Как составить аналитическое письмо

В наше время в целом верно утверждение, что политический текст – это плохой текст… Неискренность есть главный враг чистого и ясного языка. Там, где есть разрыв между реальными и декларируемыми целями, человек как бы инстинктивно обращается к длинным предложениям и изнуряющим идиомам, подобно каракатице, выпускающей из себя чернильный след…
– Джордж Оруэлл, «Политика и английский язык»

Данное руководство призвано помочь студентам в освоении навыков профессионального письма. При этом следует руководствоваться следующими общими соображениями:

• лица, принимающие решение, ценят хороший текст;
• аналитики, не умеющие писать хорошие тексты, теряют работу;
• работа над текстом мучительна, однако это проходит со временем;
• самоучитель профессионального политического письма может помочь студентам преодолеть стрессовую ситуацию, связанную с работой над текстом.

Основополагающей посылкой, которой мы руководствовались, начиная работу над этим самоучителем, является понимание того, что политический анализ является искусством использования фактов в целях убеждения. Данное руководство обращается к анализу и аргументации, к процессу и конечному продукту. Его следует использовать не как шаблон или кальку, но как справочное пособие, помогающее аналитику осознать тот факт, что процесс анализа и процесс написания текста представляют собой единое усилие.

1. Зачем мне надо читать это руководство?

Тебе стоит прочитать это руководство потому, что оно поможет тебе стать более успешным политическим аналитиком. Самое важное умение, с которым ты можешь прийти на эту работу, – способность излагать свои мысли ясно и убедительно в письменной форме.

Плохое письмо многословно, бессмысленно или бездоказательно, перегружено техническими жаргоном или труднопроизносимыми конструкциями. Хорошее письмо убедительно, решительно и кратко. Тот, кто пишет хорошо и искренне, заслуживает репутацию человека, владеющего искусством «говорить правду власти». Твоими наградами будут профессиональный авторитет, интересные проекты и возможность оказывать влияние на публичную политику.

В этом руководстве мы расскажем о том, как разработать аналитические материалы, ориентированные на решения и обращенные к специфической аудитории. Критерием успеха аналитика является то, в какой мере его аудитория действует на основании его советов и рекомендаций. Исследование, анализ и работа над текстом представляют собой единое творческое усилие в изложении суждения, подкрепленного фактами и свидетельствами.

2. Что такое «профессиональное письмо»?

Писать профессионально означает быть вовлеченным в решение проблем. Это означает определение проблемы, выработку альтернативных способов улучшения ситуации, и выявление достоинств и недостатков каждого значимого варианта действий. Хорошее профессионально письмо релевантно, ориентированно на клиента, ориентированно на действие и аналитично. Оно самым непосредственным образом связано с твоей способностью формулировать ситуацию, собирать и анализировать информацию и структурировать полезный совет.

Ориентация на клиента

Не пиши для Господа Бога; пиши для своего клиента. Невозможно предусмотреть все возможные последствия для всех вовлеченных сторон, все значимые ценности, или все возможные альтернативы. Выстраивай свой анализ, ориентируясь на конкретную юрисдикцию клиента, институциональные и политические ограничения его позиции. Измеряй издержки и последствия конкретных политических альтернатив, исходя из специфических ценностей своего клиента. Тем самым ты определяешь точку отсчета, по отношению к которой другие клиенты и заинтересованные стороны могут измерять свои собственные ценностные позиции.

Действие

Не говори клиентам то, что ты знаешь; говори им то, что им нужно знать. Простое понимание не является целью твоей работы. Аналитический материал должен говорить о том, как такое понимание может быть реализовано в действии. Даже если не можешь дать конкретные рекомендации, ты должен ясно обозначить ценности, компромиссы между ними или риски, которые клиент должен принимать в расчет в своем решении. Говори клиентам о том, каковы должны быть их следующие шаги, даже если следующий шаг связан с принятием ответственности за трудный выбор.

Твоя роль

Позиционируй себя, исходя не из того, что ты знаешь, но исходя из того, что ты можешь узнать. Информация всегда сомнительна, изменчива и ситуативна. Твое самоопределение не должно зависеть от того, что ты знаешь по данному вопросу в данный момент времени. Ты пишешь хорошие аналитические материалы не благодаря тому, что знаешь на старте, но благодаря тому, что ты способен узнать к финишу.

3. С этого места, пожалуйста, подробнее: как мне лучше вовлечься в процесс решения проблем…

Политические и управленческие проблемы плохи тем, что «причины», как правило, не очевидны и не общепризнанны, политические интересы вмешиваются и оказывают влияние на процесс, а будущее рискованно и непредсказуемо. В таком контексте наиболее значимым профессиональным навыком является не умение «продать», но способность проектировать, выявлять скрытые возможности и перспективы. Следует в ясной форме доводить до клиента ожидаемые издержки и последствия каждого варианта действия, включая статус-кво. Анализ и работа над текстом представляют собой целостный процесс, посредством которого ты: выявляешь и формулируешь свое определение проблемы; артикулируешь цели, которые стоят перед клиентом; вырабатываешь реалистичные варианты решения; соединяешь теорию и факты для определения возможных последствий тех или иных действий.

Определи проблему

Выясни, какие убытки (или упущенные возможности) в данной ситуации могут представлять интерес для клиента. Многие «проблемы» предстают в обертке «политической риторики»: один из простых способов очищения проблемы состоит в идентификации сторон, интересы которых могут быть ущемлены в данной ситуации.

Не упускай из внимания границы юрисдикции. Не формулируй проблему настолько широко, чтобы предлагаемые «опции» оказались за пределами возможностей клиента.
Не предвосхищай решение. Не следует давать такое определение проблемы, которое само является решением. (Например, проблема, определенная как «школьные классы слишком переполнены», может быть решена только путем сокращение колличества учеников в классах, игнорируя такие альтернативы, как совершенствование учебного плана и повышение качества преподавания. Формулировка «ученики не получают качественного образования» открывает простор для исследования других альтернативных решений)

Ясно сформулируй цели и задачи

Открыто обозначай ценности, принимаемые во внимание в твоем анализе. Оценивая возможные последствия с помощью четкого критерия, ты сможешь более полно выявить сильные и слабые стороны каждой альтернативы. Хорошая система критериев облегчает уяснение компромиссов между различными значимыми ценностями, и позволяет заинтересованным сторонам переоценить твои выкладки со своих ценностных позиций.

Оцени позиции своего клиента по следующим принципиальным моментам: какие критерии отличают хорошее решение от плохого? Издержки? Выгоды? Эффективность? Справедливость? В чем лучше измерить эти критерии: в затратах? В выходе? В результатах?

Ты не обязан разделять ценностные предпочтения своего клиента, однако должен ясно показать, как эти ценности будут затронуты предлагаемыми альтернативами. Это не значит, что твои собственные ценностные предпочтения не имеют значения. Они имеют. Но предлагая собственный вариант решения, ты не должен скрывать это за двусмысленными фразами и недомолвками. В ситуации существенных ценностных разногласий с клиентом следует действовать, исходя из осознанных возможностей протеста (вовлечения клиента в спор), выхода (отставки) либо нелояльности.

Планируй фазу имплементации

Вырабатывай альтернативы, по своему характеру законные, политически проходимые и имеющие шансы на практическую реализацию в этой жизни. Не противопоставляй глубоко дискредитированному статус-кво некую идеальную альтернативу, работающую только в теории. Имей ясное представление о поведенческих и организационных допущениях, предполагаемых твоими рекомендациями. Не надейся, что думать об имплементации можно уже после того, как политическое решение выработано, проанализированно и принято. Если ты сначала решаешь, что нужно делать, оставляя на потом размышления о том, как это должно быть сделано, ты идешь верной дорогой к провалу. Например, если ты находишь, что рекламная кампания позволит снизить потребление наркотиков, подумай о том, какие виды СМИ подходят для этого лучшим образом, каковы могут быть источники финансирования, и какие организации могут оказать содействие и принять участие в кампании. Успешный политический проект всегда предполагает переговоры по новой структуре взаимоотношений, и фокуссирование внимания на имплементации позволяет выявить такие новые взаимоотношения.

Начинай со статус-кво

Политический анализ является искусством возможных улучшений. Всегда учитывай статус-кво в качестве базиса, по отношению к которому оцениваются другие альтернативы. Помни, что непринятие решения – это тоже решение.

Критически относись к теориям и фактам

Следует культивировать в себе понимание того, что теории могут ошибаться, а фактические данные быть обманчивы. Не отвергай контраргументы, относись к информационным источникам с некоторым скептицизмом, отдавай себе отчет в возможных слабостях допущений, принятых в твоем анализе.

4. Как же я все таки смогу найти правильный ответ?

Помни о компромиссах

Не полагайся на то, что обязательно обнаружишь «лучшее» решение. Используй доступные тебе ресурсы (время, информацию и аналитические способности), чтобы узнать как можно больше о вероятных последствиях, вместо того, чтобы ставить себя в зависимость от чистых спекуляций. Не уподобляйся карманному калькулятору, который выдает на дисплей единственный ответ, скрывая всю цепочку промежуточных расчетов под пластиковым корпусом. Подкрепляй свои рекомендации ясным и содержательным изложением возможных последствий и факторов риска, а также ценностных приоритетов, значимых при взвешивании и оценке альтернатив. Помоги клиенту понять, чем он может жертвовать ради того, чтобы получить желаемый результат.

Оценивай альтернативы по единой системе критериев

Последствия всех значимых альтернатив следует сравнивать на основании единой системы критериев. Не применяй критерии избирательно, стремясь выделить одну альтернативу за счет других.

Полезным инструментом, суммирующим аргументацию по этому поводу, является матрица альтернатив и критериев. Не увлекайтесь присваиванием оценок и рангов, таких как «высокое/среднее/низкое» или «лучше/без изменений/хуже». Они не несут достаточной информации для поддержки осмысленного суждения и решения.

Сравнивай последствия

Конфликтующие и трудно измеряемые цели часто осложняют сравнение альтернатив.
Помогай клиенту осознать спектр выгод и издержек, выделяя альтернативы с экстремальными значениями показателей. Обращай внимание клиента на альтернативы, доминирующие над остальными по всем критериям, либо уступающие им. Выделяй «обязательные» критерии, помогая клиенту отфильтровывать альтернативы, которые этим критериям не удовлетворяют. Законность, политическая проходимость и практическая реализуемость должны рассматриваться как обязательные критерии.

5. Значит, первый шаг в анализе – это сбор данных, правильно?

Неправильно. Исследование, анализ и составление текста не являются последовательными, отдельными шагами. Начинай обдумывать и писать текст, прежде чем приняться за сбор данных, и продолжай последовательно совершенствовать свой продукт. Обсуждай свою работу с коллегами, настаивай на конструктивной критике черновых вариантов. С самого начала планируй конечные сроки сдачи материала. Скорый дедлайн с необходимостью ограничивает глубину и масштаб твоего анализа.

Работай в обратном порядке

Многие совершают типичную ошибку: углубляются в сбор материала и конспектирование источников, делают многочисленные заметки, а затем пытаются организовать их в единый текст. И только в конце они задумываются над тем, что же они хотят всем этим сказать, какова основная идея. Напротив, прежде чем углубиться в сбор и анализ информации, сделай черновой набросок: обозначь предварительную формулировку проблемы, перечень оценочных критериев, и возможный круг вариантов решения. В начале полагайся на свое «обыденное представление», здравый смысл, и общеизвестные факты. Выясни, какую информацию надо найти, и обсуди первоначальный набросок с клиентом или коллегами, прежде чем тратить время и силы на углубленное исследование.

Составь первый черновой вариант отчета как можно раньше, и по возможности обсуди его с клиентом. По ходу исследования и анализа информации, вноси изменения и заполняй отсутствующие элементы текста.

Следи за временем

У тебя никогда не будет достаточно времени, чтобы сделать совершенный анализ. Даже на мелкую проблему могло бы уйти неограниченное колличество времени, если бы оно у тебя было; даже очень крупная проблема может требовать практически немедленного решения. Иногда твоим единственным шансом улучшить качество принимаемого решения будет «быстрый и грязный» анализ. Надо осознавать временные рамки своего клиента, и делать работу в соответствии с этими рамками. Опоздавший анализ хуже, чем отсутствие анализа (потому что на принятое решение ты повлиять уже не можешь, и при этом потратил выделенные ресурсы в пустую). В свою очередь, своевременный но несовершенный анализ, улучшающий принятое решение, почти всегда лучше, чем отсутствие анализа. Если ты жестко ограничен во времени, определи для себя белые пятна и вопросы, которые можно было бы заполнить, имей ты больше времени.

Используй разнообразные источники

Не давай себе увязнуть в исследовательской трясине. Используй разнообразные источники информации. Научись свободно переходить от правительственных публикаций к интервью, от политических докладов к академическим исследованиям.

6. Как мне заработать авторитет?

Избегай пустышек

Не формулируй альтернатив-«пустышек». Если альтернатива не заслуживает внимания, ее не должно быть в твоем анализе. Исключением является вариант статус-кво: даже если ты считаешь существующее положение вещей неприемлемо, его анализ дает возможность продемонстрировать издержки и последствия его сохранения.

Избегай сюрпризов

Не пытайся «продать» альтернативу, демонстрируя только ее положительные стороны. По мере выявления всех «за» и «против», ясно показывай в своем анализе слабые стороны рекомендованной альтернативы. Также четко показывай достоинства статус-кво. Поступая таким образом, ты успешно пройдешь тест на отсутствие сюрпризов для своего клиента. Не стоит уповать на то, что и на этот раз «пронесет», и твои рекомендации, как обычно, будут проигнорированны :-)) Ставить своего клиента в положение, когда о слабостях рекомендованных тобою действий он узнает от своих политических противников – не самое удачная карьерная стратегия для политического аналитика.

Хорошо платит тот, кто платит вперед

Не следует откладывать соприкосновения с оппозицией тем альтернативам, которые ты рекомендуешь. Оппоненты всегда лучшие учителя, потому что у них есть достаточная мотивация обнаруживать слабые стороны в твоей позиции. По возможности, старайся вовлекать оппонентов в коллегиальные рабочие взаимоотношения, предлагая им обменяться черновыми материалами, проясняющими различные точки зрения и альтернативы. Если ты не можешь выбирать, «платить» или «не платить» за преодоление оппозиции, по крайней мере сделай это раньше. Плата вперед обычно предполагает счета с меньшими суммами и с более разумными платежными периодами.

Выстраивай поддержку

Не рассчитывай на то, что сможешь выстроить политическую поддержку после того, как закончишь формулирование решения. Заботься о поддержке по мере того, как вырабатываешь возможные альтернативы и проектируешь их имплементацию. Один из доводов в пользу итеративного аналитического процесса (т.е. ознакомления окружающих с разными черновыми вариантами и их последовательного улучшения в процессе) состоит в том, что ты можешь ставить следующие вопросы перед ключевыми заинтересованными сторонами:

• способствуют ли эти предложения достижению наших целей и задач?
• рекомендована ли правильная альтернатива, и насколько правильно она сформулирована?
• видите ли вы пути и способы ее улучшения?
• можно ли рассчитывать на вашу поддержку?
• готовы ли вы со своей стороны предпринять действия, заложенные в проект имплементации?

7. Слушайте, я никогда не смогу собрать все это вместе!

Выстраивай пирамиду

Твоя аргументация должна быть структурирована подобно пирамиде, где основная идея образует вершину, а поддерживающие ее детали достраиваются к основанию. Материал должен начинаться разделом, содержащим краткое изложение вопроса и сути предлагаемых рекомендаций. Он должен быть составлен таким образом, чтобы читатель вник в смысл рекомендаций после 30-секундного стения. В конце текста излагаются конкретные шаги и действия, которые клиент должен предпринять.

Ключ должен соответствовать замку

Не думай, что законченный аналитический материал представляет собой набор отдельно взятых элементов, таких как формулирование проблемы, сравнение нескольких альтернатив и выбор одной из них, а также план действий, по претворению ее в жизнь. Все эти элементы должны быть подогнанны друг к другу как ключ к замку. Формулировка проблемы, например, ставит вопросы, ответом на которые является рекомендованная альтернатива. Имплементационный план проясняет, что именно, кем и когда должно быть сделано, чтобы эта рекомендация была воплощена в жизнь.

Такой тест «ключа и замка» может способствовать тому, что ты станешь видеть исходную проблему по иному после того, как доведешь анализ до конца.. Составив окончательный имплементационный план, просмотри текст еще раз, чтобы убедиться в том, что этот план придает четкую форму рекомендованной альтернативе, что она в свою очередь дает ответ на исходную проблему, которую ты сформулировал, и т.д.

Будь избирателен в отношении деталей

Отбери собранные данные и прилагаемую документацию так, чтобы они были представлены сжато, наглядно, помогая читателю, а не мешая ему. Используй графики и схемы для иллюстрации или привлечения внимания к наиболее важным моментам. Отнеси технические детали в приложения.

Избегай сверхнеобходимой информации. Лишняя информация требует от читателя лишних усилий. Воздерживайся от желания включить в текст все, что тебе удалось узнать по данной проблеме.

Не позволяй контекстуальным деталям размывать суть твоего мессаджа. Многословное изложение контекста может просто затормозить читателя. Старайся разумно вкраплять контекстуальные детали в описание проблемы или в формулировку альтернативных решений.
Разумно подходи к составлению приложений. Включай только ту информацию, которая существенным образом углубляет понимание твоих рекомендаций. Будь избирательным.

Не забывай о наглядности

Не оставляй клиента один на один с графиками, схемами и приложениями: помоги ему сориентироваться в них. Снабжай приложение текстом, относящим читателя к той части анализа, которую это предложение призвано подкрепить. Убедись в том, что смысл каждого графика или таблицы очевиден с первого взгляда, и их название отражает этот смысл (например: «График 1: Дефицит бюджета сократится на 15% за три года»). Названия разделов и параграфов также должны нести в себе основную идею (например: «Формулировка проблемы: пассивное курение повышает риск раковых заболеваний»).

Будь проще

Твой текст должен быть легко воспринимаем читателем, незнакомым либо равнодушным к твоей организации и ее проблемам. Используй простой язык общения, избегай бюрократического жаргона, прячь технические детали в сноски и приложения.

Уважай формат

Каждая организация имеет предпочтительные форматы документации, которые стоит уважать и соблюдать. Это способствует осуществлению коммуникации и восприятию информации. При необходимости, поинтересуйся у коллег, каким образом оформить свой материал в соответствии с организационными предпочтениями.

Поощряй комментарии

Если позволяет организационный формат, оставляй в черновом тексте достаточно места для пометок и комментариев. Типичными приемами являются установление тройного интервала между строками, использование увеличенных полей со стороны, соответствующей предпочтениям клиента (а вдруг он левша?), или разрыв страницы после каждого раздела.

Проверяй ошибки

А закончив проверку, проверь еще раз. Убедись, что данные в таблицах суммируются должным образом. Ничтожные ошибки и опечатки способны подорвать доверие к самым великолепным работам.

8. Как сделать так, чтобы клиент принял мою рекомендацию к действию?

Планируй имплементацию

Не достаточно убедить клиента в том, что решение правильно и необходимо. Необходимо также показать, каким путем желаемая цель может быть достигнута. Какие шаги должны быть сделаны, кем и когда? Убедись в том, что твой план идентифицирует каждый необходимый шаг, конкретную дату, а также лицо, ответственное за его осуществление.

Помни о клиентах своего клиента

Делая анализ для конкретных клиентов, помни, что каждый из них, в свою очередь, ограничен другими. Полезность твоей работы для клиента будет тем выше, чем большее число значимых для него людей смогут разделить твой энтузиазм. Помни о клиентах своего клиента, заканчивая работу над проектом: например, снабди текст приложениями, которые клиент мог бы разослать тем, в чьем совете он нуждается, решая, следовать ли ему предложенным рекомендациям.

Предвосхищай потребности клиента

Подумай, о чем клиент может спросить тебя в развитие темы, и набросай черновой план заранее. Например, когда предполагается рассылка аналитического материала от имени клиента в вышестоящие инстанции, подготовь текст сопроводительного письма; если ты ожидаешь, что клиент издаст указ на основании предложенных рекомендаций, приложи к тексту его проект.

Облегчи действия клиента

Не позволяй твоему анализу оказаться в папке бумаг, ожидающих решения. Помоги клиенту принять то или иное решение по твоей бумаге немедленно. Например, приложи к тексту краткое меню вариантов действий или указаний, которые могут быть помечены клиентом непосредственно по прочтении материала (даже если это будет сформулировано как «вернуть материал на доработку с учетом высказанных замечаний»).

9. Так какова же ваша «горячая десятка» советов?

1. Говори своим клиентам то, что им нужно знать, а не то, что ты знаешь.
2. Начинай писать текст до и в процессе исследования, а потом переписывай и переписывай до тех пор, пока не наступит дедлайн.
3. Не скрывай ценностные предпочтения клиента и свои собственные.
4. Планируй имплементацию.
5. Предвосхищай возражения и идентифицируй компромиссы.
6. Выстраивай внутреннюю и внешнюю поддержку по мере осуществления анализа.
7. Начинай текст с краткого резюме (выводы и рекомендации) и заканчивай его имплементационным планом.
8. Делай текст простым и интересным для читателя.
9. При необходимости, игнорируй советы с 1 по 8.
10. Говори правду!

(перевод: С.Г.Туронок)

[1] Juliet Musso, Robert Biller and Robert Myrtle. “Tradecraft: Professional Writing as Problem Solving”// Journal of Policy Analysis and Management – Vol.19, № 4, 2000. – pp.635-646

Аналитическая записка – это документ, составляемый одним из сотрудников предприятия по поручению руководителя с целью подведения итогов сложившейся ситуации и предложения путей выхода из неё. Бумага не является обязательной для документооборота компании, тем не менее её значение тяжело переоценить.

Файлы для скачивания:

Распространение

Сфера применения аналитической записки крайне широка. Документ может составляться по самым разнообразным направлениям деятельности:

• оптимизация бухгалтерского учёта;
• оптимизация рабочего процесса;
• оптимизация тех или иных производственных мероприятий.

Как правило, аналитической работой занимается кто-то из руководящего состава. Обычно это начальник отдела или его заместитель. Лицо должно быть в подробностях ознакомлено со всеми тонкостями конкретной сферы деятельности в организации.

Процедура

Аналитическая записка всегда является ответным документом на распоряжение руководителя. На практике директор своим приказом формирует рабочую группу, ставит перед ней конкретные задачи, а записка выступает в качестве итоговой, отчётной официальной бумаги. Сотрудник, её составляющий, должен обладать достаточной квалификацией и соответствующим уровнем образования.

Руководитель не обязан поступать так, как ему советует составитель аналитической записки. Этот момент отдаётся на откуп директору лично. Возможно, начальник укажет своему подчинённому на конкретные ошибки, и вместе они смогут доработать проект.

Аналитика производственного процесса

Для того, чтобы лучше понимать, о чём идёт речь, разберём в качестве примера аналитическую записку по поводу производственного процесса на предприятии. Составлять её должен начальник цеха. Сотрудник должен подсчитать точное количество работников, задействованных в структурном подразделении, количество единиц оборудования, качество оборудования и все прочие переменные. В качестве предложения выдвинем тезис, согласно которому уменьшение числа работников не повлияет на итоговую выработку при условии приобретения новых моделей оборудования. Придётся просчитать экономию на заработных платах, затраты на обновление техники и так далее.

Содержание официальной бумаги

Как уже было отмечено выше, по своей структуре аналитическая записка делится на два блока: анализ сложившейся обстановки и предложение путей решений. Только справившись с первой частью, можно грамотно разобраться и со второй. Сотрудник предлагает директору принять решения, которые позволят достичь желаемого результата. Речь может идти о привлечении новых работников, контрагентов, сокращении штата и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Отметим, что объём аналитической записки ни коим образом не ограничен. Обычно такой документ занимает несколько листов бумаги формата А4, которые работник подготавливает в своё рабочее время.

Форма документа

Как уже было отмечено ранее, аналитическая записка не является базовым элементом документооборота компании, следовательно, государственные органы ни коим образом не ограничивают составителя в форме и содержании официальной бумаги. Документ всегда выполняется в свободной форме с соблюдением стандартных требований к деловым бумагам. Речь идёт о следующих моментах:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• подпись ответственного сотрудника;
• расшифровка автографа лица.

Ссылки на законодательные акты и иные документы оставлять необязательно, однако крайне желательно. Любая качественная аналитика всегда должна быть выполнена на высшем уровне, а значит, подкреплена фактами.

Правила составления записки

Начать работу с аналитической запиской рекомендуется с обозначения реквизитов. В шапке документа прописываем полное наименование организации, затем в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии. Следующим шагом в родительном падеже отмечаем те же данные о составителе.

Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная (аналитическая) часть. Разъясняем сложившуюся в настоящий момент ситуацию со ссылками на подтверждающие бумаги, факты. Как правило, имеет место использование бухгалтерских отчётов, результатов инвентаризации и так далее. Далее сотрудник предлагает конкретные мероприятия, которые должны улучшить положение дел. Все предложения должны быть аргументированы и подтверждены цифрами.

Примерный образец

Как только все необходимые моменты найдут своё отражение в документе, можно переходить к подписанию. Своим автографом его должен заверить сотрудник, ответственный за составление.

После написания документа

В конечном итоге аналитическая записка должна оказаться на столе у руководителя предприятия, однако не стоит спешить. Мы рекомендуем отдать бумагу на проверку кому-то из коллег, чтобы тот смог проверить её на момент ошибок и высказать своё мнение относительно выдвинутых предложений.

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

• шапка документа, название;
• аннотация;
• введение;
• суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
• выводы и заключение;
• подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководителю ООО….

Ф.И.О

(от) кого

Руководитель структурного подразделения ….

Ф.И.О

Аналитическая записка

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

или

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался	план	факт	% отклонения	причина
Денежные поступления от реализации, руб
Складские остатки………

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Необходимые действия

Ответственный

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

• Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
• Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
• Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
• Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Аналитическая записка

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Записка: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Записка» по всему сайту
• «Аналитическая записка».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Рабочая записка
• Служебная записка
• Докладная записка на сотрудника за оскорбление
• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
• Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
• Докладная записка о прогуле
• Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте
• Записка-расчет при увольнении
• Объяснительная записка в школу
• Объяснительная записка о прогуле