Как составить акт приема передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи трудовых книжек – это документ, подтверждающий фактическую передачу трудовых книжек от одного должностного лица предприятия к другому. Так как организация-работодатель несёт за них ответственность перед работником, вместе с фактической передачей книжек передаётся и ответственность за их сохранность.

Файлы для скачивания:

Когда составляется документ

Работодатель ведёт учёт, находящихся у него трудовых книжек работников, и обязан обеспечивать их сохранность. Для этой деятельность в организации предусмотрена отдельная должность. Обычно этим занимается человек из отдела кадров предприятия. Лицо несёт за них ответственность.

Передача трудовых книжек должна сопровождаться соответствующими документами. Акт приёма-передачи трудовых книжек подтверждает перемещение документов работников. Акт составляют в следующих случаях:

• в случае реорганизации юридического лица. В таком случае книжки перемещаются от старого юридического лица к новому;
• смена должностного лица не предприятии, несущего ответственность за трудовые книжки;
• перемещение трудовых книжек между подразделениями организации.

Единичные перемещения трудовых книжек не обязаны сопровождаться актом приёма-передачи. Например, при выдаче книжки на руки работнику или же при предоставлении книжки работником работодателю при устройстве на работу. Однако, хоть закон и не обязывает в таких случаях составлять акт приёма-передачи, он тем не менее может быть составлен. Осторожность в делах с документами никогда не бывает излишней.

Процедура передачи трудовых книжек

Процедура передачи в силу своей важности осуществляется в составе комиссии. Члены комиссии выступают в качестве свидетелей и должны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации издаёт приказ о назначении специальной комиссии с указанием её председателя. Лицо, ответственное за книжки до передачи полномочий по их хранению, не должно входить в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющее приёмку книжек. Члены комиссии не должны иметь личной заинтересованности в данном вопросе. Как правило, председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность относительно других членов комиссии.

Согласно положениям статьи 66 Трудового кодекса РФ получить на руки трудовую книжку сотрудник может только в исключительных случаях. Для отслеживания перемещения документа ведётся специальный журнал. Эта деятельность ложится на плечи ответственного за ведение и учёт трудовых.

Форма документа

Документ используется во внутреннем документообороте организации и не имеет обязательной формы. Государственные органы не предлагают даже рекомендованной формы акта, так что организациям придётся составлять его самостоятельно в свободном формате. Предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Это позволит сэкономить время на проведении процедуры передачи, избежать возможных ошибок при составлении акта и сделает документооборот более единообразным. Разработанная на предприятии форма утверждается приказом руководителя организации. При использовании такой формы следует делать об этом отметку в документе.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Первым делом заполняется шапка документа. Здесь указываем наименование настоящего документа. Следом отмечается полное наименование организации, дата и место (населённый пункт) составления акта. Не забываем указать приказ руководителя об утверждении формы, если используется разработанная предприятием форма.

Ниже по документу следует его вводная часть. В ней отмечаем следующие моменты:

• Факт назначения руководителем организации комиссии. указываем реквизиты соответствующего приказа;
• Указываем кто входит в состав комиссии, включая председателя. вписываем их ФИО, должность на предприятии;
• Отмечаем причину передачи трудовых книжек к другому ответственному лицу (реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, отпуск и т.д.);
• обозначаем лиц, между которыми происходит приём-передача трудовых книжек.

Вводная часть документа должна выглядеть следующим образом:

Далее переходим к составлению основной части документа. Так как акт составляется при передаче большого количества трудовых книжек, для оптимизации пространства и более полного изложения информации эта часть документа выполняется в виде таблицы. Закон не запрещает изложить информацию о передаваемых книжках текстом, но тем не менее будет лучше оформить это в виде таблицы.

Форма таблицы должна включать в себя следующие положения:

• порядковый номер книжки в настоящем перечне;
• ФИО работника, которому принадлежит книжка;
• реквизиты трудовой книжки (указаны на первой странице).

В нижней строке таблицы фиксируем количество передаваемых книжек. При наличии на то необходимости, можно добавить столбец с примечаниями по книжкам, но необязательно. В примечаниях можно указать, например, информацию о том, что книжка не может быть физически передана по тем или иным причинам.

Под таблицей дублируем количество передаваемых книжек текстом. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой при возникновении разногласий и споров. Указывая общее число цифрами, можно допустить банальную опечатку. Продублировав число текстом, мы предотвратим этот момент.

Так должна выглядеть таблица:

Всего было передано-получено три трудовые книжки.

После таблицы следует заключительная часть документа. В ней члены комиссии заверяют акт своими подписями, тем самым подтверждают факт передачи книжек от одного лица к другому. Здесь же передающее и принимающее трудовые книжки лица также оставляют свои автографы, подтверждая передачу.

Новый работник на должности принимает на себя ответственность за сохранность документов сотрудников компании.

Акт о передаче трудовых книжек — это протокол, которым фиксируется факт перехода бланков строгой отчетности из-под ответственности одного сотрудника к другому. Содержание таких бумаг разнообразно и зависит от ситуации, но в любом случае оформляются они обязательно.

Прием-передача

Документ составляется, когда нужно передать подотчетные бумаги другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков, например при уходе из компании предыдущего ответственного лица. Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика снимает с увольняющегося обязанность по обеспечению их сохранности и возлагает ее на другого сотрудника. В соответствии с данными из книги учета движения ТК указывается перечень передаваемых бумаг и информация о наличии вкладышей. После этого производится передача.

О списании испорченных экземпляров

Испорченные при заполнении ТК и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующей бумаги. Чтобы списать испорченные экземпляры, руководитель издает приказ, который разрешает создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется протокол о списании, в котором указываются номера списываемых бланков, их количество, причины списания. После этого происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается его ТК. Факт передачи фиксирует либо подпись получателя в соответствующем журнале, либо акт выдачи трудовой книжки работнику, однако если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, то составляется иной документ, задача которого — зафиксировать отказ. Он подписывается сотрудником отдела кадров и двумя свидетелями отказа. В нем указываются Ф. И. О. работника, его должность, причина увольнения и то, что ему было предложено получить книжку в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления: это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель обязан соблюсти порядок, устанавливающий, как оформить передачу трудовой книжки работнику в такой ситуации. Работодатель направляет бывшему сотруднику письмо, в котором предлагает явиться за документом в офис либо дать письменный ответ с согласием на пересылку ТК почтой. В случае отказа он вправе оформить бумагу об отказе в получении ТК.

О непредоставлении работником ТК

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но ТК для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Переход на электронный учет

С 2020 года в активный обиход входят электронные ТК, пока добровольно. Работодатели рассылают сотрудникам уведомления о возможности такого перехода. Тем, кто готов к нему, бумажные трудовые книжки выдаются на руки, а весь последующий учет деятельности гражданина ведется в электронной форме. Важно помнить, что выданные бумажные документы не теряют своего действия — они продолжают свидетельствовать об имевшемся ранее, до введения электронного учета, стаже.

По факту выдачи ТК работнику на руки работодатель составляет бумагу.

Впоследствии, если это необходимо, сотрудники отдела кадров составляют акт об отсутствии трудовой книжки в отделе кадров — этот протокол зафиксирует документально, что ТК передана на руки работнику.

Требования к оформлению

Составляя любую бумагу, связанную с передачей рабочих документов сотрудников, в том числе акт приема-передачи трудовой книжки при увольнении, используют бланк, разработанный в самой компании, или утвержденные формы.

Обязательно указываются следующие реквизиты:

• наименование компании;
• название документа;
• дата подписания и номер;
• место составления;
• заголовок;
• подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

• либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
• либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

• информацию о компании,
• составе комиссии, участвующей в передаче документов,
• сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Образец:

Процесс передачи трудовых книжек

Эти книжки, хоть и считаются собственностью сотрудников, хранятся они в организации. Здесь за них отвечает работник, следящий за передвижением и ведением. Соответственно, просто кому-то отдавать эти документы категорически запрещено. Здесь необходимо правильное оформление. Условно данный процесс можно разделить на несколько этапов:

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
   

   Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

   Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия.

В этом случае Положением оговаривается:

• Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
• Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения. 

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности. 

Кто составляет акт приема-передачи трудовых книжек

Акт оформляется сотрудниками, которые были назначены управленцем при помощи отдельного приказа. В составе этой проверяющей группы должно быть не менее трех человек. Причем работники, которые принимают или передают трудовые, не могут стать участниками данной комиссии. После выполнения передачи, этот факт нужно подтвердить. Делается это при помощи автографов, проставленных участниками группы. Затем акт передается директору компании, который должен его утвердить.

Форма акта передачи трудовых книжек

Нет единой формы, которая является обязательной для составления данного документа.

В связи с этим организации имеют право составлять его в свободном стиле. Однако каждый раз писать новый акт достаточно хлопотно. Многие компании разрабатывают для этих целей единый шаблон. Он утверждается руководством. Таким образом, если возникает необходимость оформить данный акт, достаточно просто внести необходимые сведения в уже имеющийся бланк.