Как составить алгоритм аудита

Когда слышишь про аудит, кажется: это что-то большое, сложное и трудное. Но на самом деле вы просто оцениваете, насколько эффективно работают все части компании.

Польза от аудита:

1. Вы понимаете, что идёт не так, и можете это исправить;
2. Вы начинаете видеть точки развития бизнеса, с которыми можно работать.

Если вы директор или собственник, у вас уже есть все возможности для аудита. Если — руководитель отдела или ответственный за развитие бизнес-направлений, пообщайтесь с директором, чтобы он дал нужные полномочия.

Расскажем о 8 этапах аудита, после которых вы получите полное представление о том, что происходит в компании, и как сделать её лучше. Некоторые могут показаться очевидными, но их тоже нужно сделать, иначе не будет картины целиком.

1. Список сотрудников

Самый простой этап: записываем, кто работает в компании и на какой должности.

2. Роли и обязанности

Пропишите обязанности каждого сотрудника, кто чем должен в идеале заниматься. А затем рядом, что этот работник делает по факту.

Это поможет оптимизировать рабочие обязанности и увидеть несоответствие между тем, что должно быть, и тем, что на самом деле. Иногда становится очевидно: работник занимается совсем не тем, что от него требуется.

3. Слабые места

Когда у вас есть все обязанности, посмотрите: нет ли такого, что один человек выполняет несколько ролей? Или выявились задачи, которые не делает никто?

Например, вы написали, что секретарь должен фиксировать входящие звонки и регистрировать бумажную почту. Но по факту звонки принимает зам.директора, а почту складывают на угол стола без фиксации в журнале. Значит, нужно задать несколько вопросов:

• Действительно ли нужно регистрировать всю почту?

• Случилось ли что-то плохое, пока мы её не регистрировали?

• Почему на звонки отвечает заместитель?

• Зачем нам вообще секретарь?

4. Точки входа в компанию

Составьте список всех способов, как клиент может взаимодействовать с компанией:

• звонок,

• письмо,

• реклама,

• личный визит в офис,

• сообщение на сайте,

• заказ в корзине,

• …

Сравните список с ролями и обязанностями. Все ли они закрыты, или есть точки входа, за которые никто не отвечает?

5. Бизнес-процессы

Бизнес-процессы показывают, как нужно действовать в той или иной ситуации. Бизнес-процесс нужно составить к каждой операции, у которой есть чёткое начало и окончание с понятным результатом.

Например, бизнес-процесс для входящего звонка может выглядеть так:

1. Принять звонок.

2. Записать имя звонящего и его вопрос.

3. Если есть возможность — ответить сразу или перевести на нужного специалиста.

4. Если нет — взять номер из CRM и назвать время, когда ему перезвонят.

5. Перезвонить в выбранное время.

6. Поставить задачу на менеджера через два дня перезвонить и выяснить, решена или проблема у клиента.

6. Контроль и отчётность

Можно вводить любые параметры, которые помогут следить за работой всей системы: KPI, отчёты, время звонков, клики.

Эти простые действия помогут оптимизировать работу компании и выйти на новый уровень. При этом не нужно привлекать сторонний аудит — реально осуществить его собственными силами.

Проведение внутреннего аудита: этапы и образцы оформления

Нужен ли внутренний аудит только для подготовки к внешнему или он приносит более весомую пользу для компании? Сохранить и увеличить стоимость организации, снизить расходы на внешний аудит, просчитать риски при разработке новых проектов — в реализации этих планов поможет квалифицированная подготовка и проведение внутреннего аудита.

В процессе работы аудиторы используют различные методики для получения объективных результатов. Разберемся в составляющих процесса аудиторских проверок и приведем примеры оформления документации, а именно:

• Кто занимается внутренним аудитом
• Как составить положение и приказ о внутреннем аудите
• Какой порядок проведения аудита будет оптимальным
• Вступительное совещание
• Проверка на местах
• Пример чек-листа по внутреннему аудиту системы качества
• Заключительное совещание

Кто занимается внутренним аудитом

Есть два варианта, кому доверить проведение внутреннего аудита на предприятии.

1. 1. Штатные сотрудники. Сформировать аудиторский отдел или постоянно действующую комиссию можно из числа сотрудников компании. Ориентиром при определении кандидатов в аудиторы станут:
   • понимание тематики ревизуемого участка;
   • отсутствие личной заинтересованности в положительной оценке проверяемого отдела;
   • профессиональная подготовка сотрудников для работы аудитором.
2. 2. Профессиональные аудиторы. Привлечь профессиональных аудиторов на аутсорсе — такая альтернатива подходит для компаний с типовыми бизнес-процессами, не требующими частых проверок. В этом случае не придется тратить время и деньги на обучение собственных сотрудников внутреннему аудиту.

Как составить положение и приказ о внутреннем аудите

Если на предприятии создают свою службу аудита, то для нее разрабатывают положение о внутреннем аудите. Образцы плана для его создания приведены ниже. Положение регулирует работу самого отдела аудита и разъясняет остальным подразделениям их права и обязанности во время аудиторской проверки.

Положение о внутреннем аудите ПАО «Мостотрест»

До начала проверки составляют приказ о проведении внутреннего аудита. В нем указывают:

• срок проведения;
• глав аудиторских групп;
• ответственного за обеспечение необходимыми для аудита ресурсами;
• необходимость содействия глав проверяемых отделов выполнению плана проверок;
• ответственного за внесение корректив по найденным во время аудита несоответствиям;
• ответственного за осуществление приказа.

Ранее составленный план аудита и список аудиторов допускается прикрепить в приложениях к приказу, чтобы не дублировать пересекающуюся информацию.

Какой порядок проведения аудита будет оптимальным

Больше о компетенциях аудиторов и планировании всех этапов проверки писали в статье об организации внутреннего аудита. Теперь рассмотрим подробнее, что включает проведение внутреннего аудита.

Вступительное совещание

Первый день аудиторской проверки открывает собрание руководителей с представителями всех участвующих отделов. Здесь сотрудникам представляют аудиторов, объясняют цели и задачи проверки, оглашают план, объем работы и методы ее проведения. Представителям ревизуемых отделов объясняют правила работы в период проверки, а также полномочия аудиторов, чтобы предупредить возможный выход за их рамки.

На собрании проверяют готовность к проверке, обеспечение необходимыми расходными материалами, спецодеждой, транспортом, прикрепленными сопровождающими и т. п. Отвечают на вопросы сотрудников проверяемых отделов, которые возникли в ходе совещания.

Открывать проверку в небольших фирмах можно не так официально, но обязательно оповещать всех причастных перед началом аудита.

На вступительном совещании сотрудникам разъясняют программу аудиторской проверки

Проверка на местах

После совещания начинается работа на местах согласно составленному плану и порядку проведения аудита.

Аудиторы используют разные методы проверок, среди которых опросы по заранее составленным чек-листам, наблюдения за деятельностью сотрудников отделов, анализ документов на соответствие требованиям. Каким образом контролеры могут оценить работу на местах:

1. 1. Проверить наличие всех требуемых документов и правильность их оформления.
2. 2. Проверить, соответствуют ли плану деятельность и результаты отдела.
3. 3. Побеседовать с сотрудниками, чтобы подтвердить соответствие выполняемой работы установленным требованиям.
4. 4. Осмотреть состояние оборудования и рабочих мест.
5. 5. Выборочно проверить работу сотрудников — отдельные действия, операции или результаты работы.

Пример чек-листа по внутреннему аудиту системы качества

В ходе работы аудиторы устанавливают соответствие или несоответствие требованиям, критериями которых могут быть:

• наличие и доступность для сотрудников всей необходимой в работе документации;
• правильность оформления документации;
• степень знания и понимания своих обязанностей работниками;
• выполнение сотрудниками должностных инструкций;
• устранение предыдущих несоответствий в случае повторного проведения аудита.

Если в ходе проверки обнаружили несоответствия, то сотруднику о них сообщают и разъясняют, какие требования он не выполнил.

Все результаты проверки записывают для последующего составления отчета.

Заключительное совещание

После проверки проводят завершающее заседание. На нем присутствуют руководители, аудиторы и персонал участвовавших отделов. В ходе собрания аудиторы оглашают результаты проверки. Далее выслушивают мнения сторон по выявленным несоответствиям. В случае несогласия сотрудников с результатами проведенного внутреннего аудита, аргументируют выводы со ссылками на рабочую документацию.

В конце совещания главный аудитор дает рекомендации по устранению найденных нарушений, предлагает корректирующие действия. Для одобренных мер присутствующие утверждают сроки выполнения.

Форма отчета по результатам аудиторской проверки

Заключение

Первый из основных этапов внутреннего аудита — выбор сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями. Перед началом аудита оформляют приказ и знакомят с ним всех участников проверок.

В ходе аудита изучают документацию, беседуют с сотрудниками и наблюдают за их работой. Полученные сведения фиксируют документально и оглашают на завершающем заседании. После согласования результатов проверки утверждают перечень и сроки корректирующих мероприятий.

Аудиторская проверка — комплексная работа, направленная на изучение финансовой и экономической деятельности компании. Выполняется специальным аудиторским органом на базе предоставленных отчетов. Во время проверки аудитор изучает нюансы бизнес-деятельности, правила внутреннего контроля, главные события за определенный период, выполнение субъектом норм законодательства, правильность инвентаризации остатков и другие нюансы. Ниже рассмотрим правовые особенности аудиторской проверки, законодательную базу, правила и последствия отказа от таких действий.

Законодательная база

Аудиторская проверка — неизменный этап в деятельности крупных и небольших предприятий, подразумевающий проверку на факт следования действующим правилам и нормам законодательства. В зависимости от ситуации работа проводится в определенный период (обязательная) или по желанию руководителей (добровольная). По результатам контроля можно судить о правильности сведений по балансу и финансам предприятия.

Аудиторской проверкой занимаются специальные структуры и индивидуальные специалисты, работающие на основании договора на проведение аудиторской проверки. К работе допускаются субъекты, прошедшие обучение и имеющие на руках соответствующий аттестат. В штате проверяющего предприятия должно быть от трех специалистов, состоящих в СРО. При выполнении своих обязанностей аудиторы действуют на базе ФЗ №307 и ряда других документов.

Если говорить в целом, аудиторская проверка выполняется с учетом ряда правил:

1. Стандарты — международные (МСА), отраслевые, федеральные (ФСАД).
2. Внутренние кодексы.
3. ФЗ №№ 307, 395, 402, 315.
4. Постановление Правительства России под номерами 696, 576.
5. Приказы Минфина РФ — №46н, №16н, №90н, №99н, №90н, №147н, №122н.

Основным документом считается МСА, который обязателен для индивидуальных специалистов и аудиторских фирм, а также проверяющих компаний. МСА стоит на ступень выше других стандартов, установленных Минфином, Правительством и СРО аудиторов.

Виды аудиторских проверок

На практике выделяется два типа аудиторских проверок. Первый (обязательный) проводится по плану, а второй (добровольный) выполняется без привязки к определенной дате по желанию руководства организации.

Обязательный аудит

Такой контроль проводится с периодичностью раз в год для АО разных видов и вне зависимости от результатов работы. Кроме того, ежегодный аудит обязателен для предприятий, разместивших ценные бумаги на торгах. По ФЗ №49 организатор последних без пояснения причин может отказать в доступе активов к продаже, что внесет изменения в необходимость ежегодной аудиторской проверки.

Обязательный аудит также характерен для следующих предприятий:

• кредитные структуры
• управляющие фирмы
• негосударственные ПФ
• политические партии (в зависимости от объемов финансовой деятельности)
• МФО
• страховые и клиринговые фирмы
• БКИ и т. д.

При определении необходимости обязательной аудиторской проверки часто оцениваются финансовые результаты предприятия и отражения бухотчетности. Вне зависимости от ситуации обязательный аудит не применяется по отношению таких субъектов:

• ИП
• внебюджетные фонды (федеральные, муниципальные)
• с/х кооперативы
• унитарные компании

Подробные сведения по отношению к компаниям, подлежащим обязательной аудиторской проверке, приведены ФЗ №307, а также в ряде других законов и кодексов. Указанный перечень не является окончательным. Он периодические корректируется в зависимости от ситуации в экономической и финансовой сфере государства.

Добровольный аудит

Компании, для которых не обязательна аудиторская проверка, вправе провести ее по собственной инициативе. Такой вид аудита называют добровольным, внеочередным или инициативным. Подобные проверки также организуются в АО по просьбе держателей акций, имеющих на руках от 10% и более ценных бумаг.

Распространенные причины добровольного аудиторского контроля:

• проверка работы финансового руководителя, главбуха, управляющих структур
• выполнение требований банков, госструктур, инвесторов, контрагентов
• подготовка компании к сертификации
• привлечение нового главбуха и передача бумаг
• реорганизация бизнеса, подготовка к купле-продаже

Актуальность проведения проверки определяет руководство компании на базе состояния бухучета и ряда других норм. Периодичность проведения добровольного аудита может быть любой, но при выполнении работы соблюдаются стандарты и порядок, действующие на законодательном уровне.

Этапы

Аудиторская проверка — трудоемкий процесс, подразумевающий прохождение нескольких этапов, начиная с подготовки, заканчивая выдачей заключения и его передачей в Росстат. Отдельно рассмотрим шаги обязательного и инициативного аудита:

1. Планирование (подготовка). Разрабатываются стратегические и тактические действия по аудиторской проверки, определяется график и программа, формируется группа аудиторов. Анализируются общие данные о деятельности предприятия в хозяйственной и финансовой сфере, а также данные о внешних и внутренних факторах.
2. Сбор и анализ информации. На этом шаге изучается первичная документация, регистры бухучета, устав, правильность вычислений, учетная политика предприятия. Полученная информация анализируется с позиции соблюдения требований и норм. Оформляются рекомендации по устранению имеющихся недостатков, оказавших влияние на результаты работы предприятия. Готовые отчеты с указанием ошибок передаются руководителю проверяемой фирмы.
3. Создание заключения аудиторской организации. На базе собранных данных формируется итоговый результат проверки касательно финансовой отчетности проверяемого субъекта. Оформляется заключение, которое условно делится на немодифицированное и модифицированное. Первое выдается при соответствии отчетности реальной ситуации в предприятии, а второе при выявлении значительных отклонений и невозможности предоставления доказательств об отсутствии ошибок. Мнение аудитора может быть отрицательным или с оговоркой. Также возможен отказ в его предоставлении.
4. Передача заключения аудиторской фирмы в Росстат. С начала 2014-го все проверяемые компании обязаны передавать результаты проверки аудиторов в статистический орган. Они направляются вместе с бухотчетностью, которая требует обязательного контроля. Срок передачи до 10 суток с момента передачи отчета аудиторской фирмы и не позже 31 декабря текущего года.

По статистике предоставление отрицательного заключения или отказ от его передачи является редким случаем. В среднем мнение с оговоркой выражается в 20-25% случаев, негативное заключение выдается в 0,5%. В остальных ситуациях проверяющую компанию ожидает позитивное решение.

По закону аудиторская фирма обязана информировать проверяемый орган о допущенных ошибках. Владелец компании, получив информацию о нарушениях, обязан их устранить или передать проверяющим дополнительные сведения с информацией о причинах таких изменений.

Что ждет за отказ от аудиторской проверки

Организация, подлежащая обязательному аудиту, должна помнить об ответственности за невыполнение такой работы. В определенных обстоятельствах могут наказываться компании, которые проходят добровольную проверку. Выделим основные нарушения и последствия:

1. Несвоевременная передача заключения аудиторов в орган статистики. Наказание за такое действие предусмотрено в статье 19.7 КоАП РФ. Нарушение влечет за собой штрафные санкции от 100 до 300 р для граждан, 300-500 р для субъектов при должности, а также 3000-5000 р для юридических лиц. Нарушение может быть умышленным или сделанным по неосторожности.
2. Отказ от публикации заключения аудиторов на офсайте АО в Сети в определенный законом период. Наказание за такое нарушение прописано в КоАП (ст. 15.19). В таком случае предприятие наказывается штрафом от 0,7 до 1,0 млн р, а лица при должности — 30-50 т. р.
3. Отказ от внесения данных о результатах аудиторской проверки или их несвоевременная передача. Ответственность за такое нарушение предусмотрено в КоАП РФ (ст. 14.25). В зависимости от ситуации размер штрафа составляет от 5 до 50 т. р. При повторном нарушении возможна дисквалификация на период от 1 до 3 лет.
4. Отсутствие заключения аудиторов в период, установленный для хранения. Ответственность предусмотрена в КоАП РФ (ст. 15.11). В ней прописано, что такое нарушение влечет за собой штраф в размере от 5 до 10 т. р. При повторном совершении правонарушения штраф увеличивается до 20 т. р.

Уполномоченные органы следят за соблюдением требований законодательства и наказывают провинившиеся компании штрафом или дисквалификацией на определенный период.

Итоги

Аудиторская проверка — неизменный атрибут деятельности компаний, направленный на оценку правильности ведения финансово-хозяйственной деятельности. По результатам работы формируется заключение с информацией о соответствии данных в документах предприятия действующим нормам и правилам. Несоблюдение требований законодательства в отношении аудиторской проверки чревато наказанием в виде штрафов или дисквалификации на определенный срок.

Аудиторская проверка подразумевает проверку правильности ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Аудиторская проверка — это проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности организации в целях выражения мнения о ее достоверности. По результатам аудиторской проверки организация получает аудиторское заключение. Однако официально понятия аудита относится именно к финансовым проверкам и определено в Законе «Об аудиторской деятельности».

Основные задачи аудита

• Организация эффективной финансово-хозяйственной деятельности.
• Налаживание продуктивного взаимодействия с контрагентами.
• Предупреждение появления существенных нарушений.
• Снижение количества убытков.
• Обеспечение соответствия деятельности закону.

Проверка достоверности информации, изложенной в документах. Внутренний аудит нужен, прежде всего, руководителю компании. Результаты проверки помогут оптимизировать производство. Результат аудиторской проверки – объективный и независимый.

Проведение аудита позволяет:

• вовремя обнаружить проблемы в бухгалтерском учете и налогообложении;
• снизить налоговые и юридические риски;
• подтвердить или опровергнуть финансовые и правовые факты;
• найти способ исправить ошибки;
• избежать доначислений налогов и штрафов.

Проведение аудита является обязательной процедурой для следующих организаций:

• организаций с организационно-правовой формой акционерного общества;
• кредитных, страховых организаций, бюро кредитных историй, обществ взаимного страхования, товарных или фондовых бирж, инвестиционных или
  государственных внебюджетных фондов, а также фондов, источниками средств которых являются добровольные отчисления физических и юридических лиц;
• организаций, у которых объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) за предыдущий год превышает 800 млн. рублей (за исключением сельскохозяйственных кооперативов и их союзов);
• предприятий, сумма активов баланса которых на конец года, предшествовавшего отчетному, превышает 400 млн. рублей;
• застройщиков, осуществляющих долевое строительство;
• микрофинансовых компаний.

Для других предприятий (например, общества с ограниченной ответственностью — ООО) необходимо учитывать общие критерии (п. 1 ст. 5 № 307-ФЗ).

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Как проходит процедура?

Подготовительный этап

На этом этапе проведения аудита разрабатывается стратегия и тактика проведения аудиторской проверки предприятия, согласовывается с клиентом программа и график проверки, проводятся работы по организации взаимодействия со структурными подразделениями организации, формируется группа аудиторов, которые будут проводить проверку и проводится ряд других подготовительных мероприятий. Подготовка позволяет получить информацию о деятельности организации, ее специфике, что позволит определить проблемные направления в работе и более качественно, эффективно провести аудиторскую проверку.

Сбор и анализ информации

На этом этапе аудиторы анализируют первичную документацию, учетную политику, регистры бухгалтерского учета, договоры с контрагентами, финансовые операции, бухгалтерскую отчетность. Проверка осуществляется на предмет правильности отражения информации в бухгалтерском учете, соответствия законодательству всех операций. В ходе аудиторской проверки выявляются ошибки и неточности, разрабатываются рекомендации по их устранению.

Составление заключения

По завершению аудиторской проверки аудитор формирует аудиторское заключение — специальный документ, в котором содержится информация о достоверности данных, содержащихся в отчетности субъекта хозяйствования.

Виды аудита

Обязательный аудит

Обязательный аудит проводится в случаях:

• если организация имеет организационно-правовую форму акционерного общества;
• если ценные бумаги организации допущены к организованным торгам;
• если организация является кредитной, страховой, клиринговой организацией, бюро кредитных историй, организацией, являющейся профессиональным участником рынка ценных бумаг, обществом взаимного страхования, организатором торговли, негосударственным пенсионным или иным фондом, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда;
• если объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации за предшествовавший отчетному год превышает 800 млн. руб. или сумма
• активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 400 млн. руб.;
• в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.

Инициативный аудит

Проведение инициативной аудиторской проверки предприятия осуществляется по запросу клиента за любой отрезок времени и в тех объемах, которые будут установлены инициаторами аудита. Возможно провести как проверку всего учета, так и отдельных участков учета или расчетов по конкретному налогу, а также определить период, который подлежит проверке. Инициаторами аудита могут выступать собственники, руководитель, главный бухгалтер организации.

Аудит помогает выявить риски и на основе рекомендаций специалистов принять правильные административные решения.

Налоговый аудит

Налоговый аудит помогает проконтролировать правильность расчета налогов на случай возможной налоговой проверки, а также в иных случаях. Аудиторы помогут обнаружить и исправить ошибки в расчете налогов.

Аудиторское заключение

Аудиторское заключение — это специальный документ, в котором выражается мнение эксперта о достоверности представленной в бухгалтерской отчетности информации и правильности ведения на предприятии бухучета.

Основные определения и положения, относящиеся к данному заключению, отражены в федеральном стандарте аудита №6. Этот норматив устанавливает форму и содержание заключения аудитора.

В соответствии с ним в заключении должны присутствовать:

• Наименование документа.
• Название адресата, которому представляется заключение. Это может быть собственник компании, собрание акционеров и т. д.
• Основные сведения аудитора — в этой части фиксируется информация по аудиторской фирме, которая занималась проверкой. Ее наименование, реквизиты, правоустанавливающие документы.
• Информация о субъекте, в отношении которого проводится аудиторская проверка. Указывается название фирмы, ее реквизиты, адреса и т. д.
• Вводная часть — отражает информацию о периоде, за который рассматривается отчетность, ее состав, а также ответственность сторон.
• Описание объема осуществляемого аудита.
• Выражение мнения аудитора о представленной отчетности — обозначается стандартными фразами о достоверности бухгалтерской отчетности.
• Дата заключение и виза аудиторов, осуществляющих проверку.

Нормативная база

Аудиторская деятельность (аудиторские услуги) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Виды аудиторских услуг, в том числе перечень сопутствующих аудиту услуг, определены Приказом Минфина России от 09.03.2017 № 33н.

Аудит может проводить аудиторская организация или индивидуальный аудитор, внесенные в реестр, который можно найти на сайте Минфина.