Акт о непредоставлении письменного объяснения работником пишется работодателем в том случае, если сотрудник совершил какой-либо дисциплинарный проступок и не предоставил этому объяснения. Этим документом руководство фиксирует факт отсутствия объяснительной записки, перед тем как применить дисциплинарное взыскание к сотруднику-нарушителю.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о непредоставлении письменного объяснения работником .docСкачать образец акта о непредоставлении письменного объяснения работником .doc
Общие сведения, алгоритм наложения взыскания
Согласно ст. 192 ТК РФ в качестве наказания может выступить один из вариантов взыскания: замечание, выговор или увольнение. Последовательность действий при наложении взыскания должна соблюдаться четко. Первым делом работодатель должен потребовать с работника объяснения, направив ему уведомление. Если в течение двух дней с этого момента письменных объяснений зафиксировано не было, то формируют соответствующий акт. Об этом говорится в ст. 193 ТК РФ. Далее руководство принимает решение о характере взыскания и издает приказ об этом.
К сведению! Наниматель вправе не применять взыскание, если провинившийся, предоставив объяснения, указал причину своего проступка и она уважительная. Но непредоставление данного документа не мешает наложению наказания.
Кто составляет и подписывает бумагу
Документ формирует один их членов специально созданной для этого комиссии. В ее составе должно быть не менее 3 работников компании. Как правило, это начальник отдела кадров, руководители отделов, бухгалтеры, администратор. Если на предприятии создан профсоюз, то в состав комиссии входит и его участник. По возможности в состав должен входить и непосредственный начальник нарушителя, поскольку обычно это именно он должностной запиской фиксирует факт совершения дисциплинарного проступка.
Особенности составления
- Законодательно закрепленной формы акта не существует. Компания вправе разработать собственный бланк, используя стандартную для таких документов структуру. Особенно удобно иметь такой при большом штате сотрудников, и когда имеется высокая вероятность каких-либо нарушений.
- Акт можно писать от руки на бланке, а можно заполнить на компьютере, распечатать и затем проставить так называемые живые подписи.
- Для написания и печати необходимо брать белую бумагу формата А4.
Структура документа
Для того чтобы акт имел юридическую силу, он содержать такие данные:
- Название компании, где имело место совершение дисциплинарного проступка.
- Наименование документа: акт о непредоставлении письменного объяснения работником.
- Номер акта.
- Место, где располагается предприятие (город, поселок, село и т.д.).
- Дата, когда был составлен и подписан акт.
- ФИО и должности всех членов комиссии.
- Суть проступка, ФИО и должность провинившегося сотрудника.
- Указание на то, что нарушитель не принес объяснительную в течение 2 дней с момента совершения проступка или просто отказался от ее предоставления. В случае если причина отказа была названа, ее требуется зафиксировать.
- Подписи всех членов комиссии и самого работника-нарушителя.
Когда руководитель получит документ, он должен будет принять решение о том, какой вариант взыскания наложить.
Если обнаружена ошибка
Нередко случается, что после того, как документ был распечатан и подписан, в нем бывают замечены сведения с фактическими ошибками, например, неправильно указаны дата, должность и т.д. Конечно же, такие ошибки нужно исправить. Это оформляется принятым законодательно способом:
- зачеркивают слово или число с ошибкой таким образом, чтобы его было видно; достаточно зачеркнуть одной чертой;
- далее сверху надписывают правильный вариант, рядом указывают: «Исправленному верить»;
- затем ответственный за составление акта работник ставит свой «автограф» в подтверждение подлинности внесенных изменений.
Актуально на: 26 марта 2018 г.
0
Возможна ситуация, когда работодатель просит работника предоставить объяснения по какому-либо вопросу. Чаще всего это требование трудового законодательства. Конечно, заставить работника дать объяснения никто не может. Но отказ работника от дачи объяснений, особенно когда работодатель обязан был их истребовать, необходимо зафиксировать. А как составить акт об отказе сотрудника дать объяснения?
Когда нужно составлять акт об отказе от объяснений работника?
В некоторых случаях трудовое законодательство обязывает работодателя документально оформлять отказ работника от дачи письменных объяснений.
К примеру, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель может применить к работнику дисциплинарные взыскания в виде замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ). Однако до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у работника письменное объяснение. И вот если работник такое объяснение не представит, работодатель должен оформить соответствующий акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Здесь нужно понимать, что применение дисциплинарного взыскания в конечном итоге не будет зависеть от того, дал ли работник объяснения или отказался сделать это. То есть непредставление работником объяснений не избавит его от дисциплинарного взыскания (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).
Или другой случай. Работник причинил ущерб работодателю. До принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку. И истребование у работника письменного объяснения, которое бы помогло в установлении причины возникновения ущерба, – обязательный этап такой проверки. Если работник представить объяснение отказывается, об этом составляется акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).
Хорошо, если работник согласен дать объяснения. В противном случае, нужно получить подтверждение, что работник получил требование о даче объяснений. Если подписывать его он отказывается, его можно зачитать работнику вслух в присутствии свидетелей или даже направить по почте с уведомлением о вручении и описью.
Форма акта об отказе работника дать объяснения
Обращаем внимание, что отказ работника от объяснений – это не документ, который оформляет работник (хотя, конечно, работник может свой отказ составить и в письменном виде). Непредоставление запрошенных объяснений – это тоже отказ от дачи объяснений работником.
О таком отказе нужно составить акт. В случае с дисциплинарным взысканием, сделать это нужно по истечении 2 рабочих дней после того, как работник был уведомлен о необходимости дать объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Срок для составления акта об отказе сотрудника от объяснений по ущербу ТК РФ не регламентирует. Как правило, делается это до завершения служебного расследования.
Форму акта работодатель разрабатывает самостоятельно. В нем необходимо указать причину, по которой запрашивались объяснения, а также указание на то, что объяснения не были даны. Такой акт составляется комиссией, которая обычно состоит из 3 человек. С актом работник должен быть ознакомлен под роспись. Если ставить свою подпись в акте он не хочет, об этом нужно сделать в акте соответствующую отметку. При этом можно также составить акт об отказе работника ознакомиться с актом.
Приведем образец акта об отказе от дачи объяснений работником в случае, когда такие объяснения затребованы у сотрудника в связи с совершением им дисциплинарного проступка.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
АКТ
об отказе предоставить письменное объяснение
г.
«» 2023 г.
Дата составления акта:
Время составления акта:
Мы, нижеподписавшиеся:
,
,
составили настоящий акт о том, что отказалась дать письменное объяснение о причинах ее отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего дня. Уведомление о необходимости дать объяснение было вручено под подпись г.
В силу ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ для дачи письменного объяснения было предоставлено два рабочих дня. Данный срок был обозначен в упомянутом уведомлении.
Настоящий акт составлен в присутствии .
Подписи лиц, составивших акт:
Акт об отказе дать письменное объяснение — это документ, который подтверждает решение работника не предоставлять работодателю объяснительную записку.
Составление объяснительной по закону является не обязанностью сотрудника, а его правом, поэтому принуждать его к этому неправомерно.
Случаи, когда работодатель обязан актировать нежелание сотрудника давать объяснения в письменном виде, регламентируются частью 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. В случае применения к сотруднику дисциплинарных мер взыскания работодатель обязан до их применения запросить у работника объяснительную записку. На подачу объяснительной дается два рабочих дня, по истечении которых отсутствие письменных объяснений фиксируется в соответствующем документе.
Для чего фиксировать отказ
Документ составляется, когда работодатель просит у работника дать объяснения в письменном виде по какому-либо вопросу, но получает отказ. Заставить работника предоставить объяснительную записку нельзя, но факт отказа необходимо зафиксировать. Затем этот документ можно использовать для подтверждения применения мер дисциплинарной ответственности в отношении нарушителя.
Справка. Серьезность наказания со стороны руководства напрямую зависит от тяжести произведенных работником нарушений.
Кто и по какой форме составляет
Чаще всего документированием отказа писать объяснительную занимается тот, кто ее запрашивал. Иногда это непосредственный руководитель отдела, где работает нарушитель, или иное лицо, которое запросило объяснения. Для вступления акта в законную силу к его составлению привлекаются свидетели, например другие сотрудники.
Таким образом, чтобы составить акт, соберите небольшую комиссию в составе как минимум трех человек. К примеру, руководителя, секретаря и кадровика или юриста организации. Определенного перечня сотрудников, входящих в состав комиссии, в законе нет.
Документ составляется в произвольном стиле. Количество копий строго не регламентируется.
Содержание и правила написания
Некоторые нюансы следует обязательно отобразить в документе об отказе писать объяснительную записку:
- место, дату и время составления документа, его номер;
- наименование организации;
- Ф.И.О. и должность провинившегося сотрудника;
- состав комиссии, удостоверяющей его отказ от дачи объяснений;
- список действий работника, повлекших за собой необходимость подачи объяснительной.
К оформлению особых законодательных требований не предъявляется, не важно, написан он от руки или набран на компьютере, на чистом листе или фирменном бланке организации с печатью или без нее.
Внимание! Подписывать акт об отказе должны все члены комиссии, участвующие в его составлении, и сам сотрудник, допустивший провинность. Если он отказывается проставить автограф, этот факт тоже зафиксируйте особой отметкой в документе.
Образцы
Об отсутствии на работе
ООО «ClubTK»
Акт № 1
Об отказе работника давать объяснения по факту отсутствия на работе
| 23.10.2020 10:45 | г. Санкт-Петербург |
Руководителем ООО «ClubTK» Вороновым А.В. в присутствии бухгалтера Сидоровой А.А. и уборщицы Кузякиной В.Г. составлен акт о нижеследующем.
20.02.2020 сотруднику Петрашевскому И.И. было предложено составить объяснительную по факту отсутствия на рабочем месте (прогула). От предоставления письменных объяснений Петрашевский И.И. отказался.
Подписи сотрудников:
Воронов А.В., руководитель
Сидорова А.А., бухгалтер
Кузякина В.Г., уборщица
По факту нарушения дисциплины
ООО «ClubTK»
Акт № 2
Об отказе работника давать объяснения по факту нарушения дисциплины
| 24.03.2020 9:30 | г. Санкт-Петербург |
Руководителем ООО «ClubTK» Вороновым А.В. в присутствии инспектора отдела кадров Ивановой Г.В. и менеджера Денежного Г.Г. составлен акт о нижеследующем.
21.03.2020 сотруднице Опорышко И.Р. было предложено составить объяснительную по факту нарушения дисциплины. От предоставления письменных объяснений Опорышко И.Р отказалась.
Подписи сотрудников:
Воронов А.В., руководитель
Иванова Г.В., инспектор отдела кадров
Денежный Г.Г., менеджер
По поводу опоздания на работу
ООО «ClubTK»
Акт № 3
Об отказе работника давать объяснения по факту опоздания на работу
| 25.04.2020 17:15 | г. Санкт-Петербург |
Руководителем ООО «ClubTK» Вороновым А.В. в присутствии продавца Белкиной И.В. и товароведа Орешкина П.А. составлен акт о нижеследующем.
22.04.2020 сотруднику Волкову Е.О. было предложено составить объяснительную по факту опоздания на работу. От предоставления письменных объяснений Волков Е.О. отказался.
Подписи сотрудников:
Воронов А.В., руководитель
Белкина И.В., продавец
Орешкин П.А., товаровед
Порядок хранения
После того как все процедуры завершены, документ передают на хранение в архив организации вместе с приказом о применении в отношении сотрудника мер дисциплинарного взыскания. Срок хранения регламентируется внутренними НПА, но не меньше трех лет. По истечении срока хранения в установленном порядке производится утилизация акта.
