Как составить архивный шифр

Архивный шифр документа: как составляется и для чего нужен

Читая литературу или документацию, часто можно встретить ссылки на архивные материалы, используемые автором. Как правило, такой шифр имеет следующую структуру – “РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.” На первый взгляд, может показаться, что это суровое нагромождение символов, однако, на самом деле это правильно указанный путь до конкретной страницы дела, хранящегося в архиве.

С понятием “путь до чего-либо” знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке “my-photos”, в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот “путь” во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного “пути” мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.

(Структура архивного шифра – “От большего к меньшему”)

Та же схема “от большего к меньшему” справедлива и для указания пути до какого либо документа. Рассмотрим приведенный выше пример: “РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.”. “РГАВМФ”” – это название архива (Российский Государственный архив ВМФ) далее идёт номер фонда “Ф. 223”, далее номер описи – “Оп.1”, затем номер дела – “Д.25” и наконец номер листа или листов, на которых располагается информация – “Л.9-10”. Мы видим, что архивный шифр документа сообщает нам информацию от самой крупной единицы – название архива, до самой мелкой – название листа. В этом есть определенная доля структурированности и последовательности, которая упрощает работу со ссылками такого рода.

Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:

– Для читателей работ по истории – возможность самому ознакомиться с документом т.е. пойти в архив и по имеющемуся шифру заказать себе дело и ознакомиться с ним. Для истории как науки это крайне важное свойство, мы ведь помним, что одним из основных критериев научности является “верифицируемость” т.е. возможность проверить ту или иную концепцию. В данном случае архивный шифр как бы предлагает другим историкам самим ознакомится с документом, в том числе проверить достоверность приведенных данных и обратить внимание на то не вырвана ли информация из контекста, корректен ли перевод и т.д.

– Для сотрудников архива – такая система ссылок на документы тоже необходима. Если бы не было такого стандарта как архивный шифр упорядоченное хранение было бы невозможно. Если просто “сваливать” дела в разных комнатах то потом будет ничего не найти. Даже если ввести определенный принцип добавления документов в архив (например хронологический – чем позже документ добавлен, тем правее в полке он стоит), то поиск нужной страницы будет занимать по-прежнему много времени.

Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.

Архивный фонд

Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.

Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.

При этом сами документы из такого фонда могут быть не только официальными (рапорты, записки и т.д.), но и вполне себе личными, – дневники, воспоминания и др. Однако, для того, чтобы удобнее было ориентироваться в фонде существует следующий пункт в “пути” до заветного документа – опись. Т.е. например мы знаем, что условный фонд Р-1 посвящен определенному флотоводцу, но далее уже внутри этого фонда мы хотим найти документы, связанные с его военной службой или же нас интересует его личная переписка с семьей. В этом случае нам и поможет “Опись”.

Архивная опись

В рамках одного фонда может существовать как одна опись, так и несколько. Всё зависит от объема документов – если документов в фонде немного, то можно обойтись и одной описью, если же материалов много – удобно создать несколько описей. Но как минимум ОДНА опись в фонде должна быть.

По своей сути опись – это справочник, в котором перечислены дела, хранящиеся в фонде. На обложке описи (очень часто это просто папка) размещена информация о фонде (его название), номер самой описи. Иногда встречается отметка о том, в каком виде представлены материалы из данной описи. Например, надпись “микрофотокопия” означает, что дела, упомянутые в этой описи не получится смотреть в бумажном виде, а придется довольствоваться микрофотокопиями, которые можно просмотреть на специальном устройстве, установленном в читальном зале. Если в описи используются сокращения, то в ней как правило публикуется список этих самых сокращений, для того, чтобы не возникола трудностей с пониманием. Кроме того, на обложке описи может быть указан № экземпляра описи – как правило это 1, 2 или 3. Для лучшей сохранности и удобства учета описи хранятся в нескольких экземплярах. Одна, например, в читальном зале – с ней работают читатели, а другая в подразделении, которое выдает документы или ведет их учет.

(Схематическое изображение обложки описи: 1 – область где № фонда, № описи и № экземпляра описи; 2 – название фонда и отметка о микрофильмировании; 3 – часть корешка переплёта;)

Ну а собственно содержание описи составляет список дел фонда, относящихся к этой описи. Так же может быть указано кол-во листов в деле, датировка дела и примечания. Кроме того, в самом начале описи можно встретить описание. Например, Фонд – посвящен какому-либо пердприятию – (это глобальная тема), а Опись № 4 – посвящена документам, созданным отдельным подразделением этого предприятия (например, Отдел кадров). Так вот в Описи № 4 может быть указана история возникновения данного Отдела кадров и особенности его функционирования в рамках данного предприятия. Дополнительным бонусом может быть описание процесса поступления документов в архивный фонд, но такой эксклюзив бывает далеко не всегда.

Т.е. прочитав краткую историческую справку о материалах описи читатель (или как иногда говорят в архивах – “пользователь”) поймет почему упомянуты именно такие даты, персоналии и т.д.

В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.

По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).

Дело

Дело – это как раз та самая папочка с документами, которую мы представляем когда упоминаем понятие “искать в архиве”. Это та самая ёмкость, где лежат нужные нам страницы документов. Если Фонд – это тематическое объединение – фонд мы не можем буквально потрограть (если мы конечно не в хранилище, а в читальном зале), опись – это справочник – помошник в навигации, а дело это уже сами листы документа.

Понятно, что архивное дело требует аккуратного обращения. В самом начале дела, как правило, присутствует “Лист использования документа”, в котором фиксируются читатели, смотревшие это дело. Кроме того, там прописана та часть архивного шифра, которая идет до указания листа. Т.е. Архив – Фонд – Опись – Дело. Посмотрев на него, Вы можете удостовериться что правильно заказали дело и теперь остается только ознакомится с ним целиком или же найти лист, указанный в архивном шифре, в случае если Вы хотите ознакомится с конкретным документом, “путь” к которому Вам известен.

Листы самого дела пронумерованы, как правило, номер листа поставлен на самой странице в верхнем правом углу. Хотя бывает, что номер листа указан на оборотной стороне – это частая ситуация для фотографий, чертежей и других графических документов. Следует помнить, что в архиве могут храниться не только бумаги с текстом, но и другие виды документов.

Однако может получится так, что Вы работаете с обычным печатным или рукописным бумажным документом и при этом интересующий Вас текст, на который Вы хотите сослаться, находится на оборотной стороне листа. Оборотная сторона отдельного номера не имеет, поэтому если Вас интересует оборотная сторона листа № 8, то в архивном шифре Вам нужно будет указать – “Л.8 об.”. В подавляющем большинстве случает номер листа обозначается арабскими цифрами, но бывают и так называемые литерные листы – например “Л.8а”.

Заканчивается дело т.н. Листом заверителем, в котором указываются сведения о физическом состоянии дела и особенностях его формирования. Если вдруг Вы видите, что в деле пропущен номер листа, – Вы можете посмотреть в лист-заверитель и увидеть информацию об этом пропуске.

Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.

Архивный шифр тесно связан с понятием “исторический источник”. Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут

К полному
тексту Методики

Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.

Шифр – это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.

Архивный шифр включает в себя следующие сведения:

• сокращенное наименование организации (официальную аббревиатуру);
• номер архивного фонда (документы объединяются в дела на основании единых признаков);
• № описи дела;
• № папки или дела;
• № единицы хранения или учета.

В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.

В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:

Ф. № 45

Оп. № 3

Д. № 87

Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.

Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.

Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.

Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.

В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.

Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.

Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.

В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.

Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.

На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.

Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.

Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.

Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.

Груз 300 – что это означает, и что перевозят военные под этим кодовым названием? Прочитайте, это интересно!

Что такое архивный шифр и как его расшифровать

Многие думают, что для того, чтобы найти своих предков, достаточно прийти в архив, сказать фамилию и год рождения бабушки или дедушки, и сотрудник архива, вбив эти данные, найдет ваших предков до седьмого колена. Увы, но какого-то родословного Google просто не существует. И не так много архивов оцифровывают свои документы. Так что нужно быть готовым – чтобы найти информацию о предках, живших более ста лет назад, придется просмотреть немалое количество документов в архивах.

Оценка рисков и перспектив
генеалогического исследования

Первый шаг любого исследования, который поможет сохранить вам время и деньги

Узнать подробности

Но как понять, в каком именно архиве? Если вы хотите найти хотя бы минимальные сведения, то есть записи о рождении, бракосочетании или смерти, то начать стоит с регионального архива, ближайшего к тому населенному пункту, где жили предки.

Самыми известными государственными архивами России являются:

• РГИА – Российский государственный исторический архив. Содержит более 6,5 миллионов единиц хранения.
• ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации. Содержит около 6,4 миллионов дел.
• РГАЭ – Российский государственный архив экономики. Более 5 миллионов единиц хранения.
• РГАСПИ – Российский государственный архив социально-политической истории. 2147 тыс. единиц хранения.
• ЦА ФСБ РФ – Центральный архив ФСБ России. Более 700 тыс. единиц хранения.
• РГАДА – Российский государственный архив древних актов. Содержит русские манускрипты, документы и печатные книги XVI – начала XIX веков.

Конечно, существуют еще архивы по месту работы, военно-исторические, архивы МВД и многие другие, но давайте сперва разберемся – как понять, что именно спрашивать в архиве, какое кодовое слово называть?

На самом деле, если вы хотите действительно что-то найти, а не только полистать старые книги, то вам надо запомнить три самых важных слова: опись, дело, лист.

Именно опись, дело и лист и являются архивным шифром.

По сути, это система навигации в архиве, по которой работник сможет понять, какой именно документ вам нужен. В архиве нельзя попросить документ по его названию, как в библиотеке. Здесь нужно знать архивный шифр, именно поэтому имеет смысл заранее готовится к поездке в архив, чтобы не потратить время зря. Архивный шифр может выглядеть следующим образом:

ГАРФ Ф.1. Оп.2. Д.3. Л.4, что означает Государственный архив Российской Федерации. Фонд 1. Опись 2. Дело 3. Лист 4.

Кажется, понятнее не стало? Теперь давайте разбираться. Архив – это огромное учреждение, где хранятся сотни тысяч разных документов. Помимо того, что их необходимо бережно хранить, работникам архива нужно также уметь быстро в них ориентироваться, именно поэтому каждому документу присвоены такие номера. На самом деле это очень удобный способ объединить документы с одной тематикой в одном фонде. Поэтому фонд может состоять как из пары документов, так и из сотен.

Как искать информацию о предках в архивах?

Как понять, в какой архив обращаться?

Читать подробнее

Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. Так как фонд может регулярно пополняться новыми документами, под каждое такое поступление открывают новую опись, дела в которой также нумеруют по порядку. Так и формируется архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов нужного документа.

На самом деле не так важно вдаваться в подробности, как именно формируется фонд. Важнее всего знать, что вообще существует понятие архивного шифра, и при запросе в архив называть именно его. Тогда ваш поиск обречен на успех.

Но как же узнать, какой именно шифр нужен? Для этого придуманы путеводители, в которых собраны название всех фондов, описей и дел. Чаще всего они есть на сайте архивов и можно воспользоваться поиском сразу по всем названиям документов, чтобы выписать себе архивный шифр нужных вам документов.

В некоторых архивах путеводители оставляют желать лучшего или же вовсе отсутствуют, тогда имеет смысл написать на электронную почту архива и уточнить, какие имеются документы по искомому населенному пункту и за какой период. Подобный запрос может выглядеть примерно так:

«Прошу сообщить, имеются ли в вашем архиве документы по населенному пункту /название/ в период /например, до 1920 года/. Меня интересуют сведения биографического характера /дата и место рождения, члены семьи и т.д. – впишите то, что вам нужно/ о моем /укажите степень родства – деде, прадеде, бабушке/: ФИО, годы жизни, сословие, место проживания /напишите всё, что вам известно/».

В конце обязательно укажите свои ФИО, телефон и почтовый адрес с индексом. Без этой информации большинство архивов даже не возьмут ваш запрос в работу. Дальше остается только ожидать ответа в течение 30 дней