слишком много места, данные сведения можно указать в отдельном приложении. Естественно, информация о нем прописывается в акте.
6. Указывается количество листов всех документов, которые подлежат изъятию.
7. Прописывается, сколько экземпляров имеет данный акт.

Здесь перечислены только основные пункты. При необходимости собственник документации дает какие-либо пояснения или комментарии. Они также фиксируются в акте. Если контролирующие органы желают внести какие-то дополнительные сведения, они имеют право это делать.

В каких целях изымаются документы

Зачастую на предприятиях выемка документов необходима для того, чтобы контролирующие органы выявляли законность деятельности организации. Например, когда необходима проверка бухгалтерии, контроль передвижения продукцию через государственные границы. Бывают ситуации, что ответственные лица компании привлекаются к административной или уголовной ответственности. Такие разбирательства также нередко сопровождаются изъятием определенной документации.

В зависимости от целей проверки документы могут забирать представители различных контролирующих органов:

• следователи;
• таможенная служба;
• налоговые инспекторы.

По сути, если возникают подозрения в том, что организация нарушает законодательство, любые государственные органы имеют право устраивать соответствующие проверки. В большинстве случаев они сопровождаются не только временным приостановлением деятельности компании, но и изъятием документов.

Нужно понимать, принудительная выемка документов необходима для того, чтобы важные сведения не были скрыты, уничтожены или исправлены.

Какие бумаги могут изыматься

Изъятию могут быть подвергнуты любые бумаги, относящиеся к тому делу, по которому у сотрудников надзорной организации возникли вопросы. Изымание других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, недопустимо.

При этом специалистам контролирующих ведомств позволяется самостоятельно определять значение того или иного документа.

Исключение составляют бумаги, в которых содержится государственная или другая законом охраняемая тайна – их выемка может быть осуществлена только при разрешении прокурора.

Точно также ограничения касаются документов, в которых есть информация о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие возможно исключительно на основании решения, принятого по суду.

Следует отметить, что в процессе изъятия забираются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются надлежащим образом заверенные копии.

Если возможность изготовить копии документов непосредственно на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после выемки оригинальных бумаг.

На какой период можно забирать бумаги

Однозначно период изъятия документации законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.

В любом случае, после того как процесс исследования бумаг и расследования по производству будет завершен, все документы должны быть возвращены владельцу.