При заключении договора аренды автомобиля, акт приема передачи подтверждает фактический переход автомобиля от владельца к арендатору. Согласно законам Российской Федерации, субъектами договорных отношений в части аренды автотранспорта могут быть как юридические, так и физические лица. Составление договора аренды и акта приема передачи автомобиля, разграничивают зону ответственности сторон и фиксирует состояние арендуемого имущества.
Предлагаем вам простой образец заполнения акта передачи арендованного авто (не унифицированной формы), а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Если такого рода процессы на вашем предприятии происходят нечасто, дочитайте материал до конца.
Продолжим…
Правовая сторона
Правила сдачи имущества в аренду прописаны в главе 34 ГК РФ. Законодательство не обязывает заполнять акт приема передачи при сдаче автомобиля в аренду. На практике, составление документа позволит избежать споров о состоянии передаваемого имущества и дате фактического перехода машины к арендатору.
Акт приема передачи автомобиля в аренду является приложением к договору, и хранится вместе с ним в течение всего срока аренды. По истечении договорных обязательств, документы в течение пяти лет находятся в архиве организации. Сроки хранения первичной бухгалтерской документации определены Приказом Росархива № 236.
При наличии споров или открытого судебного разбирательства, сроки хранения документов по движению спорного имущества увеличиваются до полного урегулирования возникших споров.
Основания для составления
Основанием для составления акта приема передачи автомобиля служит договор передачи транспортного средства в аренду. Если одна из сторон является юрлицом с централизованным подходом к работе с договорными обязательствами, подготовкой договора аренды и шаблона акта приема передачи занимается юридическая служба в согласовании с главным бухгалтером или руководителем финансово-экономического подразделения.
Если арендатор и арендодатель индивидуальные предприниматели или физлица, они могут подготовить документы самостоятельно, соблюдая правила документооборота, взяв за основу готовы образцы. Договор аренды и акт приема передачи составляются в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Правила составления
Единой обязательной формы акта приемки не существует, каждое предприятие вправе разработать свой шаблон документа, включив в него обязательные реквизиты:
- Дата и место заполнения, порядковый номер;
- Ссылку на договор аренды;
- Перечень лиц, участников передачи автомобиля;
- Марку, модель, цвет и год выпуска машины;
- Номерные агрегаты: VIN, номер двигателя и кузова;
- Список передаваемого дополнительного оборудования и сопутствующей документации;
- Техническое состояние транспортного средства;
- Наличие либо отсутствие внешних повреждений;
- Степень износа покрышек;
- Наличие или отсутствие замечаний, или претензий сторон-участников.
Для определения технического состояния автомобиля допускается привлечение автомеханика, его данные также вписываются в акт. Осмотр может проводиться на подъемнике, о чем следует сделать отметку в документе.
По окончании заполнения акта, все участники осмотра подписывают оба экземпляра документа. Печать не требуется.
Образец
| Часть | Описание |
| Заголовочная | Указываются название документа, его номер, место и дата составления. |
| Содержательная | Здесь даем ссылку на договор, на основании которого составляется документ, указываем данные контрагентов + описание идентификационных особенностей автомобиля и его технического состояния. Например, «На основании договора аренды №14 от 21 марта 2023 года Арендодатель, в лице директора ООО «Эстет» Остапенко Ивана Викторовича передает, а Арендатор, в лице директора ООО «Грунт» Доброва Сергея Викторовича принимает грузовой автомобиль марки КАМАЗ 5320, далее указываются все номерные признаки автомобиля, начиная с госномера. Вместе с автомобилем переданы документы…» |
| Реквизиты | Завершающим пунктом акта станут подписи сторон. С этого момента автомобиль передан арендодателю. |
ТРУДко, ИНФО
Любое деловое соглашение подтверждается определёнными документами. Одни соглашения по объёму могут занимать несколько папок с приложениями, а другие умещаются на одной странице формата А4. В прокате машин тоже не обойтись одним договором аренды автомобиля, хотя он безусловно очень важен. С ним обязательно должен идти акт приёма передачи авто. Давайте что бы не было затруднений с этим документом, разберёмся что такое акт приёма передачи автомобиля в аренду, как его составить и какие пункты указать.
Что такое акт приёма передачи автомобиля в аренду
Акт приёма передачи автомобиля в аренду – это документ подтверждающий передачу транспортного средства арендатору или арендодателю, а также то, что у сторон договора нет взаимных претензий друг к другу и доказывающий, что обязанности по договору исполнены в полном объёме.
Как составить акт приёма передачи автомобиля
Акт приёма передачи составляется в двух экземпляров один для арендатора, другой для арендодателя. Он оформляется на листе формата А4. В нём указывается модель транспортного средства, его комплектация, состояние, реквизиты владельца и арендатора. Название документа обозначается выделенным шрифтом большего размера основного содержания. Также в нем указывается дата составления акта приёма передачи и подписи участников сделки.
Какие пункты указать в акте приёма передачи
Вот здесь мы остановимся очень подробно и постараемся ничего не пропустить.
1. Фамилия имя отчество арендатора и арендодателя
2. Дата и точное время оформления документа
3. Информация об транспортном средстве:
– модель автомобиля;
– цвет;
– номер кузова;
– государственные номер;
– год выпуска;
– пробег.
4. Имеющиеся повреждения:
– царапины, сколы, вмятины, недостающие элементы и т.п.;
– уровень масла в двигателе;
– количество топлива в баке.
5. Комплектность автомобиля и дополнительного оборудования
В этом пункте указываем всё, что содержится в сдаваемом автомобиле. Например, ключи от автомобиля, брелок сигнализации, магнитола, антирадар, запасное колесо, домкрат, аптечка, детское кресло, навигатор и тому подобное.
6. Документы, передаваемые вместе с автомобилем:
– паспорт транспортного средства;
– свидетельство о регистрации транспортного средства;
– талон технического осмотра;
– полис ОСАГО/КАСКО.
7. Примечание
Здесь будет указывается то, когда был принят автомобиль утром или вечером, чистым или грязным, имеются ли на приборной панели машины, горящие сигнализаторы неисправностей. Еще может прописаться то, что арендатор или арендодатель посчитал нужным отметить.
8. Дата и подпись арендатора и арендодателя
Это ставится во время, когда был принят автомобиль арендатором от арендодателя и также, когда был возвращён назад арендатору.
Сейчас мы разобрали достаточно важный момент в аренде автомобилей. Хочется вам посоветовать, если решили составлять сами подобные документы, то желательно покажите их юристу или тому, кто уже давно знаком с прокатом автомобилей.
Всем доброго пути и безаварийной езды!
Для подтверждения факта перехода автомобиля к арендатору оформляется акт приема-передачи. В текст включают подробное описание транспортного средства, его характеристики. Документ фиксирует не только сам факт приема-передачи, но и техническое и внешнее состояние машины на момент подписания договора.
Что включить в текст
Унифицированная форма дополнения к договору аренды законодательством не предусмотрена. Приобретать специальный бланк не потребуется. Однако полезно рассмотреть примерный образец, скачать который можно в конце статьи.
Составляется текст произвольно по следующему плану.
- Наименование бумаги (в данном случае акт приема-передачи).
- Место и дата подписания.
- Данные сторон. Для физических лиц указываются ФИО, данные паспорта; для юридических лиц наименование организации и реквизиты.
- Подтверждение факта перехода автомобиля к арендатору.
- Подробное описание технического состояния транспортного средства.
- Личные подписи сторон (или их представителей).
Важно! Если в качестве одной из сторон выступает организация (юридическое лицо), соглашение заверяют официальной печатью.
Полезные советы при заполнении
Перед тем как подписывать документ, его нужно проверить. Указанные номера и другие сведения должны совпадать на всех экземплярах и приложениях к договору.
Нужно зафиксировать в содержании обстоятельства, которые влекут за собой материальную ответственность. Сюда включаются:
- повреждения салона транспортного средства;
- повреждения кузова;
- несовпадения с перечнем комплектующих, указанном в документе;
- нарушение условий аренды.
Важно! Соглашение считается действительным при наличии подписей обеих сторон.
Если документ подписан только одним участником, он не вступает в силу. Когда какие-то условия не удовлетворяют арендодателя или арендатора, в содержание вносят коррективы. Когда все пункты отвечают требованиям обеих сторон, ставятся подписи.
Обязательства и гарантии при подписании акта
Договор и приложение к нему являются гарантией для обоих участников соглашения. Арендатор может быть уверен, что ему предоставлено исправное транспортное средство. Для арендодателя подписанный акт гарантия сохранности имущества.
Если в тексте нет соответствующий уточнений, расходы по содержанию транспортного средства на себя берет арендатор. Он же будет ответственен в случае нанесения ущерба третьим лицам.
По договору аренды (образец которого можно скачать ниже) допускается передача автомобиля в субаренду. Если арендодатель не согласен на это, соответствующие поправки вносятся в документы.
Формирование акта приема-передачи транспортного средства – необходимый этап фиксации перехода автомобиля из одних рук в другие.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи транспортного средства .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи транспортного средства .doc
К каким транспортным средствам применим акт
Акт может формироваться в отношении любых транспортных средств:
- легковых и грузовых автомобилей
- автобусов
- сельскохозяйственной, строительной и прочей спецтехники
- мотоциклов и т.д.
Следует отметить, что акт составляется только между организациями, если передача транспортного средства происходит внутри фирмы (например, водителю для исполнения им должностных обязанностей), то такой акт писать не нужно.
Значение документа
Данный акт относится к первичной документации, и является важнейшим учетным документом. При этом он не является самостоятельным, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, сервисного обслуживания, аренды, лизинга и т.д.
Некоторые владельцы автомобилей не понимают роли акта (которая действительно очень значительна), считая, что для завершения сделки достаточно подписать договор. Это в корне ошибочное мнение. Дело в том, что сам по себе договор, по сути, является лишь намерением о производстве каких-либо действий в отношении автомобиля и в любой момент времени может быть расторгнут, а вот фактическим свидетельством перехода транспортного средства от одного лица к другому служит соответствующий акт приема-передачи.
После его подписания оспорить или разорвать договор будет уже не так-то просто и то – только в судебной инстанции.
Помимо вышеозначенного, не надо забывать и о том, что на основе данного акта происходит списание транспортного средства с баланса одной организации и прием его к учету в другой.
Резюмируя сказанное, подведем итог: с юридической точки зрения документ является подтверждением того, что автомобиль перешел от бывшего собственника к новому владельцу (т.е. в отсутствие этого акта передача может быть признана несостоявшейся). При наличии необоснованных претензий или разногласий по договору именно этот документ может стать частью доказательной базы, причем как для одной стороны договорных отношений, так и для другой.
Что проверяется при передаче транспортного средства
Акт не только удостоверяет сам факт передачи автомобиля, но и свидетельствует о его техническом состоянии на момент сделки. Именно поэтому перед тем как составить бланк, нужно внимательно обследовать авто на предмет неисправностей, поломок и прочих дефектов.
Если таковые будут выявлены, данные об их наличии следует обязательно включить в акт.
В случае отсутствия этой информации в дальнейшем предъявить претензии к бывшему владельцу будет достаточно проблематично. Если квалификация приобретателя транспортного средства недостаточна, для освидетельствования и оценки состояния машины можно обратиться в специализированные организации.
Какие документы сопровождают переход автомобиля от одного лица к другому
Передача машины сопровождается также переходом ряда официальных бумаг, к ней относящихся:
- паспорт автомобиля;
- сервисная книжка;
- свидетельство о регистрации и т.д.
Полный их список также желательно отразить в акте приема-передачи транспортного средства.
Особенности акта, общие моменты
В случае, если перед вами стоит задача по формированию акта по приему-передаче транспортного средства, а вы не знаете, как именно это сделать, внимательно прочитайте приведенные ниже советы. Посмотрите и пример заполнения акта – на его основе у вас легко получится сделать собственный документ.
Для начала дадим общую информацию, свойственную для всех подобного рода бумаг. Прежде всего, имейте в виду, что на сегодня унифицированного образца акта не существует (отмена единых форм первичных документов была произведена еще в 2013 году). Обозначает это то, что делать акт можно либо в произвольном виде, либо по шаблону, утвержденному в нормативных документах фирмы, либо воспользоваться ранее обязательным к применению стандартным бланком. При этом метод составления акта должен быть также отражен в учетной политике предприятия.
Акт приема-передачи транспортного средства допускается писать на обычном листе бумаги или на фирменном бланке компании
При этом его можно заполнять от руки или в компьютере. Если выбран последний вариант, акт после окончательного формирования следует распечатать. Все лица, участвующие в приеме-передаче автомобиля, должны поставить в документе свои живые подписи.
Проштамповывать бланк при помощи штемпельных изделий (печатей или штампов) не обязательно, но если таковое условие присутствует в локальной документации предприятия, использовать печать всё же необходимо.
При составлении акта следует избегать неточностей, помарок и ошибок, но если таковые все же произошли, лучше не исправлять их в документе, а сформировать новый формуляр.
Также категорически недопустимо внесение в документ непроверенных или заведомо неверных сведений – это может дорого обойтись обеим сторонам отношений.
Формируется акт как минимум в двух экземплярах (если акт заполняется от руки, то через копировальный лист) — по одному для каждой из задействованных в передаче транспортного средства, сторон. При определенной надобности могут быть сделаны и дополнительные копии, которые также нужно надлежащим образом заверить.
Образец документа
Перед тем как начать составление акта приема-передачи транспортного средства, мысленно поделите его на три раздела.
Первый – это будет начало. Сюда вносится следующая информация:
- данные о договоре, к которому данный акт является приложением;
- наименование документа;
- дата, место (населенный пункт) его формирования.
Ниже находится основной блок. Здесь по порядку вписываются:
- сведения о сторонах, участвующих в приеме-передаче: названия предприятий, должности и ФИО лиц, которые их представляют;
- данные об автомобиле: его марка, год выпуска, номера: VIN, двигателя и паспорта, цвет авто, а также прочие идентификационные характеристики;
- при необходимости сюда же можно включить любую другую нужную информацию (цена автомобиля, срок его фактической эксплуатации, перечень передаваемых вместе с машиной документов, аксессуаров и т.д.);
- удостоверяется факт того, что все параметры транспортного средства были проверены (в том числе и комплектность);
- если в ходе осмотра были выявлены какие-то недостатки, они должны быть описаны в документе подробнейшим образом – в дальнейшем на основании них можно будет предъявить ко второй стороне договора претензии с требованием по их устранению за свой счет;
- обозначается, что передача произвелась в полном соответствии с договором, деньги оплачены и претензий у сторон друг к другу нет (или обратное).
Как учитывать и хранить документ
Акт приема-передачи транспортного средства подлежит обязательному учету и хранению. Информацию о сформированном, подписанном и утвержденном бланке необходимо внести во внутренний журнал учета документации (он должен иметься в каждой компании) поставив в нем отметку о дате создания и номере документа.
Затем бланк следует прикрепить к договору, и положить в место, доступ к которому следует ограничить. Здесь он должен находиться в течение периода, установленного законодательно или на протяжении срока, указанного во внутренних нормативных актах организации.
По истечении этого времени его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законе.
Документы для скачивания, которые могут пригодиться любому автовладельцу
Ниже представлены документы, которые можно скачать в формате Word.
 |
 |
|
Бланк договора купли – продажи автомобиля между физическими лицами. Скачать |
Бланк договора купли – продажи автомобиля между физическим и юридическим лицом. Скачать |
 |
 |
|
Бланк расписки в получении денег за автомобиль. Скачать |
Бланк расписки в получении задатка за автомобиль. Скачать |
 |
 |
|
Бланк доверенности на право управления транспортным средством и для постановки на учёт от физического лица физическому. Скачать |
Бланк доверенности для постановки на учёт от юридического лица физическому лицу. Скачать |
 |
 |
|
Бланк договора аренды автомобиля между физическими лицами. Скачать |
Бланк акта приёма – передачи. Скачать |
Договор купли-продажи автомобиля является обязательным документом при передаче права собственности на ТС от одного автовладельца другому. До момента получения нового Свидетельства о госрегистрации на имя покупателя, договор является основным документом, подтверждающим право собственности на приобретённый автомобиль. С 2014 года Договор купли-продажи авто нотариально не регистрируется и может быть подписан от руки в любом месте.
После передачи денег настоятельно рекомендуем взять у продавца Расписку о получении денежного вознаграждения и составить Акт приёма-передачи автомобиля.
Договор аренды автомобиля между физическими лицами не требует последующего удостоверения у нотариуса и регистрации в соответствующих органах. Законодательство РФ предусматривает несколько видов договора на сдачу автомобиля в аренду:
- С экипажем – данный вид аренды предполагает передачу машины с водителем, а обязанность по содержанию авто и проведению капремонта возлагается на арендодателя. В случае причинения ущерба автомобилю в процессе его использования, ответственность по возмещению также ложится на арендодателя.
- Без экипажа – не предусматривает предоставления дополнительных услуг, ответственность несёт арендатор.
Порядок постановки автомобиля на учет в ГИБДД регулируется Правилами, утвержденными Приказом МВД РФ от 24.11.2008 г. № 1001 “О порядке регистрации транспортных средств”. Осуществление регистрационных действий можно доверить иному лицу, выдав ему Доверенность на право постановки на учет автомобиля. Законодательством не установлено требование о необходимости нотариально заверять доверенность на право постановки автомобиля на учет в ГИБДД. Сторонами в доверенности – доверителем и представителем, могут выступать как физические лица, так и организации (юридические лица).
