Как составить архив договоров

№ статьи Вид документа Срок хранения Примечание 94 Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 259 Договоры банковского счета 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 301 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет 90 Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества До ликвидации организации 420 Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 91 Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 261 Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет ЭПК (1) (2) (1) После полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям.
(2) С условием о залоге имущества – 10 лет 98 Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним 10 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 386 Коллективные договоры Постоянно (1) (1) Присланные для сведения – До минования надобности 75 Документы (постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд Постоянно 76 Документы (распоряжения, планы внешнего управления, списки, договоры купли-продажи, отчеты об оценке имущества) о продаже имущества организации-должника, имущества, обращенного в собственность государства, и иного изъятого имущества Постоянно (1) (1) Движимого имущества – 5 лет 87 Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним До ликвидации организации (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию 88 Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) До ликвидации организации 108 Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев До ликвидации организации 649 Договоры купли-продажи жилых помещений, долей в них До ликвидации организации 96 Договоры лизинга имущества организации 5 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 136 Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 188 Договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по договору, соглашению 238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору) 99 Договоры мены: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору а) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) движимого имущества 5 лет (1) 120 Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 654 Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 628 Договор на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному страхованию 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 580 Договоры на оказание охранных услуг 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 65 Договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия декларации 103 Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 11 Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним 5 лет ЭПК (2) (1) Не указанные в отдельных статьях Перечня.
(2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 225 Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору) 279 Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1) (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица 633 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 166 Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа 3 года (1) (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором) 170 Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) Постоянно (1) (2) (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения 648 Документы (заявления, справки, выписки, договоры) о передаче жилых помещений в собственность До ликвидации организации 231 Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий 5 лет ЭПК 492 Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 26 Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации Постоянно 341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно 180 Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов Постоянно 627 Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 353 Договоры (контракты) и документы к ним об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом 5 лет (1) (1) После завершения обучения, стажировки 135 Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет ЭПК (1) (1) По истечении срока действия исключительного права 114 Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями До ликвидации организации 551 Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 285 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) При условии проведения внешней проверки качества работы.
(3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) у аудируемого лица 5 лет (1) б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3) 541 Договоры оказания коммунальных услуг организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 85 Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность До ликвидации организации 101 Договоры поручения: (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) по недвижимому имуществу; 15 лет (1) б) по движимому имуществу 10 лет (1) 100 Договоры проката 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 179 Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 571 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи¹³ 5 лет (1) (1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 650 Договоры найма, социального найма жилого помещения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 537 Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 538 Договоры страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 552 Договоры страхования транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 435 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50 / 75 лет ЭПК 655 Договоры управления многоквартирными домами 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 525 Договоры хранения (складского хранения) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 29 Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества Постоянно 565 Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 540 Договоры энергоснабжения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 12 Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет 94 Договоры (контракты) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 95 Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом 10 лет 224 Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту 238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору) 385 Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений Постоянно 144 Мировые соглашения. Копии (2) 5 лет (1) (1) После полного исполнения условий мирового соглашения.
(2) Подлинники хранятся в судебных делах 341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно 81 Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним До ликвидации организации 339 Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), участником которых является организация. Копии До ликвидации организации (1) (1) Подлинники хранятся в международных организациях, организациях-учредителях 137 Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования: (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(2) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(3) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 138 Журналы, базы данных регистрации договоров: а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) покупок, продаж движимого имущества 5 лет 214 Отчеты об исполнении государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг 5 лет ЭПК

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Содержание:

1. Как организовать архив на предприятии
2. Зачем требуется процедура
3. Какие документы сдаются на хранение
4. Как подготовить документы к сдаче
5. Граничные сроки
6. Общий порядок передачи бумаг на хранение
• Уничтожение дел
• Оформление обложки при смене названия
• Определение законченности сводной описи
7. Включение электронных баз данных
8. Организация архивного помещения на предприятии с нуля
9. Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
10. Заключение

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

Архивирование – это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 года. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

• Временные – бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
• Долговременные – по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
• Постоянные – устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

• в офисе предприятия;
• в электронном хранилище;
• сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна. Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя. Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

• 1 год – заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
• 3 – согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
• 5 – первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
• 10 – о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
• 15 – договоры по недвижимости, паспорта сделок;
• 45 – журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
• 50-75 – годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено. Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года. Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации. На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие. 

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

• наименование компании и структурного подраздела;
• индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
• период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
• количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями. При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 года и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

• создание соответствующего приказа по фирме;
• разработка номенклатур;
• определения терминов сбережения бумаг;
• составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
• ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
• прием на хранение;
• проведение инвентаризации и составление номенклатур;
• поиск выявленной недостачи;
• составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
• создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. Рассортировать бумаги по срокам.
2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
5. Подшить издания в архив.
6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

Время от времени организациям приходится заключать так называемые договоры гражданско-правового характера (ГПХ) не с организациями, а с обычными людьми – выражаясь официальным языком, с физическими лицами. В статье мы не будем разбирать юридическую сторону вопроса[1], а рассмотрим делопроизводственную и архивную, ведь закрытые договоры ГПХ с физическими лицами нужно хранить 50 лет.

Главное, что нужно уметь секретарю, – отличать договоры ГПХ с физическими лицами от всех остальных. У договоров ГПХ есть особые признаки.

1. Договоры ГПХ заключаются именно с физлицами, а не с индивидуальными предпринимателями или самозанятыми гражданами. С точки зрения владения собственным делом «герой» договора ГПХ – обычный человек без всякого личного бизнеса, и в преамбуле договора он звучит как «гражданин Российской Федерации».

2. Договоры ГПХ с физическими лицами обычно заключаются на какие-то разовые работы или услуги: провести корпоратив, написать тексты для сайта, вымыть окна в офисе. Актуальная для секретаря тема – сшить архивные документы. В этом случае с физическим лицом также заключается договор ГПХ на услуги по прошивке дел.

Договор ГПХ с физлицом может быть и длительным, но тогда речь не идет о работах, а, например, об аренде для нужд организации нежилого помещения, которое находится в собственности у физического лица.

3. В договоре ГПХ с физическим лицом обычно прописывается обязанность организации уплатить налоги на доходы физического лица. Для сравнения: самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут свой налоговый учет.

Оперативное хранение 

В период выполнения работ и оперативного хранения договоры ГПХ могут быть подшиты сотрудниками структурных подразделений вместе со всеми остальными договорами ГПХ (этим грешат юристы) или вместе с обычными трудовыми договорами (так бывает в отделе кадров). Оба варианта неверны. Договоры ГПХ с физическими лицами должны подшиваться отдельно, потому что:

• имеют срок хранения, отличный от прочих договоров ГПХ (50/75 лет, ст. 301 Перечня 2019[2]). Другие договоры могут храниться 5, 10, 15 лет, до ликвидации организации, но не 50 лет;
• не являются документами по личному составу.

Документами по личному составу в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ[3] являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством – в первую очередь, Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а гражданско-правовые – Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ), и договоры ГПХ с физическими лицами входят в их число.

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.

Кому нужен архив документов организации

Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно. 

Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников. 

Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ). 

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой. 

• Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ.
• Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019  № 236 (далее — Перечень).
• Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019  №237 (далее — Инструкция №237).
• Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015  №526 (далее — Правила №526).
• Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена. 

Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.

Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:

• Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
• Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
• Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
• Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».

Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО».

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.