Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
__________ N ____________ руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
проверки, наличия и состояния дел Дата
_________________________
(постоянного, временного
хранения, по личному
составу)
Фонд N ______
Основание ________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов,
стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы)
Члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
__________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________ по _____________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии
_____________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________
______________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки _________________________
(цифрами и прописью)
дел,
8.8. выдано во временное пользование _________________________
(цифрами и прописью)
дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N …).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
Это образец заполнения утвержденной формы. Скачайте пример акта в Word и вставьте в него свои данные. Справа сбоку статьи про оформление актов
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий;
-при смене лица, ответственного за архив;
-при реорганизации и ликвидации предприятия;
Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.
Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:
-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
-выявление и устранение недостатков в учете документов;
-выявление дел, не внесенных в опись;
-выявление несоответствия порядка расположения дел;
-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;
Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:
- 1.Выверка комплекта учетной документации.
Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.
До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:
-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;
-обозначенные пропущенные номера в описи;
-наличие итоговой записи.
По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.
О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.
2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.
При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:
-название организации и структурного подразделения на обложке дела;
-порядковый № дела в описи и шифр на деле;
-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;
-заголовок дела в описи и на деле;
-крайние даты в описи и на деле;
-количество листов в описи и на деле;
-физическое состояние дела.
Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.
При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.
Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).
При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.
Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.
Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.
В ходе проверки необходимо:
-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;
-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;
-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;
-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).
Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:
пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);
пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;
пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;
пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;
пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;
пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;
пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:
подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;
подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;
подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;
пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.
Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.
При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.
После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.
4. Организация розыска дел.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя
проводится розыск необнаруженных дел.
1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:
-изучить учетные документы;
-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;
-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;
-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;
-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;
-проверить все дела временного срока хранения;
2). Организовать розыск дел в других организациях:
-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;
-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;
Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.
5. Оформление итогов розыска дел.
В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:
-дела могут быть найдены;
-отсутствие дел может быть подтверждено документально;
-дела могут быть не найдены.
Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.
Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.
Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.
Источник
Проверки наличия конфиденциальных документов
Плановые проверки наличия конфиденциальных документов определяют правильность отметок о их регистрации и места нахождения. Такие проверки и сроки их проведения дают возможность обеспечения контроля за сохранностью конфиденциальных документов, а также позволяют выявить и устранить ошибки при ведении конфиденциального делопроизводства. Любой вид проверки может быть закончен лишь после установления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам.
Чтобы не допустить утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения этих утрат необходимо осуществлять:
— ежедневные проверки, которые позволяют сразу после регистрации определить правильность проставления учетных данных носителей, документов и дел, и проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами;
— квартальные проверки (по истечении каждого квартала) определяют правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел за прошедший квартал.
В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу конфиденциального делопроизводства (далее – КД). Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника;
— годовая проверка (по истечении года) осуществляется проверка фактического наличия всех носителей, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.
В процессе проведения годовой проверки контролируется сохранность всех конфиденциальных материалов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.
Внеплановые проверки осуществляются при смене руководителяили увольнения сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, а также после выявления факта возможной утраты конфиденциальной информации.
Для проведения квартальных и годовых проверок назначается специальная комиссия, по результатам которой составляется акт.
Генеральный директор ООО «Феникс»
«___» _______ 20__ г.
о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов (картотек) _________________ за 20__ год
«__» __________ 20__ г. г. Ростов-на-Дону
Комиссия в составе: председателя _____________________________, членов комиссии — _________________________, ________________________, ____________________________
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
составили настоящий акт в том, что на основании приказа руководителя предприятия от __.__.20__ № ___, в период с «___» ______________ по «____» ______________ 20__ г. провела годовую полистную и поэкземплярную проверку наличия конфиденциальных документов: инвентарного учета, номенклатурных дел, журналов учета документов и других конфиденциальных материалов, состоящих на учете в делопроизводстве по состоянию на 01.01.20___.
Проверка наличия конфиденциальных документов проводилась путем сверки их наличия с учетными данными журналов учета, реестрами, описями.
В результате проверки установлено:
1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии.
2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты.
3. _____ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.
4. Работа исполнителей с конфиденциальными документами производится в помещении № ___ подразделения конфиденциального делопроизводства и их хранение осуществляется в металлическом шкафу № ___ с определением персональной ответственности за их сохранность.
Источник
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически.
Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета
Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это.
Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения
Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают.
Оформляем акты на уничтожение документов
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте.
Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов
Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД.
В Акт об уничтожении документов примечание к сроку хранения из Перечня переносить?
Подскажите, пожалуйста, в каком нормативном правовом акте есть указание о том, что в графе «Примечания».
Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?
Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно.
Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов
Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и.
Акты в канцелярии и в отделе кадров
Составление акта частенько вызывает трудности, проблема кроется в их большом разнообразии. Мы упростили.
Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р.
Когда акты и служебные записки можно оставлять без номера?
Можно ли служебные записки оставлять без номера, указывая при этом дату составления? Видела, что.
Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым.
Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т.ч. если они сшиваются вместе?
Порой мы оформляем акты, которые имеют приложения. Как нумеровать страницы: сквозным способом для акта и.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Источник
Результаты проведения проверки наличия и состояния дел
1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.
Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:
— уникальных документов – ежегодно;
— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;
— электронных документов – один раз в 5 лет;
Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.
В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:
— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )
Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.
Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).
Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;
-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.
Единицы хранения, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ . Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.
Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:
— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);
— с повышенной влажностью;
— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);
— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);
Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.
Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.
Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.
Полистная проверка проводится в целях:
— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;
— выявления отсутствующих листов (документов);
— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);
— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;
— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.
Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:
— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;
— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);
— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)
В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:
— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;
— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;
— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );
— нумерация листов дела при ее отсутствии;
— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );
— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;
— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.
При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
-при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска
Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел
фиксируются в листе и акте проверки.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.
В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.
В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.
В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.
В графах 3-4 указываются:
— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 5-6 указываются
— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.
В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.
В графе 10 указываются номера ед.хр ., выданных во временное пользование.
В графе 11 указываются номера ед.хр ., не оказавшихся в наличии в момент проверки наличия.
В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).
В графе 13 указываются номера ед.хр ., не включенных в описи, обнаруженных в процессе проверки.
При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.
По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.
Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:
— литерных номеров дел,
— дел, имеющих части,
— пропущенных номеров дел.
Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.
Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.
В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.
Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.
В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).
На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов , фиксирующий итоги проверки наличия. В акте проверки, в отличие от листа проверки, указывается только количество дел в соответствии с листом проверки. При полистной проверке наличия в акте проверки наличия и состояния архивных документов в скобках после указания количества дел по описям (по фонду) указывается количество листов в делах. В акте проверки фиксируется также общее количество дел, на которое увеличился или уменьшился объём проверяемого архивного фонда.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.
По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп “ПРОВЕРЕНО”, с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.
Необходимые уточнения вносятся в лист-заверитель дела на основании актов. Исправления и дополнения заверяются отметкой, содержащей дату записи, указание должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника, проводившего полистную проверку. При значительном количестве уточнений, дополнений и ошибок в листе-заверителе последний пересоставляется. Прежний лист-заверитель гасится (перечеркивается), из дела не изымается . ( с м. п. 4.1.2. ).
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.
Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.
В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.
Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.
Источник
Акты проверок
В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.
Законодательное обоснование
Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:
- Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
- Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.
ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
- Дата и место создания документа.
- Название госоргана, который проводит проверку.
- Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
- ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
- Наименование проверяемого лица.
- Дата и время мероприятия.
- Данные об итогах проверки.
- Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
- Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
- Подписи лиц, которые проводили мероприятие.
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
- Название госоргана, проводящего проверку.
- Дата начала и дата завершения мероприятия.
- Основание для проведения.
- Задача и предмет контрольного мероприятия.
- ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.
Акт о внутренних проверках
Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:
- Аудит.
- Инвентаризация.
- Служебная проверка в отношении сотрудника.
- Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.
Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.
Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.
Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.
К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Источник
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФОНДОВ КОГКУ «ГАСПИ КО»
Содержание
|
1 |
Общие положения |
1 |
|
2 |
Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов |
3 |
|
3 |
Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов |
4 |
|
4 |
Оформление результатов проверки наличия и состояния архивных документов |
6 |
|
5 |
Организация розыска дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов |
9 |
|
6 |
Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов |
10 |
|
7 |
Внесение изменений в учетные документы |
12 |
|
8 |
Список приложений |
13 |
|
9 |
Приложения 1-10 |
14 |
УТВЕРЖДАЮ
Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»
__________ Е.Н. Чудиновских
«____»____________2010 г.
Инструкция по организации проведения и оформлению результатов
проверки наличия и состояния архивных документов
фондов КОГКУ «ГАСПИ КО»
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов Государственного областного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО») (далее —инструкция) подготовлена с целью организации и порядка:
-
проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов (далее – проверка наличия);
-
рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее – архив).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:
– Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
– Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), с изменениями (2009);
– Информационно-методическим письмом Росархива от 31.08.98 № 5/695-тр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»;
– Памяткой о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов/ Письмо Росархива от 23.09.2004 № 5/1709 – Т;
– Приказом управления по делам архивов Кировской области от 10.11.2009 № 83 «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел управления по делам архивов Кировской области»;
– Нормами времени на работы и услуги, выполняемые КОГКУ «ГАСПИ КО»/ КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2007;
– Руководством пользователя базой данных «Проверка наличия и состояния архивных документов»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2009;
– Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.
1.3. Проверка наличия проводится в целях:
-
установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;
-
выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;
-
выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее – отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.
1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:
– уникальных документов – ежегодно;
-
особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет;
-
остальных архивных документов – на основании решения экспертно – методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.
1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:
– поступили в архив;
– прошли научно-техническую обработку;
– подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;
– проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.
1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.
1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.
2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов
2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги, выполняемые в КОГКУ «ГАСПИ КО». Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:
-
выемка дела;
-
сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;
-
визуальный осмотр физического состояния дел;
-
сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;
-
подкладка дела;
-
заполнение листа проверки (Приложение 1);
-
отметка в описи об окончании проверки наличия.
2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.
2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.
2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.
2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.
3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов
3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:
– установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;
– сверку сопоставимых показателей в учетных документах;
– уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;
– проверку правильности составления итоговой записи.
3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.
3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.
3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).
3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
3.6. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилища.
3.7. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.
3.8. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
-
сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
-
изымать из проверяемого архивного фонда и передавать заведующему архивохранилищем неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Заведующий архивохранилищем должен изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, а также проверить книги выдачи дел из хранилища: сотрудникам архива и в читальный зал – не значатся ли данные дела в числе не списанных;
-
изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать заведующему архивохранилищем для немедленной их изоляции;
-
изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.
3.9. В ходе проверки наличия не допускается:
-
вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;
-
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
4. Оформление результатов проведения проверки наличия и состояния архивных документов
4.1. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются исполнителем в листе проверки (Приложение 1).
4.1.1. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке, датируются и подписываются исполнителями.
4.1.2. Сведения о наличии документов указываются в графах 1-15:
– в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда и/или номера проверяемых описей;
– графа 2 заполняется на основании последней итоговой записи в описи;
– в графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество дел по описи;
– в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, но в общем количестве дел учтены;
– в графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи;
– в графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи;
– в графах 7,8 указываются выявленные технические ошибки, обнаруженные во время проверки в данном фонде, в результате чего объем фонда увеличился или уменьшился;
– в графе 10 указываются номера архивных документов, выданных во временное пользование (п. 3.6);
– в графе 11 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки (п.3.5);
– графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью. В ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи);
– в графу 13 вносятся делопроизводственные или другие номера, временные индексы не обработанных (не внесенных в описи) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 14, 15.
Например, номера дел, внесенные в опись дважды, или номера дел с непронумерованными листами, номера дел, в которых не совпадают количество листов, крайние даты и т.д. Количество таких граф может быть уменьшено или увеличено в зависимости от потребности.
4.1.3. Сведения о состоянии документов отражаются в графах 16 –23:
– при визуальном осмотре дел определяется их физическое состояние, и заполняются графы 16-21;
– графа 20 заполняется только при проверке уникальных и особо ценных документов и дел. При проверке прочих дел фондов 1 и 2 категорий необходимость ее заполнения определяется руководством архива; при проверке фондов 3 категории – не заполняется вообще.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 22, 23, 24.
4.2. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов проставляются штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
4.3. Информация с листа проверки, оформленного исполнителем, заносится в «Лист проверки» (Приложение 2) базы данных «Проверка наличия и состояния архивных документов» (далее — БД «Проверка наличия»).
4.4. После сохранения занесенной информации в «Листе проверки» (Приложение 2), БД «Проверка наличия» автоматически формирует «Акт проверки наличия и состояния архивных документов» (далее – «Акт») по установленной форме (Приложение 3). «Акт» формируется на каждую опись проверенного фонда. Чтобы сгруппировать несколько актов фонда в один, необходимо отметить группу описей и сформировать «Акт» для последующего вывода на печать.
БД «Проверка наличия» осуществляет автоматизированный контроль результатов проверки наличия и состояния архивных документов за определенный период времени, а также позволяет группировать архивные фонды, подлежащие плановой цикличной проверке.
4.5 Сведения с листа проверки заносятся исполнителем в карточку учета проверенного фонда (Приложение 4). Карточка передается заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку учета проверенных фондов на бумажном носителе.
4.6. По результатам проверки наличия при необходимости заведующий архивохранилищем составляет:
– акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение 5);
– акт об обнаружении архивных документов (Приложение 6);
– акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (см. Приложение 6);
– акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение 7);
4.7 Фонды, прошедшие проверку наличия, учитываются начальником отдела обеспечения сохранности в журнале учета проверки наличия дел в фондах, в котором фиксируются следующие данные: номер и название фонда, номера описей, количество дел, оказавшихся в наличии по описи, дата проверки.
4.8. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись к описи дел пересоставляется заместителем директора.
4.9. На все отсутствующие в ходе проверки наличия единицы хранения исполнителем заполняются карточки учета необнаруженных архивных документов (Приложение 8). Карточки передаются заведующему архивохранилищем, который ведет картотеку необнаруженных дел на бумажном носителе.
4.10. На место необнаруженного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается, в какое время при проверке наличия дело отсутствовало, что существенно помогает в работе при выдаче дел.
4.11. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в Базу данных «Проверка наличия».
4.12. Акты проверки наличия и состояния архивных документов с приложением других документов проверки наличия утверждаются директором архива, при необходимости делаются письменные распоряжения о дальнейшей работе.
4.13. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
4.14. После проверки наличия коробки и/или связки с архивными документами могут опечатываться (в основном это касается редко используемых фондов), и в дальнейшем, в случае сохранности опечатки, исключаются из проверок наличия.
-
Организация розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов
5.1. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.
5.2. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности.
5.3. Для организации розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия дел, необходимо:
-
изучить дело фонда и выяснить историю комплектования фонда, проводились ли работы по усовершенствованию и переработке описей, экспертиза ценности, расфондирование и объединение фондов и дел и т.д.;
-
изучить старые, подвергшиеся переработке описи;
-
изучить пофондовые и постеллажные топографические указатели;
-
изучить аналогичные по содержанию с необнаруженными дела, которые подвергались микрофишированию, реставрации, переплету, т.к. в процессе этих работ могли быть допущены ошибки в формировании и систематизации дел, в их описании и шифровке, а изменения своевременно не внесены в учетные документы;
-
изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;
-
изучить книги по выдаче дел в читальный зал, сотрудникам архива, в лаборатории по реставрации и микрофиширования, во временное пользование;
-
организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);
-
организовать поиск в ведомственных архивах, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.
5.4. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются заведующему архивохранилищем, который подкладывает их на место.
В листе проверки в графе “Примечание”, в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. В БД «Проверка наличия» также делается отметка об обнаружении дел.
Составляется справка, с обязательным указанием места обнаружения дела. При этом акт проверки наличия остается неизменным (обнаруженные дела не вычеркиваются).
6. Рассмотрение вопросов о снятии с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов
6.1. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
6.2. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:
-
акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 9);
-
справку о проведении розыска дел по фонду (см. п. 6.2.1);
-
перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 10).
6.2.1. В справке о проведении розыска необходимо указать:
– номер, название и категорию фонда;
– объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;
– крайние даты документов;
– краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);
– ход и пути розыска необнаруженных документов;
– предполагаемые причины отсутствия документов;
– возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);
– наличие страховых копий необнаруженных документов.
Справка подписывается начальником отдела обеспечения сохранности (заведующим архивохранилищем) и сотрудником отдела обеспечения сохранности, осуществляющим розыск.
6.3. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, справка о проведении розыска и перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются заместителем директора на утверждение директору архива, а затем в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при управлении по делам архивов Кировской области (далее комиссия), для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
6.4. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании решения комиссии.
6.5. Отметка о снятии архивных документов с учета делается в БД «Проверка наличия» и картотеке необнаруженных архивных документов.
6.6. Результаты полной или выборочной проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года (см. п. 1.8.) оформляются:
– при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
– при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования – в установленном порядке;
– при выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
7. Внесение изменений в учетные документы
7.1. Изменения в объеме и составе фондов архива вносятся заместителем директора на основании актов, составленных по результатам проверки наличия, и в соответствии с «Порядком учета архивных документов» КОГКУ «ГАСПИ КО»/КОГКУ «ГАСПИ КО», Киров, 2010.
Составитель:
Начальник отдела обеспечения
сохранности и государственного учета
архивных документов А.А. Баранова
___________________
|
ОДОБРЕНО Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» от_________№ ______ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от__________ № ______ |
Список приложений
-
Приложение 1 – лист проверки наличия и состояния архивных документов
-
Приложение 2 – лист проверки наличия и состояния архивных документов в электронном формате (БД «Проверка наличия»)
-
Приложение 3 – акт проверки наличия и состояния архивных документов, сформированный БД «Проверка наличия»
-
Приложение 4 – карточка учета проверенного фонда
-
Приложение 5 – акт о технических ошибках в учетных документах
-
Приложение 6 – акт об обнаружении архивных документов
-
Приложение 7 – акт о неисправимых повреждениях архивных документов
-
Приложение 8 – карточка учета необнаруженных архивных документов
-
Приложение 9 – акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
-
Приложение 10 – перечень дел (документов), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию
последнее обновление страницы: 2017-07-03
Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий;
-при смене лица, ответственного за архив;
-при реорганизации и ликвидации предприятия;
Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.
Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:
-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
-выявление и устранение недостатков в учете документов;
-выявление дел, не внесенных в опись;
-выявление несоответствия порядка расположения дел;
-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;
Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:
- 1. Выверка комплекта учетной документации.
Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.
До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:
-правильность нумерации;
-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;
-обозначенные пропущенные номера в описи;
-наличие итоговой записи.
По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.
О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.
2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.
При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:
-название организации и структурного подразделения на обложке дела;
-порядковый № дела в описи и шифр на деле;
-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;
-заголовок дела в описи и на деле;
-крайние даты в описи и на деле;
-количество листов в описи и на деле;
-физическое состояние дела.
Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.
При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.
Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).
При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.
Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.
Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.
В ходе проверки необходимо:
-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;
-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;
-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;
-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).
Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:
пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);
пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;
пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;
пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;
пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;
пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;
пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:
подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;
подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;
подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;
пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.
Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.
При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.
После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.
4. Организация розыска дел.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя
проводится розыск необнаруженных дел.
1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:
-изучить учетные документы;
-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;
-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;
-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;
-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;
-проверить все дела временного срока хранения;
2). Организовать розыск дел в других организациях:
-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;
-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;
Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.
5. Оформление итогов розыска дел.
В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:
-дела могут быть найдены;
-отсутствие дел может быть подтверждено документально;
-дела могут быть не найдены.
Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.
Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.
Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.
Приложение 1
|
Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи |
Ведущий специалист Подпись Расшифровка подписи |
Проверку проводили: |
ИТОГО _______________________________ дел (цифрами и прописью) |
1 |
№ описей |
ЛИСТ ПРОВЕРКИ |
Наименование организации |
||||
|
2 |
Количество дел (ед. хр.), числящихся по описи |
||||||||||
|
3 |
№ необнаруженных дел |
||||||||||
|
4 |
Не учтенный |
Литерный № дела, не отраженный в итоговой |
|||||||||
|
5 |
Не перечисленный, но учтенный в объеме |
||||||||||
|
6 |
Не учтенный |
Пропущенный № дела, не отраженный в итоговой |
|||||||||
|
7 |
Не перечисленный, но учтенный в объеме |
||||||||||
|
8 |
№ дел, выданных во временное пользование |
||||||||||
|
9 |
Количество дел, оказавшихся в наличии (описанных) |
||||||||||
|
10 |
Временные шифры |
||||||||||
|
11 |
Шифры дел, неправильно подложенных в данный фонд |
||||||||||
|
12 |
Дезинфекции |
№ дел (ед. хр.), требующих |
|||||||||
|
13 |
Дезинсекции |
||||||||||
|
14 |
Реставрации |
||||||||||
|
15 |
Подшивки и переплет |
||||||||||
|
16 |
Восстановления затухающих текстов |
||||||||||
|
17 |
№ дела, неисправимо поврежденного |
||||||||||
|
18 |
Примечание |
||||||||||
Приложение 2
Наименование организации ФОНД ___________
ОПИСЬ № _______
КАРТОЧКА УЧЕТА
НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
|
№ дела |
Заголовок дела |
Отметка о ходе и результатах розыска |
Дата записи |
Наименование должности и подпись лица, внесшего запись |
Приложение 3
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Название архива
АКТ
__________№_________
_____________________
(Место составления)
проверки наличия и состояния дел
_____________________________
(Постоянного, временного хранения,
по личному составу)
Фонд №________
Основание_________________________________________________ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
председатель комиссии_________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
члены комиссии_______________________________________________________
(наименование должностей, инициалы, фамилия)
_____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ___________________по___________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области, __________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенные в итоговых записях описей ____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях ___________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Из них:
8.1. требующих дезинфекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов___________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо подтвержденных ___________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки ______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)
Проверку проводили:
(наименование должностей) Подписи Расшифровка подписей
Дата
|
Наименование АКТ № О не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны Дата |
УТВЕРЖДАЮ руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ (название фонда) |
В результате_________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
|
Опись № |
Ед.хр. № |
Заголовок ед.хр. |
Количество листов |
Крайние даты |
Предполагаемые причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ________________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:______________________________________________________________________
(номера ед.хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области Протокол от ______________№_____ |
СОГЛАСОВАНО Протокол от ________№____ |
Изменения в учетные документы внесены.
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 16.02.2006 г. № 2
