Формирование акта приема-передачи помещения в аренду всегда происходит в процессе исполнения арендного договора. Таким образом, акт не является самостоятельным, а служит приложением к основному документу.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи помещения в аренду .docСкачать образец акта приема-передачи помещения в аренду .doc
Значение акта
Переоценить роль акта сложно. Ключевое его значение связано с тем, что договор аренды по своей сути является предварительным соглашением и без акта не считается состоявшимся (действительным).
Именно акт подтверждает факт передачи помещения от одного лица другому, а значит доказывает факт исполнения арендного договора.
Каждый арендодатель при сдаче своего имущества в аренду заинтересован в том, чтобы оно содержалось в порядке, не подвергалось порче, не ломалось и как можно меньше изнашивалось.
Акт составляется еще и для того, чтобы удостоверить факт передачи помещения в аренду в удовлетворительном состоянии, без нареканий и замечаний со стороны будущего арендатора.
Если в процессе эксплуатации арендованных квадратных метров арендатор нанесет им какой-либо урон, возмещение материального ущерба ему придется взять на себя. Точно также акт формируется и при передаче помещения от арендатора обратно собственнику.
В отношении каких помещений нужно составлять акт
Передаваться в аренду могут любые помещения, за некоторыми прописанными в законе исключениями. Обычно договоры аренды заключаются в отношении торговых, офисных, производственных, складских, а также жилых помещений.
При этом акт должен составляться в любом случае, в том числе независимо и от периода аренды (т.е. даже если срок аренды составляет всего несколько дней).
Как фиксировать состояние помещений
Описывать арендуемые помещения при составлении акта нужно как можно более подробно. В частности, необходимо указать:
- состояние стен и перегородок, пола и потолка (при необходимости можно даже внести в акт сведения о материалах, из которых они сделаны);
- информацию об оконных конструкциях, электрооборудовании (розетках, выключателях, лампах и т.д.), системах водоснабжения, отопления и канализации.
Если в помещении есть еще какие-то ценные элементы, которые, по мнению арендодателя, нуждаются в фиксации, их также нужно указать в документе. В случаях, когда помещение сдается после ремонта или, напротив, нуждается в ремонтных работах, это также нужно прописывать в акте.
Кто формирует акт приема-передачи помещения в аренду
Обычно задача по составлению акта лежит на сотруднике компании, которая является владельцем сдающихся в аренду квадратных метров. Это может быть юрисконсульт, администратор, заведующий хозяйством и т.д. Главное условие, чтобы этот человек умел правильно оценивать состояние арендуемых площадей и имел представление о том, как правильно формировать акты. Надеемся, что если знаний у вас не много, то этот материал вам поможет.
Особенности составления акта
Обязательной к применению, унифицированной формы акта нет, так что сотрудники предприятий-арендодателей имеют полное право писать акт в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный и утвержденный образец документа, по его шаблону. При этом необходимо, чтобы документ отвечал двум основным правилам: по составу соответствовал нормам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенных сведений.
Заполнение «шапки» акта
В «шапку» вносится:
- наименование документа, его номер и дата составления;
- название организаций, являющихся арендодателем и арендатором с указанием должностей и ФИО руководителей или их законных представителей;
- наименование объекта и его адрес, а также площадь помещения (в квадратных метрах);
- при желании в акте можно указать ссылку на свидетельство о праве собственности, кадастровый номер и т.д.
Заполнение основной части акта
Описание состояния помещения — очень важная часть акта. На этот раздел нужно обратить особо пристальное внимание. Здесь нужно зафиксировать:
- внешний вид помещения (стен, потолка, пола, дверей, окон);
- удостоверить тот факт, что электроприборы, водоснабжение, отопление и прочие коммуникации в норме;
- если помещение сдается с установленной связью, интернет-оборудованием, пожарной сигнализацией и другими техническими приборами, это также следует отразить в акте.
В случае наличия каких-то недостатков, их надо обязательно отметить, чтобы в дальнейшем не случилось ситуации, когда арендодатель пытается взять с арендатора возмещение материального ущерба за поломки и повреждения, которые тот не допускал.
Если есть какие-то другие документы, которые стороны желают присовокупить к акту (в том числе фото-, видео-свидетельства), их наличие необходимо отметить в акте отдельным пунктом.
На что обратить внимание при оформлении
Внешнее оформление акта, так же как и его текст, полностью переданы на откуп составителю. Допускается писать акт вручную или набирать на компьютере, формировать на устновленном бланке организации или на обыкновенном листе бумаги.
Документ следует в обязательном порядке подписать (при этом автографы лиц, задействованных в приеме-передаче помещения, должны быть «живыми»).
А вот удостоверять бланк при помощи печати или штампа необходимо только в том случае, если норма по использованию штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых бумагах организаций.
Акт нужно печатать минимум в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при надобности можно делать и его заверенные копии.
Условия и период хранения акта
Являясь неотъемлемой частью договора аренды, акт следует держать вместе с ним в отдельной папке. Длительность хранения определяется внутренними нормативными бумагами предприятия или законодательством РФ. После того, как договор аренды утратит свою актуальность и срок хранения документов истечет, акт можно утилизировать.
Акт приема-передачи помещения в аренду — это документ, который подтверждает переход владения и пользования недвижимостью от одной стороны договора к другой.
Для чего составляют акт
Использование арендованного помещения всегда несет риск причинения ущерба, возникающего по причинам несоблюдения техники безопасности, неосмотрительности или умышленных действий третьих лиц. В случае возникновения спора необходимо подтвердить свою позицию и доказать то, в каком состоянии передано имущество на момент заключения сделки.
Составляя акт приема-передачи, обе стороны сделки получают гарантии: арендодатель — сохранность переданного имущества, арендатор — получение оговоренного имущества для владения и пользования. Документ позволяет зафиксировать показания приборов учета коммунальных услуг во избежание дальнейших споров по оплате. Если вы выступаете на стороне арендатора, то ознакомьтесь с дефектами помещения или находящихся в нем вещей. Для облегчения описания дефектов используется фототаблица.
При сдаче каких объектов его готовят
Составление документа актуально для любых объектов недвижимости. Вне зависимости от того, передается ли во владение и пользование нежилое, жилое помещение, помещение складского типа, стороны вправе определить состояние предмета сделки и сопутствующих вещей. Ограничения по кругу лиц, которые вправе оформлять акт, отсутствуют. Документ могут составлять физические и юридические лица.
Оформление документа не относится к законодательным обязанностям сторон. Составлять акт приема-передачи коммерческого помещения стороны вправе по своему желанию. На практике участники соглашения во избежание затраты дополнительного времени ограничиваются следующей формулировкой в договоре: «Настоящий договор одновременно является и актом приема-передачи». Использование такой правовой конструкции возможно, но рекомендуем всегда составлять акт и подробно описать все в нем. В случае возникновения спорных моментов он служит доказательством в суде.
Кто является ответственным за подготовку акта
При определении условий договора стороны вправе возложить в качестве обязанности оформление документа на конкретное лицо. На практике возможно несколько вариантов составления:
- Сторона, составившая договор, вместе с ним готовит и документ о приеме-передаче, указывая сразу перечень имущества и его состояние.
- Составляется без указания имущества, стороны заполняют пустые графы в обоюдном порядке по результату осмотра на месте.
Правила подготовки акта
К договору аренды применяются положения главы 34 ГК РФ, но обязательных требований к составлению документа о приеме-передаче недвижимости в ней не установлено. Следует указать ссылку на первоначальный договор, это делается в верхней части или по тексту ниже. Дополнительно определяем номер приложения, если это указано в договоре. Используем следующую формулировку: Приложение № 1 к договору аренды помещения от 14.10.2021.
При составлении применяется письменная форма. Стороны сделки вправе закрепить свою форму и использовать ее в качестве приложения. В этом случае документ оформляется в соответствии с установленной участниками сделки формой. Структура документа включает в себя следующие разделы:
- Вводная часть (наименование сторон и компетентных представителей, место и дата оформления, ссылка на реквизиты договора).
- Описательная (перечень передаваемого вместе с помещением имущества, состояние технических сетей и оборудования, показания приборов учета, оценочная стоимость имущества, внешнее состояние помещения, дверных блоков и оконных рам и т.д.).
- Реквизиты сторон (подпись полномочного представителя; для юридических лиц указывается адрес, ИНН, ОГРН, наименование; для физических лиц — ФИО, данные документа, удостоверяющего личность).
В зависимости от особенностей помещения описательная часть содержит разные условия. Наличие передаваемой техники вместе с помещением делает необходимым для арендодателя указать ее в перечне. Для этого определяется количество, серийный номер (при наличии), название модели и фирмы изготовителя, оценочная стоимость.
Вот для примера простой образец акта приема-передачи нежилого помещения по договору аренды между юридическими лицами:
А это шаблон, который можно скачать и использовать в работе:
Приложение № _____ к Договору аренды от «___»_______ ____ г. № _____
Акт приема-передачи
г. ______________
«___»____________ _____ г.
_____________________________ (ФИО), именуем__ в дальнейшем «Арендодатель», паспорт серия _____ № _______, выдан _______, дата выдачи ________, код подразделения __________ , и _____________________________ (наименование), именуем__ в дальнейшем «Арендатор», паспорт серия _____ № _______, выдан _______, дата выдачи ________, код подразделения __________ , с другой стороны, совместно составили настоящий документ о том, что Арендодатель передал, а Арендатор принял во временное пользование Здание ____________________ с кадастровым номером _____________, общей площадью _________ кв. м, в том числе — ________ кв. м, расположенное по адресу: _______________________________________ (далее — Здание). Описание и технические характеристики Здания: __________________.
1. Перечень инженерных коммуникаций, установленных в Здании: _____________________.
Общее состояние инженерных коммуникаций: ______________________________.
2. На момент подписания Здание находится в следующем техническом состоянии: ________________________.
3. Взаимных претензий не имеется.
4. Документ составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
| Подписи Сторон | |
| Арендодатель: | Арендатор: |
| _____/_________ (подпись/ФИО) | _____/_________ (подпись/ФИО) |
Порядок хранения акта
На практике документ о передаче оформляется как приложение к основной сделке и является его неотъемлемой частью. В зависимости от необходимости государственной регистрации сделки оформляется два или три экземпляра. По одному экземпляру для каждой стороны, третья хранится в подразделении Росреестра. В случае утери документа копию получаем в Росреестре. За оказанием государственной услуги обращаемся в МФЦ
Акт приема-передачи нежилого помещения в аренду
Акт приема-передачи помещения в аренду — это документ, фиксирующий фактическое начало и окончание пользования объектом недвижимости.
Зачем и кому нужен акт
Это неотъемлемая часть договора аренды (п. 1 ст. 655 ГК РФ применяется по аналогии ко всем видам аренды недвижимости). Он подтверждает фактическую передачу недвижимости в пользование, то есть начало договорных отношений. В нем фиксируется дата передачи объекта в пользование, с момента его подписания арендодатель начинает начислять арендную плату. Моментом прекращения начисления арендной платы считается момент возврата объекта, который фиксируется передаточным документом.
Помимо фиксации дат начала и окончания пользования имуществом, в нем указывают фактическое состояние недвижимости при ее передаче и возврате собственнику. В случае ухудшения имущества или его порчи по вине арендатора доказательством причинения убытков арендодателю является передаточный документ.
Он необходим обеим сторонам арендных отношений для правильного начисления платы за пользование объектом, для фиксации состояния имущества, в целях доказывания фактического использования (возврата) объекта.
Когда и в отношении каких объектов его составляют
Передаточный документ составляют при арендных отношениях любого характера: при передаче недвижимого и движимого имущества. В случае аренды не обособленного офиса, а площади по типу «островков» в торговых центрах рекомендуем письменно зафиксировать передачу и возврат.
В аренду передается любое недвижимое имущество или его часть: торговый павильон, офис, часть офиса, этаж и пр. Передаточный документ составляют всегда, независимо от срока договора.
Кто и по каким правилам готовит акт
Документ готовит собственник передаваемого в аренду имущества. Возвратный документ допустимо составить возвращающей стороне, на практике оба готовит собственник самостоятельно.
Законодательно установленная форма отсутствует. Документ должен отвечать общим правилам делопроизводства и содержать обязательные реквизиты:
- дату и место (город) составления;
- дату передачи имущества;
- реквизиты сторон (ИНН, ОГРН, паспортные данные и пр.);
- реквизиты передаваемого имущества (адрес, кадастровый номер, этаж, номер помещения или офиса, площадь);
- состояние объекта (материал покрытия пола, стен, потолка, количество и состояние окон и дверей, состояние коммуникаций, имеющиеся недостатки и повреждения).
Образцы
Так выглядит образец акта приемки помещения у арендатора, составленного по всем правилам:
Пустой шаблон:
АКТ № ____
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБЪЕКТА ПО ДОГОВОРУ АРЕНДЫ № ___ ОТ ______
| г. ________________________ | «___» _________________ 20___ |
____________________________________________________________________________, именуемый(ая)
(наименование организации)
в дальнейшем «Арендодатель», в лице ___________________________________________________________,
(должность, Ф.И.О.)
действующий(ая) на основании __________________________________________________________, с одной
(устав, положение)
стороны, и _________________________________________________________, именуемый(ая) в дальнейшем
(наименование организации)
«Арендатор», в лице __________________________________________________________________________,
(должность, Ф.И.О.)
действующий(ая) на основании _________________________________________________, с другой стороны,
(устав, положение)
составили настоящий передаточный акт о нижеследующем:
1. В соответствии с договором аренды № ____ от «___» __________ _____ г. (далее — Договор), Арендодатель передает офис, указанный в п. 2, а Арендатор принимает указанный офис.
2. По настоящему Акту Арендатору передается объект:
2.1. ______________________________________________________________________, общей площадью
______________________________________________________, кадастровый номер _______________,
место нахождения ___________________________________________________________________________.
2.2. _______________________________________________________________________, общей площадью
______________________________________________________, кадастровый номер _______________,
место нахождения ___________________________________________________________________________.
3. Нежилое помещение находится в надлежащем к использованию состоянии.
4. Арендатор принимает нежилое помещение с недостатками, оговоренными в Перечне дефектов передаваемого нежилого помещения, являющемся приложением к Договору.
Настоящий документ составлен в _____ экземплярах, один из которых передается Арендодателю, второй — Арендатору.
ПЕЧАТИ И ПОДПИСИ СТОРОН:
|
Арендодатель: _______________________ /_____________________/ (подпись) (расшифровка) М.П. |
Арендатор: _______________________ /_____________________/ (подпись) (расшифровка) М.П. |
Сроки хранения документа
Поскольку акт является неотъемлемой частью договора, его хранят 5 лет после окончания срока договора, как и сам договор (ст. 436 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.
В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности “юриспруденция”. Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
