Как составить акт осмотра товара образец

Любой товар имеет определенную материальную ценность. Соответственно, при его получении ответственное лицо должно убедиться в том, что ценности не были нарушены и повреждены. Обычно для этого достаточно визуального осмотра. Однако нельзя просто проверить ТМЦ и все. Этот факт должен быть зафиксировать при помощи соответствующего акта.

Форма

Наверняка многие знают, что унифицированные формы были обязательными до 2013 года. Сегодня в их использовании нет необходимости. Другими словами, можно сказать, данный документ разрешается оформлять в свободной форме. Для этого рекомендуется использовать лист бумаги формата А4. Некоторые компании разрабатывают для этого фирменные бланки, однако в этом случае они должны быть утверждены внутренними правилами организации. Также можно скачать в сети стандартный шаблон. Здесь уже присутствуют все необходимые графы. Их достаточно заполнить соответствующей информацией.

В каких случаях производится осмотр

Каких-то определенных ситуаций, при которых осмотр товара является необходимым, не существует. К наиболее частым из них относятся:

• получение товара от поставщика или производителя;
• принятие товара после его изготовления;
• покупатель возвращает товар, когда после покупки прошло определенное время.

Вообще, не имеет значения, по какой причине и в каких ситуациях осматривается товар. Главное, на что нужно обратить внимание – это правильное оформление данного процесса. Именно в таких ситуациях оформляется соответствующий акт.

Создание комиссии

Правила запрещают, чтобы осмотр чего-либо, в том числе и товара, производился одним человеком. Объясняется это тем, что он вряд ли сможет в полной мере оценить состояние груза. Да и от обычной человеческой ошибки никто не застрахован. Именно поэтому для осмотра создается специальная комиссия, члены которой будут проверять друг друга. Каждый участник проверяющей группы должен быть компетентным в данном вопросе. Здесь ответственных выбирает руководитель компании.

Комиссия должна состоять минимум из двух человек. При желании директор компании может назначить и более расширенный состав. Чтобы осмотр был максимально объективным, крайне желательно, чтобы члены проверяющей группы были работниками разных подразделений.

Естественно, опыт, образование и квалификация должны позволять правильно определить состояние товара. Только так можно получить объективные выводы. Кроме этого, руководитель компании имеет право привлечь к этой процедуре сторонних экспертов. Обычно в этом возникает необходимость в том случае, когда в компании отсутствуют специалисты необходимого уровня, или они просто не вызывают доверия.

Задачи комиссии

Члены проверяющей группы должны четко понимать, для чего эта комиссия была сформирована. Обычно это визуальный осмотр, который направлен на выявление механических повреждений. Кроме этого, к прямым обязанностям проверяющей группы относится оформление данного акта. Сюда должны быть внесены все подробности проведенной процедуры на каждом этапе. Естественно, в завершении комиссия делает выводы.

Они могут быть разными:

1. При обнаружении дефекта, брака или какой-то неисправности определяется виновный. Если комиссия пришла к выводу, что здесь вина производителя, товар ему возвращается.
2. Бывает так, что у комиссии остаются какие-то вопросы. Например, визуального осмотра недостаточно, и имеются подозрения в неисправности товара. В этом случае члены проверяющей группы приходят к выводу, что необходима глубокая проверка, которая подразумевает вскрытие упаковки.
3. Товар отвечает всем нормам и стандартам, поэтому может использоваться по назначению.

Конечно, на усмотрение комиссии выводы могут быть и другими. Но это наиболее частые заключения, которые выдвигаются в подобных случаях.

Как составить акт осмотра товара в 2023 году

Как показывает практика, многие организации используют в этих целях бланки, которые ранее были обязательными. Но нужно повториться, сегодня это не является обязательным условием. Зачастую используется печатный вариант оформления документов. Хотя и рукописный акт также будет считаться действительным.

В любом случае все ответственные лица должны проставлять здесь «живые» подписи. Если локальная документация компании подразумевает использование печати, ее оттиск также проставляется в документе. Однако сегодня компаниям разрешено работать без печати, поэтому данный пункт нельзя назвать обязательным.

Документ должен иметь минимум две копии, которые обладают одинаковой юридической силой. Бывают ситуации, что в данном мероприятии заинтересовано больше сторон, соответственно, и экземпляров можно сделать больше. Если в компании ведется специальный учетный журнал, информация о составленном акте должна быть в него внесена. Акт необходимо хранить на предприятии в течение трех лет. Хотя этот срок может быть изменен нормативной документацией организации.

Содержание акта

Как и у любого документа, здесь должно быть название. В нем должна отображаться суть оформления акта. Также «шапка» должна содержать дату и место составления документа.

После этого необходимо прописать основную часть, состоящую из таких пунктов:

1. Перечисляется состав комиссии. Указываются не только ФИО сотрудников, но и должности, которые они занимают.
2. Нередко проверка выполняется в присутствии свидетелей, например, потребителях. Их данные также нужно указать в документе.
3. Письменно подтверждается сам факт выполнения данного мероприятия. Указываются подробные сведения о товаре, что позволит без проблем его идентифицировать.
4. Отмечается дата прибытия товара, сведения о гарантийном обслуживании, другая информация.
5. При обнаружении дефектов или любых других недостатков они подробно описываются.
6. Крайне важно, чтобы квалифицированные специалисты, входящие в состав комиссии, определили виновника.
7. Делается вывод, в котором ответственные лица указывают, какие действия необходимо выполнить в дальнейшем.

Что касается количества экземпляров, то здесь нет каких-либо стандартов и ограничений. Все зависит от конкретной ситуации и количества заинтересованных сторон. Каждая из них должна получить копию документа. Все оформленные экземпляры обладают одинаковой юридической силой. Завершающей частью документа является раздел с автографами. Здесь указываются все члены комиссии. Можно указать их должности. Проставляются подписи с расшифровками. Потребитель также должен расписаться, при этом указывается, что проверка выполнялась в его присутствии.

Образец акта осмотра товара

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Акт осмотра товара – это документ, в соответствии с которым путём визуального осмотра определяется качество той или иной товарно-материальной ценности. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Файлы для скачивания:

Осмотр товара

Под осмотром товара понимается именно визуальное освидетельствование объекта без использования различных измерительных приборов, проведения испытаний. Это самый простой, поверхностный вид проверки, способный оценить исключительно внешний вид товара. Сфера применения такой процедуры довольно широка, используется при:

• производстве продукции на предприятии для оценки её качества;
• приёмке товарно-материальных ценностей после транспортировки (перевозки);
• возвращении товара в магазин недовольным потребителем.

Роль акта

Роль настоящего акта тяжело переоценить, ведь сфера его применения довольно широка. Этот документ может послужить основанием для принятия администрацией предприятия различных решений. В частности, речь идёт о:

• списании товара, если будут выявлены те или иные дефекты;
• возвращении товара поставщику;
• направлении претензии производителю или поставщику;
• привлечении к материальной ответственности сотрудника организации или контрагента (в том числе транспортную компанию);
• оформлении возврата в рамках закона о защите прав потребителей.

Для списания имущества с баланса предприятия требуются веские основания. Строгий учёт обусловлен тем, что списание товара пропорционально уменьшает налогооблагаемую базу фирмы. Налоговый орган может заинтересоваться законностью проведения процедуры.

Комиссия

Любой осмотр (технический или визуальный) всегда осуществляется в составе комиссии. Коллегиальность обуславливается значимостью возможных последствий. Все члены комиссии несут ответственность за сделанные ими выводы.

Руководитель издаёт приказ, в соответствии с которым назначает своих подчинённых в состав комиссии, ставит перед ними определённые задачи, ограничивает сроки проведения мероприятия. Кадровый состав подбирает лично директор, исходя из опыта работы конкретного сотрудника, его профессиональных навыков. Следует назначать работников, разбирающихся в конкретном вопросе. Председатель комиссии выделяется отдельно. Именно он и будет отчитываться перед начальником по факту проделанной работы, нести повышенную ответственность за выводы своих коллег.

Кто пишет акт

По общему правилу бремя по написанию документа лежит на председателе комиссии. Ответственный сотрудник должен обладать определёнными навыками работы с документацией, иметь общее представление о составлении актов. Остальные члены комиссии просто расписываются в официальной бумаге.

Следует отметить, что зачастую акт осмотра составляется в присутствии представителя второй стороны. Речь может идти о контрагенте, покупателе, представителе производственного цеха. Если официальная бумага носит не односторонний характер (выходит за рамки деятельности одного предприятия), при его составлении обязательно должен быть сторонний представитель. Он также расписывается за полноту и достоверность обозначенных сведений, объективность сделанных выводов.

Что отразить в официальной бумаге

Не существует конкретного перечня положений, которые должны быть обозначены в акте. Всё зависит от конкретного объекта, подвергающегося осмотру. Однако на практике сложился примерный список моментов, подлежащих обозначению:

• наименование осматриваемого товара;
• причины проведения осмотра (приёмка, возврат);
• способ осмотра (визуальный, технический);
• обнаруженные недостатки;
• предложение путей их исправления;
• определение виновных лиц;
• заключение комиссии.

Форма документа

На сегодняшний день органы законодательной власти не требуют от предприятий использования общеобязательных унифицированных бланков для составления своей документации. Акт осмотра товара не является исключением. Официальная бумага пишется в свободной форме, которая утверждается соответствующим приказом руководителя. Необходимо учесть, документ в свободной форме также имеет свои определённые особенности:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• автографы всех лиц, упомянутых в акте.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации. При его отсутствии допускается использование чистого листа бумаги формата А4, однако в таком случае реквизиты предприятия придётся прописывать вручную.

Исполнить текст документа можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша), так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии. Как правило, в компании должны иметься в наличии заготовленные бланки для заполнения. На практике ответственный сотрудник в ходе проведения осмотра от руки вносит данные в чистый бланк.

Объясняем, как правильно составить акт

Первый делом следует обозначить, что используемая форма утверждена соответствующим приказом руководителя (обозначаем его реквизиты). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота внутри фирмы. Затем оставляем дату и место составления официальной бумаги.

Переходя к основному блоку, ссылаемся на распоряжение директора, в соответствии с которым была сформирована комиссия, перечисляем её членов, выделяя председателя отдельно. Для каждого сотрудника обозначаем его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Если присутствуют представители второй стороны, также отмечаем их.

Следующим шагом указываем, какой именно товар подвергается осмотру, утверждаем метод проведения оценки. Далее описываем ход проведения процедуры. Если осматривается несколько товаров, имеет смысл оформить этот блок в виде таблицы.

Последний этап – заключение комиссии. Сотрудники должны прийти к общему выводу и подвести итог проделанной работе.

Примерный образец

На этом составление акта подходит к концу. Все члены комиссии расписываются в документе за сделанные выводы (с расшифровкой). Заверенная официальная бумага передаётся руководству компании для принятия дальнейшего решения.

Приказ Казначейства России от 25.04.2019 N 12н
“Об утверждении Регламента проведения территориальными органами Федерального казначейства в случаях, установленных Правительством Российской Федерации, проверки соответствия информации, указанной в государственном контракте, договоре о капитальных вложениях, контракте учреждения, договоре о проведении капитального ремонта, договоре (контракте), документах, подтверждающих возникновение денежных обязательств юридических лиц, фактически поставленным товарам (выполненным работам, оказанным услугам), с использованием фото- и видеотехники при осуществлении казначейского сопровождения средств в соответствии с Федеральным законом от 29 ноября 2018 г. N 459-ФЗ “О федеральном бюджете на 2019 год и на плановый период 2020 и 2021 годов”
(Зарегистрировано в Минюсте России 07.06.2019 N 54890)

Вы можете заказать документ на e-mail