Актуально на: 27 ноября 2017 г.
0
Необходимость составления акта об уничтожении печати организации может возникнуть, если (разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом):
- компания решила отказаться от использования печати в принципе. В 2015 году в Законы об ООО и АО были внесены поправки, позволяющие организациям вести деятельность без печатей и штампов (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
- печать повреждена;
- организация меняет свое наименование (или местонахождение, и оно указано на старой печати);
- компания ликвидируется;
- компания реорганизуется в результате процедуры слияния, присоединения или преобразования.
Уничтожить старую печать можно, обратившись в штемпельную мастерскую и оплатив услугу по прейскуранту. Другой вариант – избавиться от печати (проще говоря разломать ее) своими силами, составив при этом акт об уничтожении старой печати.
Отметим, что печать нужно будет раздробить без возможности восстановления (или испортить клише таким образом, чтобы печать однозначно нельзя было заново использовать). Причем вся процедура должна происходить на глазах у комиссии, члены которой и подпишут акт.
Как составить акт об уничтожении печати организации
Утвержденной формы акта об уничтожении печатей и штампов не существует. В акте должны быть перечислены члены комиссии, присутствующие при уничтожении печати, указаны причины уничтожения и способ (к примеру, дробление на фракции, разрезание на мелкие части), а также дата и время, когда это произошло. Также на акте перед разламыванием печати проставляется ее оттиск. А после председатель и члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая факт уничтожения.
На основании такого акта в журнал движения печатей нужно будет внести запись об уничтожении. Делает это лицо, ответственное за хранение печатей.
Акт об уничтожении печатей и штампов: образец
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.
Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?
Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.
Печать уничтожается собственными силами
Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.
Приведем примерный алгоритм утилизации.
- Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
- Издается приказ об уничтожении печатей.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта утилизации составляется акт.
В акт об уничтожении печати включается такая информация:
- состав комиссии;
- время и место уничтожения печати;
- основание уничтожения;
- наименование и оттиск уничтоженной печати;
- способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
- заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
- подписи членов комиссии.
Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.
Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.
Пример 1
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Визави» Генеральный директор
Петров__ Петров И.И.
(подпись)
АКТ
01.10.2019 № 1
Москва
Об уничтожении печатей
Комиссия в лице:
председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,
члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,
начальник отдела кадров — Воронов К.И.
составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).
Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7
Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:
- Основную (круглую) печать — 1 шт.
- Печать отдела кадров — 1 шт.
Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:
|
Печать ООО «Визави» |
Печать отдела кадров ООО «Визави» |
Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.
(подпись)
Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.
(подпись)
___Воронов __________________ Воронов К.И.
(подпись)
На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).
Пример 2
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
|
№ |
Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления |
Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата |
Отметка об уничтожении, номер акта и дата |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Печать уничтожает сторонняя организация
При сдаче печати на уничтожение в стороннюю организацию нужно подготовить такие документы:
- заявление об уничтожении печати, подписанное руководителем;
- ксерокопию паспорта руководителя;
- доверенность на уничтожение печати от руководителя организации лицу, ответственному за ее уничтожение;
- паспорт (ксерокопию) лица, ответственного за уничтожение печати;
- выписку из ЕГРЮЛ (нотариально заверенную копию);
- документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).
Перечень документов рекомендуемый, он не закреплен нормативными документами и его можно изменить. Организация, которая принимает печать на уничтожение, также выдает акт (пример 3), на обороте которого проставляется оттиск печати, подлежащей уничтожению.
Пример 3
Акт №№ об уничтожении печати организации
Составлен в 2-х экземплярах
Печать, зарегистрированная в реестре печатей за №______ __________________________________________________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
гос. регистрации № _______________________________________________________________ уничтожена
ИЗГОТОВИТЕЛЕМ в связи с ___________________________________________________________________
(указать причину)
Печать уничтожена в присутствии представителя организации
___________________________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
паспорт: серия_______________ №________________ код подразделения ___________________________
выдан_____________________________(кем, когда)_______________________________________________
_______________( подпись) ______ “_____«___________ 200_ г.
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведения об уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей», заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.
Представитель изготовителя
___________ /___________/ “_____«__________ 200_ г.
(подпись)
М.П. изготовителя
ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ
Как учесть расходы на уничтожение печати
Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).
Пример 4
Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.
Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.
Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).
Бухгалтер сделал такие проводки:
Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати
Дт 19 Кт 71 — 305,08 руб — учтен НДС
Дт 68 Кт 19 — 305,08 руб — предъявлен к вычету НДС
Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении печати и штампа .docСкачать образец акта об уничтожении печати и штампа .doc
Зачем уничтожать печати и штампы
Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.
На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.
Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.
Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:
- износ,
- порча,
- устаревание,
- ликвидация или реорганизация фирмы,
- изменение реквизитов фирмы и т.д.
Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.
Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.
Комиссия: состав и цели
В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:
- директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
- сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
- специалист кадрового отдела,
- юрист,
- секретарь.
Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.
Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.
Для утилизации обычно используются довольно простые методы:
- резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
- спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).
Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.
Как составить акт
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
- номер, место и дату создания акта,
- название организации,
- данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
- состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
- причину уничтожения печати или штампа,
- основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
- время, место и способ уничтожения.
Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.
Как оформить акт
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Как и сколько хранить акт
Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.
Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Бланк акта об уничтожении печати
Скачать
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Итоги
Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Акт об уничтожении печати и штампа – это внутренний документ, сопровождающий и подтверждающий фактическое уничтожение фирменного символа организации. Составление документа обусловлено степенью значимости печати для каждой организации.
Файлы для скачивания:
Зачем уничтожать печать
Причины уничтожения фирменного символа предприятия могут быть самыми разнообразными. Тем более, что 82-ФЗ с 2016 сделал использование печати организациями необязательным для большинства юридических лиц. Поэтому печать может быть уничтожена по решению руководства организации за ненадобностью. Возможные причины принятия решения об уничтожении печати:
- различные дефекты печати (нечёткий оттиск и тому подобное);
- общий износ печати;
- ликвидация юридического лица;
- реорганизация предприятия;
- смена реквизитов, указанных на печати (наименование организации, её юридический адрес);
- ненадобность печати в делах организации.
Уничтожение печати позволит избежать множества возможных проблем в будущем. Неиспользуемая длительное время старая печать может оказаться в руках мошенников. Или же мошенники воссоздадут копию старой печати организации. Акт об уничтожении печати и штампа докажет, что оригинал печати был уничтожен по решению руководства предприятия.
Процесс уничтожения печати
Закон не определяет регламент самого процесса уничтожения штампа или печати, организация устанавливает порядок уничтожения самостоятельно. Предприятие вправе уничтожить печать самостоятельно или же обратиться к третьей стороне. Специалисты по печатям, действуя в рамках заключённого с ними договора подряда, уничтожат переданный им штамп. Такой деятельностью занимаются специальные печатные мастерские. Однако передавать печать организации в третьи руки дело довольно-таки рискованное. В случае недоверия к специалистам, печать может быть уничтожена сотрудниками организации подручными инструментами.
В независимости от выбора способа, печать должна быть уничтожена полностью, то есть без возможности её восстановления. Конкретные средства уничтожения предоставляются фантазии руководства предприятия. Вернее всего будет раздробить печать дробящим предметом или же срезать с неё реквизиты организации острым предметом. После таких процедур печать уже не будет подлежать восстановлению.
Процедура составления документа
Уничтожение печати начинается с приказа руководителя организации о назначении специальной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее двух любых сотрудников организации. С точки зрения закона должность назначенных сотрудников не имеет никакого значения для документа. Однако, имеет смысл назначить сотрудников, занимающих высокие должности на предприятии. Желательно, чтобы сотрудники в рамках осуществления своих прямых трудовых обязанностей пользовались печатью организации. Это может быть заместитель руководителя или главный бухгалтер.
В задачи назначенной комиссии будет входить два важных момента:
Во-первых, физически уничтожить печать или штамп без возможности дальнейшего восстановления. Средство уничтожения комиссия выбирает по своему усмотрению. В независимости от средства результат должен быть достигнуть.
Во-вторых, заверить факт уничтожения своими подписями. Именно поэтому важно назначить сотрудников, занимающих руководящие должности. Подпись руководителя, в случае возникновения споров по факту уничтожения печати в дальнейшем, будет придавать документу большую юридическую силу.
Форма документа
Какой-то конкретной формы акта об уничтожении печатей закон не предусматривает. Следовательно, организации вправе составить акт самостоятельно, соблюдая общие правила, предъявляемые к составлению такого рода документов. Предприятие может разработать единую для своей организации форму акта и использовать её при каждом уничтожении печатей. Печати на предприятии уничтожают крайне редко и острой необходимости в разработке фирменной формы нет. Чаще всего документ составляют единоразово при помощи компьютерных средств или же от руки на листе бумаги формата А4.
Необходимо учесть, что акт в любом случае должен отвечать требованиям, прописанным в статье 9 ФЗ “О бухучёте”.
Инструкция по составлению акта об уничтожении печати «на пальцах»
Первым шагом в процессе составления документа будет указание его названия. Далее указываем наименование юридического лица, дату составления акта и населённый пункт.
Следом отмечаем факт назначения специальной комиссии приказом руководства. Здесь указываем реквизиты обозначенного приказа (номер и дату) и ФИО руководителя. Далее следует поочерёдно перечислить весь состав комиссии с указанием должности члена комиссии на предприятии и его ФИО.
Так должна выглядеть эта часть документа:
Г. Санкт-Петербург 15 апреля 2024 года
ООО «СпортМэш»
Приказом директора Федотова А. И. № 5 от 15.04.2024 г. назначена комиссия для уничтожения фирменной печати организации в следующем составе:
Заместитель директора Шорохов М. А.
Главный бухгалтер Максимовских В. Д.
Комиссия составила настоящий акт о нижеследующем:
В основной части документа необходимо будет указать:
- причину уничтожения печати;
- какая именно печать уничтожена;
- оттиск подлежащей уничтожению печати
- способ уничтожения печати;
- факт невозможности дальнейшего использования печати.
Это минимальный перечень моментов, которые стоит указать. При желании можно добавить и другие подробности процесса (точное время и конкретное место уничтожения печати), но это не обязательно.
Основная часть акта об уничтожении выглядит следующим образом:
1.Печать, подлежащая уничтожению: фирменная печать ООО «СпортМэш».
2. Печать подлежит уничтожению по следующим причинам: ликвидация юридического лица.
3. (Оттиск печати)
4. Печать уничтожена при помощи следующих средств: строительный молот.
5. Печать раздроблена на мелкие осколки. Дальнейшее использование невозможно. Восстановлению не подлежит.
Составление документа практически завершено. Остаётся лишь заверить составленный акт подписями всех членов назначенной комиссии, уничтоживших печать или штамп.
