Как составить акт проверки работы с документами

Наименование организации

Название архива

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

__________ N ____________ руководителя организации

_________________________ Подпись Расшифровка

(место составления) подписи

проверки, наличия и состояния дел Дата

_________________________

(постоянного, временного

хранения, по личному

составу)

Фонд N ______

Основание ________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов,

стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ____________________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы)

Члены комиссии: __________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

__________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________ по _____________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)

имеется в наличии

_____________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________

______________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _________________________

(цифрами и прописью)

дел,

8.8. выдано во временное пользование _________________________

(цифрами и прописью)

дел.

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N …).

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

-после перемещения дел в другое помещение;

-после чрезвычайных происшествий;

-при смене лица, ответственного за архив;

-при реорганизации и ликвидации предприятия;

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.

Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:

-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

-выявление и устранение недостатков в учете документов;

-выявление дел, не внесенных в опись;

-выявление несоответствия порядка расположения дел;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;

Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:

1. 1.Выверка комплекта учетной документации.

Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.

До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:

-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;

-обозначенные пропущенные номера в описи;

-наличие итоговой записи.

По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.

О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.

2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.

При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:

-название организации и структурного подразделения на обложке дела;

-порядковый № дела в описи и шифр на деле;

-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;

-заголовок дела в описи и на деле;

-крайние даты в описи и на деле;

-количество листов в описи и на деле;

-физическое состояние дела.

Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.

При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.

Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).

При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.

Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.

Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.

В ходе проверки необходимо:

-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;

-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;

-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).

Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:

пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);

пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;

пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;

пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;

пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;

пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;

пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:

подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;

подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;

подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;

пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.

Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.

При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.

После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.

4. Организация розыска дел.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя

проводится розыск необнаруженных дел.

1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:

-изучить учетные документы;

-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;

-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;

-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;

-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;

-проверить все дела временного срока хранения;

2). Организовать розыск дел в других организациях:

-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;

-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;

Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.

5. Оформление итогов розыска дел.

В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:

-дела могут быть найдены;

-отсутствие дел может быть подтверждено документально;

-дела могут быть не найдены.

Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.

Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.

Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.

Источник

Проверки наличия конфиденциальных документов

Плановые проверки наличия конфиденциальных документов определяют правильность отметок о их регистрации и места нахождения. Такие проверки и сроки их проведения дают возможность обеспечения контроля за сохранностью конфиденциальных документов, а также позволяют выявить и устранить ошибки при ведении конфиденциального делопроизводства. Любой вид проверки может быть закончен лишь после установления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам.

Чтобы не допустить утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения этих утрат необходимо осуществлять:

— ежедневные проверки, которые позволяют сразу после регистрации определить правильность проставления учетных данных носителей, документов и дел, и проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами;

— квартальные проверки (по истечении каждого квартала) определяют правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел за прошедший квартал.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу конфиденциального делопроизводства (далее – КД). Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника;

— годовая проверка (по истечении года) осуществляется проверка фактического наличия всех носителей, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.

В процессе проведения годовой проверки контролируется сохранность всех конфиденциальных материалов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Внеплановые проверки осуществляются при смене руководителяили увольнения сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, а также после выявления факта возможной утраты конфиденциальной информации.

Для проведения квартальных и годовых проверок назначается специальная комиссия, по результатам которой составляется акт.

Генеральный директор ООО «Феникс»

«___» _______ 20__ г.

о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов (картотек) _________________ за 20__ год

«__» __________ 20__ г. г. Ростов-на-Дону

Комиссия в составе: председателя _____________________________, членов комиссии — _________________________, ________________________, ____________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

составили настоящий акт в том, что на основании приказа руководителя предприятия от __.__.20__ № ___, в период с «___» ______________ по «____» ______________ 20__ г. провела годовую полистную и поэкземплярную проверку наличия конфиденциальных документов: инвентарного учета, номенклатурных дел, журналов учета документов и других конфиденциальных материалов, состоящих на учете в делопроизводстве по состоянию на 01.01.20___.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводилась путем сверки их наличия с учетными данными журналов учета, реестрами, описями.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии.

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты.

3. _____ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.

4. Работа исполнителей с конфиденциальными документами производится в помещении № ___ подразделения конфиденциального делопроизводства и их хранение осуществляется в металлическом шкафу № ___ с определением персональной ответственности за их сохранность.

Источник

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД.

В Акт об уничтожении документов примечание к сроку хранения из Перечня переносить?

Подскажите, пожалуйста, в каком нормативном правовом акте есть указание о том, что в графе «Примечания».

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно.

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и.

Акты в канцелярии и в отделе кадров

Составление акта частенько вызывает трудности, проблема кроется в их большом разнообразии. Мы упростили.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р.

Когда акты и служебные записки можно оставлять без номера?

Можно ли служебные записки оставлять без номера, указывая при этом дату составления? Видела, что.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым.

Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т.ч. если они сшиваются вместе?

Порой мы оформляем акты, которые имеют приложения. Как нумеровать страницы: сквозным способом для акта и.

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Источник

Результаты проведения проверки наличия и состояния дел

1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.

Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:

— уникальных документов – ежегодно;

— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;

— электронных документов – один раз в 5 лет;

Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.

В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:

— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;

— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;

— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;

— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;

— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;

— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;

Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )

Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.

Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).

Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.

При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:

-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;

-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;

-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.

Единицы хранения, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ . Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.

Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:

— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);

— с повышенной влажностью;

— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);

— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);

Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.

Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.

Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.

Полистная проверка проводится в целях:

— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;

— выявления отсутствующих листов (документов);

— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);

— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;

— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.

Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:

— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;

— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);

— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)

В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:

— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;

— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;

— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );

— нумерация листов дела при ее отсутствии;

— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );

— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;

— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.

При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.

При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.

Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

-при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска

Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел

фиксируются в листе и акте проверки.

Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.

В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.

В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.

В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.

В графах 3-4 указываются:

— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 5-6 указываются

— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.

В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.

В графе 10 указываются номера ед.хр ., выданных во временное пользование.

В графе 11 указываются номера ед.хр ., не оказавшихся в наличии в момент проверки наличия.

В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).

В графе 13 указываются номера ед.хр ., не включенных в описи, обнаруженных в процессе проверки.

При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.

По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.

Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:

— литерных номеров дел,

— дел, имеющих части,

— пропущенных номеров дел.

Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.

Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.

В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.

Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.

В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).

На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов , фиксирующий итоги проверки наличия. В акте проверки, в отличие от листа проверки, указывается только количество дел в соответствии с листом проверки. При полистной проверке наличия в акте проверки наличия и состояния архивных документов в скобках после указания количества дел по описям (по фонду) указывается количество листов в делах. В акте проверки фиксируется также общее количество дел, на которое увеличился или уменьшился объём проверяемого архивного фонда.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.

По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп “ПРОВЕРЕНО”, с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.

Необходимые уточнения вносятся в лист-заверитель дела на основании актов. Исправления и дополнения заверяются отметкой, содержащей дату записи, указание должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника, проводившего полистную проверку. При значительном количестве уточнений, дополнений и ошибок в листе-заверителе последний пересоставляется. Прежний лист-заверитель гасится (перечеркивается), из дела не изымается . ( с м. п. 4.1.2. ).

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.

Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.

В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.

Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.

Источник

Акты проверок

В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

• Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
• Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

• Дата и место создания документа.
• Название госоргана, который проводит проверку.
• Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
• ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
• Наименование проверяемого лица.
• Дата и время мероприятия.
• Данные об итогах проверки.
• Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
• Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
• Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

• Название госоргана, проводящего проверку.
• Дата начала и дата завершения мероприятия.
• Основание для проведения.
• Задача и предмет контрольного мероприятия.
• ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Акт о внутренних проверках

Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:

• Аудит.
• Инвентаризация.
• Служебная проверка в отношении сотрудника.
• Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.

Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.

Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.

Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.

К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Источник

Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи административного иска.

В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.

Скачать образец:

  Акт проверки

Пример акта проверки

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»

ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,

юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16

Акт проверки

15 апреля 2017 г. город Сургут

Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)

Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)

Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)

15 апреля 2017 года комиссией в составе:

Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,

на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168

проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).

Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.

На момент проведения проверки установлено:

1. В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
2. Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
3. В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и доверенностью на подписание документов № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
4. Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.

Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии:

Усманова Вероника Аркадьевна

Дьякова Ольга Валерьевна

Когда составляется акт проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.

Содержание акта проверки

Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

---

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

---

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа	Документы соответствуют действующему    законодательству	Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки	Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения	Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

• Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
• Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
• Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
• Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
• Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
• Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).