В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей).
Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив?
В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Невозврат документов из временного пользования
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….
Добавить в «Нужное»
Акт об утрате документов: образец заполнения
Как расследовать и оформить утрату документов?
В случае массовой утраты документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
Если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (кража, пожар, авария и др.), необходимо получить документарное подтверждение происшедшего в уполномоченном государственном органе. Например, в случае пожара — справку подразделения МЧС. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Квадро»
О.Е. Митряев 
Акт об утрате документов
г. Москва
«01» апреля 2016 г.
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя директора И.И. Иванова (председатель комиссии), главного бухгалтера К.П. Семеновой, начальника отдела продаж П.П. Потерялова установила следующее.
27.03.2016 из-за возгорания внутренней электропроводки в помещении бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС от 28.03.2016. В результате утрачены оригиналы документов — накладные и счета-фактуры за 2014, 2015 гг. — 435 шт.
| Председатель комиссии |  |
И.И. Иванов |
| Члены комиссии: |  |
К.П. Семенова |
 |
П.П. Потерялов |
С актом ознакомлена:
| бухгалтер по учету ТМЦ |  |
С.Л. Скрупулезная |
01.04.2016
Форум для бухгалтера:
Приложение N 6
к пп. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
________ N _________ Руководитель организации
Подпись Расшифровка
об утрате документов подписи
Дата
Фонд N ___________________________________________________________
(название фонда)
В результате ______________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета:
N |
Опись |
Ед. |
Заголовок |
Крайние |
Количество |
Предполагаемые |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: ______________________________________________
(номера ед. хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N ____________ от ___________ N ___________
<*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
