Как составить акт об отказе в подписи под приказом

Акт об отказе ознакомления с приказом составляется в свободной форме. Скачайте бесплатно бланк акта об отказе ознакомления с приказом и заполните его с учетом своих данных. Также вы можете бесплатно, пройдя по ссылке, ознакомиться с образцом заполнения формы.

Вам поможет

Акт об отказе подписи в приказе — это документ, который доказывает, что сотрудник ознакомился с распоряжением руководства, но отказался поставить подпись и подтвердить этот факт.

Когда и для чего составляют акт

Отказ от ознакомления с распоряжением руководства составляется в конфликтных ситуациях на предприятии. Нередко «оскорбленный» сотрудник идет в суд для выяснения отношений. Если основное доказательство нарушений против него — невозможность ознакомиться с приказом, то такой акт станет аргументом не в его пользу. В спорных моментах важно своевременно и корректно составить документ, который оградит компанию от недобросовестных сотрудников при разбирательствах в суде.

Чаще всего такие акты появляются из-за объявления выговоров или увольнения человека. Нередко это связано с халатным отношением к работе, отказе выполнять обязанности, прогулами, опозданиями. Чтобы наказать нерадивого работника, например, за систематические опоздания, работодатель действует поэтапно:

1. Составляет акт об опоздании.
2. Пытается взять объяснительную записку.
3. Издает приказ о выговоре.

Когда нарушитель отказался с ним ознакомиться, тут и понадобится бумага, которая зафиксирует этот факт. Аналогичный документ необходимо составить и в том случае, если он прочитал текст приказа, но не захотел подписывать. Если сотрудник считает действия руководителя несправедливыми или незаконными, то вправе требовать внести его мнение в документ.

На практике встречаются несколько причин отказа от проставления автографа в приказе:

• жестко выраженное несогласие при ознакомлении;
• физическая неспособность увидеть документ;
• истечение срока, предусмотренного для знакомства с бумагой.

Если сотрудник физически не способен прочитать информацию, то это обязательно указывают. Но это случается нечасто. Чтобы составить документ отказа от подписи из-за несоблюдения сроков, следует дождаться, когда они истекут. Если составить раньше, то он недействителен.

Часто нарушители наивно полагают, что суд встанет на их сторону, если они не подпишут бумагу. Это их не спасет, поскольку человек вправе не ставить автограф на документе, но не способен лишить его юридической силы. Акт об отказе как раз и подтвердит, что приказ сотруднику показывали.

Как составить акт

Для составления документа необходимы минимум два свидетеля плюс составитель. Если работник не подписывает бумагу, то это сделают сотрудники компании. Свидетели обязаны находиться в кабинете, видеть все происходящее и подтвердить, что работник не прочитал распоряжение или отказался подписывать.

Если и акт нарушитель не подписал, то в конце об этом ставят отметку. Составлять отдельную бумагу нет необходимости.

Не менее важно проставить дату и точное время составления бумаги. Чем более точно указано время, тем больше шансов доказать свою правоту в суде, когда сравниваются показания истца, свидетелей и ответчика. В тексте нелишне указать место, в котором состоялось предъявление распоряжения сотруднику (кабинет директора, канцелярия, кабинет отдела кадров и т. д.).

Когда сотрудника знакомят с текстом, допускается прочитать вслух, если сам читать он не желает.

Если он не желает подписывать, то следует уточнить, чем он мотивирует отказ, и указать это. Если не отвечает, то отметить этот факт в бумаге. Затем каждый из присутствующих — свидетели и составитель — ставят подписи.

Образец

Ориентируйтесь на образец документа отказа от ознакомления с распоряжением о применении дисциплинарного взыскания.

Чтобы упростить задачу, заполните следующий бланк об отказе подписать приказ.

Как оформляют акт

Единая форма необязательна, вполне подходит свободный стиль оформления. Часто составляют на фирменном бланке, но разрешается и на обычном листе формата А4, на компьютере или вручную. Но тогда необходимо указать все реквизиты. Если основная часть изготовлена на компьютере, то следует помнить, что подписи ставят вручную шариковой ручкой с темными чернилами. Никаких карандашей и фломастеров.

В структуре обязательны несколько разделов:

1. Шапка документа — название акта и номер, город, в котором зарегистрирована фирма, и дата оформления.
2. Содержание — информация о гражданине, который отказывается подписывать бумагу (Ф.И.О. и должность), распоряжение, которое ему не понравилось (номер, дата). Свидетели и их данные (фамилии и должности). Здесь указывают по возможности дату и точное время отказа от приказа.
3. Оставляют место для автографов участников события. Указывают должности и фамилии сотрудника, отказавшегося от подписи первоначального документа, и свидетелей, их подписи с расшифровками.
4. Ниже указываем, что сотрудник отказался подписать и этот акт. Оставляем место для объяснения сотрудника (что случается редко). Если сообщил хотя бы устно, то составитель вправе это записать. Но чаще приходится писать, что ничем не мотивировал.

Оформляют документ в двух экземплярах. Один — для нерадивого сотрудника, другой — оставляют в компании.

Сколько хранят документ

После оформления и завершения всех необходимых процедур документ отправляют в архив организации. По закону, минимальный срок хранения — три года. Иногда этот период продлевают по внутреннему решению руководства компании.

КОГДА НУЖНА ПОДПИСЬ РАБОТНИКА

Трудовые отношения довольно сильно формализованы. Закон требует от работодателя не только документально фиксировать выполнение каждой обязанности, установленной нормативными актами, но и знакомить работников с составленными документами.

В Таблице указаны некоторые документы, в которых должна фигурировать подпись работника.

Мы привели лишь основные документы, с которыми работников нужно знакомить под подпись. Правила оформления отказа от ознакомления с документами универсальные.

РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ

Если содержание документа понятно работнику и не вызывает протеста, ознакомление проходит бесконфликтно. Работники с радостью подписывают приказ о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде одноразовой премии). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от ознакомления. Например, работник не хочет подписывать карту СОУТ, так как результаты специальной оценки показали, что условия труда на рабочем месте теперь допустимые, хотя раньше были вредными. Также работники довольно часто отказываются от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому в зависимости от ситуации работники не хотят терять доплаты, лишаться премий и т.д. Как поступить работодателю, чтобы не нарушить нормы законодательства? 

Независимо от ситуации работодателю первым делом следует зафиксировать факт отказа ознакомления с документом (или факт отказа от получения документа). Для этого нужно составить акт (Пример 1). Рекомендованный образец оформления акта приведен в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].

С актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами) работника нужно ознакомить под подпись. Если ситуация накалилась и есть вероятность, что работник не поставит визу ознакомления на акте, зачитайте и вручите работнику один экземпляр акта в присутствии всех составителей. Если работник действительно откажется оформлять визу ознакомления, на акте под своими подписями составителям следует вручную оформить соответствующую отметку, а также поставить подпись еще раз (Пример 2).

В каких случаях составляют акт об отказе ставить подпись

Работодатель обязан знакомить подчиненных с многими локальными нормативными актами (правилами, инструкциями, штатным расписанием, графиком отпусков) и распоряжениями, касающимися рабочей деятельности сотрудника. Например, среди распоряжений, с которыми надо ознакомить работников под подпись, о:

• приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ);
• прекращении трудового договора (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ);
• применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Трудовой кодекс не обязывает работников ставить подпись на всех распоряжениях. А в некоторых ситуациях трудящиеся по закону вправе не согласиться выполнять некоторые работы и, следовательно, не подписывать приказ. Тогда они обязаны обосновать причины в письменном виде (ст. 379 ТК РФ).

Но чаще всего сотрудники, нарушившие трудовую дисциплину, не желают знакомиться с приказами об объявлении дисциплинарного взыскания и увольнении по инициативе работодателя по разным причинам. Отказ нарушителя ознакомиться с приказом оформляют документально. Это касается и ситуации, когда человек прочитал бумагу, но не подписал.

Причин не ставить подпись несколько: человек категорически не согласен с сутью документа, у него физически нет возможности прочитать бумагу, истекло время, предоставленное для ознакомления с распоряжением. Если у человека есть причины, из-за которых он не способен увидеть документ, это отмечают. Хотя такие ситуации происходят не часто.

Если такой акт об отказе от подписи ознакомиться с приказом составлен при свидетелях по всем правилам, то он обезопасит работодателя от нарушителей, если они обратятся в суд. Если, например, прогульщик решил, что откажется подписать распоряжение директора и суд его оправдает, то он глубоко ошибается. Законной силы из-за этого документ не утратит. А документальное оформление отказа станет доказательством, что с распоряжением его ознакомили.

Подробнее:

• какие бывают дисциплинарные взыскания и как они применяются;
• как составить акт об отказе дать письменные объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка.

Правила составления акта об отказе подписания

Если человек сообщил, что не желает знакомиться с приказом, то разъясните последствия. Если он категорически не согласен, то существует общепринятая процедура, как составить акт о невозможности (по) подписать приказ:

1. Создайте комиссию из нескольких человек: составитель документа и минимум два свидетеля.
2. В их присутствии предложите работнику поставить отметку об ознакомлении и расписаться.
3. Если он откажется и в этот раз, то оформляйте акт.

Если сотрудник отказался подписывать, например, распоряжение о выговоре, то по закону составление такого акта обязательно (абз. 6 ст. 193 ТК РФ). В нем фиксируют, что человек отказался ознакомиться или расписаться в распоряжении. Этот факт подтверждают подписями свидетели, которые обязаны присутствовать на месте и указать всё происходящее. Учтите, фиксируется не только дата, но и место, в котором вручали документ для ознакомления, и точное время происходящего. Это необходимо для возможного разбирательства в суде. Чем конкретнее и наиболее точно зафиксировано событие, тем надежнее выглядит доказательная база.

Если работник не хочет читать текст распоряжения, то необходимо зачитать его вслух и указать этот факт в документе. Если опять отказ, то нелишне узнать о его мотивах и указать их. И только после этого свидетели и составитель подписывают бумагу.

Правила оформления акта

Оформляют документ в произвольной форме, предпочтительнее на фирменном бланке, но допустимо и на стандартном листе формата А4. Но тогда необходимо указать все реквизиты.

Составители вправе писать бумагу от руки или набрать на компьютере. Но подписи обязательно ставить «живые», независимо от того, какой вариант оформления выбран.

Ориентируйтесь на структуру, как правильно оформить акт об отказе ознакомления с приказом, есть обязательные разделы:

• сверху указываем реквизиты составляемого документа: название, номер, город и дату составления;
• перечисляем сведения о членах комиссии (ФИО и должности);
• излагаем суть вопроса с указанием сведений о сотруднике (ФИО, должность), реквизитов приказа, с которым он отказался ознакомиться под роспись (название, дата и номер), даты и точного времени события;
• оставляем место для росписи свидетелей и составителя;
• затем отмечаем, что он не пожелал ознакомиться и с этой бумагой, отказ ничем не мотивировал (если объяснения дал хотя бы устно, то пишем об этом), этот факт вновь заверяем у членов комиссии.

Если говорить о том, сколько экземпляров акта о неподписании составляется, то обычно два: один для работника, другой сохранят в компании.

Вот как выглядит образец акта, составленного по всем правилам:

Еще один способ составления такого документа — запись об отказе ознакомиться с распоряжением непосредственно в этом распоряжении. Закон допускает такое оформление, например, в приказах о расторжении договора (ст. 84.1 ТК РФ).

Единой фразы для таких ситуаций закон не установил. Как писать, покажем на примере отметки на приказе об отказе в ознакомлении:

Срок хранения документа

Когда бумагу оформили и заверили, ее отправляют на хранение в отдел кадров, а затем в архив компании. Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, не содержит отдельного пункта с точным указанием срока для хранения акта об отсутствии подписи сотрудника на приказе, ориентируемся на однотипные документы по значимости. К ним относят характеристики, докладные записки, справки о соблюдении дисциплины труда. Их хранят 3 года (п. 454 перечня).

Читайте также: как оформить отказ от предоставления персональных данных

Об авторе статьи