Как составить архив библиотеки

Маленький такой сюжетик – рукописи, но которые хранятся не в архивах, а в библиотеках. Критикуйте, раскройте глаза – все ли в тексте правильно.
Дело происходит в Вильнюсе, библиотека Врублевского, она же библиотека Литовской Академии наук.
Речь идет о фонде 40 – Еванг.-Лютеранском

Есть такой фонд в Литовской академической библиотеке – фонд 40. В нем 1176 единиц хранения.
Когда ты приходишь в библиотеку, то тебе показывают выдвижной каталожный ящик и говорят, вот мол, каталог. Когда ты открываешь каталог, то легко видишь, что в нем все организовано тематически, а не в сквозной нумерации, т.е. не 1.2.3.4.5, а “Завещания” “Поместья” и т.д.
Зачем тебе надо иметь сквозной каталог. Дело в том, что у человека, который делал эту картотеку,было полно оснований не выделить ту тему, которая нужна именно тебе. Ну, например, тебя интересует тема евреи в Литве в 18 веке, но чувак, который делал картотеку, вообще не вычленил евреев как тему, хотя ты точно знаешь, что документы на эту тему есть. Почему? По разным причинам, может, он считал, что не надо выделять темы на национальностям (нет же темы “русские” “литовцы” “поляки”), может он был антисемит, мало ли…
Да, и еще вот – библиотекари часто не пишут на карточке всех названий, т.е. сильно сокращают.
Тогда ты начинаешь теребить библиотекаря, где сквозной каталог? Как вы проверяете сохранность? А вдруг я сейчас украду 5 карточек и тогда дело вы уже никогда не найдете. Постепенно выясняется, что такой каталог, конечно, есть, но он для внутреннего пользования и читателю не выдается.
Идешь к начальнику отдела рукописей, да, каталог есть, но для внутреннего пользования, читателям не выдается никогда, ни за что, никак.
Почему у нее такое мышление? Потому что она библиотекарь. У архивиста если есть фонд, должна быть опись и опись доступна – такая система от Парижа до Находки и дальше. Но не в библиотеках, в библиотеках опись – это внутренний документы и туда лазить всяким там читателям не фиг.
Кстати, именно по этой причине архивные шифры можно вставлять в научную работу, а библиотечные нельзя – ДАЖЕ ЕСЛИ КНИГА СОХРАНИЛАСЬ В ЕДИНСТВЕННОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ!! И именно по этой причине возможны такие казусы, когда в Политехническом музее пыль протирать и нашли этак штук 400 книг, поставленных туда в 30-е годы как временно списанные. Потому что в музеях тоже своя система учета и хрен вам кто ее покажет.
Начиная рыться в картотеке – и под номером 79 нахожу опись фонда. Самый первый, еще дореволюционный. Рядом на карточке кокетливо приписано карандашом “можно пользоваться”. Заказываю:
Принесли солидный том. Очень частая ситуация, когда в фонд входят самые первые описи. Это очень важный документ.
Почему? Потому что, как и в этом случае оказалось, дела до революции описывали очень подробно, почти на треть страницы, в то время на карточках лишь только короткая выдержка.
Т.е. картотека – это только блеклое подобие того, что расписано в этом инвентаре, однако нумерация в томе другая – сквозная нумерация вообще отсутствует, а разделение идет по шкафам и ящикам. Это, кстати, почти всегда так с дореволюционными описями, тогда видно считали, что конкретные залы, шкафы и связки вечны и переживут Второе Пришествие и поэтому расписывали именно так.Стало примерно понятно, что человек, который переделывал нумерацию из тома в картотеку протянул сквозную нумерацию через все дела фонда, старую систему (условно говоря. шкаф 8 связка 9) на фиг снес.Однако совершенно точно, что сквозная нумерация не порядковая – т.е. если в начале идет тема “Архивалия”, то они не носят нумерацию 1-2-3 -и т.д., а носят нумерацию 45 89 75 и т.д.
Тут мне стало уже интересно разобраться, а почему человек не захотел просто пустить сквозную нумерацию через весь том с 1 до 1176, ведь, в томе тоже идет разделение по темам!
Четкого ответа я не получил, но у меня есть две догадки. Догадка первая – наиболее вероятная: человека просто не устроила дореволюционная разбивка по темам, т.е. он, как говорят в архивах, тематически переработал фонд на своё усмотрение. И мысль вторая – националистическая, чуваку надо было составить каталог, где карточки – на языке оригинала, но разделители  должны были быть по-литовски. А раз по-русски карты – карты, по-польски “Мапы”, а по-литовски вообще “Жемеляпай”, то шмат карточек с буквы “К” переезжают на букву “Ż” – вуаля – нумерация сбилась!
При архивах всегда есть переводные таблицы которые переводят старую нумерацию (условно – по шкафам, в ту, которая сейчас), а в библиотеках нету, потому что по умолчанию в библиотеках хранятся книги, которые в научных работах цитируются по имени А НЕ ПО МЕСТУ ХРАНЕНИЯ.
 Даже не смотря на то, что в библиотеках хранятся и рукописи, они тоже как бы книжки, хотя  ссылки в научных работах  на них, все-таки, предусмотрены, например Библиотека Вильнюсского университета будет РОБВУ, а библиотека Академии наук Литвы БАЛ, но если Вам попадется в работах дореволюционная ссылка на рукопись в библиотеке – сломаете голову пока разберетесь.

Как создать каталог библиотеки

Если у вас дома обирается большое количество книг, то в них в большинстве случаев становится сложно ориентироваться. Для упрощения работы с ними можно создать каталог. Такая классификация домашней коллекции книг будет отличаться от системы, применяемой в общественной библиотеке. Как же создать подобный каталог?

Вам понадобится

• – книги для классификации;
• – стеллажи для книг.

Инструкция

Решите, какой каталог вы хотите создать – «бумажный» или электронный. У каждого из них есть свои плюсы. Классический каталог более нагляден, его можно использовать в любое время, даже если у вас нет компьютера. В электронный каталог, в свою очередь, легче вставлять различные правки, а также он удобнее в хранении – занимает место только на жестком диске компьютера или на внешнем носителе.

Также можно сделать обе версии одного и того же каталога.

Для бумажного каталога подготовьте каталожный ящик. Это должна быть продолговатая коробка без верхней стенки. Для удобства пользования карточками внутри нее посередине лучше всего закрепить металлический стержень, на который будут «нанизываться» карточки. Для большого каталога таких ящиков должно быть несколько.

Начните классификацию ваших книг. Она может быть двух типов – алфавитной или тематической, для большой библиотеки лучше всего их сочетать. Для бумажного каталога собирайте все данные о книге на специальную карточку. Записывайте автора, название книги, год и место издания. Для научной литературы также можно указывать год первого издания этого исследования, а также количество страниц в томе. Также укажите рубрику, к которой будет относится книга по вашей тематической классификации – например, исторические романы, или книги по садоводству.

Для электронной версии каталога информацию о книге лучше всего указывать в виде таблицы. Для этого подойдет файл Excel.

Карточки бумажного вида каталога храните в специальном каталожном ящике. Лучше всего их распределить по тематическим группам, а уже внутри них – по алфавиту. При приобретении новой книги изготавливайте для нее отдельную карточку и помещайте в положенное место в ящике.

Полезный совет

Для домашней библиотеки нет необходимости использовать специальные коды, как в общественных книгохранилищах, прежде всего, потому, что различных изданий гораздо меньше.

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

Приложение
к приказу Минкультуры
России и Росархива
от 14 марта 2000 г.
N 167/13

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России – регистрационный № 1344 от 8 июля 1997 г.).

Общие положения.

1. Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст. 17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.

2. Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. … наступающего года и хранится постоянно.

3. Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема-передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации:

   • книги учета поступлений документов;

   • списка фондов;

   • листов фондов;

   • архивных описей (на правах научного инвентаря).

4. Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.

   Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.).

5. Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.

   Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фоно-документы (речевые и музыкальные) и др.

   В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.

6. Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.

7. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.

8. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения.

9. Исправления, вклейки не допускаются.

Состав показателей паспорта.

Раздел 1. Состав и объем архивных документов.

Графа 1. Количество фондов.

Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее архивный фонд).

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст.18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные) семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего(ведомственного)и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).

Архивная коллекция учитывается как самостоятельный фонд, не зависимо от того, является ли она результатом деятельности коллекционера до поступилления на постоянное хранение в музей, библиотеку, либо была сформирована в музее, библиотеке.

Архивное собрание учитывается как общая совокупность документов, постоянно хранящихся в музее, библиотеке или несколько совокупностей документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).

Собрание рукописных книг учитывается как один или несколько комплексов рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой по одному или нескольким признакам.

Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения – музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.

Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.

Каждый архивный фонд независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.

В строке 101 “Количество фондов документов на бумажной основе” указывается сумма показателей граф 102 – 104.

В строке 102 “Количество фондов управленческой документации” указывается количество архивных фондов, основу которых составляет управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106 – 110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).

При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.

Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

В строке 103 “Количество фондов документов личного происхождения” указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).

В строке 104 “Количество фондов НТД” указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из кар-тографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.

Строка 105 “Количество фондов документов по личному составу” не заполняется.

В строках 106 – 110 “Количество фондов кино- фото- фоно- видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)” указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.

При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.

В строке 111 “Количество фондов микроформ на правах подлинников документов” указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и(или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.

В строке 112 “Итого” показывается сумма строк 101, 106 – 111.

Графа 2. Количество ед.хр. (Всего).

В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.

Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

Единица хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Строки 102 – 111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются.

В строке 101 “Количество ед.хр. на бумажной основе. (Всего)” указывается сумма строк 102 -105.

В строке 102 “Количество ед.хр. управленческой документации” указывается суммарное количество ед.хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных. Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно-технической документации.

В строке 103 “Количество единиц хранения личного происхождения” указывается суммарное количество документов личного происхождения, внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных.

Строки 104, 106 – 111 “Количество единиц хранения НТД, аудиовизуальной, машиночитаемой документации, микроформ на правах подлинников” заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Микроформы на правах подлинников учитываются по единицам хранения – физически обособленным рулонам микрофильмов или комплексам микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.

Строка 105 “Количество дел по личному составу” заполняется только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования соответствующего государственного архива.

Указывается количество дел по личному составу (приказов по музею, библиотеке о приеме, перемещении и увольнении сотрудников, сформированные в отдельные дела лицевые счета, личные дела и личные карточки сотрудников, а также других документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан, юридических лиц), как внесенных в архивные описи, так и неописанных.

В строке 112 “Количество дел. Итого” указывается сумма строк 101, 106- 111.

Графа 4. Количество секретных ед.хр. не заполняется.

Графа 5. Количество учтенных особо ценных единиц хранения – указывается количество особо ценных единиц хранения, в объяснительной записке кратко характеризуется их состав.

Графа 6. Количество единиц хранения, принятых на временное хранение, заполняется в соответствии с указаниями по заполнению графы 2. Учитывается количество единиц хранения, принятых на временное (депозитарное) хранение на основании договоров (соглашений) с собственниками документов, в том числе учтенных в книге временных поступлений музея.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.

Показывается наличие упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.

Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.

По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.

Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.

По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования (комплекс копий подлинных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенный для использования взамен оригиналов), при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.

Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.

Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.

В строках 201 – 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.

Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.

Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.

Раздел 3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.

3.1. Описи, каталоги, базы данных.

Графы 1, 2. Количество описей (Всего), из них в полном комплекте – учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.

Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

Графы 3 – 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек – заполнение не обязательно.

Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов – учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.

БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.

3.2. Справочно-информационные издания.

Заполняется только строка 315 “Путеводители, краткие справочники по фондам”, в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.

Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки – не заполняется.

Раздел 5. Условия хранения документов.

Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.

В строках 501 – 503 “Количество зданий (помещений)” учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.

В строках 504 – 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.

Строка 508 – заполнение не обязательно.

Строки 509 – 510 – в суммарном паспорте музеев, библиотек субъекта Российской Федерации показатель определяется как отношение количества музеев, библиотек, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, выраженное в процентах.

Строка 511 – учитывается количество единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспеченных первичными средствами хранения (архивными коробками, папками). Документы, упакованные в бумагу или конверты, не показываются.

---

Приложение 1 к Регламенту и Инструкции (90 кб. – файл в формате RTF).

Комплектование библиотечного фонда

   Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, собираемых в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами для хранения и представления их читателям.

• кумулятивная;

• мемориальная;

• коммуникационная.

Комплектование фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов.

• текущее — предполагает пополнение фонда выходящими в свет изданиями;

• ретроспективное — приобретение недостающих документов прошлых лет издания;

• рекомплектование — освобождение фонда от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров.

• анализ внешнего документного потока;

• отбор документов из него;

• заказ отобранных документов для приобретения;

• приобретение документов и включение их в фонд.

• информативностью,   характеризующейся разнообразием,   глубиной и полнотой подбора документов;

• динамичностью, так как фонд постоянно находится в движении — идет как поступление, так и выбытие документов;

• статичностью, выступающей диалектической противоположностью динамичности и проявляющейся в сохранении устойчивости, которая обеспечивается четким профилированием комплектования,  принятой в  библиотеке  системой расстановки документов, учетной документацией и т. д.;

• надежностью, т. е. способностью фонда обеспечивать удовлетворение профильных запросов читателей.

• селективности, согласно которому основу современного комплектования составляет отбор документов, т. е. определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов. Критериями отбора являются научная, историческая, художественная ценность документа, его практическая значимость; степень его соответствия профилю фонда, задачам библиотеки и потребностям ее читателей. Различают отбор:

• первичный —  отбор  во  внешнем  потоке  необходимых для приобретения документов;

• вторичный — осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов;

• систематичности — требует, чтобы формирование фонда осуществлялось:

— планомерно;

— регулярно;

— оперативно;

• профилирования и координирования.

У библиотек появляется новая функция: формирование в библиотеке каталога информационных ресурсов, имеющего отсылки к источникам.

• описательная (вербальная);

• математическая;

• тематико-типологическая;

• структурная и библиографическая.

 Набор моделей разного вида и назначения создает системную модель фонда и позволяет библиотекарю обоснованно комплектовать фонд.

• реальная или модель-копия — воспроизводит параметры реально  существующего  фонда.   Примером такой  модели  служит систематический каталог, используемый не только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения;

• идеальная или модель-проспект — прогнозирует будущее состояние фонда, в ней отражаются желаемые качественные и количественные параметры.

• тематический диапазон библиотечного фонда:

• перечень отраслей науки;

• хозяйственной и общественной деятельности;

• тем, которые соответствуют задачам конкретной библиотеки и потребностям ее читателей;

• видовой аспект комплектования библиотеки: печатные, аудиовизуальные документы, электронные издания;

• типологический аспект фонда: перечень тех типов изданий, которые собираются в фонде (научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, информационно-библиографические);

• языковой диапазон комплектования (документы на, языках народов Российской Федерации и на иностранных языках);

• географический или краеведческий диапазон библиотечного фонда, включающий издания:

— выпущенные в свет на определенной территории;

— посвященные определенному краю;

• хронологическая глубина фонда определяется временем хранения документов с момента их выпуска в свет. Для общедоступных библиотек характерна быстрая обновляемость их фондов;

• потребительская ориентация фонда, которая предполагает выявление основных групп пользователей библиотеки.

 В описательной модели обосновывается тематика комплектования, исходя:

• из социально-экономического профиля района;

• состава читателей и их потребностей.

   Описательная модель является своеобразной объяснительной запиской к структурной или тематико-типологической модели фонда, которая создает образ фонда по таким его параметрам, как:

• тематика;

• тип;

• вид документов;

• примерная экземплярность;

• языковой состав;

• возможности координированного комплектования;

• другие параметры в зависимости от величины, состава фонда и задач его планирования.

   Библиографические модели фонда  содержат перечень названий тех  документов, которые должны быть в фонде.

   Примером таких моделей являются:

• библиографические модели ядра фонда библиотек определенного типа;

• картотеки предварительного заказа и картотеки дезидерат, составляемые комплектатором.

Изучение фонда

   Под изучением фонда понимается научное познание состава, использования, динамики библиотечного фонда с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, информационным потребностям абонентов, а также эффективности использования.

 Процесс повседневного изучения библиотечного фонда осуществляется:

• при обработке новых поступлений;

• расстановке документов на полки;

• организации выставок;

• проведении бесед и библиографических обзоров и т. д.

• статистические; библиографические; социологические методы;

• математическое моделирование;

• графические методы;

• корреляционный и факторный анализы и т. д.

• величина документного фонда (Ф) — данный показатель равен произведению коэффициента соответствия и числа читателей;

• объем новых поступлений (Фh) — выражается в абсолютных цифрах и процентах;

• объем выбытия (Фb) — выражается в абсолютных цифрах и процентах;

• книговыдача (В) — данный показатель равен произведению числа читателей и читаемости. При современном увеличении объема фондов и читательского спроса книговыдача может расти;

• число читателей (А);      

• обращаемость (О) — высчитывается как; отношение книговыдачи к величине документного фонда или читаемости к книгообеспеченности;

• книгообеспеченность (К) — высчитывается как отношение величины документного фонда к числу читателей;

• читаемость (Ч) — высчитывается как отношение книговыдачи к числу читателей;

• темп роста (Тр) — отношение показателя за последующий год к показателю за предшествующий год. Темпы роста, выраженные в виде простых отношений, называются коэффициентами роста.

— группировка;

— ранжирование;

— анализ по отклонениям показателей;

— динамический анализ;

— сравнение, которое позволяет выявить отклонение показателей.

Функции рекламы библиотечного фонда

• информационную — реклама обеспечивает читателей направленным потоком информации о документах, имеющихся не только в самой библиотеке, но и вне ее;

• экономическую, так как формирует читательский спрос и стимулирует книговыдачу, повышая обращаемость фонда;

• коммуникационную, так как является частью системы маркетинга.

Источники документоснабжения библиотек

Понятие документоснабжения

   Документоснабжение — это обеспечение библиотек необходимым материалом из различных источников комплектования.

• покупка;

• подписка;

• книгообмен;

• репродуцирование;

• бесплатное получение (дар);

• получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение стоимости документа (замена).

•  расширение путей комплектования за счет:

— расширения круга источников документоснабжения;

— создания корпоративных центров по документоснабжению библиотек;

— изменения традиционной технологии комплектования в связи с появлением новых технологий и возможностей использования информационных ресурсов сети Интернет;

— появления способов дополнительного комплектования с использованием экономического партнерства библиотек с издательствами и книготорговыми организациями в условиях ограниченного бюджетного финансирования;

• самостоятельный и осознанный выбор библиотеками источников комплектования.

Рынок документов

• печатных изданий — предлагает книжные и периодические издания. Производителями на этом рынке выступают:

— издательства;

— полиграфические предприятия;

— другие издающие организации и редакции средств массовой информации;

• аудиовизуальных материалов — предлагает документы, позволяющие воспроизвести информацию сразу по нескольким каналам восприятия. Конечными продуктами здесь выступают:

— звукозаписи — могут быть выполнены на грампластинке, аудиокассете, компакт-диске (CD);

— видеозаписи как на видеокассетах, так и на цифровых дисках (DVD);

— фильмокопии — могут быть представлены на обычной кинопленке, видеокассетах, лазерных дисках;

— мультимедиа продукты — объединяют изображение, звук и текст, элементы анимации, но используются в качестве средства воспроизведения, на компьютере;

• электронных ресурсов —  объединяет машиночитаемые  (электронные) и сетевые издания. Этот рынок обеспечивают:

— производители электронных продуктов;

— журнальные, книжные издательства;

— книготорговые фирмы;

— информационные и подписные агентства;

— онлайновые книжные магазины;

• репродуцированных и неопубликованных материалов — развивается весьма динамично в связи с внедрением новых технологий перевода документов на другие носители информации и решением библиотеками проблемы владения документом в традиционном печатном виде или в другой форме. Это технологии:

— микрофильмирования;

— микрофиширования;

— фото- и ксерокопирования;

— оцифрования— перевода печатной информации в электронную форму и представление ее на машиночитаемом носителе или в виде информационного ресурса в сети.

Неопубликованные документы являются предметом комплектования научных и специальных библиотек.

Механизм ценообразования

• отпускная издательства, по которой книги можно приобрести непосредственно в издательстве. Это цена без торговой наценки;

• оптовая, по которой; издательство продает тираж издания или большую часть, тиража крупной оптовой фирме, представляет собой отпускную цену издательства с оптовой скидкой (от 20 — 40% в зависимости от размера партии);

• мелкооптовая, по которой тираж издания распродается оптовой фирмой более мелким оптовикам, представляет собой отпускную цену издательства с книготорговой наценкой (от 25%);

• розничная (книги), по которой книги продаются в розничной торговле, — это мелкооптовая цена с книготорговой наценкой (обычно от 25%).

 Чем больше посредников задействовано в цепочке от издательства до библиотеки, тем дороже книга.

 Библиотеки широко используют способы, позволяющие им обходиться без перечисления денежных сумм.

Система предоставления обязательных документов

   Система предоставления обязательных экземпляров документов — это совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

   Обязательным признается экземпляр каждого отечественного документа, направляемый в обязательном порядке производящими их организациями согласно закону или специальному правительственному распоряжению:

— в государственные книгохранилища;

— крупные библиотеки;

— информационные и библиографические центры.

   Обязательный экземпляр рассылается в данные учреждения в целях:

— для государственного библиографического учета выпускаемых документов;

— комплектования общенациональных библиотечных фондов, архивов документации;

— обеспечения информационной и библиографической деятельности.

Обязательный экземпляр в рамках субъекта Российской Федерации — это экземпляр различных видов документов, изготовленных на территории субъекта РФ, который подлежит передаче производящими их организациями в соответствующие учреждения и организации.

   Поступление заказанных документов из источников комплектования завершает процесс текущего комплектования: и начинает следующий процесс формирования библиотечного фонда — учет фонда.

Учет, обработка и размещение библиотечного фонда

Учет фонда: понятие, назначение и особенности

• динамику развития фонда: его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления;

• величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов;

• местонахождение каждого документа.

   Особенность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

• прием документов, их маркировку;

• регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии;

• проверку наличия документов в фонде.

   Система учета включает:

• внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;

• государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК»;

• особый (специализированный) государственный: учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).

— название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

• годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

• метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и другими документами;

• переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодических  изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Виды учета.  Проверка фонда

• суммарный (или интегрированный) — учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.);

• индивидуальный (или дифференцированный) — учет каждого конкретного экземпляра или названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе на все время его нахождения в фонде   библиотеки. Формами индивидуального учета документов являются:

— книжная (инвентарная книга);

— карточная (карточка учетного каталога);

— листовая (лист актового учета);

— регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

• при смене материально-ответственного лица;

• выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

• реорганизации и ликвидации библиотеки.

• наиболее ценных, хранящихся в сейфах, — ежегодно;

• редчайших — 1 раз в 3 года;

• ценных — 1 раз в 5 лет;

• фондов библиотек.

— до 100 тыс. уч. ед. — 1 раз в 5 лет;

— от 100 до 200 тыс. уч. ед. — 1 раз в 7 лет;

— от 200 тыс. до 1 млн уч. ед. — 1 раз в 10 лет;

— свыше 1 млн уч. ед. — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Обработка и размещение документов

   За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.

   Размещение фонда — это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.

   В рамках отдельно взятой библиотеки размещение фонда подразумевает физическое объединение учтенных и обработанных документов в    систематизированную коллекцию и ее расположение в здании (помещении) библиотеки.

• качественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов (так как документы выдаются из меньших по объему фондов);

• учет, обработку фонда, исходя из его особенностей;

• возможность изучения фонда сотрудниками библиотеки — хранителями и работниками фондов.

• принадлежность   к   структурному   подразделению   библиотеки (например, фонд абонемента, чит. зала, отдела искусств, медиатеки и т. д.);

• вид документа (подфонд журналов, нот, игр и т. д.);

• язык, время издания, жанр и др.

Расстановка  документов  непосредственно  на  библиотечных полках — завершающий этап размещения фондов.

• порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда;

• библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.

• содержательного типа — к таким расстановкам относятся:

— тематическая — применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслей знаний и разных видов в рамках определенной темы;

— предметная;

• формального типа — к таким расстановкам относятся:

— алфавитная;

— географическая;

— хронологическая;

— языковая;

— форматная;

— нумерационная

• страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономике, политике, истории, географии, флоре и фауне, культуре и искусству  определенной страны;

• комплекс «Дом. Быт. Семья. Досуг», собирающий литературу по семейному воспитанию, домоводству, рукоделию, семейному досугу, оздоровлению, различным любительским занятиям.

   Сохранение фондов — единый и непрерывный процесс, который обеспечивает целостность и безопасные условия хранения документов в фонде с момента их поступления в библиотеку.

• атмосферные.  Фонды библиотек,  расположенные в городах, подвергаются значительным химическим воздействиям в результате   роста  загрязненности   воздуха   пылью,   аэрозолями, различными газами и другими отходами, связанными с хозяйственной деятельностью человека, которые усиливают старение бумаги;

• волновой энергии. К ним относится магнитное поле, тепловое и световое излучения и другие виды энергии. Наиболее заметно влияние светового излучения. Ультрафиолетовые лучи вызывают усиление старения материальной основы документа (МОД);

• биологические:   бактерии,   грибы,   насекомые,   грызуны.   Их развитие всегда сопряжено с нарушением режима хранения. Наиболее частыми являются повреждения, наносимые документам  микроскопическими  грибами   и  насекомыми.   При неблагоприятных условиях (соответствующих температуры и влажности) грибы способны поражать книги в течение нескольких суток и наносить большой ущерб, разрушая все без исключения материалы. Не менее вредно занесение в помещение  библиотеки  насекомых,   личинки   которых  поедают бумагу;

• экстремальные ситуации. Особенно губительно воздействие на фонды библиотек стихийных бедствий, катастроф, комплексных аварийных ситуаций.  Речь здесь может идти об общих универсальных программах предотвращения аварийных ситуаций и о частных конкретных мерах в случае их наступления. Из всех экстремальных ситуаций самыми опасными для библиотек являются пожары.

   В целях противопожарной защиты необходимы следующие профилактические меры:

— правильное   проектирование   и   строительство   библиотечных  зданий;                                      

— помещение библиотеки должно отвечать требованиям пожарной безопасности.

 Для хранения документов на нитроцеллюлозной или иной полимерной основе температура должна составлять +10 — 15° С и влажность — 20 – 30 %.;

   Контроль температурно-влажностного режима осуществляется с помощью психометров и гигрометров различного типа.

 Повысить влажность воздуха можно с помощью испарения воды из сосудов, укрепленных на радиаторах отопления, и влажной уборки помещения.

 Защита от механического воздействия осуществляется посредством изоляции документа от внешней среды путем:

— переплета;

— помещения документа в специальные коробки из бескислотного картона;

— герметичного инкапсулирования документа.

 Защита от физико-химического воздействия происходит:

• нейтрализацией кислотности материальной основы документа путем пропитки ее щелочными соединениями;  

• промыванием документов дистиллированной водой;

• другими способами.

Реставрация

   Реставрация — это восстановление физической ценности ветхого  или поврежденного документа.

   Процесс реставрации представляет собой обеспечение сохранности наиболее ценной части фонда.

 Наиболее распространенные виды ремонта:

• вклейка выпавших листов;

• ремонт переплета.    

   Данная работа проводится постоянно и отражается в плане библиотеки или специальном паспорте сохранности фонда, который содержит сведения, отражающие:

• параметры помещения библиотеки;

• освещение;

• состояние здания — безопасность, освещение, отопление и т. д.;

• очевидность наличия насекомых, грибков, грызунов;

• обеспечение социальной сохранности (воровство и вандализм).

Проблемы обеспечения сохранности библиотечных фондов можно решить комплексно на общенациональном уровне, в рамках единой государственной программы, рассчитанной на 10 лет и включающей в себя такие основные направления как:

• консервация библиотечных фондов;

• создание страхового фонда документов библиотек и сохранение информации;

• сохранение библиотечных фондов в процессе использования;

• учет библиотечных фондов;

• кадровое обеспечение процессов сохранения фондов;

• иные.

Источник:

   Библиотечные фонды. Источники документоснабжения библиотек. Учет, обработка и размещение библиотечного фонда. // Сергеева, Ю.С. Библиотечное дело и библиотековедение [Текст] : конспект лекций / Ю. С. Сергеева – М.: Приар-издат, 2006 – С. 32-47.

Литература:

1. Петрова, Т. А. Библиотечный фонд [Текст] : учебно-методическое пособие / Т. А. Петрова – М.: Либерея-Бифинформ, 2007 – С. 25-29.

2. Столяров, Ю. Н. библиотечный фонд [Текст] : учебник / Ю. Н. Столяров – М., 1991 – С. 131-136.

3. Терешин,  В. И. Библиотечный фонд [Текст] : учебное пособие / В. И. Терешин – 2-е изд., испр. и доп. – М., 2003 – С. 47-55.

4. Эйдемиллер, И. В. Стратегия формирования фондов публичных библиотек. Маркетинговый подход [Текст] / И. В. Эйдемиллер – СПб., 1995 – С.34-35, 108-120.

5. Справочник библиотекаря [Текст] / науч. ред.: А. Н. Ванеев, В. А. Минкина – 2-е изд., испр. и доп. – СПб., 2001 – С. 56-59.

6. Маркина, А. В. Моделирование фонда как способ управления комплектованием [Текст] / А. В. Маркина // Библиотека – 1997 — № 1 – С. 20-21.