Приложение N 2
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)
(см. текст в предыдущей редакции)
См. данную форму в MS-Word.
Образец акта об отсутствии документов
или иных вложений в почтовых отправлениях
Акт об отсутствии документов или иных вложений
в почтовых отправлениях
Место составления
Настоящий акт составлен мной, _________________________________________
(фамилия, имя, (отчество при наличии),
___________________________________________________________________________
должность нотариуса или иного лица, составившего акт, наименование
__________________________________________________________________________,
нотариальной палаты и нотариального округа или государственной
нотариальной конторы)
в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от __
_______________________________________________________, в нем не оказалось
__________________________________________________________________________.
(самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в приложении)
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Дата Подпись
Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении составляют, чтобы зафиксировать отсутствие документации, которая обозначена в описи, но не найдена при распаковке конверта. Это действие обезопасит организацию от обвинений в утере важных документов. Как оформить такой акт, что в нем нужно указать, расскажем в публикации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении .docСкачать образец акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении .doc
Чем грозит несоставление акта?
Если такой документ не составить, то компании-получателю будет трудно доказать, что документов в письме не было, и виновным в пропаже могут счесть получателя. Поэтому составить акт нужно незамедлительно, также важно отправить один экземпляр отправителю письма.
Если секретарь или другой работник принял письмо и не составил акт об отсутствии вложений, то ему грозит дисциплинарное взыскание по ст. 193 ТК РФ. При утере первичной документации или налоговой штрафы могут наложить и на саму компанию ФНС или иные контролирующие ведомства.
Порядок действий при обнаружении отсутствия вложений в письме
При обнаружении такого факта в почтовом отделении необходимо составить акт в присутствии работников учреждения. Свидетели должны будут расписаться в документе. Один из экземпляров нужно будет оставить в почтовом отделении. Если письмо было доставлено в компанию курьером и конверт был вскрыт при нем, то один экземпляр нужно будет вручить ему.
Чаще всего вскрытие письма происходит уже в организации. В этом случае свидетелями выступят сотрудники компании, присутствовавшие при открытии конверта.
Внимание! Один из экземпляров акта отправляют компании-отправителю.
Как составить акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении
Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому составить его можно по своему усмотрению. Нужно избегать в тексте документа разговорных слов и выражений. Используют официально-деловой стиль речи.
В акте нужно указать следующую информацию:
- Наименование организации и ее реквизиты. Если акт формируют на фирменном бланке компании, то эти данные уже будут включены в текст автоматически.
- Наименование документа («Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении», «Акт о несоответствии вложения представленной описи» и т.п.).
- Место и дату составления акта.
- Суть произошедшего. Нужно написать, в какое время, когда и где было получено почтовое отправление, кто вскрыл конверт и заметил несоответствие описи.
- В чем заключается несоответствие: каких документов не хватает, нарушена ли целостность пакета/конверта.
- Сведения о свидетелях.
- Количество экземпляров акта, для кого они предназначены.
В акте должны расписаться лица, которые присутствовали при вскрытии письма, указанные свидетели, почтовые работники и т.д.
Акт об отсутствии документов — это документ, составляемый при получении корреспонденции в целях фиксации отсутствия документа, его части, приложений или вложений.
Когда потребуются акты
Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.
В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле
В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.
При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде
В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.
Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.
Как задокументировать в организации
1. Докладная
Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:
- утраченных материалов;
- обстоятельств утраты или ее обнаружения.
Генеральному директору ООО «Весна»
Петрову П.П.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2019 № 12
Об утрате документов
В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:
- Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
- Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».
Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.
Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова
На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.
2. Комиссия
Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.
3. Документация
По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.
Если в почтовом отправлении отсутствуют документы
Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.
Глушенкова Юлия
Юрист
Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.
Все статьи автора
Акт об отсутствии документов — это свидетельство о подтверждении факта пропажи деловых бумаг или недостатка вложенной корреспонденции в письме. Оформляется должностным лицом в присутствии свидетелей.
Когда составляется
Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.
При обнаружении пропажи документов в организации
Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.
Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:
- сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
- основание для образования комиссии;
- выясненные причины пропажи;
- выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
- подписи всех лиц, участвовавших в процессе.
Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»
Акт
об утрате документов
| г. Москва | «28» октября 2019 г. |
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:
23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.
В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.
Председатель комиссии Петров Петров А.А.
Члены комиссии:
Иванова Иванова А.А.
Сидорова Сидорова А.А.
С актом ознакомлены:
Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.
28.10.2019
В почтовом отправлении
Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.
Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.
Акт
о несоответствии вложения представленной описи
| г. Москва | «28» октября 2019 г. |
28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».
В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:
- Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
- Акт сверки за 2019 г.
Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).
Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
Акт составлен в трех экземплярах.
Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.
Секретарь Петрова Петрова А.А.
Специалист почтового отделения
Иванова Иванова А.А.
В суде
Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.
В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.
Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.
Басманный районный суд города Москвы
АКТ
об отсутствии документов или других вложений в почтовых
отправлениях (документов, поданных в электронном виде)
| г. Москва | «28» октября 2019 г. |
В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.
При поступлении почтового отправления установлено:
- Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
- Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.
Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.
Подписи:
Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.
Секретарь Иванова Иванова А.А.
Секретарь Сидорова Сидорова А.А.
«28» октября 2019 г.
Обязательные реквизиты
При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:
- название предприятия и его реквизиты;
- место составления и дата;
- название;
- текст;
- ссылка на приложения (если есть);
- подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.
Ответственность
Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.
Контактная информация:
Администрация Гривенского сельского поселения
Калининского района Краснодарского края
353798, Краснодарский край, Калининский район, ст.Гривенская, ул.Советская, 32
ИНН 2333011098 КПП 233301001
Р/с 40204810600000000154
Банк Южное ГУ Банка России г. Краснодар
БИК 040349001
Телефон: (86163) 57-7-23
e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Глава Гривенского сельского поселения – Фикс Лариса Григорьевна
Режим работы администрации:
понедельник – четверг: с 8-00 до 17-00
пятница: с 8-00 до 16-00
суббота-воскресенье: выходной
Дополнительно сообщаем:
График приема граждан размещен в разделе “Администрация” подраздел “Прием граждан”
