Как составить анализ своей работы

У каждого из нас периодически возникает мысль: а хорошо ли я работаю? довольны ли окружающие тем, что я делаю? Для ответов на эти вопросы обычно используется ассесмент — метод комплексной диагностики сотрудников. Его можно использовать и по отношению к самому себе. Делимся несколькими методиками, которые помогут проанализировать вашу работу и найти точки роста.

Прежде чем вы приступите к оценке своей работы, поставьте цель этого анализа, а также конкретизируйте, что именно вам важно оценить — например, недавний проект, регулярные задачи, качество проводимых встреч. Возможно, вы хотите посмотреть на свою работу в целом, чтобы понять свою готовность перехода на новую должность или смены траектории развития.

«Окно Джохари»

Метод «Окно Джохари» разработан американскими психологами Джозефом Луфтом и Харри Ингхэмом. О нем подробнее рассказывается в книге «Интервью с самим собой. Индивидуальный ассесмент как инструмент самоанализа руководителя».

«Окно» состоит из четырех зон:

1. Открытая — ваши очевидные качества;

2. Слепая — качества, которые видят в вас другие, но не видите вы;

3. Скрытая — качества, известные вам, но неизвестные другим;

4. Неизвестная — особенности, скрытые ото всех.

Но стоит учесть, что этот метод позволит создать общую картину и понять, какие качества помогают или же мешают в работе. Но качество выполнения задач, проектов с помощью этого «окна» оценить будет сложно.

Опрос коллег

Если в вашей компании не проводятся регулярные оценки сотрудников, например по методу 360, попробуйте сделать опросник самостоятельно. Сначала составьте список проектов, в которых вы недавно участвовали, и далее для каждого из них подготовьте ряд утверждений, которые нужно оценить от 1 до 5, где

5 — полностью не согласен;

4 — скорее не согласен;

3 — скорее согласен;

2— совершенно согласен;

1 — не владею информацией.

Самоанализ

Объективно оценить себя, на самом деле, невозможно: мы подвержены множеству когнитивных искажений, например селективному восприятию, ошибке игрока. Но все же честный разговор с самим собой позволит найти слабые места и понять, к чему вы хотите двигаться.

Для начала выставьте ограничения для анализа — возьмите конкретный проект или же временной период на работе (последний месяц). Ответьте на следующие вопросы:

1. Какие результаты я получил?

2. Что помогло мне их достичь?

3. Какие задачи выполнялись легко?

4. С какими трудностями я столкнулся?

5. Довольны ли клиенты/партнеры/коллеги выполненной мною работой?

6. Какую обратную связь я получал?

7. С чем я не справился?

8. Что можно было бы сделать лучше/быстрее?

9. Какие навыки мне нужно развить для того, чтобы сделать этот проект лучше?

10. Что в этом проекте стало лучше или хуже, чем в предыдущем? Или что на протяжении этого месяца у меня получается лучше по сравнению с предыдущим?

Важно четко понимать, что вы подразумеваете под словом «лучше», и конкретизировать свой KPI. Постарайтесь взглянуть на свою работу так, будто вы заказчик или начальник и вам представляют некий результат.

Для анализа трудностей можно воспользоваться следующим методом. Разделите страницу на четыре части:

«Проблема» — опишите основную задачу, которую вы решали, реализовывая проект. «Действие» — перечислите действия, которые вы предприняли, решая задачу. «Результат» — опишите то, что вы получили в итоге, с использованием метрик.

«Опыт» — навыки и знания, которые вы приобрели в процессе решения задачи. «Применение» — какие из них вы будете использовать на практике.

Рекомендации для оценки своей работы

• не забывайте о внутренних победах (например, поборол страх публичных выступлений, научился говорить «нет»);

• сверяйтесь с мнением коллег из разных подразделений;

• конкретизируйте свои достижения;

• старайтесь посмотреть на свою работу глазами коллеги, начальника;

• оценивайте проекты через время — когда вы по их завершении восстановите силы, а эмоции уже не помешают.

Анализ работы — это распространенный метод, направленный на предоставление подробной информации о работе сотрудника. Анализ работы может помочь составить лучшее описание работы, привести к более безопасной рабочей среде, помочь в планировании рабочей силы и является ключевым в управлении производительностью. Поскольку она затрагивает так много ключевых функций HR, эта статья предоставит практическое руководство с полным шаблоном из 5 шагов о том, как провести данный анализ. Мы также включим в статью несколько примеров анализа работы. Приятного прочтения!

Содержание

• Что такое анализ работы? Определение
• Цель анализа работы
• Методы Анализа работы
  • – Техника критических инцидентов (CIT)
  • — Инвентаризация задач (TI)
  • — Функциональный анализ работы (FJA)

• Как провести анализ работы: шаблон
• Вывод
• ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Что такое анализ работы? Определение

Любой, у кого есть некоторый практический опыт, в какой-то момент проводил анализ работы. Это может быть менеджер, который решает объединить две вакантные роли в одну, рекрутер, который пытается создать описание вакансии, или сотрудник, который перечисляет свои основные задачи для создания личного плана развития.

Хотя эти анализы работы будут иметь разный уровень детализации, процесс схож. Когда мы определяем это, анализ работы — это систематический процесс, в котором работа разбивается на более мелкие части, которые затем анализируются, чтобы описать, что делается в работе, или какие возможности необходимы для выполнения работы.

Анализ работы проводится самими сотрудниками, менеджерами, специалистами по организационному развитию (OD) или специалистами по персоналу для различных целей. При этом существует три основных типа данных анализа работы, а именно: рабочая деятельность, атрибуты работника и рабочая обстановка.

В этой статье мы сосредоточимся в основном на трудовой деятельности. Трудовая деятельность формирует основу для определения атрибутов работника вместе с организационной культурой. Мы будем меньше фокусироваться на рабочей обстановке – но имейте это в виду при анализе работы, особенно когда эта обстановка может измениться.

Цель анализа работы

Цели анализа работы могут варьироваться, но большинство из них относятся к области HR. В целом можно выделить следующие цели (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Цель анализа работы	Описание
Описание работы	Анализ работы предоставляет входные данные для описания работы. Должностная инструкция — это внутренний документ, определяющий требования к новой должности, в том числе необходимые навыки, роль в коллективе, личность и возможности подходящего кандидата.
Классификация должностей	Классификация должностей — это процесс помещения одной или нескольких должностей в кластер или группу аналогичных должностей. Цель состоит в том, чтобы установить ставки заработной платы и выбрать сотрудников.
Оценка работы	Оценка работы — это процесс определения относительного ранга различной работы в организации. Цель состоит в том, чтобы создать прозрачность и справедливость оплаты труда.
Дизайн работы	Дизайн работы — это процесс создания работы, которая увеличивает ценность компании и мотивирует сотрудника.
Требования к персоналу	Здесь анализ работы предоставляет информацию о минимальной квалификации (или требованиях) к персоналу в организации, которые часто используются для целей найма.
Оценка производительности	Анализ работы предоставляет исходные данные для оценки эффективности работы человека, выполняющего эту работу.
Обучение персонала	Анализ работы лежит в основе анализа потребности в обучении. После определения знаний, навыков, способностей и других характеристик можно определить потребность в обучении и обучить сотрудников.
Мобильность работников	Люди и рабочие места должны соответствовать друг другу. Данный анализ работы полезен для выявления знаний, навыков, способностей и других характеристик, необходимых для выполнения той или иной роли, которые затем могут быть сопоставлены с внутренним наймом.
Эффективность	Анализ работы можно использовать для повышения эффективности работы, анализируя действия и оптимизируя способы их выполнения сотрудниками.
Здоровье и безопасность	Анализ работы позволяет выявить опасные виды поведения и условия труда, которые повышают вероятность несчастных случаев и травм, что приводит к более безопасной рабочей среде.
Кадровое планирование	Для планирования будущей рабочей силы необходимо выявить знания, навыки, умения и другие характеристики, которые будут соответствовать будущим требованиям к работе. Это позволяет создать стратегический кадровый план для той или иной роли или подразделения.
Правовые нормы	Федеральное и национальное законодательство может применяться к условиям труда, здоровью, найму, обучению, оплате труда, продвижению по службе и увольнению сотрудников. Анализ работы может быть инструментом для обеспечения того, чтобы все виды деятельности в той или иной роли соответствовали регламенту.

Анализ работы отлично подходит для определения знаний, навыков, способностей и других характеристик, необходимых для выполнения работы. Чтобы выявить их, работа разбивается на более мелкие части. Сюда входят обязанности, задачи, действия и элементы (на основе Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Единица измерения	Описание	Пример
Работа	Коллекция похожих позиций.	‘Секретарь’
Позиция	Набор обязанностей, задач, видов деятельности и элементов, которые должен выполнять один работник.	Мелинда, секретарь, которая в основном работает в ночную смену
Обязанности	Список задач, направленных на достижение общих целей работы. Типичная работа имеет от 5 до 12 обязанностей.	Гостиничные мероприятия для посетителей
Задачи	Списки действий с четким началом, серединой и концом. Задание содержит от 30 до 100 заданий.	Приветствует гостей и проводит их в зал ожидания
Деятельность	Кластеры элементов, направленных на выполнение требований к работе.	Нажать на кнопку домофона, чтобы открыть дверь
Элемент	Наименьшая идентифицируемая единица работы.	Отвечать на телефонные звонки

Основываясь на описании этих более мелких частей работы, выявляются строительные блоки работы. Существует множество различных методов, подойти к этому. Это то, что мы рассмотрим в следующем разделе.

Методы анализа работы

Существует множество различных, часто используемых методов анализа работы. К ним относятся:

• Анализ пороговых характеристик
• Шкала требований к способностям
• Анкета для анализа позиций
• Техника критических инцидентов
• Инвентаризация задач (анализ задач)
• Функциональный анализ работы
• Метод элементов работы.

Объяснение всех методов анализа работы выходит за рамки данной статьи. Мы сосредоточимся на трех наиболее известных и наиболее эффективных методах: метод критических инцидентов, инвентаризация задач и функциональный анализ работы.

Оценка эффективности по методу анализа работы по 5-балльной шкале (источник)

Техника критических инцидентов (CIT)

Техника критических инцидентов основан на наблюдаемых критических инцидентах. Критические инциденты — это поведение, которое представляет собой либо выдающуюся, либо неприемлемую производительность. Типичный отчет о критическом инциденте содержит следующие элементы:

1. Описание контекста и обстоятельств, приведших к инциденту.
2. Поведение сотрудника(ов) во время инцидента.
3. Последствия такого поведения и их более широкое воздействие.

Метод критических инцидентов наиболее эффективен для инцидентов со здоровьем и безопасностью (например, когда происходит несчастный случай, травма или смерть), оценки эффективности и обучения работников. В последних двух случаях критический инцидент перечисляет примеры приемлемого и неприемлемого поведения, которые могут быть использованы для обеспечения обратной связи с сотрудником или в качестве основы для обучения тому, что сотрудники должны и не должны делать.

Инвентаризация задач (TI) (анализ задач)

Инвентаризация задач, или анализ задач, представляет собой инвентаризацию всех задач, из которых состоит задание. Эти задачи часто группируются в соответствии с их обязанностями. Ранее мы упоминали, что работа имеет от пяти до двенадцати обязанностей и до 100 задач. Для каждой из задач может быть указана их частота выполнения, важность задачи и связанная с ней сложность.

ОБЯЗАННОСТИ ГОСТЕПРИИМСТВА ДЛЯ АДМИНИСТРАТОРА
Задачи	Част..	Импорт.	Трудность
Ответ на звонок домофона, когда раздается звонок в дверь	300/день	Средний	Низкий
Приветствие гостей и проведение их в зал ожидания	120/день	Средний	Низкий
Предлагать Гостям любимый напиток	80/день	Низкий	Низкий
Ответы на вопросы посетителей	30/день	Высокий	Средний
Управление ожиданиями относительно времени ожидания	30/день	Средний	Высокий
Прием и обработка жалоб	6/день	Высокий	Очень высокий

В таблице выше показан пример одной из обязанностей администратора в кабинете врача. Другие обязанности могут включать организацию встреч, администрирование и ответы на основные медицинские вопросы.Анализ задач часто создается на основе данных, полученных от экспертных групп, самих людей, работающих на данной работе, и их менеджеров. Анализ задач наиболее эффективен для создания должностных инструкций, классификаций должностей, обучения работников и проверки соответствия требованиям законодательства.

Функциональный анализ работы (FJA)

Функциональный анализ работы — это метод анализа работы, разработанный Министерством труда США (DOL). Функциональный анализ работы предоставляет конкретную информацию о том, какую работу необходимо выполнить, и о квалификации работника, необходимой для успешного выполнения этой работы.FJA фокусируется на задачах, а не на том, что делается. Это происходит потому, что люди с большей вероятностью соглашаются с этим. От администратора зала ожидания может потребоваться, чтобы гости почувствовали, что им рады, и есть много способов достичь этой цели. В приведенной ниже таблице описан администратор зала ожидания в соответствии со словарём профессиональных названий DOL.

Администратор, Зал Ожидания Авиакомпании

Принимает членов и гостей в зал ожидания авиакомпании, подает напитки и закуски, а также предоставляет другие персональные услуги по запросу: открывает дверь в зал ожидания в ответ на звук зуммера, проверяет членские карточки, а также принимает и рассаживает членов и гостей. Подает различные напитки, такие как коктейли, кофе и закуски. Отвечает на вопросы, касающиеся регулярных рейсов и объектов аэровокзала. Проверяет бронирование мест пассажирами. Направляет или сопровождает пассажиров до выхода на посадку, комнат отдыха и других объектов терминала. Ретранслирует запросы на пейджинговую службу, используя телефон. Открывает банки, бутылки и пакеты; варит кофе, раскладывает на подносах выпечку, орехи и закуски. Убирает использованные пепельницы, стаканы и тарелки со столов и собирает мусор.

Мы рассмотрим функциональный анализ работы более подробно в следующей статье.

Как провести анализ работы: шаблон из 5 шагов (пример)

Теперь, когда мы рассмотрели наиболее важную теорию, мы поделимся примером анализа работы, который можно использовать в качестве шаблона. Этот шаблон содержит пять шагов, и далее мы рассмотрим каждый шаг.Помните, что это подробный шаблон процесса. Если вы проведете простой и быстрый анализ работы, поговорив с одним или двумя людьми на работе, процесс будет намного быстрее (за счет надежности). Однако это уже может предоставить достаточно информации для составления, например, описания должности.

1. Цель анализа работы

Отправной точкой любого анализа работы является ее цель. Почему мы хотим сделать анализ? Цель анализа влияет на большинство вариантов дизайна анализа работы, включая его бюджет, руководство проектом и заинтересованные стороны.Цели анализа работы были перечислены ранее и могут включать в себя создание надежного описания работы, анализ потребностей в обучении работников или планирование рабочей силы.Например, анализ должностей, проводимый для целей стратегического планирования кадровых ресурсов, вовлекает более высокопоставленные заинтересованные стороны, больший бюджет и занимает больше времени по сравнению с анализом должностей, проводимым для создания простого описания должностных обязанностей.В первом случае спонсором, скорее всего, является главный вице-президент или другой руководитель департамента, который хочет оценить, сможет ли нынешний талант выполнить эту работу через пять лет. В последнем случае спонсор, скорее всего, менеджер по найму, который после неудачного найма действительно хочет точно определить профиль человека, которого они нанимают.Таким образом, цель будет влиять на дальнейший объем, бюджет, а также на команду, руководителя группы и степень вовлеченности внешних сторон, таких как консультанты.

2. Метод анализа работы

Исходя из поставленной цели, выбирается наиболее подходящий метод анализа работы. Три наиболее часто используемых метода — это техника критических инцидентов, инвентаризация задач и функциональный анализ заданий. В зависимости от метода, сбор данных будет отличаться.Мы рекомендуем использовать таблицу, которую мы показали ранее в статье, чтобы определить наиболее эффективный метод анализа работы и использовать его для выбора дальнейших действий.

3. Сбор данных

Сбор и анализ данных являются двумя наиболее трудоемкими этапами в этом шаблоне анализа работы. В зависимости от цели анализа, аналитик может выбрать различные методы сбора данных. Анализ данных включает в себя данные наблюдений, интервью и вопросники.Метод критического инцидента фокусируется на структурно собранных данных инцидента посредством интервью и данных наблюдений от людей, вовлеченных в инцидент. Перечень задач фокусируется на перечислении различных обязанностей и задач, выполняемых на работе, что может быть выполнено либо с помощью данных наблюдений, интервью или структурированных анкет. Основное внимание здесь уделяется созданию списка задач, времени, потраченного на эти задачи, а также важности или сложности задачи.

Способ сбора данных	Описание
Данные наблюдений	Данные наблюдений являются наиболее нейтральной формой сбора данных, поскольку они (предположительно) не нарушают нормальной работы. Аналитик работы наблюдает за человеком, выполняющим работу, либо в реальной жизни, либо на видео. Данные наблюдений могут описывать деятельность, основанную на выбранной части анализа (см. таблицу выше). Простое наблюдение уже может влиять на то, как люди выполняют свою работу, хорошо известный пример-эффект Хоторна .
Интервью	Интервью служат еще одним ключевым способом сбора данных, который может использоваться в сочетании с данными наблюдений. На основе данных наблюдений задаются конкретные вопросы. Собеседования должны быть тщательно подготовлены и хорошо проведены. Здесь снова интервьюер может сосредоточиться на различных единицах анализа, чтобы определить обязанности, задачи, виды деятельности и элементы работы.
Рассылка вопросников	Третий способ сбора данных — это анкетирование. Они могут быть разработаны самостоятельно или готовыми, и наиболее известным примером является анкета анализа должностей (PAQ), которая может быть введена аналитиком по работе.

4. Анализ

Время, затраченное на анализ, зависит от собранных данных. При сборе большого объема количественных данных полезно сообщать о средних баллах, стандартных отклонениях, количестве участников и стандартной ошибке среднего значения (SEM). Последнее имеет значение как мера надежности или точности результатов. Высокое значение SEM для конкретной задачи может привести к дополнительным исследованиям.В приведенном ниже примере мы видим, что среди участников есть консенсус относительно первых четырех задач, но есть низкий средний балл по управлению ожиданиями для времени ожидания посетителей. Это может указывать на то, что это не рассматривается как часть основной работы. Возможно, только более старшие специалисты делают это или это не рассматривается как часть основной работы (поэтому это может быть квалифицировано как внеролевое поведение).

Задание для секретаря	М	SD	Н	SEM
1. Ответ на интерком	4.3	0.5	49	0.1
2. Прием гостей и рассадка их по местам	4.0	0.6	48	0.1
3. Предоставление прохладительных напитков гостям	3.7	1.2	20	0.3
4. Ответы на вопросы посетителей	3.2	1.6	32	0.3
5. Управление ожиданиями относительно времени ожидания посетителей	2.5	2	12	0.6

Моргесон (Morgeson) и его коллеги перечисляют ряд других более аналитических мер, включая межведомственное соглашение, межведомственную надежность и внутреннюю согласованность в качестве способов оценки надежности, а также корреляционно-регрессионный, факторный и кластерный анализ и другие многомерные методы измерения валидности.

5. Влияние

Важным и последним шагом является понимание предполагаемого воздействия анализа работы. Это называется последовательной валидностью, которая представляет собой степень, в которой анализ работы влияет на мероприятия, вытекающие из него.Другими словами, приводит ли анализ работы к ощутимому влиянию на управление человеческими ресурсами? Это трудно оценить, но очень важно, когда речь заходит о выборе дизайна анализа работы в следующий раз.Если быстрое собеседование с двумя администраторами дает почти такое же качественное описание работы, как и структурированное исследование всех тридцати, первый подход гораздо более экономичен, чем второй. Не только потому, что это экономит время аналитика, но и потому, что это экономит часы и часы администраторов, которые они могут потратить на то, чтобы ответить на звонки и приветствовать гостей вместо этого.

Вывод

Это также подводит нас к заключительному пункту этой статьи. Анализ вакансий — это блестящая и проверенная методика, которая занимает четкое место в управлении человеческими ресурсами. Действительно, хорошее применение анализа работы повлияет на результаты бизнеса.Например, тщательный анализ работы приведет к лучшему описанию работы, что приведет к лучшему решению о найме и в конечном итоге к более высокой производительности на рабочем месте. Это также приведет к более точному анализу потребностей в обучении, что, в свою очередь, приведет к улучшению формальной подготовки и, как следствие, повышению эффективности работы на рабочем месте. Это также приведет к более точному способу предоставления обратной связи по управлению эффективностью, что, в свою очередь, приведет к повышению производительности.Однако анализ работы — это очень трудоемкий процесс. Проведение детального анализа работы будет включать в себя заполнение анкет или интервью с десятками людей, что делает его очень затратным мероприятием. Всегда следует задавать вопрос, в какой степени стоит проводить полный анализ работы, учитывая также быстро меняющийся характер работы — хотя в то же время это может быть причиной для проведения анализа работы в первую очередь.И в заключение, полезно овладеть основами анализа работы, поскольку каждый в той или иной степени будет использовать методы, описанные в этой статье. Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, специалистом по персоналу или другим сотрудником, хорошее понимание работы приведет к принятию более эффективных и более стратегических решений в работе, на работе или в отношении работы.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Что такое анализ работы?

Анализ работы — это систематический процесс, в котором работа разбивается на более мелкие части, которые затем анализируются, чтобы описать, что делается в работе, или какие возможности необходимы для выполнения работы.

Каковы цели анализа работы?

Цель состоит в том, чтобы получить более глубокое понимание работы, чтобы (среди прочего) создать описание работы, дизайн работы, оценку производительности, обучение персонала, планирование рабочей силы или сделать работу более безопасной.

Как провести анализ работы?

Анализ работы проводится путем определения ее цели, выбора метода анализа, сбора и анализа данных и реализации полученных результатов, чтобы оказать влияние на вашу политику управления человеческими ресурсами.

Почему важен анализ работы?

Анализ работы позволяет принимать более эффективные кадровые решения. Например, тщательный анализ работы приведет к лучшему описанию работы, что приведет к лучшему решению о найме и, как следствие, к более высокой производительности на рабочем месте. Это также приведет к более точному способу предоставления обратной связи по управлению эффективностью, что, в свою очередь, приведет к повышению производительности – и так далее.

Каковы преимущества анализа работы?

Анализ работы создает глубокое понимание всех задач и действий, связанных с выполнением работы. Это полезно для многих процессов управления персоналом, включая создание описания работы, анализ потребностей в обучении, чтобы сделать работу более безопасной или оптимизировать время, затрачиваемое на работу.

Каковы недостатки анализа работы?

Основным недостатком анализа работы является время, затрачиваемое на проведение тщательного анализа. Такой анализ может занять несколько часов как для аналитика работы, так и для людей, выполняющих эту работу.

Источник : upravlenie-personalom.blogspot.com

“

Была ли эта статья полезной?

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

1. Были составлены списки премий.
2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Многие компании раз в год просят сотрудников написать отчет о проделанном прогрессе и слабых местах. Большинству это дается непросто – особенно тем, кто редко что-то пишет. Тем не менее, такой самоанализ может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице. Если вы не знаете, как составить подобный отчет, прислушайтесь к советам экспертов.

Отчет о проделанной работе дает возможность рассказать о своих успехах и слабостях руководителям организации. «Вы можете поделиться информацией, о которой другие не знают. Это шанс похвастаться или рассказать о сложностях. Сравнив анализ сотрудника с отзывами других членов команды, руководители могут определить области, где необходимы улучшения, а также отметить для себя, кого следует вознаградить за хорошую работу», – объясняет карьерный эксперт Чип Манн.

Следующие советы помогут вам написать правильный отчет:

Примите, что это неприятно

Исходя из опыта Манна, усердные, мотивированные члены команды строги к себе во время оценивания своего прогресса. Зачастую они переживают больше всех, потому что ценят и любят свою работу. Чувствовать себя некомфортно во время анализа своей работы – нормально, и это необходимо принять.

Позвоните другу

Фото: Unsplash

Венди Осефо, профессор из Университета Джона Хопкинса, объясняет, что вы не должны говорить в отчете сугубо о своих тактических, профессиональных навыках. Важно также упомянуть и свои коммуникативные навыки или soft skills.

Она считает, что в этом вам может помочь лучший друг или любимый человек: «Поговорите о ваших лучших качествах. Возможно, ваш близкий человек видит в вас что-то, о чем вы сами не подозревали. Подумайте о его словах, вспомните конкретные ситуации и примеры».

Так вы не только лучше поймете свои преимущества, но и определите области для возможного улучшения.

Будьте честны

Карьерный эксперт Венди Вайнер объясняет, что чтобы составить хороший отчет, необходимо провести глубокий самоанализ.

Важно также вспомнить о переменах и прогрессе, которые вы проделали с момента прошлого отчета.

Следуйте критериям менеджера

Удостоверьтесь в том, что ваш отчет соответствует требованиям и пожеланиям компании. Так вы сэкономите свое время и силы. Сооснователь и генеральный директор Recruit Loop Пол Слезак объясняет, что ваш индивидуальный обзор должен основываться на принципах, установленных вашим менеджером. В конце концов, вы же хотите получить надбавку к зарплате или продвинуться вверх по карьерной лестнице – поэтому следует соответствовать ожиданиям босса. «Нет смысла идти наперекор определенным метрикам или ценностям, установленным руководством. Нужно сравнивать “яблоки с яблоками”, а не “яблоки с апельсинами”», – продолжает он.

Фото: Unsplash

Конечно, это не означает, что вы должны строго следовать шаблону и не можете подчеркнуть несколько моментов, когда выходили за рамки; просто они не должны быть в центре отчета.

Выйдите из офиса и начните размышлять

Что делать, если не умеешь красиво писать? Карьерный эксперт и сооснователь Early Stage Careers Джилл Типограф предлагает вырваться из ежедневной рутины и отправиться в место, где вы редко бываете – в кофейню, библиотеку, парк. Поставьте таймер и подумайте над вопросами: «Лажу ли я со своей командой? С начальником? С другими коллегами?», «Чем я действительно горжусь?» или «Чего я не добился в этом году?» Позвольте им направлять вас, но не закрывайте разум от других мыслей, когда начнете делать первые заметки. Ничего не редактируйте.

Спустя час такого мозгового штурма приступите к первому черновику. С чего начать? С самой сложной части – распознавания недостатков. «В документе негативные черты должны быть в самом конце, а не начале, но именно за эту часть следует браться первым делом», – объясняет она.

Затем пройдитесь по основным пунктам (например, по рейтинговой системе, если ваша компания такую использует) и закончите моментами, которые вы хотели бы подчеркнуть. Не сдавайте сразу же первый вариант. Перечитайте его во второй день. Поменяйте структуру и обратите внимание на то, соответствует ли он стандартам компании.

Фокусируйтесь на выстраивании отношений

Фото: Unsplash

Будем надеяться, что ваш начальник не просто бегло просмотрит документ, над которым вы так усердно работали – но и обсудит с вами каждый абзац. Когда он позовет вас для этого к себе в кабинет, подавите в себе волнение и подумайте об этом как о возможности выстроить отношения. Генеральный директор и основатель Remarkable Leadership Lessons Дениз Купер считает, что если вы будете честны с начальником, он увидит, сколько усилий вы приложили для написания обзора, и будет доверять вам.

Делайте ежемесячные записи

После отчета вам нужно решить, стоит ли отслеживать прогресс и дальше, отмечает Купер. Вам также решать, стоит ли периодически сообщать о своих победах начальнику, а не только раз в год. Конечно, есть определенное время для проведения оценки, но это не значит, что за вами не наблюдают постоянно – преднамеренно или нет. Чем чаще вы будете демонстрировать прогресс, тем более подготовленным вы будете к следующему «формальному» отчету.

Слезак предлагает воспринимать такие обзоры как новогодние обещания: если вы делаете их только раз в год и быстро о них забываете, вы теряете стойкость. Вместо этого выделяйте каждый месяц время на то, чтобы проанализировать, чего вы достигли, и делайте заметки. Они пригодятся вам для следующего оценивания.

---

Материалы по теме:

Как заинтересовать рекрутера за 3 секунды: советы по оформлению резюме

6 плейлистов для продуктивной работы

Как составить хорошее резюме разработчика

Что нужно сделать в 20 лет, чтобы стать богатым в 30