Добавить в «Нужное»
Акт ревизии наличных денежных средств (бланк и образец)
О порядке ревизии денежных средств в кассе мы рассказали отдельно. А сейчас расскажем об акте ревизии наличных денежных средств, образец которого будет приведен ниже.
Акт ревизии кассы предприятия
Результаты ревизии кассы оформляют актом ревизии денежных средств, находящихся в кассе. Его можно оформить в произвольной форме или же использовать для этих целей акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме N КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132). Но сразу скажем, что использование именно этой формы не является обязательным (Информация Минфина N ПЗ-10/2012).
Составить акт ревизии кассы должна комиссия, которая проводила ревизию.
В акте ревизии кассы указываются:
- наименование проверяемой организации;
- дата составления акта;
- фактическое наличие наличных денег, находящихся в кассе на момент проверки;
- соответствие или несоответствие фактического количества наличных денег в кассе данным бухучета.
Акт ревизии кассы подписывается работниками, участвовавшими в проверке, а также кассиром, ответственным за сохранность денег в кассе.
По итогам ревизии руководитель организации должен принять меры по устранению выявленных недостатков.
Акт ревизии кассы — бланк
Акт ревизии наличных денежных средств (бланк) по форме N КМ-9 можно скачать здесь.
Акт ревизии кассы: посмотреть образец
Форум для бухгалтера:
Содержание страницы
- Что такое ревизия кассы
- Кассовая дисциплина
- Кто проводит ревизию кассы
- В какие сроки проводится ревизия
- Необходимые условия для ревизии кассы
- Этапы ревизии кассы
- Окончание ревизии кассы: акт
По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.
Что такое ревизия кассы
Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.
Кассовая дисциплина
Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.
Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.
Кто проводит ревизию кассы
Проводить ревизию кассы могут:
- специалисты территориальных налоговых инспекций;
- руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.
Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.
В какие сроки проводится ревизия
Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:
- время перед годовой отчетностью;
- увольнение или временная замена кассира;
- в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.
Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.
Необходимые условия для ревизии кассы
Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.
Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:
- неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
- профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
- непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
- открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.
Этапы ревизии кассы
Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.
- Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
- Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
- Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
- Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
- Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
- Контроль за целевым использованием полученных финансов;
- Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.
Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.
Окончание ревизии кассы: акт
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:
- о конкретной сумме наличности в кассе;
- о размере денежных средств по документам;
- сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.
Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.
Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.
Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.
Акт ревизии — документ, оформляемый на ее заключительном этапе. Об особенностях и некоторых нюансах составления акта ревизии расскажем в данной статье.
Что такое ревизия
Для начала определимся, что такое ревизия.
Когда предприятие ведет хозяйственную деятельность, неизбежно возникает необходимость контролировать эту деятельность, особенно ее финансовую сторону. Для этого существует целый ряд мероприятий, которые организация может проводить самостоятельно и закреплять порядок их осуществления в своих внутренних локальных актах. Ревизия (или проверка) — одно из самых эффективных средств контроля. Она позволяет получить контрольный результат в формате «здесь и сейчас», сравнить фактические данные с учетными.
Ревизия проводится в отношении таких вопросов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, как:
- наличие и правильность оформления первичной документации;
- соответствие учетных данных информации, содержащейся в первичных документах, и их корректная трактовка для целей учета;
- проверка наличия имущества.
Ревизию могут проводить как внешние контролирующие органы (например, контрольно-счетная палата), так и внутренняя комиссия предприятия, получившая на это полномочия на основании приказа руководителя. После окончания ревизионных мероприятий возникает необходимость в документальном оформлении ее результатов. Для этого и существует акт ревизии.
Как провести инвентаризацию кассы и составить акт ревизии, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Акт ревизии: свободная или унифицированная форма
С 2013 года формы документов, которые содержатся в альбомах унифицированных бланков Госкомстата РФ, перестали быть обязательными к применению. Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ позволил предприятиям утверждать собственные формы бланков.
Перечень унифицированных форм первичных документов смотрите в нашем материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
При составлении ряда актов ревизии (например, актов инвентаризации наличных денежных средств в кассе, материальных запасов и другого имущества организации, ее кредиторской и дебиторской задолженности), должны быть соблюдены обязательные требования в части наличия необходимых для этих документов реквизитов. И с этой точки зрения удобнее воспользоваться готовыми бланками из альбомов Госкомстата РФ или создать на их основе собственные формы. Если определенных требований к реквизитам нет, акт ревизии может быть оформлен в произвольном виде. Но и при этом следует соблюдать ряд правил. Это необходимо для того, чтобы готовый акт ревизии имел юридическую силу.
Общие требования к составлению акта ревизии
Составление акта ревизии начинается с указания цели проведения ревизии и основания этой процедуры. Например, основанием для составления акта является приказ директора ООО «Загадка» «О проведении ежегодной инвентаризации» от 10.11.20__ № 245.
Каждый акт независимо от его формы подписывается членами комиссии, которая назначается приказом руководителя проверяющей организации. Она может быть назначена как разово, так и действовать на постоянной основе. При подписании акта ревизии членами комиссии проставляются их должности, фамилии, инициалы. Председателя комиссии обычно выделяют и указывают на 1-м месте. Если 1 из членов комиссии не согласен с выводами, изложенными в акте ревизии, подписать документ ему все-таки придется, но с оговоркой о наличии возражений, указанной рядом с подписью. Эти возражения будут в письменной форме приложены к акту.
Если используется унифицированная форма акта ревизии, акт оформляется в соответствии с установленными для этой формы требованиями.
Текст акта ревизии, составленного в свободной форме, можно разбивать на абзацы, выделять ключевые моменты. Результаты сравнения данных (например, текущего года и предыдущего) лучше оформить в виде таблиц.
Составлению актов инвентаризации обычно предшествуют инвентаризационные работы и оформление описей. Сроки проведения инвентаризации указываются в акте. Также необходимо ознакомить всех заинтересованных лиц (например, материально-ответственных) с результатами и выводами ревизионной комиссии. Они должны проставить отметку: «С актом ознакомлен» с личной подписью.
Акт ревизии составляется в нескольких экземплярах, необходимых для всех пользователей и заинтересованных лиц.
Где скачать образец акта ревизии
На нашем сайте вы можете ознакомиться с образцами заполнения унифицированных актов ревизий имущества и обязательств, а также скачать их бланки.
Ищите эти образцы в статьях:
- акт ревизии дебиторской и кредиторской задолженности – «Унифицированная форма № ИНВ-17 – бланк и образец»;
- акт инвентаризации ТМЦ – «Унифицированная форма № ИНВ-3 – бланк и образец»;
- акт ревизии денежных средств в кассе – «Унифицированная форма № ИНВ-15 – бланк и образец»;
- акт инвентаризации ОС – «Унифицированная форма № ИНВ-1 – бланк и образец».
Итоги
Акт ревизии составляется ревизионной комиссией по окончании инвентаризации. Компания вправе самостоятельно разработать бланк или воспользоваться унифицированными формами, утв. Госкомстатом.
Инвентаризация денежных средств в кассе
Максим Демеш
29 августа 2022
1092
Инвентаризация кассы ― проверка фактического объема денежных средств и сопоставление с данными в учете. По результатам определяется недостача или излишки. Основные причины расхождений ― неправильное проведение расчетов и мошеннические действия персонала. В статье расскажем, в каких случаях проводится инвентаризация средств в кассе, порядок процедуры и что делать после получения результатов.
Оглавление
- Виды и сроки проведения инвентаризации кассы
- Кто проводит инвентаризацию кассы
- Что проверяют при инвентаризации кассы
- Порядок инвентаризации кассы
- Порядок действий при недостаче
- Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
- Что делать с излишками
- Случай из жизни предпринимателя
- Частые вопросы и ответы
Виды и сроки проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация денежных средств в кассе бывает обязательной и добровольной. Первая проводится в случаях, закрепленных на законодательном уровне. Причины обязательной инвентаризации кассы:
- ликвидация, реорганизация или преобразование предприятия;
- передача имущества другой организации в аренду или по договору купли-продажи;
- подготовка годового бухгалтерского отчета (в этом случае инвентаризация выполняется каждый в год);
- смена материально ответственного лица;
- стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации;
- обнаружение факта хищения, расхождений в учете.
Добровольная инвентаризация проводится по вашему желанию. Повод для нее не нужен. Сроки инвентаризации кассы на добровольной основе не установлены. Повода для ее проведения тоже нет. Также инвентаризация бывает плановой и внеплановой. К плановой готовятся заранее. Предварительно известна дата ее проведения. Внеплановая инвентаризация происходит внезапно, чтобы выявить все возможные нарушения. Основания для внепланового проведения инвентаризации кассы:
- контроль качества работы кассиров, профилактика ошибок и нарушений;
- требования органов контроля;
- доклады сотрудников о нарушениях.
Внеплановую инвентаризацию проводите хоть каждый день. Сроки такой проверки не ограничены. Для внеплановой инвентаризации составьте приказ, где укажите причину ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.
Кто проводит инвентаризацию кассы
В составе инвентаризационном комиссии присутствуют:
- представители администрации предприятия;
- бухгалтера;
- сотрудники службы внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний;
- представители службы безопасности и другие специалисты (менеджеры, экономисты и т. д.).
Обратите внимание! Даже отсутствие одного утвержденного члена комиссии дает повод считать инвентаризацию недействительной.
Что проверяют при инвентаризации кассы
Различают сплошную или выборочную инвентаризацию денег в кассе. При сплошной проверяют:
- Наличность в кассе. Пересчитывают деньги и сравнивают с данными в кассовом отчете (счетчиками онлайн-кассы) или кассовой книге.
- Денежные документы. К ним относятся билеты на самолеты, поезда, топливные карты и прочее. В учет принимается фактическое количество по видам документов. Обязательно сверяют реквизиты и стоимость с данными в учетной программе.
- Ценные бумаги. Сверяют серии и номера, фактическую и номинальную стоимости, срок погашения с данными описей.
- БСО (бланки строгой отчетности). Важно знать, сколько их в наличии, какие виды и номера БСО. Полученные значения сверяют с информацией в забалансовом счете 006, которая отражена в описи.
Выборочная инвентаризация кассы проводится в том случае, когда нужно проверить что-то конкретное. Например, только наличность. Руководитель отражает в приказе предмет проверки.
Порядок инвентаризации кассы
Прежде всего, помните об обязательном ограничении. При инвентаризации не принимайте и не выдавайте деньги и другие ценности. Операции с ними возможны только после анализа результатов проверки.
Порядок проведения инвентаризации кассы:
- 1. Если вы руководитель предприятия, вам нужно издать приказ о проведении инвентаризации. Утвердить в нем состав инвентаризационной комиссии, указать причину проверки (например, смена материально ответственного лица). Для инвентаризации, которая проводится перед формированием годового бухгалтерского отчета, издавать приказ не нужно.
- 2. Кассир отдает документы на расход в бухгалтерию. Составляет расписку о полной передаче документов, оприходовании поступивших в кассу и списании выбывших денег и ценностей.
- 3. Члены комиссии приступают к инвентаризации: проверяют все то, что указано в приказе. Во время процедуры присутствие кассира обязательно.
- 4. После проверки происходит оформление результатов инвентаризации кассы. Составляется инвентаризационная опись.
Акт инвентаризации денежных средств в кассе составляется по ф. ИНВ-15.
Для ценных бумаг и БСО ― ф. ИНВ-16.
Результаты инвентаризации денежных средств в кассе:
- фактические данные соответствуют учетным;
- выявлены излишки;
- обнаружена недостача.
В первом случае ничего делать не нужно. Какие меры следует предпринять в двух других ― подробно объясняем далее.
Порядок действий при недостаче
Если при инвентаризации в кассе выявлена недостача, сделайте следующее:
- 1. Получите от кассира объяснительную о причинах недостачи.
- 2. Издайте приказ о возмещении недостачи денежных средств или ценностей.
- 3. Проследите, чтобы кассир внес недостающую сумму в кассу или спишите деньги с его ближайшей зарплаты.
Кассиры представляют объяснительные в письменном виде. Для этого можно использовать обратную сторону акта ИНВ-15 или отдельный лист. Объяснительные содержат следующие данные:
- название организации;
- ваши фамилия, имя, отчество как руководителя компании;
- дату обнаружения недостачи (проведения инвентаризации кассы);
- причины недостачи;
- фамилию, имя, отчество кассира, его подпись.
Если ваш сотрудник не хочет писать объяснительную, составьте акт об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе. Он должен поставить на нем свою подпись. Если он и это не хочет делать, зафиксируйте его отказ в акте с подписями двух свидетелей. Если ваш сотрудник напрочь отказывается возмещать недостачу, вы можете это сделать принудительно. Для взыскания составьте соответствующий приказ. Все решается в судебном порядке:
- 1. Если речь идет о небольшой сумме, просто удержите ее с зарплаты работника (полностью или по частям). При этом сотрудник может продолжать работать, если пожелает.
- 2. Увольте кассира, а дальнейшую его судьбу пусть решает суд. Правонарушителю назначать исправительные работы, штраф или более серьезное наказание (в зависимости от ситуации).
Вы также можете отказаться от материальной компенсации и ограничиться выговором. У вас на это есть полное право. То есть, как действовать в конкретном случае, решать работодателю.
Обратите внимание! Вы можете уволить кассира за воровство, мошенничество или соучастие в противоправных действиях только в том случае, если его вина доказана. В противном случае сотрудник также вправе подать на вас иск в суд за клевету.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Проводки, оформляемые в том случае, если вы не заставляете кассира возмещать недостачу:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 91-2 | 94 | Сумма недостачи признается в составе прочих расходов |
Проводки, если сотрудник не виновен в недостаче:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 91-2 | 74 | Списание недостачи с неопределенным виновником |
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Частые вопросы и ответы
Добровольную инвентаризацию кассы можно проводить когда угодно ― на ваше усмотрение. Обязательная ― при наступлении обстоятельств (подошел срок сдачи годовой бухгалтерской отчетности, меняется материально ответственное лицо и т. д.).
При инвентаризация кассы полученные фактические сведения сопоставляются с данными в учете. По результатам проверки можно выявить излишки или недостачу.
Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в присутствии материально ответственного лица (как правило, кассира). Создается соответствующий приказ и созывается инвентаризационная комиссия, члены которой пересчитывают деньги в кассе и сверяют их с остатком по кассовой книге.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь по онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем решить вопрос с вашей кассой.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Бухгалтерский учет кассовых операций онлайн-кассы
Бухгалтерский учет онлайн-касс и кассовых операций ― система непрерывного сбора, документирования и обобщения данных о хозяйственной деятельности предприятия. При внедрении новой ККТ формат бухучета и выполнение ключевых операций не слишком…
1070
Узнать больше
Ошибки кассового аппарата и как их исправить
Ошибки кассового аппарата — с этой проблемой нередко сталкиваются кассиры при работе с кассовым оборудованием. Для того чтобы найти решение определенной ошибки, необходимо понять первопричину ее возникновения. Ошибка может возникнуть,…
706
Узнать больше
Расчет лимита кассы на 2022 год
Лимит кассы на 2022 год для организаций продолжает действовать. Ограничения предусмотрены для борьбы с теневым оборотом денег в бизнесе. Рассказываем, для кого лимиты обязательны, а кто может без них обойтись, по…
765
Узнать больше
Какие документы вести при работе с онлайн-кассой?
В 2022 году предусмотрена новые правила ведения документов по онлайн-кассе. Нарушение кассовой дисциплины наказуемо ― предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Мы расскажем, как их избежать. Подробно объясним, какие документы…
566
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Товар добавлен в корзину
Сумма
Касса нужна компании для приема, хранения и выдачи денежных средств, бланков строгой отчетности, финансовых документов. Когда и в каком порядке нужно проводить ее инвентаризацию, как правильно учесть результаты проверки кассы, расскажем далее в нашей статье.
Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе
Порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств в кассе ООО, другая компания или индивидуальный предприниматель определяет самостоятельно (п. 7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У).
Ревизию проводят по решению руководителя. Это могут быть плановые и внеплановые (внезапные) проверки. Существуют случаи, когда инвентаризация кассы обязательна, в частности: (п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой бухотчетности;
- при смене кассира;
- при обнаружении фактов хищения денежных средств, злоупотребления или порчи ценностей, хранящихся в кассе;
- если произошла авария, пожар или другая чрезвычайная ситуация;
- если компания реорганизуется или ликвидируется.
Перед началом проверки инвентаризационная комиссия должна получить от кассира (п. 2.4 указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – указания):
- приходные и расходные кассовые ордера, которые еще не были переданы в бухгалтерию;
- расписку о том, что к началу проверки все расходные и приходные документы на деньги и ценности, фактическое наличие которых проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все денежные средства и ценности, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие — списаны.
В процессе инвентаризации, проводимой в случае реорганизации или ликвидации компании, годовой инвентаризации комиссия проверяет все ценности, хранящиеся в кассе (п. 3.40 указаний):
- наличные денежные средства;
- денежные документы (почтовые марки, карты оплаты услуг связи, топливные карты, железнодорожные и авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории);
- документарные ценные бумаги (акции, закладные, векселя и так далее);
- бланки документов строгой отчетности.
В других случаях проверяют те виды ценностей, которые указаны в приказе руководителя компании.
В ходе инвентаризации наличных денег члены комиссии поштучно пересчитывают все денежные знаки, находящиеся в кассе. После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяют с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также осуществляют проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ревизии подлежат все денежные средства организации. К примеру, денежные средства, числящиеся в пути, учитываемые на счете 57 «Переводы в пути», сверяются с данными ведомостей сдачи наличной выручки инкассаторам банка, квитанций и иных документов (п. 3.42 указаний).
Денежные средства компании, находящиеся на банковских счетах, проверяют путем сопоставления остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета организации, с данными выписок банков (пункт 3.43 указаний).
Порядок проведения проверки денежных документов, хранящихся в кассе, не отличается от общего порядка инвентаризации. Проверяют фактическое наличие денежных документов по их видам. Количество денежных документов, их реквизиты и стоимость сверяют с учетными данными, внесенными в акты инвентаризации (п. 3.40 указаний).
При ревизии бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, проверяют их фактическое наличие по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров. Фактическое количество сверяют с данными аналитического учета по забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», отраженными в описи. Стоимость бланков определять не нужно, так как их учитывают в условной оценке (п. 3.41 указаний).
При проверке наличия ценных бумаг устанавливают:
- правильность их оформления;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- их сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
- своевременность и полноту отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Состав комиссии по инвентаризации денежных средств в кассе
Обычно инвентаризацию денежных средств в кассе проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 указаний). При небольшом объеме работ провести опись можно силами ревизионной комиссии, если она создана в организации.
Персональный состав комиссии определяет руководитель компании. В него обычно включают:
- работников службы внутреннего аудита;
- бухгалтеров;
- экономистов;
- юристов и так далее.
Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.
Председателем может быть любой сотрудник компании, за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.
Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 указаний).
Члены инвентаризационной комиссии должны непосредственно присутствовать при проведении инвентаризации (п. 2.3 указаний). Отсутствие хотя бы одного члена может послужить основанием для признания результатов проведенной проверки недействительными.
Документы при инвентаризации денежных средств в кассе
При проведении инвентаризации в кассе компании следует оформить немало документов. Для начала руководитель издает приказ о сроках проведения проверки, о составе комиссии и ценностей, подлежащих пересчету.
В ходе ревизии сведения о фактическом наличии ценностей заносят в самостоятельно разработанные формы или унифицированные, например, можно использовать:
- форму № ИНВ-15 — для оформления результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов;
- форму № ИНВ-16 — для отражения результатов ревизии ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
Применяемые формы документов нужно утвердить в учетной политике компании (п. 4 ПБУ 1/2008).
Приказ о проведении инвентаризации денежных средств в кассе
Перед проведением инвентаризации кассы руководитель компании издает приказ, в котором прописывает:
- дату начала и окончания проверки;
- виды имущества, подлежащие инвентаризации (например, наличные денежные средства, финансовые документы и так далее);
- причины проведения проверки (например, смена материально ответственного лица);
- персональный состав инвентаризационной комиссии;
- дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.
Такой распорядительный документ можно составить в произвольном виде, либо использовать бланк формы № ИНВ-22.
Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 указаний).
Учет результатов инвентаризации денежных средств в кассе
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения, необходимо:
- составить сличительные ведомости по таким ценностям. При использовании унифицированных форм № ИНВ-15 и ИНВ-16 внести в них данные об излишках и недостачах;
- запросить у кассира объяснение причин излишков или недостач.
По итогам проверки необходимо провести заседание инвентаризационной комиссии. В протоколе заседания следует зафиксировать, в частности:
- предложения по урегулированию выявленной недостачи или излишков на основании объяснений материально ответственного лица;
- причины, по которым недостача не была отнесена на виновных сотрудников.
На основании этих документов руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. В нем обязательно должно быть прописано решение по урегулированию выявленной недостачи денежных средств, других ценностей, хранящихся в кассе, или их излишка.
Бухгалтерские проводки при инвентаризации денежных средств в кассе
Недостача, выявленная в ходе проведения инвентаризации денежной наличности, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Сумма недостачи денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (пп. «б» п. 28 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
На суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 73, субсчет 73-2.
Если компания приняла решение отказаться от взыскания денежных средств с виновного работника, то эта сумма признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
Бухгалтерские записи будут следующими.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
| Отражена недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации | 94 | 50 |
| Отражена сумма недостачи денежных средств, подлежащая взысканию с виновного работника организации | 73-2 | 94 |
| Отражено удержание суммы материального ущерба из заработной платы виновного работника | 70 | 73-2 |
| Сумма недостачи денежных средств, от взыскания которой с виновного работника принято решение отказаться, признана в составе прочих расходов | 91-2 | 94 |
Сумму выявленного излишка денежных средств учитывают в составе прочих доходов предприятия (пп. «а» п. 28 положения № 34н) следующей проводкой.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
| Признан прочий доход в виде излишка наличных денежных средств в кассе | 50 | 91-1 |
Акт инвентаризации денежных средств в кассе
По результатам инвентаризации наличности в кассе составляют акт по форме № ИНВ-15 и по образцу, разработанному компанией. Разберем порядок заполнения документа на примере формы № ИНВ-15. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Далее указывают сумму наличных денег по учетным данным и сумму выявленной недостачи (излишков). Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи (излишков).
За недостачу денежных средств в кассе кассир несет материальную ответственность, размер которой зависит от того, заключен с ним договор о полной материальной ответственности или нет. Если заключен, то кассир обязан возместить недостачу в полном размере, а если не заключен, то ответственность ограничена размером его среднего месячного заработка (ст. 241, п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, перечень, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85).
В конце акта руководитель организации выносит свое решение: удержать сумму недостачи из заработной платы кассира, а если вина материально ответственного лица не доказана – отнести на финансовый результат.
Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также материально ответственное лицо. Директор компании ставит подпись под своим вердиктом. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Если инвентаризацию проводят в связи со сменой кассира, акт составляют в трех экземплярах – для прежнего и нового кассиров и для бухгалтерии.
На практике материально ответственное лицо нередко отказывается объяснять недостачу в кассе. В этом случае необходимо составить акт об отказе работника представить объяснения.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными используют акт по форме № ИНВ-16 (или документ, разработанный компанией).
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица также берут расписку о том, что все расходные и приходные документы на ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности сданы в бухгалтерию и все ценные бумаги и бланки оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.
Акт составляют в двух экземплярах, которые подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Один экземпляр описи передают в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц опись составляют в трех экземплярах.
