Как составить акт работы комиссии по

Как составить акт работы комиссии по

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.

Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).

Определение и назначение акта

Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:

акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).

Основные характеристики акта:

  • фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
  • чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
  • для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
  • поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
    • на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
    • как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
  • в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
  • текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
  • результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.

Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.

В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.

Типовой формуляр акта

Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.

Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.

Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:

  • Государственный герб Российской Федерации или
  • герб субъекта Российской Федерации,
  • эмблема, товарный знак.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:

  • в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
  • в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).

3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).

4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).

5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…

Источник

вопросы

Из нашей статьи вы узнаете:

После победы на электронных торгах поставщик выполняет обязательства, выполняя условия госконтракта. Заказчик вправе создать комиссию для приёмки выполненных работ, услуг или товаров. Данный комплекс мер регулирует ст.94 44-ФЗ.

Целью приёмочной комиссии является проверка выполненных работ или поставленных товаров на предмет соответствия установленным требованиям. Обоснованный отказ от приёма работ влияет на отстаивание интересов в спорах с поставщиком.

Права и обязанности приёмочной комиссии по 44-ФЗ следующие:

  • осуществлять приёмку товаров, результатов выполненных работ или оказанных услуг;
  • при необходимости вызывать представителей поставщика (подрядчика, исполнителя);
  • истребовать дополнительную документацию;
  • получать разъяснения от представителей поставщика (подрядчика, исполнителя);
  • проводить экспертизы, делать заключения и вносить предложения самостоятельно или привлекая сторонних специалистов;
  • принимать решения о соответствии выполненных работ и услуг или поставленной продукции заявленным в контракте характеристикам;
  • принимать результаты работ на конкретном или заключительном этапе;
  • обеспечивать объективное заключение.

Как создать комиссию по 44-ФЗ

Решение о необходимости комиссии принимает заказчик. Порядок создания регулирует часть 6 ст.94 44-ФЗ. Обязанности членов приёмочной комиссии, как правило, прописывают в специальном приказе, регламенте или положении о приёмочной комиссии.

Документ содержит:

  • наименование заказчика;
  • текст приказа;
  • состав с указанием председателя, его заместителя и перечисление остальных членов комиссии
  • порядок работы;
  • текст о необходимости доведения положений приказа до членов приёмной комиссии;
  • отметки об ознакомлении.

Кто входит в состав комиссии по 44-ФЗ

Ч.6 ст.39 ФЗ-44 регламентирует минимальное количество участников приёмочной комиссии — от пяти и более человек.

В состав входят незаинтересованные в результатах приёмки граждане. Имеющие профессиональную подготовку в той области, в которой происходит заявленная процедура.

Члены комиссии должны иметь соответствующие требования и навыки:

  • образование;
  • стаж работы по специальности;
  • опыт проведения экспертизы;
  • знания законодательства.

Председатель комиссии руководит заседаниями и несёт ответственность за оформление актов приёма-передачи.

К комиссии не допускаются лица, которые:

  • занимаются организацией и проведением госзакупок;
  • могут влиять на результаты приёмки;
  • имеют полномочия по контролю в сфере госзаказов.

Если указанные лица были выявлены в составе комиссии, или её член не может исполнить свои обязанности, то происходит незамедлительное исключение или замена. Провести замену имеет право только заказчик закупки.


Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

При приёмке товара должны присутствовать все члены комиссии. Понятие «кворум» для приёмочной комиссии не установлено. Данный вывод следует из положений частей 6 и 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. Таким образом, если заказчик создал приёмочную комиссию из пяти человек, то подписать документ о приёмке должны все пять членов комиссии (письма Минэкономразвития России от 22.05.2015 № Д28и-1464, от 10 октября 2016 года № Д28и-2616).

Регламент работы приёмочной комиссии по 44-ФЗ

Помимо приказа о создании приёмочной комиссии, заказчик определяет правила её работы. Создаётся специальный документ — регламент, в нём указывают:

  • общие положения;
  • задачи и функции;
  • состав и полномочия;
  • порядок и срок проведения приёмки;
  • ответственность членов комиссии за результаты работы.

Каждое заседание приёмочной комиссии сопровождается письменным протоколом.

В процессе приёмки комиссией осуществляется проверка количества, качества, комплектности и прочих характеристик на предмет соответствия требованиям, установленным контрактом. Результатом проверки может быть передача товара (результата работы, оказанной услуги) от поставщика (подрядчика, исполнителя) заказчику или отказ в приёмке и выставление претензии.

Как проходит экспертиза приёмки товара по 44-ФЗ

Для проверки предоставленных результатов услуг или товаров заказчик проводит экспертизу. Её целью является установление соответствия товара (работы, услуги) условиям контракта, нормативной документации, требованиям технического регламента, ГОСТ и т.д.

Проведение экспертизы результатов исполнения контракта осуществляется заказчиком своими силами или с привлечением сторонних экспертов. Поскольку экспертиза является частью приёмки результатов исполнения контракта (отдельных его этапов) заказчик вправе поручить её проведение лицам, участвующим в приёмке таких результатов, либо назначить (определить порядок привлечения) для проведения экспертизы иных работников.

Если заказчиком принято решение о привлечении сторонних экспертов, с ними заключается контракт, в котором прописывают:

  • полномочия;
  • функции;
  • права и обязанности;
  • ответственность;
  • объём и сроки выполнения экспертизы;
  • утверждённые формы используемых документов.

Экспертиза по 44-ФЗ проводится в присутствии контрактного управляющего или иного ответственного лица заказчика. Таможенная или карантинная служба присутствует при проведении экспертизы определённых видов товаров или услуг, если того требует законодательство РФ.

Способ проведения определяется заказчиком. Результат выполненных обязательств проверяют тремя способами:

  • сплошной метод — осуществляется проверка каждой единицы товара или полная проверка выполненных работ;
  • выборочный способ — проверке подвергают произвольную часть продукции или выполненных работ, используя результат как общий в конечном заключении;
  • оценка качества во время эксплуатации — принимается во внимание мнение конечных потребителей.

Комиссия или нанятые эксперты используют представленные подрядчиком накладные, счета-фактуры, сертификаты, акты и другие документы, связанные с исполнением госконтракта. При необходимости могут затребовать дополнительную документацию и разъяснения от подрядчика или его представителей.

Экспертиза проводится с помощью специальных средств измерений, подлежащих государственному метрологическому контролю. Они должны быть откалиброваны любой метрологической службой или иной уполномоченной организацией.

Для подтверждения исследования на объект экспертизы наносят оттиск личного штампа эксперта. Данную операцию не проводят, если это приводит к потере товарного вида или к невозможности в дальнейшей эксплуатации товара или услуги. Экспертное заключение должно:

  • содержать информацию о соответствии/не соответствии поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг требованиям, объёму и качеству, установленным контрактом;
  • быть объективным, обоснованным и соответствовать законодательству РФ.

На основании экспертного заключения заказчик принимает решение о приёмке или отказе в приёмке ТРУ.

Составление акта экспертизы по 44-ФЗ

Результаты экспертных исследований вносят в отдельный акт экспертизы. Он содержит в себе описание фактов, установленных в ходе проверки. В нём не допускаются исправления и помарки.

Акт экспертизы состоит из трёх частей: вводная, исследовательская и вывод.

Вводная

Эта часть содержит в себе:

  • сведения об экспертах, заказчике и его представителях;
  • дату и место проведения экспертизы;
  • дату и номер контракта госзакупки;
  • ФИО, должности и сроки действия аттестатов экспертов;
  • назначение и наименование объекта экспертизы;
  • задачу проверки;
  • сведения о поставщике и документации;
  • условия хранения объектов экспертизы;
  • целостность упаковки и маркировка.

Исследовательская

В этой части содержится:

  • описание объекта экспертизы;
  • порядок изучения предъявленных документов;
  • методы и этапы проведения;
  • сведения и условия применения измерительных средств;
  • характеристика использованных устройств и материалов;
  • сведения о нормативной и технической документации;
  • фактические результаты проведения;
  • оценка и анализ отдельных этапов экспертизы;
  • дата начала и окончания экспертной проверки;
  • причины невозможности решения отдельных вопросов.

Вывод

В нём указывают:

  • недвусмысленные ответы, исключающие двоякое толкование, которые не требуют дополнительных пояснений;
  • при необходимости, причины, по которым невозможно дать ответ в поставленной задаче;
  • выводы, установленные в процессе экспертного исследования.

Акт экспертизы подписывают специалисты, проводившие исследования. Его прилагают к протоколу приёмочной комиссии или включают результат экспертной проверки в акт приёмки выполненных работ.

Составление акта о результатах работы комиссии по 44-ФЗ

По результатам общей оценки составляется и подписывается членами приёмочной комиссии специальный документ, форму и состав которого заказчик определяет самостоятельно. В нём указывают:

  • номер госконтракта;
  • наименование объектов приёмки;
  • соответствие результатов работ или товаров заявленным требованиям;
  • стоимость выполненных работ;
  • заключение экспертной комиссии;
  • подписи участников приёмочной комиссии.

Акт составляют в сроки, указанные в контракте. Документ, содержащий итоги работы приёмочной комиссии становится основанием для принятия заказчиком решения:
не принимать ТРУ, в этом случае поставщику (подрядчику, исполнителю) через ЕИС направляется мотивированный отказ от приёмки;
о принятии ТРУ, в этом случае заказчиком в ЕИС подписывается акт приёмки.

После подписания акта о приёмке ответственность за принятые ТРУ переходит к заказчику.

Заключение

По 44-ФЗ приёмка является важным этапом исполнения государственного контракта. В ходе приёмки выявляют наличие или отсутствие претензий. Создание специальной комиссии и проведение экспертиз улучшает качество приёмки товаров, работ или услуг. Обязанности коллегиального органа регламентируются внутренним приказом. Результат работы приёмочной комиссии является основанием для подписания в ЕИС акта приёмки или подготовки мотивированного отказа от приёмки ТРУ


Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

Для успешного участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ предлагаем воспользоваться комплексным решением Астрал.Торги. Вы можете подобрать как готовый набор услуг, так и конкретный необходимый сервис. Для подключения оставьте заявку на нашем сайте.

Источник
  1. Все 62
  2. Недвижимость 3
  3. Товар 2
  4. Реклама 2
  5. Прогул 3
  6. Трастовый контракт 2
  • Передаточный акт к договору купли-продажи земельного участка

    Образец передаточного акта к договору купли-продажи земельного участка

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приема-передачи документов к договору уступки права (цессии)

    Образец акта приема-передачи документов к договору уступки права (цессии)

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о появлении на работе в нетрезвом состоянии

    Образец акта о появлении на работе в нетрезвом состоянии

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приема-передачи нежилого здания

    Образец акта приема-передачи нежилого здания

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приёма-сдачи работ

    Образец акта приёма-сдачи работ (приложение к договору поручения на куплю-продажу товара)

    Открыть документ

    Открыть

  • Передаточный акт по договору купли-продажи недвижимости

    Образец передаточного акта по договору купли-продажи недвижимости

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приемки продукции (товаров) по качеству

    Образец акта приемки продукции (товаров) по качеству

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт сдачи квартиры арендатору

    Образец акта сдачи квартиры арендатору, подписываемый между физическими лицами

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт сдачи-приемки оказанных услуг

    Образец акта сдачи-приемки оказанных услуг

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт об отказе предоставить письменное объяснение

    Образец акта об отказе предоставить письменное объяснение

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приема-передачи документов к договору уступки прав (требований) и перевода долга

    Образец акта приема-передачи документов к договору уступки прав (требований) и перевода долга

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт завершения работ по договору на оказание юридических услуг

    Образец акта завершения работ по договору на оказание юридических услуг

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт об отказе получения трудовой книжки

    Образец акта об отказе получения трудовой книжки

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приёма-сдачи на выполнение разовых работ

    Образец акта приёма-сдачи на выполнение разовых работ (услуг)

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт ликвидационной комиссии

    Образец акта ликвидационной комиссии

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт передачи оборудования, комплектующих и технической документации

    Образец акта передачи оборудования, комплектующих и технической документации

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приемки-передачи макета рекламного объявления

    Образец акта приемки-передачи макета рекламного объявления

    Открыть документ

    Открыть

  • Приёмо-сдаточный акт по договору подряда

    Образец приёмо-сдаточного акта по договору подряда

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о браке товара

    Образец акта о браке товара 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт сдачи-приемки продукции

    Образец акт сдачи-приемки продукции. Приложение к договору на создание патентно-информационной продукции

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приема-передачи имущества ликвидируемого акционерного общества

    Образец акта приема-передачи имущества ликвидируемого акционерного общества

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта приема-передачи автомобиля (простой)

    Образец акта приема-передачи автомобиля (простой) 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт сдачи-приемки дел

    Образец акта сдачи-приемки дел

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт по поводу опоздания на работу

    Образец акта по поводу опоздания на работу

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта сверки взаимных расчетов

    Образец акта сверки взаимных расчетов 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт об отсутствии на работе

    Образец акта об отсутствии на работе

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта дефектовки запчасти от автосервиса

    Образец акта дефектовки запчасти от автосервиса 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец дефектного акта на текущий ремонт

    Образец дефектного акта на текущий ремонт

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт уценки товара

    Образец акта уценки товара

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приёмки по договору лизинга

    Образец акта приёмки по договору лизинга, заключаемого между юридическими лицами

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приёма-передачи имущества в закладе

    Образец акта приёма-передачи имущества в закладе (из заклада)

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о выполнении работ по договору на информационное обслуживание

    Образец акта о выполнении работ по договору на информационное обслуживание

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец протокола об административном правонарушении

    Образец протокола об административном правонарушении 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о невозможности принять меры к охране наследственно имущества

    Образец акта о невозможности принять меры к охране наследственного имущества

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта ввода в эксплуатацию оборудования

    Образец акта ввода в эксплуатацию оборудования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт сдачи-приемки научно-технической продукции

    Образец акта сдачи-приемки научно-технической продукции

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о невыполнении клиентом условий трастового контракта

    Образец акта о невыполнении клиентом условий трастового контракта

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта гидравлического испытания трубопроводов

    Образец акта гидравлического испытания трубопроводов 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт приёмки-сдачи системы

    Образец акта приёмки-сдачи системы

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта осмотра помещения

    Образец акта осмотра помещения 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта взаимозачета между организациями

    Образец акта взаимозачета между организациями 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта осмотра транспортного средства

    Образец акта осмотра транспортного средства 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт об объявлении строгого выговора за прогул без уважительной причины

    Образец акта об объявлении строгого выговора за прогул без уважительной причины

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта медицинского освидетельствования

    Образец акта медицинского освидетельствования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт списания моторесурсов

    Образец акта списания моторесурсов

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта ввода в эксплуатацию основных средств

    Образец акта ввода в эксплуатацию основных средств 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта осмотра квартиры управляющей компанией

    Образец акта осмотра квартиры управляющей компанией 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта обследования жилого помещения

    Образец акта обследования жилого помещения 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о снятии вещи с продажи

    Образец акта о снятии вещи с продажи

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта неисправности оборудования

    Образец акта неисправности оборудования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о списании товарно-материальных ценностей

    Образец акта о списании товарно-материальных ценностей 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта дефектации

    Образец акта дефектации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Акт о выполнении трастового контракта

    Образец акта о выполнении трастового контракта (приложение к трастовому контракту)

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта оценки стоимости имущества

    Образец акта оценки стоимости имущества. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Акт оценки стоимости имущества – скачать пример в формате docx и pdf.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта осмотра квартиры после затопления

    Образец акта осмотра квартиры после затопления 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта освидетельствования скрытых работ

    Образец акта освидетельствования скрытых работ 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта об отсутствии на рабочем месте

    Образец акта об отсутствии на рабочем месте 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о приеме-передаче объекта основных средств

    Образец заполнения акта ос 1. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Шаблон заполнения акта ос-1 – скачать в формате docx и pdf.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о прогуле сотрудника

    Образец акта о прогуле сотрудника 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о затоплении квартиры

    Образец акта о затоплении квартиры 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.

    Открыть документ

    Открыть

  • Образец акта о прогуле сотрудника, вариант 2

    Образец акта о прогуле сотрудника, вариант 2

    Открыть документ

    Открыть

  • Заполнение акта торг 2

    Образец заполнения акта торг 2. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Заполнение акта торг 2 – скачать пример в формате docx и pdf.

    Открыть документ

    Открыть

Источник

Отдаем журнал бесплатно!

Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].

Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.

РЕКВИЗИТЫ АКТА

Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.

akt_2020

Текст акта

Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.

При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:

  • нормативный правовой документ;
  • локальный нормативный акт организации;
  • распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
  • факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:

Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.

После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.

О СОСТАВЕ КОМИССИИ

Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.

akt_2020

Общие правила указания составителей акта:

  • составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
  • если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
  • если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:

Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.

  • если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.

Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:

Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.

в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.

Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.

Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!

При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».

После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:

Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.

Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:

Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.

Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.

Узнать больше:

Отдаем журнал бесплатно!

Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].

Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.

РЕКВИЗИТЫ АКТА

Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.

akt_2020

Текст акта

Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.

При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:

  • нормативный правовой документ;
  • локальный нормативный акт организации;
  • распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
  • факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:

Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.

После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.

О СОСТАВЕ КОМИССИИ

Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.

akt_2020

Общие правила указания составителей акта:

  • составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
  • если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
  • если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:

Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.

  • если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.

Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:

Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.

в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.

Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.

Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!

При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».

После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:

Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.

Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:

Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.

Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.

Источник

Заключение комиссии по списанию основных средств – пример этого документа приведен в нашей статье – является объяснением целесообразности списания подобного имущества и экономическим обоснованием понесенных расходов. Рассмотрим особенности создания такого заключения.

Правила оформления списания ОС

Выбытие основных средств (ОС) из учета происходит в силу разных причин:

  • продажа;
  • дарение;
  • обмен;
  • передача в виде вклада в уставный капитал;
  • моральное или физическое устаревание;
  • ликвидация (при чрезвычайных ситуациях или частичная);
  • недостача или порча, обнаруженные по итогам инвентаризации и т. д.

Если первые 4 основания для выбытия оформляют стандартными документами по приемке-передаче между передающей и получающей сторонами, то процедура выбытия ОС в силу последних 3 причин требует соблюдения особого порядка. Этот порядок состоит из следующих шагов:

  1. Создание комиссии по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.
  2. Оформление соответствующего заключения комиссией после проверки выбывающих ОС.
  3. Подписание приказа на списание или частичную ликвидацию ОС руководителем.
  4. Составление акта о списании ОС на основании приказа руководителя.
  5. Изменение данных в инвентарной карточке ОС и отражение операции в бухучете.

Эксперты  КонсультантПлюс разъяснили, как правильно отразить списание ОС в налоговом учете:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Об оформлении приказа на списание и бухгалтерских проводках, которые за ним последуют, читайте в материале «Составляем приказ на списание основных средств – образец».

Необходимые документы и образец заключения комиссии по списанию основных средств

Для списания ОС создают комиссию. Входящие в нее участники фиксируются в приказе. Главный бухгалтер и лица, за которыми закреплены объекты, являются ее обязательными членами. Комиссия проверяет, как работает ОС, можно ли его починить, определяет причины выбытия, устанавливает, какие детали можно будет использовать повторно, и т. д.

По результатам работы комиссия оформляет заключение. Заключение может быть как отдельным документом, так и частью акта на списание ОС (унифицированная форма ОС-4, например, содержит для этого специальный раздел). При этом в Методических указаниях не упоминаются требования об оформлении специального документа «Заключение комиссии». Однако для детального обоснования списания объекта иногда удобнее оформить самостоятельный документ. Образец заключения можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец заключения

Унифицированная форма акта о списании ОС-4 предусматривает указание основания для составления данного акта, таковым является приказ. Кроме того, приказ, как и заключение комиссии, может быть затребован налоговыми органами для подтверждения расходов на списание ОС.

На основании приказа на списание ОС создается соответствующий акт. Предусмотрены следующие типовые формы актов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7):

  • ОС-4 — при выбытии одного ОС (кроме автотранспорта);
  • ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
  • ОС-4б — при выбытии группы ОС (не для автотранспорта).

Подробнее об указанных формах читайте в статьях:

  • «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС»;
  • «Унифицированная форма № ОС-4а — бланк и образец»;
  • «Унифицированная форма № ОС-4б — бланк и образец».

При принятии решения о списании ОС может помочь анализ целесообразности его эксплуатации, о котором читайте в материале «Анализ и учет эффективности использования основных средств».

Итоги

Детальное обоснование списания ОС необходимо для подтверждения расходов, связанных с этой хозяйственной операцией, особенно в случаях, когда остаточная стоимость объекта не равна нулю. В заключении комиссии по выбытию ОС приводятся технические характеристики, неисправности, выводы экспертов и прочие данные, доказывающие целесообразность списания объекта.

Источник

Добавить комментарий